La presentación de impuestos puede resultar abrumadora para los pequeños empleadores, especialmente si aún necesita presentar su Formulario 944 de 2020. Esta declaración de impuestos fue diseñada para empresas con una obligación anual de $1,000 o menos en impuestos sobre la seguridad social, Medicare y el impuesto federal sobre la renta. Si no presentó la declaración antes de la fecha límite original, el IRS puede imponerle multas e intereses que aumenten la obligación tributaria total con el tiempo.

Dejar un formulario 944 de 2020 sin presentar no resuelve el problema. Si el impuesto adeudado no se paga en su totalidad, el IRS puede imponer multas por no presentar la declaración o por pago atrasado. Estos cargos siguen aumentando hasta que se resuelva la cuenta, lo que puede resultar en un saldo mucho mayor que el monto de los impuestos impagos del año tributario en sí. Incluso las empresas con un flujo de caja limitado deben abordar las declaraciones vencidas para evitar otras penalizaciones.

Esta guía tiene como objetivo ayudarlo a presentar su declaración correctamente, comprender los detalles de la presentación tardía y explorar las opciones de resolución. Al seguir las instrucciones paso a paso y aprender cómo el IRS gestiona los impuestos impagos, los pequeños empleadores pueden actuar de buena fe, solicitar una desgravación cuando exista una causa razonable y hacer que sus cuentas vuelvan a cumplir con las normas.

Qué es el formulario 944 y quién debe presentarlo

El formulario 944 es un formulario del IRS llamado Declaración anual de impuestos federales del empleador. Fue creado para pequeñas empresas con un pasivo anual de $1,000 o menos en concepto de seguro social, Medicare e impuestos federales sobre la renta. En lugar de presentar las declaraciones trimestrales del formulario 941, los empleadores que reúnan los requisitos pueden presentarlas una vez al año, lo que reduce el papeleo y ayuda a simplificar el cumplimiento. El año tributario cubierto por el formulario 944 debe seguir siendo completo y preciso, incluso si se presenta tarde.

El IRS no permite que los empleadores elijan esta opción de presentación de manera independiente. Para presentar una declaración mediante el formulario 944, debe recibir una notificación por escrito del IRS en la que se le indique que debe utilizarla en lugar del formulario 941. Sin este aviso, debe continuar presentando declaraciones de impuestos trimestrales. Si presenta una declaración de impuestos incorrecta, el IRS puede imponerle multas e intereses y exigirle que presente la declaración de impuestos correcta.

¿Quién debe presentar el formulario 944?

• Los empleadores deben presentar el formulario 944 si su obligación anual en concepto de impuestos federales sobre la renta, seguro social y Medicare es de $1,000 o menos.
  
  
• Las empresas deben usar el Formulario 944 solo si el IRS ha emitido una notificación por escrito en la que se les indica que lo hagan.

¿Quién no puede presentar el formulario 944?

• Los empleadores domésticos no pueden usar el formulario 944 y deben declarar los impuestos sobre el empleo en el Anexo H junto con su declaración de impuestos individual (formulario 1040).
  
  
• Los empleadores agrícolas no son elegibles para presentar el Formulario 944 porque deben usar el Formulario 943 para declarar los impuestos de los trabajadores agrícolas.
  
  
• Las empresas que no recibieron una notificación del IRS autorizando el uso del Formulario 944 deben continuar presentando el Formulario 941 cada trimestre.
  
  
• Los empleadores a los que el IRS haya ordenado específicamente que presenten el formulario 941 no pueden cambiar al formulario 944, independientemente de su obligación anual.

Estas reglas están en vigor para garantizar que las empresas presenten la declaración de impuestos correcta para su situación. Usar un formulario incorrecto o no presentar una declaración antes de la fecha de vencimiento original puede hacer que el IRS imponga multas, intereses u otras multas, incluso si el impuesto adeudado ya se ha pagado en su totalidad.

Cómo presentar o corregir un formulario 944 de 2020 sin presentar

Presentar o corregir un formulario 944 de 2020 sin presentar requiere mucha atención, ya que usar el formulario incorrecto o omitir los detalles requeridos puede generar multas e intereses adicionales. Dado que el formulario es específico para el año tributario 2020, debe usar la versión del año anterior en lugar de la actual. Seguir los pasos correctos lo ayudará a presentar su declaración con precisión y a resolver cualquier impuesto pendiente adeudado al IRS.

Paso 1: Obtenga el formulario y las instrucciones correctos

El IRS exige que utilice la versión oficial de 2020 del formulario 944 y sus instrucciones al presentar una declaración para ese año tributario. El uso de la versión incorrecta puede retrasar el procesamiento o hacer que el IRS rechace su presentación. Usted puede:

• Descargue el formulario 944 de 2020 y las instrucciones oficiales directamente del sitio web del IRS en»Formularios e instrucciones del año anterior.» Estos PDF proporcionan los detalles exactos para calcular e informar su obligación tributaria de 2020.
  
  
• Si no puede descargar los formularios impresos en línea, llame al IRS al 800-829-3676 para solicitarlos por correo. Si hace su pedido directamente al IRS, garantiza que obtendrá la declaración de impuestos correcta.
  
  
• Visite su oficina local del IRS para solicitar copias del formulario y las instrucciones en persona, aunque la disponibilidad en persona puede ser limitada según la ubicación y el personal.

El formulario correcto es fundamental porque la versión de 2020 contiene la fecha límite original, los límites salariales y las reglas de cálculo específicas para ese año.

Paso 2: Reunir la documentación requerida

Antes de completar su declaración, debe recopilar los registros para calcular su obligación tributaria total para 2020. Sin registros completos, corre el riesgo de presentar información inexacta, lo que podría llevar al IRS a imponer multas e intereses. Los documentos que necesita incluyen:

• Registros de nómina que enumeran todos los salarios pagados a los empleados durante 2020, incluida la compensación por hora y asalariada.
  
  
• Formularios W-4 para empleados que confirman cuánto impuesto federal sobre la renta debería haberse retenido de cada cheque de pago.
  
  
• Documentación de los impuestos federales sobre la renta que realmente se retienen de los salarios de los empleados, para que pueda compararlos con los montos de retención correctos.
  
  
• Los registros de los depósitos de impuestos federales realizados al IRS durante 2020 muestran la cantidad de impuestos que ya ha pagado para cubrir su responsabilidad.
  
  
• Las copias de los formularios W-2 emitidos a los empleados deben incluirse con la transmisión W-3, de manera que coincidan con las cifras que figuran en el formulario 944.
  
  
• Cualquier aviso o carta del IRS con respecto a su requisito de presentación para 2020 es importante, ya que puede proporcionar detalles esenciales sobre su cuenta o el formulario que debe presentar.

La recopilación de esta información garantiza que pueda declarar el impuesto correcto, abordar cualquier pago insuficiente y respaldar su declaración si el IRS solicita información adicional más adelante.

Paso 3: Complete el formulario con precisión

Debe completar la declaración con cuidado una vez que tenga el formulario y la documentación correctos. Los errores pueden hacer que el IRS imponga multas, envíe una factura por pago insuficiente o exija que presente formularios corregidos. Al completar el formulario 944 de 2020:

• Ingresa el número de identificación de tu empleador, el nombre comercial legal y la dirección comercial completa tal y como la registraste en el IRS, a pesar de los errores, aunque los errores pueden retrasar el procesamiento.
  
  
• Informe el total de salarios, propinas y otras compensaciones pagadas a los empleados en 2020, asegurándose de que los montos coincidan con sus registros de nómina y los formularios W-2.
  
  
• Registre la cantidad total de impuestos federales sobre la renta retenidos de los salarios de los empleados durante el año tributario para que el IRS pueda verificar que la retención es correcta.
  
  
• Calcule los impuestos del Seguro Social y Medicare adeudados utilizando los límites salariales y los porcentajes de 2020, ya que pueden diferir de las tasas actuales.
  
  
• Incluya cualquier ajuste, crédito o sobrepago que se aplique a su cuenta para que el IRS pueda determinar su obligación tributaria correcta y si hay un saldo pendiente o si hay un reembolso disponible.

Completar el formulario con precisión es esencial para evitar errores que podrían aumentar la cantidad de impuestos adeudados o hacer que el IRS cuestione su declaración.

Paso 4: Abordar la presentación tardía

Si presenta la solicitud después de la fecha límite original del 31 de enero de 2021, no debe demorarse más. El IRS continuará imponiendo multas e intereses sobre el saldo pendiente de pago hasta que se presente la declaración. Si no puede pagar el impuesto adeudado en su totalidad, presente la mayor cantidad posible y adjunte una explicación por escrito si cree que existe una causa razonable.

Paso 5: elige tu método de presentación

Puede presentar la declaración electrónicamente a través de proveedores de software aprobados por el IRS, que ofrecen un procesamiento y una confirmación más rápidos de que se recibió su declaración. Si prefiere presentarla en papel, presente el formulario en la dirección correcta del IRS que figura en las instrucciones de 2020 y utilice el correo certificado para asegurarse de tener un comprobante de entrega.

Multas e intereses del IRS por presentar el formulario 944 fuera de plazo o sin presentar

El IRS impondrá multas e intereses si no presenta una declaración o no paga el impuesto adeudado antes de la fecha de vencimiento original. Estos cargos pueden aumentar significativamente su saldo, incluso si su obligación tributaria inicial era pequeña. Entender cómo funciona cada multa te ayuda a evitar costos innecesarios y a planificar mejor cómo resolver tu cuenta.

Multa por presentación tardía

• El IRS cobra una multa por presentación tardía equivalente al 5 por ciento del impuesto no pagado cada mes o parte del mes en que la declaración permanezca sin presentar después de la fecha de vencimiento.
  
  
• Esta multa puede aumentar rápidamente, pero se limita a una multa máxima del 25 por ciento del impuesto impagado.
  
  
• Si su declaración se retrasa más de 60 días, el IRS impone una multa mínima que sea igual a 485 dólares (para 2020) o el 100 por ciento del impuesto adeudado, que sea menor. Esto significa que aún podrías enfrentarte a un cargo importante a pesar de que tu saldo sea bajo.

Multa por pago atrasado

• El IRS cobra una multa por pago atrasado del 0.5 por ciento del saldo pendiente por cada mes o parte del mes en que el impuesto permanezca sin pagar después de la fecha límite de presentación.
  
  
• Esta multa también puede aumentar hasta un 25 por ciento del impuesto no pagado, lo que generaría una pesada carga financiera si no se resuelve.
  
  
• Si establece un acuerdo de pago a plazos, el IRS reduce la tasa al 0.25 por ciento mensual, lo que reduce el costo total de pagar tarde y demuestra buena fe en la resolución de su cuenta.

Sanciones por depósito

• Si se le exigió hacer depósitos de impuestos federales por la retención de un empleado y no lo hizo, el IRS puede cobrarle una multa del 2 por ciento por los depósitos realizados con uno a cinco días de retraso.
  
  
• La multa aumenta al 5 por ciento para los depósitos con seis a 15 días de retraso.
  
  
• Para los depósitos realizados con más de 15 días de retraso, la multa se eleva al 10 por ciento del monto del depósito que debería haberse pagado.
  
  
• Si aún no deposita dentro de los 10 días posteriores a la recepción de la notificación del IRS, la multa puede llegar hasta el 15 por ciento. Esto hace que los depósitos puntuales sean fundamentales para las empresas con empleados.

Cargos por intereses

• El IRS cobra intereses sobre los impuestos impagos y las multas que se agregan a su cuenta a partir de la fecha de vencimiento original de la declaración.
  
  
• Las tasas de interés cambian trimestralmente y el saldo se acumula a diario, lo que significa que el monto total adeudado aumenta más rápido cuanto más tiempo permanezca sin pagar el impuesto.
  
  
• Los intereses se siguen acumulando hasta que todo el saldo esté pagado en su totalidad, incluso si tiene un plan de pagos o no es cobrable.

Ejemplo de multas e intereses

Piense en una empresa con una obligación tributaria total de 5000 dólares para el año tributario 2020 que no presentó la declaración ni pagó a tiempo:

• La multa por presentación tardía podría aumentar hasta los 1250 dólares.
  
  
• La multa por pago atrasado podría añadir otros 1250$ al saldo.
  
  
• Los cargos por intereses pueden sumar entre $1,000 y $1,500 en cuatro años, según las tasas trimestrales del IRS.

En esta situación, los 5.000 dólares originales en impuestos pendientes de pago podrían aumentar a 8.500 dólares o más una vez que las multas y los intereses se hayan evaluado en su totalidad, lo que demuestra la rapidez con la que la deuda puede aumentar.

Comprensión de la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP)

Además de las multas estándar, los empleadores que no hayan pagado impuestos pueden enfrentarse a una multa por recuperación de fondos fiduciarios. Esta multa se aplica a ciertos impuestos laborales que se retienen a los empleados, como los impuestos federales sobre la renta, la seguridad social y las contribuciones a Medicare. Dado que estos montos se consideran depositados en fideicomiso para el gobierno, no remitirlos es algo que se toma muy en serio.

¿Qué son los impuestos a los fondos fiduciarios?

• Los impuestos a los fondos fiduciarios incluyen los impuestos federales sobre la renta retenidos de los cheques de pago de los empleados.
  
  
• Estos impuestos también incluyen la participación del empleado en las contribuciones al seguro social y a Medicare.
  
  
• La ley exige a los empleadores que mantengan estos montos en fideicomiso y los remitan al IRS a tiempo.

¿Quién puede ser considerado responsable?

• Los propietarios y socios de negocios pueden ser personalmente responsables si controlan las decisiones financieras.
  
  
• Los funcionarios o directores corporativos también pueden ser considerados responsables si tenían la autoridad para decidir qué facturas pagar.
  
  
• Los contables o contadores con autoridad para firmar cheques pueden considerarse personas responsables según la ley.
  
  
• Cualquier persona que pudiera controlar los pagos y no garantizara la remisión de los impuestos podría recibir una multa.

Monto de la multa

• La multa por recuperación del fondo fiduciario equivale al 100 por ciento de los impuestos del fondo fiduciario que no se pagaron.
  
  
• Por ejemplo, si no se presentaron al IRS 3000$ en impuestos retenidos a los empleados, la persona responsable podría ser evaluada personalmente por la totalidad de los 3000$.
  
  
• Esta multa es independiente de las demás y se considera una de las medidas más graves que puede tomar el IRS.

Defensa contra el TFRP

• Puede solicitar una apelación en un plazo de 60 días si recibe una notificación en la que se propone la sanción.
  
  
• Puede argumentar que no fue responsable o que no actuó deliberadamente al no pagar los impuestos.
  
  
• También puede defenderse de la multa demostrando que la otra parte ya ha pagado el impuesto.
  
  
• Proporcionar la documentación con prontitud y responder dentro del plazo requerido es fundamental para proteger sus derechos.

Opciones de resolución para pequeños empleadores

El IRS ofrece varios programas de resolución si no puede pagar en su totalidad el impuesto adeudado en su formulario 944 de 2020. Estas opciones ayudan a las pequeñas empresas a abordar de buena fe las obligaciones tributarias impagas y a evitar acciones de cumplimiento más decisivas.

Acuerdos de pago a plazos (planes de pago)

• Un plan de pago a corto plazo le permite pagar su saldo en su totalidad en un plazo de 120 días si el impuesto adeudado es inferior a $100,000. Si bien no se aplica ningún cargo inicial, los intereses y las multas continúan hasta que la deuda esté totalmente pagada.
  
  
• Un acuerdo de pago en cuotas a largo plazo le permite hacer pagos mensuales, con frecuencia de más de 72 meses, para saldos inferiores a 50 000$. Si bien se aplican comisiones iniciales, el acuerdo evita que se realicen más actividades de cobro mientras estés al día.
  
  
• Un acuerdo de pago a plazos simplificado está disponible para las pequeñas empresas con saldos más bajos y, por lo general, no requiere estados financieros detallados, lo que facilita la configuración rápida.

Opciones de alivio de penalizaciones

• Se puede conceder una reducción por primera vez si ha presentado todas las declaraciones de impuestos requeridas durante los últimos tres años sin problemas importantes, y el IRS puede eximirle de las multas para el año tributario 2020 si cumple con estas condiciones de cumplimiento.
  
  
• La reparación por causa razonable es posible si puede demostrar que circunstancias que escapan a su control, como desastres naturales, enfermedades graves o consejos incorrectos del IRS, causaron la presentación o el pago tardíos, y se requiere documentación para respaldar su reclamación.

Oferta de compromiso (OIC)

• Un Oferta en compromiso le permite liquidar su deuda tributaria por un importe inferior al total de la obligación tributaria, y el IRS revisa sus ingresos, gastos, activos y capacidad general de pago antes de aprobar dicha oferta.
  
  
• Puede reunir los requisitos si pagar el monto total crearía dificultades económicas o si hay dudas de que el IRS pueda cobrar el total de los impuestos adeudados. Sin embargo, normalmente se requiere una cuota de solicitud y un pago parcial, a menos que califique como persona de bajos ingresos.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

• Se le puede otorgar el estatus de CNC si demuestra que el pago de su deuda tributaria lo dejaría sin poder cubrir los gastos de manutención necesarios, y el IRS suspenderá las acciones de cobro activas en esta situación.
  
  
• Mientras esté en CNC, se siguen acumulando multas e intereses sobre el saldo pendiente de pago, y el IRS revisará periódicamente su cuenta para determinar si su situación financiera ha mejorado.

Ejemplos de casos del mundo real

El IRS trabaja con muchos empleadores pequeños que presentan su formulario 944 tarde o no lo presentan por completo. Estos ejemplos ilustran cómo las empresas pueden resolver los problemas relacionados con el impago de impuestos.

• El propietario de un restaurante no cumplió con la fecha límite de presentación de 2020 debido a las interrupciones causadas por la COVID-19. Aun así, una vez que recibió una notificación del IRS, presentó la solicitud de inmediato, solicitó la reducción por primera vez y se ahorró casi 1000 dólares en multas mientras pagaba el saldo restante mediante un plan a corto plazo.
  
  
• Una proveedora de cuidado infantil presentó su formulario 944 de 2020 con tres años de retraso debido a emergencias médicas familiares. Al proporcionar los registros hospitalarios como prueba de una causa razonable, redujo su multa por presentación tardía en más de 400 dólares.
  
  
• Una empresa de construcción utilizó los impuestos sobre la nómina retenidos para gastos operativos durante la pandemia y no presentó el formulario 944. Una vez que el IRS comenzó a evaluar la multa por recuperación del fondo fiduciario, el propietario presentó la solicitud fuera de plazo, negoció una oferta de compromiso para reducir el saldo y estableció un acuerdo de pago a plazos personal para la parte del fondo fiduciario.

Estos casos muestran que los empleadores que actúan con rapidez, proporcionan documentación completa y demuestran buena fe a menudo pueden reducir las multas y resolver los problemas de impuestos impagos.

Plan de acción: qué hacer a continuación

Actuar con rapidez es la forma más eficaz de tramitar un Formulario 944 de 2020 sin presentar. Cuanto más espere, más multas e intereses cobrará el IRS en su cuenta.

Acciones inmediatas (dentro de 1 a 2 semanas)

• Para asegurarse de que está utilizando la versión correcta para el año tributario, descargue el formulario 944 de 2020 y las instrucciones del Sitio web del IRS o solicítelos por correo.
  
  
• Recopile los registros de nómina, los formularios W-2 y los recibos de depósito de 2020 para poder calcular su obligación tributaria total con precisión.
  
  
• Calcula tu saldo, incluidas las multas y los intereses, para saber cuánto debes.
  
  
• Presente su declaración lo antes posible, incluso si no puede pagar la totalidad de los impuestos adeudados de inmediato, ya que la presentación reduce las multas adicionales por no presentar la declaración.

Acciones a corto plazo (en un plazo de 30 días)

• Pague todo lo que pueda para cubrir su saldo para reducir las multas por pago atrasado y limitar los intereses futuros.
  
  
• Solicite una desgravación de la multa si reúne los requisitos para la reducción por primera vez o si puede demostrar una causa razonable para presentar la solicitud fuera de plazo, e incluya la documentación de respaldo.
  
  
• Si no puede pagar el impuesto adeudado en su totalidad, puede solicitar un acuerdo de pago a plazos, que le permite distribuir los pagos a lo largo del tiempo.

Acciones a largo plazo (en un plazo de 90 días)

• Manténgase al día con todas las declaraciones de impuestos requeridas para evitar problemas repetidos y multas adicionales en los próximos años tributarios.
  
  
• Establezca sistemas, como software de nómina o servicios profesionales de contabilidad, para asegurarse de presentar su declaración a tiempo cada año.
  
  
• Supervise las notificaciones del IRS y responda con prontitud. Hacer caso omiso de las cartas puede dar lugar a la adopción de medidas coercitivas, como embargos, gravámenes o la imposición de una multa por recuperación de fondos fiduciarios.

Al seguir este plan, puede abordar los impuestos impagos, limitar las multas y demostrar que cumple de buena fe con los requisitos del IRS.

Preguntas frecuentes

¿Qué sucede si presento tarde el formulario 944 de 2020 que no he presentado?

Si no presenta su declaración para el año tributario 2020 antes de la fecha de vencimiento original, el IRS cobrará multas e intereses. La multa por presentación tardía es del 5 por ciento del impuesto adeudado cada mes, con una multa máxima del 25 por ciento. Si la declaración se retrasa más de 60 días, la multa mínima es 485 dólares o el 100 por ciento del impuesto pendiente de pago, que sea la que sea menor.

¿Cómo calcula el IRS una multa por pago atrasado?

El IRS aplica una multa por pago atrasado del 0.5 por ciento del saldo pendiente cada mes o parte de un mes después de la fecha de vencimiento. Esta multa puede aumentar hasta una multa máxima del 25 por ciento del total de la obligación tributaria. Si firma un acuerdo de pago a plazos de buena fe, la tasa puede reducirse al 0.25 por ciento mensual hasta que la cuenta esté totalmente pagada.

¿Las multas y los intereses pueden hacer que mi obligación tributaria sea mucho mayor?

Sí, las multas y los cargos por intereses pueden aumentar rápidamente la cantidad que adeuda en impuestos. Además de la multa por no presentar la declaración y la multa por pago atrasado, los intereses se acumulan diariamente sobre el impuesto impagado y las multas impuestas. Por ejemplo, una obligación tributaria de 5000$ correspondiente al ejercicio fiscal 2020 podría aumentar a 8 500$ si pagas tarde y el saldo no se liquida con prontitud.

¿Qué pasa si no puedo pagar el impuesto adeudado en su totalidad?

Si no puede pagar el impuesto adeudado en su totalidad cuando presenta una declaración, el IRS le permite solicitar opciones de resolución. Puede solicitar un acuerdo de pago a plazos para distribuir los pagos o solicitar una desgravación de la multa si existe una causa razonable. Si bien es posible que aún se acumulen intereses y otras multas, tomar medidas demuestra buena fe y puede impedir que el IRS emita avisos de ejecución más graves.

¿Puedo solicitar una exención de las multas del IRS?

Sí, las empresas pueden solicitar una exención de sanciones específicas si reúnen los requisitos. La reducción por primera vez está disponible si las declaraciones de impuestos requeridas en años anteriores se presentaron correctamente. También puede solicitar una indemnización por causa razonable si circunstancias como una enfermedad, un desastre natural o instrucciones incorrectas del IRS hacen que no presente la declaración o pague con retraso. Proporcione siempre detalles completos e información adicional para respaldar su solicitud de ayuda.