Formulario 945 de 2020 sin presentar: cómo presentarlo, sanciones y opciones de ayuda

El formulario 945, o Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido, es el formulario que deben presentar las empresas cuando retienen el impuesto federal sobre la renta de los pagos no relacionados con la nómina, como pensiones, anualidades y ciertas ganancias de juegos de azar. A diferencia de las declaraciones de impuestos sobre la nómina, que se presentan trimestralmente, el formulario 945 cubre todo el año tributario y consolida la retención en una declaración anual. Presentar el formulario 945 a tiempo garantiza que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tenga un registro preciso de los impuestos retenidos y evita multas innecesarias.

Si no presentó su Formulario 945 de 2020, es esencial que actúe con rapidez. Una declaración de impuestos sin presentar puede acumular multas, cargos por intereses y un saldo pendiente que puede superar el monto original adeudado. El IRS se toma muy en serio los formularios no presentados y, cuanto más se demore, más difícil será resolver el problema. Abordar el asunto de buena fe (presentarlos lo antes posible y comunicarse con el IRS si no puede pagar de inmediato) puede reducir el riesgo de consecuencias más graves.

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso para presentar el formulario 945, explica los diferentes tipos de multas y multas por pago atrasado que puede enfrentar y describe las opciones de resolución disponibles, como los acuerdos de pago a plazos y la reducción de multas. También destaca las reglas especiales, incluida la multa por recuperación de fondos fiduciarios, que pueden afectar personalmente a los propietarios de negocios y a los funcionarios financieros. Al final, lo entenderás.

¿Qué es el formulario 945 y quién debe presentarlo?

El formulario 945 es un formulario del IRS titulado Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido. Se usa para declarar el impuesto federal sobre la renta retenido de los pagos no relacionados con la nómina, que difieren de los salarios declarados en el formulario 941 cada trimestre. En cambio, el formulario 945 cubre todo el año tributario en una sola presentación, lo que lo convierte en una obligación anual para empresas y organizaciones específicas.

A diferencia de los impuestos sobre la nómina que involucran contribuciones al Seguro Social y Medicare, el formulario 945 informa estrictamente los impuestos retenidos de fuentes no salariales. Esta distinción es importante porque si no se presenta el formulario correcto, es posible que se presenten informes incorrectos, se impongan multas y se cobren intereses adicionales. Los empleadores deben saber cuándo se aplica el formulario 941 y cuándo se requiere el formulario 945. Para obtener una guía completa del IRS, consulte Acerca del formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido.

Es posible que tengas que presentar el formulario 945 si tu empresa es responsable de la retención adicional o de la retención de ciertas distribuciones y premios. Por lo general, los siguientes grupos deben presentar la solicitud:

  • Algunas empresas y corporaciones realizan pagos que están sujetos a retenciones, como pensiones o anualidades.
  • Los casinos y otros establecimientos de juego están obligados a emitir ganancias de juego declarables cuando los pagos alcancen los umbrales del IRS.
  • Las entidades u organizaciones gubernamentales pagan los beneficios del Seguro Social cuando el beneficiario ha optado por la retención voluntaria.
  • Las corporaciones nativas de Alaska distribuyen dividendos o beneficios sujetos a impuestos que deben declararse y estar sujetos a retención.
  • Los empleadores o agentes de retención que actúen en nombre de otros son responsables de informar adecuadamente todas las retenciones requeridas.

Los requisitos de presentación también se aplican incluso si solo tiene un pago que requiere retención durante el período. Sin embargo, no es necesario que presente la solicitud si no hubo retenciones. Cumplir con las normas garantiza que su número de identificación patronal (EIN) se mantenga al día con el IRS, evita multas por presentación tardía y demuestra que su empresa cumple con la ley federal.

Pagos que requieren la presentación del formulario 945

El IRS exige que se presente el formulario 945 cuando ciertos pagos no relacionados con la nómina están sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta. Estos pagos se dividen en algunas categorías comunes, cada una con reglas y ejemplos.

Distribuciones de jubilación y pensiones

El impuesto federal sobre la renta debe retenerse de muchos pagos relacionados con la jubilación. Algunos ejemplos son:

  • Los retiros de los planes 401 (k) y 403 (b) patrocinados por el empleador están sujetos a impuestos y requieren una retención.
  • Las distribuciones tradicionales de las IRA también son retiros sujetos a impuestos de cuentas de jubilación individuales, y se deben retener los impuestos federales.
  • Las pensiones y anualidades se consideran ingresos regulares recibidos de los beneficios de jubilación, por lo que están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los pagos de jubilación militar realizados a antiguos miembros del servicio se consideran ingresos imponibles y también requieren una retención.

Ganancias de juegos de azar y lotería

Los casinos, loterías y otras instituciones de juego deben retener y declarar las ganancias que superen ciertos umbrales. Esto incluye:

  • Las ganancias de casino de máquinas tragamonedas, juegos de cartas y otras fuentes de juego reguladas están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los premios de la lotería, ya sea que se tomen como pago único o en cuotas, deben tener impuestos retenidos antes del pago.
  • Las ganancias de las apuestas deportivas procedentes de apuestas en línea o en persona que generen pagos sujetos a impuestos también están sujetas a retención.
  • Las ganancias de los juegos de azar de la India, como las distribuciones de las operaciones de juego en tierras tribales, se consideran ingresos imponibles y requieren retención.

Otros pagos no relacionados con la nómina

Además de los ingresos por jubilación y juegos de azar, el formulario 945 se aplica a otros tipos de pago, que incluyen:

  • Se requiere una retención adicional cuando el beneficiario no proporciona un número de identificación fiscal válido o cuando el IRS emite una notificación para iniciar la retención.
  • La retención voluntaria del Seguro Social es una opción que eligen las personas que desean que los impuestos federales sobre la renta se retengan directamente de sus beneficios.
  • Ciertos pagos del gobierno están sujetos a retenciones cuando el destinatario ha elegido que se retengan los impuestos de los desembolsos federales.
  • Las distribuciones de Alaska Native Corporation, incluidos los dividendos u otros pagos imponibles a los accionistas, también deben cumplir con los requisitos federales de retención.

Si su empresa u organización realiza alguno de estos pagos, por lo general se le exige que presente el formulario 945. La presentación de informes adecuada garantiza el cumplimiento de la ley tributaria federal y evita multas por no recaudar o remitir el total correcto de los impuestos adeudados.

Proceso paso a paso para presentar un formulario 945 de 2020 sin presentar

La presentación de un formulario 945 de 2020 sin presentar requiere recopilar información precisa, utilizar los recursos correctos del IRS y completar el formulario con cuidado. Siga estos pasos para garantizar el cumplimiento y reducir el riesgo de que se impongan multas adicionales.

1. Reúna la documentación requerida

Antes de completar el formulario, recopile los registros que reflejen sus impuestos retenidos durante el año tributario 2020. Estos pueden incluir:

  • La correspondencia del IRS relacionada con las declaraciones faltantes o no presentadas debe conservarse como parte de sus registros.
  • Los registros de depósitos bancarios que muestren los depósitos de impuestos federales deben conservarse para fines de verificación.
  • El formulario 1099-MISC es obligatorio para declarar los pagos que no son empleados y que están sujetos a retenciones adicionales.
  • El formulario W-2G se usa para declarar las ganancias de juegos de azar que cumplen con los umbrales de declaración del IRS.
  • El formulario 1099-R se usa para declarar las distribuciones de jubilación o pensión que pueden estar sujetas a impuestos.

Los registros precisos lo ayudarán a calcular el monto total adeudado y a evitar errores.

2. Obtenga los formularios e instrucciones correctos

Utilice siempre los recursos oficiales del IRS al preparar una declaración anual.

  • Descargue el formulario 945 de 2020 y las instrucciones correspondientes de IRS.gov (no la versión del año actual).
  • Revise la declaración anual ajustada (formulario 945-X) si debe corregir una declaración de impuestos presentada anteriormente.
  • Utilice el formulario 945-A (Registro de obligaciones tributarias federales) o el formulario 945-V (comprobante de pago), si corresponde.
  • Verifique que su número de identificación patronal (EIN) y los detalles de su empresa coincidan exactamente con los registros del IRS.

3. Complete el formulario una línea a la vez.

Al rellenar el formulario, preste mucha atención a cada sección:

  • Línea 1: Impuesto federal sobre la renta retenido: Introduzca los impuestos retenidos de las pensiones, las anualidades, la jubilación militar y las ganancias de los juegos de azar de la India.
  • Línea 2 - Retención complementaria: Informe todos los montos de retención adicionales, incluidos los de las ganancias de juegos de azar.
  • Línea 3 - Total de impuestos: Para calcular, suma los importes de las líneas 1 y 2. Esta cifra debe ser igual a la responsabilidad declarada.
  • Línea 4 - Depósitos totales: Introduzca los depósitos realizados durante 2020, incluidos los créditos o sobrepagos del año anterior.
  • Línea 5 - Equilibrio. Vencimiento: Si el monto pendiente de pago supera los depósitos, declare la diferencia como su responsabilidad.
  • Línea 6 - Sobrepago: Indique si el IRS debe emitir un reembolso o aplicarlo al próximo año tributario.
  • Línea 7 - Resumen mensual: Esto es obligatorio si su impuesto total fue de $2,500 o más y usted depositó mensualmente.

Comprueba todas las entradas. Incluso los errores menores pueden retrasar el procesamiento, provocar una notificación de presentación tardía o aumentar su saldo pendiente de pago. La presentación de la declaración a tiempo y de buena fe reduce el riesgo de que se impongan multas y cargos por intereses máximos.

Multas e intereses del IRS por presentación tardía

No presentar el formulario 945 a tiempo puede conllevar múltiples multas y cargos por intereses continuos. El IRS aplica estas tarifas para fomentar el cumplimiento y, si no se resuelven, puede aumentar significativamente el saldo pendiente de pago. Comprender cómo funciona cada multa le ayuda a calcular los costos potenciales y a planificar una estrategia para resolverla.

Sanción por no presentar la solicitud

  • Esta multa equivale al 5% del impuesto no pagado por cada mes, o cualquier parte del mes, en que la declaración de impuestos se presente con retraso. La multa máxima es del 25% del importe pendiente de pago.

Ejemplo: Si su impuesto total fue de $8,000 y presentó su declaración con seis meses de retraso, el IRS le impondrá una multa de $2,000 ($8,000 × 25%).

Multa por falta de pago

  • Esta multa por pago atrasado es del 0,5% del saldo pendiente de pago. Para cada mes, el impuesto permanece sin pagar después de la fecha de vencimiento original.
  • Continúa hasta que se pague el importe total o alcance el 25%.

Ejemplo: Si debe 5000$ en impuestos y no los ha pagado durante 12 meses, la multa sería de 300$ (5000$ × 6%).

Multa por no depositar

  • Esto se aplica si los empleadores no depositan los impuestos retenidos de manera correcta o puntual.
  • Las tasas varían según el retraso del depósito:
    • 2% para depósitos realizados con 1 a 5 días de retraso
    • 5% para depósitos realizados con 6 a 15 días de retraso
    • 10% para depósitos realizados con más de 15 días de retraso
    • 15% si el pago no se ha pagado durante más de 10 días después de la notificación de demanda del IRS

Cargos por intereses

  • Los intereses se aplican diariamente tanto al impuesto no pagado como a las multas.
  • Las tasas se determinan trimestralmente en función de las tasas federales a corto plazo más tres puntos porcentuales.

Ejemplo: Un pasivo de 10 000$ con multas combinadas de 2 500$ también acumulará intereses hasta que se liquide el saldo total.

Estas multas y cargos por intereses pueden superar rápidamente el pasivo original. Incluso sin el pago total, presentar la declaración anual con prontitud demuestra buena fe y puede permitirle solicitar una exención u otra medida cautelar.

Explicación de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP)

Una de las multas más severas que el IRS puede imponer por remitir indebidamente los impuestos retenidos es la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP). Se aplica a los «impuestos a los fondos fiduciarios», que incluyen el impuesto sobre la renta retenido a los empleados y las retenciones adicionales declaradas en el formulario 945. A diferencia de las multas estándar, el TFRP puede responsabilizar personalmente a las personas por el monto total no pagado, incluso si la empresa no puede pagar.

El IRS usa el TFRP para garantizar que los responsables de recaudar y pagar los impuestos federales no puedan ignorar sus obligaciones. La responsabilidad no requiere la propiedad de la empresa; puede extenderse a cualquier persona con autoridad sobre las decisiones financieras o el acceso a los fondos. La multa equivale al 100% del impuesto impagado, lo que la convierte en una poderosa herramienta para hacer cumplir la ley.

¿Quién puede ser considerado personalmente responsable?

  • El IRS puede imponer la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) a los funcionarios corporativos, como presidentes, tesoreros o directores financieros, que desempeñan un papel importante en la administración de las finanzas.
  • Los socios de sociedades o los miembros de sociedades de responsabilidad limitada también pueden ser considerados responsables de los impuestos impagos a los fondos fiduciarios.
  • Los accionistas que controlen las finanzas o firmen cheques en nombre de la corporación también pueden recibir la multa.
  • Algunos empleados que tienen la autoridad para autorizar el pago de facturas, firmar cheques o decidir qué deudas pagar también pueden ser responsables.

Para aplicar el TFRP, el IRS debe demostrar su intencionalidad. Esto no significa tener la intención de defraudar, sino más bien el conocimiento de la obligación tributaria combinado con la decisión de utilizar los fondos para otros fines. El proceso generalmente comienza con la carta 1153, que otorga a la persona 60 días para responder o presentar una solicitud de apelación.

Los contribuyentes tienen derechos en este proceso, incluido el derecho a remitir el caso a apelaciones, impugnar las determinaciones y presentar pruebas de que no fueron responsables. Dado que el TFRP puede equivaler al importe total del pasivo, es fundamental responder con prontitud y, si es necesario, buscar orientación profesional.

Opciones de resolución si no puede pagar en su totalidad

El saldo pendiente de un Formulario 945 de 2020 sin presentar puede resultar abrumador, pero el IRS ofrece varias vías de resolución. Estas opciones permiten a los empleadores y a los agentes de retención abordar las responsabilidades de buena fe y, al mismo tiempo, evitar acciones de cobro más severas.

Acuerdos de pago a plazos

Un acuerdo de pago a plazos le permite pagar su responsabilidad a lo largo del tiempo.

  • Acuerdos garantizados: Están disponibles si debe 10 000$ o menos en impuestos y puede pagar en un plazo de 36 meses.
  • Acuerdos simplificados: Se ofrecen para saldos de hasta 25 000$ y permiten plazos de reembolso de hasta 72 meses.
  • Acuerdos completos de divulgación financiera: Necesario para saldos más grandes; el IRS revisa los ingresos, los gastos y los activos para determinar lo que puede recaudar y pagar.

Reducción de sanciones

Es posible que reúna los requisitos para que se reduzcan o eliminen los cargos de penalización.

  • Reducción de sanciones por primera vez: Esto se otorga si presentó todas las declaraciones de impuestos del año anterior, pagó o hizo arreglos para pagar y no tiene multas recientes.
  • Alivio por causa razonable: Se aplica cuando circunstancias ajenas a su control impidieron la presentación o el pago oportunos. Algunos ejemplos comunes son los desastres naturales, las enfermedades o la falta de registros. Los contribuyentes pueden revisar la guía del IRS sobre Alivio de la sanción por causa razonable para obtener información sobre los requisitos.
  • Es posible que se requiera una solicitud por escrito o el formulario 843 para reclamar esta compensación.

Oferta de compromiso (OIC)

Una OIC permite la liquidación por menos del monto total adeudado cuando el pago total podría causar dificultades.

  • Dudas sobre la responsabilidad: Se utilizan cuando cree que el IRS ha tasado impuestos de manera incorrecta.
  • Dudas sobre la coleccionabilidad: Se aceptan cuando sus activos e ingresos son inferiores a la deuda.
  • Administración tributaria eficaz: Se otorgan cuando el cobro sería injusto a pesar de su capacidad de pago.
  • El IRS considera los activos, los ingresos, los gastos y los créditos antes de aceptarlos.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

Si no puede pagar sin poner en peligro los gastos básicos de manutención, puede calificar para el CNC.

  • El IRS suspende temporalmente los esfuerzos de cobro.
  • Los intereses y las multas siguen acumulándose, pero la cuenta no se busca activamente.
  • Se deben proporcionar documentos de respaldo, como declaraciones de ingresos, facturas médicas y registros de gastos.

Cada opción tiene requisitos y procedimientos únicos, pero actuar de buena fe (presentar la solicitud con prontitud y comunicarse con el Servicio de Impuestos Internos) puede mejorar sus posibilidades de aprobación y ayudar a limitar la imposición de multas adicionales.

Casos prácticos: escenarios del mundo real

Los ejemplos de la vida real pueden ayudar a ilustrar cómo los diferentes contribuyentes resolvieron los problemas con el formulario 945, las multas y los saldos pendientes de pago. Estos escenarios destacan tanto los errores como las soluciones prácticas.

Ejemplo 1: Presentación tardía de pequeñas empresas con reducción de multas

Una pequeña empresa de servicios para la jubilación no presentó el formulario 945 para el año tributario 2020, por no haber retenido el impuesto federal sobre la renta de las distribuciones de pensiones. Para 2023, las multas habían alcanzado el 25% como máximo. El propietario presentó la declaración de impuestos que faltaba, explicó el descuido de excelente fe y presentó una solicitud de reducción de la multa por primera vez. El IRS aprobó la exención, lo que redujo la responsabilidad y permitió a la empresa pagar solo los impuestos e intereses pendientes de pago.

Ejemplo 2: Caso de responsabilidad por el TFRP de un casino

Un casino retuvo las ganancias de los juegos de azar y las ganancias de los juegos indios, pero utilizó los fondos para cubrir los gastos operativos en lugar de remitirlos. El IRS investigó y emitió una demanda por el total de impuestos adeudados. Los funcionarios corporativos fueron sancionados con una multa por recuperación del fondo fiduciario, lo que los hizo personalmente responsables del monto no pagado. Tras la apelación, solo el director financiero, que tenía autoridad para firmar cheques en nombre de la corporación, siguió siendo responsable. Este caso muestra cómo la responsabilidad suele recaer en quienes controlan las finanzas.

Ejemplo 3: Oferta de compromiso para un negocio cerrado

Una empresa de asesoría de inversiones cerró durante la pandemia, lo que dejó un pasivo de 70 000 USD derivado de una declaración anual de 2020 sin presentar. El antiguo propietario, al no poder pagar el importe total, presentó una oferta de compromiso. Después de revisar las pruebas de ingresos, activos y dificultades económicas, el IRS aceptó un acuerdo por un monto menor. Este resultado reflejó la capacidad limitada del contribuyente para recaudar fondos y la intención de buena fe de resolver la deuda.

Estos casos muestran que, si bien el IRS hace cumplir estrictamente el cumplimiento, también brinda vías de alivio cuando los contribuyentes actúan de manera responsable y se relacionan con la agencia.

Cómo prevenir futuros problemas de presentación

Una vez que haya resuelto un saldo pendiente o abordado una declaración de impuestos atrasada, es esencial evitar que se repita el problema. El IRS espera que el cumplimiento sea continuo, y la presentación constante protege a su empresa de multas o cargos por intereses adicionales.

Conozca los plazos

El formulario 945 vence el 31 de enero siguiente al año tributario del que se informa. Si hizo los depósitos a tiempo, es posible que tenga hasta el 10 de febrero. Marcar estas fechas en su calendario ayuda a asegurarse de no perder una fecha límite.

Utilice las opciones de presentación electrónica

Presentar su declaración anual electrónicamente es más rápido y seguro, y confirma la recepción. La presentación electrónica también reduce el riesgo de perder el correo o de demoras en el procesamiento, lo que podría resultar en avisos de presentación tardía.

Adopte las mejores prácticas de cumplimiento

Las empresas pueden reducir el riesgo de errores integrando el archivado en sus operaciones rutinarias. Las mejores prácticas incluyen:

  • Establezca recordatorios para hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento de las declaraciones y los cronogramas de depósitos.
  • Mantenga registros organizados, como los formularios 1099-R, W-2G y los estados de cuenta bancarios.
  • Designe personal de respaldo que pueda gestionar el cumplimiento tributario en caso de ausencia.
  • Revise las declaraciones con regularidad para confirmar que el monto total declarado coincide con los depósitos.

Busque apoyo profesional

Las situaciones de retención complejas pueden requerir la ayuda de profesionales de impuestos. Los contadores o los agentes inscritos pueden ayudar a calcular las obligaciones, preparar los formularios correctamente y consultar las directrices pertinentes del IRS. Su experiencia también puede ayudar con una solicitud de reducción, una solicitud de reembolso o para afrontar los cambios en la legislación tributaria.

Conservar registros

Conserve todos los documentos de respaldo durante al menos cuatro años. Esto incluye las presentaciones anteriores, la correspondencia del IRS y cualquier crédito aplicado a períodos futuros. Mantener registros adecuados le permite responder rápidamente si el IRS emite una notificación o una auditoría.

Al combinar la presentación oportuna, el mantenimiento de registros precisos y el asesoramiento profesional cuando sea necesario, los empleadores pueden prevenir futuros problemas de cumplimiento y evitar la acumulación de sanciones innecesarias.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo vence el formulario 945 cada año?

El formulario 945 generalmente vence el 31 de enero siguiente al año tributario que está declarando. Si todos los impuestos retenidos se depositaron a tiempo, el IRS permite hasta el 10 de febrero. La presentación después de la fecha límite puede conllevar una multa por presentación tardía, por lo que es fundamental marcar esta fecha límite para evitar costos innecesarios y avisos del Servicio de Impuestos Internos.

¿Tengo que presentar una solicitud si no he realizado ninguna actividad de retención?

Si su empresa u organización no tenía pagos no relacionados con la nómina sujetos a retenciones, no necesita presentar el formulario 945. Sin embargo, la presentación es obligatoria si tan solo un pago requiere una retención adicional o la recaudación de impuestos sobre las ganancias del juego o las pensiones. No presentar la declaración cuando es necesario puede conllevar la imposición de multas, independientemente de si el monto impagado de impuestos es pequeño o grande.

¿Se puede presentar electrónicamente el formulario 945?

Sí, el IRS recomienda presentar el Formulario 945 electrónicamente a través de proveedores autorizados de presentación electrónica. La presentación electrónica reduce los errores de procesamiento, confirma la presentación puntual y evita posibles problemas de pérdida de correo. La presentación electrónica también ayuda a garantizar que su declaración de impuestos refleje el número de identificación del empleador correcto y el total de impuestos declarado. El uso de la presentación electrónica es una forma eficaz de evitar multas o cargos por intereses innecesarios derivados de las demoras en la presentación de documentos.

¿Qué pasa si descubro errores después de la presentación?

Si se da cuenta de un error después de presentar el formulario 945, debe corregirlo utilizando el formulario 945-X, la declaración anual ajustada. Este formulario le permite modificar los montos declarados y solicitar un reembolso o un ajuste si pagó de más. Las correcciones deben hacerse de buena fe, proporcionando al IRS los detalles justificativos. Las correcciones oportunas ayudan a limitar las multas y los intereses y a prevenir problemas de cumplimiento en el próximo período.

¿Pueden las multas superar mi impuesto original adeudado?

Sí, en muchos casos, las multas y los cargos por intereses aumentan hasta superar el impuesto original no pagado. Por ejemplo, las multas por no presentar la declaración llegan hasta el 25% del importe pendiente de pago, mientras que las multas por pago atrasado y los intereses acumulados diariamente agravan el saldo. Cuanto más tiempo permanezca sin resolver el saldo pendiente de pago, mayor será el importe total adeudado, que puede superar los impuestos retenidos declarados originalmente en la declaración anual.

¿Cuánto tiempo tiene el IRS para evaluar las multas por un formulario 945 no presentado?

Si nunca presenta el Formulario 945, no hay ningún plazo de prescripción, lo que significa que el IRS puede imponer multas en cualquier momento. Si presenta la solicitud con retraso, el IRS generalmente tiene tres años a partir de la fecha límite original para revisar y emitir las evaluaciones. Se insta a los empleadores a actuar con rapidez, recopilar los registros y archivarlos, incluso si el pago total no se puede realizar de inmediato.

¿Debo contratar a un profesional de impuestos para que me ayude?

Sí, contratar a un profesional de impuestos calificado puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo. Pueden ayudar a calcular las responsabilidades, garantizar el cumplimiento de la ley del IRS y preparar una solicitud sólida de alivio o exención de multas. Los profesionales también pueden guiarlo sobre cómo presentar el formulario 945, tramitar las solicitudes de reembolso y actuar en su nombre ante el IRS para resolver los saldos pendientes de pago de manera eficaz.

Frequently Asked Questions

Formulario 945 de 2020 sin presentar: cómo presentarlo, sanciones y opciones de ayuda

El formulario 945, o Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido, es el formulario que deben presentar las empresas cuando retienen el impuesto federal sobre la renta de los pagos no relacionados con la nómina, como pensiones, anualidades y ciertas ganancias de juegos de azar. A diferencia de las declaraciones de impuestos sobre la nómina, que se presentan trimestralmente, el formulario 945 cubre todo el año tributario y consolida la retención en una declaración anual. Presentar el formulario 945 a tiempo garantiza que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tenga un registro preciso de los impuestos retenidos y evita multas innecesarias.

Si no presentó su Formulario 945 de 2020, es esencial que actúe con rapidez. Una declaración de impuestos sin presentar puede acumular multas, cargos por intereses y un saldo pendiente que puede superar el monto original adeudado. El IRS se toma muy en serio los formularios no presentados y, cuanto más se demore, más difícil será resolver el problema. Abordar el asunto de buena fe (presentarlos lo antes posible y comunicarse con el IRS si no puede pagar de inmediato) puede reducir el riesgo de consecuencias más graves.

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso para presentar el formulario 945, explica los diferentes tipos de multas y multas por pago atrasado que puede enfrentar y describe las opciones de resolución disponibles, como los acuerdos de pago a plazos y la reducción de multas. También destaca las reglas especiales, incluida la multa por recuperación de fondos fiduciarios, que pueden afectar personalmente a los propietarios de negocios y a los funcionarios financieros. Al final, lo entenderás.

¿Qué es el formulario 945 y quién debe presentarlo?

El formulario 945 es un formulario del IRS titulado Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido. Se usa para declarar el impuesto federal sobre la renta retenido de los pagos no relacionados con la nómina, que difieren de los salarios declarados en el formulario 941 cada trimestre. En cambio, el formulario 945 cubre todo el año tributario en una sola presentación, lo que lo convierte en una obligación anual para empresas y organizaciones específicas.

A diferencia de los impuestos sobre la nómina que involucran contribuciones al Seguro Social y Medicare, el formulario 945 informa estrictamente los impuestos retenidos de fuentes no salariales. Esta distinción es importante porque si no se presenta el formulario correcto, es posible que se presenten informes incorrectos, se impongan multas y se cobren intereses adicionales. Los empleadores deben saber cuándo se aplica el formulario 941 y cuándo se requiere el formulario 945. Para obtener una guía completa del IRS, consulte Acerca del formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido.

Es posible que tengas que presentar el formulario 945 si tu empresa es responsable de la retención adicional o de la retención de ciertas distribuciones y premios. Por lo general, los siguientes grupos deben presentar la solicitud:

  • Algunas empresas y corporaciones realizan pagos que están sujetos a retenciones, como pensiones o anualidades.
  • Los casinos y otros establecimientos de juego están obligados a emitir ganancias de juego declarables cuando los pagos alcancen los umbrales del IRS.
  • Las entidades u organizaciones gubernamentales pagan los beneficios del Seguro Social cuando el beneficiario ha optado por la retención voluntaria.
  • Las corporaciones nativas de Alaska distribuyen dividendos o beneficios sujetos a impuestos que deben declararse y estar sujetos a retención.
  • Los empleadores o agentes de retención que actúen en nombre de otros son responsables de informar adecuadamente todas las retenciones requeridas.

Los requisitos de presentación también se aplican incluso si solo tiene un pago que requiere retención durante el período. Sin embargo, no es necesario que presente la solicitud si no hubo retenciones. Cumplir con las normas garantiza que su número de identificación patronal (EIN) se mantenga al día con el IRS, evita multas por presentación tardía y demuestra que su empresa cumple con la ley federal.

Pagos que requieren la presentación del formulario 945

El IRS exige que se presente el formulario 945 cuando ciertos pagos no relacionados con la nómina están sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta. Estos pagos se dividen en algunas categorías comunes, cada una con reglas y ejemplos.

Distribuciones de jubilación y pensiones

El impuesto federal sobre la renta debe retenerse de muchos pagos relacionados con la jubilación. Algunos ejemplos son:

  • Los retiros de los planes 401 (k) y 403 (b) patrocinados por el empleador están sujetos a impuestos y requieren una retención.
  • Las distribuciones tradicionales de las IRA también son retiros sujetos a impuestos de cuentas de jubilación individuales, y se deben retener los impuestos federales.
  • Las pensiones y anualidades se consideran ingresos regulares recibidos de los beneficios de jubilación, por lo que están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los pagos de jubilación militar realizados a antiguos miembros del servicio se consideran ingresos imponibles y también requieren una retención.

Ganancias de juegos de azar y lotería

Los casinos, loterías y otras instituciones de juego deben retener y declarar las ganancias que superen ciertos umbrales. Esto incluye:

  • Las ganancias de casino de máquinas tragamonedas, juegos de cartas y otras fuentes de juego reguladas están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los premios de la lotería, ya sea que se tomen como pago único o en cuotas, deben tener impuestos retenidos antes del pago.
  • Las ganancias de las apuestas deportivas procedentes de apuestas en línea o en persona que generen pagos sujetos a impuestos también están sujetas a retención.
  • Las ganancias de los juegos de azar de la India, como las distribuciones de las operaciones de juego en tierras tribales, se consideran ingresos imponibles y requieren retención.

Otros pagos no relacionados con la nómina

Además de los ingresos por jubilación y juegos de azar, el formulario 945 se aplica a otros tipos de pago, que incluyen:

  • Se requiere una retención adicional cuando el beneficiario no proporciona un número de identificación fiscal válido o cuando el IRS emite una notificación para iniciar la retención.
  • La retención voluntaria del Seguro Social es una opción que eligen las personas que desean que los impuestos federales sobre la renta se retengan directamente de sus beneficios.
  • Ciertos pagos del gobierno están sujetos a retenciones cuando el destinatario ha elegido que se retengan los impuestos de los desembolsos federales.
  • Las distribuciones de Alaska Native Corporation, incluidos los dividendos u otros pagos imponibles a los accionistas, también deben cumplir con los requisitos federales de retención.

Si su empresa u organización realiza alguno de estos pagos, por lo general se le exige que presente el formulario 945. La presentación de informes adecuada garantiza el cumplimiento de la ley tributaria federal y evita multas por no recaudar o remitir el total correcto de los impuestos adeudados.

Proceso paso a paso para presentar un formulario 945 de 2020 sin presentar

La presentación de un formulario 945 de 2020 sin presentar requiere recopilar información precisa, utilizar los recursos correctos del IRS y completar el formulario con cuidado. Siga estos pasos para garantizar el cumplimiento y reducir el riesgo de que se impongan multas adicionales.

1. Reúna la documentación requerida

Antes de completar el formulario, recopile los registros que reflejen sus impuestos retenidos durante el año tributario 2020. Estos pueden incluir:

  • La correspondencia del IRS relacionada con las declaraciones faltantes o no presentadas debe conservarse como parte de sus registros.
  • Los registros de depósitos bancarios que muestren los depósitos de impuestos federales deben conservarse para fines de verificación.
  • El formulario 1099-MISC es obligatorio para declarar los pagos que no son empleados y que están sujetos a retenciones adicionales.
  • El formulario W-2G se usa para declarar las ganancias de juegos de azar que cumplen con los umbrales de declaración del IRS.
  • El formulario 1099-R se usa para declarar las distribuciones de jubilación o pensión que pueden estar sujetas a impuestos.

Los registros precisos lo ayudarán a calcular el monto total adeudado y a evitar errores.

2. Obtenga los formularios e instrucciones correctos

Utilice siempre los recursos oficiales del IRS al preparar una declaración anual.

  • Descargue el formulario 945 de 2020 y las instrucciones correspondientes de IRS.gov (no la versión del año actual).
  • Revise la declaración anual ajustada (formulario 945-X) si debe corregir una declaración de impuestos presentada anteriormente.
  • Utilice el formulario 945-A (Registro de obligaciones tributarias federales) o el formulario 945-V (comprobante de pago), si corresponde.
  • Verifique que su número de identificación patronal (EIN) y los detalles de su empresa coincidan exactamente con los registros del IRS.

3. Complete el formulario una línea a la vez.

Al rellenar el formulario, preste mucha atención a cada sección:

  • Línea 1: Impuesto federal sobre la renta retenido: Introduzca los impuestos retenidos de las pensiones, las anualidades, la jubilación militar y las ganancias de los juegos de azar de la India.
  • Línea 2 - Retención complementaria: Informe todos los montos de retención adicionales, incluidos los de las ganancias de juegos de azar.
  • Línea 3 - Total de impuestos: Para calcular, suma los importes de las líneas 1 y 2. Esta cifra debe ser igual a la responsabilidad declarada.
  • Línea 4 - Depósitos totales: Introduzca los depósitos realizados durante 2020, incluidos los créditos o sobrepagos del año anterior.
  • Línea 5 - Equilibrio. Vencimiento: Si el monto pendiente de pago supera los depósitos, declare la diferencia como su responsabilidad.
  • Línea 6 - Sobrepago: Indique si el IRS debe emitir un reembolso o aplicarlo al próximo año tributario.
  • Línea 7 - Resumen mensual: Esto es obligatorio si su impuesto total fue de $2,500 o más y usted depositó mensualmente.

Comprueba todas las entradas. Incluso los errores menores pueden retrasar el procesamiento, provocar una notificación de presentación tardía o aumentar su saldo pendiente de pago. La presentación de la declaración a tiempo y de buena fe reduce el riesgo de que se impongan multas y cargos por intereses máximos.

Multas e intereses del IRS por presentación tardía

No presentar el formulario 945 a tiempo puede conllevar múltiples multas y cargos por intereses continuos. El IRS aplica estas tarifas para fomentar el cumplimiento y, si no se resuelven, puede aumentar significativamente el saldo pendiente de pago. Comprender cómo funciona cada multa le ayuda a calcular los costos potenciales y a planificar una estrategia para resolverla.

Sanción por no presentar la solicitud

  • Esta multa equivale al 5% del impuesto no pagado por cada mes, o cualquier parte del mes, en que la declaración de impuestos se presente con retraso. La multa máxima es del 25% del importe pendiente de pago.

Ejemplo: Si su impuesto total fue de $8,000 y presentó su declaración con seis meses de retraso, el IRS le impondrá una multa de $2,000 ($8,000 × 25%).

Multa por falta de pago

  • Esta multa por pago atrasado es del 0,5% del saldo pendiente de pago. Para cada mes, el impuesto permanece sin pagar después de la fecha de vencimiento original.
  • Continúa hasta que se pague el importe total o alcance el 25%.

Ejemplo: Si debe 5000$ en impuestos y no los ha pagado durante 12 meses, la multa sería de 300$ (5000$ × 6%).

Multa por no depositar

  • Esto se aplica si los empleadores no depositan los impuestos retenidos de manera correcta o puntual.
  • Las tasas varían según el retraso del depósito:
    • 2% para depósitos realizados con 1 a 5 días de retraso
    • 5% para depósitos realizados con 6 a 15 días de retraso
    • 10% para depósitos realizados con más de 15 días de retraso
    • 15% si el pago no se ha pagado durante más de 10 días después de la notificación de demanda del IRS

Cargos por intereses

  • Los intereses se aplican diariamente tanto al impuesto no pagado como a las multas.
  • Las tasas se determinan trimestralmente en función de las tasas federales a corto plazo más tres puntos porcentuales.

Ejemplo: Un pasivo de 10 000$ con multas combinadas de 2 500$ también acumulará intereses hasta que se liquide el saldo total.

Estas multas y cargos por intereses pueden superar rápidamente el pasivo original. Incluso sin el pago total, presentar la declaración anual con prontitud demuestra buena fe y puede permitirle solicitar una exención u otra medida cautelar.

Explicación de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP)

Una de las multas más severas que el IRS puede imponer por remitir indebidamente los impuestos retenidos es la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP). Se aplica a los «impuestos a los fondos fiduciarios», que incluyen el impuesto sobre la renta retenido a los empleados y las retenciones adicionales declaradas en el formulario 945. A diferencia de las multas estándar, el TFRP puede responsabilizar personalmente a las personas por el monto total no pagado, incluso si la empresa no puede pagar.

El IRS usa el TFRP para garantizar que los responsables de recaudar y pagar los impuestos federales no puedan ignorar sus obligaciones. La responsabilidad no requiere la propiedad de la empresa; puede extenderse a cualquier persona con autoridad sobre las decisiones financieras o el acceso a los fondos. La multa equivale al 100% del impuesto impagado, lo que la convierte en una poderosa herramienta para hacer cumplir la ley.

¿Quién puede ser considerado personalmente responsable?

  • El IRS puede imponer la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) a los funcionarios corporativos, como presidentes, tesoreros o directores financieros, que desempeñan un papel importante en la administración de las finanzas.
  • Los socios de sociedades o los miembros de sociedades de responsabilidad limitada también pueden ser considerados responsables de los impuestos impagos a los fondos fiduciarios.
  • Los accionistas que controlen las finanzas o firmen cheques en nombre de la corporación también pueden recibir la multa.
  • Algunos empleados que tienen la autoridad para autorizar el pago de facturas, firmar cheques o decidir qué deudas pagar también pueden ser responsables.

Para aplicar el TFRP, el IRS debe demostrar su intencionalidad. Esto no significa tener la intención de defraudar, sino más bien el conocimiento de la obligación tributaria combinado con la decisión de utilizar los fondos para otros fines. El proceso generalmente comienza con la carta 1153, que otorga a la persona 60 días para responder o presentar una solicitud de apelación.

Los contribuyentes tienen derechos en este proceso, incluido el derecho a remitir el caso a apelaciones, impugnar las determinaciones y presentar pruebas de que no fueron responsables. Dado que el TFRP puede equivaler al importe total del pasivo, es fundamental responder con prontitud y, si es necesario, buscar orientación profesional.

Opciones de resolución si no puede pagar en su totalidad

El saldo pendiente de un Formulario 945 de 2020 sin presentar puede resultar abrumador, pero el IRS ofrece varias vías de resolución. Estas opciones permiten a los empleadores y a los agentes de retención abordar las responsabilidades de buena fe y, al mismo tiempo, evitar acciones de cobro más severas.

Acuerdos de pago a plazos

Un acuerdo de pago a plazos le permite pagar su responsabilidad a lo largo del tiempo.

  • Acuerdos garantizados: Están disponibles si debe 10 000$ o menos en impuestos y puede pagar en un plazo de 36 meses.
  • Acuerdos simplificados: Se ofrecen para saldos de hasta 25 000$ y permiten plazos de reembolso de hasta 72 meses.
  • Acuerdos completos de divulgación financiera: Necesario para saldos más grandes; el IRS revisa los ingresos, los gastos y los activos para determinar lo que puede recaudar y pagar.

Reducción de sanciones

Es posible que reúna los requisitos para que se reduzcan o eliminen los cargos de penalización.

  • Reducción de sanciones por primera vez: Esto se otorga si presentó todas las declaraciones de impuestos del año anterior, pagó o hizo arreglos para pagar y no tiene multas recientes.
  • Alivio por causa razonable: Se aplica cuando circunstancias ajenas a su control impidieron la presentación o el pago oportunos. Algunos ejemplos comunes son los desastres naturales, las enfermedades o la falta de registros. Los contribuyentes pueden revisar la guía del IRS sobre Alivio de la sanción por causa razonable para obtener información sobre los requisitos.
  • Es posible que se requiera una solicitud por escrito o el formulario 843 para reclamar esta compensación.

Oferta de compromiso (OIC)

Una OIC permite la liquidación por menos del monto total adeudado cuando el pago total podría causar dificultades.

  • Dudas sobre la responsabilidad: Se utilizan cuando cree que el IRS ha tasado impuestos de manera incorrecta.
  • Dudas sobre la coleccionabilidad: Se aceptan cuando sus activos e ingresos son inferiores a la deuda.
  • Administración tributaria eficaz: Se otorgan cuando el cobro sería injusto a pesar de su capacidad de pago.
  • El IRS considera los activos, los ingresos, los gastos y los créditos antes de aceptarlos.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

Si no puede pagar sin poner en peligro los gastos básicos de manutención, puede calificar para el CNC.

  • El IRS suspende temporalmente los esfuerzos de cobro.
  • Los intereses y las multas siguen acumulándose, pero la cuenta no se busca activamente.
  • Se deben proporcionar documentos de respaldo, como declaraciones de ingresos, facturas médicas y registros de gastos.

Cada opción tiene requisitos y procedimientos únicos, pero actuar de buena fe (presentar la solicitud con prontitud y comunicarse con el Servicio de Impuestos Internos) puede mejorar sus posibilidades de aprobación y ayudar a limitar la imposición de multas adicionales.

Casos prácticos: escenarios del mundo real

Los ejemplos de la vida real pueden ayudar a ilustrar cómo los diferentes contribuyentes resolvieron los problemas con el formulario 945, las multas y los saldos pendientes de pago. Estos escenarios destacan tanto los errores como las soluciones prácticas.

Ejemplo 1: Presentación tardía de pequeñas empresas con reducción de multas

Una pequeña empresa de servicios para la jubilación no presentó el formulario 945 para el año tributario 2020, por no haber retenido el impuesto federal sobre la renta de las distribuciones de pensiones. Para 2023, las multas habían alcanzado el 25% como máximo. El propietario presentó la declaración de impuestos que faltaba, explicó el descuido de excelente fe y presentó una solicitud de reducción de la multa por primera vez. El IRS aprobó la exención, lo que redujo la responsabilidad y permitió a la empresa pagar solo los impuestos e intereses pendientes de pago.

Ejemplo 2: Caso de responsabilidad por el TFRP de un casino

Un casino retuvo las ganancias de los juegos de azar y las ganancias de los juegos indios, pero utilizó los fondos para cubrir los gastos operativos en lugar de remitirlos. El IRS investigó y emitió una demanda por el total de impuestos adeudados. Los funcionarios corporativos fueron sancionados con una multa por recuperación del fondo fiduciario, lo que los hizo personalmente responsables del monto no pagado. Tras la apelación, solo el director financiero, que tenía autoridad para firmar cheques en nombre de la corporación, siguió siendo responsable. Este caso muestra cómo la responsabilidad suele recaer en quienes controlan las finanzas.

Ejemplo 3: Oferta de compromiso para un negocio cerrado

Una empresa de asesoría de inversiones cerró durante la pandemia, lo que dejó un pasivo de 70 000 USD derivado de una declaración anual de 2020 sin presentar. El antiguo propietario, al no poder pagar el importe total, presentó una oferta de compromiso. Después de revisar las pruebas de ingresos, activos y dificultades económicas, el IRS aceptó un acuerdo por un monto menor. Este resultado reflejó la capacidad limitada del contribuyente para recaudar fondos y la intención de buena fe de resolver la deuda.

Estos casos muestran que, si bien el IRS hace cumplir estrictamente el cumplimiento, también brinda vías de alivio cuando los contribuyentes actúan de manera responsable y se relacionan con la agencia.

Cómo prevenir futuros problemas de presentación

Una vez que haya resuelto un saldo pendiente o abordado una declaración de impuestos atrasada, es esencial evitar que se repita el problema. El IRS espera que el cumplimiento sea continuo, y la presentación constante protege a su empresa de multas o cargos por intereses adicionales.

Conozca los plazos

El formulario 945 vence el 31 de enero siguiente al año tributario del que se informa. Si hizo los depósitos a tiempo, es posible que tenga hasta el 10 de febrero. Marcar estas fechas en su calendario ayuda a asegurarse de no perder una fecha límite.

Utilice las opciones de presentación electrónica

Presentar su declaración anual electrónicamente es más rápido y seguro, y confirma la recepción. La presentación electrónica también reduce el riesgo de perder el correo o de demoras en el procesamiento, lo que podría resultar en avisos de presentación tardía.

Adopte las mejores prácticas de cumplimiento

Las empresas pueden reducir el riesgo de errores integrando el archivado en sus operaciones rutinarias. Las mejores prácticas incluyen:

  • Establezca recordatorios para hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento de las declaraciones y los cronogramas de depósitos.
  • Mantenga registros organizados, como los formularios 1099-R, W-2G y los estados de cuenta bancarios.
  • Designe personal de respaldo que pueda gestionar el cumplimiento tributario en caso de ausencia.
  • Revise las declaraciones con regularidad para confirmar que el monto total declarado coincide con los depósitos.

Busque apoyo profesional

Las situaciones de retención complejas pueden requerir la ayuda de profesionales de impuestos. Los contadores o los agentes inscritos pueden ayudar a calcular las obligaciones, preparar los formularios correctamente y consultar las directrices pertinentes del IRS. Su experiencia también puede ayudar con una solicitud de reducción, una solicitud de reembolso o para afrontar los cambios en la legislación tributaria.

Conservar registros

Conserve todos los documentos de respaldo durante al menos cuatro años. Esto incluye las presentaciones anteriores, la correspondencia del IRS y cualquier crédito aplicado a períodos futuros. Mantener registros adecuados le permite responder rápidamente si el IRS emite una notificación o una auditoría.

Al combinar la presentación oportuna, el mantenimiento de registros precisos y el asesoramiento profesional cuando sea necesario, los empleadores pueden prevenir futuros problemas de cumplimiento y evitar la acumulación de sanciones innecesarias.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo vence el formulario 945 cada año?

El formulario 945 generalmente vence el 31 de enero siguiente al año tributario que está declarando. Si todos los impuestos retenidos se depositaron a tiempo, el IRS permite hasta el 10 de febrero. La presentación después de la fecha límite puede conllevar una multa por presentación tardía, por lo que es fundamental marcar esta fecha límite para evitar costos innecesarios y avisos del Servicio de Impuestos Internos.

¿Tengo que presentar una solicitud si no he realizado ninguna actividad de retención?

Si su empresa u organización no tenía pagos no relacionados con la nómina sujetos a retenciones, no necesita presentar el formulario 945. Sin embargo, la presentación es obligatoria si tan solo un pago requiere una retención adicional o la recaudación de impuestos sobre las ganancias del juego o las pensiones. No presentar la declaración cuando es necesario puede conllevar la imposición de multas, independientemente de si el monto impagado de impuestos es pequeño o grande.

¿Se puede presentar electrónicamente el formulario 945?

Sí, el IRS recomienda presentar el Formulario 945 electrónicamente a través de proveedores autorizados de presentación electrónica. La presentación electrónica reduce los errores de procesamiento, confirma la presentación puntual y evita posibles problemas de pérdida de correo. La presentación electrónica también ayuda a garantizar que su declaración de impuestos refleje el número de identificación del empleador correcto y el total de impuestos declarado. El uso de la presentación electrónica es una forma eficaz de evitar multas o cargos por intereses innecesarios derivados de las demoras en la presentación de documentos.

¿Qué pasa si descubro errores después de la presentación?

Si se da cuenta de un error después de presentar el formulario 945, debe corregirlo utilizando el formulario 945-X, la declaración anual ajustada. Este formulario le permite modificar los montos declarados y solicitar un reembolso o un ajuste si pagó de más. Las correcciones deben hacerse de buena fe, proporcionando al IRS los detalles justificativos. Las correcciones oportunas ayudan a limitar las multas y los intereses y a prevenir problemas de cumplimiento en el próximo período.

¿Pueden las multas superar mi impuesto original adeudado?

Sí, en muchos casos, las multas y los cargos por intereses aumentan hasta superar el impuesto original no pagado. Por ejemplo, las multas por no presentar la declaración llegan hasta el 25% del importe pendiente de pago, mientras que las multas por pago atrasado y los intereses acumulados diariamente agravan el saldo. Cuanto más tiempo permanezca sin resolver el saldo pendiente de pago, mayor será el importe total adeudado, que puede superar los impuestos retenidos declarados originalmente en la declaración anual.

¿Cuánto tiempo tiene el IRS para evaluar las multas por un formulario 945 no presentado?

Si nunca presenta el Formulario 945, no hay ningún plazo de prescripción, lo que significa que el IRS puede imponer multas en cualquier momento. Si presenta la solicitud con retraso, el IRS generalmente tiene tres años a partir de la fecha límite original para revisar y emitir las evaluaciones. Se insta a los empleadores a actuar con rapidez, recopilar los registros y archivarlos, incluso si el pago total no se puede realizar de inmediato.

¿Debo contratar a un profesional de impuestos para que me ayude?

Sí, contratar a un profesional de impuestos calificado puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo. Pueden ayudar a calcular las responsabilidades, garantizar el cumplimiento de la ley del IRS y preparar una solicitud sólida de alivio o exención de multas. Los profesionales también pueden guiarlo sobre cómo presentar el formulario 945, tramitar las solicitudes de reembolso y actuar en su nombre ante el IRS para resolver los saldos pendientes de pago de manera eficaz.

Frequently Asked Questions

Unfiled Returns by Year & Form Type

Formulario 945 de 2020 sin presentar: cómo presentarlo, sanciones y opciones de ayuda

El formulario 945, o Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido, es el formulario que deben presentar las empresas cuando retienen el impuesto federal sobre la renta de los pagos no relacionados con la nómina, como pensiones, anualidades y ciertas ganancias de juegos de azar. A diferencia de las declaraciones de impuestos sobre la nómina, que se presentan trimestralmente, el formulario 945 cubre todo el año tributario y consolida la retención en una declaración anual. Presentar el formulario 945 a tiempo garantiza que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tenga un registro preciso de los impuestos retenidos y evita multas innecesarias.

Si no presentó su Formulario 945 de 2020, es esencial que actúe con rapidez. Una declaración de impuestos sin presentar puede acumular multas, cargos por intereses y un saldo pendiente que puede superar el monto original adeudado. El IRS se toma muy en serio los formularios no presentados y, cuanto más se demore, más difícil será resolver el problema. Abordar el asunto de buena fe (presentarlos lo antes posible y comunicarse con el IRS si no puede pagar de inmediato) puede reducir el riesgo de consecuencias más graves.

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso para presentar el formulario 945, explica los diferentes tipos de multas y multas por pago atrasado que puede enfrentar y describe las opciones de resolución disponibles, como los acuerdos de pago a plazos y la reducción de multas. También destaca las reglas especiales, incluida la multa por recuperación de fondos fiduciarios, que pueden afectar personalmente a los propietarios de negocios y a los funcionarios financieros. Al final, lo entenderás.

¿Qué es el formulario 945 y quién debe presentarlo?

El formulario 945 es un formulario del IRS titulado Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido. Se usa para declarar el impuesto federal sobre la renta retenido de los pagos no relacionados con la nómina, que difieren de los salarios declarados en el formulario 941 cada trimestre. En cambio, el formulario 945 cubre todo el año tributario en una sola presentación, lo que lo convierte en una obligación anual para empresas y organizaciones específicas.

A diferencia de los impuestos sobre la nómina que involucran contribuciones al Seguro Social y Medicare, el formulario 945 informa estrictamente los impuestos retenidos de fuentes no salariales. Esta distinción es importante porque si no se presenta el formulario correcto, es posible que se presenten informes incorrectos, se impongan multas y se cobren intereses adicionales. Los empleadores deben saber cuándo se aplica el formulario 941 y cuándo se requiere el formulario 945. Para obtener una guía completa del IRS, consulte Acerca del formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido.

Es posible que tengas que presentar el formulario 945 si tu empresa es responsable de la retención adicional o de la retención de ciertas distribuciones y premios. Por lo general, los siguientes grupos deben presentar la solicitud:

  • Algunas empresas y corporaciones realizan pagos que están sujetos a retenciones, como pensiones o anualidades.
  • Los casinos y otros establecimientos de juego están obligados a emitir ganancias de juego declarables cuando los pagos alcancen los umbrales del IRS.
  • Las entidades u organizaciones gubernamentales pagan los beneficios del Seguro Social cuando el beneficiario ha optado por la retención voluntaria.
  • Las corporaciones nativas de Alaska distribuyen dividendos o beneficios sujetos a impuestos que deben declararse y estar sujetos a retención.
  • Los empleadores o agentes de retención que actúen en nombre de otros son responsables de informar adecuadamente todas las retenciones requeridas.

Los requisitos de presentación también se aplican incluso si solo tiene un pago que requiere retención durante el período. Sin embargo, no es necesario que presente la solicitud si no hubo retenciones. Cumplir con las normas garantiza que su número de identificación patronal (EIN) se mantenga al día con el IRS, evita multas por presentación tardía y demuestra que su empresa cumple con la ley federal.

Pagos que requieren la presentación del formulario 945

El IRS exige que se presente el formulario 945 cuando ciertos pagos no relacionados con la nómina están sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta. Estos pagos se dividen en algunas categorías comunes, cada una con reglas y ejemplos.

Distribuciones de jubilación y pensiones

El impuesto federal sobre la renta debe retenerse de muchos pagos relacionados con la jubilación. Algunos ejemplos son:

  • Los retiros de los planes 401 (k) y 403 (b) patrocinados por el empleador están sujetos a impuestos y requieren una retención.
  • Las distribuciones tradicionales de las IRA también son retiros sujetos a impuestos de cuentas de jubilación individuales, y se deben retener los impuestos federales.
  • Las pensiones y anualidades se consideran ingresos regulares recibidos de los beneficios de jubilación, por lo que están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los pagos de jubilación militar realizados a antiguos miembros del servicio se consideran ingresos imponibles y también requieren una retención.

Ganancias de juegos de azar y lotería

Los casinos, loterías y otras instituciones de juego deben retener y declarar las ganancias que superen ciertos umbrales. Esto incluye:

  • Las ganancias de casino de máquinas tragamonedas, juegos de cartas y otras fuentes de juego reguladas están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los premios de la lotería, ya sea que se tomen como pago único o en cuotas, deben tener impuestos retenidos antes del pago.
  • Las ganancias de las apuestas deportivas procedentes de apuestas en línea o en persona que generen pagos sujetos a impuestos también están sujetas a retención.
  • Las ganancias de los juegos de azar de la India, como las distribuciones de las operaciones de juego en tierras tribales, se consideran ingresos imponibles y requieren retención.

Otros pagos no relacionados con la nómina

Además de los ingresos por jubilación y juegos de azar, el formulario 945 se aplica a otros tipos de pago, que incluyen:

  • Se requiere una retención adicional cuando el beneficiario no proporciona un número de identificación fiscal válido o cuando el IRS emite una notificación para iniciar la retención.
  • La retención voluntaria del Seguro Social es una opción que eligen las personas que desean que los impuestos federales sobre la renta se retengan directamente de sus beneficios.
  • Ciertos pagos del gobierno están sujetos a retenciones cuando el destinatario ha elegido que se retengan los impuestos de los desembolsos federales.
  • Las distribuciones de Alaska Native Corporation, incluidos los dividendos u otros pagos imponibles a los accionistas, también deben cumplir con los requisitos federales de retención.

Si su empresa u organización realiza alguno de estos pagos, por lo general se le exige que presente el formulario 945. La presentación de informes adecuada garantiza el cumplimiento de la ley tributaria federal y evita multas por no recaudar o remitir el total correcto de los impuestos adeudados.

Proceso paso a paso para presentar un formulario 945 de 2020 sin presentar

La presentación de un formulario 945 de 2020 sin presentar requiere recopilar información precisa, utilizar los recursos correctos del IRS y completar el formulario con cuidado. Siga estos pasos para garantizar el cumplimiento y reducir el riesgo de que se impongan multas adicionales.

1. Reúna la documentación requerida

Antes de completar el formulario, recopile los registros que reflejen sus impuestos retenidos durante el año tributario 2020. Estos pueden incluir:

  • La correspondencia del IRS relacionada con las declaraciones faltantes o no presentadas debe conservarse como parte de sus registros.
  • Los registros de depósitos bancarios que muestren los depósitos de impuestos federales deben conservarse para fines de verificación.
  • El formulario 1099-MISC es obligatorio para declarar los pagos que no son empleados y que están sujetos a retenciones adicionales.
  • El formulario W-2G se usa para declarar las ganancias de juegos de azar que cumplen con los umbrales de declaración del IRS.
  • El formulario 1099-R se usa para declarar las distribuciones de jubilación o pensión que pueden estar sujetas a impuestos.

Los registros precisos lo ayudarán a calcular el monto total adeudado y a evitar errores.

2. Obtenga los formularios e instrucciones correctos

Utilice siempre los recursos oficiales del IRS al preparar una declaración anual.

  • Descargue el formulario 945 de 2020 y las instrucciones correspondientes de IRS.gov (no la versión del año actual).
  • Revise la declaración anual ajustada (formulario 945-X) si debe corregir una declaración de impuestos presentada anteriormente.
  • Utilice el formulario 945-A (Registro de obligaciones tributarias federales) o el formulario 945-V (comprobante de pago), si corresponde.
  • Verifique que su número de identificación patronal (EIN) y los detalles de su empresa coincidan exactamente con los registros del IRS.

3. Complete el formulario una línea a la vez.

Al rellenar el formulario, preste mucha atención a cada sección:

  • Línea 1: Impuesto federal sobre la renta retenido: Introduzca los impuestos retenidos de las pensiones, las anualidades, la jubilación militar y las ganancias de los juegos de azar de la India.
  • Línea 2 - Retención complementaria: Informe todos los montos de retención adicionales, incluidos los de las ganancias de juegos de azar.
  • Línea 3 - Total de impuestos: Para calcular, suma los importes de las líneas 1 y 2. Esta cifra debe ser igual a la responsabilidad declarada.
  • Línea 4 - Depósitos totales: Introduzca los depósitos realizados durante 2020, incluidos los créditos o sobrepagos del año anterior.
  • Línea 5 - Equilibrio. Vencimiento: Si el monto pendiente de pago supera los depósitos, declare la diferencia como su responsabilidad.
  • Línea 6 - Sobrepago: Indique si el IRS debe emitir un reembolso o aplicarlo al próximo año tributario.
  • Línea 7 - Resumen mensual: Esto es obligatorio si su impuesto total fue de $2,500 o más y usted depositó mensualmente.

Comprueba todas las entradas. Incluso los errores menores pueden retrasar el procesamiento, provocar una notificación de presentación tardía o aumentar su saldo pendiente de pago. La presentación de la declaración a tiempo y de buena fe reduce el riesgo de que se impongan multas y cargos por intereses máximos.

Multas e intereses del IRS por presentación tardía

No presentar el formulario 945 a tiempo puede conllevar múltiples multas y cargos por intereses continuos. El IRS aplica estas tarifas para fomentar el cumplimiento y, si no se resuelven, puede aumentar significativamente el saldo pendiente de pago. Comprender cómo funciona cada multa le ayuda a calcular los costos potenciales y a planificar una estrategia para resolverla.

Sanción por no presentar la solicitud

  • Esta multa equivale al 5% del impuesto no pagado por cada mes, o cualquier parte del mes, en que la declaración de impuestos se presente con retraso. La multa máxima es del 25% del importe pendiente de pago.

Ejemplo: Si su impuesto total fue de $8,000 y presentó su declaración con seis meses de retraso, el IRS le impondrá una multa de $2,000 ($8,000 × 25%).

Multa por falta de pago

  • Esta multa por pago atrasado es del 0,5% del saldo pendiente de pago. Para cada mes, el impuesto permanece sin pagar después de la fecha de vencimiento original.
  • Continúa hasta que se pague el importe total o alcance el 25%.

Ejemplo: Si debe 5000$ en impuestos y no los ha pagado durante 12 meses, la multa sería de 300$ (5000$ × 6%).

Multa por no depositar

  • Esto se aplica si los empleadores no depositan los impuestos retenidos de manera correcta o puntual.
  • Las tasas varían según el retraso del depósito:
    • 2% para depósitos realizados con 1 a 5 días de retraso
    • 5% para depósitos realizados con 6 a 15 días de retraso
    • 10% para depósitos realizados con más de 15 días de retraso
    • 15% si el pago no se ha pagado durante más de 10 días después de la notificación de demanda del IRS

Cargos por intereses

  • Los intereses se aplican diariamente tanto al impuesto no pagado como a las multas.
  • Las tasas se determinan trimestralmente en función de las tasas federales a corto plazo más tres puntos porcentuales.

Ejemplo: Un pasivo de 10 000$ con multas combinadas de 2 500$ también acumulará intereses hasta que se liquide el saldo total.

Estas multas y cargos por intereses pueden superar rápidamente el pasivo original. Incluso sin el pago total, presentar la declaración anual con prontitud demuestra buena fe y puede permitirle solicitar una exención u otra medida cautelar.

Explicación de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP)

Una de las multas más severas que el IRS puede imponer por remitir indebidamente los impuestos retenidos es la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP). Se aplica a los «impuestos a los fondos fiduciarios», que incluyen el impuesto sobre la renta retenido a los empleados y las retenciones adicionales declaradas en el formulario 945. A diferencia de las multas estándar, el TFRP puede responsabilizar personalmente a las personas por el monto total no pagado, incluso si la empresa no puede pagar.

El IRS usa el TFRP para garantizar que los responsables de recaudar y pagar los impuestos federales no puedan ignorar sus obligaciones. La responsabilidad no requiere la propiedad de la empresa; puede extenderse a cualquier persona con autoridad sobre las decisiones financieras o el acceso a los fondos. La multa equivale al 100% del impuesto impagado, lo que la convierte en una poderosa herramienta para hacer cumplir la ley.

¿Quién puede ser considerado personalmente responsable?

  • El IRS puede imponer la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) a los funcionarios corporativos, como presidentes, tesoreros o directores financieros, que desempeñan un papel importante en la administración de las finanzas.
  • Los socios de sociedades o los miembros de sociedades de responsabilidad limitada también pueden ser considerados responsables de los impuestos impagos a los fondos fiduciarios.
  • Los accionistas que controlen las finanzas o firmen cheques en nombre de la corporación también pueden recibir la multa.
  • Algunos empleados que tienen la autoridad para autorizar el pago de facturas, firmar cheques o decidir qué deudas pagar también pueden ser responsables.

Para aplicar el TFRP, el IRS debe demostrar su intencionalidad. Esto no significa tener la intención de defraudar, sino más bien el conocimiento de la obligación tributaria combinado con la decisión de utilizar los fondos para otros fines. El proceso generalmente comienza con la carta 1153, que otorga a la persona 60 días para responder o presentar una solicitud de apelación.

Los contribuyentes tienen derechos en este proceso, incluido el derecho a remitir el caso a apelaciones, impugnar las determinaciones y presentar pruebas de que no fueron responsables. Dado que el TFRP puede equivaler al importe total del pasivo, es fundamental responder con prontitud y, si es necesario, buscar orientación profesional.

Opciones de resolución si no puede pagar en su totalidad

El saldo pendiente de un Formulario 945 de 2020 sin presentar puede resultar abrumador, pero el IRS ofrece varias vías de resolución. Estas opciones permiten a los empleadores y a los agentes de retención abordar las responsabilidades de buena fe y, al mismo tiempo, evitar acciones de cobro más severas.

Acuerdos de pago a plazos

Un acuerdo de pago a plazos le permite pagar su responsabilidad a lo largo del tiempo.

  • Acuerdos garantizados: Están disponibles si debe 10 000$ o menos en impuestos y puede pagar en un plazo de 36 meses.
  • Acuerdos simplificados: Se ofrecen para saldos de hasta 25 000$ y permiten plazos de reembolso de hasta 72 meses.
  • Acuerdos completos de divulgación financiera: Necesario para saldos más grandes; el IRS revisa los ingresos, los gastos y los activos para determinar lo que puede recaudar y pagar.

Reducción de sanciones

Es posible que reúna los requisitos para que se reduzcan o eliminen los cargos de penalización.

  • Reducción de sanciones por primera vez: Esto se otorga si presentó todas las declaraciones de impuestos del año anterior, pagó o hizo arreglos para pagar y no tiene multas recientes.
  • Alivio por causa razonable: Se aplica cuando circunstancias ajenas a su control impidieron la presentación o el pago oportunos. Algunos ejemplos comunes son los desastres naturales, las enfermedades o la falta de registros. Los contribuyentes pueden revisar la guía del IRS sobre Alivio de la sanción por causa razonable para obtener información sobre los requisitos.
  • Es posible que se requiera una solicitud por escrito o el formulario 843 para reclamar esta compensación.

Oferta de compromiso (OIC)

Una OIC permite la liquidación por menos del monto total adeudado cuando el pago total podría causar dificultades.

  • Dudas sobre la responsabilidad: Se utilizan cuando cree que el IRS ha tasado impuestos de manera incorrecta.
  • Dudas sobre la coleccionabilidad: Se aceptan cuando sus activos e ingresos son inferiores a la deuda.
  • Administración tributaria eficaz: Se otorgan cuando el cobro sería injusto a pesar de su capacidad de pago.
  • El IRS considera los activos, los ingresos, los gastos y los créditos antes de aceptarlos.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

Si no puede pagar sin poner en peligro los gastos básicos de manutención, puede calificar para el CNC.

  • El IRS suspende temporalmente los esfuerzos de cobro.
  • Los intereses y las multas siguen acumulándose, pero la cuenta no se busca activamente.
  • Se deben proporcionar documentos de respaldo, como declaraciones de ingresos, facturas médicas y registros de gastos.

Cada opción tiene requisitos y procedimientos únicos, pero actuar de buena fe (presentar la solicitud con prontitud y comunicarse con el Servicio de Impuestos Internos) puede mejorar sus posibilidades de aprobación y ayudar a limitar la imposición de multas adicionales.

Casos prácticos: escenarios del mundo real

Los ejemplos de la vida real pueden ayudar a ilustrar cómo los diferentes contribuyentes resolvieron los problemas con el formulario 945, las multas y los saldos pendientes de pago. Estos escenarios destacan tanto los errores como las soluciones prácticas.

Ejemplo 1: Presentación tardía de pequeñas empresas con reducción de multas

Una pequeña empresa de servicios para la jubilación no presentó el formulario 945 para el año tributario 2020, por no haber retenido el impuesto federal sobre la renta de las distribuciones de pensiones. Para 2023, las multas habían alcanzado el 25% como máximo. El propietario presentó la declaración de impuestos que faltaba, explicó el descuido de excelente fe y presentó una solicitud de reducción de la multa por primera vez. El IRS aprobó la exención, lo que redujo la responsabilidad y permitió a la empresa pagar solo los impuestos e intereses pendientes de pago.

Ejemplo 2: Caso de responsabilidad por el TFRP de un casino

Un casino retuvo las ganancias de los juegos de azar y las ganancias de los juegos indios, pero utilizó los fondos para cubrir los gastos operativos en lugar de remitirlos. El IRS investigó y emitió una demanda por el total de impuestos adeudados. Los funcionarios corporativos fueron sancionados con una multa por recuperación del fondo fiduciario, lo que los hizo personalmente responsables del monto no pagado. Tras la apelación, solo el director financiero, que tenía autoridad para firmar cheques en nombre de la corporación, siguió siendo responsable. Este caso muestra cómo la responsabilidad suele recaer en quienes controlan las finanzas.

Ejemplo 3: Oferta de compromiso para un negocio cerrado

Una empresa de asesoría de inversiones cerró durante la pandemia, lo que dejó un pasivo de 70 000 USD derivado de una declaración anual de 2020 sin presentar. El antiguo propietario, al no poder pagar el importe total, presentó una oferta de compromiso. Después de revisar las pruebas de ingresos, activos y dificultades económicas, el IRS aceptó un acuerdo por un monto menor. Este resultado reflejó la capacidad limitada del contribuyente para recaudar fondos y la intención de buena fe de resolver la deuda.

Estos casos muestran que, si bien el IRS hace cumplir estrictamente el cumplimiento, también brinda vías de alivio cuando los contribuyentes actúan de manera responsable y se relacionan con la agencia.

Cómo prevenir futuros problemas de presentación

Una vez que haya resuelto un saldo pendiente o abordado una declaración de impuestos atrasada, es esencial evitar que se repita el problema. El IRS espera que el cumplimiento sea continuo, y la presentación constante protege a su empresa de multas o cargos por intereses adicionales.

Conozca los plazos

El formulario 945 vence el 31 de enero siguiente al año tributario del que se informa. Si hizo los depósitos a tiempo, es posible que tenga hasta el 10 de febrero. Marcar estas fechas en su calendario ayuda a asegurarse de no perder una fecha límite.

Utilice las opciones de presentación electrónica

Presentar su declaración anual electrónicamente es más rápido y seguro, y confirma la recepción. La presentación electrónica también reduce el riesgo de perder el correo o de demoras en el procesamiento, lo que podría resultar en avisos de presentación tardía.

Adopte las mejores prácticas de cumplimiento

Las empresas pueden reducir el riesgo de errores integrando el archivado en sus operaciones rutinarias. Las mejores prácticas incluyen:

  • Establezca recordatorios para hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento de las declaraciones y los cronogramas de depósitos.
  • Mantenga registros organizados, como los formularios 1099-R, W-2G y los estados de cuenta bancarios.
  • Designe personal de respaldo que pueda gestionar el cumplimiento tributario en caso de ausencia.
  • Revise las declaraciones con regularidad para confirmar que el monto total declarado coincide con los depósitos.

Busque apoyo profesional

Las situaciones de retención complejas pueden requerir la ayuda de profesionales de impuestos. Los contadores o los agentes inscritos pueden ayudar a calcular las obligaciones, preparar los formularios correctamente y consultar las directrices pertinentes del IRS. Su experiencia también puede ayudar con una solicitud de reducción, una solicitud de reembolso o para afrontar los cambios en la legislación tributaria.

Conservar registros

Conserve todos los documentos de respaldo durante al menos cuatro años. Esto incluye las presentaciones anteriores, la correspondencia del IRS y cualquier crédito aplicado a períodos futuros. Mantener registros adecuados le permite responder rápidamente si el IRS emite una notificación o una auditoría.

Al combinar la presentación oportuna, el mantenimiento de registros precisos y el asesoramiento profesional cuando sea necesario, los empleadores pueden prevenir futuros problemas de cumplimiento y evitar la acumulación de sanciones innecesarias.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo vence el formulario 945 cada año?

El formulario 945 generalmente vence el 31 de enero siguiente al año tributario que está declarando. Si todos los impuestos retenidos se depositaron a tiempo, el IRS permite hasta el 10 de febrero. La presentación después de la fecha límite puede conllevar una multa por presentación tardía, por lo que es fundamental marcar esta fecha límite para evitar costos innecesarios y avisos del Servicio de Impuestos Internos.

¿Tengo que presentar una solicitud si no he realizado ninguna actividad de retención?

Si su empresa u organización no tenía pagos no relacionados con la nómina sujetos a retenciones, no necesita presentar el formulario 945. Sin embargo, la presentación es obligatoria si tan solo un pago requiere una retención adicional o la recaudación de impuestos sobre las ganancias del juego o las pensiones. No presentar la declaración cuando es necesario puede conllevar la imposición de multas, independientemente de si el monto impagado de impuestos es pequeño o grande.

¿Se puede presentar electrónicamente el formulario 945?

Sí, el IRS recomienda presentar el Formulario 945 electrónicamente a través de proveedores autorizados de presentación electrónica. La presentación electrónica reduce los errores de procesamiento, confirma la presentación puntual y evita posibles problemas de pérdida de correo. La presentación electrónica también ayuda a garantizar que su declaración de impuestos refleje el número de identificación del empleador correcto y el total de impuestos declarado. El uso de la presentación electrónica es una forma eficaz de evitar multas o cargos por intereses innecesarios derivados de las demoras en la presentación de documentos.

¿Qué pasa si descubro errores después de la presentación?

Si se da cuenta de un error después de presentar el formulario 945, debe corregirlo utilizando el formulario 945-X, la declaración anual ajustada. Este formulario le permite modificar los montos declarados y solicitar un reembolso o un ajuste si pagó de más. Las correcciones deben hacerse de buena fe, proporcionando al IRS los detalles justificativos. Las correcciones oportunas ayudan a limitar las multas y los intereses y a prevenir problemas de cumplimiento en el próximo período.

¿Pueden las multas superar mi impuesto original adeudado?

Sí, en muchos casos, las multas y los cargos por intereses aumentan hasta superar el impuesto original no pagado. Por ejemplo, las multas por no presentar la declaración llegan hasta el 25% del importe pendiente de pago, mientras que las multas por pago atrasado y los intereses acumulados diariamente agravan el saldo. Cuanto más tiempo permanezca sin resolver el saldo pendiente de pago, mayor será el importe total adeudado, que puede superar los impuestos retenidos declarados originalmente en la declaración anual.

¿Cuánto tiempo tiene el IRS para evaluar las multas por un formulario 945 no presentado?

Si nunca presenta el Formulario 945, no hay ningún plazo de prescripción, lo que significa que el IRS puede imponer multas en cualquier momento. Si presenta la solicitud con retraso, el IRS generalmente tiene tres años a partir de la fecha límite original para revisar y emitir las evaluaciones. Se insta a los empleadores a actuar con rapidez, recopilar los registros y archivarlos, incluso si el pago total no se puede realizar de inmediato.

¿Debo contratar a un profesional de impuestos para que me ayude?

Sí, contratar a un profesional de impuestos calificado puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo. Pueden ayudar a calcular las responsabilidades, garantizar el cumplimiento de la ley del IRS y preparar una solicitud sólida de alivio o exención de multas. Los profesionales también pueden guiarlo sobre cómo presentar el formulario 945, tramitar las solicitudes de reembolso y actuar en su nombre ante el IRS para resolver los saldos pendientes de pago de manera eficaz.

Frequently Asked Questions

Formulario 945 de 2020 sin presentar: cómo presentarlo, sanciones y opciones de ayuda

El formulario 945, o Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido, es el formulario que deben presentar las empresas cuando retienen el impuesto federal sobre la renta de los pagos no relacionados con la nómina, como pensiones, anualidades y ciertas ganancias de juegos de azar. A diferencia de las declaraciones de impuestos sobre la nómina, que se presentan trimestralmente, el formulario 945 cubre todo el año tributario y consolida la retención en una declaración anual. Presentar el formulario 945 a tiempo garantiza que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tenga un registro preciso de los impuestos retenidos y evita multas innecesarias.

Si no presentó su Formulario 945 de 2020, es esencial que actúe con rapidez. Una declaración de impuestos sin presentar puede acumular multas, cargos por intereses y un saldo pendiente que puede superar el monto original adeudado. El IRS se toma muy en serio los formularios no presentados y, cuanto más se demore, más difícil será resolver el problema. Abordar el asunto de buena fe (presentarlos lo antes posible y comunicarse con el IRS si no puede pagar de inmediato) puede reducir el riesgo de consecuencias más graves.

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso para presentar el formulario 945, explica los diferentes tipos de multas y multas por pago atrasado que puede enfrentar y describe las opciones de resolución disponibles, como los acuerdos de pago a plazos y la reducción de multas. También destaca las reglas especiales, incluida la multa por recuperación de fondos fiduciarios, que pueden afectar personalmente a los propietarios de negocios y a los funcionarios financieros. Al final, lo entenderás.

¿Qué es el formulario 945 y quién debe presentarlo?

El formulario 945 es un formulario del IRS titulado Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido. Se usa para declarar el impuesto federal sobre la renta retenido de los pagos no relacionados con la nómina, que difieren de los salarios declarados en el formulario 941 cada trimestre. En cambio, el formulario 945 cubre todo el año tributario en una sola presentación, lo que lo convierte en una obligación anual para empresas y organizaciones específicas.

A diferencia de los impuestos sobre la nómina que involucran contribuciones al Seguro Social y Medicare, el formulario 945 informa estrictamente los impuestos retenidos de fuentes no salariales. Esta distinción es importante porque si no se presenta el formulario correcto, es posible que se presenten informes incorrectos, se impongan multas y se cobren intereses adicionales. Los empleadores deben saber cuándo se aplica el formulario 941 y cuándo se requiere el formulario 945. Para obtener una guía completa del IRS, consulte Acerca del formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido.

Es posible que tengas que presentar el formulario 945 si tu empresa es responsable de la retención adicional o de la retención de ciertas distribuciones y premios. Por lo general, los siguientes grupos deben presentar la solicitud:

  • Algunas empresas y corporaciones realizan pagos que están sujetos a retenciones, como pensiones o anualidades.
  • Los casinos y otros establecimientos de juego están obligados a emitir ganancias de juego declarables cuando los pagos alcancen los umbrales del IRS.
  • Las entidades u organizaciones gubernamentales pagan los beneficios del Seguro Social cuando el beneficiario ha optado por la retención voluntaria.
  • Las corporaciones nativas de Alaska distribuyen dividendos o beneficios sujetos a impuestos que deben declararse y estar sujetos a retención.
  • Los empleadores o agentes de retención que actúen en nombre de otros son responsables de informar adecuadamente todas las retenciones requeridas.

Los requisitos de presentación también se aplican incluso si solo tiene un pago que requiere retención durante el período. Sin embargo, no es necesario que presente la solicitud si no hubo retenciones. Cumplir con las normas garantiza que su número de identificación patronal (EIN) se mantenga al día con el IRS, evita multas por presentación tardía y demuestra que su empresa cumple con la ley federal.

Pagos que requieren la presentación del formulario 945

El IRS exige que se presente el formulario 945 cuando ciertos pagos no relacionados con la nómina están sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta. Estos pagos se dividen en algunas categorías comunes, cada una con reglas y ejemplos.

Distribuciones de jubilación y pensiones

El impuesto federal sobre la renta debe retenerse de muchos pagos relacionados con la jubilación. Algunos ejemplos son:

  • Los retiros de los planes 401 (k) y 403 (b) patrocinados por el empleador están sujetos a impuestos y requieren una retención.
  • Las distribuciones tradicionales de las IRA también son retiros sujetos a impuestos de cuentas de jubilación individuales, y se deben retener los impuestos federales.
  • Las pensiones y anualidades se consideran ingresos regulares recibidos de los beneficios de jubilación, por lo que están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los pagos de jubilación militar realizados a antiguos miembros del servicio se consideran ingresos imponibles y también requieren una retención.

Ganancias de juegos de azar y lotería

Los casinos, loterías y otras instituciones de juego deben retener y declarar las ganancias que superen ciertos umbrales. Esto incluye:

  • Las ganancias de casino de máquinas tragamonedas, juegos de cartas y otras fuentes de juego reguladas están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los premios de la lotería, ya sea que se tomen como pago único o en cuotas, deben tener impuestos retenidos antes del pago.
  • Las ganancias de las apuestas deportivas procedentes de apuestas en línea o en persona que generen pagos sujetos a impuestos también están sujetas a retención.
  • Las ganancias de los juegos de azar de la India, como las distribuciones de las operaciones de juego en tierras tribales, se consideran ingresos imponibles y requieren retención.

Otros pagos no relacionados con la nómina

Además de los ingresos por jubilación y juegos de azar, el formulario 945 se aplica a otros tipos de pago, que incluyen:

  • Se requiere una retención adicional cuando el beneficiario no proporciona un número de identificación fiscal válido o cuando el IRS emite una notificación para iniciar la retención.
  • La retención voluntaria del Seguro Social es una opción que eligen las personas que desean que los impuestos federales sobre la renta se retengan directamente de sus beneficios.
  • Ciertos pagos del gobierno están sujetos a retenciones cuando el destinatario ha elegido que se retengan los impuestos de los desembolsos federales.
  • Las distribuciones de Alaska Native Corporation, incluidos los dividendos u otros pagos imponibles a los accionistas, también deben cumplir con los requisitos federales de retención.

Si su empresa u organización realiza alguno de estos pagos, por lo general se le exige que presente el formulario 945. La presentación de informes adecuada garantiza el cumplimiento de la ley tributaria federal y evita multas por no recaudar o remitir el total correcto de los impuestos adeudados.

Proceso paso a paso para presentar un formulario 945 de 2020 sin presentar

La presentación de un formulario 945 de 2020 sin presentar requiere recopilar información precisa, utilizar los recursos correctos del IRS y completar el formulario con cuidado. Siga estos pasos para garantizar el cumplimiento y reducir el riesgo de que se impongan multas adicionales.

1. Reúna la documentación requerida

Antes de completar el formulario, recopile los registros que reflejen sus impuestos retenidos durante el año tributario 2020. Estos pueden incluir:

  • La correspondencia del IRS relacionada con las declaraciones faltantes o no presentadas debe conservarse como parte de sus registros.
  • Los registros de depósitos bancarios que muestren los depósitos de impuestos federales deben conservarse para fines de verificación.
  • El formulario 1099-MISC es obligatorio para declarar los pagos que no son empleados y que están sujetos a retenciones adicionales.
  • El formulario W-2G se usa para declarar las ganancias de juegos de azar que cumplen con los umbrales de declaración del IRS.
  • El formulario 1099-R se usa para declarar las distribuciones de jubilación o pensión que pueden estar sujetas a impuestos.

Los registros precisos lo ayudarán a calcular el monto total adeudado y a evitar errores.

2. Obtenga los formularios e instrucciones correctos

Utilice siempre los recursos oficiales del IRS al preparar una declaración anual.

  • Descargue el formulario 945 de 2020 y las instrucciones correspondientes de IRS.gov (no la versión del año actual).
  • Revise la declaración anual ajustada (formulario 945-X) si debe corregir una declaración de impuestos presentada anteriormente.
  • Utilice el formulario 945-A (Registro de obligaciones tributarias federales) o el formulario 945-V (comprobante de pago), si corresponde.
  • Verifique que su número de identificación patronal (EIN) y los detalles de su empresa coincidan exactamente con los registros del IRS.

3. Complete el formulario una línea a la vez.

Al rellenar el formulario, preste mucha atención a cada sección:

  • Línea 1: Impuesto federal sobre la renta retenido: Introduzca los impuestos retenidos de las pensiones, las anualidades, la jubilación militar y las ganancias de los juegos de azar de la India.
  • Línea 2 - Retención complementaria: Informe todos los montos de retención adicionales, incluidos los de las ganancias de juegos de azar.
  • Línea 3 - Total de impuestos: Para calcular, suma los importes de las líneas 1 y 2. Esta cifra debe ser igual a la responsabilidad declarada.
  • Línea 4 - Depósitos totales: Introduzca los depósitos realizados durante 2020, incluidos los créditos o sobrepagos del año anterior.
  • Línea 5 - Equilibrio. Vencimiento: Si el monto pendiente de pago supera los depósitos, declare la diferencia como su responsabilidad.
  • Línea 6 - Sobrepago: Indique si el IRS debe emitir un reembolso o aplicarlo al próximo año tributario.
  • Línea 7 - Resumen mensual: Esto es obligatorio si su impuesto total fue de $2,500 o más y usted depositó mensualmente.

Comprueba todas las entradas. Incluso los errores menores pueden retrasar el procesamiento, provocar una notificación de presentación tardía o aumentar su saldo pendiente de pago. La presentación de la declaración a tiempo y de buena fe reduce el riesgo de que se impongan multas y cargos por intereses máximos.

Multas e intereses del IRS por presentación tardía

No presentar el formulario 945 a tiempo puede conllevar múltiples multas y cargos por intereses continuos. El IRS aplica estas tarifas para fomentar el cumplimiento y, si no se resuelven, puede aumentar significativamente el saldo pendiente de pago. Comprender cómo funciona cada multa le ayuda a calcular los costos potenciales y a planificar una estrategia para resolverla.

Sanción por no presentar la solicitud

  • Esta multa equivale al 5% del impuesto no pagado por cada mes, o cualquier parte del mes, en que la declaración de impuestos se presente con retraso. La multa máxima es del 25% del importe pendiente de pago.

Ejemplo: Si su impuesto total fue de $8,000 y presentó su declaración con seis meses de retraso, el IRS le impondrá una multa de $2,000 ($8,000 × 25%).

Multa por falta de pago

  • Esta multa por pago atrasado es del 0,5% del saldo pendiente de pago. Para cada mes, el impuesto permanece sin pagar después de la fecha de vencimiento original.
  • Continúa hasta que se pague el importe total o alcance el 25%.

Ejemplo: Si debe 5000$ en impuestos y no los ha pagado durante 12 meses, la multa sería de 300$ (5000$ × 6%).

Multa por no depositar

  • Esto se aplica si los empleadores no depositan los impuestos retenidos de manera correcta o puntual.
  • Las tasas varían según el retraso del depósito:
    • 2% para depósitos realizados con 1 a 5 días de retraso
    • 5% para depósitos realizados con 6 a 15 días de retraso
    • 10% para depósitos realizados con más de 15 días de retraso
    • 15% si el pago no se ha pagado durante más de 10 días después de la notificación de demanda del IRS

Cargos por intereses

  • Los intereses se aplican diariamente tanto al impuesto no pagado como a las multas.
  • Las tasas se determinan trimestralmente en función de las tasas federales a corto plazo más tres puntos porcentuales.

Ejemplo: Un pasivo de 10 000$ con multas combinadas de 2 500$ también acumulará intereses hasta que se liquide el saldo total.

Estas multas y cargos por intereses pueden superar rápidamente el pasivo original. Incluso sin el pago total, presentar la declaración anual con prontitud demuestra buena fe y puede permitirle solicitar una exención u otra medida cautelar.

Explicación de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP)

Una de las multas más severas que el IRS puede imponer por remitir indebidamente los impuestos retenidos es la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP). Se aplica a los «impuestos a los fondos fiduciarios», que incluyen el impuesto sobre la renta retenido a los empleados y las retenciones adicionales declaradas en el formulario 945. A diferencia de las multas estándar, el TFRP puede responsabilizar personalmente a las personas por el monto total no pagado, incluso si la empresa no puede pagar.

El IRS usa el TFRP para garantizar que los responsables de recaudar y pagar los impuestos federales no puedan ignorar sus obligaciones. La responsabilidad no requiere la propiedad de la empresa; puede extenderse a cualquier persona con autoridad sobre las decisiones financieras o el acceso a los fondos. La multa equivale al 100% del impuesto impagado, lo que la convierte en una poderosa herramienta para hacer cumplir la ley.

¿Quién puede ser considerado personalmente responsable?

  • El IRS puede imponer la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) a los funcionarios corporativos, como presidentes, tesoreros o directores financieros, que desempeñan un papel importante en la administración de las finanzas.
  • Los socios de sociedades o los miembros de sociedades de responsabilidad limitada también pueden ser considerados responsables de los impuestos impagos a los fondos fiduciarios.
  • Los accionistas que controlen las finanzas o firmen cheques en nombre de la corporación también pueden recibir la multa.
  • Algunos empleados que tienen la autoridad para autorizar el pago de facturas, firmar cheques o decidir qué deudas pagar también pueden ser responsables.

Para aplicar el TFRP, el IRS debe demostrar su intencionalidad. Esto no significa tener la intención de defraudar, sino más bien el conocimiento de la obligación tributaria combinado con la decisión de utilizar los fondos para otros fines. El proceso generalmente comienza con la carta 1153, que otorga a la persona 60 días para responder o presentar una solicitud de apelación.

Los contribuyentes tienen derechos en este proceso, incluido el derecho a remitir el caso a apelaciones, impugnar las determinaciones y presentar pruebas de que no fueron responsables. Dado que el TFRP puede equivaler al importe total del pasivo, es fundamental responder con prontitud y, si es necesario, buscar orientación profesional.

Opciones de resolución si no puede pagar en su totalidad

El saldo pendiente de un Formulario 945 de 2020 sin presentar puede resultar abrumador, pero el IRS ofrece varias vías de resolución. Estas opciones permiten a los empleadores y a los agentes de retención abordar las responsabilidades de buena fe y, al mismo tiempo, evitar acciones de cobro más severas.

Acuerdos de pago a plazos

Un acuerdo de pago a plazos le permite pagar su responsabilidad a lo largo del tiempo.

  • Acuerdos garantizados: Están disponibles si debe 10 000$ o menos en impuestos y puede pagar en un plazo de 36 meses.
  • Acuerdos simplificados: Se ofrecen para saldos de hasta 25 000$ y permiten plazos de reembolso de hasta 72 meses.
  • Acuerdos completos de divulgación financiera: Necesario para saldos más grandes; el IRS revisa los ingresos, los gastos y los activos para determinar lo que puede recaudar y pagar.

Reducción de sanciones

Es posible que reúna los requisitos para que se reduzcan o eliminen los cargos de penalización.

  • Reducción de sanciones por primera vez: Esto se otorga si presentó todas las declaraciones de impuestos del año anterior, pagó o hizo arreglos para pagar y no tiene multas recientes.
  • Alivio por causa razonable: Se aplica cuando circunstancias ajenas a su control impidieron la presentación o el pago oportunos. Algunos ejemplos comunes son los desastres naturales, las enfermedades o la falta de registros. Los contribuyentes pueden revisar la guía del IRS sobre Alivio de la sanción por causa razonable para obtener información sobre los requisitos.
  • Es posible que se requiera una solicitud por escrito o el formulario 843 para reclamar esta compensación.

Oferta de compromiso (OIC)

Una OIC permite la liquidación por menos del monto total adeudado cuando el pago total podría causar dificultades.

  • Dudas sobre la responsabilidad: Se utilizan cuando cree que el IRS ha tasado impuestos de manera incorrecta.
  • Dudas sobre la coleccionabilidad: Se aceptan cuando sus activos e ingresos son inferiores a la deuda.
  • Administración tributaria eficaz: Se otorgan cuando el cobro sería injusto a pesar de su capacidad de pago.
  • El IRS considera los activos, los ingresos, los gastos y los créditos antes de aceptarlos.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

Si no puede pagar sin poner en peligro los gastos básicos de manutención, puede calificar para el CNC.

  • El IRS suspende temporalmente los esfuerzos de cobro.
  • Los intereses y las multas siguen acumulándose, pero la cuenta no se busca activamente.
  • Se deben proporcionar documentos de respaldo, como declaraciones de ingresos, facturas médicas y registros de gastos.

Cada opción tiene requisitos y procedimientos únicos, pero actuar de buena fe (presentar la solicitud con prontitud y comunicarse con el Servicio de Impuestos Internos) puede mejorar sus posibilidades de aprobación y ayudar a limitar la imposición de multas adicionales.

Casos prácticos: escenarios del mundo real

Los ejemplos de la vida real pueden ayudar a ilustrar cómo los diferentes contribuyentes resolvieron los problemas con el formulario 945, las multas y los saldos pendientes de pago. Estos escenarios destacan tanto los errores como las soluciones prácticas.

Ejemplo 1: Presentación tardía de pequeñas empresas con reducción de multas

Una pequeña empresa de servicios para la jubilación no presentó el formulario 945 para el año tributario 2020, por no haber retenido el impuesto federal sobre la renta de las distribuciones de pensiones. Para 2023, las multas habían alcanzado el 25% como máximo. El propietario presentó la declaración de impuestos que faltaba, explicó el descuido de excelente fe y presentó una solicitud de reducción de la multa por primera vez. El IRS aprobó la exención, lo que redujo la responsabilidad y permitió a la empresa pagar solo los impuestos e intereses pendientes de pago.

Ejemplo 2: Caso de responsabilidad por el TFRP de un casino

Un casino retuvo las ganancias de los juegos de azar y las ganancias de los juegos indios, pero utilizó los fondos para cubrir los gastos operativos en lugar de remitirlos. El IRS investigó y emitió una demanda por el total de impuestos adeudados. Los funcionarios corporativos fueron sancionados con una multa por recuperación del fondo fiduciario, lo que los hizo personalmente responsables del monto no pagado. Tras la apelación, solo el director financiero, que tenía autoridad para firmar cheques en nombre de la corporación, siguió siendo responsable. Este caso muestra cómo la responsabilidad suele recaer en quienes controlan las finanzas.

Ejemplo 3: Oferta de compromiso para un negocio cerrado

Una empresa de asesoría de inversiones cerró durante la pandemia, lo que dejó un pasivo de 70 000 USD derivado de una declaración anual de 2020 sin presentar. El antiguo propietario, al no poder pagar el importe total, presentó una oferta de compromiso. Después de revisar las pruebas de ingresos, activos y dificultades económicas, el IRS aceptó un acuerdo por un monto menor. Este resultado reflejó la capacidad limitada del contribuyente para recaudar fondos y la intención de buena fe de resolver la deuda.

Estos casos muestran que, si bien el IRS hace cumplir estrictamente el cumplimiento, también brinda vías de alivio cuando los contribuyentes actúan de manera responsable y se relacionan con la agencia.

Cómo prevenir futuros problemas de presentación

Una vez que haya resuelto un saldo pendiente o abordado una declaración de impuestos atrasada, es esencial evitar que se repita el problema. El IRS espera que el cumplimiento sea continuo, y la presentación constante protege a su empresa de multas o cargos por intereses adicionales.

Conozca los plazos

El formulario 945 vence el 31 de enero siguiente al año tributario del que se informa. Si hizo los depósitos a tiempo, es posible que tenga hasta el 10 de febrero. Marcar estas fechas en su calendario ayuda a asegurarse de no perder una fecha límite.

Utilice las opciones de presentación electrónica

Presentar su declaración anual electrónicamente es más rápido y seguro, y confirma la recepción. La presentación electrónica también reduce el riesgo de perder el correo o de demoras en el procesamiento, lo que podría resultar en avisos de presentación tardía.

Adopte las mejores prácticas de cumplimiento

Las empresas pueden reducir el riesgo de errores integrando el archivado en sus operaciones rutinarias. Las mejores prácticas incluyen:

  • Establezca recordatorios para hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento de las declaraciones y los cronogramas de depósitos.
  • Mantenga registros organizados, como los formularios 1099-R, W-2G y los estados de cuenta bancarios.
  • Designe personal de respaldo que pueda gestionar el cumplimiento tributario en caso de ausencia.
  • Revise las declaraciones con regularidad para confirmar que el monto total declarado coincide con los depósitos.

Busque apoyo profesional

Las situaciones de retención complejas pueden requerir la ayuda de profesionales de impuestos. Los contadores o los agentes inscritos pueden ayudar a calcular las obligaciones, preparar los formularios correctamente y consultar las directrices pertinentes del IRS. Su experiencia también puede ayudar con una solicitud de reducción, una solicitud de reembolso o para afrontar los cambios en la legislación tributaria.

Conservar registros

Conserve todos los documentos de respaldo durante al menos cuatro años. Esto incluye las presentaciones anteriores, la correspondencia del IRS y cualquier crédito aplicado a períodos futuros. Mantener registros adecuados le permite responder rápidamente si el IRS emite una notificación o una auditoría.

Al combinar la presentación oportuna, el mantenimiento de registros precisos y el asesoramiento profesional cuando sea necesario, los empleadores pueden prevenir futuros problemas de cumplimiento y evitar la acumulación de sanciones innecesarias.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo vence el formulario 945 cada año?

El formulario 945 generalmente vence el 31 de enero siguiente al año tributario que está declarando. Si todos los impuestos retenidos se depositaron a tiempo, el IRS permite hasta el 10 de febrero. La presentación después de la fecha límite puede conllevar una multa por presentación tardía, por lo que es fundamental marcar esta fecha límite para evitar costos innecesarios y avisos del Servicio de Impuestos Internos.

¿Tengo que presentar una solicitud si no he realizado ninguna actividad de retención?

Si su empresa u organización no tenía pagos no relacionados con la nómina sujetos a retenciones, no necesita presentar el formulario 945. Sin embargo, la presentación es obligatoria si tan solo un pago requiere una retención adicional o la recaudación de impuestos sobre las ganancias del juego o las pensiones. No presentar la declaración cuando es necesario puede conllevar la imposición de multas, independientemente de si el monto impagado de impuestos es pequeño o grande.

¿Se puede presentar electrónicamente el formulario 945?

Sí, el IRS recomienda presentar el Formulario 945 electrónicamente a través de proveedores autorizados de presentación electrónica. La presentación electrónica reduce los errores de procesamiento, confirma la presentación puntual y evita posibles problemas de pérdida de correo. La presentación electrónica también ayuda a garantizar que su declaración de impuestos refleje el número de identificación del empleador correcto y el total de impuestos declarado. El uso de la presentación electrónica es una forma eficaz de evitar multas o cargos por intereses innecesarios derivados de las demoras en la presentación de documentos.

¿Qué pasa si descubro errores después de la presentación?

Si se da cuenta de un error después de presentar el formulario 945, debe corregirlo utilizando el formulario 945-X, la declaración anual ajustada. Este formulario le permite modificar los montos declarados y solicitar un reembolso o un ajuste si pagó de más. Las correcciones deben hacerse de buena fe, proporcionando al IRS los detalles justificativos. Las correcciones oportunas ayudan a limitar las multas y los intereses y a prevenir problemas de cumplimiento en el próximo período.

¿Pueden las multas superar mi impuesto original adeudado?

Sí, en muchos casos, las multas y los cargos por intereses aumentan hasta superar el impuesto original no pagado. Por ejemplo, las multas por no presentar la declaración llegan hasta el 25% del importe pendiente de pago, mientras que las multas por pago atrasado y los intereses acumulados diariamente agravan el saldo. Cuanto más tiempo permanezca sin resolver el saldo pendiente de pago, mayor será el importe total adeudado, que puede superar los impuestos retenidos declarados originalmente en la declaración anual.

¿Cuánto tiempo tiene el IRS para evaluar las multas por un formulario 945 no presentado?

Si nunca presenta el Formulario 945, no hay ningún plazo de prescripción, lo que significa que el IRS puede imponer multas en cualquier momento. Si presenta la solicitud con retraso, el IRS generalmente tiene tres años a partir de la fecha límite original para revisar y emitir las evaluaciones. Se insta a los empleadores a actuar con rapidez, recopilar los registros y archivarlos, incluso si el pago total no se puede realizar de inmediato.

¿Debo contratar a un profesional de impuestos para que me ayude?

Sí, contratar a un profesional de impuestos calificado puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo. Pueden ayudar a calcular las responsabilidades, garantizar el cumplimiento de la ley del IRS y preparar una solicitud sólida de alivio o exención de multas. Los profesionales también pueden guiarlo sobre cómo presentar el formulario 945, tramitar las solicitudes de reembolso y actuar en su nombre ante el IRS para resolver los saldos pendientes de pago de manera eficaz.

Frequently Asked Questions

Formulario 945 de 2020 sin presentar: cómo presentarlo, sanciones y opciones de ayuda

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El formulario 945, o Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido, es el formulario que deben presentar las empresas cuando retienen el impuesto federal sobre la renta de los pagos no relacionados con la nómina, como pensiones, anualidades y ciertas ganancias de juegos de azar. A diferencia de las declaraciones de impuestos sobre la nómina, que se presentan trimestralmente, el formulario 945 cubre todo el año tributario y consolida la retención en una declaración anual. Presentar el formulario 945 a tiempo garantiza que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tenga un registro preciso de los impuestos retenidos y evita multas innecesarias.

Si no presentó su Formulario 945 de 2020, es esencial que actúe con rapidez. Una declaración de impuestos sin presentar puede acumular multas, cargos por intereses y un saldo pendiente que puede superar el monto original adeudado. El IRS se toma muy en serio los formularios no presentados y, cuanto más se demore, más difícil será resolver el problema. Abordar el asunto de buena fe (presentarlos lo antes posible y comunicarse con el IRS si no puede pagar de inmediato) puede reducir el riesgo de consecuencias más graves.

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso para presentar el formulario 945, explica los diferentes tipos de multas y multas por pago atrasado que puede enfrentar y describe las opciones de resolución disponibles, como los acuerdos de pago a plazos y la reducción de multas. También destaca las reglas especiales, incluida la multa por recuperación de fondos fiduciarios, que pueden afectar personalmente a los propietarios de negocios y a los funcionarios financieros. Al final, lo entenderás.

¿Qué es el formulario 945 y quién debe presentarlo?

El formulario 945 es un formulario del IRS titulado Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido. Se usa para declarar el impuesto federal sobre la renta retenido de los pagos no relacionados con la nómina, que difieren de los salarios declarados en el formulario 941 cada trimestre. En cambio, el formulario 945 cubre todo el año tributario en una sola presentación, lo que lo convierte en una obligación anual para empresas y organizaciones específicas.

A diferencia de los impuestos sobre la nómina que involucran contribuciones al Seguro Social y Medicare, el formulario 945 informa estrictamente los impuestos retenidos de fuentes no salariales. Esta distinción es importante porque si no se presenta el formulario correcto, es posible que se presenten informes incorrectos, se impongan multas y se cobren intereses adicionales. Los empleadores deben saber cuándo se aplica el formulario 941 y cuándo se requiere el formulario 945. Para obtener una guía completa del IRS, consulte Acerca del formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido.

Es posible que tengas que presentar el formulario 945 si tu empresa es responsable de la retención adicional o de la retención de ciertas distribuciones y premios. Por lo general, los siguientes grupos deben presentar la solicitud:

  • Algunas empresas y corporaciones realizan pagos que están sujetos a retenciones, como pensiones o anualidades.
  • Los casinos y otros establecimientos de juego están obligados a emitir ganancias de juego declarables cuando los pagos alcancen los umbrales del IRS.
  • Las entidades u organizaciones gubernamentales pagan los beneficios del Seguro Social cuando el beneficiario ha optado por la retención voluntaria.
  • Las corporaciones nativas de Alaska distribuyen dividendos o beneficios sujetos a impuestos que deben declararse y estar sujetos a retención.
  • Los empleadores o agentes de retención que actúen en nombre de otros son responsables de informar adecuadamente todas las retenciones requeridas.

Los requisitos de presentación también se aplican incluso si solo tiene un pago que requiere retención durante el período. Sin embargo, no es necesario que presente la solicitud si no hubo retenciones. Cumplir con las normas garantiza que su número de identificación patronal (EIN) se mantenga al día con el IRS, evita multas por presentación tardía y demuestra que su empresa cumple con la ley federal.

Pagos que requieren la presentación del formulario 945

El IRS exige que se presente el formulario 945 cuando ciertos pagos no relacionados con la nómina están sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta. Estos pagos se dividen en algunas categorías comunes, cada una con reglas y ejemplos.

Distribuciones de jubilación y pensiones

El impuesto federal sobre la renta debe retenerse de muchos pagos relacionados con la jubilación. Algunos ejemplos son:

  • Los retiros de los planes 401 (k) y 403 (b) patrocinados por el empleador están sujetos a impuestos y requieren una retención.
  • Las distribuciones tradicionales de las IRA también son retiros sujetos a impuestos de cuentas de jubilación individuales, y se deben retener los impuestos federales.
  • Las pensiones y anualidades se consideran ingresos regulares recibidos de los beneficios de jubilación, por lo que están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los pagos de jubilación militar realizados a antiguos miembros del servicio se consideran ingresos imponibles y también requieren una retención.

Ganancias de juegos de azar y lotería

Los casinos, loterías y otras instituciones de juego deben retener y declarar las ganancias que superen ciertos umbrales. Esto incluye:

  • Las ganancias de casino de máquinas tragamonedas, juegos de cartas y otras fuentes de juego reguladas están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los premios de la lotería, ya sea que se tomen como pago único o en cuotas, deben tener impuestos retenidos antes del pago.
  • Las ganancias de las apuestas deportivas procedentes de apuestas en línea o en persona que generen pagos sujetos a impuestos también están sujetas a retención.
  • Las ganancias de los juegos de azar de la India, como las distribuciones de las operaciones de juego en tierras tribales, se consideran ingresos imponibles y requieren retención.

Otros pagos no relacionados con la nómina

Además de los ingresos por jubilación y juegos de azar, el formulario 945 se aplica a otros tipos de pago, que incluyen:

  • Se requiere una retención adicional cuando el beneficiario no proporciona un número de identificación fiscal válido o cuando el IRS emite una notificación para iniciar la retención.
  • La retención voluntaria del Seguro Social es una opción que eligen las personas que desean que los impuestos federales sobre la renta se retengan directamente de sus beneficios.
  • Ciertos pagos del gobierno están sujetos a retenciones cuando el destinatario ha elegido que se retengan los impuestos de los desembolsos federales.
  • Las distribuciones de Alaska Native Corporation, incluidos los dividendos u otros pagos imponibles a los accionistas, también deben cumplir con los requisitos federales de retención.

Si su empresa u organización realiza alguno de estos pagos, por lo general se le exige que presente el formulario 945. La presentación de informes adecuada garantiza el cumplimiento de la ley tributaria federal y evita multas por no recaudar o remitir el total correcto de los impuestos adeudados.

Proceso paso a paso para presentar un formulario 945 de 2020 sin presentar

La presentación de un formulario 945 de 2020 sin presentar requiere recopilar información precisa, utilizar los recursos correctos del IRS y completar el formulario con cuidado. Siga estos pasos para garantizar el cumplimiento y reducir el riesgo de que se impongan multas adicionales.

1. Reúna la documentación requerida

Antes de completar el formulario, recopile los registros que reflejen sus impuestos retenidos durante el año tributario 2020. Estos pueden incluir:

  • La correspondencia del IRS relacionada con las declaraciones faltantes o no presentadas debe conservarse como parte de sus registros.
  • Los registros de depósitos bancarios que muestren los depósitos de impuestos federales deben conservarse para fines de verificación.
  • El formulario 1099-MISC es obligatorio para declarar los pagos que no son empleados y que están sujetos a retenciones adicionales.
  • El formulario W-2G se usa para declarar las ganancias de juegos de azar que cumplen con los umbrales de declaración del IRS.
  • El formulario 1099-R se usa para declarar las distribuciones de jubilación o pensión que pueden estar sujetas a impuestos.

Los registros precisos lo ayudarán a calcular el monto total adeudado y a evitar errores.

2. Obtenga los formularios e instrucciones correctos

Utilice siempre los recursos oficiales del IRS al preparar una declaración anual.

  • Descargue el formulario 945 de 2020 y las instrucciones correspondientes de IRS.gov (no la versión del año actual).
  • Revise la declaración anual ajustada (formulario 945-X) si debe corregir una declaración de impuestos presentada anteriormente.
  • Utilice el formulario 945-A (Registro de obligaciones tributarias federales) o el formulario 945-V (comprobante de pago), si corresponde.
  • Verifique que su número de identificación patronal (EIN) y los detalles de su empresa coincidan exactamente con los registros del IRS.

3. Complete el formulario una línea a la vez.

Al rellenar el formulario, preste mucha atención a cada sección:

  • Línea 1: Impuesto federal sobre la renta retenido: Introduzca los impuestos retenidos de las pensiones, las anualidades, la jubilación militar y las ganancias de los juegos de azar de la India.
  • Línea 2 - Retención complementaria: Informe todos los montos de retención adicionales, incluidos los de las ganancias de juegos de azar.
  • Línea 3 - Total de impuestos: Para calcular, suma los importes de las líneas 1 y 2. Esta cifra debe ser igual a la responsabilidad declarada.
  • Línea 4 - Depósitos totales: Introduzca los depósitos realizados durante 2020, incluidos los créditos o sobrepagos del año anterior.
  • Línea 5 - Equilibrio. Vencimiento: Si el monto pendiente de pago supera los depósitos, declare la diferencia como su responsabilidad.
  • Línea 6 - Sobrepago: Indique si el IRS debe emitir un reembolso o aplicarlo al próximo año tributario.
  • Línea 7 - Resumen mensual: Esto es obligatorio si su impuesto total fue de $2,500 o más y usted depositó mensualmente.

Comprueba todas las entradas. Incluso los errores menores pueden retrasar el procesamiento, provocar una notificación de presentación tardía o aumentar su saldo pendiente de pago. La presentación de la declaración a tiempo y de buena fe reduce el riesgo de que se impongan multas y cargos por intereses máximos.

Multas e intereses del IRS por presentación tardía

No presentar el formulario 945 a tiempo puede conllevar múltiples multas y cargos por intereses continuos. El IRS aplica estas tarifas para fomentar el cumplimiento y, si no se resuelven, puede aumentar significativamente el saldo pendiente de pago. Comprender cómo funciona cada multa le ayuda a calcular los costos potenciales y a planificar una estrategia para resolverla.

Sanción por no presentar la solicitud

  • Esta multa equivale al 5% del impuesto no pagado por cada mes, o cualquier parte del mes, en que la declaración de impuestos se presente con retraso. La multa máxima es del 25% del importe pendiente de pago.

Ejemplo: Si su impuesto total fue de $8,000 y presentó su declaración con seis meses de retraso, el IRS le impondrá una multa de $2,000 ($8,000 × 25%).

Multa por falta de pago

  • Esta multa por pago atrasado es del 0,5% del saldo pendiente de pago. Para cada mes, el impuesto permanece sin pagar después de la fecha de vencimiento original.
  • Continúa hasta que se pague el importe total o alcance el 25%.

Ejemplo: Si debe 5000$ en impuestos y no los ha pagado durante 12 meses, la multa sería de 300$ (5000$ × 6%).

Multa por no depositar

  • Esto se aplica si los empleadores no depositan los impuestos retenidos de manera correcta o puntual.
  • Las tasas varían según el retraso del depósito:
    • 2% para depósitos realizados con 1 a 5 días de retraso
    • 5% para depósitos realizados con 6 a 15 días de retraso
    • 10% para depósitos realizados con más de 15 días de retraso
    • 15% si el pago no se ha pagado durante más de 10 días después de la notificación de demanda del IRS

Cargos por intereses

  • Los intereses se aplican diariamente tanto al impuesto no pagado como a las multas.
  • Las tasas se determinan trimestralmente en función de las tasas federales a corto plazo más tres puntos porcentuales.

Ejemplo: Un pasivo de 10 000$ con multas combinadas de 2 500$ también acumulará intereses hasta que se liquide el saldo total.

Estas multas y cargos por intereses pueden superar rápidamente el pasivo original. Incluso sin el pago total, presentar la declaración anual con prontitud demuestra buena fe y puede permitirle solicitar una exención u otra medida cautelar.

Explicación de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP)

Una de las multas más severas que el IRS puede imponer por remitir indebidamente los impuestos retenidos es la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP). Se aplica a los «impuestos a los fondos fiduciarios», que incluyen el impuesto sobre la renta retenido a los empleados y las retenciones adicionales declaradas en el formulario 945. A diferencia de las multas estándar, el TFRP puede responsabilizar personalmente a las personas por el monto total no pagado, incluso si la empresa no puede pagar.

El IRS usa el TFRP para garantizar que los responsables de recaudar y pagar los impuestos federales no puedan ignorar sus obligaciones. La responsabilidad no requiere la propiedad de la empresa; puede extenderse a cualquier persona con autoridad sobre las decisiones financieras o el acceso a los fondos. La multa equivale al 100% del impuesto impagado, lo que la convierte en una poderosa herramienta para hacer cumplir la ley.

¿Quién puede ser considerado personalmente responsable?

  • El IRS puede imponer la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) a los funcionarios corporativos, como presidentes, tesoreros o directores financieros, que desempeñan un papel importante en la administración de las finanzas.
  • Los socios de sociedades o los miembros de sociedades de responsabilidad limitada también pueden ser considerados responsables de los impuestos impagos a los fondos fiduciarios.
  • Los accionistas que controlen las finanzas o firmen cheques en nombre de la corporación también pueden recibir la multa.
  • Algunos empleados que tienen la autoridad para autorizar el pago de facturas, firmar cheques o decidir qué deudas pagar también pueden ser responsables.

Para aplicar el TFRP, el IRS debe demostrar su intencionalidad. Esto no significa tener la intención de defraudar, sino más bien el conocimiento de la obligación tributaria combinado con la decisión de utilizar los fondos para otros fines. El proceso generalmente comienza con la carta 1153, que otorga a la persona 60 días para responder o presentar una solicitud de apelación.

Los contribuyentes tienen derechos en este proceso, incluido el derecho a remitir el caso a apelaciones, impugnar las determinaciones y presentar pruebas de que no fueron responsables. Dado que el TFRP puede equivaler al importe total del pasivo, es fundamental responder con prontitud y, si es necesario, buscar orientación profesional.

Opciones de resolución si no puede pagar en su totalidad

El saldo pendiente de un Formulario 945 de 2020 sin presentar puede resultar abrumador, pero el IRS ofrece varias vías de resolución. Estas opciones permiten a los empleadores y a los agentes de retención abordar las responsabilidades de buena fe y, al mismo tiempo, evitar acciones de cobro más severas.

Acuerdos de pago a plazos

Un acuerdo de pago a plazos le permite pagar su responsabilidad a lo largo del tiempo.

  • Acuerdos garantizados: Están disponibles si debe 10 000$ o menos en impuestos y puede pagar en un plazo de 36 meses.
  • Acuerdos simplificados: Se ofrecen para saldos de hasta 25 000$ y permiten plazos de reembolso de hasta 72 meses.
  • Acuerdos completos de divulgación financiera: Necesario para saldos más grandes; el IRS revisa los ingresos, los gastos y los activos para determinar lo que puede recaudar y pagar.

Reducción de sanciones

Es posible que reúna los requisitos para que se reduzcan o eliminen los cargos de penalización.

  • Reducción de sanciones por primera vez: Esto se otorga si presentó todas las declaraciones de impuestos del año anterior, pagó o hizo arreglos para pagar y no tiene multas recientes.
  • Alivio por causa razonable: Se aplica cuando circunstancias ajenas a su control impidieron la presentación o el pago oportunos. Algunos ejemplos comunes son los desastres naturales, las enfermedades o la falta de registros. Los contribuyentes pueden revisar la guía del IRS sobre Alivio de la sanción por causa razonable para obtener información sobre los requisitos.
  • Es posible que se requiera una solicitud por escrito o el formulario 843 para reclamar esta compensación.

Oferta de compromiso (OIC)

Una OIC permite la liquidación por menos del monto total adeudado cuando el pago total podría causar dificultades.

  • Dudas sobre la responsabilidad: Se utilizan cuando cree que el IRS ha tasado impuestos de manera incorrecta.
  • Dudas sobre la coleccionabilidad: Se aceptan cuando sus activos e ingresos son inferiores a la deuda.
  • Administración tributaria eficaz: Se otorgan cuando el cobro sería injusto a pesar de su capacidad de pago.
  • El IRS considera los activos, los ingresos, los gastos y los créditos antes de aceptarlos.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

Si no puede pagar sin poner en peligro los gastos básicos de manutención, puede calificar para el CNC.

  • El IRS suspende temporalmente los esfuerzos de cobro.
  • Los intereses y las multas siguen acumulándose, pero la cuenta no se busca activamente.
  • Se deben proporcionar documentos de respaldo, como declaraciones de ingresos, facturas médicas y registros de gastos.

Cada opción tiene requisitos y procedimientos únicos, pero actuar de buena fe (presentar la solicitud con prontitud y comunicarse con el Servicio de Impuestos Internos) puede mejorar sus posibilidades de aprobación y ayudar a limitar la imposición de multas adicionales.

Casos prácticos: escenarios del mundo real

Los ejemplos de la vida real pueden ayudar a ilustrar cómo los diferentes contribuyentes resolvieron los problemas con el formulario 945, las multas y los saldos pendientes de pago. Estos escenarios destacan tanto los errores como las soluciones prácticas.

Ejemplo 1: Presentación tardía de pequeñas empresas con reducción de multas

Una pequeña empresa de servicios para la jubilación no presentó el formulario 945 para el año tributario 2020, por no haber retenido el impuesto federal sobre la renta de las distribuciones de pensiones. Para 2023, las multas habían alcanzado el 25% como máximo. El propietario presentó la declaración de impuestos que faltaba, explicó el descuido de excelente fe y presentó una solicitud de reducción de la multa por primera vez. El IRS aprobó la exención, lo que redujo la responsabilidad y permitió a la empresa pagar solo los impuestos e intereses pendientes de pago.

Ejemplo 2: Caso de responsabilidad por el TFRP de un casino

Un casino retuvo las ganancias de los juegos de azar y las ganancias de los juegos indios, pero utilizó los fondos para cubrir los gastos operativos en lugar de remitirlos. El IRS investigó y emitió una demanda por el total de impuestos adeudados. Los funcionarios corporativos fueron sancionados con una multa por recuperación del fondo fiduciario, lo que los hizo personalmente responsables del monto no pagado. Tras la apelación, solo el director financiero, que tenía autoridad para firmar cheques en nombre de la corporación, siguió siendo responsable. Este caso muestra cómo la responsabilidad suele recaer en quienes controlan las finanzas.

Ejemplo 3: Oferta de compromiso para un negocio cerrado

Una empresa de asesoría de inversiones cerró durante la pandemia, lo que dejó un pasivo de 70 000 USD derivado de una declaración anual de 2020 sin presentar. El antiguo propietario, al no poder pagar el importe total, presentó una oferta de compromiso. Después de revisar las pruebas de ingresos, activos y dificultades económicas, el IRS aceptó un acuerdo por un monto menor. Este resultado reflejó la capacidad limitada del contribuyente para recaudar fondos y la intención de buena fe de resolver la deuda.

Estos casos muestran que, si bien el IRS hace cumplir estrictamente el cumplimiento, también brinda vías de alivio cuando los contribuyentes actúan de manera responsable y se relacionan con la agencia.

Cómo prevenir futuros problemas de presentación

Una vez que haya resuelto un saldo pendiente o abordado una declaración de impuestos atrasada, es esencial evitar que se repita el problema. El IRS espera que el cumplimiento sea continuo, y la presentación constante protege a su empresa de multas o cargos por intereses adicionales.

Conozca los plazos

El formulario 945 vence el 31 de enero siguiente al año tributario del que se informa. Si hizo los depósitos a tiempo, es posible que tenga hasta el 10 de febrero. Marcar estas fechas en su calendario ayuda a asegurarse de no perder una fecha límite.

Utilice las opciones de presentación electrónica

Presentar su declaración anual electrónicamente es más rápido y seguro, y confirma la recepción. La presentación electrónica también reduce el riesgo de perder el correo o de demoras en el procesamiento, lo que podría resultar en avisos de presentación tardía.

Adopte las mejores prácticas de cumplimiento

Las empresas pueden reducir el riesgo de errores integrando el archivado en sus operaciones rutinarias. Las mejores prácticas incluyen:

  • Establezca recordatorios para hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento de las declaraciones y los cronogramas de depósitos.
  • Mantenga registros organizados, como los formularios 1099-R, W-2G y los estados de cuenta bancarios.
  • Designe personal de respaldo que pueda gestionar el cumplimiento tributario en caso de ausencia.
  • Revise las declaraciones con regularidad para confirmar que el monto total declarado coincide con los depósitos.

Busque apoyo profesional

Las situaciones de retención complejas pueden requerir la ayuda de profesionales de impuestos. Los contadores o los agentes inscritos pueden ayudar a calcular las obligaciones, preparar los formularios correctamente y consultar las directrices pertinentes del IRS. Su experiencia también puede ayudar con una solicitud de reducción, una solicitud de reembolso o para afrontar los cambios en la legislación tributaria.

Conservar registros

Conserve todos los documentos de respaldo durante al menos cuatro años. Esto incluye las presentaciones anteriores, la correspondencia del IRS y cualquier crédito aplicado a períodos futuros. Mantener registros adecuados le permite responder rápidamente si el IRS emite una notificación o una auditoría.

Al combinar la presentación oportuna, el mantenimiento de registros precisos y el asesoramiento profesional cuando sea necesario, los empleadores pueden prevenir futuros problemas de cumplimiento y evitar la acumulación de sanciones innecesarias.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo vence el formulario 945 cada año?

El formulario 945 generalmente vence el 31 de enero siguiente al año tributario que está declarando. Si todos los impuestos retenidos se depositaron a tiempo, el IRS permite hasta el 10 de febrero. La presentación después de la fecha límite puede conllevar una multa por presentación tardía, por lo que es fundamental marcar esta fecha límite para evitar costos innecesarios y avisos del Servicio de Impuestos Internos.

¿Tengo que presentar una solicitud si no he realizado ninguna actividad de retención?

Si su empresa u organización no tenía pagos no relacionados con la nómina sujetos a retenciones, no necesita presentar el formulario 945. Sin embargo, la presentación es obligatoria si tan solo un pago requiere una retención adicional o la recaudación de impuestos sobre las ganancias del juego o las pensiones. No presentar la declaración cuando es necesario puede conllevar la imposición de multas, independientemente de si el monto impagado de impuestos es pequeño o grande.

¿Se puede presentar electrónicamente el formulario 945?

Sí, el IRS recomienda presentar el Formulario 945 electrónicamente a través de proveedores autorizados de presentación electrónica. La presentación electrónica reduce los errores de procesamiento, confirma la presentación puntual y evita posibles problemas de pérdida de correo. La presentación electrónica también ayuda a garantizar que su declaración de impuestos refleje el número de identificación del empleador correcto y el total de impuestos declarado. El uso de la presentación electrónica es una forma eficaz de evitar multas o cargos por intereses innecesarios derivados de las demoras en la presentación de documentos.

¿Qué pasa si descubro errores después de la presentación?

Si se da cuenta de un error después de presentar el formulario 945, debe corregirlo utilizando el formulario 945-X, la declaración anual ajustada. Este formulario le permite modificar los montos declarados y solicitar un reembolso o un ajuste si pagó de más. Las correcciones deben hacerse de buena fe, proporcionando al IRS los detalles justificativos. Las correcciones oportunas ayudan a limitar las multas y los intereses y a prevenir problemas de cumplimiento en el próximo período.

¿Pueden las multas superar mi impuesto original adeudado?

Sí, en muchos casos, las multas y los cargos por intereses aumentan hasta superar el impuesto original no pagado. Por ejemplo, las multas por no presentar la declaración llegan hasta el 25% del importe pendiente de pago, mientras que las multas por pago atrasado y los intereses acumulados diariamente agravan el saldo. Cuanto más tiempo permanezca sin resolver el saldo pendiente de pago, mayor será el importe total adeudado, que puede superar los impuestos retenidos declarados originalmente en la declaración anual.

¿Cuánto tiempo tiene el IRS para evaluar las multas por un formulario 945 no presentado?

Si nunca presenta el Formulario 945, no hay ningún plazo de prescripción, lo que significa que el IRS puede imponer multas en cualquier momento. Si presenta la solicitud con retraso, el IRS generalmente tiene tres años a partir de la fecha límite original para revisar y emitir las evaluaciones. Se insta a los empleadores a actuar con rapidez, recopilar los registros y archivarlos, incluso si el pago total no se puede realizar de inmediato.

¿Debo contratar a un profesional de impuestos para que me ayude?

Sí, contratar a un profesional de impuestos calificado puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo. Pueden ayudar a calcular las responsabilidades, garantizar el cumplimiento de la ley del IRS y preparar una solicitud sólida de alivio o exención de multas. Los profesionales también pueden guiarlo sobre cómo presentar el formulario 945, tramitar las solicitudes de reembolso y actuar en su nombre ante el IRS para resolver los saldos pendientes de pago de manera eficaz.

Formulario 945 de 2020 sin presentar: cómo presentarlo, sanciones y opciones de ayuda

Frequently Asked Questions

Formulario 945 de 2020 sin presentar: cómo presentarlo, sanciones y opciones de ayuda

El formulario 945, o Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido, es el formulario que deben presentar las empresas cuando retienen el impuesto federal sobre la renta de los pagos no relacionados con la nómina, como pensiones, anualidades y ciertas ganancias de juegos de azar. A diferencia de las declaraciones de impuestos sobre la nómina, que se presentan trimestralmente, el formulario 945 cubre todo el año tributario y consolida la retención en una declaración anual. Presentar el formulario 945 a tiempo garantiza que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tenga un registro preciso de los impuestos retenidos y evita multas innecesarias.

Si no presentó su Formulario 945 de 2020, es esencial que actúe con rapidez. Una declaración de impuestos sin presentar puede acumular multas, cargos por intereses y un saldo pendiente que puede superar el monto original adeudado. El IRS se toma muy en serio los formularios no presentados y, cuanto más se demore, más difícil será resolver el problema. Abordar el asunto de buena fe (presentarlos lo antes posible y comunicarse con el IRS si no puede pagar de inmediato) puede reducir el riesgo de consecuencias más graves.

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso para presentar el formulario 945, explica los diferentes tipos de multas y multas por pago atrasado que puede enfrentar y describe las opciones de resolución disponibles, como los acuerdos de pago a plazos y la reducción de multas. También destaca las reglas especiales, incluida la multa por recuperación de fondos fiduciarios, que pueden afectar personalmente a los propietarios de negocios y a los funcionarios financieros. Al final, lo entenderás.

¿Qué es el formulario 945 y quién debe presentarlo?

El formulario 945 es un formulario del IRS titulado Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido. Se usa para declarar el impuesto federal sobre la renta retenido de los pagos no relacionados con la nómina, que difieren de los salarios declarados en el formulario 941 cada trimestre. En cambio, el formulario 945 cubre todo el año tributario en una sola presentación, lo que lo convierte en una obligación anual para empresas y organizaciones específicas.

A diferencia de los impuestos sobre la nómina que involucran contribuciones al Seguro Social y Medicare, el formulario 945 informa estrictamente los impuestos retenidos de fuentes no salariales. Esta distinción es importante porque si no se presenta el formulario correcto, es posible que se presenten informes incorrectos, se impongan multas y se cobren intereses adicionales. Los empleadores deben saber cuándo se aplica el formulario 941 y cuándo se requiere el formulario 945. Para obtener una guía completa del IRS, consulte Acerca del formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido.

Es posible que tengas que presentar el formulario 945 si tu empresa es responsable de la retención adicional o de la retención de ciertas distribuciones y premios. Por lo general, los siguientes grupos deben presentar la solicitud:

  • Algunas empresas y corporaciones realizan pagos que están sujetos a retenciones, como pensiones o anualidades.
  • Los casinos y otros establecimientos de juego están obligados a emitir ganancias de juego declarables cuando los pagos alcancen los umbrales del IRS.
  • Las entidades u organizaciones gubernamentales pagan los beneficios del Seguro Social cuando el beneficiario ha optado por la retención voluntaria.
  • Las corporaciones nativas de Alaska distribuyen dividendos o beneficios sujetos a impuestos que deben declararse y estar sujetos a retención.
  • Los empleadores o agentes de retención que actúen en nombre de otros son responsables de informar adecuadamente todas las retenciones requeridas.

Los requisitos de presentación también se aplican incluso si solo tiene un pago que requiere retención durante el período. Sin embargo, no es necesario que presente la solicitud si no hubo retenciones. Cumplir con las normas garantiza que su número de identificación patronal (EIN) se mantenga al día con el IRS, evita multas por presentación tardía y demuestra que su empresa cumple con la ley federal.

Pagos que requieren la presentación del formulario 945

El IRS exige que se presente el formulario 945 cuando ciertos pagos no relacionados con la nómina están sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta. Estos pagos se dividen en algunas categorías comunes, cada una con reglas y ejemplos.

Distribuciones de jubilación y pensiones

El impuesto federal sobre la renta debe retenerse de muchos pagos relacionados con la jubilación. Algunos ejemplos son:

  • Los retiros de los planes 401 (k) y 403 (b) patrocinados por el empleador están sujetos a impuestos y requieren una retención.
  • Las distribuciones tradicionales de las IRA también son retiros sujetos a impuestos de cuentas de jubilación individuales, y se deben retener los impuestos federales.
  • Las pensiones y anualidades se consideran ingresos regulares recibidos de los beneficios de jubilación, por lo que están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los pagos de jubilación militar realizados a antiguos miembros del servicio se consideran ingresos imponibles y también requieren una retención.

Ganancias de juegos de azar y lotería

Los casinos, loterías y otras instituciones de juego deben retener y declarar las ganancias que superen ciertos umbrales. Esto incluye:

  • Las ganancias de casino de máquinas tragamonedas, juegos de cartas y otras fuentes de juego reguladas están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los premios de la lotería, ya sea que se tomen como pago único o en cuotas, deben tener impuestos retenidos antes del pago.
  • Las ganancias de las apuestas deportivas procedentes de apuestas en línea o en persona que generen pagos sujetos a impuestos también están sujetas a retención.
  • Las ganancias de los juegos de azar de la India, como las distribuciones de las operaciones de juego en tierras tribales, se consideran ingresos imponibles y requieren retención.

Otros pagos no relacionados con la nómina

Además de los ingresos por jubilación y juegos de azar, el formulario 945 se aplica a otros tipos de pago, que incluyen:

  • Se requiere una retención adicional cuando el beneficiario no proporciona un número de identificación fiscal válido o cuando el IRS emite una notificación para iniciar la retención.
  • La retención voluntaria del Seguro Social es una opción que eligen las personas que desean que los impuestos federales sobre la renta se retengan directamente de sus beneficios.
  • Ciertos pagos del gobierno están sujetos a retenciones cuando el destinatario ha elegido que se retengan los impuestos de los desembolsos federales.
  • Las distribuciones de Alaska Native Corporation, incluidos los dividendos u otros pagos imponibles a los accionistas, también deben cumplir con los requisitos federales de retención.

Si su empresa u organización realiza alguno de estos pagos, por lo general se le exige que presente el formulario 945. La presentación de informes adecuada garantiza el cumplimiento de la ley tributaria federal y evita multas por no recaudar o remitir el total correcto de los impuestos adeudados.

Proceso paso a paso para presentar un formulario 945 de 2020 sin presentar

La presentación de un formulario 945 de 2020 sin presentar requiere recopilar información precisa, utilizar los recursos correctos del IRS y completar el formulario con cuidado. Siga estos pasos para garantizar el cumplimiento y reducir el riesgo de que se impongan multas adicionales.

1. Reúna la documentación requerida

Antes de completar el formulario, recopile los registros que reflejen sus impuestos retenidos durante el año tributario 2020. Estos pueden incluir:

  • La correspondencia del IRS relacionada con las declaraciones faltantes o no presentadas debe conservarse como parte de sus registros.
  • Los registros de depósitos bancarios que muestren los depósitos de impuestos federales deben conservarse para fines de verificación.
  • El formulario 1099-MISC es obligatorio para declarar los pagos que no son empleados y que están sujetos a retenciones adicionales.
  • El formulario W-2G se usa para declarar las ganancias de juegos de azar que cumplen con los umbrales de declaración del IRS.
  • El formulario 1099-R se usa para declarar las distribuciones de jubilación o pensión que pueden estar sujetas a impuestos.

Los registros precisos lo ayudarán a calcular el monto total adeudado y a evitar errores.

2. Obtenga los formularios e instrucciones correctos

Utilice siempre los recursos oficiales del IRS al preparar una declaración anual.

  • Descargue el formulario 945 de 2020 y las instrucciones correspondientes de IRS.gov (no la versión del año actual).
  • Revise la declaración anual ajustada (formulario 945-X) si debe corregir una declaración de impuestos presentada anteriormente.
  • Utilice el formulario 945-A (Registro de obligaciones tributarias federales) o el formulario 945-V (comprobante de pago), si corresponde.
  • Verifique que su número de identificación patronal (EIN) y los detalles de su empresa coincidan exactamente con los registros del IRS.

3. Complete el formulario una línea a la vez.

Al rellenar el formulario, preste mucha atención a cada sección:

  • Línea 1: Impuesto federal sobre la renta retenido: Introduzca los impuestos retenidos de las pensiones, las anualidades, la jubilación militar y las ganancias de los juegos de azar de la India.
  • Línea 2 - Retención complementaria: Informe todos los montos de retención adicionales, incluidos los de las ganancias de juegos de azar.
  • Línea 3 - Total de impuestos: Para calcular, suma los importes de las líneas 1 y 2. Esta cifra debe ser igual a la responsabilidad declarada.
  • Línea 4 - Depósitos totales: Introduzca los depósitos realizados durante 2020, incluidos los créditos o sobrepagos del año anterior.
  • Línea 5 - Equilibrio. Vencimiento: Si el monto pendiente de pago supera los depósitos, declare la diferencia como su responsabilidad.
  • Línea 6 - Sobrepago: Indique si el IRS debe emitir un reembolso o aplicarlo al próximo año tributario.
  • Línea 7 - Resumen mensual: Esto es obligatorio si su impuesto total fue de $2,500 o más y usted depositó mensualmente.

Comprueba todas las entradas. Incluso los errores menores pueden retrasar el procesamiento, provocar una notificación de presentación tardía o aumentar su saldo pendiente de pago. La presentación de la declaración a tiempo y de buena fe reduce el riesgo de que se impongan multas y cargos por intereses máximos.

Multas e intereses del IRS por presentación tardía

No presentar el formulario 945 a tiempo puede conllevar múltiples multas y cargos por intereses continuos. El IRS aplica estas tarifas para fomentar el cumplimiento y, si no se resuelven, puede aumentar significativamente el saldo pendiente de pago. Comprender cómo funciona cada multa le ayuda a calcular los costos potenciales y a planificar una estrategia para resolverla.

Sanción por no presentar la solicitud

  • Esta multa equivale al 5% del impuesto no pagado por cada mes, o cualquier parte del mes, en que la declaración de impuestos se presente con retraso. La multa máxima es del 25% del importe pendiente de pago.

Ejemplo: Si su impuesto total fue de $8,000 y presentó su declaración con seis meses de retraso, el IRS le impondrá una multa de $2,000 ($8,000 × 25%).

Multa por falta de pago

  • Esta multa por pago atrasado es del 0,5% del saldo pendiente de pago. Para cada mes, el impuesto permanece sin pagar después de la fecha de vencimiento original.
  • Continúa hasta que se pague el importe total o alcance el 25%.

Ejemplo: Si debe 5000$ en impuestos y no los ha pagado durante 12 meses, la multa sería de 300$ (5000$ × 6%).

Multa por no depositar

  • Esto se aplica si los empleadores no depositan los impuestos retenidos de manera correcta o puntual.
  • Las tasas varían según el retraso del depósito:
    • 2% para depósitos realizados con 1 a 5 días de retraso
    • 5% para depósitos realizados con 6 a 15 días de retraso
    • 10% para depósitos realizados con más de 15 días de retraso
    • 15% si el pago no se ha pagado durante más de 10 días después de la notificación de demanda del IRS

Cargos por intereses

  • Los intereses se aplican diariamente tanto al impuesto no pagado como a las multas.
  • Las tasas se determinan trimestralmente en función de las tasas federales a corto plazo más tres puntos porcentuales.

Ejemplo: Un pasivo de 10 000$ con multas combinadas de 2 500$ también acumulará intereses hasta que se liquide el saldo total.

Estas multas y cargos por intereses pueden superar rápidamente el pasivo original. Incluso sin el pago total, presentar la declaración anual con prontitud demuestra buena fe y puede permitirle solicitar una exención u otra medida cautelar.

Explicación de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP)

Una de las multas más severas que el IRS puede imponer por remitir indebidamente los impuestos retenidos es la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP). Se aplica a los «impuestos a los fondos fiduciarios», que incluyen el impuesto sobre la renta retenido a los empleados y las retenciones adicionales declaradas en el formulario 945. A diferencia de las multas estándar, el TFRP puede responsabilizar personalmente a las personas por el monto total no pagado, incluso si la empresa no puede pagar.

El IRS usa el TFRP para garantizar que los responsables de recaudar y pagar los impuestos federales no puedan ignorar sus obligaciones. La responsabilidad no requiere la propiedad de la empresa; puede extenderse a cualquier persona con autoridad sobre las decisiones financieras o el acceso a los fondos. La multa equivale al 100% del impuesto impagado, lo que la convierte en una poderosa herramienta para hacer cumplir la ley.

¿Quién puede ser considerado personalmente responsable?

  • El IRS puede imponer la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) a los funcionarios corporativos, como presidentes, tesoreros o directores financieros, que desempeñan un papel importante en la administración de las finanzas.
  • Los socios de sociedades o los miembros de sociedades de responsabilidad limitada también pueden ser considerados responsables de los impuestos impagos a los fondos fiduciarios.
  • Los accionistas que controlen las finanzas o firmen cheques en nombre de la corporación también pueden recibir la multa.
  • Algunos empleados que tienen la autoridad para autorizar el pago de facturas, firmar cheques o decidir qué deudas pagar también pueden ser responsables.

Para aplicar el TFRP, el IRS debe demostrar su intencionalidad. Esto no significa tener la intención de defraudar, sino más bien el conocimiento de la obligación tributaria combinado con la decisión de utilizar los fondos para otros fines. El proceso generalmente comienza con la carta 1153, que otorga a la persona 60 días para responder o presentar una solicitud de apelación.

Los contribuyentes tienen derechos en este proceso, incluido el derecho a remitir el caso a apelaciones, impugnar las determinaciones y presentar pruebas de que no fueron responsables. Dado que el TFRP puede equivaler al importe total del pasivo, es fundamental responder con prontitud y, si es necesario, buscar orientación profesional.

Opciones de resolución si no puede pagar en su totalidad

El saldo pendiente de un Formulario 945 de 2020 sin presentar puede resultar abrumador, pero el IRS ofrece varias vías de resolución. Estas opciones permiten a los empleadores y a los agentes de retención abordar las responsabilidades de buena fe y, al mismo tiempo, evitar acciones de cobro más severas.

Acuerdos de pago a plazos

Un acuerdo de pago a plazos le permite pagar su responsabilidad a lo largo del tiempo.

  • Acuerdos garantizados: Están disponibles si debe 10 000$ o menos en impuestos y puede pagar en un plazo de 36 meses.
  • Acuerdos simplificados: Se ofrecen para saldos de hasta 25 000$ y permiten plazos de reembolso de hasta 72 meses.
  • Acuerdos completos de divulgación financiera: Necesario para saldos más grandes; el IRS revisa los ingresos, los gastos y los activos para determinar lo que puede recaudar y pagar.

Reducción de sanciones

Es posible que reúna los requisitos para que se reduzcan o eliminen los cargos de penalización.

  • Reducción de sanciones por primera vez: Esto se otorga si presentó todas las declaraciones de impuestos del año anterior, pagó o hizo arreglos para pagar y no tiene multas recientes.
  • Alivio por causa razonable: Se aplica cuando circunstancias ajenas a su control impidieron la presentación o el pago oportunos. Algunos ejemplos comunes son los desastres naturales, las enfermedades o la falta de registros. Los contribuyentes pueden revisar la guía del IRS sobre Alivio de la sanción por causa razonable para obtener información sobre los requisitos.
  • Es posible que se requiera una solicitud por escrito o el formulario 843 para reclamar esta compensación.

Oferta de compromiso (OIC)

Una OIC permite la liquidación por menos del monto total adeudado cuando el pago total podría causar dificultades.

  • Dudas sobre la responsabilidad: Se utilizan cuando cree que el IRS ha tasado impuestos de manera incorrecta.
  • Dudas sobre la coleccionabilidad: Se aceptan cuando sus activos e ingresos son inferiores a la deuda.
  • Administración tributaria eficaz: Se otorgan cuando el cobro sería injusto a pesar de su capacidad de pago.
  • El IRS considera los activos, los ingresos, los gastos y los créditos antes de aceptarlos.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

Si no puede pagar sin poner en peligro los gastos básicos de manutención, puede calificar para el CNC.

  • El IRS suspende temporalmente los esfuerzos de cobro.
  • Los intereses y las multas siguen acumulándose, pero la cuenta no se busca activamente.
  • Se deben proporcionar documentos de respaldo, como declaraciones de ingresos, facturas médicas y registros de gastos.

Cada opción tiene requisitos y procedimientos únicos, pero actuar de buena fe (presentar la solicitud con prontitud y comunicarse con el Servicio de Impuestos Internos) puede mejorar sus posibilidades de aprobación y ayudar a limitar la imposición de multas adicionales.

Casos prácticos: escenarios del mundo real

Los ejemplos de la vida real pueden ayudar a ilustrar cómo los diferentes contribuyentes resolvieron los problemas con el formulario 945, las multas y los saldos pendientes de pago. Estos escenarios destacan tanto los errores como las soluciones prácticas.

Ejemplo 1: Presentación tardía de pequeñas empresas con reducción de multas

Una pequeña empresa de servicios para la jubilación no presentó el formulario 945 para el año tributario 2020, por no haber retenido el impuesto federal sobre la renta de las distribuciones de pensiones. Para 2023, las multas habían alcanzado el 25% como máximo. El propietario presentó la declaración de impuestos que faltaba, explicó el descuido de excelente fe y presentó una solicitud de reducción de la multa por primera vez. El IRS aprobó la exención, lo que redujo la responsabilidad y permitió a la empresa pagar solo los impuestos e intereses pendientes de pago.

Ejemplo 2: Caso de responsabilidad por el TFRP de un casino

Un casino retuvo las ganancias de los juegos de azar y las ganancias de los juegos indios, pero utilizó los fondos para cubrir los gastos operativos en lugar de remitirlos. El IRS investigó y emitió una demanda por el total de impuestos adeudados. Los funcionarios corporativos fueron sancionados con una multa por recuperación del fondo fiduciario, lo que los hizo personalmente responsables del monto no pagado. Tras la apelación, solo el director financiero, que tenía autoridad para firmar cheques en nombre de la corporación, siguió siendo responsable. Este caso muestra cómo la responsabilidad suele recaer en quienes controlan las finanzas.

Ejemplo 3: Oferta de compromiso para un negocio cerrado

Una empresa de asesoría de inversiones cerró durante la pandemia, lo que dejó un pasivo de 70 000 USD derivado de una declaración anual de 2020 sin presentar. El antiguo propietario, al no poder pagar el importe total, presentó una oferta de compromiso. Después de revisar las pruebas de ingresos, activos y dificultades económicas, el IRS aceptó un acuerdo por un monto menor. Este resultado reflejó la capacidad limitada del contribuyente para recaudar fondos y la intención de buena fe de resolver la deuda.

Estos casos muestran que, si bien el IRS hace cumplir estrictamente el cumplimiento, también brinda vías de alivio cuando los contribuyentes actúan de manera responsable y se relacionan con la agencia.

Cómo prevenir futuros problemas de presentación

Una vez que haya resuelto un saldo pendiente o abordado una declaración de impuestos atrasada, es esencial evitar que se repita el problema. El IRS espera que el cumplimiento sea continuo, y la presentación constante protege a su empresa de multas o cargos por intereses adicionales.

Conozca los plazos

El formulario 945 vence el 31 de enero siguiente al año tributario del que se informa. Si hizo los depósitos a tiempo, es posible que tenga hasta el 10 de febrero. Marcar estas fechas en su calendario ayuda a asegurarse de no perder una fecha límite.

Utilice las opciones de presentación electrónica

Presentar su declaración anual electrónicamente es más rápido y seguro, y confirma la recepción. La presentación electrónica también reduce el riesgo de perder el correo o de demoras en el procesamiento, lo que podría resultar en avisos de presentación tardía.

Adopte las mejores prácticas de cumplimiento

Las empresas pueden reducir el riesgo de errores integrando el archivado en sus operaciones rutinarias. Las mejores prácticas incluyen:

  • Establezca recordatorios para hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento de las declaraciones y los cronogramas de depósitos.
  • Mantenga registros organizados, como los formularios 1099-R, W-2G y los estados de cuenta bancarios.
  • Designe personal de respaldo que pueda gestionar el cumplimiento tributario en caso de ausencia.
  • Revise las declaraciones con regularidad para confirmar que el monto total declarado coincide con los depósitos.

Busque apoyo profesional

Las situaciones de retención complejas pueden requerir la ayuda de profesionales de impuestos. Los contadores o los agentes inscritos pueden ayudar a calcular las obligaciones, preparar los formularios correctamente y consultar las directrices pertinentes del IRS. Su experiencia también puede ayudar con una solicitud de reducción, una solicitud de reembolso o para afrontar los cambios en la legislación tributaria.

Conservar registros

Conserve todos los documentos de respaldo durante al menos cuatro años. Esto incluye las presentaciones anteriores, la correspondencia del IRS y cualquier crédito aplicado a períodos futuros. Mantener registros adecuados le permite responder rápidamente si el IRS emite una notificación o una auditoría.

Al combinar la presentación oportuna, el mantenimiento de registros precisos y el asesoramiento profesional cuando sea necesario, los empleadores pueden prevenir futuros problemas de cumplimiento y evitar la acumulación de sanciones innecesarias.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo vence el formulario 945 cada año?

El formulario 945 generalmente vence el 31 de enero siguiente al año tributario que está declarando. Si todos los impuestos retenidos se depositaron a tiempo, el IRS permite hasta el 10 de febrero. La presentación después de la fecha límite puede conllevar una multa por presentación tardía, por lo que es fundamental marcar esta fecha límite para evitar costos innecesarios y avisos del Servicio de Impuestos Internos.

¿Tengo que presentar una solicitud si no he realizado ninguna actividad de retención?

Si su empresa u organización no tenía pagos no relacionados con la nómina sujetos a retenciones, no necesita presentar el formulario 945. Sin embargo, la presentación es obligatoria si tan solo un pago requiere una retención adicional o la recaudación de impuestos sobre las ganancias del juego o las pensiones. No presentar la declaración cuando es necesario puede conllevar la imposición de multas, independientemente de si el monto impagado de impuestos es pequeño o grande.

¿Se puede presentar electrónicamente el formulario 945?

Sí, el IRS recomienda presentar el Formulario 945 electrónicamente a través de proveedores autorizados de presentación electrónica. La presentación electrónica reduce los errores de procesamiento, confirma la presentación puntual y evita posibles problemas de pérdida de correo. La presentación electrónica también ayuda a garantizar que su declaración de impuestos refleje el número de identificación del empleador correcto y el total de impuestos declarado. El uso de la presentación electrónica es una forma eficaz de evitar multas o cargos por intereses innecesarios derivados de las demoras en la presentación de documentos.

¿Qué pasa si descubro errores después de la presentación?

Si se da cuenta de un error después de presentar el formulario 945, debe corregirlo utilizando el formulario 945-X, la declaración anual ajustada. Este formulario le permite modificar los montos declarados y solicitar un reembolso o un ajuste si pagó de más. Las correcciones deben hacerse de buena fe, proporcionando al IRS los detalles justificativos. Las correcciones oportunas ayudan a limitar las multas y los intereses y a prevenir problemas de cumplimiento en el próximo período.

¿Pueden las multas superar mi impuesto original adeudado?

Sí, en muchos casos, las multas y los cargos por intereses aumentan hasta superar el impuesto original no pagado. Por ejemplo, las multas por no presentar la declaración llegan hasta el 25% del importe pendiente de pago, mientras que las multas por pago atrasado y los intereses acumulados diariamente agravan el saldo. Cuanto más tiempo permanezca sin resolver el saldo pendiente de pago, mayor será el importe total adeudado, que puede superar los impuestos retenidos declarados originalmente en la declaración anual.

¿Cuánto tiempo tiene el IRS para evaluar las multas por un formulario 945 no presentado?

Si nunca presenta el Formulario 945, no hay ningún plazo de prescripción, lo que significa que el IRS puede imponer multas en cualquier momento. Si presenta la solicitud con retraso, el IRS generalmente tiene tres años a partir de la fecha límite original para revisar y emitir las evaluaciones. Se insta a los empleadores a actuar con rapidez, recopilar los registros y archivarlos, incluso si el pago total no se puede realizar de inmediato.

¿Debo contratar a un profesional de impuestos para que me ayude?

Sí, contratar a un profesional de impuestos calificado puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo. Pueden ayudar a calcular las responsabilidades, garantizar el cumplimiento de la ley del IRS y preparar una solicitud sólida de alivio o exención de multas. Los profesionales también pueden guiarlo sobre cómo presentar el formulario 945, tramitar las solicitudes de reembolso y actuar en su nombre ante el IRS para resolver los saldos pendientes de pago de manera eficaz.

Frequently Asked Questions

Formulario 945 de 2020 sin presentar: cómo presentarlo, sanciones y opciones de ayuda

El formulario 945, o Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido, es el formulario que deben presentar las empresas cuando retienen el impuesto federal sobre la renta de los pagos no relacionados con la nómina, como pensiones, anualidades y ciertas ganancias de juegos de azar. A diferencia de las declaraciones de impuestos sobre la nómina, que se presentan trimestralmente, el formulario 945 cubre todo el año tributario y consolida la retención en una declaración anual. Presentar el formulario 945 a tiempo garantiza que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tenga un registro preciso de los impuestos retenidos y evita multas innecesarias.

Si no presentó su Formulario 945 de 2020, es esencial que actúe con rapidez. Una declaración de impuestos sin presentar puede acumular multas, cargos por intereses y un saldo pendiente que puede superar el monto original adeudado. El IRS se toma muy en serio los formularios no presentados y, cuanto más se demore, más difícil será resolver el problema. Abordar el asunto de buena fe (presentarlos lo antes posible y comunicarse con el IRS si no puede pagar de inmediato) puede reducir el riesgo de consecuencias más graves.

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso para presentar el formulario 945, explica los diferentes tipos de multas y multas por pago atrasado que puede enfrentar y describe las opciones de resolución disponibles, como los acuerdos de pago a plazos y la reducción de multas. También destaca las reglas especiales, incluida la multa por recuperación de fondos fiduciarios, que pueden afectar personalmente a los propietarios de negocios y a los funcionarios financieros. Al final, lo entenderás.

¿Qué es el formulario 945 y quién debe presentarlo?

El formulario 945 es un formulario del IRS titulado Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido. Se usa para declarar el impuesto federal sobre la renta retenido de los pagos no relacionados con la nómina, que difieren de los salarios declarados en el formulario 941 cada trimestre. En cambio, el formulario 945 cubre todo el año tributario en una sola presentación, lo que lo convierte en una obligación anual para empresas y organizaciones específicas.

A diferencia de los impuestos sobre la nómina que involucran contribuciones al Seguro Social y Medicare, el formulario 945 informa estrictamente los impuestos retenidos de fuentes no salariales. Esta distinción es importante porque si no se presenta el formulario correcto, es posible que se presenten informes incorrectos, se impongan multas y se cobren intereses adicionales. Los empleadores deben saber cuándo se aplica el formulario 941 y cuándo se requiere el formulario 945. Para obtener una guía completa del IRS, consulte Acerca del formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido.

Es posible que tengas que presentar el formulario 945 si tu empresa es responsable de la retención adicional o de la retención de ciertas distribuciones y premios. Por lo general, los siguientes grupos deben presentar la solicitud:

  • Algunas empresas y corporaciones realizan pagos que están sujetos a retenciones, como pensiones o anualidades.
  • Los casinos y otros establecimientos de juego están obligados a emitir ganancias de juego declarables cuando los pagos alcancen los umbrales del IRS.
  • Las entidades u organizaciones gubernamentales pagan los beneficios del Seguro Social cuando el beneficiario ha optado por la retención voluntaria.
  • Las corporaciones nativas de Alaska distribuyen dividendos o beneficios sujetos a impuestos que deben declararse y estar sujetos a retención.
  • Los empleadores o agentes de retención que actúen en nombre de otros son responsables de informar adecuadamente todas las retenciones requeridas.

Los requisitos de presentación también se aplican incluso si solo tiene un pago que requiere retención durante el período. Sin embargo, no es necesario que presente la solicitud si no hubo retenciones. Cumplir con las normas garantiza que su número de identificación patronal (EIN) se mantenga al día con el IRS, evita multas por presentación tardía y demuestra que su empresa cumple con la ley federal.

Pagos que requieren la presentación del formulario 945

El IRS exige que se presente el formulario 945 cuando ciertos pagos no relacionados con la nómina están sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta. Estos pagos se dividen en algunas categorías comunes, cada una con reglas y ejemplos.

Distribuciones de jubilación y pensiones

El impuesto federal sobre la renta debe retenerse de muchos pagos relacionados con la jubilación. Algunos ejemplos son:

  • Los retiros de los planes 401 (k) y 403 (b) patrocinados por el empleador están sujetos a impuestos y requieren una retención.
  • Las distribuciones tradicionales de las IRA también son retiros sujetos a impuestos de cuentas de jubilación individuales, y se deben retener los impuestos federales.
  • Las pensiones y anualidades se consideran ingresos regulares recibidos de los beneficios de jubilación, por lo que están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los pagos de jubilación militar realizados a antiguos miembros del servicio se consideran ingresos imponibles y también requieren una retención.

Ganancias de juegos de azar y lotería

Los casinos, loterías y otras instituciones de juego deben retener y declarar las ganancias que superen ciertos umbrales. Esto incluye:

  • Las ganancias de casino de máquinas tragamonedas, juegos de cartas y otras fuentes de juego reguladas están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los premios de la lotería, ya sea que se tomen como pago único o en cuotas, deben tener impuestos retenidos antes del pago.
  • Las ganancias de las apuestas deportivas procedentes de apuestas en línea o en persona que generen pagos sujetos a impuestos también están sujetas a retención.
  • Las ganancias de los juegos de azar de la India, como las distribuciones de las operaciones de juego en tierras tribales, se consideran ingresos imponibles y requieren retención.

Otros pagos no relacionados con la nómina

Además de los ingresos por jubilación y juegos de azar, el formulario 945 se aplica a otros tipos de pago, que incluyen:

  • Se requiere una retención adicional cuando el beneficiario no proporciona un número de identificación fiscal válido o cuando el IRS emite una notificación para iniciar la retención.
  • La retención voluntaria del Seguro Social es una opción que eligen las personas que desean que los impuestos federales sobre la renta se retengan directamente de sus beneficios.
  • Ciertos pagos del gobierno están sujetos a retenciones cuando el destinatario ha elegido que se retengan los impuestos de los desembolsos federales.
  • Las distribuciones de Alaska Native Corporation, incluidos los dividendos u otros pagos imponibles a los accionistas, también deben cumplir con los requisitos federales de retención.

Si su empresa u organización realiza alguno de estos pagos, por lo general se le exige que presente el formulario 945. La presentación de informes adecuada garantiza el cumplimiento de la ley tributaria federal y evita multas por no recaudar o remitir el total correcto de los impuestos adeudados.

Proceso paso a paso para presentar un formulario 945 de 2020 sin presentar

La presentación de un formulario 945 de 2020 sin presentar requiere recopilar información precisa, utilizar los recursos correctos del IRS y completar el formulario con cuidado. Siga estos pasos para garantizar el cumplimiento y reducir el riesgo de que se impongan multas adicionales.

1. Reúna la documentación requerida

Antes de completar el formulario, recopile los registros que reflejen sus impuestos retenidos durante el año tributario 2020. Estos pueden incluir:

  • La correspondencia del IRS relacionada con las declaraciones faltantes o no presentadas debe conservarse como parte de sus registros.
  • Los registros de depósitos bancarios que muestren los depósitos de impuestos federales deben conservarse para fines de verificación.
  • El formulario 1099-MISC es obligatorio para declarar los pagos que no son empleados y que están sujetos a retenciones adicionales.
  • El formulario W-2G se usa para declarar las ganancias de juegos de azar que cumplen con los umbrales de declaración del IRS.
  • El formulario 1099-R se usa para declarar las distribuciones de jubilación o pensión que pueden estar sujetas a impuestos.

Los registros precisos lo ayudarán a calcular el monto total adeudado y a evitar errores.

2. Obtenga los formularios e instrucciones correctos

Utilice siempre los recursos oficiales del IRS al preparar una declaración anual.

  • Descargue el formulario 945 de 2020 y las instrucciones correspondientes de IRS.gov (no la versión del año actual).
  • Revise la declaración anual ajustada (formulario 945-X) si debe corregir una declaración de impuestos presentada anteriormente.
  • Utilice el formulario 945-A (Registro de obligaciones tributarias federales) o el formulario 945-V (comprobante de pago), si corresponde.
  • Verifique que su número de identificación patronal (EIN) y los detalles de su empresa coincidan exactamente con los registros del IRS.

3. Complete el formulario una línea a la vez.

Al rellenar el formulario, preste mucha atención a cada sección:

  • Línea 1: Impuesto federal sobre la renta retenido: Introduzca los impuestos retenidos de las pensiones, las anualidades, la jubilación militar y las ganancias de los juegos de azar de la India.
  • Línea 2 - Retención complementaria: Informe todos los montos de retención adicionales, incluidos los de las ganancias de juegos de azar.
  • Línea 3 - Total de impuestos: Para calcular, suma los importes de las líneas 1 y 2. Esta cifra debe ser igual a la responsabilidad declarada.
  • Línea 4 - Depósitos totales: Introduzca los depósitos realizados durante 2020, incluidos los créditos o sobrepagos del año anterior.
  • Línea 5 - Equilibrio. Vencimiento: Si el monto pendiente de pago supera los depósitos, declare la diferencia como su responsabilidad.
  • Línea 6 - Sobrepago: Indique si el IRS debe emitir un reembolso o aplicarlo al próximo año tributario.
  • Línea 7 - Resumen mensual: Esto es obligatorio si su impuesto total fue de $2,500 o más y usted depositó mensualmente.

Comprueba todas las entradas. Incluso los errores menores pueden retrasar el procesamiento, provocar una notificación de presentación tardía o aumentar su saldo pendiente de pago. La presentación de la declaración a tiempo y de buena fe reduce el riesgo de que se impongan multas y cargos por intereses máximos.

Multas e intereses del IRS por presentación tardía

No presentar el formulario 945 a tiempo puede conllevar múltiples multas y cargos por intereses continuos. El IRS aplica estas tarifas para fomentar el cumplimiento y, si no se resuelven, puede aumentar significativamente el saldo pendiente de pago. Comprender cómo funciona cada multa le ayuda a calcular los costos potenciales y a planificar una estrategia para resolverla.

Sanción por no presentar la solicitud

  • Esta multa equivale al 5% del impuesto no pagado por cada mes, o cualquier parte del mes, en que la declaración de impuestos se presente con retraso. La multa máxima es del 25% del importe pendiente de pago.

Ejemplo: Si su impuesto total fue de $8,000 y presentó su declaración con seis meses de retraso, el IRS le impondrá una multa de $2,000 ($8,000 × 25%).

Multa por falta de pago

  • Esta multa por pago atrasado es del 0,5% del saldo pendiente de pago. Para cada mes, el impuesto permanece sin pagar después de la fecha de vencimiento original.
  • Continúa hasta que se pague el importe total o alcance el 25%.

Ejemplo: Si debe 5000$ en impuestos y no los ha pagado durante 12 meses, la multa sería de 300$ (5000$ × 6%).

Multa por no depositar

  • Esto se aplica si los empleadores no depositan los impuestos retenidos de manera correcta o puntual.
  • Las tasas varían según el retraso del depósito:
    • 2% para depósitos realizados con 1 a 5 días de retraso
    • 5% para depósitos realizados con 6 a 15 días de retraso
    • 10% para depósitos realizados con más de 15 días de retraso
    • 15% si el pago no se ha pagado durante más de 10 días después de la notificación de demanda del IRS

Cargos por intereses

  • Los intereses se aplican diariamente tanto al impuesto no pagado como a las multas.
  • Las tasas se determinan trimestralmente en función de las tasas federales a corto plazo más tres puntos porcentuales.

Ejemplo: Un pasivo de 10 000$ con multas combinadas de 2 500$ también acumulará intereses hasta que se liquide el saldo total.

Estas multas y cargos por intereses pueden superar rápidamente el pasivo original. Incluso sin el pago total, presentar la declaración anual con prontitud demuestra buena fe y puede permitirle solicitar una exención u otra medida cautelar.

Explicación de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP)

Una de las multas más severas que el IRS puede imponer por remitir indebidamente los impuestos retenidos es la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP). Se aplica a los «impuestos a los fondos fiduciarios», que incluyen el impuesto sobre la renta retenido a los empleados y las retenciones adicionales declaradas en el formulario 945. A diferencia de las multas estándar, el TFRP puede responsabilizar personalmente a las personas por el monto total no pagado, incluso si la empresa no puede pagar.

El IRS usa el TFRP para garantizar que los responsables de recaudar y pagar los impuestos federales no puedan ignorar sus obligaciones. La responsabilidad no requiere la propiedad de la empresa; puede extenderse a cualquier persona con autoridad sobre las decisiones financieras o el acceso a los fondos. La multa equivale al 100% del impuesto impagado, lo que la convierte en una poderosa herramienta para hacer cumplir la ley.

¿Quién puede ser considerado personalmente responsable?

  • El IRS puede imponer la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) a los funcionarios corporativos, como presidentes, tesoreros o directores financieros, que desempeñan un papel importante en la administración de las finanzas.
  • Los socios de sociedades o los miembros de sociedades de responsabilidad limitada también pueden ser considerados responsables de los impuestos impagos a los fondos fiduciarios.
  • Los accionistas que controlen las finanzas o firmen cheques en nombre de la corporación también pueden recibir la multa.
  • Algunos empleados que tienen la autoridad para autorizar el pago de facturas, firmar cheques o decidir qué deudas pagar también pueden ser responsables.

Para aplicar el TFRP, el IRS debe demostrar su intencionalidad. Esto no significa tener la intención de defraudar, sino más bien el conocimiento de la obligación tributaria combinado con la decisión de utilizar los fondos para otros fines. El proceso generalmente comienza con la carta 1153, que otorga a la persona 60 días para responder o presentar una solicitud de apelación.

Los contribuyentes tienen derechos en este proceso, incluido el derecho a remitir el caso a apelaciones, impugnar las determinaciones y presentar pruebas de que no fueron responsables. Dado que el TFRP puede equivaler al importe total del pasivo, es fundamental responder con prontitud y, si es necesario, buscar orientación profesional.

Opciones de resolución si no puede pagar en su totalidad

El saldo pendiente de un Formulario 945 de 2020 sin presentar puede resultar abrumador, pero el IRS ofrece varias vías de resolución. Estas opciones permiten a los empleadores y a los agentes de retención abordar las responsabilidades de buena fe y, al mismo tiempo, evitar acciones de cobro más severas.

Acuerdos de pago a plazos

Un acuerdo de pago a plazos le permite pagar su responsabilidad a lo largo del tiempo.

  • Acuerdos garantizados: Están disponibles si debe 10 000$ o menos en impuestos y puede pagar en un plazo de 36 meses.
  • Acuerdos simplificados: Se ofrecen para saldos de hasta 25 000$ y permiten plazos de reembolso de hasta 72 meses.
  • Acuerdos completos de divulgación financiera: Necesario para saldos más grandes; el IRS revisa los ingresos, los gastos y los activos para determinar lo que puede recaudar y pagar.

Reducción de sanciones

Es posible que reúna los requisitos para que se reduzcan o eliminen los cargos de penalización.

  • Reducción de sanciones por primera vez: Esto se otorga si presentó todas las declaraciones de impuestos del año anterior, pagó o hizo arreglos para pagar y no tiene multas recientes.
  • Alivio por causa razonable: Se aplica cuando circunstancias ajenas a su control impidieron la presentación o el pago oportunos. Algunos ejemplos comunes son los desastres naturales, las enfermedades o la falta de registros. Los contribuyentes pueden revisar la guía del IRS sobre Alivio de la sanción por causa razonable para obtener información sobre los requisitos.
  • Es posible que se requiera una solicitud por escrito o el formulario 843 para reclamar esta compensación.

Oferta de compromiso (OIC)

Una OIC permite la liquidación por menos del monto total adeudado cuando el pago total podría causar dificultades.

  • Dudas sobre la responsabilidad: Se utilizan cuando cree que el IRS ha tasado impuestos de manera incorrecta.
  • Dudas sobre la coleccionabilidad: Se aceptan cuando sus activos e ingresos son inferiores a la deuda.
  • Administración tributaria eficaz: Se otorgan cuando el cobro sería injusto a pesar de su capacidad de pago.
  • El IRS considera los activos, los ingresos, los gastos y los créditos antes de aceptarlos.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

Si no puede pagar sin poner en peligro los gastos básicos de manutención, puede calificar para el CNC.

  • El IRS suspende temporalmente los esfuerzos de cobro.
  • Los intereses y las multas siguen acumulándose, pero la cuenta no se busca activamente.
  • Se deben proporcionar documentos de respaldo, como declaraciones de ingresos, facturas médicas y registros de gastos.

Cada opción tiene requisitos y procedimientos únicos, pero actuar de buena fe (presentar la solicitud con prontitud y comunicarse con el Servicio de Impuestos Internos) puede mejorar sus posibilidades de aprobación y ayudar a limitar la imposición de multas adicionales.

Casos prácticos: escenarios del mundo real

Los ejemplos de la vida real pueden ayudar a ilustrar cómo los diferentes contribuyentes resolvieron los problemas con el formulario 945, las multas y los saldos pendientes de pago. Estos escenarios destacan tanto los errores como las soluciones prácticas.

Ejemplo 1: Presentación tardía de pequeñas empresas con reducción de multas

Una pequeña empresa de servicios para la jubilación no presentó el formulario 945 para el año tributario 2020, por no haber retenido el impuesto federal sobre la renta de las distribuciones de pensiones. Para 2023, las multas habían alcanzado el 25% como máximo. El propietario presentó la declaración de impuestos que faltaba, explicó el descuido de excelente fe y presentó una solicitud de reducción de la multa por primera vez. El IRS aprobó la exención, lo que redujo la responsabilidad y permitió a la empresa pagar solo los impuestos e intereses pendientes de pago.

Ejemplo 2: Caso de responsabilidad por el TFRP de un casino

Un casino retuvo las ganancias de los juegos de azar y las ganancias de los juegos indios, pero utilizó los fondos para cubrir los gastos operativos en lugar de remitirlos. El IRS investigó y emitió una demanda por el total de impuestos adeudados. Los funcionarios corporativos fueron sancionados con una multa por recuperación del fondo fiduciario, lo que los hizo personalmente responsables del monto no pagado. Tras la apelación, solo el director financiero, que tenía autoridad para firmar cheques en nombre de la corporación, siguió siendo responsable. Este caso muestra cómo la responsabilidad suele recaer en quienes controlan las finanzas.

Ejemplo 3: Oferta de compromiso para un negocio cerrado

Una empresa de asesoría de inversiones cerró durante la pandemia, lo que dejó un pasivo de 70 000 USD derivado de una declaración anual de 2020 sin presentar. El antiguo propietario, al no poder pagar el importe total, presentó una oferta de compromiso. Después de revisar las pruebas de ingresos, activos y dificultades económicas, el IRS aceptó un acuerdo por un monto menor. Este resultado reflejó la capacidad limitada del contribuyente para recaudar fondos y la intención de buena fe de resolver la deuda.

Estos casos muestran que, si bien el IRS hace cumplir estrictamente el cumplimiento, también brinda vías de alivio cuando los contribuyentes actúan de manera responsable y se relacionan con la agencia.

Cómo prevenir futuros problemas de presentación

Una vez que haya resuelto un saldo pendiente o abordado una declaración de impuestos atrasada, es esencial evitar que se repita el problema. El IRS espera que el cumplimiento sea continuo, y la presentación constante protege a su empresa de multas o cargos por intereses adicionales.

Conozca los plazos

El formulario 945 vence el 31 de enero siguiente al año tributario del que se informa. Si hizo los depósitos a tiempo, es posible que tenga hasta el 10 de febrero. Marcar estas fechas en su calendario ayuda a asegurarse de no perder una fecha límite.

Utilice las opciones de presentación electrónica

Presentar su declaración anual electrónicamente es más rápido y seguro, y confirma la recepción. La presentación electrónica también reduce el riesgo de perder el correo o de demoras en el procesamiento, lo que podría resultar en avisos de presentación tardía.

Adopte las mejores prácticas de cumplimiento

Las empresas pueden reducir el riesgo de errores integrando el archivado en sus operaciones rutinarias. Las mejores prácticas incluyen:

  • Establezca recordatorios para hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento de las declaraciones y los cronogramas de depósitos.
  • Mantenga registros organizados, como los formularios 1099-R, W-2G y los estados de cuenta bancarios.
  • Designe personal de respaldo que pueda gestionar el cumplimiento tributario en caso de ausencia.
  • Revise las declaraciones con regularidad para confirmar que el monto total declarado coincide con los depósitos.

Busque apoyo profesional

Las situaciones de retención complejas pueden requerir la ayuda de profesionales de impuestos. Los contadores o los agentes inscritos pueden ayudar a calcular las obligaciones, preparar los formularios correctamente y consultar las directrices pertinentes del IRS. Su experiencia también puede ayudar con una solicitud de reducción, una solicitud de reembolso o para afrontar los cambios en la legislación tributaria.

Conservar registros

Conserve todos los documentos de respaldo durante al menos cuatro años. Esto incluye las presentaciones anteriores, la correspondencia del IRS y cualquier crédito aplicado a períodos futuros. Mantener registros adecuados le permite responder rápidamente si el IRS emite una notificación o una auditoría.

Al combinar la presentación oportuna, el mantenimiento de registros precisos y el asesoramiento profesional cuando sea necesario, los empleadores pueden prevenir futuros problemas de cumplimiento y evitar la acumulación de sanciones innecesarias.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo vence el formulario 945 cada año?

El formulario 945 generalmente vence el 31 de enero siguiente al año tributario que está declarando. Si todos los impuestos retenidos se depositaron a tiempo, el IRS permite hasta el 10 de febrero. La presentación después de la fecha límite puede conllevar una multa por presentación tardía, por lo que es fundamental marcar esta fecha límite para evitar costos innecesarios y avisos del Servicio de Impuestos Internos.

¿Tengo que presentar una solicitud si no he realizado ninguna actividad de retención?

Si su empresa u organización no tenía pagos no relacionados con la nómina sujetos a retenciones, no necesita presentar el formulario 945. Sin embargo, la presentación es obligatoria si tan solo un pago requiere una retención adicional o la recaudación de impuestos sobre las ganancias del juego o las pensiones. No presentar la declaración cuando es necesario puede conllevar la imposición de multas, independientemente de si el monto impagado de impuestos es pequeño o grande.

¿Se puede presentar electrónicamente el formulario 945?

Sí, el IRS recomienda presentar el Formulario 945 electrónicamente a través de proveedores autorizados de presentación electrónica. La presentación electrónica reduce los errores de procesamiento, confirma la presentación puntual y evita posibles problemas de pérdida de correo. La presentación electrónica también ayuda a garantizar que su declaración de impuestos refleje el número de identificación del empleador correcto y el total de impuestos declarado. El uso de la presentación electrónica es una forma eficaz de evitar multas o cargos por intereses innecesarios derivados de las demoras en la presentación de documentos.

¿Qué pasa si descubro errores después de la presentación?

Si se da cuenta de un error después de presentar el formulario 945, debe corregirlo utilizando el formulario 945-X, la declaración anual ajustada. Este formulario le permite modificar los montos declarados y solicitar un reembolso o un ajuste si pagó de más. Las correcciones deben hacerse de buena fe, proporcionando al IRS los detalles justificativos. Las correcciones oportunas ayudan a limitar las multas y los intereses y a prevenir problemas de cumplimiento en el próximo período.

¿Pueden las multas superar mi impuesto original adeudado?

Sí, en muchos casos, las multas y los cargos por intereses aumentan hasta superar el impuesto original no pagado. Por ejemplo, las multas por no presentar la declaración llegan hasta el 25% del importe pendiente de pago, mientras que las multas por pago atrasado y los intereses acumulados diariamente agravan el saldo. Cuanto más tiempo permanezca sin resolver el saldo pendiente de pago, mayor será el importe total adeudado, que puede superar los impuestos retenidos declarados originalmente en la declaración anual.

¿Cuánto tiempo tiene el IRS para evaluar las multas por un formulario 945 no presentado?

Si nunca presenta el Formulario 945, no hay ningún plazo de prescripción, lo que significa que el IRS puede imponer multas en cualquier momento. Si presenta la solicitud con retraso, el IRS generalmente tiene tres años a partir de la fecha límite original para revisar y emitir las evaluaciones. Se insta a los empleadores a actuar con rapidez, recopilar los registros y archivarlos, incluso si el pago total no se puede realizar de inmediato.

¿Debo contratar a un profesional de impuestos para que me ayude?

Sí, contratar a un profesional de impuestos calificado puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo. Pueden ayudar a calcular las responsabilidades, garantizar el cumplimiento de la ley del IRS y preparar una solicitud sólida de alivio o exención de multas. Los profesionales también pueden guiarlo sobre cómo presentar el formulario 945, tramitar las solicitudes de reembolso y actuar en su nombre ante el IRS para resolver los saldos pendientes de pago de manera eficaz.

Frequently Asked Questions

Formulario 945 de 2020 sin presentar: cómo presentarlo, sanciones y opciones de ayuda

El formulario 945, o Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido, es el formulario que deben presentar las empresas cuando retienen el impuesto federal sobre la renta de los pagos no relacionados con la nómina, como pensiones, anualidades y ciertas ganancias de juegos de azar. A diferencia de las declaraciones de impuestos sobre la nómina, que se presentan trimestralmente, el formulario 945 cubre todo el año tributario y consolida la retención en una declaración anual. Presentar el formulario 945 a tiempo garantiza que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tenga un registro preciso de los impuestos retenidos y evita multas innecesarias.

Si no presentó su Formulario 945 de 2020, es esencial que actúe con rapidez. Una declaración de impuestos sin presentar puede acumular multas, cargos por intereses y un saldo pendiente que puede superar el monto original adeudado. El IRS se toma muy en serio los formularios no presentados y, cuanto más se demore, más difícil será resolver el problema. Abordar el asunto de buena fe (presentarlos lo antes posible y comunicarse con el IRS si no puede pagar de inmediato) puede reducir el riesgo de consecuencias más graves.

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso para presentar el formulario 945, explica los diferentes tipos de multas y multas por pago atrasado que puede enfrentar y describe las opciones de resolución disponibles, como los acuerdos de pago a plazos y la reducción de multas. También destaca las reglas especiales, incluida la multa por recuperación de fondos fiduciarios, que pueden afectar personalmente a los propietarios de negocios y a los funcionarios financieros. Al final, lo entenderás.

¿Qué es el formulario 945 y quién debe presentarlo?

El formulario 945 es un formulario del IRS titulado Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido. Se usa para declarar el impuesto federal sobre la renta retenido de los pagos no relacionados con la nómina, que difieren de los salarios declarados en el formulario 941 cada trimestre. En cambio, el formulario 945 cubre todo el año tributario en una sola presentación, lo que lo convierte en una obligación anual para empresas y organizaciones específicas.

A diferencia de los impuestos sobre la nómina que involucran contribuciones al Seguro Social y Medicare, el formulario 945 informa estrictamente los impuestos retenidos de fuentes no salariales. Esta distinción es importante porque si no se presenta el formulario correcto, es posible que se presenten informes incorrectos, se impongan multas y se cobren intereses adicionales. Los empleadores deben saber cuándo se aplica el formulario 941 y cuándo se requiere el formulario 945. Para obtener una guía completa del IRS, consulte Acerca del formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido.

Es posible que tengas que presentar el formulario 945 si tu empresa es responsable de la retención adicional o de la retención de ciertas distribuciones y premios. Por lo general, los siguientes grupos deben presentar la solicitud:

  • Algunas empresas y corporaciones realizan pagos que están sujetos a retenciones, como pensiones o anualidades.
  • Los casinos y otros establecimientos de juego están obligados a emitir ganancias de juego declarables cuando los pagos alcancen los umbrales del IRS.
  • Las entidades u organizaciones gubernamentales pagan los beneficios del Seguro Social cuando el beneficiario ha optado por la retención voluntaria.
  • Las corporaciones nativas de Alaska distribuyen dividendos o beneficios sujetos a impuestos que deben declararse y estar sujetos a retención.
  • Los empleadores o agentes de retención que actúen en nombre de otros son responsables de informar adecuadamente todas las retenciones requeridas.

Los requisitos de presentación también se aplican incluso si solo tiene un pago que requiere retención durante el período. Sin embargo, no es necesario que presente la solicitud si no hubo retenciones. Cumplir con las normas garantiza que su número de identificación patronal (EIN) se mantenga al día con el IRS, evita multas por presentación tardía y demuestra que su empresa cumple con la ley federal.

Pagos que requieren la presentación del formulario 945

El IRS exige que se presente el formulario 945 cuando ciertos pagos no relacionados con la nómina están sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta. Estos pagos se dividen en algunas categorías comunes, cada una con reglas y ejemplos.

Distribuciones de jubilación y pensiones

El impuesto federal sobre la renta debe retenerse de muchos pagos relacionados con la jubilación. Algunos ejemplos son:

  • Los retiros de los planes 401 (k) y 403 (b) patrocinados por el empleador están sujetos a impuestos y requieren una retención.
  • Las distribuciones tradicionales de las IRA también son retiros sujetos a impuestos de cuentas de jubilación individuales, y se deben retener los impuestos federales.
  • Las pensiones y anualidades se consideran ingresos regulares recibidos de los beneficios de jubilación, por lo que están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los pagos de jubilación militar realizados a antiguos miembros del servicio se consideran ingresos imponibles y también requieren una retención.

Ganancias de juegos de azar y lotería

Los casinos, loterías y otras instituciones de juego deben retener y declarar las ganancias que superen ciertos umbrales. Esto incluye:

  • Las ganancias de casino de máquinas tragamonedas, juegos de cartas y otras fuentes de juego reguladas están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los premios de la lotería, ya sea que se tomen como pago único o en cuotas, deben tener impuestos retenidos antes del pago.
  • Las ganancias de las apuestas deportivas procedentes de apuestas en línea o en persona que generen pagos sujetos a impuestos también están sujetas a retención.
  • Las ganancias de los juegos de azar de la India, como las distribuciones de las operaciones de juego en tierras tribales, se consideran ingresos imponibles y requieren retención.

Otros pagos no relacionados con la nómina

Además de los ingresos por jubilación y juegos de azar, el formulario 945 se aplica a otros tipos de pago, que incluyen:

  • Se requiere una retención adicional cuando el beneficiario no proporciona un número de identificación fiscal válido o cuando el IRS emite una notificación para iniciar la retención.
  • La retención voluntaria del Seguro Social es una opción que eligen las personas que desean que los impuestos federales sobre la renta se retengan directamente de sus beneficios.
  • Ciertos pagos del gobierno están sujetos a retenciones cuando el destinatario ha elegido que se retengan los impuestos de los desembolsos federales.
  • Las distribuciones de Alaska Native Corporation, incluidos los dividendos u otros pagos imponibles a los accionistas, también deben cumplir con los requisitos federales de retención.

Si su empresa u organización realiza alguno de estos pagos, por lo general se le exige que presente el formulario 945. La presentación de informes adecuada garantiza el cumplimiento de la ley tributaria federal y evita multas por no recaudar o remitir el total correcto de los impuestos adeudados.

Proceso paso a paso para presentar un formulario 945 de 2020 sin presentar

La presentación de un formulario 945 de 2020 sin presentar requiere recopilar información precisa, utilizar los recursos correctos del IRS y completar el formulario con cuidado. Siga estos pasos para garantizar el cumplimiento y reducir el riesgo de que se impongan multas adicionales.

1. Reúna la documentación requerida

Antes de completar el formulario, recopile los registros que reflejen sus impuestos retenidos durante el año tributario 2020. Estos pueden incluir:

  • La correspondencia del IRS relacionada con las declaraciones faltantes o no presentadas debe conservarse como parte de sus registros.
  • Los registros de depósitos bancarios que muestren los depósitos de impuestos federales deben conservarse para fines de verificación.
  • El formulario 1099-MISC es obligatorio para declarar los pagos que no son empleados y que están sujetos a retenciones adicionales.
  • El formulario W-2G se usa para declarar las ganancias de juegos de azar que cumplen con los umbrales de declaración del IRS.
  • El formulario 1099-R se usa para declarar las distribuciones de jubilación o pensión que pueden estar sujetas a impuestos.

Los registros precisos lo ayudarán a calcular el monto total adeudado y a evitar errores.

2. Obtenga los formularios e instrucciones correctos

Utilice siempre los recursos oficiales del IRS al preparar una declaración anual.

  • Descargue el formulario 945 de 2020 y las instrucciones correspondientes de IRS.gov (no la versión del año actual).
  • Revise la declaración anual ajustada (formulario 945-X) si debe corregir una declaración de impuestos presentada anteriormente.
  • Utilice el formulario 945-A (Registro de obligaciones tributarias federales) o el formulario 945-V (comprobante de pago), si corresponde.
  • Verifique que su número de identificación patronal (EIN) y los detalles de su empresa coincidan exactamente con los registros del IRS.

3. Complete el formulario una línea a la vez.

Al rellenar el formulario, preste mucha atención a cada sección:

  • Línea 1: Impuesto federal sobre la renta retenido: Introduzca los impuestos retenidos de las pensiones, las anualidades, la jubilación militar y las ganancias de los juegos de azar de la India.
  • Línea 2 - Retención complementaria: Informe todos los montos de retención adicionales, incluidos los de las ganancias de juegos de azar.
  • Línea 3 - Total de impuestos: Para calcular, suma los importes de las líneas 1 y 2. Esta cifra debe ser igual a la responsabilidad declarada.
  • Línea 4 - Depósitos totales: Introduzca los depósitos realizados durante 2020, incluidos los créditos o sobrepagos del año anterior.
  • Línea 5 - Equilibrio. Vencimiento: Si el monto pendiente de pago supera los depósitos, declare la diferencia como su responsabilidad.
  • Línea 6 - Sobrepago: Indique si el IRS debe emitir un reembolso o aplicarlo al próximo año tributario.
  • Línea 7 - Resumen mensual: Esto es obligatorio si su impuesto total fue de $2,500 o más y usted depositó mensualmente.

Comprueba todas las entradas. Incluso los errores menores pueden retrasar el procesamiento, provocar una notificación de presentación tardía o aumentar su saldo pendiente de pago. La presentación de la declaración a tiempo y de buena fe reduce el riesgo de que se impongan multas y cargos por intereses máximos.

Multas e intereses del IRS por presentación tardía

No presentar el formulario 945 a tiempo puede conllevar múltiples multas y cargos por intereses continuos. El IRS aplica estas tarifas para fomentar el cumplimiento y, si no se resuelven, puede aumentar significativamente el saldo pendiente de pago. Comprender cómo funciona cada multa le ayuda a calcular los costos potenciales y a planificar una estrategia para resolverla.

Sanción por no presentar la solicitud

  • Esta multa equivale al 5% del impuesto no pagado por cada mes, o cualquier parte del mes, en que la declaración de impuestos se presente con retraso. La multa máxima es del 25% del importe pendiente de pago.

Ejemplo: Si su impuesto total fue de $8,000 y presentó su declaración con seis meses de retraso, el IRS le impondrá una multa de $2,000 ($8,000 × 25%).

Multa por falta de pago

  • Esta multa por pago atrasado es del 0,5% del saldo pendiente de pago. Para cada mes, el impuesto permanece sin pagar después de la fecha de vencimiento original.
  • Continúa hasta que se pague el importe total o alcance el 25%.

Ejemplo: Si debe 5000$ en impuestos y no los ha pagado durante 12 meses, la multa sería de 300$ (5000$ × 6%).

Multa por no depositar

  • Esto se aplica si los empleadores no depositan los impuestos retenidos de manera correcta o puntual.
  • Las tasas varían según el retraso del depósito:
    • 2% para depósitos realizados con 1 a 5 días de retraso
    • 5% para depósitos realizados con 6 a 15 días de retraso
    • 10% para depósitos realizados con más de 15 días de retraso
    • 15% si el pago no se ha pagado durante más de 10 días después de la notificación de demanda del IRS

Cargos por intereses

  • Los intereses se aplican diariamente tanto al impuesto no pagado como a las multas.
  • Las tasas se determinan trimestralmente en función de las tasas federales a corto plazo más tres puntos porcentuales.

Ejemplo: Un pasivo de 10 000$ con multas combinadas de 2 500$ también acumulará intereses hasta que se liquide el saldo total.

Estas multas y cargos por intereses pueden superar rápidamente el pasivo original. Incluso sin el pago total, presentar la declaración anual con prontitud demuestra buena fe y puede permitirle solicitar una exención u otra medida cautelar.

Explicación de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP)

Una de las multas más severas que el IRS puede imponer por remitir indebidamente los impuestos retenidos es la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP). Se aplica a los «impuestos a los fondos fiduciarios», que incluyen el impuesto sobre la renta retenido a los empleados y las retenciones adicionales declaradas en el formulario 945. A diferencia de las multas estándar, el TFRP puede responsabilizar personalmente a las personas por el monto total no pagado, incluso si la empresa no puede pagar.

El IRS usa el TFRP para garantizar que los responsables de recaudar y pagar los impuestos federales no puedan ignorar sus obligaciones. La responsabilidad no requiere la propiedad de la empresa; puede extenderse a cualquier persona con autoridad sobre las decisiones financieras o el acceso a los fondos. La multa equivale al 100% del impuesto impagado, lo que la convierte en una poderosa herramienta para hacer cumplir la ley.

¿Quién puede ser considerado personalmente responsable?

  • El IRS puede imponer la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) a los funcionarios corporativos, como presidentes, tesoreros o directores financieros, que desempeñan un papel importante en la administración de las finanzas.
  • Los socios de sociedades o los miembros de sociedades de responsabilidad limitada también pueden ser considerados responsables de los impuestos impagos a los fondos fiduciarios.
  • Los accionistas que controlen las finanzas o firmen cheques en nombre de la corporación también pueden recibir la multa.
  • Algunos empleados que tienen la autoridad para autorizar el pago de facturas, firmar cheques o decidir qué deudas pagar también pueden ser responsables.

Para aplicar el TFRP, el IRS debe demostrar su intencionalidad. Esto no significa tener la intención de defraudar, sino más bien el conocimiento de la obligación tributaria combinado con la decisión de utilizar los fondos para otros fines. El proceso generalmente comienza con la carta 1153, que otorga a la persona 60 días para responder o presentar una solicitud de apelación.

Los contribuyentes tienen derechos en este proceso, incluido el derecho a remitir el caso a apelaciones, impugnar las determinaciones y presentar pruebas de que no fueron responsables. Dado que el TFRP puede equivaler al importe total del pasivo, es fundamental responder con prontitud y, si es necesario, buscar orientación profesional.

Opciones de resolución si no puede pagar en su totalidad

El saldo pendiente de un Formulario 945 de 2020 sin presentar puede resultar abrumador, pero el IRS ofrece varias vías de resolución. Estas opciones permiten a los empleadores y a los agentes de retención abordar las responsabilidades de buena fe y, al mismo tiempo, evitar acciones de cobro más severas.

Acuerdos de pago a plazos

Un acuerdo de pago a plazos le permite pagar su responsabilidad a lo largo del tiempo.

  • Acuerdos garantizados: Están disponibles si debe 10 000$ o menos en impuestos y puede pagar en un plazo de 36 meses.
  • Acuerdos simplificados: Se ofrecen para saldos de hasta 25 000$ y permiten plazos de reembolso de hasta 72 meses.
  • Acuerdos completos de divulgación financiera: Necesario para saldos más grandes; el IRS revisa los ingresos, los gastos y los activos para determinar lo que puede recaudar y pagar.

Reducción de sanciones

Es posible que reúna los requisitos para que se reduzcan o eliminen los cargos de penalización.

  • Reducción de sanciones por primera vez: Esto se otorga si presentó todas las declaraciones de impuestos del año anterior, pagó o hizo arreglos para pagar y no tiene multas recientes.
  • Alivio por causa razonable: Se aplica cuando circunstancias ajenas a su control impidieron la presentación o el pago oportunos. Algunos ejemplos comunes son los desastres naturales, las enfermedades o la falta de registros. Los contribuyentes pueden revisar la guía del IRS sobre Alivio de la sanción por causa razonable para obtener información sobre los requisitos.
  • Es posible que se requiera una solicitud por escrito o el formulario 843 para reclamar esta compensación.

Oferta de compromiso (OIC)

Una OIC permite la liquidación por menos del monto total adeudado cuando el pago total podría causar dificultades.

  • Dudas sobre la responsabilidad: Se utilizan cuando cree que el IRS ha tasado impuestos de manera incorrecta.
  • Dudas sobre la coleccionabilidad: Se aceptan cuando sus activos e ingresos son inferiores a la deuda.
  • Administración tributaria eficaz: Se otorgan cuando el cobro sería injusto a pesar de su capacidad de pago.
  • El IRS considera los activos, los ingresos, los gastos y los créditos antes de aceptarlos.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

Si no puede pagar sin poner en peligro los gastos básicos de manutención, puede calificar para el CNC.

  • El IRS suspende temporalmente los esfuerzos de cobro.
  • Los intereses y las multas siguen acumulándose, pero la cuenta no se busca activamente.
  • Se deben proporcionar documentos de respaldo, como declaraciones de ingresos, facturas médicas y registros de gastos.

Cada opción tiene requisitos y procedimientos únicos, pero actuar de buena fe (presentar la solicitud con prontitud y comunicarse con el Servicio de Impuestos Internos) puede mejorar sus posibilidades de aprobación y ayudar a limitar la imposición de multas adicionales.

Casos prácticos: escenarios del mundo real

Los ejemplos de la vida real pueden ayudar a ilustrar cómo los diferentes contribuyentes resolvieron los problemas con el formulario 945, las multas y los saldos pendientes de pago. Estos escenarios destacan tanto los errores como las soluciones prácticas.

Ejemplo 1: Presentación tardía de pequeñas empresas con reducción de multas

Una pequeña empresa de servicios para la jubilación no presentó el formulario 945 para el año tributario 2020, por no haber retenido el impuesto federal sobre la renta de las distribuciones de pensiones. Para 2023, las multas habían alcanzado el 25% como máximo. El propietario presentó la declaración de impuestos que faltaba, explicó el descuido de excelente fe y presentó una solicitud de reducción de la multa por primera vez. El IRS aprobó la exención, lo que redujo la responsabilidad y permitió a la empresa pagar solo los impuestos e intereses pendientes de pago.

Ejemplo 2: Caso de responsabilidad por el TFRP de un casino

Un casino retuvo las ganancias de los juegos de azar y las ganancias de los juegos indios, pero utilizó los fondos para cubrir los gastos operativos en lugar de remitirlos. El IRS investigó y emitió una demanda por el total de impuestos adeudados. Los funcionarios corporativos fueron sancionados con una multa por recuperación del fondo fiduciario, lo que los hizo personalmente responsables del monto no pagado. Tras la apelación, solo el director financiero, que tenía autoridad para firmar cheques en nombre de la corporación, siguió siendo responsable. Este caso muestra cómo la responsabilidad suele recaer en quienes controlan las finanzas.

Ejemplo 3: Oferta de compromiso para un negocio cerrado

Una empresa de asesoría de inversiones cerró durante la pandemia, lo que dejó un pasivo de 70 000 USD derivado de una declaración anual de 2020 sin presentar. El antiguo propietario, al no poder pagar el importe total, presentó una oferta de compromiso. Después de revisar las pruebas de ingresos, activos y dificultades económicas, el IRS aceptó un acuerdo por un monto menor. Este resultado reflejó la capacidad limitada del contribuyente para recaudar fondos y la intención de buena fe de resolver la deuda.

Estos casos muestran que, si bien el IRS hace cumplir estrictamente el cumplimiento, también brinda vías de alivio cuando los contribuyentes actúan de manera responsable y se relacionan con la agencia.

Cómo prevenir futuros problemas de presentación

Una vez que haya resuelto un saldo pendiente o abordado una declaración de impuestos atrasada, es esencial evitar que se repita el problema. El IRS espera que el cumplimiento sea continuo, y la presentación constante protege a su empresa de multas o cargos por intereses adicionales.

Conozca los plazos

El formulario 945 vence el 31 de enero siguiente al año tributario del que se informa. Si hizo los depósitos a tiempo, es posible que tenga hasta el 10 de febrero. Marcar estas fechas en su calendario ayuda a asegurarse de no perder una fecha límite.

Utilice las opciones de presentación electrónica

Presentar su declaración anual electrónicamente es más rápido y seguro, y confirma la recepción. La presentación electrónica también reduce el riesgo de perder el correo o de demoras en el procesamiento, lo que podría resultar en avisos de presentación tardía.

Adopte las mejores prácticas de cumplimiento

Las empresas pueden reducir el riesgo de errores integrando el archivado en sus operaciones rutinarias. Las mejores prácticas incluyen:

  • Establezca recordatorios para hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento de las declaraciones y los cronogramas de depósitos.
  • Mantenga registros organizados, como los formularios 1099-R, W-2G y los estados de cuenta bancarios.
  • Designe personal de respaldo que pueda gestionar el cumplimiento tributario en caso de ausencia.
  • Revise las declaraciones con regularidad para confirmar que el monto total declarado coincide con los depósitos.

Busque apoyo profesional

Las situaciones de retención complejas pueden requerir la ayuda de profesionales de impuestos. Los contadores o los agentes inscritos pueden ayudar a calcular las obligaciones, preparar los formularios correctamente y consultar las directrices pertinentes del IRS. Su experiencia también puede ayudar con una solicitud de reducción, una solicitud de reembolso o para afrontar los cambios en la legislación tributaria.

Conservar registros

Conserve todos los documentos de respaldo durante al menos cuatro años. Esto incluye las presentaciones anteriores, la correspondencia del IRS y cualquier crédito aplicado a períodos futuros. Mantener registros adecuados le permite responder rápidamente si el IRS emite una notificación o una auditoría.

Al combinar la presentación oportuna, el mantenimiento de registros precisos y el asesoramiento profesional cuando sea necesario, los empleadores pueden prevenir futuros problemas de cumplimiento y evitar la acumulación de sanciones innecesarias.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo vence el formulario 945 cada año?

El formulario 945 generalmente vence el 31 de enero siguiente al año tributario que está declarando. Si todos los impuestos retenidos se depositaron a tiempo, el IRS permite hasta el 10 de febrero. La presentación después de la fecha límite puede conllevar una multa por presentación tardía, por lo que es fundamental marcar esta fecha límite para evitar costos innecesarios y avisos del Servicio de Impuestos Internos.

¿Tengo que presentar una solicitud si no he realizado ninguna actividad de retención?

Si su empresa u organización no tenía pagos no relacionados con la nómina sujetos a retenciones, no necesita presentar el formulario 945. Sin embargo, la presentación es obligatoria si tan solo un pago requiere una retención adicional o la recaudación de impuestos sobre las ganancias del juego o las pensiones. No presentar la declaración cuando es necesario puede conllevar la imposición de multas, independientemente de si el monto impagado de impuestos es pequeño o grande.

¿Se puede presentar electrónicamente el formulario 945?

Sí, el IRS recomienda presentar el Formulario 945 electrónicamente a través de proveedores autorizados de presentación electrónica. La presentación electrónica reduce los errores de procesamiento, confirma la presentación puntual y evita posibles problemas de pérdida de correo. La presentación electrónica también ayuda a garantizar que su declaración de impuestos refleje el número de identificación del empleador correcto y el total de impuestos declarado. El uso de la presentación electrónica es una forma eficaz de evitar multas o cargos por intereses innecesarios derivados de las demoras en la presentación de documentos.

¿Qué pasa si descubro errores después de la presentación?

Si se da cuenta de un error después de presentar el formulario 945, debe corregirlo utilizando el formulario 945-X, la declaración anual ajustada. Este formulario le permite modificar los montos declarados y solicitar un reembolso o un ajuste si pagó de más. Las correcciones deben hacerse de buena fe, proporcionando al IRS los detalles justificativos. Las correcciones oportunas ayudan a limitar las multas y los intereses y a prevenir problemas de cumplimiento en el próximo período.

¿Pueden las multas superar mi impuesto original adeudado?

Sí, en muchos casos, las multas y los cargos por intereses aumentan hasta superar el impuesto original no pagado. Por ejemplo, las multas por no presentar la declaración llegan hasta el 25% del importe pendiente de pago, mientras que las multas por pago atrasado y los intereses acumulados diariamente agravan el saldo. Cuanto más tiempo permanezca sin resolver el saldo pendiente de pago, mayor será el importe total adeudado, que puede superar los impuestos retenidos declarados originalmente en la declaración anual.

¿Cuánto tiempo tiene el IRS para evaluar las multas por un formulario 945 no presentado?

Si nunca presenta el Formulario 945, no hay ningún plazo de prescripción, lo que significa que el IRS puede imponer multas en cualquier momento. Si presenta la solicitud con retraso, el IRS generalmente tiene tres años a partir de la fecha límite original para revisar y emitir las evaluaciones. Se insta a los empleadores a actuar con rapidez, recopilar los registros y archivarlos, incluso si el pago total no se puede realizar de inmediato.

¿Debo contratar a un profesional de impuestos para que me ayude?

Sí, contratar a un profesional de impuestos calificado puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo. Pueden ayudar a calcular las responsabilidades, garantizar el cumplimiento de la ley del IRS y preparar una solicitud sólida de alivio o exención de multas. Los profesionales también pueden guiarlo sobre cómo presentar el formulario 945, tramitar las solicitudes de reembolso y actuar en su nombre ante el IRS para resolver los saldos pendientes de pago de manera eficaz.

Frequently Asked Questions

Formulario 945 de 2020 sin presentar: cómo presentarlo, sanciones y opciones de ayuda

El formulario 945, o Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido, es el formulario que deben presentar las empresas cuando retienen el impuesto federal sobre la renta de los pagos no relacionados con la nómina, como pensiones, anualidades y ciertas ganancias de juegos de azar. A diferencia de las declaraciones de impuestos sobre la nómina, que se presentan trimestralmente, el formulario 945 cubre todo el año tributario y consolida la retención en una declaración anual. Presentar el formulario 945 a tiempo garantiza que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tenga un registro preciso de los impuestos retenidos y evita multas innecesarias.

Si no presentó su Formulario 945 de 2020, es esencial que actúe con rapidez. Una declaración de impuestos sin presentar puede acumular multas, cargos por intereses y un saldo pendiente que puede superar el monto original adeudado. El IRS se toma muy en serio los formularios no presentados y, cuanto más se demore, más difícil será resolver el problema. Abordar el asunto de buena fe (presentarlos lo antes posible y comunicarse con el IRS si no puede pagar de inmediato) puede reducir el riesgo de consecuencias más graves.

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso para presentar el formulario 945, explica los diferentes tipos de multas y multas por pago atrasado que puede enfrentar y describe las opciones de resolución disponibles, como los acuerdos de pago a plazos y la reducción de multas. También destaca las reglas especiales, incluida la multa por recuperación de fondos fiduciarios, que pueden afectar personalmente a los propietarios de negocios y a los funcionarios financieros. Al final, lo entenderás.

¿Qué es el formulario 945 y quién debe presentarlo?

El formulario 945 es un formulario del IRS titulado Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido. Se usa para declarar el impuesto federal sobre la renta retenido de los pagos no relacionados con la nómina, que difieren de los salarios declarados en el formulario 941 cada trimestre. En cambio, el formulario 945 cubre todo el año tributario en una sola presentación, lo que lo convierte en una obligación anual para empresas y organizaciones específicas.

A diferencia de los impuestos sobre la nómina que involucran contribuciones al Seguro Social y Medicare, el formulario 945 informa estrictamente los impuestos retenidos de fuentes no salariales. Esta distinción es importante porque si no se presenta el formulario correcto, es posible que se presenten informes incorrectos, se impongan multas y se cobren intereses adicionales. Los empleadores deben saber cuándo se aplica el formulario 941 y cuándo se requiere el formulario 945. Para obtener una guía completa del IRS, consulte Acerca del formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido.

Es posible que tengas que presentar el formulario 945 si tu empresa es responsable de la retención adicional o de la retención de ciertas distribuciones y premios. Por lo general, los siguientes grupos deben presentar la solicitud:

  • Algunas empresas y corporaciones realizan pagos que están sujetos a retenciones, como pensiones o anualidades.
  • Los casinos y otros establecimientos de juego están obligados a emitir ganancias de juego declarables cuando los pagos alcancen los umbrales del IRS.
  • Las entidades u organizaciones gubernamentales pagan los beneficios del Seguro Social cuando el beneficiario ha optado por la retención voluntaria.
  • Las corporaciones nativas de Alaska distribuyen dividendos o beneficios sujetos a impuestos que deben declararse y estar sujetos a retención.
  • Los empleadores o agentes de retención que actúen en nombre de otros son responsables de informar adecuadamente todas las retenciones requeridas.

Los requisitos de presentación también se aplican incluso si solo tiene un pago que requiere retención durante el período. Sin embargo, no es necesario que presente la solicitud si no hubo retenciones. Cumplir con las normas garantiza que su número de identificación patronal (EIN) se mantenga al día con el IRS, evita multas por presentación tardía y demuestra que su empresa cumple con la ley federal.

Pagos que requieren la presentación del formulario 945

El IRS exige que se presente el formulario 945 cuando ciertos pagos no relacionados con la nómina están sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta. Estos pagos se dividen en algunas categorías comunes, cada una con reglas y ejemplos.

Distribuciones de jubilación y pensiones

El impuesto federal sobre la renta debe retenerse de muchos pagos relacionados con la jubilación. Algunos ejemplos son:

  • Los retiros de los planes 401 (k) y 403 (b) patrocinados por el empleador están sujetos a impuestos y requieren una retención.
  • Las distribuciones tradicionales de las IRA también son retiros sujetos a impuestos de cuentas de jubilación individuales, y se deben retener los impuestos federales.
  • Las pensiones y anualidades se consideran ingresos regulares recibidos de los beneficios de jubilación, por lo que están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los pagos de jubilación militar realizados a antiguos miembros del servicio se consideran ingresos imponibles y también requieren una retención.

Ganancias de juegos de azar y lotería

Los casinos, loterías y otras instituciones de juego deben retener y declarar las ganancias que superen ciertos umbrales. Esto incluye:

  • Las ganancias de casino de máquinas tragamonedas, juegos de cartas y otras fuentes de juego reguladas están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los premios de la lotería, ya sea que se tomen como pago único o en cuotas, deben tener impuestos retenidos antes del pago.
  • Las ganancias de las apuestas deportivas procedentes de apuestas en línea o en persona que generen pagos sujetos a impuestos también están sujetas a retención.
  • Las ganancias de los juegos de azar de la India, como las distribuciones de las operaciones de juego en tierras tribales, se consideran ingresos imponibles y requieren retención.

Otros pagos no relacionados con la nómina

Además de los ingresos por jubilación y juegos de azar, el formulario 945 se aplica a otros tipos de pago, que incluyen:

  • Se requiere una retención adicional cuando el beneficiario no proporciona un número de identificación fiscal válido o cuando el IRS emite una notificación para iniciar la retención.
  • La retención voluntaria del Seguro Social es una opción que eligen las personas que desean que los impuestos federales sobre la renta se retengan directamente de sus beneficios.
  • Ciertos pagos del gobierno están sujetos a retenciones cuando el destinatario ha elegido que se retengan los impuestos de los desembolsos federales.
  • Las distribuciones de Alaska Native Corporation, incluidos los dividendos u otros pagos imponibles a los accionistas, también deben cumplir con los requisitos federales de retención.

Si su empresa u organización realiza alguno de estos pagos, por lo general se le exige que presente el formulario 945. La presentación de informes adecuada garantiza el cumplimiento de la ley tributaria federal y evita multas por no recaudar o remitir el total correcto de los impuestos adeudados.

Proceso paso a paso para presentar un formulario 945 de 2020 sin presentar

La presentación de un formulario 945 de 2020 sin presentar requiere recopilar información precisa, utilizar los recursos correctos del IRS y completar el formulario con cuidado. Siga estos pasos para garantizar el cumplimiento y reducir el riesgo de que se impongan multas adicionales.

1. Reúna la documentación requerida

Antes de completar el formulario, recopile los registros que reflejen sus impuestos retenidos durante el año tributario 2020. Estos pueden incluir:

  • La correspondencia del IRS relacionada con las declaraciones faltantes o no presentadas debe conservarse como parte de sus registros.
  • Los registros de depósitos bancarios que muestren los depósitos de impuestos federales deben conservarse para fines de verificación.
  • El formulario 1099-MISC es obligatorio para declarar los pagos que no son empleados y que están sujetos a retenciones adicionales.
  • El formulario W-2G se usa para declarar las ganancias de juegos de azar que cumplen con los umbrales de declaración del IRS.
  • El formulario 1099-R se usa para declarar las distribuciones de jubilación o pensión que pueden estar sujetas a impuestos.

Los registros precisos lo ayudarán a calcular el monto total adeudado y a evitar errores.

2. Obtenga los formularios e instrucciones correctos

Utilice siempre los recursos oficiales del IRS al preparar una declaración anual.

  • Descargue el formulario 945 de 2020 y las instrucciones correspondientes de IRS.gov (no la versión del año actual).
  • Revise la declaración anual ajustada (formulario 945-X) si debe corregir una declaración de impuestos presentada anteriormente.
  • Utilice el formulario 945-A (Registro de obligaciones tributarias federales) o el formulario 945-V (comprobante de pago), si corresponde.
  • Verifique que su número de identificación patronal (EIN) y los detalles de su empresa coincidan exactamente con los registros del IRS.

3. Complete el formulario una línea a la vez.

Al rellenar el formulario, preste mucha atención a cada sección:

  • Línea 1: Impuesto federal sobre la renta retenido: Introduzca los impuestos retenidos de las pensiones, las anualidades, la jubilación militar y las ganancias de los juegos de azar de la India.
  • Línea 2 - Retención complementaria: Informe todos los montos de retención adicionales, incluidos los de las ganancias de juegos de azar.
  • Línea 3 - Total de impuestos: Para calcular, suma los importes de las líneas 1 y 2. Esta cifra debe ser igual a la responsabilidad declarada.
  • Línea 4 - Depósitos totales: Introduzca los depósitos realizados durante 2020, incluidos los créditos o sobrepagos del año anterior.
  • Línea 5 - Equilibrio. Vencimiento: Si el monto pendiente de pago supera los depósitos, declare la diferencia como su responsabilidad.
  • Línea 6 - Sobrepago: Indique si el IRS debe emitir un reembolso o aplicarlo al próximo año tributario.
  • Línea 7 - Resumen mensual: Esto es obligatorio si su impuesto total fue de $2,500 o más y usted depositó mensualmente.

Comprueba todas las entradas. Incluso los errores menores pueden retrasar el procesamiento, provocar una notificación de presentación tardía o aumentar su saldo pendiente de pago. La presentación de la declaración a tiempo y de buena fe reduce el riesgo de que se impongan multas y cargos por intereses máximos.

Multas e intereses del IRS por presentación tardía

No presentar el formulario 945 a tiempo puede conllevar múltiples multas y cargos por intereses continuos. El IRS aplica estas tarifas para fomentar el cumplimiento y, si no se resuelven, puede aumentar significativamente el saldo pendiente de pago. Comprender cómo funciona cada multa le ayuda a calcular los costos potenciales y a planificar una estrategia para resolverla.

Sanción por no presentar la solicitud

  • Esta multa equivale al 5% del impuesto no pagado por cada mes, o cualquier parte del mes, en que la declaración de impuestos se presente con retraso. La multa máxima es del 25% del importe pendiente de pago.

Ejemplo: Si su impuesto total fue de $8,000 y presentó su declaración con seis meses de retraso, el IRS le impondrá una multa de $2,000 ($8,000 × 25%).

Multa por falta de pago

  • Esta multa por pago atrasado es del 0,5% del saldo pendiente de pago. Para cada mes, el impuesto permanece sin pagar después de la fecha de vencimiento original.
  • Continúa hasta que se pague el importe total o alcance el 25%.

Ejemplo: Si debe 5000$ en impuestos y no los ha pagado durante 12 meses, la multa sería de 300$ (5000$ × 6%).

Multa por no depositar

  • Esto se aplica si los empleadores no depositan los impuestos retenidos de manera correcta o puntual.
  • Las tasas varían según el retraso del depósito:
    • 2% para depósitos realizados con 1 a 5 días de retraso
    • 5% para depósitos realizados con 6 a 15 días de retraso
    • 10% para depósitos realizados con más de 15 días de retraso
    • 15% si el pago no se ha pagado durante más de 10 días después de la notificación de demanda del IRS

Cargos por intereses

  • Los intereses se aplican diariamente tanto al impuesto no pagado como a las multas.
  • Las tasas se determinan trimestralmente en función de las tasas federales a corto plazo más tres puntos porcentuales.

Ejemplo: Un pasivo de 10 000$ con multas combinadas de 2 500$ también acumulará intereses hasta que se liquide el saldo total.

Estas multas y cargos por intereses pueden superar rápidamente el pasivo original. Incluso sin el pago total, presentar la declaración anual con prontitud demuestra buena fe y puede permitirle solicitar una exención u otra medida cautelar.

Explicación de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP)

Una de las multas más severas que el IRS puede imponer por remitir indebidamente los impuestos retenidos es la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP). Se aplica a los «impuestos a los fondos fiduciarios», que incluyen el impuesto sobre la renta retenido a los empleados y las retenciones adicionales declaradas en el formulario 945. A diferencia de las multas estándar, el TFRP puede responsabilizar personalmente a las personas por el monto total no pagado, incluso si la empresa no puede pagar.

El IRS usa el TFRP para garantizar que los responsables de recaudar y pagar los impuestos federales no puedan ignorar sus obligaciones. La responsabilidad no requiere la propiedad de la empresa; puede extenderse a cualquier persona con autoridad sobre las decisiones financieras o el acceso a los fondos. La multa equivale al 100% del impuesto impagado, lo que la convierte en una poderosa herramienta para hacer cumplir la ley.

¿Quién puede ser considerado personalmente responsable?

  • El IRS puede imponer la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) a los funcionarios corporativos, como presidentes, tesoreros o directores financieros, que desempeñan un papel importante en la administración de las finanzas.
  • Los socios de sociedades o los miembros de sociedades de responsabilidad limitada también pueden ser considerados responsables de los impuestos impagos a los fondos fiduciarios.
  • Los accionistas que controlen las finanzas o firmen cheques en nombre de la corporación también pueden recibir la multa.
  • Algunos empleados que tienen la autoridad para autorizar el pago de facturas, firmar cheques o decidir qué deudas pagar también pueden ser responsables.

Para aplicar el TFRP, el IRS debe demostrar su intencionalidad. Esto no significa tener la intención de defraudar, sino más bien el conocimiento de la obligación tributaria combinado con la decisión de utilizar los fondos para otros fines. El proceso generalmente comienza con la carta 1153, que otorga a la persona 60 días para responder o presentar una solicitud de apelación.

Los contribuyentes tienen derechos en este proceso, incluido el derecho a remitir el caso a apelaciones, impugnar las determinaciones y presentar pruebas de que no fueron responsables. Dado que el TFRP puede equivaler al importe total del pasivo, es fundamental responder con prontitud y, si es necesario, buscar orientación profesional.

Opciones de resolución si no puede pagar en su totalidad

El saldo pendiente de un Formulario 945 de 2020 sin presentar puede resultar abrumador, pero el IRS ofrece varias vías de resolución. Estas opciones permiten a los empleadores y a los agentes de retención abordar las responsabilidades de buena fe y, al mismo tiempo, evitar acciones de cobro más severas.

Acuerdos de pago a plazos

Un acuerdo de pago a plazos le permite pagar su responsabilidad a lo largo del tiempo.

  • Acuerdos garantizados: Están disponibles si debe 10 000$ o menos en impuestos y puede pagar en un plazo de 36 meses.
  • Acuerdos simplificados: Se ofrecen para saldos de hasta 25 000$ y permiten plazos de reembolso de hasta 72 meses.
  • Acuerdos completos de divulgación financiera: Necesario para saldos más grandes; el IRS revisa los ingresos, los gastos y los activos para determinar lo que puede recaudar y pagar.

Reducción de sanciones

Es posible que reúna los requisitos para que se reduzcan o eliminen los cargos de penalización.

  • Reducción de sanciones por primera vez: Esto se otorga si presentó todas las declaraciones de impuestos del año anterior, pagó o hizo arreglos para pagar y no tiene multas recientes.
  • Alivio por causa razonable: Se aplica cuando circunstancias ajenas a su control impidieron la presentación o el pago oportunos. Algunos ejemplos comunes son los desastres naturales, las enfermedades o la falta de registros. Los contribuyentes pueden revisar la guía del IRS sobre Alivio de la sanción por causa razonable para obtener información sobre los requisitos.
  • Es posible que se requiera una solicitud por escrito o el formulario 843 para reclamar esta compensación.

Oferta de compromiso (OIC)

Una OIC permite la liquidación por menos del monto total adeudado cuando el pago total podría causar dificultades.

  • Dudas sobre la responsabilidad: Se utilizan cuando cree que el IRS ha tasado impuestos de manera incorrecta.
  • Dudas sobre la coleccionabilidad: Se aceptan cuando sus activos e ingresos son inferiores a la deuda.
  • Administración tributaria eficaz: Se otorgan cuando el cobro sería injusto a pesar de su capacidad de pago.
  • El IRS considera los activos, los ingresos, los gastos y los créditos antes de aceptarlos.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

Si no puede pagar sin poner en peligro los gastos básicos de manutención, puede calificar para el CNC.

  • El IRS suspende temporalmente los esfuerzos de cobro.
  • Los intereses y las multas siguen acumulándose, pero la cuenta no se busca activamente.
  • Se deben proporcionar documentos de respaldo, como declaraciones de ingresos, facturas médicas y registros de gastos.

Cada opción tiene requisitos y procedimientos únicos, pero actuar de buena fe (presentar la solicitud con prontitud y comunicarse con el Servicio de Impuestos Internos) puede mejorar sus posibilidades de aprobación y ayudar a limitar la imposición de multas adicionales.

Casos prácticos: escenarios del mundo real

Los ejemplos de la vida real pueden ayudar a ilustrar cómo los diferentes contribuyentes resolvieron los problemas con el formulario 945, las multas y los saldos pendientes de pago. Estos escenarios destacan tanto los errores como las soluciones prácticas.

Ejemplo 1: Presentación tardía de pequeñas empresas con reducción de multas

Una pequeña empresa de servicios para la jubilación no presentó el formulario 945 para el año tributario 2020, por no haber retenido el impuesto federal sobre la renta de las distribuciones de pensiones. Para 2023, las multas habían alcanzado el 25% como máximo. El propietario presentó la declaración de impuestos que faltaba, explicó el descuido de excelente fe y presentó una solicitud de reducción de la multa por primera vez. El IRS aprobó la exención, lo que redujo la responsabilidad y permitió a la empresa pagar solo los impuestos e intereses pendientes de pago.

Ejemplo 2: Caso de responsabilidad por el TFRP de un casino

Un casino retuvo las ganancias de los juegos de azar y las ganancias de los juegos indios, pero utilizó los fondos para cubrir los gastos operativos en lugar de remitirlos. El IRS investigó y emitió una demanda por el total de impuestos adeudados. Los funcionarios corporativos fueron sancionados con una multa por recuperación del fondo fiduciario, lo que los hizo personalmente responsables del monto no pagado. Tras la apelación, solo el director financiero, que tenía autoridad para firmar cheques en nombre de la corporación, siguió siendo responsable. Este caso muestra cómo la responsabilidad suele recaer en quienes controlan las finanzas.

Ejemplo 3: Oferta de compromiso para un negocio cerrado

Una empresa de asesoría de inversiones cerró durante la pandemia, lo que dejó un pasivo de 70 000 USD derivado de una declaración anual de 2020 sin presentar. El antiguo propietario, al no poder pagar el importe total, presentó una oferta de compromiso. Después de revisar las pruebas de ingresos, activos y dificultades económicas, el IRS aceptó un acuerdo por un monto menor. Este resultado reflejó la capacidad limitada del contribuyente para recaudar fondos y la intención de buena fe de resolver la deuda.

Estos casos muestran que, si bien el IRS hace cumplir estrictamente el cumplimiento, también brinda vías de alivio cuando los contribuyentes actúan de manera responsable y se relacionan con la agencia.

Cómo prevenir futuros problemas de presentación

Una vez que haya resuelto un saldo pendiente o abordado una declaración de impuestos atrasada, es esencial evitar que se repita el problema. El IRS espera que el cumplimiento sea continuo, y la presentación constante protege a su empresa de multas o cargos por intereses adicionales.

Conozca los plazos

El formulario 945 vence el 31 de enero siguiente al año tributario del que se informa. Si hizo los depósitos a tiempo, es posible que tenga hasta el 10 de febrero. Marcar estas fechas en su calendario ayuda a asegurarse de no perder una fecha límite.

Utilice las opciones de presentación electrónica

Presentar su declaración anual electrónicamente es más rápido y seguro, y confirma la recepción. La presentación electrónica también reduce el riesgo de perder el correo o de demoras en el procesamiento, lo que podría resultar en avisos de presentación tardía.

Adopte las mejores prácticas de cumplimiento

Las empresas pueden reducir el riesgo de errores integrando el archivado en sus operaciones rutinarias. Las mejores prácticas incluyen:

  • Establezca recordatorios para hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento de las declaraciones y los cronogramas de depósitos.
  • Mantenga registros organizados, como los formularios 1099-R, W-2G y los estados de cuenta bancarios.
  • Designe personal de respaldo que pueda gestionar el cumplimiento tributario en caso de ausencia.
  • Revise las declaraciones con regularidad para confirmar que el monto total declarado coincide con los depósitos.

Busque apoyo profesional

Las situaciones de retención complejas pueden requerir la ayuda de profesionales de impuestos. Los contadores o los agentes inscritos pueden ayudar a calcular las obligaciones, preparar los formularios correctamente y consultar las directrices pertinentes del IRS. Su experiencia también puede ayudar con una solicitud de reducción, una solicitud de reembolso o para afrontar los cambios en la legislación tributaria.

Conservar registros

Conserve todos los documentos de respaldo durante al menos cuatro años. Esto incluye las presentaciones anteriores, la correspondencia del IRS y cualquier crédito aplicado a períodos futuros. Mantener registros adecuados le permite responder rápidamente si el IRS emite una notificación o una auditoría.

Al combinar la presentación oportuna, el mantenimiento de registros precisos y el asesoramiento profesional cuando sea necesario, los empleadores pueden prevenir futuros problemas de cumplimiento y evitar la acumulación de sanciones innecesarias.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo vence el formulario 945 cada año?

El formulario 945 generalmente vence el 31 de enero siguiente al año tributario que está declarando. Si todos los impuestos retenidos se depositaron a tiempo, el IRS permite hasta el 10 de febrero. La presentación después de la fecha límite puede conllevar una multa por presentación tardía, por lo que es fundamental marcar esta fecha límite para evitar costos innecesarios y avisos del Servicio de Impuestos Internos.

¿Tengo que presentar una solicitud si no he realizado ninguna actividad de retención?

Si su empresa u organización no tenía pagos no relacionados con la nómina sujetos a retenciones, no necesita presentar el formulario 945. Sin embargo, la presentación es obligatoria si tan solo un pago requiere una retención adicional o la recaudación de impuestos sobre las ganancias del juego o las pensiones. No presentar la declaración cuando es necesario puede conllevar la imposición de multas, independientemente de si el monto impagado de impuestos es pequeño o grande.

¿Se puede presentar electrónicamente el formulario 945?

Sí, el IRS recomienda presentar el Formulario 945 electrónicamente a través de proveedores autorizados de presentación electrónica. La presentación electrónica reduce los errores de procesamiento, confirma la presentación puntual y evita posibles problemas de pérdida de correo. La presentación electrónica también ayuda a garantizar que su declaración de impuestos refleje el número de identificación del empleador correcto y el total de impuestos declarado. El uso de la presentación electrónica es una forma eficaz de evitar multas o cargos por intereses innecesarios derivados de las demoras en la presentación de documentos.

¿Qué pasa si descubro errores después de la presentación?

Si se da cuenta de un error después de presentar el formulario 945, debe corregirlo utilizando el formulario 945-X, la declaración anual ajustada. Este formulario le permite modificar los montos declarados y solicitar un reembolso o un ajuste si pagó de más. Las correcciones deben hacerse de buena fe, proporcionando al IRS los detalles justificativos. Las correcciones oportunas ayudan a limitar las multas y los intereses y a prevenir problemas de cumplimiento en el próximo período.

¿Pueden las multas superar mi impuesto original adeudado?

Sí, en muchos casos, las multas y los cargos por intereses aumentan hasta superar el impuesto original no pagado. Por ejemplo, las multas por no presentar la declaración llegan hasta el 25% del importe pendiente de pago, mientras que las multas por pago atrasado y los intereses acumulados diariamente agravan el saldo. Cuanto más tiempo permanezca sin resolver el saldo pendiente de pago, mayor será el importe total adeudado, que puede superar los impuestos retenidos declarados originalmente en la declaración anual.

¿Cuánto tiempo tiene el IRS para evaluar las multas por un formulario 945 no presentado?

Si nunca presenta el Formulario 945, no hay ningún plazo de prescripción, lo que significa que el IRS puede imponer multas en cualquier momento. Si presenta la solicitud con retraso, el IRS generalmente tiene tres años a partir de la fecha límite original para revisar y emitir las evaluaciones. Se insta a los empleadores a actuar con rapidez, recopilar los registros y archivarlos, incluso si el pago total no se puede realizar de inmediato.

¿Debo contratar a un profesional de impuestos para que me ayude?

Sí, contratar a un profesional de impuestos calificado puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo. Pueden ayudar a calcular las responsabilidades, garantizar el cumplimiento de la ley del IRS y preparar una solicitud sólida de alivio o exención de multas. Los profesionales también pueden guiarlo sobre cómo presentar el formulario 945, tramitar las solicitudes de reembolso y actuar en su nombre ante el IRS para resolver los saldos pendientes de pago de manera eficaz.

Frequently Asked Questions

Formulario 945 de 2020 sin presentar: cómo presentarlo, sanciones y opciones de ayuda

El formulario 945, o Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido, es el formulario que deben presentar las empresas cuando retienen el impuesto federal sobre la renta de los pagos no relacionados con la nómina, como pensiones, anualidades y ciertas ganancias de juegos de azar. A diferencia de las declaraciones de impuestos sobre la nómina, que se presentan trimestralmente, el formulario 945 cubre todo el año tributario y consolida la retención en una declaración anual. Presentar el formulario 945 a tiempo garantiza que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tenga un registro preciso de los impuestos retenidos y evita multas innecesarias.

Si no presentó su Formulario 945 de 2020, es esencial que actúe con rapidez. Una declaración de impuestos sin presentar puede acumular multas, cargos por intereses y un saldo pendiente que puede superar el monto original adeudado. El IRS se toma muy en serio los formularios no presentados y, cuanto más se demore, más difícil será resolver el problema. Abordar el asunto de buena fe (presentarlos lo antes posible y comunicarse con el IRS si no puede pagar de inmediato) puede reducir el riesgo de consecuencias más graves.

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso para presentar el formulario 945, explica los diferentes tipos de multas y multas por pago atrasado que puede enfrentar y describe las opciones de resolución disponibles, como los acuerdos de pago a plazos y la reducción de multas. También destaca las reglas especiales, incluida la multa por recuperación de fondos fiduciarios, que pueden afectar personalmente a los propietarios de negocios y a los funcionarios financieros. Al final, lo entenderás.

¿Qué es el formulario 945 y quién debe presentarlo?

El formulario 945 es un formulario del IRS titulado Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido. Se usa para declarar el impuesto federal sobre la renta retenido de los pagos no relacionados con la nómina, que difieren de los salarios declarados en el formulario 941 cada trimestre. En cambio, el formulario 945 cubre todo el año tributario en una sola presentación, lo que lo convierte en una obligación anual para empresas y organizaciones específicas.

A diferencia de los impuestos sobre la nómina que involucran contribuciones al Seguro Social y Medicare, el formulario 945 informa estrictamente los impuestos retenidos de fuentes no salariales. Esta distinción es importante porque si no se presenta el formulario correcto, es posible que se presenten informes incorrectos, se impongan multas y se cobren intereses adicionales. Los empleadores deben saber cuándo se aplica el formulario 941 y cuándo se requiere el formulario 945. Para obtener una guía completa del IRS, consulte Acerca del formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido.

Es posible que tengas que presentar el formulario 945 si tu empresa es responsable de la retención adicional o de la retención de ciertas distribuciones y premios. Por lo general, los siguientes grupos deben presentar la solicitud:

  • Algunas empresas y corporaciones realizan pagos que están sujetos a retenciones, como pensiones o anualidades.
  • Los casinos y otros establecimientos de juego están obligados a emitir ganancias de juego declarables cuando los pagos alcancen los umbrales del IRS.
  • Las entidades u organizaciones gubernamentales pagan los beneficios del Seguro Social cuando el beneficiario ha optado por la retención voluntaria.
  • Las corporaciones nativas de Alaska distribuyen dividendos o beneficios sujetos a impuestos que deben declararse y estar sujetos a retención.
  • Los empleadores o agentes de retención que actúen en nombre de otros son responsables de informar adecuadamente todas las retenciones requeridas.

Los requisitos de presentación también se aplican incluso si solo tiene un pago que requiere retención durante el período. Sin embargo, no es necesario que presente la solicitud si no hubo retenciones. Cumplir con las normas garantiza que su número de identificación patronal (EIN) se mantenga al día con el IRS, evita multas por presentación tardía y demuestra que su empresa cumple con la ley federal.

Pagos que requieren la presentación del formulario 945

El IRS exige que se presente el formulario 945 cuando ciertos pagos no relacionados con la nómina están sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta. Estos pagos se dividen en algunas categorías comunes, cada una con reglas y ejemplos.

Distribuciones de jubilación y pensiones

El impuesto federal sobre la renta debe retenerse de muchos pagos relacionados con la jubilación. Algunos ejemplos son:

  • Los retiros de los planes 401 (k) y 403 (b) patrocinados por el empleador están sujetos a impuestos y requieren una retención.
  • Las distribuciones tradicionales de las IRA también son retiros sujetos a impuestos de cuentas de jubilación individuales, y se deben retener los impuestos federales.
  • Las pensiones y anualidades se consideran ingresos regulares recibidos de los beneficios de jubilación, por lo que están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los pagos de jubilación militar realizados a antiguos miembros del servicio se consideran ingresos imponibles y también requieren una retención.

Ganancias de juegos de azar y lotería

Los casinos, loterías y otras instituciones de juego deben retener y declarar las ganancias que superen ciertos umbrales. Esto incluye:

  • Las ganancias de casino de máquinas tragamonedas, juegos de cartas y otras fuentes de juego reguladas están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los premios de la lotería, ya sea que se tomen como pago único o en cuotas, deben tener impuestos retenidos antes del pago.
  • Las ganancias de las apuestas deportivas procedentes de apuestas en línea o en persona que generen pagos sujetos a impuestos también están sujetas a retención.
  • Las ganancias de los juegos de azar de la India, como las distribuciones de las operaciones de juego en tierras tribales, se consideran ingresos imponibles y requieren retención.

Otros pagos no relacionados con la nómina

Además de los ingresos por jubilación y juegos de azar, el formulario 945 se aplica a otros tipos de pago, que incluyen:

  • Se requiere una retención adicional cuando el beneficiario no proporciona un número de identificación fiscal válido o cuando el IRS emite una notificación para iniciar la retención.
  • La retención voluntaria del Seguro Social es una opción que eligen las personas que desean que los impuestos federales sobre la renta se retengan directamente de sus beneficios.
  • Ciertos pagos del gobierno están sujetos a retenciones cuando el destinatario ha elegido que se retengan los impuestos de los desembolsos federales.
  • Las distribuciones de Alaska Native Corporation, incluidos los dividendos u otros pagos imponibles a los accionistas, también deben cumplir con los requisitos federales de retención.

Si su empresa u organización realiza alguno de estos pagos, por lo general se le exige que presente el formulario 945. La presentación de informes adecuada garantiza el cumplimiento de la ley tributaria federal y evita multas por no recaudar o remitir el total correcto de los impuestos adeudados.

Proceso paso a paso para presentar un formulario 945 de 2020 sin presentar

La presentación de un formulario 945 de 2020 sin presentar requiere recopilar información precisa, utilizar los recursos correctos del IRS y completar el formulario con cuidado. Siga estos pasos para garantizar el cumplimiento y reducir el riesgo de que se impongan multas adicionales.

1. Reúna la documentación requerida

Antes de completar el formulario, recopile los registros que reflejen sus impuestos retenidos durante el año tributario 2020. Estos pueden incluir:

  • La correspondencia del IRS relacionada con las declaraciones faltantes o no presentadas debe conservarse como parte de sus registros.
  • Los registros de depósitos bancarios que muestren los depósitos de impuestos federales deben conservarse para fines de verificación.
  • El formulario 1099-MISC es obligatorio para declarar los pagos que no son empleados y que están sujetos a retenciones adicionales.
  • El formulario W-2G se usa para declarar las ganancias de juegos de azar que cumplen con los umbrales de declaración del IRS.
  • El formulario 1099-R se usa para declarar las distribuciones de jubilación o pensión que pueden estar sujetas a impuestos.

Los registros precisos lo ayudarán a calcular el monto total adeudado y a evitar errores.

2. Obtenga los formularios e instrucciones correctos

Utilice siempre los recursos oficiales del IRS al preparar una declaración anual.

  • Descargue el formulario 945 de 2020 y las instrucciones correspondientes de IRS.gov (no la versión del año actual).
  • Revise la declaración anual ajustada (formulario 945-X) si debe corregir una declaración de impuestos presentada anteriormente.
  • Utilice el formulario 945-A (Registro de obligaciones tributarias federales) o el formulario 945-V (comprobante de pago), si corresponde.
  • Verifique que su número de identificación patronal (EIN) y los detalles de su empresa coincidan exactamente con los registros del IRS.

3. Complete el formulario una línea a la vez.

Al rellenar el formulario, preste mucha atención a cada sección:

  • Línea 1: Impuesto federal sobre la renta retenido: Introduzca los impuestos retenidos de las pensiones, las anualidades, la jubilación militar y las ganancias de los juegos de azar de la India.
  • Línea 2 - Retención complementaria: Informe todos los montos de retención adicionales, incluidos los de las ganancias de juegos de azar.
  • Línea 3 - Total de impuestos: Para calcular, suma los importes de las líneas 1 y 2. Esta cifra debe ser igual a la responsabilidad declarada.
  • Línea 4 - Depósitos totales: Introduzca los depósitos realizados durante 2020, incluidos los créditos o sobrepagos del año anterior.
  • Línea 5 - Equilibrio. Vencimiento: Si el monto pendiente de pago supera los depósitos, declare la diferencia como su responsabilidad.
  • Línea 6 - Sobrepago: Indique si el IRS debe emitir un reembolso o aplicarlo al próximo año tributario.
  • Línea 7 - Resumen mensual: Esto es obligatorio si su impuesto total fue de $2,500 o más y usted depositó mensualmente.

Comprueba todas las entradas. Incluso los errores menores pueden retrasar el procesamiento, provocar una notificación de presentación tardía o aumentar su saldo pendiente de pago. La presentación de la declaración a tiempo y de buena fe reduce el riesgo de que se impongan multas y cargos por intereses máximos.

Multas e intereses del IRS por presentación tardía

No presentar el formulario 945 a tiempo puede conllevar múltiples multas y cargos por intereses continuos. El IRS aplica estas tarifas para fomentar el cumplimiento y, si no se resuelven, puede aumentar significativamente el saldo pendiente de pago. Comprender cómo funciona cada multa le ayuda a calcular los costos potenciales y a planificar una estrategia para resolverla.

Sanción por no presentar la solicitud

  • Esta multa equivale al 5% del impuesto no pagado por cada mes, o cualquier parte del mes, en que la declaración de impuestos se presente con retraso. La multa máxima es del 25% del importe pendiente de pago.

Ejemplo: Si su impuesto total fue de $8,000 y presentó su declaración con seis meses de retraso, el IRS le impondrá una multa de $2,000 ($8,000 × 25%).

Multa por falta de pago

  • Esta multa por pago atrasado es del 0,5% del saldo pendiente de pago. Para cada mes, el impuesto permanece sin pagar después de la fecha de vencimiento original.
  • Continúa hasta que se pague el importe total o alcance el 25%.

Ejemplo: Si debe 5000$ en impuestos y no los ha pagado durante 12 meses, la multa sería de 300$ (5000$ × 6%).

Multa por no depositar

  • Esto se aplica si los empleadores no depositan los impuestos retenidos de manera correcta o puntual.
  • Las tasas varían según el retraso del depósito:
    • 2% para depósitos realizados con 1 a 5 días de retraso
    • 5% para depósitos realizados con 6 a 15 días de retraso
    • 10% para depósitos realizados con más de 15 días de retraso
    • 15% si el pago no se ha pagado durante más de 10 días después de la notificación de demanda del IRS

Cargos por intereses

  • Los intereses se aplican diariamente tanto al impuesto no pagado como a las multas.
  • Las tasas se determinan trimestralmente en función de las tasas federales a corto plazo más tres puntos porcentuales.

Ejemplo: Un pasivo de 10 000$ con multas combinadas de 2 500$ también acumulará intereses hasta que se liquide el saldo total.

Estas multas y cargos por intereses pueden superar rápidamente el pasivo original. Incluso sin el pago total, presentar la declaración anual con prontitud demuestra buena fe y puede permitirle solicitar una exención u otra medida cautelar.

Explicación de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP)

Una de las multas más severas que el IRS puede imponer por remitir indebidamente los impuestos retenidos es la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP). Se aplica a los «impuestos a los fondos fiduciarios», que incluyen el impuesto sobre la renta retenido a los empleados y las retenciones adicionales declaradas en el formulario 945. A diferencia de las multas estándar, el TFRP puede responsabilizar personalmente a las personas por el monto total no pagado, incluso si la empresa no puede pagar.

El IRS usa el TFRP para garantizar que los responsables de recaudar y pagar los impuestos federales no puedan ignorar sus obligaciones. La responsabilidad no requiere la propiedad de la empresa; puede extenderse a cualquier persona con autoridad sobre las decisiones financieras o el acceso a los fondos. La multa equivale al 100% del impuesto impagado, lo que la convierte en una poderosa herramienta para hacer cumplir la ley.

¿Quién puede ser considerado personalmente responsable?

  • El IRS puede imponer la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) a los funcionarios corporativos, como presidentes, tesoreros o directores financieros, que desempeñan un papel importante en la administración de las finanzas.
  • Los socios de sociedades o los miembros de sociedades de responsabilidad limitada también pueden ser considerados responsables de los impuestos impagos a los fondos fiduciarios.
  • Los accionistas que controlen las finanzas o firmen cheques en nombre de la corporación también pueden recibir la multa.
  • Algunos empleados que tienen la autoridad para autorizar el pago de facturas, firmar cheques o decidir qué deudas pagar también pueden ser responsables.

Para aplicar el TFRP, el IRS debe demostrar su intencionalidad. Esto no significa tener la intención de defraudar, sino más bien el conocimiento de la obligación tributaria combinado con la decisión de utilizar los fondos para otros fines. El proceso generalmente comienza con la carta 1153, que otorga a la persona 60 días para responder o presentar una solicitud de apelación.

Los contribuyentes tienen derechos en este proceso, incluido el derecho a remitir el caso a apelaciones, impugnar las determinaciones y presentar pruebas de que no fueron responsables. Dado que el TFRP puede equivaler al importe total del pasivo, es fundamental responder con prontitud y, si es necesario, buscar orientación profesional.

Opciones de resolución si no puede pagar en su totalidad

El saldo pendiente de un Formulario 945 de 2020 sin presentar puede resultar abrumador, pero el IRS ofrece varias vías de resolución. Estas opciones permiten a los empleadores y a los agentes de retención abordar las responsabilidades de buena fe y, al mismo tiempo, evitar acciones de cobro más severas.

Acuerdos de pago a plazos

Un acuerdo de pago a plazos le permite pagar su responsabilidad a lo largo del tiempo.

  • Acuerdos garantizados: Están disponibles si debe 10 000$ o menos en impuestos y puede pagar en un plazo de 36 meses.
  • Acuerdos simplificados: Se ofrecen para saldos de hasta 25 000$ y permiten plazos de reembolso de hasta 72 meses.
  • Acuerdos completos de divulgación financiera: Necesario para saldos más grandes; el IRS revisa los ingresos, los gastos y los activos para determinar lo que puede recaudar y pagar.

Reducción de sanciones

Es posible que reúna los requisitos para que se reduzcan o eliminen los cargos de penalización.

  • Reducción de sanciones por primera vez: Esto se otorga si presentó todas las declaraciones de impuestos del año anterior, pagó o hizo arreglos para pagar y no tiene multas recientes.
  • Alivio por causa razonable: Se aplica cuando circunstancias ajenas a su control impidieron la presentación o el pago oportunos. Algunos ejemplos comunes son los desastres naturales, las enfermedades o la falta de registros. Los contribuyentes pueden revisar la guía del IRS sobre Alivio de la sanción por causa razonable para obtener información sobre los requisitos.
  • Es posible que se requiera una solicitud por escrito o el formulario 843 para reclamar esta compensación.

Oferta de compromiso (OIC)

Una OIC permite la liquidación por menos del monto total adeudado cuando el pago total podría causar dificultades.

  • Dudas sobre la responsabilidad: Se utilizan cuando cree que el IRS ha tasado impuestos de manera incorrecta.
  • Dudas sobre la coleccionabilidad: Se aceptan cuando sus activos e ingresos son inferiores a la deuda.
  • Administración tributaria eficaz: Se otorgan cuando el cobro sería injusto a pesar de su capacidad de pago.
  • El IRS considera los activos, los ingresos, los gastos y los créditos antes de aceptarlos.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

Si no puede pagar sin poner en peligro los gastos básicos de manutención, puede calificar para el CNC.

  • El IRS suspende temporalmente los esfuerzos de cobro.
  • Los intereses y las multas siguen acumulándose, pero la cuenta no se busca activamente.
  • Se deben proporcionar documentos de respaldo, como declaraciones de ingresos, facturas médicas y registros de gastos.

Cada opción tiene requisitos y procedimientos únicos, pero actuar de buena fe (presentar la solicitud con prontitud y comunicarse con el Servicio de Impuestos Internos) puede mejorar sus posibilidades de aprobación y ayudar a limitar la imposición de multas adicionales.

Casos prácticos: escenarios del mundo real

Los ejemplos de la vida real pueden ayudar a ilustrar cómo los diferentes contribuyentes resolvieron los problemas con el formulario 945, las multas y los saldos pendientes de pago. Estos escenarios destacan tanto los errores como las soluciones prácticas.

Ejemplo 1: Presentación tardía de pequeñas empresas con reducción de multas

Una pequeña empresa de servicios para la jubilación no presentó el formulario 945 para el año tributario 2020, por no haber retenido el impuesto federal sobre la renta de las distribuciones de pensiones. Para 2023, las multas habían alcanzado el 25% como máximo. El propietario presentó la declaración de impuestos que faltaba, explicó el descuido de excelente fe y presentó una solicitud de reducción de la multa por primera vez. El IRS aprobó la exención, lo que redujo la responsabilidad y permitió a la empresa pagar solo los impuestos e intereses pendientes de pago.

Ejemplo 2: Caso de responsabilidad por el TFRP de un casino

Un casino retuvo las ganancias de los juegos de azar y las ganancias de los juegos indios, pero utilizó los fondos para cubrir los gastos operativos en lugar de remitirlos. El IRS investigó y emitió una demanda por el total de impuestos adeudados. Los funcionarios corporativos fueron sancionados con una multa por recuperación del fondo fiduciario, lo que los hizo personalmente responsables del monto no pagado. Tras la apelación, solo el director financiero, que tenía autoridad para firmar cheques en nombre de la corporación, siguió siendo responsable. Este caso muestra cómo la responsabilidad suele recaer en quienes controlan las finanzas.

Ejemplo 3: Oferta de compromiso para un negocio cerrado

Una empresa de asesoría de inversiones cerró durante la pandemia, lo que dejó un pasivo de 70 000 USD derivado de una declaración anual de 2020 sin presentar. El antiguo propietario, al no poder pagar el importe total, presentó una oferta de compromiso. Después de revisar las pruebas de ingresos, activos y dificultades económicas, el IRS aceptó un acuerdo por un monto menor. Este resultado reflejó la capacidad limitada del contribuyente para recaudar fondos y la intención de buena fe de resolver la deuda.

Estos casos muestran que, si bien el IRS hace cumplir estrictamente el cumplimiento, también brinda vías de alivio cuando los contribuyentes actúan de manera responsable y se relacionan con la agencia.

Cómo prevenir futuros problemas de presentación

Una vez que haya resuelto un saldo pendiente o abordado una declaración de impuestos atrasada, es esencial evitar que se repita el problema. El IRS espera que el cumplimiento sea continuo, y la presentación constante protege a su empresa de multas o cargos por intereses adicionales.

Conozca los plazos

El formulario 945 vence el 31 de enero siguiente al año tributario del que se informa. Si hizo los depósitos a tiempo, es posible que tenga hasta el 10 de febrero. Marcar estas fechas en su calendario ayuda a asegurarse de no perder una fecha límite.

Utilice las opciones de presentación electrónica

Presentar su declaración anual electrónicamente es más rápido y seguro, y confirma la recepción. La presentación electrónica también reduce el riesgo de perder el correo o de demoras en el procesamiento, lo que podría resultar en avisos de presentación tardía.

Adopte las mejores prácticas de cumplimiento

Las empresas pueden reducir el riesgo de errores integrando el archivado en sus operaciones rutinarias. Las mejores prácticas incluyen:

  • Establezca recordatorios para hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento de las declaraciones y los cronogramas de depósitos.
  • Mantenga registros organizados, como los formularios 1099-R, W-2G y los estados de cuenta bancarios.
  • Designe personal de respaldo que pueda gestionar el cumplimiento tributario en caso de ausencia.
  • Revise las declaraciones con regularidad para confirmar que el monto total declarado coincide con los depósitos.

Busque apoyo profesional

Las situaciones de retención complejas pueden requerir la ayuda de profesionales de impuestos. Los contadores o los agentes inscritos pueden ayudar a calcular las obligaciones, preparar los formularios correctamente y consultar las directrices pertinentes del IRS. Su experiencia también puede ayudar con una solicitud de reducción, una solicitud de reembolso o para afrontar los cambios en la legislación tributaria.

Conservar registros

Conserve todos los documentos de respaldo durante al menos cuatro años. Esto incluye las presentaciones anteriores, la correspondencia del IRS y cualquier crédito aplicado a períodos futuros. Mantener registros adecuados le permite responder rápidamente si el IRS emite una notificación o una auditoría.

Al combinar la presentación oportuna, el mantenimiento de registros precisos y el asesoramiento profesional cuando sea necesario, los empleadores pueden prevenir futuros problemas de cumplimiento y evitar la acumulación de sanciones innecesarias.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo vence el formulario 945 cada año?

El formulario 945 generalmente vence el 31 de enero siguiente al año tributario que está declarando. Si todos los impuestos retenidos se depositaron a tiempo, el IRS permite hasta el 10 de febrero. La presentación después de la fecha límite puede conllevar una multa por presentación tardía, por lo que es fundamental marcar esta fecha límite para evitar costos innecesarios y avisos del Servicio de Impuestos Internos.

¿Tengo que presentar una solicitud si no he realizado ninguna actividad de retención?

Si su empresa u organización no tenía pagos no relacionados con la nómina sujetos a retenciones, no necesita presentar el formulario 945. Sin embargo, la presentación es obligatoria si tan solo un pago requiere una retención adicional o la recaudación de impuestos sobre las ganancias del juego o las pensiones. No presentar la declaración cuando es necesario puede conllevar la imposición de multas, independientemente de si el monto impagado de impuestos es pequeño o grande.

¿Se puede presentar electrónicamente el formulario 945?

Sí, el IRS recomienda presentar el Formulario 945 electrónicamente a través de proveedores autorizados de presentación electrónica. La presentación electrónica reduce los errores de procesamiento, confirma la presentación puntual y evita posibles problemas de pérdida de correo. La presentación electrónica también ayuda a garantizar que su declaración de impuestos refleje el número de identificación del empleador correcto y el total de impuestos declarado. El uso de la presentación electrónica es una forma eficaz de evitar multas o cargos por intereses innecesarios derivados de las demoras en la presentación de documentos.

¿Qué pasa si descubro errores después de la presentación?

Si se da cuenta de un error después de presentar el formulario 945, debe corregirlo utilizando el formulario 945-X, la declaración anual ajustada. Este formulario le permite modificar los montos declarados y solicitar un reembolso o un ajuste si pagó de más. Las correcciones deben hacerse de buena fe, proporcionando al IRS los detalles justificativos. Las correcciones oportunas ayudan a limitar las multas y los intereses y a prevenir problemas de cumplimiento en el próximo período.

¿Pueden las multas superar mi impuesto original adeudado?

Sí, en muchos casos, las multas y los cargos por intereses aumentan hasta superar el impuesto original no pagado. Por ejemplo, las multas por no presentar la declaración llegan hasta el 25% del importe pendiente de pago, mientras que las multas por pago atrasado y los intereses acumulados diariamente agravan el saldo. Cuanto más tiempo permanezca sin resolver el saldo pendiente de pago, mayor será el importe total adeudado, que puede superar los impuestos retenidos declarados originalmente en la declaración anual.

¿Cuánto tiempo tiene el IRS para evaluar las multas por un formulario 945 no presentado?

Si nunca presenta el Formulario 945, no hay ningún plazo de prescripción, lo que significa que el IRS puede imponer multas en cualquier momento. Si presenta la solicitud con retraso, el IRS generalmente tiene tres años a partir de la fecha límite original para revisar y emitir las evaluaciones. Se insta a los empleadores a actuar con rapidez, recopilar los registros y archivarlos, incluso si el pago total no se puede realizar de inmediato.

¿Debo contratar a un profesional de impuestos para que me ayude?

Sí, contratar a un profesional de impuestos calificado puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo. Pueden ayudar a calcular las responsabilidades, garantizar el cumplimiento de la ley del IRS y preparar una solicitud sólida de alivio o exención de multas. Los profesionales también pueden guiarlo sobre cómo presentar el formulario 945, tramitar las solicitudes de reembolso y actuar en su nombre ante el IRS para resolver los saldos pendientes de pago de manera eficaz.

Frequently Asked Questions

Formulario 945 de 2020 sin presentar: cómo presentarlo, sanciones y opciones de ayuda

El formulario 945, o Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido, es el formulario que deben presentar las empresas cuando retienen el impuesto federal sobre la renta de los pagos no relacionados con la nómina, como pensiones, anualidades y ciertas ganancias de juegos de azar. A diferencia de las declaraciones de impuestos sobre la nómina, que se presentan trimestralmente, el formulario 945 cubre todo el año tributario y consolida la retención en una declaración anual. Presentar el formulario 945 a tiempo garantiza que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) tenga un registro preciso de los impuestos retenidos y evita multas innecesarias.

Si no presentó su Formulario 945 de 2020, es esencial que actúe con rapidez. Una declaración de impuestos sin presentar puede acumular multas, cargos por intereses y un saldo pendiente que puede superar el monto original adeudado. El IRS se toma muy en serio los formularios no presentados y, cuanto más se demore, más difícil será resolver el problema. Abordar el asunto de buena fe (presentarlos lo antes posible y comunicarse con el IRS si no puede pagar de inmediato) puede reducir el riesgo de consecuencias más graves.

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso para presentar el formulario 945, explica los diferentes tipos de multas y multas por pago atrasado que puede enfrentar y describe las opciones de resolución disponibles, como los acuerdos de pago a plazos y la reducción de multas. También destaca las reglas especiales, incluida la multa por recuperación de fondos fiduciarios, que pueden afectar personalmente a los propietarios de negocios y a los funcionarios financieros. Al final, lo entenderás.

¿Qué es el formulario 945 y quién debe presentarlo?

El formulario 945 es un formulario del IRS titulado Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido. Se usa para declarar el impuesto federal sobre la renta retenido de los pagos no relacionados con la nómina, que difieren de los salarios declarados en el formulario 941 cada trimestre. En cambio, el formulario 945 cubre todo el año tributario en una sola presentación, lo que lo convierte en una obligación anual para empresas y organizaciones específicas.

A diferencia de los impuestos sobre la nómina que involucran contribuciones al Seguro Social y Medicare, el formulario 945 informa estrictamente los impuestos retenidos de fuentes no salariales. Esta distinción es importante porque si no se presenta el formulario correcto, es posible que se presenten informes incorrectos, se impongan multas y se cobren intereses adicionales. Los empleadores deben saber cuándo se aplica el formulario 941 y cuándo se requiere el formulario 945. Para obtener una guía completa del IRS, consulte Acerca del formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido.

Es posible que tengas que presentar el formulario 945 si tu empresa es responsable de la retención adicional o de la retención de ciertas distribuciones y premios. Por lo general, los siguientes grupos deben presentar la solicitud:

  • Algunas empresas y corporaciones realizan pagos que están sujetos a retenciones, como pensiones o anualidades.
  • Los casinos y otros establecimientos de juego están obligados a emitir ganancias de juego declarables cuando los pagos alcancen los umbrales del IRS.
  • Las entidades u organizaciones gubernamentales pagan los beneficios del Seguro Social cuando el beneficiario ha optado por la retención voluntaria.
  • Las corporaciones nativas de Alaska distribuyen dividendos o beneficios sujetos a impuestos que deben declararse y estar sujetos a retención.
  • Los empleadores o agentes de retención que actúen en nombre de otros son responsables de informar adecuadamente todas las retenciones requeridas.

Los requisitos de presentación también se aplican incluso si solo tiene un pago que requiere retención durante el período. Sin embargo, no es necesario que presente la solicitud si no hubo retenciones. Cumplir con las normas garantiza que su número de identificación patronal (EIN) se mantenga al día con el IRS, evita multas por presentación tardía y demuestra que su empresa cumple con la ley federal.

Pagos que requieren la presentación del formulario 945

El IRS exige que se presente el formulario 945 cuando ciertos pagos no relacionados con la nómina están sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta. Estos pagos se dividen en algunas categorías comunes, cada una con reglas y ejemplos.

Distribuciones de jubilación y pensiones

El impuesto federal sobre la renta debe retenerse de muchos pagos relacionados con la jubilación. Algunos ejemplos son:

  • Los retiros de los planes 401 (k) y 403 (b) patrocinados por el empleador están sujetos a impuestos y requieren una retención.
  • Las distribuciones tradicionales de las IRA también son retiros sujetos a impuestos de cuentas de jubilación individuales, y se deben retener los impuestos federales.
  • Las pensiones y anualidades se consideran ingresos regulares recibidos de los beneficios de jubilación, por lo que están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los pagos de jubilación militar realizados a antiguos miembros del servicio se consideran ingresos imponibles y también requieren una retención.

Ganancias de juegos de azar y lotería

Los casinos, loterías y otras instituciones de juego deben retener y declarar las ganancias que superen ciertos umbrales. Esto incluye:

  • Las ganancias de casino de máquinas tragamonedas, juegos de cartas y otras fuentes de juego reguladas están sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta.
  • Los premios de la lotería, ya sea que se tomen como pago único o en cuotas, deben tener impuestos retenidos antes del pago.
  • Las ganancias de las apuestas deportivas procedentes de apuestas en línea o en persona que generen pagos sujetos a impuestos también están sujetas a retención.
  • Las ganancias de los juegos de azar de la India, como las distribuciones de las operaciones de juego en tierras tribales, se consideran ingresos imponibles y requieren retención.

Otros pagos no relacionados con la nómina

Además de los ingresos por jubilación y juegos de azar, el formulario 945 se aplica a otros tipos de pago, que incluyen:

  • Se requiere una retención adicional cuando el beneficiario no proporciona un número de identificación fiscal válido o cuando el IRS emite una notificación para iniciar la retención.
  • La retención voluntaria del Seguro Social es una opción que eligen las personas que desean que los impuestos federales sobre la renta se retengan directamente de sus beneficios.
  • Ciertos pagos del gobierno están sujetos a retenciones cuando el destinatario ha elegido que se retengan los impuestos de los desembolsos federales.
  • Las distribuciones de Alaska Native Corporation, incluidos los dividendos u otros pagos imponibles a los accionistas, también deben cumplir con los requisitos federales de retención.

Si su empresa u organización realiza alguno de estos pagos, por lo general se le exige que presente el formulario 945. La presentación de informes adecuada garantiza el cumplimiento de la ley tributaria federal y evita multas por no recaudar o remitir el total correcto de los impuestos adeudados.

Proceso paso a paso para presentar un formulario 945 de 2020 sin presentar

La presentación de un formulario 945 de 2020 sin presentar requiere recopilar información precisa, utilizar los recursos correctos del IRS y completar el formulario con cuidado. Siga estos pasos para garantizar el cumplimiento y reducir el riesgo de que se impongan multas adicionales.

1. Reúna la documentación requerida

Antes de completar el formulario, recopile los registros que reflejen sus impuestos retenidos durante el año tributario 2020. Estos pueden incluir:

  • La correspondencia del IRS relacionada con las declaraciones faltantes o no presentadas debe conservarse como parte de sus registros.
  • Los registros de depósitos bancarios que muestren los depósitos de impuestos federales deben conservarse para fines de verificación.
  • El formulario 1099-MISC es obligatorio para declarar los pagos que no son empleados y que están sujetos a retenciones adicionales.
  • El formulario W-2G se usa para declarar las ganancias de juegos de azar que cumplen con los umbrales de declaración del IRS.
  • El formulario 1099-R se usa para declarar las distribuciones de jubilación o pensión que pueden estar sujetas a impuestos.

Los registros precisos lo ayudarán a calcular el monto total adeudado y a evitar errores.

2. Obtenga los formularios e instrucciones correctos

Utilice siempre los recursos oficiales del IRS al preparar una declaración anual.

  • Descargue el formulario 945 de 2020 y las instrucciones correspondientes de IRS.gov (no la versión del año actual).
  • Revise la declaración anual ajustada (formulario 945-X) si debe corregir una declaración de impuestos presentada anteriormente.
  • Utilice el formulario 945-A (Registro de obligaciones tributarias federales) o el formulario 945-V (comprobante de pago), si corresponde.
  • Verifique que su número de identificación patronal (EIN) y los detalles de su empresa coincidan exactamente con los registros del IRS.

3. Complete el formulario una línea a la vez.

Al rellenar el formulario, preste mucha atención a cada sección:

  • Línea 1: Impuesto federal sobre la renta retenido: Introduzca los impuestos retenidos de las pensiones, las anualidades, la jubilación militar y las ganancias de los juegos de azar de la India.
  • Línea 2 - Retención complementaria: Informe todos los montos de retención adicionales, incluidos los de las ganancias de juegos de azar.
  • Línea 3 - Total de impuestos: Para calcular, suma los importes de las líneas 1 y 2. Esta cifra debe ser igual a la responsabilidad declarada.
  • Línea 4 - Depósitos totales: Introduzca los depósitos realizados durante 2020, incluidos los créditos o sobrepagos del año anterior.
  • Línea 5 - Equilibrio. Vencimiento: Si el monto pendiente de pago supera los depósitos, declare la diferencia como su responsabilidad.
  • Línea 6 - Sobrepago: Indique si el IRS debe emitir un reembolso o aplicarlo al próximo año tributario.
  • Línea 7 - Resumen mensual: Esto es obligatorio si su impuesto total fue de $2,500 o más y usted depositó mensualmente.

Comprueba todas las entradas. Incluso los errores menores pueden retrasar el procesamiento, provocar una notificación de presentación tardía o aumentar su saldo pendiente de pago. La presentación de la declaración a tiempo y de buena fe reduce el riesgo de que se impongan multas y cargos por intereses máximos.

Multas e intereses del IRS por presentación tardía

No presentar el formulario 945 a tiempo puede conllevar múltiples multas y cargos por intereses continuos. El IRS aplica estas tarifas para fomentar el cumplimiento y, si no se resuelven, puede aumentar significativamente el saldo pendiente de pago. Comprender cómo funciona cada multa le ayuda a calcular los costos potenciales y a planificar una estrategia para resolverla.

Sanción por no presentar la solicitud

  • Esta multa equivale al 5% del impuesto no pagado por cada mes, o cualquier parte del mes, en que la declaración de impuestos se presente con retraso. La multa máxima es del 25% del importe pendiente de pago.

Ejemplo: Si su impuesto total fue de $8,000 y presentó su declaración con seis meses de retraso, el IRS le impondrá una multa de $2,000 ($8,000 × 25%).

Multa por falta de pago

  • Esta multa por pago atrasado es del 0,5% del saldo pendiente de pago. Para cada mes, el impuesto permanece sin pagar después de la fecha de vencimiento original.
  • Continúa hasta que se pague el importe total o alcance el 25%.

Ejemplo: Si debe 5000$ en impuestos y no los ha pagado durante 12 meses, la multa sería de 300$ (5000$ × 6%).

Multa por no depositar

  • Esto se aplica si los empleadores no depositan los impuestos retenidos de manera correcta o puntual.
  • Las tasas varían según el retraso del depósito:
    • 2% para depósitos realizados con 1 a 5 días de retraso
    • 5% para depósitos realizados con 6 a 15 días de retraso
    • 10% para depósitos realizados con más de 15 días de retraso
    • 15% si el pago no se ha pagado durante más de 10 días después de la notificación de demanda del IRS

Cargos por intereses

  • Los intereses se aplican diariamente tanto al impuesto no pagado como a las multas.
  • Las tasas se determinan trimestralmente en función de las tasas federales a corto plazo más tres puntos porcentuales.

Ejemplo: Un pasivo de 10 000$ con multas combinadas de 2 500$ también acumulará intereses hasta que se liquide el saldo total.

Estas multas y cargos por intereses pueden superar rápidamente el pasivo original. Incluso sin el pago total, presentar la declaración anual con prontitud demuestra buena fe y puede permitirle solicitar una exención u otra medida cautelar.

Explicación de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP)

Una de las multas más severas que el IRS puede imponer por remitir indebidamente los impuestos retenidos es la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP). Se aplica a los «impuestos a los fondos fiduciarios», que incluyen el impuesto sobre la renta retenido a los empleados y las retenciones adicionales declaradas en el formulario 945. A diferencia de las multas estándar, el TFRP puede responsabilizar personalmente a las personas por el monto total no pagado, incluso si la empresa no puede pagar.

El IRS usa el TFRP para garantizar que los responsables de recaudar y pagar los impuestos federales no puedan ignorar sus obligaciones. La responsabilidad no requiere la propiedad de la empresa; puede extenderse a cualquier persona con autoridad sobre las decisiones financieras o el acceso a los fondos. La multa equivale al 100% del impuesto impagado, lo que la convierte en una poderosa herramienta para hacer cumplir la ley.

¿Quién puede ser considerado personalmente responsable?

  • El IRS puede imponer la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) a los funcionarios corporativos, como presidentes, tesoreros o directores financieros, que desempeñan un papel importante en la administración de las finanzas.
  • Los socios de sociedades o los miembros de sociedades de responsabilidad limitada también pueden ser considerados responsables de los impuestos impagos a los fondos fiduciarios.
  • Los accionistas que controlen las finanzas o firmen cheques en nombre de la corporación también pueden recibir la multa.
  • Algunos empleados que tienen la autoridad para autorizar el pago de facturas, firmar cheques o decidir qué deudas pagar también pueden ser responsables.

Para aplicar el TFRP, el IRS debe demostrar su intencionalidad. Esto no significa tener la intención de defraudar, sino más bien el conocimiento de la obligación tributaria combinado con la decisión de utilizar los fondos para otros fines. El proceso generalmente comienza con la carta 1153, que otorga a la persona 60 días para responder o presentar una solicitud de apelación.

Los contribuyentes tienen derechos en este proceso, incluido el derecho a remitir el caso a apelaciones, impugnar las determinaciones y presentar pruebas de que no fueron responsables. Dado que el TFRP puede equivaler al importe total del pasivo, es fundamental responder con prontitud y, si es necesario, buscar orientación profesional.

Opciones de resolución si no puede pagar en su totalidad

El saldo pendiente de un Formulario 945 de 2020 sin presentar puede resultar abrumador, pero el IRS ofrece varias vías de resolución. Estas opciones permiten a los empleadores y a los agentes de retención abordar las responsabilidades de buena fe y, al mismo tiempo, evitar acciones de cobro más severas.

Acuerdos de pago a plazos

Un acuerdo de pago a plazos le permite pagar su responsabilidad a lo largo del tiempo.

  • Acuerdos garantizados: Están disponibles si debe 10 000$ o menos en impuestos y puede pagar en un plazo de 36 meses.
  • Acuerdos simplificados: Se ofrecen para saldos de hasta 25 000$ y permiten plazos de reembolso de hasta 72 meses.
  • Acuerdos completos de divulgación financiera: Necesario para saldos más grandes; el IRS revisa los ingresos, los gastos y los activos para determinar lo que puede recaudar y pagar.

Reducción de sanciones

Es posible que reúna los requisitos para que se reduzcan o eliminen los cargos de penalización.

  • Reducción de sanciones por primera vez: Esto se otorga si presentó todas las declaraciones de impuestos del año anterior, pagó o hizo arreglos para pagar y no tiene multas recientes.
  • Alivio por causa razonable: Se aplica cuando circunstancias ajenas a su control impidieron la presentación o el pago oportunos. Algunos ejemplos comunes son los desastres naturales, las enfermedades o la falta de registros. Los contribuyentes pueden revisar la guía del IRS sobre Alivio de la sanción por causa razonable para obtener información sobre los requisitos.
  • Es posible que se requiera una solicitud por escrito o el formulario 843 para reclamar esta compensación.

Oferta de compromiso (OIC)

Una OIC permite la liquidación por menos del monto total adeudado cuando el pago total podría causar dificultades.

  • Dudas sobre la responsabilidad: Se utilizan cuando cree que el IRS ha tasado impuestos de manera incorrecta.
  • Dudas sobre la coleccionabilidad: Se aceptan cuando sus activos e ingresos son inferiores a la deuda.
  • Administración tributaria eficaz: Se otorgan cuando el cobro sería injusto a pesar de su capacidad de pago.
  • El IRS considera los activos, los ingresos, los gastos y los créditos antes de aceptarlos.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

Si no puede pagar sin poner en peligro los gastos básicos de manutención, puede calificar para el CNC.

  • El IRS suspende temporalmente los esfuerzos de cobro.
  • Los intereses y las multas siguen acumulándose, pero la cuenta no se busca activamente.
  • Se deben proporcionar documentos de respaldo, como declaraciones de ingresos, facturas médicas y registros de gastos.

Cada opción tiene requisitos y procedimientos únicos, pero actuar de buena fe (presentar la solicitud con prontitud y comunicarse con el Servicio de Impuestos Internos) puede mejorar sus posibilidades de aprobación y ayudar a limitar la imposición de multas adicionales.

Casos prácticos: escenarios del mundo real

Los ejemplos de la vida real pueden ayudar a ilustrar cómo los diferentes contribuyentes resolvieron los problemas con el formulario 945, las multas y los saldos pendientes de pago. Estos escenarios destacan tanto los errores como las soluciones prácticas.

Ejemplo 1: Presentación tardía de pequeñas empresas con reducción de multas

Una pequeña empresa de servicios para la jubilación no presentó el formulario 945 para el año tributario 2020, por no haber retenido el impuesto federal sobre la renta de las distribuciones de pensiones. Para 2023, las multas habían alcanzado el 25% como máximo. El propietario presentó la declaración de impuestos que faltaba, explicó el descuido de excelente fe y presentó una solicitud de reducción de la multa por primera vez. El IRS aprobó la exención, lo que redujo la responsabilidad y permitió a la empresa pagar solo los impuestos e intereses pendientes de pago.

Ejemplo 2: Caso de responsabilidad por el TFRP de un casino

Un casino retuvo las ganancias de los juegos de azar y las ganancias de los juegos indios, pero utilizó los fondos para cubrir los gastos operativos en lugar de remitirlos. El IRS investigó y emitió una demanda por el total de impuestos adeudados. Los funcionarios corporativos fueron sancionados con una multa por recuperación del fondo fiduciario, lo que los hizo personalmente responsables del monto no pagado. Tras la apelación, solo el director financiero, que tenía autoridad para firmar cheques en nombre de la corporación, siguió siendo responsable. Este caso muestra cómo la responsabilidad suele recaer en quienes controlan las finanzas.

Ejemplo 3: Oferta de compromiso para un negocio cerrado

Una empresa de asesoría de inversiones cerró durante la pandemia, lo que dejó un pasivo de 70 000 USD derivado de una declaración anual de 2020 sin presentar. El antiguo propietario, al no poder pagar el importe total, presentó una oferta de compromiso. Después de revisar las pruebas de ingresos, activos y dificultades económicas, el IRS aceptó un acuerdo por un monto menor. Este resultado reflejó la capacidad limitada del contribuyente para recaudar fondos y la intención de buena fe de resolver la deuda.

Estos casos muestran que, si bien el IRS hace cumplir estrictamente el cumplimiento, también brinda vías de alivio cuando los contribuyentes actúan de manera responsable y se relacionan con la agencia.

Cómo prevenir futuros problemas de presentación

Una vez que haya resuelto un saldo pendiente o abordado una declaración de impuestos atrasada, es esencial evitar que se repita el problema. El IRS espera que el cumplimiento sea continuo, y la presentación constante protege a su empresa de multas o cargos por intereses adicionales.

Conozca los plazos

El formulario 945 vence el 31 de enero siguiente al año tributario del que se informa. Si hizo los depósitos a tiempo, es posible que tenga hasta el 10 de febrero. Marcar estas fechas en su calendario ayuda a asegurarse de no perder una fecha límite.

Utilice las opciones de presentación electrónica

Presentar su declaración anual electrónicamente es más rápido y seguro, y confirma la recepción. La presentación electrónica también reduce el riesgo de perder el correo o de demoras en el procesamiento, lo que podría resultar en avisos de presentación tardía.

Adopte las mejores prácticas de cumplimiento

Las empresas pueden reducir el riesgo de errores integrando el archivado en sus operaciones rutinarias. Las mejores prácticas incluyen:

  • Establezca recordatorios para hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento de las declaraciones y los cronogramas de depósitos.
  • Mantenga registros organizados, como los formularios 1099-R, W-2G y los estados de cuenta bancarios.
  • Designe personal de respaldo que pueda gestionar el cumplimiento tributario en caso de ausencia.
  • Revise las declaraciones con regularidad para confirmar que el monto total declarado coincide con los depósitos.

Busque apoyo profesional

Las situaciones de retención complejas pueden requerir la ayuda de profesionales de impuestos. Los contadores o los agentes inscritos pueden ayudar a calcular las obligaciones, preparar los formularios correctamente y consultar las directrices pertinentes del IRS. Su experiencia también puede ayudar con una solicitud de reducción, una solicitud de reembolso o para afrontar los cambios en la legislación tributaria.

Conservar registros

Conserve todos los documentos de respaldo durante al menos cuatro años. Esto incluye las presentaciones anteriores, la correspondencia del IRS y cualquier crédito aplicado a períodos futuros. Mantener registros adecuados le permite responder rápidamente si el IRS emite una notificación o una auditoría.

Al combinar la presentación oportuna, el mantenimiento de registros precisos y el asesoramiento profesional cuando sea necesario, los empleadores pueden prevenir futuros problemas de cumplimiento y evitar la acumulación de sanciones innecesarias.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo vence el formulario 945 cada año?

El formulario 945 generalmente vence el 31 de enero siguiente al año tributario que está declarando. Si todos los impuestos retenidos se depositaron a tiempo, el IRS permite hasta el 10 de febrero. La presentación después de la fecha límite puede conllevar una multa por presentación tardía, por lo que es fundamental marcar esta fecha límite para evitar costos innecesarios y avisos del Servicio de Impuestos Internos.

¿Tengo que presentar una solicitud si no he realizado ninguna actividad de retención?

Si su empresa u organización no tenía pagos no relacionados con la nómina sujetos a retenciones, no necesita presentar el formulario 945. Sin embargo, la presentación es obligatoria si tan solo un pago requiere una retención adicional o la recaudación de impuestos sobre las ganancias del juego o las pensiones. No presentar la declaración cuando es necesario puede conllevar la imposición de multas, independientemente de si el monto impagado de impuestos es pequeño o grande.

¿Se puede presentar electrónicamente el formulario 945?

Sí, el IRS recomienda presentar el Formulario 945 electrónicamente a través de proveedores autorizados de presentación electrónica. La presentación electrónica reduce los errores de procesamiento, confirma la presentación puntual y evita posibles problemas de pérdida de correo. La presentación electrónica también ayuda a garantizar que su declaración de impuestos refleje el número de identificación del empleador correcto y el total de impuestos declarado. El uso de la presentación electrónica es una forma eficaz de evitar multas o cargos por intereses innecesarios derivados de las demoras en la presentación de documentos.

¿Qué pasa si descubro errores después de la presentación?

Si se da cuenta de un error después de presentar el formulario 945, debe corregirlo utilizando el formulario 945-X, la declaración anual ajustada. Este formulario le permite modificar los montos declarados y solicitar un reembolso o un ajuste si pagó de más. Las correcciones deben hacerse de buena fe, proporcionando al IRS los detalles justificativos. Las correcciones oportunas ayudan a limitar las multas y los intereses y a prevenir problemas de cumplimiento en el próximo período.

¿Pueden las multas superar mi impuesto original adeudado?

Sí, en muchos casos, las multas y los cargos por intereses aumentan hasta superar el impuesto original no pagado. Por ejemplo, las multas por no presentar la declaración llegan hasta el 25% del importe pendiente de pago, mientras que las multas por pago atrasado y los intereses acumulados diariamente agravan el saldo. Cuanto más tiempo permanezca sin resolver el saldo pendiente de pago, mayor será el importe total adeudado, que puede superar los impuestos retenidos declarados originalmente en la declaración anual.

¿Cuánto tiempo tiene el IRS para evaluar las multas por un formulario 945 no presentado?

Si nunca presenta el Formulario 945, no hay ningún plazo de prescripción, lo que significa que el IRS puede imponer multas en cualquier momento. Si presenta la solicitud con retraso, el IRS generalmente tiene tres años a partir de la fecha límite original para revisar y emitir las evaluaciones. Se insta a los empleadores a actuar con rapidez, recopilar los registros y archivarlos, incluso si el pago total no se puede realizar de inmediato.

¿Debo contratar a un profesional de impuestos para que me ayude?

Sí, contratar a un profesional de impuestos calificado puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo. Pueden ayudar a calcular las responsabilidades, garantizar el cumplimiento de la ley del IRS y preparar una solicitud sólida de alivio o exención de multas. Los profesionales también pueden guiarlo sobre cómo presentar el formulario 945, tramitar las solicitudes de reembolso y actuar en su nombre ante el IRS para resolver los saldos pendientes de pago de manera eficaz.

Frequently Asked Questions