El formulario 945, la declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido, es un requisito de presentación que a menudo toma desprevenidos a los propietarios de pequeñas empresas. A diferencia de los impuestos sobre la nómina declarados en el formulario 941, el formulario 945 declara la retención del impuesto federal sobre la renta de los pagos no relacionados con la nómina, como las pensiones, las ganancias de juegos de azar y las distribuciones de cuentas IRA. Dado que estos pagos están sujetos a impuestos, pero no están relacionados con los salarios regulares, no presentar el formulario 945 puede generar serios problemas con el IRS.

Su declaración se considera morosa si no presentó su formulario 945 de 2021 antes de la fecha límite. Una declaración anual no presentada puede conllevar multas, intereses y posibles acciones de ejecución. Cuanto más tiempo permanezca sin presentar la declaración, más crecerá el saldo y, en algunos casos, las personas responsables pueden incluso ser consideradas personalmente responsables. Tomar medidas rápidas para presentar el formulario 945 ayuda a reducir su exposición a una creciente obligación tributaria federal.

Esta guía proporciona un camino paso a paso para presentar un formulario 945 de 2021 sin presentar y abordar las inquietudes del IRS. Aprenderá a recopilar los registros, completar el formulario correctamente, elegir entre la presentación electrónica o una declaración en papel y explorar las opciones de resolución si no puede pagar la totalidad. Al seguir estos pasos, los propietarios de negocios pueden avanzar hacia el cumplimiento y limitar los riesgos financieros y legales de dejar una declaración sin presentar.

¿Qué es el formulario 945 y quién debe presentarlo?

El formulario 945, oficialmente denominado Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido, informa los impuestos sobre la renta retenidos de ciertos pagos no relacionados con la nómina. Estos pagos no son salarios, pero están sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta. La presentación de este formulario garantiza que el IRS reciba el impuesto federal sobre la renta retenido que su empresa recaudó de diversas fuentes durante el año tributario.

Propósito del formulario 945

El propósito del formulario 945 es rastrear y reportar la retención de impuestos de los pagos fuera de la nómina tradicional. Las empresas son responsables de recaudar y enviar estos fondos, que pertenecen al gobierno federal. Si no se declaran correctamente, los montos impagos se convierten en una obligación tributaria federal, lo que expone a la empresa a multas e intereses.

Tipos de pagos que requieren el formulario 945

Debe presentar el formulario 945 si su empresa retiene o está obligada a retener el impuesto federal sobre la renta de:

• Esto incluye las distribuciones de planes de jubilación y pensiones, como los planes 401 (k), 403 (b) y otros planes de jubilación con ventajas impositivas.
• Pagos de jubilación militar, que siguen sujetos a normas de retención.
• Las ganancias de juegos de azar y ciertas ganancias de juegos de azar se declaran en el formulario W-2G.
• El artículo analiza las ganancias de los juegos indios y otras distribuciones relacionadas con los juegos.
• Cuando los contribuyentes eligen la retención, existe una disposición para la retención voluntaria del impuesto sobre la renta en ciertos pagos del gobierno, como los beneficios del Seguro Social.
• Recibimos dividendos de corporaciones nativas de Alaska, donde los beneficiarios solicitan una retención.
• Otros pagos no relacionados con la nómina incluyen las distribuciones de IRA, los planes de pensiones no calificados y otras distribuciones que requieren retención de impuestos.

Formulario 945 contra formulario 941

Un punto común de confusión es la diferencia entre el formulario 945 y el formulario 941. El formulario 941 declara las compensaciones pagadas en forma de salarios regulares e impuestos laborales cada trimestre calendario. Por el contrario, el formulario 945 se presenta una vez al año para declarar la retención de pagos no relacionados con la nómina. Comprender esta distinción ayuda a las empresas a cumplir con las normas y a evitar la presentación errónea de documentos.

Plazos de presentación y consecuencias de la presentación tardía

La fecha límite para presentar el Formulario 945 de 2021 era el 31 de enero de 2022. Los empleadores que hicieron todos los depósitos requeridos a tiempo y en su totalidad tenían que presentar la solicitud antes del 10 de febrero de 2022. Debido a que estas fechas han pasado hace mucho tiempo, cualquier declaración no presentada se considera atrasada. El IRS considera que una declaración anual no presentada es algo serio, ya que implica la retención del impuesto federal sobre la renta que debería haberse remitido.

No presentar la solicitud a tiempo conlleva un aumento de las sanciones. La multa por no presentar la declaración es generalmente del 5% del total de impuestos pendientes de pago por cada mes, o parte del mes, en que la declaración se retrase. Esta multa puede aumentar hasta alcanzar el 25% del saldo pendiente de pago. Además, la multa por falta de pago se acumula en el 0,5% de la obligación tributaria mensual impaga. Además, las empresas pueden enfrentarse a una multa por no depositar impuestos si los depósitos de impuestos no se realizan según el calendario correcto.

Más allá de las multas, el IRS cobra intereses diarios sobre los impuestos y multas a partir de la fecha de vencimiento original. El interés es compuesto y continúa hasta que el saldo se pague en su totalidad. El incumplimiento de los plazos también aumenta la probabilidad de que se produzcan actividades de cobro, incluidas las notificaciones o los gravámenes del IRS, especialmente si el incumplimiento continúa en ejercicios tributarios futuros. Presentar la declaración de inmediato, incluso sin un pago inmediato, ayuda a evitar multas adicionales y demuestra buena fe con el IRS.

Guía paso a paso para presentar un formulario 945 de 2021 sin presentar

Presentar un formulario 945 de 2021 sin presentar puede resultar abrumador, pero dividir el proceso en pasos manejables hace que sea más fácil. Seguir estos pasos ayuda a garantizar la precisión, minimiza las sanciones y hace que su empresa vuelva a cumplir con las normas del IRS.

Paso 1: Reunir la documentación requerida

Antes de comenzar, reúna todos los registros que reflejen su actividad de retención durante el año tributario 2021. Esto incluye:

• Hay registros de pagos no relacionados con la nómina, como pensiones, distribuciones de IRA y ganancias de juegos de azar.
• Documentación de la retención del impuesto federal sobre la renta aplicada a estos pagos.
• Se emitieron copias de los formularios 1099-MISC, 1099-NEC, 1099-R y W-2G.
• Los registros bancarios no muestran ningún depósito que ya se haya realizado.
• Presente el formulario 945 del año anterior para confirmar sus cronogramas de depósitos y su historial de presentación.

Esta información lo ayuda a completar el formulario con precisión y a evitar demoras en el procesamiento del IRS.

Paso 2: Obtenga el formulario y las instrucciones correctos

Utilice siempre el formulario 945 del IRS, específico para el año en que presenta la solicitud. Para una declaración de 2021 sin presentar, debe usar la versión de 2021 del formulario 945 y sus instrucciones. Puede hacer lo siguiente:

• Descárguelo directamente desde Instrucciones del IRS para el formulario 945, que incluye detalles sobre los requisitos de presentación, las reglas de depósito y cómo corregir los errores con el formulario 945-X.
• Para solicitar una copia, llame al IRS al 800-829-3676.
• Visite un centro local de asistencia al contribuyente del IRS.
• Acceda al formulario a través de un software tributario aprobado.

El uso del formulario del año incorrecto puede provocar informes erróneos y correspondencia adicional con el IRS.

Paso 3: Complete el formulario línea por línea

Complete cuidadosamente el formulario 945 ingresando cifras precisas para cada sección. Las entradas clave incluyen:

• Línea 1 — Impuesto federal sobre la renta retenido: Introduzca los montos de las pensiones, los planes de jubilación con impuestos favorables, la jubilación militar y ciertos pagos del gobierno sujetos a retención.
• Línea 2 — Retención complementaria: Informe todos los montos retenidos para retenciones adicionales, incluidas las ganancias de los juegos de azar y las ganancias de los juegos de azar de la India.
• Línea 3 — Total de impuestos: Agregue las líneas 1 y 2 para calcular el impuesto total.
• Línea 4 — Depósitos totales: Anote todos los depósitos realizados en 2021, incluidos los sobrepagos o las correcciones.
• Línea 5 — Saldo adeudado: Si la línea 3 supera la línea 4, la diferencia representa su saldo pendiente obligación tributaria federal.
• Línea 6 — Sobrepago: Si los depósitos superan la obligación tributaria, puede solicitar un reembolso o aplicarlo al siguiente mes calendario.
• Línea 7 — Resumen mensual: Complete esta sección si era un depositante fijo quincenal con un pasivo de $2,500 o más.

Asegúrese de comprobar todos los cálculos. Incluso los errores más pequeños pueden generar correspondencia adicional del IRS y multas.

Paso 4: Elige el método de presentación.

Puede presentar la solicitud electrónicamente o en papel:

• Presentación electrónica: La presentación electrónica es más rápida, reduce los errores y confirma que el IRS recibió su declaración. Puede presentarla electrónicamente a través de proveedores de software aprobados o profesionales de impuestos autorizados. Para obtener más información, visite el El IRS presenta electrónicamente los formularios de impuestos sobre el empleo página.
• Declaración en papel: Si elige una declaración en papel, envíela por correo a la dirección correcta del IRS para su empresa. La dirección postal varía según si incluyes el pago o no.

Por lo general, se recomienda la presentación electrónica, pero ambos métodos siguen siendo válidos.

Paso 5: Haga arreglos de pago

Si adeuda un saldo, el IRS ofrece varias opciones de pago:

• El Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS) es un sistema seguro que le permite hacer depósitos de impuestos federales en línea.
• Puedes realizar pagos con una tarjeta de crédito o débito, aunque se aplicarán tarifas de procesamiento a cada transacción.
• También puede pagar con cheque o giro postal, que debe hacerse a nombre del «Tesoro de los Estados Unidos» si lo presenta junto con una declaración en papel.
• El retiro electrónico de fondos es otra opción que puede usar cuando presenta su declaración electrónicamente.

Para evitar intereses adicionales, envíe el pago con prontitud o comuníquese con el IRS para analizar una causa razonable, una solución o los arreglos de pago si no puede realizar el pago completo de inmediato.

Multas e intereses del IRS por el formulario 945 no presentado

El IRS impone multas e intereses cuando no presenta la declaración anual del Formulario 945 a tiempo, lo que aumenta su obligación tributaria federal general. Comprender cómo funcionan estos cargos le ayuda a estimar lo que debe y a tomar medidas correctivas con mayor rapidez.

Sanción por no presentar la solicitud

La multa por no presentar la declaración suele ser del 5% del monto total adeudado cada mes, o parte del mes, en que su declaración esté atrasada. Esta multa puede alcanzar un máximo del 25%. Presentar su declaración lo antes posible evita que esta multa aumente.

Multa por falta de pago

La multa por falta de pago es del 0,5% del saldo pendiente de pago cada mes después de la fecha de vencimiento. A diferencia de la multa por no presentar la declaración, este cargo continúa hasta que el impuesto se pague en su totalidad o hasta que alcance el 25% de los impuestos impagos.

Multa por no depositar

Si se le exigió que hiciera depósitos durante el año tributario pero no lo hizo, el IRS puede aplicar una multa por no depositar:

• 2% para depósitos con 1 a 5 días de retraso.
• 5% para depósitos con 6 a 15 días de retraso.
• 10% para depósitos con más de 15 días de retraso.
• 15% si el pago no se ha pagado durante más de 10 días después de que el IRS emita una notificación.

Esta penalización se aplica cuando no se han seguido los cronogramas de depósito.

Cargos por intereses

Los intereses se acumulan diariamente sobre los impuestos impagos y las multas a partir de la fecha de vencimiento original. Las tasas se determinan trimestralmente y son compuestas hasta que se pague el saldo. Incluso si las multas se reducen o disminuyen, los intereses generalmente se mantienen a menos que el IRS haya cometido un error.

Ejemplo de aumento de penalizaciones

Supongamos que su empresa adeudaba 10 000$ en impuestos federales sobre la renta retenidos para 2021, pero no presentó la declaración. La multa por no presentar la solicitud ascendería a 2500$ (un 25%), la multa por no pagar se mantendría mensualmente y los intereses diarios se sumarían a tu saldo total. Este ejemplo muestra por qué presentar una declaración rápida, incluso sin un pago inmediato, ayuda a reducir los costos a largo plazo.

Multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP): lo que necesita saber

La multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) es una de las consecuencias más graves a las que pueden enfrentarse las empresas cuando no pagan los impuestos sobre el empleo o la retención en origen. Existe porque los montos retenidos específicos, como la retención del impuesto federal sobre la renta, se consideran fondos fiduciarios mantenidos en nombre del gobierno. Cuando esos fondos no se remiten, el IRS puede perseguir directamente a las personas.

Qué es la sanción y por qué es importante

El TFRP equivale al 100% de los impuestos no pagados a los fondos fiduciarios. En otras palabras, si su empresa retuvo el impuesto federal sobre la renta de los pagos no relacionados con la nómina, pero no lo presentó, el IRS puede responsabilizarlo personalmente por la totalidad del saldo. Esto va más allá de las multas normales y convierte la responsabilidad en una obligación personal.

Quién puede ser considerado personalmente responsable

El IRS puede evaluar el TFRP comparándolo con cualquier «persona responsable». Una persona responsable es cualquier persona con la autoridad para administrar fondos, firmar cheques o tomar decisiones financieras para la empresa. Esto puede incluir:

• Los propietarios de negocios que supervisan el cumplimiento tributario pueden ser considerados responsables de los impuestos impagos a los fondos fiduciarios.
• Los funcionarios o directores corporativos que controlan las finanzas de la empresa también pueden ser responsables.
• Los contables o contadores con autoridad para firmar pueden ser responsables si no se remiten los impuestos a los fondos fiduciarios.
• Cualquier persona que deliberadamente no remita los impuestos de los fondos fiduciarios puede estar sujeta a multas.

Cómo reducir la exposición o responder

Si corre el riesgo de someterse a una evaluación del TFRP, hay medidas que puede tomar para protegerse:

• Presente todos los formularios no archivados de inmediato. La presentación reduce la exposición y demuestra cooperación.
• Pague la mayor cantidad posible para cubrir la parte de la deuda del fondo fiduciario. El IRS se centra principalmente en estos fondos.
• Documente la causa razonable si las circunstancias impidieron el pago puntual, como una enfermedad o un desastre natural.
• Busque representación profesional para comunicarse con el IRS y negociar en su nombre.

La multa por recuperación de fondos fiduciarios tiene efectos duraderos, incluidos posibles embargos salariales y gravámenes contra bienes personales. La mejor manera de evitar un daño financiero a largo plazo es actuar con rapidez y con la orientación adecuada.

Opciones de resolución si no puede pagar en su totalidad

Si su formulario 945 de 2021 muestra un saldo adeudado que no puede pagar de inmediato, el IRS ofrece varias opciones de resolución. Cada opción tiene requisitos de elegibilidad específicos, pero su objetivo es ayudar a los contribuyentes a cumplir con sus obligaciones y, al mismo tiempo, evitar acciones de cobro más severas.

Planes de pago (acuerdos de pago a plazos)

El IRS permite a las empresas establecer acuerdos de pago a plazos para pagar sus obligaciones tributarias federales con el tiempo.

• Acuerdo de pago en línea: Disponible si su responsabilidad es de 25 000$ o menos y se puede pagar en un plazo de 24 meses. Las solicitudes se pueden presentar en línea en IRS.gov.
• Acuerdo de pago completo: Esto es para saldos más grandes que requieren plazos de reembolso más largos. Los estados financieros y una dirección comercial son necesarios para su aprobación.
• Acuerdo de pago parcial a plazos: Esto es para los contribuyentes que no pueden pagar el saldo total, pero pueden hacer pagos mensuales regulares. El IRS revisa sus datos financieros antes de su aprobación.

La creación de un plan de pagos demuestra buena fe y evita acciones de cobro forzosas, como las tasas bancarias.

Alivio de sanciones (reducción)

El IRS puede eliminar las multas si usted reúne los requisitos bajo ciertas condiciones.

• Abate por primera vez (FTA): Disponible si ha presentado la solicitud y pagado a tiempo durante los últimos tres años. Este alivio puede cubrir las multas por no presentar la solicitud y por no pagar.
• Alivio por causa razonable: Se otorga cuando circunstancias ajenas a su control impidieron la presentación o el pago oportunos, como una enfermedad grave, un incendio o un desastre natural. Se requiere documentación para respaldar su reclamación por causa razonable.

Si bien las multas pueden reducirse, los intereses generalmente se acumulan hasta que se haga el pago completo.

Oferta de compromiso (OIC)

Una OIC le permite liquidar su deuda tributaria por menos del total adeudado si pagar la totalidad le causaría dificultades financieras.

• Requisitos de elegibilidad: Debe estar al día con todos los requisitos de presentación, no estar en quiebra y estar al día con los impuestos actuales.
• Proceso de solicitud: Presente el formulario 656 con las declaraciones financieras, una cuota de solicitud de 205 dólares y un pago inicial. Los solicitantes de bajos ingresos pueden calificar para una exención de cuotas.
• Evaluación del IRS: El IRS revisa sus ingresos, gastos, patrimonio y capacidad general de pago antes de tomar una decisión.

Una OIC aceptada puede reducir significativamente el monto total adeudado, pero la aprobación no está garantizada.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

Si pagar su saldo crearía dificultades económicas, puede solicitar el estatus de CNC.

• Definición: El estado de CNC retrasa temporalmente las acciones de cobro cuando sus ingresos son insuficientes para cubrir los gastos de manutención necesarios.
• Requisitos: Debe completar el formulario 433-A (para personas) o el formulario 433-B (para empresas), en el que se divulgue la información financiera completa.
• Resultado: Si bien el IRS detiene la actividad de cobro, la deuda no desaparece. Los intereses y las multas se siguen acumulando hasta que su situación financiera mejore.

El estatus de CNC se considera mejor como una solución a corto plazo que brinda un respiro durante las dificultades financieras.

Ejemplos de casos del mundo real

Comprender cómo otras personas han manejado las cuestiones pendientes del Formulario 945 puede ayudarlo a encontrar soluciones prácticas. Los siguientes casos prácticos muestran cómo las empresas resolvieron sus problemas tributarios con el IRS en diferentes situaciones.

Caso 1: Pequeña empresa de consultoría

Una empresa consultora no presentó su formulario 945 de 2021, en el que se declaraba una retención adicional de 15 000 dólares de los pagos a los contratistas. Una vez que descubrieron el descuido:

• Presentaron la declaración anual morosa de inmediato para poner su cuenta al día.
• Calcularon las multas, incluida la multa por no presentar la solicitud y cualquier interés adeudado.
• Solicitaron una reducción por primera vez, lo que eliminó parte de las sanciones que se les impusieron.
• Establecieron un acuerdo de pago a plazos de 12 meses para pagar el saldo restante.

Esta resolución permitió a la empresa pagar lo que debía y, al mismo tiempo, evitar nuevas acciones de cobro.

Caso 2: Establecimiento de juegos de azar

Un casino pequeño retuvo las ganancias del juego, pero no presentó el formulario 945 para 2021. El propietario fue hospitalizado durante el período de presentación. El IRS aceptó su solicitud de reparación por causa razonable después de revisar la documentación médica. Con la reducción de las multas, la empresa solo estaba obligada a pagar los impuestos y los intereses, lo que gestionaba mediante un plan de pagos.

Caso 3: Administrador del plan de jubilación

Un administrador de pensiones responsable de las distribuciones de planes de pensiones no calificados no remitió una retención de 100.000 dólares. La empresa tuvo problemas de flujo de caja y solicitó una oferta de compromiso (OIC). Tras presentar registros financieros detallados y demostrar las dificultades, el IRS aceptó un acuerdo de 30 000 dólares pagaderos en un plazo de 24 meses. Esto proporcionó alivio y, al mismo tiempo, garantizó el cumplimiento en el futuro.

Estos ejemplos muestran que la acción oportuna, la documentación precisa y la comunicación abierta con el IRS pueden reducir significativamente las multas y la presión financiera.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tengo para presentar mi formulario 945 de 2021 sin presentar?

No hay ningún plazo de prescripción para presentar un formulario 945 del IRS sin presentar, lo que significa que el IRS puede exigirlo en cualquier momento. Sin embargo, las multas y los intereses se siguen acumulando hasta que presente la solicitud. Presentar la declaración anual atrasada lo antes posible ayuda a evitar que aumenten las multas adicionales por no presentar la declaración y demuestra que cumple de buena fe con las disposiciones del IRS.

¿Puedo presentar el formulario 945 sin todos mis registros y aun así completar el formulario con precisión?

Sí, aún puede completar el formulario 945 con la mejor información disponible. Los registros bancarios, los formularios 1099 y las declaraciones de años anteriores suelen proporcionar datos suficientes para una declaración anual precisa del impuesto federal sobre la renta retenido. Es posible que el IRS ya posea información de los pagadores que declaran una retención adicional o una compensación desembolsada. Presentar la solicitud con prontitud ayuda a detener las multas, incluso si es necesario hacer correcciones más adelante.

¿Qué sucede si no presenté la solicitud durante varios años?

Si no presentó el Formulario 945 durante más de un año tributario, el IRS le exige que presente cada declaración morosa por separado, comenzando por el año más antiguo. Las multas se calculan de forma individual por cada mes calendario faltante. En los casos en los que no se hayan presentado los impuestos durante varios años, se recomienda la ayuda de un profesional para determinar el cumplimiento, organizar planes de pago y solicitar la desgravación de las multas, cuando esté disponible.

¿Se puede anular la multa por recuperación del fondo fiduciario en caso de quiebra?

No, la multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) no se puede eliminar mediante la quiebra. Como el TFRP implica la retención del impuesto federal sobre la renta que debería haberse condonado, sigue siendo cobrable incluso después de saldar otras deudas. Esto hace que sea esencial abordar la responsabilidad directamente con el IRS, ya sea mediante acuerdos de pago a plazos, una oferta de compromiso o una compensación documentada por una causa razonable.

¿Cuánto tiempo tarda en procesarse la reducción de multas?

El cronograma varía según el tipo de ayuda solicitada. Una solicitud de reducción por primera vez puede tardar entre 30 y 60 días, mientras que las reclamaciones por motivos razonables suelen tardar entre 60 y 120 días debido a una revisión adicional. Durante este tiempo, los intereses se siguen acumulando. Proporcionar documentación sólida, como pruebas de una enfermedad o un desastre natural, aumenta la probabilidad de que el IRS lo apruebe más rápidamente.

¿Qué sucede si no puedo pagar ni siquiera con un plan?

Si no puede pagar en virtud de ningún acuerdo de pago a plazos, puede solicitar la condición de no cobrable actualmente (CNC). Esto impide que el IRS recaude dinero rápidamente si realizar los pagos es difícil para sus finanzas. Mientras esté en CNC, la deuda permanece activa y los intereses y las multas siguen aumentando. Es necesario presentar registros financieros detallados para calificar, y el IRS revisa la elegibilidad periódicamente.

¿Cuál es la dirección comercial y el EIN (número de identificación del empleador) correctos para el formulario 945?

Cuando presenta una declaración electrónica o en papel, el IRS requiere su dirección comercial y su número de identificación patronal (EIN). Estos detalles identifican su empresa para la declaración anual y garantizan que la retención del impuesto federal sobre la renta se aplique correctamente a su cuenta. La información precisa evita demoras en el procesamiento y ayuda al IRS a registrar los pagos en el registro correcto.