Un formulario 940 de 2012 sin presentar puede crear años de incertidumbre para los empleadores, incluidos los que tienen empleados domésticos o agrícolas, quienes tal vez todavía estén tratando de resolver las cosas en la actualidad. La Ley Federal del Impuesto de Desempleo (FUTA) exige el formulario 940, la declaración anual del impuesto federal de desempleo del empleador. Esta ley federal exige que la mayoría de los empleadores declaren y paguen el impuesto FUTA anualmente sobre los primeros 7.000 dólares de salario pagados a cada empleado. Estos impuestos federales de desempleo ayudan al gobierno federal a financiar el programa de seguro de desempleo (UI), que brinda beneficios vitales a los trabajadores que pierden sus empleos.

Dejar sin presentar una declaración de impuestos de la FUTA de 2012 puede crear problemas duraderos. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) puede imponer multas elevadas, incluida una multa mensual del 5% por no presentar la declaración y una multa mensual del 0,5% por falta de pago, que puede llegar al 25% del impuesto impagado. Los intereses se acumulan a diario, por lo que un saldo tributario relativamente pequeño del año tributario de 2012 puede convertirse en una cantidad total adeudada mucho mayor para 2025. También puedes recibir una notificación del IRS o enfrentarte a acciones de cobro si no resuelves la deuda. Para muchos propietarios de negocios, ponerse al día con la presentación de nóminas de años anteriores resulta complicado y estresante.

Esta guía lo guiará a través de los pasos para presentar correctamente su formulario 940 de 2012 y resolver los problemas tributarios de la FUTA. Aprenderá cómo obtener el formulario correcto del IRS, recopilar los registros comerciales y de nómina necesarios y completar cada parte de la declaración. También le explicaremos la tasa impositiva de la FUTA de 2012, las reglas de reducción de crédito y las posibles sanciones del IRS a las que podría enfrentarse. Por último, analizaremos las opciones prácticas de resolución, como los planes de pago, la reducción de multas y la oferta de compromiso, para ayudarlo a gestionar el proceso con confianza y seguir adelante.

Comprender el formulario 940 y el año tributario FUTA 2012

El formulario 940, conocido formalmente como Declaración anual de impuestos federales de desempleo (FUTA) del empleador, es un formulario anual del IRS que la mayoría de los empleadores deben presentar en virtud de la Ley Federal del Impuesto de Desempleo (FUTA). Reporta y ayuda a pagar el impuesto FUTA sobre los primeros 7.000$ del salario pagado a cada empleado en un año calendario. Estos impuestos federales de desempleo financian el programa de seguro de desempleo (UI), que beneficia a los trabajadores que pierden sus empleos. Como la FUTA funciona con los impuestos estatales de desempleo, muchos empleadores pueden solicitar un crédito máximo del 5,4% por pagar puntualmente, lo que reduce la tasa impositiva efectiva de la FUTA adeudada al gobierno federal.

¿Quién tuvo que presentar la declaración en el año tributario 2012?

No todas las empresas tuvieron que presentar el formulario 940 en 2012. El IRS exigía una declaración de impuestos a los empleadores que cumplían alguna de estas condiciones:

• Salarios pagados a empleados de 1500 dólares o más en cualquier trimestre calendario durante 2011 o 2012. Este umbral se aplicaba incluso si los salarios de otros trimestres eran más bajos.
  
  
• Al menos un empleado trabajó durante parte de un día en 20 o más semanas diferentes durante 2011 o 2012. La regla se aplicaba incluso si esas semanas no eran consecutivas.

Ciertos grupos tenían requisitos únicos:

• Empleados domésticos

Los empleadores que pagaron salarios de 1000 dólares o más por ayuda doméstica en cualquier trimestre de 2012, por lo general, tuvieron que presentar una solicitud.

• Empleadores agrícolas

Aquellos que pagaron a los empleados agrícolas al menos 20 000 dólares en salarios en efectivo en un año calendario o que tuvieron 10 o más trabajadores agrícolas en 20 o más semanas tuvieron que presentar la solicitud.

• Los gobiernos locales y algunas organizaciones sin fines de lucro generalmente estaban exentos, pero aun así tenían que seguir las reglas de la Ley Federal del Impuesto de Desempleo (FUTA), si correspondía.

Las reducciones de tasas impositivas y créditos de la FUTA de 2012

La tasa impositiva estándar de la FUTA en 2012 fue del 6,0% sobre los primeros 7.000 dólares de salario. Aun así, la mayoría de los empleadores que pagaban puntualmente los impuestos estatales por desempleo recibieron un crédito máximo del 5,4%, lo que redujo sus impuestos federales por desempleo a un 0,6% neto. Por el contrario, quienes vivían en estados con reducción crediticia (donde los préstamos del fondo federal de desempleo no estaban pagados) perdieron parte de este crédito, se enfrentaron a una cantidad total mayor adeudada por el mismo salario y, si operaban en varios estados, tenían que presentar el Anexo A (formulario 940) utilizando el formulario oficial del IRS de 2012 y instrucciones para los formularios del año anterior para garantizar la precisión de los informes.

Proceso paso a paso para presentar su formulario 940 de 2012 sin presentar

Paso 1: Obtenga el formulario 940 y las instrucciones correctos del IRS de 2012

Comience por descargar el formulario 940 oficial de 2012, también conocido como Declaración anual de impuestos federales de desempleo (FUTA) del empleador, junto con sus instrucciones del sitio web del IRS. Acceder a la versión correcta garantiza que su presentación refleje las reglas específicas del año en cuestión y evita confusiones con las pautas más recientes. Dado que se trata de una declaración presentada el año anterior, marca la casilla «Declaración enmendada» en la esquina superior derecha del formulario para indicar que la presentación es voluntaria al Servicio de Impuestos Internos.

Paso 2: Reunir los registros comerciales y de nómina requeridos

Antes de completar su declaración de impuestos de FUTA, reúna toda la documentación esencial:

1. Registros de nómina que detallan todos los salarios pagados a los empleados en el año calendario 2012, lo que garantiza la precisión en todos los trimestres naturales.
   
   
2. Presente comprobantes de los impuestos estatales por desempleo pagados durante 2012 para respaldar su elegibilidad para el crédito máximo con cargo a sus impuestos federales de desempleo.
   
   
3. Registros de depósitos de impuestos federales que muestran cualquier depósito de FUTA realizado ese año.
   
   
4. La información de los empleados incluye nombres, números de Seguro Social y el salario total pagado.
   
   
5. Estados de cuenta bancarios para confirmar los pagos comerciales y relacionados con los impuestos.
   
   
6. Cualquier aviso del IRS sobre sus obligaciones en relación con la FUTA a partir de 2012.

Tener estos registros a mano garantiza un cálculo preciso de los salarios imponibles de la FUTA y justifica cualquier solicitud de alivio de las multas.

Paso 3: Complete el formulario 940 línea por línea

Con sus documentos en orden, proceda sección por sección:

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• Parte 1 — Preguntas sobre los impuestos estatales de desempleo

Indique cada estado en el que pagó los salarios y anote cualquier estado en el que se haya aplicado una reducción crediticia en 2012.

• Parte 2 — Impuesto FUTA antes de los ajustes

Informe el total de los salarios pagados, reste los pagos que no estén sujetos a la FUTA (como los beneficios específicos y las contribuciones al Seguro Social) y calcule sus salarios sujetos a impuestos según la FUTA. Multiplique esa cantidad por la tasa impositiva de la FUTA para establecer su impuesto federal de desempleo preliminar.

• Parte 3 — Ajustes

Ajuste su responsabilidad en consecuencia si no recibió el crédito completo para los impuestos estatales de desempleo. Los empleadores de varios estados también deben completar el Anexo A (formulario 940) para tener en cuenta la reducción del crédito o la presentación de informes estatales específicos.

• Parte 4 — Impuesto final y saldo adeudado

Combine todas las cifras, reste los pagos anteriores y determine el saldo que debe al IRS. Si pagó en exceso, esta parte también ayuda a identificar cualquier reembolso o crédito para obligaciones futuras.

Completar cada parte con precisión ayuda a minimizar los errores y permite resolver lo que no está archivado Formulario 940 de 2012 más sencillo.

Multas e intereses del IRS para fines de 2012: formulario 940

No presentar una multa

Si no presentó su formulario 940 de 2012 antes de la fecha límite original del 31 de enero de 2013, el Servicio de Impuestos Internos puede imponer una multa por no presentar la solicitud. Por lo general, esta multa es del 5% del impuesto no pagado por cada mes, o parte del mes, en que la declaración de impuestos esté atrasada. La multa puede aumentar hasta el 25% del monto total adeudado. Por ejemplo, si un empleador adeuda 1000 dólares en impuestos federales por desempleo, la multa podría aumentar en 50 dólares mensuales hasta llegar a 250 dólares.

Multa por falta de pago

El IRS cobra una multa por falta de pago si el impuesto FUTA no se paga a tiempo. Esta multa equivale al 0,5% del impuesto no pagado por cada mes o parte de un mes en el que el pago se retrase, hasta un 25%. La multa por falta de pago a menudo se aplica simultáneamente con la multa por no presentar la solicitud, pero se calcula por separado. Como ambas multas pueden acumularse juntas, cuanto más tiempo permanezca sin presentar una declaración, mayor será el saldo.

Multa por no depositar

Los empleadores deben depositar el impuesto FUTA cada trimestre si adeudan más de 500 dólares durante ese período. La falta de estos depósitos puede resultar en una multa por no hacer un depósito. El IRS cobra diferentes tasas según el retraso en el pago: el 2% si se retrasa entre uno y cinco días, el 5% si se retrasa entre seis y 15 días, el 10% si se retrasa más de 15 días y hasta el 15% si los fondos no se depositan después de recibir una notificación del IRS. Estas multas son independientes de otros cargos, lo que significa que pueden sumarse rápidamente al monto total adeudado en la declaración de impuestos de la FUTA por desempleo.

Cargos por intereses sobre impuestos impagos

Además de las multas, el IRS cobra intereses sobre todos los impuestos y multas impagos. Los intereses comienzan en la fecha de vencimiento original y se acumulan diariamente hasta que el saldo esté totalmente pagado. En el caso de una declaración del año tributario de 2012, es posible que los intereses se hayan estado acumulando durante más de una década. Incluso si reúne los requisitos para recibir una reducción de la multa u otro tipo de alivio, los intereses sobre los impuestos federales de desempleo subyacentes generalmente se mantienen, a menos que el IRS haya cometido un error. Este cargo continuo con frecuencia hace que la acción rápida sea la forma más eficaz de limitar el dinero adeudado en el futuro.

Multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) y riesgos tributarios sobre el empleo

La multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) es una de las medidas más graves que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) puede tomar contra una empresa o sus líderes. Si bien el formulario 940 cubre el impuesto federal anual por desempleo, el TFRP se refiere a los impuestos laborales retenidos de los salarios de los empleados, como el impuesto federal sobre la renta y la parte correspondiente a los empleados del Seguro Social y Medicare. Según la Ley Federal del Impuesto de Desempleo (FUTA) y otras leyes federales, estos montos retenidos se consideran fondos de «fondos fiduciarios». Si no se envían al gobierno, el IRS puede intervenir y responsabilizar personalmente a las personas.

Quién puede ser considerado responsable

La multa no se limita a los propietarios de negocios. El IRS puede aplicar el TFRP a cualquier «persona responsable» que controle los fondos de una empresa y haya decidido no utilizarlos para el pago de impuestos. Las personas responsables pueden incluir:

• Propietarios de empresas que toman decisiones sobre la nómina y controlan cómo se utilizan los fondos.
  
  
• Los funcionarios corporativos poseen autoridad financiera, como presidentes, tesoreros o directores de contabilidad.
  
  
• Miembros o socios de LLC que supervisan las finanzas comerciales y los pagos de impuestos.
  
  
• Proveedores de servicios de nómina con poder exclusivo sobre cuentas y desembolsos.
  
  
• Los funcionarios del gobierno local son responsables de pagar a los empleados y garantizar el cumplimiento.

El estándar de obstinación

El IRS también debe demostrar que la falta de pago fue deliberada. Esto no requiere la intención de defraudar. Significa que la persona sabía que se adeudaban los impuestos e ignoró deliberadamente la ley o pagó otras facturas con los fondos disponibles en lugar de enviar los depósitos requeridos. Incluso si una empresa tuvo problemas durante el año tributario de 2012, usar el dinero para pagar a los proveedores o pagar el alquiler en lugar de cumplir con las obligaciones tributarias sobre la nómina puede superar la prueba de la premeditación.

Monto de la multa y riesgos

El TFRP equivale al 100% de los impuestos impagos retenidos a los empleados, incluidos los salarios sujetos al impuesto federal sobre la renta y la parte correspondiente a los empleados del Seguro Social y Medicare. Si bien el IRS no puede recaudar más del monto total adeudado, puede perseguir a varias personas hasta que se salde la deuda. Los bienes personales, como las cuentas o los bienes, pueden estar en riesgo si el IRS determina que usted es la parte responsable. Los empleadores que en años anteriores hayan tenido declaraciones sin presentar o saldos tributarios sin resolver deben abordar rápidamente la posible exposición al TFRP para proteger sus finanzas comerciales y personales.

Opciones de resolución del IRS para deudas tributarias antiguas de FUTA

Si aún tiene un formulario 940 de 2012 sin presentar y tiene impuestos federales de desempleo pendientes, el Servicio de Impuestos Internos ofrece varias maneras de resolver la deuda. El camino correcto depende de su situación financiera, del monto total que adeude y de si reúne los requisitos para recibir programas de ayuda específicos. Actuar según estas opciones puede ayudarlo a administrar su responsabilidad, reducir las multas y crear un plan de pago realista.

Planes de pago y acuerdos de pago a plazos

Es posible que esté disponible un acuerdo de pago a plazos cuando no pueda pagar la totalidad del impuesto FUTA. Este acuerdo le permite distribuir sus pagos a lo largo del tiempo, lo que puede reducir el estrés y, al mismo tiempo, cumplir con la ley federal.

• Planes de pago a corto plazo: Si puedes liquidar tu saldo en un plazo de 120 días y el importe es inferior a 100 000$, podrías reunir los requisitos para un plan a corto plazo sin comisión inicial.
  
  
• Acuerdos de pago a plazos a largo plazo: Permiten hacer pagos mensuales durante varios años, y las comisiones iniciales varían entre moderadamente y más según la forma en que pagues y tu nivel de ingresos.
  
  
• Acuerdos de pago parcial a plazos: Si no puede cubrir la totalidad de su obligación de declaración de impuestos antes de que venza el plazo de prescripción, el IRS puede aceptar pagos más pequeños después de revisar su cuenta y su información financiera.

Es fundamental mantenerse al día con todos los nuevos formularios y declaraciones de impuestos del IRS. La falta de nuevas fechas de vencimiento puede provocar el incumplimiento de un acuerdo.

Programas de reducción de multas

El IRS ofrece maneras de reducir o eliminar las multas específicas de una declaración de impuestos FUTA tardía. Dos de los programas más comunes son

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• First Time Abate (FTA)

Puede reunir los requisitos si presentó todas las declaraciones de impuestos requeridas durante los últimos tres años, no tuvo ninguna multa en ese período y pagó o hizo arreglos para pagar el impuesto pendiente de pago. Este programa puede eliminar las multas por no presentar, no pagar y no depositar durante un año tributario.

• Alivio por causa razonable

Puede solicitar ayuda si circunstancias ajenas a su control, como un desastre natural, una enfermedad grave o la falta de registros, llevaron a la presentación tardía. Antes de revisar su caso, el IRS le pedirá información adicional, incluida documentación como las reclamaciones de seguro o los registros médicos.

Reducir las multas puede reducir el monto total adeudado y hacer que tu cuenta vuelva a estar al día con mayor facilidad.

Oferta de compromiso (OIC)

Una oferta de compromiso es otra opción para resolver un gran saldo tributario de años anteriores. Esta opción le permite saldar su deuda de declaración de impuestos de la FUTA por desempleo por menos del monto total si pagar el monto total le causaría dificultades financieras. El IRS considera tres motivos principales:

• Dudas en cuanto a la responsabilidad: Usted discute si el impuesto no pagado es exacto.
  
  
• Dudas sobre la coleccionabilidad: Sus ingresos y fondos no pueden cubrir los impuestos antes de que finalice el período de cobro.
  
  
• Administración tributaria eficaz: Pagar en su totalidad crearía graves dificultades, incluso si técnicamente puede pagar.

La solicitud de una OIC requiere presentar los formularios correctos del IRS, pagar una tarifa de solicitud e incluir un pago único o la primera cuota. El IRS revisará cuidadosamente sus registros financieros, incluidos los ingresos, los gastos y los activos, para determinar si su oferta refleja lo que pueden esperar recaudar. Si se acepta, una OIC puede proporcionar una solución clara a años de deuda tributaria impaga.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

Suponga que no puede pagar su deuda pendiente del Formulario 940 de 2012. En ese caso, es posible que el Servicio de Impuestos Internos coloque su cuenta en el estado de no cobrable actualmente (CNC), lo que suspende temporalmente las acciones de cobro, como los impuestos o embargos, y hacer un pago le impediría cubrir los gastos de manutención necesarios. El CNC no elimina los impuestos pendientes de pago; las multas y los intereses seguirán aumentando hasta que se resuelva el importe total adeudado. El IRS también puede presentar un gravamen para proteger la reclamación del gobierno federal y revisará periódicamente sus finanzas para ver si puede pagar. Para las empresas en dificultades o los empleadores con fondos limitados, el CNC puede ofrecer un valioso margen de maniobra mientras se preparan para tramitar sus declaraciones de impuestos atrasadas.

Ejemplos reales de la resolución del formulario 940 de 2012

Aprender de las experiencias de otras personas puede ayudarlo a comprender cómo el Servicio de Impuestos Internos tramita un Formulario 940 de 2012 sin presentar y qué opciones hay disponibles. Estos estudios de casos muestran cómo diferentes empleadores resolvieron sus desafíos, desde obtener una desgravación de las multas hasta organizar pagos asequibles. También demuestran la importancia de saber cuándo consultar las directrices oficiales y por qué es importante contar con registros salariales precisos y con actividad estatal en materia de desempleo.

Caso práctico 1: Dueño de un restaurante pequeño

Un restaurante familiar no presentó su declaración de impuestos de 2012 después de un año calendario difícil. El propietario había pagado su salario durante al menos varias semanas, por lo que era necesario presentar la solicitud en virtud de la Ley Federal del Impuesto sobre el Desempleo. Cuando llegó un aviso del IRS, el monto total había aumentado con los intereses y los cargos tributarios pendientes de pago. El propietario presentó el formulario atrasado del IRS, marcó la casilla «Modificado» y recibió por primera vez una reducción de la cuota. El saldo reducido se asignó a un plan de cuotas de 36 meses, lo que permitió a la empresa centrarse en las operaciones y seguir respaldando el sistema de beneficios del seguro de desempleo que ayuda a los trabajadores.

Estudio de caso 2: Empresa constructora con problemas de TFRP

Una empresa de construcción no presentó varios impuestos federales de desempleo y optó por pedir préstamos para cubrir a los proveedores en lugar de pagar impuestos. El IRS consideró que esto era un comportamiento deliberado y calculó la multa por la recuperación del fondo fiduciario. Como la multa equivale al 100% del salario retenido, el propietario se enfrentaba a una responsabilidad de 45 000 dólares. Tras recibir ayuda profesional y presentar las declaraciones de los años anteriores, la deuda se redujo y un plan de pagos estructurado protegió los fondos personales del propietario.

Caso práctico 3: Negocios heredados

Un nuevo propietario de una empresa de un empleador agrícola encontró una antigua declaración de impuestos de desempleo de la FUTA que contenía 12.000 dólares en impuestos pendientes de pago. Usó las instrucciones de 2012 con el icono de un candado cerrado, presentó el formulario correcto y explicó el fallecimiento de la antigua propietaria. El IRS otorgó una solución por causa razonable, redujo algunas multas y, más tarde, aprobó una oferta de compromiso para saldar la deuda por la mitad del pasivo original. Envió su pago por correo y estabilizó el negocio.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Durante cuánto tiempo debe cobrar el IRS una obligación del Formulario 940 de 2012?

El Servicio de Impuestos Internos generalmente tiene diez años a partir de la fecha de evaluación para cobrar los impuestos impagos de un formulario 940 de 2012 sin presentar. Por lo general, el tiempo comienza cuando se presenta la declaración o cuando el IRS crea una declaración de impuestos sustitutiva en su nombre. Acciones específicas, como solicitar un acuerdo de pago a plazos, presentar una oferta de compromiso o declararse en quiebra, pueden extender este plazo. Actuar con rapidez puede limitar el aumento de las multas, los intereses y los riesgos de cobro.

¿Aún puedo presentar electrónicamente mi formulario 940 de 2012?

La presentación electrónica ya no está disponible para el formulario del IRS de 2012. Para resolver un formulario 940 de 2012 sin presentar, debe completar la versión oficial de 2012 de la declaración anual de impuestos federales por desempleo del empleador y enviarla por correo al centro de procesamiento del IRS correspondiente. Asegúrese de marcar la declaración como «enmendada» en la esquina superior derecha para que la agencia entienda que se trata de una presentación tardía para el año tributario 2012.

¿Qué sucede si no puedo encontrar todos mis registros de nómina e impuestos de 2012?

Si faltan algunos documentos de nómina o de desempleo estatales de 2012, aún debe hacer todo lo posible para reconstruirlos. Comience por revisar las cuentas comerciales y los registros bancarios, ponerse en contacto con antiguos empleados o verificar con los proveedores de nómina los salarios pagados en el pasado. También puede consultar cualquier aviso estatal o del IRS que haya recibido para ese año tributario. El IRS puede permitir estimaciones razonables, pero tener documentación refuerza tu posición y respalda las solicitudes de alivio de las multas.

¿La presentación de una declaración de finales de 2012 provocará una auditoría del IRS?

La presentación tardía de una declaración de impuestos de FUTA no implica automáticamente una auditoría. Sin embargo, sí llama la atención del IRS sobre su cuenta. Es posible que su caso sea objeto de una revisión más detenida si tiene declaraciones sin presentar en años anteriores, impuestos pendientes de pago o patrones de pago incumplidos. Por lo general, es mejor presentar la declaración de manera voluntaria que esperar a que la agencia actúe. Ser proactivo demuestra buena fe y puede reducir los posibles problemas relacionados con la aplicación de la ley o las sanciones.

¿Puedo obtener un reembolso por los impuestos FUTA pagados en exceso a partir de 2012?

Por lo general, las solicitudes de reembolso para la declaración de impuestos por desempleo de 2012 en virtud de la FUTA ya no están disponibles. Las solicitudes de reembolso deben presentarse dentro de los tres años de la fecha de vencimiento original o dentro de los dos años posteriores al pago, lo que ocurra más tarde. Los plazos de reembolso han pasado, ya que la fecha límite del año tributario 2012 finalizó el 31 de enero de 2013. Solo las excepciones mínimas, como las disposiciones específicas de la ley federal, pueden permitir la recuperación del dinero después de este tiempo.

¿Cómo afectan los impuestos estatales de desempleo a mis impuestos federales de desempleo?

El sistema FUTA funciona junto con los impuestos estatales de desempleo; el pago puntual de los empleadores a nivel estatal puede reducir los impuestos federales por desempleo. En 2012, la mayoría de las empresas reunían los requisitos para recibir el crédito máximo del 5,4%, lo que reduce la tasa impositiva efectiva. Si su estado ha reducido su crédito porque ha tenido que pedir un préstamo del fondo federal de desempleo, se pierde parte de ese crédito, lo que aumenta la cantidad total adeudada por el mismo salario.