El IRS recauda cientos de miles de millones en impuestos sobre la nómina cada año y, según sus informes de cumplimiento, una gran parte de las multas impuestas provienen de declaraciones de impuestos sobre la nómina atrasadas o sin presentar. El formulario 941 se encuentra en el centro de estas multas. No está solo si no presentó su formulario 941 de 2020. La pandemia dejó a muchas empresas en apuros y miles de personas no presentaron sus declaraciones trimestrales de impuestos sobre el empleo. Sin embargo, el IRS no ha olvidado esas obligaciones, y las declaraciones sin presentar siguen encareciéndose cada mes y siguen sin resolverse.

Formulario 941 es más que solo otra declaración de impuestos. Incluye los impuestos federales sobre la renta, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare retenidos de los salarios de los empleados, junto con la parte que corresponde al empleador de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare. Estos impuestos retenidos se conocen como impuestos de fondos fiduciarios porque los recaudan a los empleados y los mantienen los empleadores en nombre del gobierno federal. Cuando los empleadores retrasan o ignoran los requisitos de presentación, el IRS considera que se trata de una violación grave de las leyes tributarias. El resultado puede ser el aumento de las multas por presentación tardía, los cargos por no depositar y los intereses que se acumulan día a día hasta que se liquide la obligación tributaria.

Esta guía lo guiará sobre cómo presentar declaraciones del Formulario 941 de 2020 sin presentar, las multas a las que puede enfrentarse y las opciones de ayuda disponibles. También aprenderá cómo el IRS determina la responsabilidad, qué documentación se requiere y las estrategias de otras empresas para resolver los impuestos pendientes.

Al final, comprenderá cómo presentar el formulario 941 correctamente y cómo protegerse de nuevas sanciones y auditorías del IRS. Cuanto más espere, más cargos le impondrá el IRS. Presentar y tratar los impuestos impagos hoy es el paso más importante para recuperar el control de las obligaciones tributarias de su empresa.

Comprender el formulario 941 y su importancia

El formulario 941, oficialmente llamado Declaración de impuestos federales trimestrales del empleador, es la forma en que el IRS hace un seguimiento de cuánto paga en impuestos sobre el empleo. Los empleadores lo utilizan para declarar trimestralmente las compensaciones pagadas, el impuesto federal sobre la renta retenido y los impuestos del Seguro Social y Medicare. También incluye la parte que le corresponde al empleador de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare. Este formulario es esencial porque conecta los registros de nómina con las obligaciones tributarias federales, lo que garantiza que el IRS tenga información precisa para cada año fiscal y comercial.

Por qué los empleadores deben presentar el formulario 941

Los empleadores deben presentar el Formulario 941 cada trimestre, a menos que el IRS les haya ordenado usar otra declaración, como el Formulario 944. No presentarlo crea serios problemas de cumplimiento. Cuando los empleadores no presentan la declaración, el IRS cobra multas por presentación tardía y puede iniciar auditorías para determinar si se han pagado los impuestos sobre la nómina. Debido a que los impuestos laborales representan los salarios retenidos a los empleados, el IRS espera que se cumplan estrictamente los plazos. Las empresas que retrasan o no presentan la declaración pueden enfrentarse rápidamente a una presión financiera significativa debido a los cargos por intereses, el impago de impuestos y las multas por depósitos.

La naturaleza del fondo fiduciario de los impuestos sobre el empleo

Los impuestos declarados en el formulario 941 no son obligaciones opcionales. Los impuestos a los fondos fiduciarios incluyen el impuesto federal sobre la renta, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare que se retienen a los empleados. Estos fondos pertenecen legalmente al gobierno federal y a los empleados, no al empleador. Si un empleador utiliza los impuestos retenidos para pagar a otros acreedores o gastos comerciales, el IRS puede hacer cumplir la multa por recuperación del fondo fiduciario. Esta multa responsabiliza personalmente a las personas cuando deliberadamente no remiten los montos retenidos. Es una de las herramientas más estrictas que utiliza el IRS para abordar el incumplimiento y subraya por qué es esencial para todos los empleadores presentar el formulario 941 a tiempo.

Presentación de un formulario 941 de 2020 sin presentar

Ahora que comprende por qué el formulario 941 es tan importante, el siguiente paso es saber exactamente cómo presentar su declaración de 2020 sin presentar. El proceso requiere prestar atención a los detalles porque el IRS calcula las multas y los intereses en función de lo que se presenta y cuándo. Seguir el procedimiento correcto puede evitar multas adicionales por presentación tardía y reducir el riesgo de que se sigan imponiendo multas.

Paso 1: Reúna los documentos de respaldo

• Recopile los registros de nómina de cada trimestre de 2020. Estos registros deben mostrar los salarios de los empleados, las retenciones de impuestos y otras compensaciones pagadas durante cada período de pago. El IRS no puede verificar los montos de los impuestos sin detalles precisos sobre los salarios y las retenciones.
  
  
• Recupere los registros de los depósitos de impuestos sobre el empleo ya realizados. Si no hizo depósitos, el IRS calculará las multas por depósito; sin embargo, tener un comprobante de los depósitos reduce su obligación tributaria.
  
  
• Proteja los formularios W-2 de los empleados, los cheques de nómina cancelados y los estados de cuenta bancarios. Estos documentos son evidencia de respaldo si el IRS requiere una validación durante una auditoría.

Paso 2: Obtenga la versión correcta de 2020 del formulario 941

• No utilice el formulario del año en curso porque cada año tributario tiene su propia versión. El formulario de 2020 incluye líneas memorables para obtener créditos adicionales relacionados con los impuestos y la pandemia de Medicare.
  
  
• Puede descargar los formularios del año anterior directamente desde IRS.gov. Asegúrese de seleccionar el trimestre correcto: el primer trimestre (que vence el 30 de abril de 2020), el segundo trimestre (que vence el 31 de julio de 2020), el tercer trimestre (que vence el 31 de octubre de 2020) y el cuarto trimestre (que vence el 31 de enero de 2021).

Paso 3: Complete el formulario 941 correctamente

• Indique el número total de empleados, los salarios de los empleados y el impuesto sobre la renta retenido. Esto incluye el impuesto federal sobre la renta, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare. Cada cifra debe coincidir con sus registros de nómina.
  
  
• Introduzca los impuestos pagados por el empleador para el Seguro Social y Medicare. Estos montos se suman a los montos retenidos a los empleados. Calcule en consecuencia si su empresa superó la base salarial del Seguro Social para ciertos empleados.
  
  
• Haga ajustes para tener en cuenta el pago por enfermedad, las propinas y las fracciones de centavos. El IRS cobra multas adicionales si los totales no coinciden con los salarios y depósitos declarados.

Paso 4: Preséntelo al IRS

• Envíe los formularios completados por correo a la dirección que aparece en las instrucciones de 2020 según el estado de su empresa. Si adeuda impuestos, incluya el comprobante de pago del formulario 941-V y un cheque para pagar el saldo.
  
  
• Si su software tributario permite la presentación tardía, considere la posibilidad de presentarla electrónicamente. La presentación electrónica acelera el procesamiento y puede acortar los plazos de reembolso, pero la disponibilidad depende del proveedor.
  
  
• Envíe siempre los formularios en papel por correo certificado. Esto garantiza que tenga un comprobante de envío, lo cual es crucial si el IRS cobra intereses o multas por pago atrasado después de presentarlos.

Sanciones del IRS por el formulario 941 no presentado

La presentación de un formulario 941 de 2020 sin presentar no elimina las multas ya acumuladas. El IRS impone varios cargos cuando los empleadores no cumplen con los plazos, y cada multa aumenta con el tiempo hasta que se pague el impuesto total. Comprender cómo funcionan estas multas es crucial porque le ayuda a planificar el pago y a determinar si es posible aplicarlas.

No presentar una multa

El IRS cobra una multa por presentación tardía del 5 por ciento del impuesto no pagado cada mes o parte del mes en que una declaración se retrase. Esta multa tiene un límite del 25 por ciento de la obligación tributaria total de ese trimestre. Por ejemplo, si tu empresa adeudaba 20 000$ en impuestos sobre la nómina correspondientes al segundo trimestre de 2020 y tú nunca presentaste la declaración, la multa podría llegar a 5000$, además de los impuestos impagos. Esta multa es uno de los cargos más costosos y pone de manifiesto por qué es fundamental presentarla de inmediato.

Multa por no depositar

Los empleadores deben depositar los impuestos federales sobre la renta, el Seguro Social y Medicare retenidos en un cronograma específico. El IRS cobra una multa por depósito si estos pagos se retrasan o no se realizan con precisión. Las tasas de penalización aumentan según el número de días calendario transcurridos después de la fecha de vencimiento:

• Si se retrasa de uno a cinco días, el IRS le impone una multa del 2 por ciento. Esta cantidad se calcula en función del depósito pendiente de pago.
  
  
• Si se retrasa entre seis y quince días, la multa aumenta al 5 por ciento. Cuanto mayor sea la demora, mayor será el costo.
  
  
• Si pasan más de quince días, la multa aumenta al 10 por ciento. Esta tasa se aplica hasta que el IRS envíe una notificación exigiendo el pago inmediato.
  
  
• Si el pago no se realiza dentro de los diez días de la primera notificación, la multa alcanza el 15 por ciento. En esta etapa, el IRS considera que la cuenta está gravemente morosa.

Comparación 1: multas por no presentar la solicitud frente a no depositar

1. No presentar una multa

• Estructura tarifaria: 5% mensual en impuestos impagos, hasta un 25%
• Sanción máxima: 25% del impuesto no pagado
• Ejemplo: Si se adeudan 20 000$ y la declaración se presenta con 5 meses de retraso, la multa es de 5000$

2. Multa por no depositar

• Estructura tarifaria:
  • 2% si el depósito se retrasa entre 1 y 5 días
  • 5% si se retrasa entre 6 y 15 días
  • 10% si se retrasa más de 15 días
  • 15% si han pasado más de 10 días desde la recepción de una notificación del IRS
• Sanción máxima: 15% del depósito impagado
• Ejemplo: Si no se depositan 10 000$ y permanecen sin pagar durante 30 días, la multa es de 1500$

Cargos por intereses

El IRS cobra intereses sobre los impuestos impagos y multas además de las multas. Los intereses se calculan sobre la base de las tasas federales a corto plazo más el 3 por ciento y se acumulan diariamente. Por ejemplo, si adeuda un total de 15 000$ en impuestos y multas, los intereses se acumularán hasta que se reciba el pago completo. Esto significa que cuanto más se demore, mayor será su saldo total. A diferencia de las multas que se limitan a porcentajes específicos, los intereses no dejan de acumularse hasta que se salde la deuda.

Riesgos de persecución penal

En casos extremos, el IRS puede presentar cargos penales por no cumplir con las obligaciones tributarias laborales. Puede enfrentarse a un proceso penal si el IRS determina que usted incumplió intencionalmente su obligación y pagó a otros acreedores en lugar de retener impuestos. Esto podría incluir multas e incluso penas de prisión. Si bien no es común para todas las personas que declaran impuestos atrasados, el riesgo es real para los empleadores que constantemente evitan pagar impuestos sobre la nómina.

Multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP)

Entre las consecuencias más graves de no presentar el formulario 941 se encuentra la Multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP). A diferencia de las sanciones estándar que se aplican a las empresas, el TFRP puede seguir a las personas personalmente. Esto significa que las protecciones corporativas no protegen a las partes responsables cuando el IRS determina que los impuestos retenidos no se devolvieron según lo requerido.

Quién puede ser considerado responsable

El IRS no limita la responsabilidad a los dueños de negocios. Varias personas pueden ser consideradas responsables si tuvieran autoridad sobre las finanzas:

• Funcionarios corporativos, directores o accionistas con control sobre las decisiones de nómina. Estas personas pueden considerarse responsables si pudieron pagar impuestos pero decidieron no hacerlo.
  
  
• Empleados que firmaron cheques o dirigieron pagos de impuestos. Incluso si no fueran los propietarios de la empresa, su control sobre los fondos puede resultar en una responsabilidad personal.
  
  
• Proveedores de nómina externos o contratistas independientes que administran la nómina. El IRS puede extender la responsabilidad si determina que tenía control sobre los depósitos.

Lo que el IRS determina como deliberado

El IRS utiliza una prueba específica para decidir si alguien incumplió deliberadamente con el pago de impuestos a los fondos fiduciarios:

• Si alguien sabía acerca de los impuestos pendientes pero intencionalmente ignoró sus responsabilidades de pago, es probable que el IRS le imponga una multa.
  
  
• Pagar a otros acreedores, como vendedores o propietarios, antes de pagar los impuestos sobre la nómina se considera conducta deliberada. El IRS espera que los impuestos a los fondos fiduciarios tengan prioridad sobre cualquier otro pago.

Acciones de cobro si se evalúan

Una vez que el IRS decide imponer la multa por recuperación de fondos fiduciarios, envía una carta indicando su intención. La persona tiene entonces 60 días para apelar la determinación. Si no se responde, el IRS finaliza la multa e inicia las acciones de cobro:

• Presentar gravámenes tributarios federales contra activos personales. Esto puede afectar viviendas, vehículos y otras propiedades.
  
  
• Recaudar cuentas bancarias y embargar salarios. El IRS puede retirar dinero directamente para pagar los impuestos pendientes.
  
  
• Imponer sanciones adicionales o, en casos graves, cargos penales. Si bien no siempre se aplica, esta es una opción cuando el incumplimiento es extremo.

Comparación 2: TFRP frente a la responsabilidad estándar del empleador

1. ¿Quién es considerado responsable?

• TFRP: Las personas pueden ser consideradas personalmente responsables, incluidos los propietarios, los funcionarios, los empleados o los proveedores de nómina.
• Responsabilidad estándar: La responsabilidad recae en la propia entidad empresarial.

2. Qué impuestos están incluidos

• TFRP: Cubre el impuesto federal sobre la renta retenido a los empleados, más la parte que corresponde a los empleados del Seguro Social y Medicare.
• Responsabilidad estándar: Cubre la parte del empleador de los impuestos del Seguro Social y Medicare, FUTA y otros impuestos comerciales.

3. Importe máximo de penalización

• TFRP: Hasta el 100% de los impuestos adeudados a los fondos fiduciarios.
• Responsabilidad estándar: Se limita al saldo tributario adeudado, más multas e intereses.

4. Métodos de recolección

• TFRP: El IRS puede perseguir los bienes personales mediante gravámenes, gravámenes y embargos salariales.
• Responsabilidad estándar: El IRS recauda los activos comerciales a través de gravámenes, gravámenes y embargos.

Opciones de ayuda y estrategias de resolución

El IRS calculará las multas y los intereses una vez que presente su Formulario 941 de 2020 sin presentar. Para muchas empresas, el saldo resultante es más de lo que pueden pagar de una sola vez. El IRS reconoce este problema y ofrece varias opciones de ayuda estructuradas. La elección del camino correcto depende de su situación financiera, su historial de cumplimiento y el total de impuestos adeudados.

Acuerdos de pago a plazos

• Acuerdos a corto plazo: El IRS permite un plan de pago a corto plazo si puedes pagar el saldo total en un plazo de 180 días. No hay ningún cargo inicial, pero las multas y los intereses continúan hasta que el saldo esté completamente satisfecho. Esta opción suele ser la mejor para montos impositivos más pequeños.
  
  
• Acuerdos a largo plazo: El IRS ofrece planes de pago en cuotas a largo plazo si su deuda supera lo que puede pagar rápidamente. Las empresas pueden reunir los requisitos si adeudan hasta 25 000$ en impuestos sobre la nómina, mientras que las personas con obligaciones tributarias sobre la nómina pueden reunir los requisitos para recibir saldos de hasta 50 000$. Las tarifas de instalación oscilan entre 22 y 178 dólares, según el método de pago.

Reducción de sanciones

• Reducción de causas razonables: El IRS puede eliminar las multas si puede demostrar que circunstancias ajenas a su control causaron el retraso en la presentación o el pago. Los ejemplos incluyen los desastres naturales, las enfermedades graves o la incapacidad de obtener registros cruciales. Con frecuencia se requieren documentos de respaldo, como registros médicos o reclamaciones de seguros.
  
  
• Reducción de sanciones por primera vez: Puede reunir los requisitos para este alivio administrativo si su empresa tiene un historial limpio durante los tres años tributarios anteriores. El IRS exige presentar las declaraciones del año en curso y realizar los pagos antes de considerar la solicitud.

Oferta de compromiso (OIC)

• Elegibilidad: Una OIC le permite liquidar su deuda tributaria por menos del total adeudado si pagar la totalidad le crearía dificultades financieras. El IRS exige que se presenten todas las declaraciones requeridas y que no se encuentre en un caso de quiebra abierto.
  
  
• Evaluación: El IRS calcula su potencial de cobro razonable al revisar los ingresos, los gastos y el patrimonio de los activos. Puede aceptar su oferta si determina que no se puede cobrar el saldo total.
  
  
• Proceso: La presentación de una OIC implica completar el formulario 656 y un estado financiero (formulario 433-A para personas o 433-B para empresas). También debe incluir una cuota de solicitud, a menos que reúna los requisitos para una exención por bajos ingresos.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

• Calificación: Si pagar una parte de su deuda tributaria le impide cubrir los gastos de manutención necesarios, el IRS puede colocar su cuenta en estado CNC. Debe presentar un comprobante de ingresos, gastos y activos mediante el formulario 433-F o el formulario 433-A.
  
  
• Consecuencias: Si bien el estado del CNC detiene el cobro activo, los cargos por intereses siguen acumulándose. El IRS aún puede presentar un gravamen tributario federal para proteger sus intereses. La cuenta está sujeta a revisiones periódicas y el cobro puede reanudarse si su situación financiera mejora.

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Conclusiones clave y próximos pasos

Presentar un formulario 941 de 2020 sin presentar es un requisito legal y la forma más rápida de evitar el aumento de las multas. Cada mes de demora agrega cargos por intereses, multas por presentación tardía y posibles multas por depósito. El IRS espera que los empleadores cumplan con sus obligaciones tributarias de manera consistente, y el no hacerlo puede exponer a las personas a una responsabilidad personal a través de la multa de recuperación del fondo fiduciario.

Estas son las conclusiones más importantes:

• El paso más importante es presentar el Formulario 941 de inmediato. Incluso si no puede pagar el saldo total, la presentación evita que se le impongan las multas más costosas y demuestra al IRS que está abordando el problema.
  
  
• Existen opciones de ayuda para las empresas que no pueden pagar de inmediato. El IRS ofrece herramientas como los acuerdos de pago a plazos, la reducción de multas, las ofertas de compromiso y la condición de no cobrable actualmente para ayudar a los contribuyentes a administrar los impuestos pendientes.
  
  
• Retrasar la acción puede tener graves consecuencias. Los empleadores que ignoran sus obligaciones tributarias corren el riesgo de embargos, gravámenes e incluso cargos penales si el IRS determina que no remiten deliberadamente los impuestos retenidos.
  
  
• Proteger a sus empleados y su empresa significa cumplir con las normas. Los impuestos laborales incluyen el impuesto sobre la renta retenido, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare que pertenecen legalmente a los empleados y al gobierno. Si no deposita estos fondos, corre un riesgo personal.
  
  
• Tomar medidas ahora fortalece su posición ante el IRS. Las empresas que declaran, pagan y mantienen los pagos puntuales tienen más probabilidades de calificar para recibir una reducción de las multas y evitar medidas de cobro agresivas.

Actuar hoy protege a sus empleados, su empresa y su futuro financiero. Presentar, pagar y mantenerse al día con sus depósitos de impuestos sobre la nómina es la mejor manera de evitar costosas medidas de cumplimiento.

Preguntas frecuentes

¿Cómo informa el formulario 941 el impuesto federal sobre la renta?

El formulario 941 exige que los empleadores declaren el impuesto federal sobre la renta retenido de los salarios de los empleados cada trimestre. Esta información confirma que los impuestos de los empleados se remiten correctamente al gobierno. Si no se hacen depósitos, el IRS añade multas e intereses por pago atrasado. Los empleadores también deben tener en cuenta las obligaciones relacionadas, como el impuesto federal de desempleo, que se declara por separado en el formulario 940, pero aun así afecta al cumplimiento general.

¿Los empleadores deben calcular los impuestos de Medicare por separado?

Sí, el formulario 941 tiene líneas específicas para los impuestos de Medicare. Los empleadores deben calcular la cuota estándar del 1,45 por ciento de los empleados y la contrapartida del empleador. En el caso de las personas con ingresos más altos, se aplica un impuesto adicional de Medicare a los salarios que superen el umbral federal. Si estos montos no se depositan correctamente, el IRS puede imponer multas. En muchos casos, a los empleadores con nóminas más altas se les aplican calendarios de depósito quincenales, lo que aumenta la importancia de realizar depósitos puntuales y precisos.

¿Qué sucede si el impuesto federal sobre la renta retenido no coincide con los registros de nómina?

El IRS compara el impuesto federal sobre la renta declarado en el formulario 941 con los registros de nómina y los formularios W-2 de los empleados. Las discrepancias pueden provocar auditorías del IRS y generar dudas sobre los impuestos impagos. Los empleadores deben conservar los documentos de respaldo para demostrar su exactitud. Incluso si se realizan depósitos, se pueden aplicar multas si se retrasan o son incorrectos. El impuesto federal de desempleo, si bien es independiente, también puede revisarse durante las auditorías para garantizar su cumplimiento general.

¿Cómo se corrigen los errores relacionados con los impuestos de Medicare después de la presentación?

Si se encuentran errores en los impuestos de Medicare después de haber presentado el formulario 941, los empleadores deben presentar el formulario 941-X para modificar la declaración. Este proceso permite corregir los salarios, las propinas y los impuestos retenidos. El IRS exige que los empleadores proporcionen documentación que respalde las correcciones. Si los depósitos no se realizaron o se hicieron tarde, se pueden aplicar multas. Los empleadores que tienen un calendario de depósitos quincenal se enfrentan a un escrutinio más minucioso, ya que remiten los pagos con más frecuencia.

¿Se pueden combinar el impuesto federal sobre la renta y los impuestos de Medicare en un solo depósito?

Sí, los depósitos del impuesto federal sobre la renta, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare generalmente se combinan en un solo pago a través del sistema electrónico del IRS. Sin embargo, estas obligaciones se siguen registrando por separado en el formulario 941. El IRS calcula las multas en función de la parte pendiente de pago si no se realiza el depósito. Los empleadores también deben tener en cuenta el impuesto federal de desempleo, que se deposita por separado y se declara en un formulario diferente.