Presentar un Formulario 945 2024 sin presentar puede resultar abrumador, especialmente para las empresas y organizaciones que no están familiarizadas con los requisitos del IRS. El formulario 945, la declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido, informa que el impuesto federal sobre la renta se retiene de ciertos pagos no relacionados con la nómina, como las pensiones, las anualidades, las ganancias de juegos de azar y las retenciones adicionales. Si bien no es un formulario de impuestos sobre la nómina, es fundamental asegurarse de que el impuesto federal sobre la renta retenido se declare y pague correctamente al Servicio de Impuestos Internos (IRS).

Dejar el formulario 945 sin presentar puede generar rápidamente avisos, multas y cargos por intereses del IRS. Por ejemplo, no cumplir con la fecha de vencimiento oficial puede resultar en una multa por no presentar la solicitud, mientras que no pagar el total de los impuestos adeudados puede generar cargos adicionales y acumular intereses diarios. En ocasiones, los propietarios de empresas y las partes responsables pueden incluso enfrentarse a una multa por recuperación del fondo fiduciario si los impuestos retenidos no se devuelven adecuadamente. Comprender las reglas y actuar con prontitud reduce el riesgo y ayuda a las empresas a cumplir con las normas.

Esta guía explica cómo presentar el formulario 945, qué plazos se aplican para el año tributario 2024 y cómo evitar errores comunes. También aprenderá sobre las multas, las opciones de resolución si no puede pagar de inmediato y cómo corregir los errores con el formulario 945-X. Ya sea que tenga una pequeña empresa, una organización sin fines de lucro u otro tipo de pagador que gestione pagos no relacionados con la nómina, este artículo ofrece las herramientas para cumplir con las normas y administrar sus obligaciones tributarias con confianza.

¿Qué es el formulario 945 y quién debe presentarlo?

El formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido, es un formulario del IRS que se utiliza para declarar el impuesto federal sobre la renta retenido de ciertos pagos no relacionados con la nómina. Si bien la mayoría de los empleadores están familiarizados con la presentación de impuestos sobre la nómina a través del formulario 941, el formulario 945 cubre una categoría diferente de responsabilidad tributaria. Se aplica a situaciones en las que se retienen impuestos de los pagos distintos de los salarios de los empleados.

En qué se diferencia el formulario 945 del formulario 941

• Formulario 941: Estos incluyen los informes de impuestos sobre la renta, del Seguro Social y de Medicare retenidos de los salarios y compensaciones de los empleados.
• Formulario 945: Estos incluyen informes de solo el impuesto federal sobre la renta retenido de los pagos no relacionados con la nómina. No incluye los impuestos del Seguro Social ni de Medicare.

Esta distinción es importante porque muchas empresas asumen que las retenciones de nómina y no relacionadas con la nómina se manejan de manera similar. En realidad, se declaran por separado, y no presentar el formulario 945 puede crear problemas inesperados de cumplimiento con el Servicio de Impuestos Internos.

Tipos de pagos no relacionados con la nómina que requieren el formulario 945

Debe presentar el formulario 945 si retuvo o tuvo que retener el impuesto federal sobre la renta de lo siguiente:

• Pensiones y anualidades, incluidas las distribuciones de planes de jubilación con impuestos favorables, como los planes 401 (k), 403 (b) e IRA.
• El pago de jubilación militar está sujeto al impuesto federal sobre la renta y el impuesto se retiene de esos pagos.
• Las ganancias de los juegos de azar, que deben declararse en el formulario W-2G.
• Indian Gaming gana cuando se aplican las reglas de retención.
• Ciertos pagos del gobierno, si los beneficiarios eligieron que se les retuviera el impuesto federal sobre la renta.
• Se exigía una retención adicional cuando los beneficiarios no proporcionaban un número de identificación fiscal correcto en los formularios 1099.

Quién es responsable de presentar el formulario 945

La responsabilidad de presentar el Formulario 945 recae en cualquier empresa, organización sin fines de lucro u otro pagador que retenga impuestos sobre los pagos no relacionados con la nómina. Estos incluyen:

• Las empresas que distribuyen fondos de jubilación o emiten pagos están sujetas a retenciones adicionales.
• Organizaciones sin fines de lucro que retienen el impuesto federal sobre la renta de subvenciones específicas o pagos relacionados con el gobierno.
• Los casinos y las entidades de juego son responsables de retener las ganancias de los juegos de azar o las distribuciones tribales.

En resumen, si su organización retuvo algún impuesto federal sobre la renta de los pagos no relacionados con la nómina durante el año tributario, debe presentar una declaración anual del formulario 945. Aunque no hayas hecho ninguna retención, es posible que el IRS espere presentarla si estás registrado como pagador con un número de identificación patronal (EIN).

Instrucciones de presentación paso a paso para el formulario 945 de 2024

Presentar el formulario 945 puede llevar mucho tiempo, pero dividir el proceso en pasos lo hace mucho más fácil. A continuación encontrará una guía paso a paso que le ayudará a preparar, completar y presentar el formulario 945 para el año tributario 2024.

Paso 1: Determine si debe presentar una solicitud

Debe presentar el formulario 945 si retuvo o tuvo que retener el impuesto federal sobre la renta de los pagos no relacionados con la nómina. Estos incluyen las pensiones, las anualidades, la paga por jubilación militar, las ganancias de los juegos de azar, las ganancias de los juegos de azar en la India y las retenciones adicionales sobre ciertos pagos del gobierno o distribuciones del formulario 1099. Incluso si no se retuvo ningún impuesto, el IRS puede solicitar una declaración si su número de identificación patronal (EIN) está activo.

Paso 2: Reunir la documentación requerida

Antes de empezar, reúna todos los registros que muestren los impuestos retenidos durante el año. Los documentos comunes incluyen:

• Reúna los formularios 1099 que emitió para distribuciones, intereses u otros ingresos declarables.
• Reúna los registros del formulario W-2G para las ganancias de los juegos de azar.
• Guarde la documentación de cualquier retención adicional en la que falten números de identificación del contribuyente o sean incorrectos.
• Incluya registros de la retención voluntaria de elecciones a los beneficiarios.
• Contar con la confirmación de los depósitos realizados a través del EFTPS u otros sistemas autorizados.
• Prepara la información de tu empresa, incluidos tu EIN, nombre legal y dirección comercial.

Tener estos documentos listos garantiza la precisión de los informes y reduce el riesgo de errores.

Paso 3: Obtenga el formulario y las instrucciones actuales del IRS

Utilice siempre el formulario 945 oficial del IRS para el año en que presenta la solicitud. Para las declaraciones de 2024, descargue:

• Formulario 945 (2024)
• Instrucciones para el formulario 945 (2024)

El uso de una versión desactualizada puede provocar retrasos en el procesamiento.

Paso 4: Complete el formulario 945 línea por línea

El formulario 945 requiere una atención cuidadosa. Las secciones clave incluyen:

• Línea 1 — Impuesto federal sobre la renta retenido: Indique el monto total del impuesto sobre la renta retenido de fuentes ajenas a la nómina, como pensiones, anualidades y planes de jubilación con impuestos favorables.
• Línea 2 — Retención complementaria: Ingresa la retención obligatoria cuando los destinatarios no proporcionaron identificaciones de contribuyente válidas.
• Línea 3 — Impuesto total: Agregue las líneas 1 y 2. Esto representa su responsabilidad total.
• Línea 4 — Depósitos totales: Introduce los pagos ya realizados.
• Línea 5 — Saldo adeudado: El saldo vence si sus depósitos son inferiores al total de sus impuestos.
• Línea 6 — Sobrepago: Informe cualquier sobrepago e indique si desea un reembolso o un crédito.
• Línea 7 — Resumen mensual: Complete este formulario si es un depositante mensual y su responsabilidad es de $2,500 o más.

Tómese el tiempo para verificar los registros antes de enviarlos. Las imprecisiones pueden provocar avisos del IRS.

Paso 5: Revisa los requisitos de depósito

Los cronogramas de depósitos se basan en el pasivo del año anterior:

• Depositantes mensuales: Si su responsabilidad en 2023 fue de 50 000$ o menos
• Depositantes quincenales: Si su responsabilidad de 2023 superó los 50 000$
• Regla especial: Si acumula un pasivo de 100 000$ o más en un día hábil, debe realizar el depósito antes del siguiente día hábil

Paso 6: Realice depósitos a través de EFTPS

Todos los depósitos deben hacerse electrónicamente mediante el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS). El IRS ya no acepta comprobantes de pago, cheques ni efectivo para los depósitos regulares de impuestos federales. No depositar electrónicamente puede resultar en multas.

Paso 7: Presente electrónicamente o por correo

Puede presentar la solicitud electrónicamente a través de un proveedor aprobado por el IRS, que es más rápido e incluye un recibo electrónico. Alternativamente, puede optar por presentarla en papel enviando la declaración por correo al centro de procesamiento del IRS correcto según la dirección de su empresa. Consulte siempre la lista de direcciones más reciente del IRS, ya que pueden cambiar.

Si sigue estos pasos con cuidado, puede completar el formulario 945 de manera precisa y puntual, lo que reduce el riesgo de sanciones y garantiza el cumplimiento con el Servicio de Impuestos Internos.

Plazos y requisitos de presentación del formulario 945 de 2024

Cumplir con los plazos del IRS es esencial para evitar multas e intereses innecesarios. Para el año tributario 2024, todas las empresas y organizaciones responsables de retener el impuesto federal sobre la renta sobre los pagos no relacionados con la nómina deben asegurarse de presentar su declaración anual del formulario 945 a tiempo.

Fecha límite de presentación principal

• La fecha límite oficial para presentar su Formulario 945 de 2024 es el 31 de enero de 2025.
• Esto se aplica tanto si presenta la solicitud electrónicamente como si elige la presentación en papel.
• Si la fecha límite cae en fin de semana o feriado federal, la declaración se considera oportuna si se presenta antes del siguiente día hábil.

Opción de fecha de presentación extendida

El IRS permite una extensión limitada si todos los depósitos se hicieron a tiempo y en su totalidad. En este caso:

• Puede presentar la solicitud antes del 10 de febrero de 2025.
• No se requiere ninguna solicitud por separado; la extensión es automática.
• Esta opción solo se aplica si no tiene saldo pendiente al momento de presentar la declaración.

Qué se considera presentación puntual

El IRS considera que su formulario 945 se presentó a tiempo si:

• Devoluciones enviadas por correo: La devolución lleva el sello postal de la fecha de vencimiento.
• Servicios de entrega privada: Se pueden utilizar transportistas aprobados por el IRS, pero no pueden realizar entregas a apartados postales. Consulta siempre la lista actualizada de proveedores aprobados por el IRS.
• Presentación electrónica: Su fecha de presentación es la marca de tiempo electrónica del sistema de presentación electrónica del IRS. La presentación electrónica también proporciona una confirmación o recibo instantáneos.

Por qué son importantes los plazos

La presentación tardía puede crear problemas importantes. Una declaración presentada después de la fecha de vencimiento puede conllevar multas por no presentarla o por no pagar si los impuestos siguen sin pagarse. El IRS también puede enviar avisos de seguimiento a la dirección de su empresa, lo que puede aumentar los esfuerzos de recaudación. Presentar la declaración a tiempo lo protege de estos riesgos y demuestra el cumplimiento con el Servicio de Impuestos Internos.

Multas e intereses del IRS por el formulario 945

El incumplimiento de sus obligaciones de declaración anual del Formulario 945 puede conllevar multas costosas y acumular intereses diarios. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) hace cumplir estas reglas para garantizar que el impuesto federal sobre la renta retenido de los pagos no relacionados con la nómina se declare y pague correctamente. Comprender estas consecuencias puede ayudarlo a evitar presiones financieras innecesarias.

No presentar una multa

El IRS puede imponerle una multa por no presentar la solicitud si no cumple con la fecha límite de presentación. Este cargo equivale al 5% del impuesto pendiente de pago por cada mes o parte del mes en que la declaración esté atrasada, hasta un 25% del total de la obligación tributaria. Si la declaración se retrasa más de 60 días, la multa mínima será la que sea menor entre el 100% del impuesto adeudado o un monto fijo en dólares establecido por el IRS (actualmente 485 dólares).

Multa por falta de pago

La multa por falta de pago se aplica cuando el total de los impuestos adeudados no se presenta a tiempo.

• La multa estándar es del 0,5% del saldo pendiente de pago por mes, hasta un máximo del 25% del pasivo.
• Si configuras un acuerdo de pago a plazos aprobado, la tarifa mensual puede bajar al 0,25%.

Multa por no depositar

El IRS exige que los depósitos se hagan electrónicamente mediante EFTPS. No cumplir con una fecha límite de depósito puede resultar en un aumento de las multas:

• 2% para depósitos con 1 a 5 días de retraso
• 5% para depósitos con 6 a 15 días de retraso
• 10% para depósitos con más de 15 días de retraso
• 15% para montos no depositados dentro de los 10 días de recibir el primer aviso del IRS

Estas sanciones se aplican a los depósitos del impuesto federal sobre la renta retenidos sobre pensiones, anualidades, jubilaciones militares, ganancias de juegos de azar, ganancias de juegos de azar en la India y retenciones adicionales.

Intereses sobre impuestos impagos

Además de las multas, el IRS cobra intereses compuestos diarios sobre cualquier saldo pendiente, incluidas las multas. Las tasas de interés cambian trimestralmente y están vinculadas a las tasas federales a corto plazo. Debido a la capitalización, los saldos pueden proliferar si no se abordan.

Multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP)

Una de las herramientas de ejecución más severas es la multa por recuperación de fondos fiduciarios. Esto se aplica cuando las empresas recaudan impuestos en nombre de otros pero no los remiten. Los puntos clave incluyen:

• La responsabilidad equivale al 100% del impuesto retenido pero no pagado.
• La responsabilidad puede recaer en los propietarios de negocios, funcionarios o empleados que tienen autoridad sobre las decisiones financieras.
• El IRS puede responsabilizar a varias personas de manera conjunta y solidaria, lo que significa que cada persona podría ser responsable del saldo total.

El TFRP es especialmente relevante para las organizaciones que administran distribuciones de planes de jubilación u otros pagos en los que el impuesto sobre la renta retenido debe transferirse al IRS.

Opciones de resolución si no puede pagar de inmediato

Suponga que su declaración anual del formulario 945 muestra un saldo adeudado y no puede pagar el impuesto total de inmediato. En ese caso, el IRS ofrece varios programas para ayudar a las empresas y organizaciones a resolver sus obligaciones tributarias. Estas opciones pueden reducir las multas, evitar el cobro forzoso y hacer que su empresa cumpla con las normas.

Acuerdos de pago a plazos (garantizados, simplificados, IBTFE)

Un acuerdo de pago a plazos le permite pagar con el tiempo.

• Acuerdo de pago a plazos garantizado: Disponible si debes 10 000$ o menos (sin incluir multas e intereses). El saldo debe pagarse en un plazo de tres años y usted debe estar al día con todas las declaraciones.
• Acuerdo de pago simplificado: Este acuerdo se aplica a saldos de hasta 25 000$. Los pagos pueden extenderse a lo largo de 72 meses con una divulgación financiera mínima.
• In-Business Trust Fund Express (IBTFE): Diseñado para empresas activas con deudas laborales o de retención de impuestos. Los pagos deben realizarse mediante domiciliación bancaria y se requiere el cumplimiento de los depósitos futuros.

Puede presentar su solicitud en línea a través del Página de planes de pago y acuerdos de pago a plazos del IRS, envíe el formulario 9465, solicitud de acuerdo de pago a plazos, o llame directamente al IRS. Elegir la opción correcta ayuda a distribuir los pagos, evitar el cobro forzoso y mantener su empresa al día con el Servicio de Impuestos Internos.

Reducción de la multa (reducción por primera vez, causa razonable)

El IRS puede eliminar multas específicas si usted reúne los requisitos para recibir una ayuda.

• Reducción por primera vez (FTA): Disponible si tiene un historial de cumplimiento limpio durante los últimos tres años, ha presentado todas las declaraciones requeridas y ha acordado pagar los impuestos adeudados.
• Alivio por causa razonable: Esto puede aplicarse si circunstancias ajenas a su control, como desastres naturales, enfermedades o la confianza en el asesoramiento de un profesional, impiden la presentación o el pago oportunos.

Las solicitudes se pueden hacer por teléfono, por carta escrita o mediante el formulario 843, Solicitud de reembolso y Solicitud de reducción.

Oferta de compromiso (OIC)

Una oferta de compromiso le permite liquidar su obligación tributaria por un importe inferior al saldo total. Sin embargo, el IRS es cauteloso a la hora de aceptar ofertas de impuestos sobre el empleo o de deudas tributarias federales retenidas en concepto de impuestos sobre la renta.

• Tipos de OIC: Dudas sobre la cobrabilidad, dudas sobre la responsabilidad y una administración tributaria eficaz.
• Consideraciones especiales: Por lo general, el IRS exige que las empresas estén al día con todos los depósitos y declaraciones antes de considerar una OIC.

Para presentar la solicitud, complete el formulario 656, oferta de compromiso, y presente la documentación financiera. Por lo general, se requiere una cuota de solicitud no reembolsable y un pago inicial.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

Si el pago de su deuda tributaria crearía dificultades financieras importantes, puede solicitar la condición de no cobrable actualmente.

• El IRS revisará sus ingresos, gastos y activos mediante el formulario 433-F, Declaración de información de cobro.
• Si se aprueba, el IRS suspende temporalmente la actividad de cobro.
• Las multas y los intereses se siguen acumulando, pero usted evita gravámenes o gravámenes inmediatos.

El estado del CNC se revisa periódicamente y el cobro puede reanudarse si su situación financiera mejora. Explorar estos programas de resolución le permite administrar su obligación tributaria y, al mismo tiempo, cumplir con las normas del Servicio de Impuestos Internos. La elección de la opción correcta depende de la situación financiera y de las obligaciones a largo plazo de su empresa.

Corregir errores con el formulario 945-X

Incluso con una preparación cuidadosa, pueden ocurrir errores al presentar la declaración anual del Formulario 945. El IRS proporciona el formulario 945-X, declaración anual ajustada del impuesto federal sobre la renta retenido, para corregir errores y garantizar una declaración precisa del impuesto federal sobre la renta retenido. Puede encontrar la guía oficial directamente en Página del formulario 945-X del IRS.

• Cuándo y por qué presentar el formulario 945-X: Debe usar el formulario 945-X siempre que descubra que el formulario 945 original contenía errores. Esto puede incluir declarar de manera insuficiente o excesiva el impuesto federal sobre la renta retenido de pagos no relacionados con la nómina, como pensiones, anualidades o ganancias de juegos de azar. Las correcciones oportunas ayudan a evitar multas adicionales y demuestran el cumplimiento de buena fe con las disposiciones del Servicio de Impuestos Internos.
• Cómo corregir las retenciones no declaradas o declaradas erróneamente: Si no declaraste lo suficiente, debes pagar la diferencia más los intereses aplicables. En el caso de los montos declarados en exceso, puede solicitar un reembolso o aplicar el sobrepago a su próximo año tributario. Completar el formulario 945-X implica ajustar cuidadosamente las líneas declaradas, explicar el motivo de la corrección y adjuntar toda la documentación justificativa.
• Requisitos de mantenimiento de registros: El IRS espera que las empresas mantengan registros detallados que respalden los cambios realizados en el formulario 945-X. Guarde copias de las declaraciones originales, los formularios corregidos, las declaraciones de retención y las confirmaciones de pago. Estos registros deben conservarse durante al menos cuatro años después de presentar la declaración corregida del impuesto federal sobre la renta retenido. La verificación adecuada ayuda a proteger su empresa si el IRS solicita información adicional o lleva a cabo una revisión del cumplimiento.

La corrección de errores con el formulario 945-X garantiza que la información de su empresa sea precisa y evita complicaciones futuras. Al abordar los errores rápidamente, minimiza el riesgo y demuestra al IRS que está comprometido a cumplir con sus obligaciones de presentación.

Ejemplos de casos prácticos de problemas con el formulario 945

Los escenarios de la vida real pueden ayudar a que las reglas de la declaración anual del formulario 945 sean más fáciles de entender. Los siguientes ejemplos ilustran los errores más comunes relacionados con los pagos no relacionados con la nómina y la retención del impuesto federal sobre la renta, y cómo se pueden resolver.

Las pequeñas empresas no cumplieron con los plazos de depósito

Una pequeña empresa de planificación financiera retuvo el impuesto federal sobre la renta de las distribuciones de las IRA de los clientes, pero no cumplió con varias fechas de depósito. Como resultado, el IRS impuso multas por no depositar. El propietario solicitó la reducción por primera vez, lo que eliminó las multas, y estableció el EFTPS para realizar depósitos automáticos en el futuro. Este caso pone de relieve cómo las empresas pueden recuperarse de los errores y reducir el riesgo de que se repitan los problemas.

Errores de retención de copias de seguridad del casino

Un casino regional no recopiló los números de identificación de los contribuyentes de los grandes ganadores del premio mayor, por lo que exigió una retención adicional. Debido a que el casino no cumplió con los plazos de depósito y presentación, se enfrentó a multas e intereses. Al presentar el formulario 945 de inmediato y solicitar una indemnización por causa razonable, el casino redujo sus multas y estableció un plan de pagos a corto plazo para liquidar la obligación tributaria.

El administrador de pensiones se enfrenta a una multa por recuperación de fondos fiduciarios

Un administrador de pensiones retuvo cantidades significativas de las distribuciones de jubilación, pero no envió el impuesto total al IRS. La agencia comenzó a aplicar una multa por recuperación de fondos fiduciarios a funcionarios corporativos. Para resolver el problema, la empresa organizó el pago del déficit y cooperó plenamente con la investigación del IRS. Este ejemplo muestra las graves consecuencias que pueden surgir cuando no se condonan los impuestos retenidos.

Una organización sin fines de lucro descubre retenciones no declaradas

Una organización sin fines de lucro retuvo impuestos de ciertos pagos del gobierno, pero accidentalmente no los declaró en su declaración anual del formulario 945. Tras descubrir el descuido, presentó el formulario 945-X para corregir el error y solicitó una reducción de la multa basándose en esfuerzos de buena fe para cumplir con los requisitos. El IRS otorgó una compensación parcial y la organización sin fines de lucro implementó sistemas de seguimiento más estrictos para garantizar la precisión en las presentaciones futuras.

Estos ejemplos demuestran que los errores del formulario 945 son comunes en empresas, casinos, administradores de pensiones y organizaciones sin fines de lucro. Lo más importante es tomar medidas correctivas rápidamente: presentar declaraciones modificadas, establecer acuerdos de pago o solicitar una ayuda al Servicio de Impuestos Internos.

Mejores prácticas para cumplir con el formulario 945

Mantener el cumplimiento con el Servicio de Impuestos Internos (IRS) es más fácil cuando se configuran sistemas consistentes. Estas mejores prácticas pueden ayudar a su empresa a cumplir con las obligaciones de declaración anual del formulario 945 y evitar multas innecesarias.

• Use EFTPS para depósitos automatizados: Inscríbase en el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS) para programar los depósitos de impuestos federales retenidos de forma recurrente. Los pagos automatizados reducen el riesgo de no cumplir con las fechas de vencimiento y garantizan que su obligación tributaria esté cubierta a tiempo.
• Realice un seguimiento de los plazos con recordatorios: Marque la fecha límite de presentación de enero y todos los requisitos de depósito en su calendario comercial. Establecer recordatorios electrónicos para cada fecha límite de depósito de un día hábil ayuda a evitar las solicitudes tardías y las multas.
• Mantenga registros completos. : Mantenga al menos cuatro años de registros relacionados con los pagos no relacionados con la nómina, como pensiones, anualidades, ganancias de juegos de azar y pagos del gobierno. La documentación adecuada garantiza la precisión y protege a su organización si el IRS solicita una verificación.
• Trabaje con un profesional de impuestos: La presentación y los depósitos pueden llevar mucho tiempo, especialmente si su empresa gestiona varios tipos de distribuciones. Un profesional tributario calificado puede ayudarlo a preparar, completar y presentar el formulario 945, verificar el cumplimiento e identificar las excepciones o los programas de ayuda en caso de que surjan problemas.
• Revise la información empresarial anualmente: Actualice su número de identificación patronal (EIN), la dirección comercial y otros detalles en todas las presentaciones. La información desactualizada puede provocar demoras en el procesamiento o desviar la correspondencia del IRS.

Al seguir estas mejores prácticas, reduce la posibilidad de errores, evita multas y se asegura de que su declaración anual del formulario 945 del impuesto federal sobre la renta retenido se gestione sin problemas año tras año.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre el formulario 941 y el formulario 945?

El formulario 941 informa los impuestos sobre la nómina, como el impuesto sobre la renta, el Seguro Social y Medicare, retenidos de los salarios de los empleados. El formulario 945, por el contrario, se usa para el impuesto federal sobre la renta retenido de pagos no relacionados con la nómina, como las pensiones, las anualidades, la jubilación militar, las ganancias del juego y las retenciones adicionales. Las empresas obligadas a retener estos pagos deben presentar una declaración anual del formulario 945 por separado de los formularios de nómina.

¿Puedo obtener una extensión para presentar el formulario 945?

El IRS no permite extensiones formales para el Formulario 945. Sin embargo, si realiza todos los depósitos requeridos a tiempo y en su totalidad, recibirá un período de gracia automático para presentarlos hasta el 10 de febrero del año siguiente. Esto solo se aplica si su cuenta no muestra ningún saldo pendiente adeudado. La presentación de la solicitud más allá de esta fecha puede generar multas e intereses.

¿Cómo modifico el formulario 945 con el formulario 945-X?

Si descubre errores en su declaración original, puede corregirlos presentando el formulario 945-X, Declaración anual ajustada del impuesto federal sobre la renta retenido. Úselo para corregir las retenciones declaradas en exceso o de forma insuficiente, solicitar un reembolso o aplicar un sobrepago a un año tributario futuro. Mantenga registros de respaldo y explicaciones completos, ya que el IRS requiere documentación detallada para las presentaciones modificadas.

¿Se pueden reducir o eliminar las multas del formulario 945?

Sí, el IRS ofrece la reducción de multas en dos programas principales. La reducción por primera vez (FTA) se aplica si tiene un historial de cumplimiento limpio. Se puede conceder una reparación por causa razonable si circunstancias como una enfermedad, un desastre natural o la confianza en el asesoramiento de un profesional impidieron la presentación o el pago a tiempo. Las solicitudes se pueden hacer por teléfono, por carta escrita o mediante el formulario 843.

¿Cuánto tiempo debo conservar los registros del formulario 945?

El IRS exige que guardes los registros del Formulario 945 y toda la documentación relacionada durante al menos cuatro años después de la fecha de vencimiento de la presentación o la fecha de pago, lo que ocurra más tarde. Esto incluye copias de los formularios 1099 y W-2G, las confirmaciones de depósito y la correspondencia. Conservar registros completos y precisos protege su empresa si el IRS lleva a cabo una auditoría o solicita la verificación de los impuestos retenidos declarados.