El IRS emite millones de avisos de penalización anualmente a los empleadores que no cumplen con los plazos de presentación. No presentar el formulario 943 para 2019 para los empleadores agrícolas puede resultar excepcionalmente costoso. La multa por no presentar la solicitud por sí sola puede alcanzar el 25 por ciento de los impuestos impagos, con multas adicionales por pagos atrasados y depósitos. Estas consecuencias financieras se acumulan rápidamente y crean una pesada carga para las operaciones agrícolas, que suelen trabajar con márgenes ajustados.

Formulario 943 no es solo otra pieza de papeleo. La declaración anual de impuestos federales del empleador indica la retención de los impuestos del Seguro Social, los impuestos de Medicare y el impuesto federal sobre la renta para los empleados agrícolas. A diferencia del formulario 941, que la mayoría de los empleadores presentan trimestralmente, el formulario 943 se presenta anualmente y es específico para las operaciones agrícolas. No presentar este formulario significa dejar un vacío importante en sus registros tributarios federales sobre el empleo, lo que puede conllevar que el IRS tome medidas coercitivas, cobre intereses y asuma responsabilidades personales en virtud de la multa de recuperación del fondo fiduciario.

Esta guía le mostrará cómo presentar el formulario 943 de 2019 sin presentar y resolver los problemas relacionados con el IRS. Encontrará instrucciones de presentación paso a paso, un desglose de las multas y opciones de alivio, como planes de pago, reducciones de multas y ofertas de compromiso. Los ejemplos de casos reales ilustrarán cómo las granjas de diferentes tamaños han resuelto sus problemas con el IRS. Si actúan ahora, los empleadores agrícolas pueden evitar el aumento de las multas, corregir las obligaciones tributarias y restablecer el cumplimiento con confianza.

¿Qué es el formulario 943 y quién debe presentarlo?

El formulario 943 desempeña un papel fundamental para los empleadores agrícolas. Garantiza que el IRS reciba informes precisos sobre los salarios pagados a los trabajadores agrícolas y los impuestos federales sobre el empleo asociados. Saber si debe presentar este formulario es el primer paso para resolver una declaración de 2019 sin presentar.

Qué cubre el formulario 943

El formulario 943, Declaración anual de impuestos federales del empleador para empleados agrícolas, informa sobre los impuestos del Seguro Social, los impuestos de Medicare y la retención del impuesto federal sobre la renta para los trabajadores agrícolas. Estos impuestos se consideran impuestos federales sobre la nómina porque se recaudan de los salarios de los empleados y el empleador los iguala. El formulario también registra los ajustes, los créditos y la obligación tributaria total del año calendario.

Quién califica como empleado agrícola

No todos los trabajadores de una granja son tratados como empleados agrícolas. El IRS define a los empleados agrícolas como las personas que realizan trabajos relacionados con la agricultura, como cultivar la tierra, criar ganado o cosechar cultivos. Si pagó a un empleado al menos 150 dólares en salarios anuales en efectivo, o si el salario total anual en efectivo de todos los trabajadores agrícolas alcanzó los 2500 dólares, debe presentar el formulario 943. Estos umbrales se explican claramente en la guía tributaria para empleadores agrícolas.

Diferencias entre el formulario 943 y el formulario 941

Un punto de confusión común es si se debe presentar el formulario 941 o el formulario 943. El formulario 941 es la declaración trimestral para la mayoría de los empleadores no agrícolas, mientras que el formulario 943 se presenta anualmente para los empleados agrícolas. Si tiene ambos tipos de trabajadores, es posible que deba presentar ambos formularios: el formulario 943 para los salarios agrícolas sujetos a los impuestos del Seguro Social y los salarios de Medicare, y el formulario 941 para todos los demás empleados.

Plazos y extensiones de presentación

La fecha límite para presentar el Formulario 943 de 2019 fue el 31 de enero de 2020. Si esa fecha coincidiera con un feriado legal, la fecha límite se habría trasladado al siguiente día hábil. Los empleadores agrícolas que no cumplan con este plazo deben presentar una solicitud de inmediato para detener el aumento de las sanciones. Si bien no se suelen conceder prórrogas para presentar las declaraciones de impuestos sobre el empleo, es esencial presentar el formulario lo antes posible para reducir las sanciones por no presentar la declaración.

Guía paso a paso sobre cómo presentar el formulario 943 de 2019 sin presentar

Si no cumplió con la fecha límite original para presentar su Formulario 943 de 2019, no debe esperar más. La presentación ahora evita que se acumulen multas adicionales y le permite volver a cumplir con las normas del IRS. El proceso es sencillo cuando se divide en pasos claros.

1. Determine su requisito de presentación

El IRS exige el formulario 943 si pagó un salario anual en efectivo de 150 dólares o más a cualquier trabajador agrícola, o si el salario total pagado a todos los empleados agrícolas superó los 2500 dólares. Esta regla se aplica independientemente de si su granja es pequeña o grande. Los empleadores deben incluir todos los salarios de los empleados sujetos a la retención del impuesto del Seguro Social, los impuestos de Medicare y el impuesto federal sobre la renta.

2. Reúna los registros de impuestos laborales

Antes de completar el formulario, reúna todos los registros relevantes del período tributario de 2019. Esto incluye:

• Detalles de nómina y salarios anuales en efectivo. Cada registro debe mostrar los salarios pagados y la cantidad retenida para pagar los impuestos federales.
  
  
• Declaraciones de salarios e impuestos (formularios W-2 y W-3). Estos documentos confirman los ingresos declarados y los depósitos de impuestos federales.
  
  
• Número de identificación del empleador (EIN). Debe ingresarse correctamente para evitar demoras en el procesamiento del IRS.
  
  
• Registros de impuestos sobre el empleo que muestran los depósitos realizados en 2019. Los registros precisos lo ayudarán a calcular la obligación tributaria total.

3. Obtenga el formulario y las instrucciones correctos

No utilice la versión actual del formulario 943. Debe descargar la versión específica de 2019 de la sección de formularios del año anterior del IRS. El sistema de registro en línea del IRS, o IRS.gov/forms-pubs, brinda acceso a estos archivos. El uso de la versión incorrecta podría resultar en cálculos incorrectos de los impuestos federales sobre el empleo.

4. Complete el formulario con precisión

El formulario 943 exige que declare los salarios sujetos a los impuestos del Seguro Social y los salarios de Medicare, los ajustes por los salarios por licencia por enfermedad y familiar, el pago por enfermedad de terceros y los gastos del plan de salud calificado. Los empleadores también deben calcular la retención fiscal adicional de Medicare cuando un empleado gana más de 200 000$. Garantizar que cada línea se complete con precisión es crucial para evitar tener que liquidar impuestos sin intereses en el futuro.

5. Presente la declaración ante el IRS

Envíe por correo el formulario 943 completado al centro de procesamiento del IRS indicado para su residencia legal. La presentación electrónica a través del sistema del IRS es más rápida y reduce los errores si están disponibles. Confirme siempre la dirección de presentación, ya que puede cambiar según la ubicación y si el pago está adjunto.

6. Reporte los formularios W-2 y W-3

Si no ha presentado declaraciones de salarios e impuestos para 2019, debe emitirlas inmediatamente a los empleados y presentar copias ante la Administración del Seguro Social. Este paso garantiza que las obligaciones tributarias federales declaradas coincidan en todas las agencias.

Comparación 1: requisitos del formulario 943 con los del formulario 941

1. Frecuencia de presentación

• Formulario 943: Archivado anualmente para el año natural.
• Formulario 941: Archivado trimestral.

2. Quién archiva

• Formulario 943: Empleadores agrícolas.
• Formulario 941: La mayoría de los empleadores no agrícolas.

3. Impuestos declarados

• Formulario 943: Reporta los impuestos del Seguro Social, los impuestos de Medicare y la retención del impuesto federal sobre la renta.
• Formulario 941: Declara los mismos impuestos: el Seguro Social, Medicare y la retención de impuestos federales sobre la renta.

4. Base salarial

• Formulario 943: Basado en los salarios de los empleados para trabajo agrícola.
• Formulario 941: Basado en los salarios de los empleados para trabajos no agrícolas.

5. Documentos relacionados

• Formulario 943: Incluye los registros W-2, W-3 y de impuestos laborales.
• Formulario 941: Incluye registros de depósitos W-2, W-3 y trimestrales.

Multas e intereses por presentación tardía

No cumplir con la fecha límite para presentar su Formulario 943 de 2019 no solo crea problemas de papeleo. El IRS aplica múltiples multas que pueden aumentar rápidamente si no se resuelven. Comprender cada tipo de multa y cómo afecta a la obligación tributaria federal es esencial para los empleadores agrícolas que adeudan impuestos de años anteriores.

• Penalización por no presentar una multa: La multa por presentación se aplica cuando el formulario 943 no se presenta antes de la fecha límite. Equivale al 5 por ciento del impuesto no pagado por cada parte del mes, y la declaración está atrasada. Esto continúa hasta que alcance el 25 por ciento del saldo pendiente de pago. Si la declaración se presenta con más de 60 días de retraso, la multa mínima es la que sea menor entre 485 dólares o el total de la deuda tributaria pendiente de pago.
• Multa por falta de pago: Si presentó el formulario 943 pero no pagó la totalidad de los impuestos federales sobre el empleo, se aplica la multa por falta de pago. Comienza con el 0.5 por ciento del impuesto mensual no pagado y puede aumentar hasta el 1 por ciento una vez que el IRS emita una notificación de embargo. Si bien es menor que la multa por no presentar la solicitud, este cargo se agrava rápidamente cuando se combina con los intereses y otras cuotas.
• Multa por no depositar: Los empleadores agrícolas deben hacer depósitos de impuestos federales para retener los impuestos del Seguro Social, los impuestos de Medicare y el impuesto federal sobre la renta durante el año. Si los depósitos no se hicieron o se hicieron tarde en 2019, las multas oscilan entre el 2 y el 15 por ciento, según qué tan atrasado se haya hecho el depósito. La multa también se aplica si declaraste menos impuestos laborales o no cumpliste con los cronogramas de depósitos.
• Intereses sobre saldos impagos: Los intereses se aplican a los impuestos no pagados y a las multas. El IRS establece la tasa trimestralmente y la acumula diariamente hasta que el saldo se pague en su totalidad. Incluso una obligación tributaria relativamente pequeña y no declarada a partir de 2019 puede crecer significativamente. Los intereses se siguen acumulando incluso con un plan de pagos, por lo que pagar antes reduce los costos generales.
• Penalización por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP): La multa por recuperación de fondos fiduciarios es una de las medidas más severas del IRS. Se aplica cuando los impuestos retenidos, como el Seguro Social y el impuesto federal sobre la renta, no se pagan al gobierno. Las personas responsables, incluidos los propietarios y administradores, pueden ser consideradas personalmente responsables del 100 por ciento de estos montos. Según el Código de Impuestos Internos, esta responsabilidad se extiende a cualquier persona que tuviera autoridad sobre los depósitos de impuestos federales y no se asegurara deliberadamente de que se realizaran.

Comparación 2: Sanciones del IRS por retraso en el formulario 943

1. Fallo al archivar

• Tarifa: 5% por mes
• Máximo: 25% del impuesto no pagado
• Se aplica cuando: El formulario 943 se presenta tarde después de la fecha límite

2. Falta de pago

• Tarifa: 0,5% al mes (aumenta al 1% después de una notificación de embargo)
• Máximo: 25% del impuesto no pagado
• Se aplica cuando: Los impuestos no se pagan antes de la fecha de vencimiento

3. Falta de depósito

• Tarifa: 2% — 15% dependiendo de lo atrasado que esté el depósito
• Máximo: 15% del depósito requerido
• Se aplica cuando: Los depósitos de impuestos federales no se realizan o se presentan con retraso

4. Interés

• Tarifa: Varía trimestralmente, con capitalización diaria
• Máximo: Sin límite
• Se aplica cuando: Cualquier impuesto, multa o interés permanece sin pagar

5. Multa por recuperación de fondos fiduciarios

• Tarifa: 100% de los impuestos a los fondos fiduciarios
• Máximo: Responsabilidad total del importe retenido
• Se aplica cuando: Los impuestos retenidos a los empleados (Seguro Social, Medicare o impuesto sobre la renta) no se remiten al IRS

Opciones de ayuda del IRS para empleadores agrícolas

Presentar un formulario 943 de 2019 sin presentar es solo el primer paso. El IRS ofrece varias opciones de alivio si adeuda impuestos, multas o intereses. Estos programas están diseñados para ayudar a los empleadores agrícolas a resolver sus obligaciones tributarias laborales y restablecer el cumplimiento.

1. Planes de pago (acuerdos de pago a plazos)

Los empleadores agrícolas que no puedan pagar en su totalidad sus obligaciones tributarias federales declaradas pueden solicitar un acuerdo de pago a plazos. Existen dos opciones:

• Planes a corto plazo: El reembolso puede tardar hasta 180 días. Los intereses y las multas continúan, pero no hay ningún cargo inicial.
  
  
• Planes a largo plazo: Distribuya los pagos a lo largo de varios años. Se aplican tarifas de apertura, a menos que reúna los requisitos para recibir ayuda por bajos ingresos.
  
  

Es posible que las empresas que adeuden más de 25 000$ en impuestos sobre el empleo deban presentar el formulario 433-B y demostrar que pueden realizar pagos mensuales.

2. Programas de reducción de sanciones

El IRS ofrece alivio de multas mediante la reducción por primera vez (FTA) y argumentos por causa razonable.

• Reducción por primera vez: Disponible si presentó todas las declaraciones anteriores a tiempo y no tiene multas por los tres años tributarios anteriores. Puede eliminar las multas por no presentar, pagar o depositar.
  
  
• Alivio por causa razonable: Se otorga cuando circunstancias como una enfermedad, un desastre o la falta de disponibilidad de registros impidieron la presentación oportuna. La documentación debe demostrar que usted ejerció la diligencia profesional habitual.

3. Oferta de compromiso (OIC)

Para los empleadores que no pueden pagar su obligación tributaria total, una oferta de compromiso puede liquidar el saldo por una cantidad inferior a la cantidad total adeudada. El IRS evalúa los ingresos, los gastos, los activos y el potencial de ingresos futuros.

• Dudas sobre la coleccionabilidad: Se usa cuando no puede pagar el monto total durante el período legal de cobro.
  
  
• Dudas sobre la responsabilidad: Se usa cuando crees que el importe tasado es incorrecto.
  
  
• Administración tributaria eficaz: Se otorga cuando el pago total podría causar dificultades económicas, aunque la responsabilidad sea correcta.

La OIC requiere el formulario 656 y el formulario 433-B (OIC) y las tasas de solicitud, a menos que reúna los requisitos para obtener la certificación de bajos ingresos.

4. Actualmente no es coleccionable (CNC)

Puede calificar para el estatus de CNC si su granja no puede cubrir los gastos básicos de manutención mientras paga los impuestos federales. Esto suspende temporalmente la actividad de recolección. Los intereses y las multas siguen acumulándose, pero el IRS no embargará activos durante el CNC. Las revisiones periódicas determinan si su situación financiera ha mejorado.

5. Ajustes y correcciones mediante el formulario 943-X

Los empleadores que cometieron errores en un formulario presentado anteriormente deben presentar el formulario 943-X, Declaración anual de impuestos federales ajustada del empleador para empleados agrícolas. Esto le permite:

• Corrija los errores en la declaración de impuestos federales sobre la renta.
  
  
• Corrija el impuesto federal sobre la renta, el Seguro Social o el impuesto de Medicare declarados en exceso.
  
  
• Reporte la retención adicional de impuestos de Medicare no incluida anteriormente.
  
  
• Ajuste los salarios calificados por licencia familiar y por enfermedad o el pago por enfermedad de terceros.
  
  
• Concilie el impuesto de Medicare adicional pagado en exceso con el impuesto del Seguro Social recaudado en exceso.

La presentación de una declaración de impuestos sobre el empleo ajustada garantiza que los impuestos sobre el empleo declarados y declarados en exceso se corrijan de conformidad con el Código de Impuestos Internos. Cuando las correcciones se hacen con prontitud, los empleadores también pueden solicitar evaluaciones tributarias sin intereses.

Ejemplos de casos y mejores prácticas

Ejemplos reales muestran cómo los empleadores agrícolas han manejado los asuntos del IRS al no presentar el Formulario 943. Estos escenarios ilustran tanto los desafíos como las soluciones disponibles.

Ejemplo de una pequeña granja: éxito en la reducción de penalizaciones

Una granja familiar en California no cumplió con la fecha límite de 2019 debido a emergencias médicas. Su obligación tributaria total era de 8.400 dólares, con multas que llegaban a los 3.200 dólares. Al presentar la declaración rápidamente y solicitar una reducción por primera vez, eliminaron las multas y solo tuvieron que pagar la obligación tributaria subyacente sobre la nómina. Esto pone de relieve cómo actuar con prontitud puede ahorrar miles de dólares.

Ejemplo de mediana empresa: resolución de multas por recuperación de fondos fiduciarios

Una asociación agrícola mediana de Iowa retuvo el impuesto federal sobre la renta y las contribuciones al Seguro Social de los salarios de los empleados, pero no realizó depósitos tributarios federales. El IRS impuso a ambos socios la multa por recuperación del fondo fiduciario. Con ayuda profesional, negociaron resoluciones por separado: una mediante una oferta de compromiso y la otra mediante un acuerdo de pago a plazos. Este caso demuestra la importancia de corregir los impuestos sobre el empleo no declarados antes de que aumenten las multas.

Ejemplo destacado de un empleador: problemas de cumplimiento a lo largo de varios años

Un gran empleador agrícola no presentó el Formulario 943 durante tres períodos tributarios consecutivos a partir de 2017. Su obligación tributaria sobre el empleo aumentó a más de 180.000 dólares con intereses adicionales. Con la orientación de organizaciones de empleadores profesionales certificadas, presentaron todas las declaraciones de impuestos sobre el empleo que faltaban, corrigieron los impuestos sobre el empleo declarados en exceso y utilizaron un software de preparación de impuestos para garantizar la precisión. También implementaron procedimientos para la presentación oportuna de los salarios por licencia familiar y por enfermedad y los pagos de las primas de COBRA.

Mejores prácticas para empleadores agrícolas

• Presente siempre las declaraciones aunque adeude impuestos: La multa por presentar la solicitud fuera de plazo es mucho mayor que la multa por falta de pago.
  
  
• Mantenga registros completos de impuestos sobre el empleo: La documentación precisa respalda cualquier solicitud de alivio de la multa.
  
  
• Utilice el software de preparación de impuestos: Los sistemas automatizados reducen los errores y rastrean las fechas de vencimiento en varios períodos impositivos.
  
  
• Consulte a expertos confiables: Las organizaciones de empleadores certificadas y los profesionales de impuestos pueden ayudar con el cumplimiento.
  
  
• Supervise los plazos: Marque su calendario para cada período impositivo y feriado legal para asegurarse de no perder la próxima fecha de vencimiento.

Lista de verificación final antes de presentar la solicitud

Antes de enviar su formulario 943 de 2019 sin presentar, revise estos puntos cruciales. Completar esta lista de verificación reduce el riesgo de errores y garantiza el cumplimiento de las normas del IRS.

1. Verifique los requisitos de presentación: Confirme que su granja pagó salarios que cumplan con los umbrales de 150 o 2500 dólares. Estos salarios pagados determinan si usted debe presentar una declaración.
   
   
2. Verifique todos los registros: Asegúrese de que los registros de nómina coincidan con los montos retenidos del impuesto federal sobre la renta, el Seguro Social y Medicare pagados. Este paso evita que los formularios W-2 y W-3 de los empleados no coincidan con los formularios W-2 y W-3.
   
   
3. Revise las solicitudes de crédito tributario de nómina: Confirme que estos montos se declaran correctamente si reúne los requisitos para el crédito tributario sobre la nómina para los salarios de licencia familiar o la asistencia para las primas de COBRA. Los créditos reducen su obligación tributaria sobre el empleo, pero deben documentarse con precisión.
   
   
4. Compruébelo con otras devoluciones: Asegúrese de que los totales declarados en el formulario 943 coincidan con su declaración de impuestos. Los empleadores a veces pasan por alto los ajustes al conciliar los impuestos federales sobre el empleo con los estados financieros anuales.
   
   
5. Corrija los errores con prontitud: Si descubre errores después de la presentación, debe presentar el formulario 943-X, Declaración anual de impuestos federales ajustada del empleador para empleados agrícolas. Esto le permite corregir errores, como los impuestos declarados en exceso o de forma insuficiente, antes de que el IRS los identifique.
   
   

Esta lista de verificación ayuda a los empleadores agrícolas a reducir los costosos errores y a garantizar que la devolución se acepte sin demoras.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué sucede si no retuve el impuesto federal sobre la renta en mi formulario 943 de 2019?

Es posible que deba hacer ajustes tributarios si no se declaró la retención del impuesto federal sobre la renta. El IRS podría emitir un aviso tributario adicional de Medicare si otros montos son incorrectos. Los empleadores deben revisar cuidadosamente los años tributarios que comienzan en 2019 y corregir los impuestos no declarados. También puede ser necesario presentar el formulario 943-X para corregir los errores en la presentación de informes y garantizar el cumplimiento de la legislación promulgada en materia de impuestos sobre la nómina.

¿Puedo corregir errores en el impuesto federal sobre la renta declarado después de presentar el formulario 943?

Sí, si se produjeron errores, puede presentar el formulario 943-X para corregir los impuestos declarados en exceso o los saldos no declarados. El IRS permite realizar ajustes para los años tributarios que comiencen en 2019 y en adelante. Los empleadores deben proporcionar explicaciones detalladas y conservar los registros que respalden las correcciones. Al corregir el impuesto federal sobre la renta, presente siempre la declaración revisada con prontitud; de lo contrario, al menos el resto de las multas e intereses seguirán aumentando hasta que se resuelva el problema.

¿Cómo denuncio correctamente las retenciones adicionales de impuestos de Medicare?

Los empleadores deben incluir una retención adicional de impuestos de Medicare cuando un empleado gane más de 200 000 dólares. Si no lo hizo, presente el formulario 943-X para corregir los impuestos no declarados. El IRS puede emitir un aviso tributario adicional de Medicare si se detectan problemas durante la revisión. Para evitar esto, asegúrese de que los registros de nómina sean precisos y estén respaldados por documentación. Consulte siempre la legislación promulgada después de 2019 que pueda actualizar las instrucciones de presentación de informes para ejercicios tributarios futuros.

¿Qué pasa si se declaran en exceso los montos de mis impuestos adicionales a Medicare?

Si declaró impuestos adicionales a Medicare en exceso, debe presentar el formulario 943-X para corregir los impuestos declarados en exceso. Los empleadores también deben verificar los registros de salarios y depósitos para confirmar si los montos recaudados en exceso se reembolsaron o se aplicaron indebidamente. El IRS generalmente permite correcciones para los años tributarios que comenzaron hace tres años. La documentación debe explicar el error con claridad y la declaración corregida puede enviarse por correo postal o electrónicamente, si está disponible.

¿Aún puedo corregir los errores si ya presenté mi formulario 943 de 2019?

Sí, siempre puede presentar el formulario 943-X para hacer correcciones. Este proceso permite a los empleadores corregir los impuestos declarados de manera excesiva o insuficiente, incluidos los errores relacionados con la retención del impuesto federal sobre la renta y el impuesto adicional a Medicare. Asegúrese de abordar al menos el resto de las líneas afectadas del formulario. La presentación adecuada garantiza el cumplimiento del Código de Impuestos Internos y evita que el IRS tome medidas de cumplimiento más decisivas.