Presentar un formulario 944 de 2021 sin presentar es más que una simple cuestión de papeleo: representa una declaración de impuestos federales vencida que puede generar multas, cargos por intereses y acciones de cobro por parte del IRS. Muchos pequeños empleadores estaban obligados a presentar esta declaración anual para el año tributario 2021, y no presentarla a tiempo puede haber aumentado su obligación tributaria total debido a multas por presentación tardía y falta de pago de las multas. Comprender su obligación tributaria es el primer paso para resolver el problema y proteger a su empresa de multas adicionales del IRS.

El formulario 944 se creó para los empleadores más pequeños con una obligación tributaria limitada sobre la nómina, lo que les permite presentarlo una vez al año en lugar de trimestralmente en el formulario 941. Si el IRS le emitió un aviso del IRS para que presentara el formulario 944 para 2021, debe presentarlo incluso si no tenía empleados, cerró su empresa o no adeudó impuestos ese año. Dejarlo sin archivar no elimina el requisito; en cambio, el IRS puede calcular su obligación tributaria por usted, a menudo por un monto mayor, y agregar otras multas al saldo.

La buena noticia es que el IRS ofrece varias formas de alivio de multas y reducción de multas tributarias para las empresas que actúan rápidamente para corregir los problemas de cumplimiento tributario. Puede reducir el impacto financiero presentando los formularios tributarios correctos, pagando lo que debe o solicitando una reducción de la multa por causa razonable o por primera vez. Esta guía explica cómo presentar la declaración, qué sanciones se aplican y las estrategias de resolución disponibles para que los pequeños empleadores puedan volver al cumplimiento voluntario con confianza.

Cómo entender el formulario 944 del IRS

Formulario 944 es la declaración anual de impuestos federales para pequeños empleadores. El IRS la creó para reducir la carga de presentación de impuestos para las empresas más pequeñas. En lugar de presentar cuatro declaraciones trimestrales del formulario 941, los empleadores que reúnan los requisitos pueden presentar solo una declaración de impuestos federales al año. Este proceso simplificado se aplica solo a los empleadores cuya obligación tributaria anual sobre la nómina es de $1,000 o menos.

Características clave del formulario 944

• Propósito: El formulario 944 está diseñado para declarar las partes del impuesto federal sobre la renta retenidas a los empleados, empleadores y empleados de los impuestos del Seguro Social y Medicare.
  
  
• Elegibilidad: Los empleadores pueden presentar el formulario 944 solo si el IRS les notifica por escrito que son elegibles. Sin esta notificación, el empleador debe continuar presentando el formulario 941.
  
  
• Presentación anual: El formulario cubre un año tributario completo y, por lo general, la fecha límite de presentación es a fines de enero siguiente al año del informe. Para 2021, la fecha límite original era el 31 de enero de 2022.

Por qué el formulario 944 es importante para los pequeños empleadores

El formulario 944 reduce la cantidad de solicitudes para las pequeñas empresas, pero también genera responsabilidad. Si el IRS le notificó que debía presentar el formulario 944 para el año tributario 2021 y no lo hizo, la declaración se considera sin presentar. Esto puede provocar que no presente una multa, que no pague una multa si el impuesto sigue sin pagarse y que se agreguen los cargos por intereses a la obligación tributaria total. A veces, el IRS puede presentar una declaración sustitutiva en su nombre, que puede no reflejar los montos de impuestos correctos y podría aumentar su saldo.

Transición entre el formulario 944 y el formulario 941

• Si su obligación tributaria anual supera constantemente los $1,000, el IRS le indicará que vuelva a presentar el Formulario 941 cada trimestre.
  
  
• Si es elegible para el Formulario 944 pero prefiere presentar el Formulario 941, debe solicitar la aprobación del IRS por adelantado.
  
  
• Los empleadores que cierran sus negocios o dejan de pagar los salarios aún deben presentar una declaración final, incluso si se trata del formulario 944 del último año.

Al comprender cómo funciona el formulario 944, los pequeños empleadores pueden evitar multas tributarias innecesarias y cumplir con la ley tributaria federal. Saber cuándo presentar la solicitud y seguir los procedimientos correctos garantiza que la obligación tributaria se declare correctamente y se resuelva.

Quién debe presentar el formulario 944 para 2021

El IRS decide si un empleador debe presentar el formulario 944 o el formulario 941. Para el año tributario 2021, las empresas debían presentar el formulario 944 solo si el IRS les enviaba una notificación con instrucciones. Incluso si ningún empleado trabajaba o no existía ninguna obligación tributaria, el IRS seguía exigiendo una declaración de impuestos federales oportuna, a menos que el empleador hubiera cerrado la empresa y presentado una declaración final.

Los requisitos de presentación para 2021 incluyen:

• Los empleadores que pagaron salarios a los trabajadores durante 2021 tuvieron que presentar el Formulario 944 si el IRS los designó.
  
  
• Los empleadores que retenían el impuesto federal sobre la renta, el impuesto de seguridad social o el impuesto de Medicare a los empleados estaban obligados a declarar estos montos en el formulario 944.
  
  
• Los empleadores responsables de la participación del empleador en los impuestos del Seguro Social y Medicare tenían que incluir esos montos en la declaración anual.
  
  
• Se esperaba que las empresas que recibieran una notificación del IRS autorizando la presentación anual presentaran el Formulario 944 para el año tributario 2021 en lugar de las declaraciones trimestrales del Formulario 941.

Si no cumple con la fecha límite de presentación original del 31 de enero de 2022, significa que la declaración se ha retrasado. La presentación tardía de una declaración de impuestos puede conllevar una multa por no presentar la declaración, una multa por pago atrasado si queda algún impuesto sin pagar y cargos por intereses hasta que se presenten los formularios de impuestos correctos.

Guía paso a paso para presentar un formulario 944 de 2021 sin presentar

La presentación de un formulario 944 de 2021 sin presentar implica cuatro pasos esenciales. Completar cada paso con precisión garantiza que el IRS reciba la información correcta y aplique los pagos correctamente.

Paso 1: Obtenga los formularios correctos

Los empleadores deben usar la versión 2021 del Formulario 944 para declarar los salarios y los impuestos. Esta versión se puede descargar del sitio web del IRS en»Formularios del año anterior» sección. También es posible que se requieran formularios de respaldo, como el formulario 944-X para las correcciones, el formulario 944-V si paga con cheque y las instrucciones oficiales para el formulario 944.

Paso 2: Reúna los documentos requeridos

Antes de preparar la declaración, los empleadores deben recopilar todos los registros laborales e impositivos pertinentes del año tributario 2021. Estos documentos suelen incluir los registros de nómina que muestran los salarios pagados, los registros del impuesto federal sobre la renta retenido y los detalles de los impuestos del Seguro Social y Medicare. Los empleadores también deben tener copias de todos los formularios W-2 y W-3, los registros de depósitos para los pagos de impuestos sobre la nómina y su número de identificación patronal (EIN).

Paso 3: Complete el formulario

El formulario 944 exige que se informen con precisión los salarios de los empleados, el impuesto federal sobre la renta retenido y las partes de los impuestos del Seguro Social y Medicare para empleados y empleadores. Para el año tributario de 2021, la tasa impositiva del Seguro Social fue del 12,4 por ciento, dividida en partes iguales entre el empleador y el empleado, y la tasa impositiva de Medicare fue del 2,9 por ciento, también dividida en partes iguales. Los empleadores también estaban obligados a retener un impuesto adicional de Medicare del 0,9 por ciento sobre los salarios superiores a 200 000 dólares. Los empleadores deberían calcular cuidadosamente su obligación tributaria total y aplicar todos los créditos disponibles, como los créditos de retención de empleados o de licencia por enfermedad, en 2021.

Paso 4: Presentar la declaración

Los empleadores pueden presentar el Formulario 944 electrónicamente a través de un proveedor aprobado por el IRS o enviando por correo una declaración en papel a la dirección correcta del IRS que figura en las instrucciones de 2021. Las copias de todos los documentos presentados deben conservarse para los registros. Si bien la declaración llega con retraso, presentarla de inmediato evita que se acumulen multas adicionales por no presentarla y demuestra que cumple de buena fe con las disposiciones del IRS.

Multas e intereses del IRS por presentación tardía

Dejar un formulario 944 de 2021 sin presentar puede resultar en múltiples multas del IRS. Estas multas aumentan la obligación tributaria total y pueden aumentar rápidamente si no se presenta la declaración y el impuesto sigue sin pagarse.

No presentar una sanción

El IRS cobra una multa por no presentar la declaración cuando se presenta una declaración después de la fecha límite de presentación. Esta multa equivale al 5 por ciento del impuesto no pagado por cada mes o parte del mes en que la declaración se retrase, hasta una multa máxima del 25 por ciento. Si la declaración se retrasa más de 60 días, la multa mínima es la que sea menor, entre 485 USD o el 100 por ciento del impuesto pendiente de pago.

Falta de pago de la multa

El IRS cobra una multa por falta de pago cuando los contribuyentes no pagan el saldo adeudado a tiempo. Esta multa equivale al 0.5 por ciento de los impuestos pendientes de pago por mes o parte del mes hasta que se pague el saldo, con una multa máxima del 25 por ciento. Si las multas por no presentar la solicitud y por no pagar se aplican al mismo mes, el IRS reduce la multa por no presentar la solicitud en el monto de la multa por falta de pago.

Multa por no depositar

Si un empleador tuvo que hacer depósitos de impuestos sobre la nómina durante 2021, pero no lo hizo, el IRS aplica una multa por no depositar. El monto de la multa aumenta según la demora en que se haya realizado el pago:

• Los depósitos realizados con entre 1 y 5 días de retraso conllevan una multa del 2 por ciento sobre el monto no pagado. Esta multa se aplica incluso si la demora fue de solo un día.
  
  
• Los depósitos con entre 6 y 15 días de retraso conllevan una multa del 5 por ciento. Cuanto más tiempo permanezca sin pagar el depósito, mayor será la multa.
  
  
• Los depósitos realizados con 16 o más días de retraso conllevan una multa del 10 por ciento, lo que aumenta significativamente la obligación tributaria total adeudada al IRS.
  
  
• Los depósitos que aún no se hayan pagado más de 10 días después de que el IRS emita una notificación exigiendo el pago conllevan una multa del 15 por ciento, la tasa máxima que se aplica en virtud de esta disposición.

Cargos por intereses

Se cobran intereses sobre todos los saldos pendientes de pago, incluidos los impuestos, las multas y otros cargos. La tasa de interés se determina trimestralmente en virtud del Código de Rentas Internas y se acumula diariamente hasta que el saldo se pague en su totalidad. Los cargos por intereses generalmente se aplican incluso cuando las multas se reducen mediante programas de reducción o alivio de las multas. La presentación inmediata de un formulario 944 de 2021 que no se haya presentado ayuda a limitar estas multas. También mejora las probabilidades de calificar para programas como la reducción de impuestos por primera vez o la compensación por causa razonable, que pueden reducir las multas si el contribuyente puede demostrar su buena fe y diligencia profesional.

Penalización por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP): riesgos de responsabilidad personal

Cuando los empleadores retienen los impuestos federales sobre la renta, el seguro social y el Medicare de los cheques de pago de los empleados, estos montos se consideran impuestos de fondos fiduciarios. La empresa es responsable de enviar estos fondos al IRS. Si no representan la menor penalización por recuperación de fondos (TFRP), las personas son personalmente responsables del pago del impuesto no pagado al asegurarse de que no se les pague.

Cuando el IRS aplica el TFRP

• El IRS puede evaluar el TFRP si un empleador no deposita deliberadamente los impuestos de los fondos fiduciarios, lo que significa que la persona sabía que se adeudaban los impuestos pero decidió no pagar.
  
  
• La responsabilidad puede extenderse a los propietarios, funcionarios u otras personas con autoridad sobre las decisiones financieras, no solo al personal de nómina.
  
  
• La multa equivale al 100 por ciento de los impuestos no pagados a los fondos fiduciarios, lo que duplica la carga financiera.

Consecuencias del TFRP

Una vez que se imponga la multa, el IRS puede buscar bienes personales para cobrar el saldo. Esto puede incluir cuentas bancarias, propiedades e inversiones. A diferencia de otras sanciones, el TFRP puede seguir a las personas personalmente, incluso si la empresa cierra.

Defenderse contra una evaluación del TFRP

Los contribuyentes pueden defenderse de la multa si pueden demostrar que no tenían autoridad para tomar decisiones de pago o que ejercieron el cuidado comercial habitual al tratar de cumplir con sus obligaciones tributarias. Demostrar una causa razonable, como confiar en un asesor fiscal o circunstancias ajenas al control del contribuyente, también puede ayudar a reducir la responsabilidad.

Opciones de resolución para pequeños empleadores

Incluso si presenta el Formulario 944 con retraso y adeuda impuestos, el IRS ofrece varias maneras de resolver la deuda. Estas opciones están diseñadas para equilibrar la necesidad del gobierno de cumplir con la capacidad de pago del contribuyente.

Planes de pago del IRS

El IRS ofrece acuerdos de pago a plazos a corto y largo plazo:

• Un plan de pago a corto plazo permite hasta 180 días para pagar el saldo y no requiere una comisión inicial, aunque las multas y los intereses se siguen acumulando.
  
  
• Un acuerdo de cuotas a largo plazo proporciona pagos mensuales durante un período prolongado. Las opciones incluyen acuerdos de garantía para saldos pequeños, acuerdos simplificados para deudas de menos de 50 000 dólares y acuerdos de fondos fiduciarios exprés para empresas para ciertas deudas tributarias sobre la nómina.

Opciones de reducción de multas

El IRS puede reducir o eliminar las multas a través de dos programas principales:

• La reducción por primera vez está disponible si el contribuyente ha presentado todas las declaraciones requeridas durante los últimos tres años tributarios, no se le han impuesto multas significativas anteriormente y cumple con los requisitos.
  
  
• La reparación por causa razonable se aplica cuando circunstancias que escapan al control del contribuyente, como un desastre natural, una enfermedad grave o la confianza en un asesoramiento profesional incorrecto, impidieron la presentación o el pago oportunos. Se requiere documentación para establecer una causa razonable y demostrar que se ejerció el cuidado comercial habitual.

Oferta en compromiso

Un Oferta en compromiso permite a los contribuyentes llegar a un acuerdo con una cantidad inferior a la cantidad total adeudada si pagar en su totalidad crearía dificultades indebidas. El IRS evalúa la elegibilidad en función de la capacidad de pago, la obligación tributaria total y el historial de cumplimiento. Una solicitud completa incluye el formulario 656, los formularios de divulgación financiera, una tarifa de solicitud y un pago inicial.

Actualmente no está en estado de coleccionable

Los contribuyentes que no puedan realizar pagos sin causar dificultades financieras significativas pueden solicitar la condición de no cobrables actualmente. Mientras se encuentre en este estado, el IRS suspende las actividades de cobro, pero las multas y los intereses siguen acumulándose. El IRS también puede presentar un gravamen tributario hasta que se pague o se resuelva el saldo.

Ejemplos de casos: escenarios del mundo real

Comprender cómo se aplica la legislación tributaria en la práctica ayuda a ilustrar la importancia de la presentación y el cumplimiento oportunos. Los siguientes ejemplos se basan en situaciones cotidianas a las que se enfrentan los pequeños empleadores.

Ejemplo de caso 1: Restaurante pequeño con problemas de flujo de caja

El propietario de un restaurante con tres empleados tuvo problemas durante la pandemia y no presentó el formulario 944 para 2021. El IRS evaluó tanto la multa por no presentar la solicitud como la multa por no pagar, lo que elevó el saldo de manera significativa. Al presentar la solicitud inmediatamente y solicitar una reducción por primera vez, el propietario podría reducir las multas y pagar el saldo restante mediante un plan de pagos a corto plazo.

Ejemplo de caso 2: Empresa constructora con emisiones de fondos fiduciarios

Una empresa de construcción no hizo depósitos de impuestos sobre la nómina en 2021. El IRS inició una investigación sobre una multa por recuperación de fondos fiduciarios, que podría haber hecho que el propietario fuera personalmente responsable. Al demostrar que el incumplimiento no fue deliberado y al proporcionar documentación financiera, la empresa negoció una multa reducida y firmó un acuerdo de pago simplificado.

Ejemplo de caso 3: Tienda minorista afectada por errores en el servicio de nómina

Un minorista recurrió a un servicio de nómina que no remitió los impuestos laborales. Si bien la empresa había pagado al proveedor de servicios, el IRS seguía responsabilizando al empleador por el impuesto impagado. Al documentar el fracaso del servicio de nómina y solicitar una compensación por una causa razonable, el empleador podría recibir una desgravación de la multa y pagar la obligación tributaria corregida a lo largo del tiempo. Estos ejemplos resaltan la importancia de la presentación oportuna, los pagos precisos y la comunicación con el IRS. También muestran cómo los programas de alivio de multas y los acuerdos de pago a plazos pueden ayudar a los pequeños empleadores a resolver los problemas pendientes relacionados con el formulario 944 de 2021.

Preguntas frecuentes

¿Qué sucede si tengo un formulario 944 de 2021 sin presentar?

Un formulario 944 de 2021 sin presentar puede generar multas del IRS, incluida la falta de presentación y pago de cualquier impuesto impagado. El IRS puede emitir un aviso en el que estime su obligación tributaria total y aplicar cargos por intereses en virtud del Código de Impuestos Internos. Presentar los formularios tributarios correctos con prontitud, incluso si no puede pagar, evita que la multa por presentación tardía aumente y le ayuda a calificar para recibir una reducción de la multa.

¿Puedo solicitar una desgravación de la multa si presento mi declaración de impuestos con retraso?

Sí, el IRS ofrece varias opciones para reducir las multas tributarias si presenta su declaración de impuestos con retraso. Es posible que reúna los requisitos para recibir una reducción por primera vez si cumplió con los requisitos durante los últimos tres años tributarios. También se le puede conceder una compensación por causa razonable si puede demostrar que un desastre natural, una enfermedad grave u otros factores ajenos al control del contribuyente impidieron presentar la declaración a tiempo y que actuó con el cuidado habitual de su empresa.

¿Cómo calcula el IRS la multa y los intereses por falta de pago?

El IRS cobra una multa por falta de pago del 0.5 por ciento del impuesto no pagado cada mes, hasta una multa máxima del 25 por ciento. Los cargos por intereses se agregan diariamente a una tasa de interés establecida por la ley tributaria y publicada en el Manual de Impuestos Internos. Estos costos siguen aumentando hasta que el saldo se pague en su totalidad, incluso si posteriormente se concede una reducción de la multa.

¿Qué debo hacer si no puedo pagar la totalidad de mi obligación tributaria?

Si adeuda impuestos pero no puede pagar el saldo total, puede calificar para un acuerdo de pago a plazos del IRS, una oferta de compromiso o la condición de no cobrable. Estas opciones le permiten administrar los pagos sin dejar de cumplir de manera voluntaria. Solicitar un plan de pagos u otro tipo de resolución demuestra buena fe y también puede aumentar tus probabilidades de recibir una reducción de las multas tributarias o una reducción de los intereses en virtud de las normas del IRS.

¿Puede el IRS eximir las multas por una causa razonable?

Sí, el IRS puede eximirle de las multas si puede establecer una causa razonable, lo que significa que ejerció el cuidado habitual pero no pudo cumplir con su obligación tributaria debido a dificultades excesivas, desastres naturales, servicio en una zona de combate o una enfermedad grave. Según el manual de multas y la legislación tributaria, la exención generalmente se otorga cuando el contribuyente puede demostrar buena fe, presentar y pagar el impuesto correcto antes de la fecha de vencimiento original.

¿Necesito un asesor fiscal para resolver las multas del IRS?

Si bien no es obligatorio, muchos contribuyentes se benefician de trabajar con un asesor tributario cuando tienen que tramitar un Formulario 944 de 2021 sin presentar u otras multas tributarias. Un profesional puede ayudar a interpretar el Código de Impuestos Internos, preparar los documentos de las declaraciones de impuestos federales y presentar una solicitud de reducción de multas. Los asesores también están familiarizados con el manual de multas y las reglas sobre los plazos de presentación, lo que aumenta sus posibilidades de resolver su obligación tributaria de manera eficiente.