Presentar los formularios del IRS a tiempo es una de las responsabilidades más importantes para las empresas y organizaciones que gestionan los pagos no relacionados con la nómina. El formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido, informa sobre el impuesto federal sobre la renta retenido de las pensiones, las anualidades, las distribuciones de las IRA, las ganancias de los juegos de azar, la jubilación militar y otros pagos. Incluso si no cumplió con la fecha límite para el año tributario de 2022, presentar una declaración precisa ahora es fundamental para cumplir con las normas y evitar el aumento de las multas.

Muchas empresas asumen que solo importan los impuestos sobre la nómina, pero el IRS exige que las retenciones no relacionadas con la nómina se informen por separado. La presentación del formulario 945 garantiza que su obligación tributaria federal se registre correctamente y que los impuestos retenidos lleguen al gobierno, según lo exige la ley. Las personas que declaran tardíamente a menudo se enfrentan a cargos por intereses y múltiples multas, pero el IRS también ofrece opciones estructuradas de resolución, que incluyen acuerdos de pago a plazos, programas de alivio de multas y, a veces, oportunidades de liquidación. Comprender estas reglas puede ayudar a proteger a su organización y a sus personas responsables de una presión financiera innecesaria.

Esta guía lo guiará a través de todo el proceso de presentación de un formulario 945 de 2022 sin presentar. Aprenderá cómo determinar si debe presentar una solicitud, cómo completar cada línea de devolución, dónde encontrar las instrucciones correctas y qué sanciones se aplican si se retrasa. También explicaremos cuestiones avanzadas, como la multa por recuperación de fondos fiduciarios, analizaremos las opciones para resolver la deuda tributaria y compartiremos ejemplos reales. Al final, tendrá una hoja de ruta clara para presentar el formulario 945 y resolver los problemas del IRS con confianza.

Comprensión del formulario 945: Conceptos básicos

Las empresas y organizaciones utilizan el formulario 945, oficialmente denominado Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido, para declarar el impuesto federal sobre la renta retenido de ciertos pagos no relacionados con la nómina. Esto es diferente de los impuestos sobre la nómina, que se declaran en el formulario 941. Si su empresa retuvo impuestos sobre las pensiones, anualidades u otras distribuciones cubiertas durante el año calendario, usted es responsable de presentar este formulario ante el IRS. La presentación garantiza que su organización registre con precisión su obligación tributaria federal y contabilice adecuadamente todos los impuestos retenidos. Consulte al IRS Acerca de la página del formulario 945 para obtener el formulario oficial y las instrucciones.

Formulario 945 contra formulario 941

La diferencia clave entre estos dos formularios es el tipo de pagos declarados:

• Formulario 941: Esto cubre los sueldos, los salarios y las retenciones regulares de nómina.
• Formulario 945: Esto se aplica solo a las distribuciones de ingresos no relacionadas con la nómina, como los retiros de planes de jubilación o ciertos pagos por juegos de azar.

Esta separación es vital porque presentar el formulario incorrecto puede generar errores en la presentación de informes que deben corregirse mediante una declaración anual ajustada, como el formulario 945-X.

¿Quién debe presentar el formulario 945?

El IRS requiere presentar el formulario 945 si retuvo o tuvo que retener el impuesto federal sobre la renta en cualquiera de los siguientes pagos durante el año tributario:

• Pensiones y anualidades: Esto incluye las distribuciones 401 (k), 403 (b) e IRA.
• Pagos de jubilación militar: Estas son distribuciones sujetas a impuestos para miembros del servicio jubilados.
• Ganancias del juego: Esto se aplica a las ganancias que superen el umbral de notificación.
• Ganancias de los juegos indios: Estas son distribuciones sujetas a retención.
• Dividendos de Alaska Native Corporation: Estas se aplican cuando los accionistas eligen la retención voluntaria.
• Retención adicional: Esto se aplica si los beneficiarios no proporcionaron un número de identificación fiscal correcto.

Por lo general, no necesita presentar una declaración si no ha realizado ningún pago no relacionado con la nómina que esté sujeto a retenciones durante el año. Sin embargo, es posible que el IRS aún espere tener un registro de su declaración anual, por lo que es esencial mantener un registro anual preciso.

Por qué es importante

Para las empresas y organizaciones sin fines de lucro, presentar el formulario 945 es más que un paso de cumplimiento: ayuda a evitar sanciones y protege a los funcionarios, socios o empleados de la responsabilidad personal en determinadas circunstancias. Al presentarlo a tiempo y declarar correctamente el total de impuestos y el impuesto federal sobre la renta retenido, te aseguras de que el IRS tenga una visión completa de las obligaciones de tu organización durante el año calendario.

Instrucciones de presentación paso a paso para el formulario 945 de 2022

Presentar el formulario 945 puede parecer complejo, pero dividir el proceso en pasos lo hace manejable. Utilice la siguiente guía para asegurarse de completar correctamente las entradas del formulario, cumplir con las normas del IRS y evitar multas innecesarias.

1. Determine sus requisitos de presentación

Comience por confirmar si debe presentar el formulario 945 para el año tributario 2022. Debe presentar su declaración si retuvo el impuesto federal sobre la renta de pagos no relacionados con la nómina, como pensiones, anualidades, distribuciones de IRA, ganancias de juegos de azar, jubilación militar, ganancias de juegos de azar en la India o ciertos dividendos corporativos. Si no se realizó ninguna retención, por lo general no presenta la declaración, pero siempre verifica sus registros antes de tomar esta decisión.

2. Calcule la obligación tributaria total (líneas 1 a 3)

• Línea 1: Reporte todos los impuestos federales sobre la renta retenidos de las distribuciones aplicables.
• Línea 2: Ingresa el monto de la retención adicional cobrada cuando los beneficiarios no proporcionaron un número de identificación fiscal.
• Línea 3: Súmelos para calcular el total de sus impuestos.

Esta cifra debe coincidir con los montos que se muestran en la sección de resumen mensual (línea 7) o, si corresponde, en el formulario 945-A para los depositantes quincenales.

3. Reporte los depósitos (línea 4)

En la línea 4, ingresa el total de tus depósitos para 2022. Esto incluye:

• Todos los depósitos se realizaron a lo largo del año
• Cualquier sobrepago aplicado en un año anterior
• Ajustes realizados mediante el formulario 945-X (declaración anual ajustada)

Si el IRS le asignó un calendario de depósitos como depositante mensual o quincenal, asegúrese de que los depósitos se ajusten a esa clasificación.

4. Saldo adeudado o sobrepago (líneas 5 a 6)

• Saldo adeudado de la línea 5: Si el total de sus impuestos es mayor que el total de sus depósitos, debe pagar la diferencia. Los saldos más pequeños se pueden enviar con un comprobante de pago (formulario 945-V).
• Sobrepago de la línea 6: Si los depósitos superan su responsabilidad, puede solicitar un reembolso o aplicar el sobrepago a su próxima declaración. No puede completar tanto la línea 5 como la línea 6.

5. Resumen mensual o formulario 945-A (línea 7)

Complete la sección de resumen mensual de la Línea 7 si fue depositante mensual durante todo el año calendario y su pasivo total fue de $2,500 o más. Si depositaba cada dos semanas o cambiaba de horario durante el año, presente el formulario 945-A en su lugar.

6. Firmas autorizadas

• Una persona autorizada debe firmar el formulario si es para una empresa unipersonal, y debe ser el propietario de la empresa.
• En el caso de una corporación o LLC, el formulario debe estar firmado por el presidente, el vicepresidente u otro funcionario autorizado.
• En el caso de una asociación o LLC, un socio o miembro responsable debe firmar el formulario.
• En el caso de un fideicomiso o patrimonio, el fiduciario es el que debe firmar.

También puede designar a un preparador remunerado con un número de identificación de preparador de impuestos (PTIN) o a una persona designada por un tercero autorizada para analizar la declaración con el IRS. Incluye siempre el cargo, el nombre comercial y la dirección del firmante en los campos correspondientes.

7. Presente su declaración

• Presentación electrónica: El IRS recomienda encarecidamente la presentación electrónica a través de proveedores aprobados. Si la fecha límite coincide con un feriado legal o un día hábil, presente la solicitud al día siguiente.
• Archivado en papel: Envíe el formulario por correo a la oficina correcta del IRS que aparece en las instrucciones, según su estado y si se adjunta el pago completo.
• Conserve una copia en su registro anual para fines de cumplimiento y referencia.

Si sigue cuidadosamente estos pasos, puede completar el formulario 945, presentarlo correctamente y reducir el riesgo de sanciones.

Dónde obtener los formularios e instrucciones correctos

Es esencial encontrar la versión correcta del formulario 945, especialmente si presenta una declaración de un año anterior, como 2022. El uso de un formulario incorrecto o de instrucciones desactualizadas puede generar errores que pueden retrasar el procesamiento o provocar avisos innecesarios del IRS. A continuación encontrará las mejores fuentes para obtener los formularios que necesita.

• Página de formularios de IRS.gov: El IRS mantiene una página dedicada a los formularios relacionados con el empleo, incluido el formulario 945. Puede descargar la declaración anual del año en curso y las instrucciones en formato PDF. Esta página también contiene enlaces al formulario 945-A, al formulario 945-X (declaración anual ajustada) y al formulario 945-V (comprobante de pago).
• Formularios archivados de 2022: Como está presentando una declaración tardía, debe usar la versión 2022 del Formulario 945 y sus instrucciones. El IRS proporciona un archivo de formularios del año anterior para acceder a la versión correcta y descargarla. Presentar el formulario del año tributario incorrecto puede resultar en el rechazo o la mala aplicación de los pagos.
• Pedidos por teléfono y correo: Si prefiere copias impresas, llame al IRS al 800-829-3676 para solicitar los formularios por correo. Por lo general, los pedidos se procesan en un plazo de 10 días hábiles, aunque los tiempos de envío pueden variar según la dirección de su empresa.
• Clínicas tributarias universitarias y académicas: Varias facultades de derecho y universidades acreditadas mantienen bibliotecas completas de formularios tributarios. Como referencia, instituciones como el Centro de Derecho de la Universidad de Georgetown, la Universidad de Nueva York y Stanford pueden tener copias de los formularios del año anterior. Si bien no pueden sustituir a las fuentes oficiales del IRS, pueden proporcionar recursos académicos confiables para la investigación.

Al utilizar estas fuentes, puede asegurarse de tener los formularios, las instrucciones y los documentos complementarios adecuados. Encontrar el formulario 945 de 2022 correcto y los materiales relacionados lo ayuda a completar las entradas del formulario con precisión y a cumplir con las normas de presentación del IRS.

Multas e intereses del IRS por presentación o pago tardíos

No cumplir con la fecha límite para presentar el formulario 945 puede ser costoso. El IRS impone múltiples multas y cobra intereses sobre los saldos impagos. Comprender estas consecuencias puede ayudarlo a tomar medidas rápidamente para reducir el monto total adeudado y evitar mayores complicaciones.

No presentar una multa

Si no presenta el Formulario 945 a tiempo, el IRS le impondrá una multa del 5% de los impuestos impagos por mes (o parte del mes) si la declaración se retrasa.

• La multa máxima es del 25% de la obligación tributaria federal no pagada.
• Si la devolución se retrasa más de 60 días, la multa mínima será el 100% del saldo pendiente de pago o una cantidad fija en dólares (485 USD para 2022), que sea menor.

Multa por falta de pago

Si presentó la declaración pero no pagó el monto total de su impuesto federal sobre la renta retenido, el IRS cobra una multa del 0.5% por mes sobre el saldo pendiente de pago.

• Esta multa también se limita al 25% del total de los impuestos adeudados.
• Si estableces un acuerdo de pago a plazos, la multa mensual puede bajar al 0.25%.

Multa por no depositar

Los empleadores deben seguir el cronograma de depósitos asignado por el IRS (mensual o quincenal). Los depósitos que no se hagan a tiempo conllevan multas cada vez mayores:

• 2% para depósitos con 1 a 5 días de retraso
• 5% para depósitos con 6 a 15 días de retraso
• 10% para depósitos con más de 15 días de retraso
• 15% si el monto sigue sin pagarse después de que el IRS emita una notificación y una demanda de pago

Cargos por intereses

Además de las multas, el IRS cobra intereses sobre el impuesto no pagado y cualquier multa.

• Los intereses se calculan diariamente a la tasa federal a corto plazo más un 3%.
• Las tasas se ajustan trimestralmente para que los saldos se acumulen en diferentes porcentajes a lo largo del tiempo.
• El interés continúa hasta que se haga el pago completo.

Escenario de ejemplo

Supongamos que una organización sin fines de lucro no presentó su formulario 945 de 2022, lo que dejó 10.000 dólares en impuestos retenidos.

• Multa por no presentar una multa después de 5 meses: $2,500 (máximo del 25%)
• Multa por falta de pago durante 12 meses: 600 dólares (0,5% mensual)
• Cargos por intereses (suponiendo un promedio anual del 7%): alrededor de 700 dólares

En este caso, la organización adeudaría más de 13.800 dólares por un pasivo de 10.000 dólares. Actuar rápidamente presentando la declaración, organizando el pago o solicitando una desgravación de la multa puede minimizar estos costos.

Explicación de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP)

La multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) es una de las consecuencias más graves de una empresa si no entrega los impuestos retenidos al IRS. Los impuestos a los fondos fiduciarios incluyen la retención del impuesto federal sobre la renta y los montos de retención adicionales recaudados a las personas. Dado que estos fondos se consideran propiedad del gobierno, el IRS impone una multa equivalente al 100% del saldo pendiente de pago cuando no se remiten.

Quién puede ser considerado responsable

El IRS puede evaluar el TFRP comparándolo con varias personas de una empresa, no solo con los propietarios. La responsabilidad se basa en quién tenía el control y la responsabilidad de los pagos de impuestos y en si actuó deliberadamente al no pagar. Las personas que pueden ser consideradas personalmente responsables incluyen:

• Los funcionarios o ejecutivos corporativos, como los presidentes, los vicepresidentes y los tesoreros, pueden ser evaluados personalmente para determinar si no pagan impuestos a los fondos fiduciarios.
• Los socios o miembros de la LLC que tienen autoridad sobre las operaciones financieras también pueden ser considerados responsables.
• Los empleados que controlan la nómina, los depósitos o la chequera de la organización pueden enfrentarse a una responsabilidad personal.
• También se puede evaluar a terceros, incluidos los contables o los contadores públicos que tenían autoridad para firmar y tomar decisiones.
• Los agentes autorizados designados para administrar los fondos comerciales pueden ser considerados responsables si no remiten los impuestos a los fondos fiduciarios.

Cómo determina el IRS la responsabilidad

Para determinar quién es responsable, el IRS considera:

• El IRS considera si la persona tenía la autoridad para firmar cheques o aprobar pagos al determinar la responsabilidad.
• Analizan quién tenía el control sobre las cuentas comerciales y el calendario de depósitos.
• El poder de decisión con respecto a los acreedores y los gastos a pagar también es un factor.
• El IRS revisa si la persona sabía que no se estaban remitiendo los impuestos retenidos.
• La evidencia de un desprecio deliberado, como pagar otras facturas antes de pagarle al IRS, se tiene en cuenta en gran medida al determinar la responsabilidad.

Estrategias de protección

Las empresas pueden reducir el riesgo de las evaluaciones del TFRP adoptando prácticas de cumplimiento sólidas:

• Priorice primero los impuestos retenidos cuando los fondos sean limitados.
• Separe los impuestos de los fondos fiduciarios en una cuenta separada para asegurarse de que estén disponibles para su depósito.
• Documente las decisiones relacionadas con los pagos de impuestos en las notas de las reuniones o en los registros contables.
• Utilice a un preparador externo designado o pagado solo si puede verificar que están al día con las normas del IRS.
• Revise los depósitos con regularidad para confirmar que los montos coinciden con los pasivos declarados en el formulario 945 o el formulario 945-A.

El TFRP es único porque elude el negocio y hace que las personas sean personalmente responsables. Se puede perseguir a funcionarios, empleados o incluso profesionales externos hasta que se recaude el monto total de los impuestos del fondo fiduciario. Prevenir los problemas antes de que surjan es la mejor defensa contra esta sanción.

Opciones de resolución para cuestiones tributarias pendientes

Si no cumplió con la fecha límite para presentar el Formulario 945 o adeuda un saldo, RS ofrece varias maneras de resolver las deudas pendientes. Estos programas ayudan a las empresas y a las personas a administrar sus obligaciones tributarias federales y, al mismo tiempo, a cumplir con sus futuras obligaciones tributarias.

Acuerdos de pago a plazos y planes de pago

Un acuerdo de pago a plazos le permite pagar su saldo a lo largo del tiempo en lugar de hacerlo en una suma global.

• Elegibilidad: Las empresas que adeudan un total de 25 000$ o menos en impuestos retenidos pueden reunir los requisitos para presentar una solicitud en línea. Los saldos más altos requieren documentación adicional.
• Proceso de solicitud: Solicítelo a través del Herramienta de acuerdo de pago en línea del IRS o llamando al IRS. Necesitará su número de identificación patronal (EIN), información comercial, detalles de la cuenta bancaria y el pago mensual propuesto.
• Tarifas y condiciones: Las tarifas de instalación oscilan entre 31 y 225 USD, según el método de pago. Los intereses y las multas se siguen acumulando hasta que se pague el importe total.
• Requisitos de cumplimiento: Debe continuar presentando todas las declaraciones futuras a tiempo y realizar los depósitos requeridos.

Reducción de sanciones

El IRS puede reducir o eliminar las multas si usted reúne los requisitos para recibir un alivio de las multas.

• Abate por primera vez (FTA): Disponible si presentó todas las declaraciones requeridas, pagó o hizo arreglos para pagar su saldo y no tuvo multas en los tres años anteriores.
• Alivio por causa razonable: Se otorga cuando circunstancias ajenas a su control impidieron la presentación o el pago oportunos. Algunos ejemplos son los desastres naturales o las inclemencias meteorológicas; la enfermedad grave o la muerte de una persona responsable; la destrucción de registros por un incendio, un robo o un hecho fortuito; o el hecho de confiar en el asesoramiento incorrecto de un agente autorizado o un profesional de impuestos calificado.
• Cómo solicitar: Presente el formulario 843 o responda a una notificación del IRS con una explicación y documentación de respaldo.

Oferta de compromiso (OIC)

Una OIC le permite liquidar su obligación tributaria federal por una cantidad inferior al saldo total si pagar la totalidad le causaría dificultades.

• Tipos de elegibilidad: La duda en cuanto a la cobrabilidad significa que no puede pagar el saldo total con sus ingresos y activos. Si no cree que el impuesto tasado sea correcto, puede tener dudas sobre la responsabilidad. La administración tributaria efectiva se aplica cuando se paga la totalidad, lo que sería injusto debido a circunstancias excepcionales.
• Proceso y formularios requeridos: Presente el formulario 656 (solicitud OIC). Presente el formulario 433-A (para individuos) o el formulario 433-B (para empresas) que muestre información financiera detallada. Pague una tasa de solicitud de 205 USD, a menos que reúna los requisitos para obtener la certificación de bajos ingresos.
• Pago inicial: Normalmente, el 20% del importe de la oferta si se propone una suma global.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

Puede reunir los requisitos para obtener el estatus de CNC si su organización no puede pagar ninguna parte de sus impuestos sin crear dificultades financieras.

• Cuándo considerar: Los gastos mensuales superan a los ingresos, o la liquidación de los activos impediría las operaciones comerciales.
• Proceso: Comuníquese con el IRS, proporcione información financiera en el formulario 433-B y demuestre que el pago no dejaría fondos para las obligaciones esenciales.
• Limitaciones: Las multas y los intereses siguen acumulándose. El IRS revisa su caso periódicamente y puede restablecer el cobro si sus finanzas mejoran. La ley de cobro sigue vigente, por lo general durante 10 años.

Estas opciones de resolución pueden brindar alivio, pero cada una requiere una documentación cuidadosa y el cumplimiento de las normas del IRS. La elección del enfoque correcto depende de su situación financiera, sus operaciones comerciales y su capacidad a largo plazo para pagar sus obligaciones tributarias.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué sucede si no cumplo con la fecha límite del formulario 945 de 2022?

Si no cumplió con la fecha límite de presentación, debe enviar su formulario 945 de 2022 de inmediato. El IRS puede aplicar multas e intereses en función de los impuestos retenidos y la responsabilidad declarada. Presentar la declaración tarde pero pagar con prontitud puede reducir los cargos. Si este es su primer error en varios años, puede reunir los requisitos para recibir la reducción por primera vez.

¿Puedo presentar el formulario 945 electrónicamente para 2022?

Sí, el IRS acepta la presentación electrónica de declaraciones del año anterior a través de proveedores aprobados. Presentar electrónicamente la declaración de 2022 puede ayudar a evitar demoras por correo y garantizar un procesamiento más rápido. Si adeuda un saldo, puede realizar un pago por domiciliación bancaria o utilizar un comprobante de pago. Confirme siempre que está utilizando la versión correcta del formulario para el año tributario.

¿Tengo que presentar una solicitud si no he realizado ninguna actividad de retención?

Por lo general, no es necesario que presente una declaración si su empresa no realizó pagos no relacionados con la nómina sujetos a retenciones federales en 2022. Sin embargo, es esencial llevar un registro anual que confirme que no hay transacciones declarables. A veces, es posible que el IRS aún espere recibir una declaración, así que revise la información de su empresa y confírmela con un profesional de impuestos si no está seguro.

¿Cuánto cuestan las multas y los intereses por un Formulario 945 atrasado?

Las sanciones varían según la situación. La multa por no presentar la solicitud es generalmente del 5% mensual hasta el 25% de la obligación tributaria federal, mientras que la multa por no pagar es del 0,5% mensual. Los depósitos atrasados pueden añadir entre un 2 y un 15% más. El IRS también cobra intereses compuestos diarios hasta que se reciba y procese el pago completo.

¿Quién puede ser considerado personalmente responsable de los impuestos del Formulario 945?

El IRS puede aplicar la multa por recuperación de fondos fiduciarios si no se pagan los impuestos federales retenidos. La responsabilidad puede extenderse a los funcionarios comerciales, socios, empleados o un agente autorizado que controle los depósitos. Incluso un preparador o contable remunerado con autoridad puede estar en riesgo. El IRS considera la responsabilidad, la autoridad y la premeditación al determinar si alguien es personalmente responsable.