En 2021, el IRS impuso miles de millones en multas civiles relacionadas con los impuestos sobre el empleo. Muchas de estas multas provinieron de pequeñas empresas que no presentaron la declaración ni pagaron a tiempo. Para aquellos que aún tienen Declaraciones del formulario 941 de 2021 no presentadas, el problema no ha desaparecido. Cada mes que pasa añade más multas e intereses, lo que crea un estrés financiero que puede abrumar rápidamente incluso a las empresas establecidas.

Las declaraciones no presentadas contienen más que números en papel; representan obligaciones legales graves. Todos los empleadores que pagaron salarios, retuvieron el impuesto federal sobre la renta y fueron responsables de pagar los impuestos del Seguro Social y Medicare deben informar esos detalles con precisión. Ya sea que su empresa haya tenido problemas durante la pandemia o haya dependido de un servicio de nómina que no funcionó, el IRS aún lo responsabiliza. Presentar la solicitud con retraso es mejor que no presentarla; retrasar el proceso solo aumenta los costos.

Esta guía lo guiará paso a paso sobre cómo presentar las declaraciones del Formulario 941 de 2021 sin presentar, le explicará las sanciones a las que puede enfrentarse y destacará las opciones de ayuda que pueden ayudarlo a reducir su carga. Al final, comprenderá el proceso de presentación y las estrategias disponibles para proteger sus finanzas. Actuar ahora es crucial; el IRS responde de manera más favorable a los dueños de negocios que toman medidas proactivas que a aquellos que continúan ignorando sus obligaciones tributarias.

Comprender el formulario 941 y por qué 2021 sigue siendo importante

Formulario 941, el Declaración trimestral de impuestos federales del empleador, es la forma en que las empresas declaran los salarios y los impuestos laborales relacionados. Incluye el impuesto federal sobre la renta retenido, los impuestos del Seguro Social y Medicare y las retenciones adicionales de impuestos de Medicare.

Quién debe presentar la solicitud:

• La mayoría de los empleadores pagan los salarios. Si tiene empleados, debe presentar una declaración cada trimestre y retener los impuestos federales sobre la renta, el Seguro Social y Medicare.
  
  
• Empleadores de temporada. Puede marcar la casilla de temporada si no paga los salarios cada trimestre, pero aun así debe solicitar los trimestres activos.
  
  
• Empleados domésticos Por lo general, se declaran en el Anexo H, no en el Formulario 941, a menos que formen parte de la nómina de una empresa.
  
  
• Excepciones. Las pequeñas granjas, las empresas unipersonales o las empresas que dejan de pagar los salarios por completo pueden tener diferentes requisitos de presentación, pero aun así deben liquidar sus obligaciones de manera adecuada.

Por qué es importante: El formulario 941 garantiza que tanto las contribuciones del empleador como las del empleado se registren para el Seguro Social y Medicare. Los empleados dependen de este informe para que sus salarios, propinas y beneficios imponibles se tengan en cuenta para la jubilación. Los empleadores que no presenten sus solicitudes se enfrentan a multas del IRS, cargos por presentación tardía e intereses que pueden aumentar rápidamente.

Por qué no se pueden ignorar las declaraciones no presentadas de 2021

Ha pasado demasiado tiempo, pero el IRS nunca olvida un Formulario 941 sin presentar. La agencia no puede evaluar los impuestos hasta que se presente una declaración, por lo que una declaración de 2021 sin presentar permanece abierta indefinidamente.

Consecuencias de ignorar las declaraciones de 2021 no presentadas:

• Las sanciones se acumulan. Las multas por no presentar la solicitud pueden alcanzar el 25 por ciento del saldo pendiente de pago, y los intereses se acumulan a diario.
  
  
• La aplicación del IRS continúa. El IRS puede demandar a las personas responsables que depositen impuestos sobre el empleo, impagos de impuestos y paguen una multa por recuperación de fondos fiduciarios.
  
  
• Los registros comerciales se vuelven inconsistentes. Un formulario presentado anteriormente no excusará la falta de 25 centavos. El IRS compara los salarios de los empleados declarados, los impuestos retenidos, las declaraciones trimestrales de impuestos federales y las discrepancias en las cartas de activación o las auditorías.
  
  
• El cierre requiere la presentación final. Incluso si una empresa cierra, el IRS exige un formulario por separado para cada trimestre faltante hasta que los salarios cesen oficialmente.

Actuar ahora es fundamental:

• La presentación reduce la exposición a multas y le permite solicitar reducciones de multas o acuerdos de pago a plazos.
  
  
• El IRS responde más favorablemente a los dueños de negocios que toman medidas proactivas en lugar de esperar las cartas de cumplimiento.
  
  
• El cumplimiento refuerza su capacidad para trabajar con profesionales de impuestos, negociar planes de pago y proteger su empresa del aumento de los costos.

Proceso paso a paso para presentar un formulario 941 de 2021 sin presentar

Presentar un Formulario 941 tardíamente puede parecer complicado, pero dividir el proceso en pasos claros hace que sea más manejable. Cada trimestre de 2021 debe abordarse por separado, y la precisión es fundamental para evitar sanciones adicionales.

Paso 1: Reúna sus registros

Antes de completar cualquier formulario, asegúrese de tener la documentación completa. Los registros faltantes o incompletos pueden provocar errores que provoquen el escrutinio del IRS.

Necesitará:

• Registros de nómina: Incluya las declaraciones salariales de los empleados, las horas trabajadas y la documentación de compensación. Esto confirma que los salarios y las propinas sujetos a impuestos están sujetos al Seguro Social y a Medicare.
  
  
• Registros de retención de impuestos: Recopile datos sobre el impuesto federal sobre la renta retenido, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare, incluida cualquier retención adicional de impuestos de Medicare para personas con altos ingresos.
  
  
• Registros de depósitos: Recupera el comprobante de los depósitos de impuestos sobre el empleo ya realizados, ya que reducen el saldo adeudado.
  
  
• Formularios W-2 y formularios presentados anteriormente: Use los formularios W-2 y formularios 941 anteriores para verificar los totales.
  
  
• Extractos bancarios: Compare los depósitos y los pagos con la actividad de nómina para mayor precisión.

Paso 2: Determine qué trimestres requieren presentación

El formulario 941 es una declaración trimestral. Debe presentar un formulario por separado para cada trimestre que no se haya presentado.

Las fechas de vencimiento trimestrales para 2021 fueron:

1. Primer trimestre (enero-marzo): Fecha límite: 30 de abril de 2021
   
   
2. Segundo trimestre (abril-junio): Fecha límite: 31 de julio de 2021
   
   
3. Tercer trimestre (julio-septiembre): Fecha límite: 31 de octubre de 2021
   
   
4. Cuarto trimestre (octubre-diciembre): Fecha límite: 31 de enero de 2022

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Puntos clave que hay que recordar:

• Se requiere un formulario por separado para cada trimestre, incluso si no se pagó ningún salario.
  
  
• Los empleadores de temporada deben solicitar los trimestres activos, pero pueden notificárselo al IRS cuando no estén operando.
  
  
• Las empresas que dejan de pagar los salarios deben presentar una declaración final hasta que se cierren las operaciones.

Paso 3: Complete el formulario 941 con precisión

Completar el formulario 941 implica más que solo llenar los salarios. Cada sección debe ser precisa para evitar correcciones del IRS.

Desglose de las partes principales:

• Parte 1 - Salarios y retenciones: Informe la cantidad de empleados, los salarios sujetos a impuestos, la retención del impuesto sobre la renta, los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare. No pase por alto los beneficios adicionales sujetos a impuestos ni las propinas sujetas al Seguro Social.
  
  
• Parte 2 - Calendario de depósitos: Reporte la obligación tributaria mensual o quincenal. Este cronograma ayuda a determinar las multas por depósitos atrasados o no realizados.
  
  
• Parte 3: Información empresarial: Actualice su número de identificación de empleador válido y su dirección comercial. Mark, ¿es esta tu última declaración porque dejaste de pagar tu salario?
  
  
• Parte 4: Información del preparador: Si utiliza un preparador remunerado, este debe firmar el formulario. Guarde una copia para su registro.

Comparación 1: Tasas impositivas del Seguro Social y Medicare (2021 frente a 2025)

Seguridad social

• Tarifa de 2021: 12,4% en total (6,2% del empleador y del empleado cada uno)
• Tarifa 2025: 12,4% en total (6,2% del empleador y del empleado cada uno)
• Notas: Se aplica un límite basado en el salario.

Medicare

• Tarifa de 2021: 2,9% en total (1,45% por parte del empleador y del empleado)
• Tarifa 2025: 2,9% en total (1,45% por parte del empleador y del empleado)
• Notas: Sin límite de base salarial.

Impuesto adicional de Medicare

• Tarifa de 2021: 0.9% (solo empleado)
• Tarifa 2025: 0.9% (solo empleado)
• Notas: Se aplica a salarios superiores a 200 000$.

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Paso 4: Elija el método de presentación y envíelo

Una vez completado, el formulario debe presentarse adecuadamente ante el IRS.

Opciones de presentación:

• Presentación electrónica: Rápido, seguro y proporciona una confirmación inmediata: la mejor opción para evitar el lento proceso de papeleo.
  
  
• Archivo en papel: Puede usar el Servicio Postal para enviar sus formularios por correo. Tenga en cuenta las reglas legales de días feriados o días hábiles que afectan los plazos. Las presentaciones en papel suelen tardar entre 6 y 8 semanas en procesarse.

Notas importantes:

• Utilice siempre un número de identificación de empleador válido; el IRS rechazará las solicitudes que no tengan uno.
  
  
• Verifique la dirección de su empresa y guarde copias de todos los envíos.
  
  
• Si utiliza a un preparador de impuestos, confirme que reúne los requisitos y está autorizado para presentar la declaración electrónica en su nombre.

Multas e intereses del IRS por retraso (formulario 941)

Las declaraciones del Formulario 941 no presentadas o tardías conllevan graves consecuencias financieras. El IRS impone múltiples multas y cargos por intereses, que continúan hasta que se resuelva el saldo. Entender cómo funciona cada multa puede ayudarlo a prepararse para el costo total de presentar la declaración fuera de plazo.

Multas por no presentar, pagar y depositar

Si no cumple con la fecha límite para presentar el formulario 941, puede enfrentarse a tres sanciones distintas. Cada una se aplica de manera diferente, pero con frecuencia se superponen.

Tabla comparativa 2: Sanciones por no presentar una solicitud, por no pagar o por no depositar

Sanción por no presentar la solicitud

• Tarifa: 5% de impuestos impagos por mes.
• Máximo: 25%.
• Notas: Se reduce al 4,5% si también se aplica la multa por falta de pago.

Multa por falta de pago

• Tarifa: 0,5% de los impuestos impagos por mes.
• Máximo: 25%.
• Notas: Continúa hasta que se pague el saldo total.

Multa por no depositar

• Tarifa: Varía entre el 2% y el 15%, según el retraso del depósito.
• Máximo: 15%.
• Notas: Se aplica cuando los depósitos de impuestos sobre la nómina no se realizan correctamente.

Detalles clave a tener en cuenta:

• Las multas se aplican a la obligación tributaria total del trimestre.
  
  
• La multa por no presentar la declaración generalmente supera a otros cargos, por lo que presentar la declaración rápidamente ayuda a reducir los costos, incluso si no puede pagar la totalidad.
  
  
• Los depósitos atrasados se penalizan por separado, incluso si se presenta la declaración.

Cargos por intereses y multas mínimas

El IRS impone multas y cobra intereses tanto por los impuestos impagos como por las multas.

• Capitalización diaria: Los intereses aumentan cada día hasta que se resuelva el saldo, lo que hace que proliferen incluso pequeñas cantidades.
  
  
• Tarifas trimestrales: Para 2021, las tasas de interés del IRS oscilaron entre el 3% y el 8% anual, según el trimestre.
  
  
• Sanción mínima: Si su declaración se retrasa más de 60 días, la multa será igual o inferior a 435 dólares o el 100% del impuesto adeudado.

Los cargos por intereses continúan incluso si tiene un plan de pagos, aunque la creación de un acuerdo evita que se tomen medidas de ejecución adicionales.

Consecuencias en el mundo real

Estas multas y cargos pueden crear un ciclo de deuda para las pequeñas empresas. Ignorar las notificaciones del IRS solo empeora el problema.

• Cartas y avisos del IRS: El IRS comienza con una carta en la que se indica que la declaración se ha retrasado, seguida de advertencias cada vez mayores.
  
  
• Riesgo de cobro: Los saldos no resueltos pueden dar lugar a embargos, gravámenes o embargos salariales.
  
  
• Impacto en los empleados domésticos: Si clasifica erróneamente o no denuncia a los empleados domésticos, se pueden aplicar multas incluso si los salarios son bajos.
  
  
• Responsabilidad del empleador: El mal manejo de los impuestos sobre la nómina afecta negativamente a los empleadores y a los empleados, ya que los empleados dependen de la presentación de informes precisos para los registros del Seguro Social.

Tomar medidas inmediatas, incluso si no puede pagar el saldo total, ayuda a reducir la exposición a las multas. La presentación de la declaración demuestra buena fe y le permite negociar las opciones de pago.

Consecuencias graves: la multa por recuperación de fondos fiduciarios

La multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) es una de las herramientas de aplicación más severas del IRS. Permite al gobierno responsabilizar personalmente a las personas por el impago de los impuestos laborales. Estos impuestos consisten en el impuesto federal sobre la renta retenido y la parte que le corresponde al empleado de los impuestos del Seguro Social y Medicare. Si su empresa no remitió estos montos, el IRS puede demandarlo personalmente, no solo a su empresa.

Qué es y quién es responsable

El TFRP se aplica cuando los impuestos laborales retenidos de los salarios de los empleados no se envían al Tesoro de los Estados Unidos. Estos fondos se consideran «fondos fiduciarios» porque los empleadores los mantienen en nombre de los empleados.

Las personas que pueden ser consideradas responsables incluyen:

• Funcionarios o directores corporativos: Si firmaste cheques, administraste nóminas o supervisaste las finanzas, es posible que se te considere responsable.
  
  
• Propietarios de empresas unipersonales: Las pequeñas operaciones deben remitir los impuestos retenidos y los propietarios siguen siendo responsables personalmente.
  
  
• Administradores de nómina o contadores: La responsabilidad no se limita a los propietarios; también se puede perseguir a los miembros del personal que controlan los pagos de impuestos.
  
  
• Terceros, como los servicios de nómina: Incluso si subcontratas la nómina, el IRS considera que el empleador es el responsable final.

Determinar la responsabilidad y la premeditación

El IRS aplica dos pruebas para decidir quién debe rendir cuentas:

• Responsabilidad: ¿Tenía la persona el deber y la autoridad de recaudar, contabilizar y pagar los impuestos sobre el empleo? Algunos ejemplos incluyen tener la autoridad para firmar, elegir qué facturas pagar o gestionar la nómina.
  
  
• Voluntariedad: ¿Sabía la persona, o debería haber sabido, que no se pagaron impuestos? La premeditación no requiere la intención de defraudar; sí se puede pagar otros gastos sin tener en cuenta las obligaciones tributarias.

Cuando se cumplen ambas condiciones, el IRS puede imponer la multa sin importar el título del trabajo o el porcentaje de propiedad.

Riesgos de responsabilidad personal

La multa es del 100 por ciento de la parte no pagada del fondo fiduciario. Esta cantidad puede ser devastadora porque puede superar el salario de la empresa.

Consecuencias de la evaluación:

• El IRS puede embargar las cuentas bancarias personales, los bienes y los salarios de la persona responsable.
  
  
• Los ingresos futuros pueden embargarse hasta que se haya satisfecho el saldo total.
  
  
• El seguro de vida grupal a término y otros beneficios personales pueden verse afectados si están vinculados a los registros de nómina o impuestos.
  
  
• Una vez evaluado, el IRS puede continuar con el cobro durante un máximo de 10 años.

La multa por recuperación de fondos fiduciarios demuestra lo importante que es mantenerse al día con los impuestos sobre la nómina, la retención del impuesto federal sobre la renta y las contribuciones al Seguro Social. Incluso si su empresa cierra, la responsabilidad personal no desaparece.

Opciones de alivio y resolución

El IRS reconoce que algunas empresas no pueden pagar de inmediato su deuda tributaria. En lugar de ignorar el problema, los empleadores pueden explorar programas que reduzcan las multas, distribuyan los pagos a lo largo del tiempo o incluso lleguen a un acuerdo por menos del monto total. Aprovechar estas opciones puede marcar la diferencia entre una situación financiera a largo plazo y una solución manejable.

Planes de pago y acuerdos de pago a plazos:

Si el IRS permite el pago a plazos o si no puede pagar en su totalidad, hay varias opciones disponibles según su saldo y situación financiera.

• Planes a corto plazo: Disponible si tu saldo es inferior a 100 000$. Los pagos deben completarse en un plazo de 180 días. No se cobra ninguna comisión inicial, pero las multas y los intereses se siguen acumulando hasta que se pague el saldo.
  
  
• Acuerdos a largo plazo: Se pueden organizar pagos mensuales para saldos más grandes. Las comisiones de apertura oscilan entre 31 y 225$, dependiendo de si utilizas retiros bancarios automáticos. El establecimiento de un plan a largo plazo evita acciones de cobro forzosas, como los impuestos.
  
  
• Acuerdos de pago parcial: Si el pago total es imposible, el IRS puede aceptar pagos mensuales más bajos después de revisar sus ingresos, gastos y activos. Estos acuerdos requieren actualizaciones financieras periódicas para confirmar la elegibilidad continua.

Opciones de reducción de multas

Las multas a menudo hacen que las deudas tributarias sean mucho mayores que el saldo original. A veces es posible obtener un alivio.

• Abate por primera vez (FTA): Esta exención administrativa única está disponible si presentó la solicitud y pagó a tiempo durante los últimos tres años. Se aplica a las multas por no presentar la solicitud, no pagar y no depositar.
  
  
• Alivio por causa razonable: Puede reunir los requisitos si circunstancias inusuales impidieron la presentación o el pago oportunos. Algunos ejemplos son los desastres naturales, los disturbios civiles, las enfermedades graves o la falta de registros. La documentación debe demostrar que usted actuó con el cuidado habitual de los negocios, pero que no pudo cumplir con los requisitos.
  
  
• Otros programas limitados: Algunas disposiciones de alivio de las multas se aplican a los desastres declarados por el gobierno federal, incluidos los períodos de perturbaciones generalizadas, como la pandemia de la COVID-19.

Oferta en fase de compromiso y actualmente no es coleccionable

Existen opciones de ayuda más importantes para los contribuyentes que no pueden pagar.

• Oferta de compromiso (OIC): Puede liquidar su deuda tributaria por menos del monto total adeudado. El IRS acepta ofertas cuando cree que es poco probable que se recauden por completo. Para presentar la solicitud, debe presentar el formulario 656, proporcionar información financiera y pagar una tarifa de solicitud, a menos que califique como persona de bajos ingresos. Las ofertas aprobadas generalmente requieren un pago único o cuotas estructuradas.
  
  
• Actualmente no es coleccionable (CNC): Si el pago le impide cubrir los gastos básicos de manutención, el IRS puede suspender temporalmente el cobro. Debe presentar formularios financieros como el 433-F, 433-A o 433-B. Si bien el CNC detiene el cobro activo, las multas y los intereses siguen acumulándose. El IRS también revisa sus finanzas periódicamente para ver si puede empezar a pagar nuevamente.

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Consejos prácticos para empleadores

Más allá de los programas formales del IRS, los dueños de negocios pueden tomar medidas para reducir los errores y evitar problemas futuros.

• Utilice el Anexo B cuando sea necesario: Los empleadores con un cronograma de depósitos quincenales deben informar con precisión la obligación tributaria por fecha. Los errores aquí a menudo dan lugar a la imposición de multas por depósitos.
  
  
• Informe con precisión los ajustes del trimestre actual: Si hizo correcciones para la paga por enfermedad, los beneficios complementarios sujetos a impuestos u otras compensaciones, asegúrese de que se reflejen en sus totales.
  
  
• Verifique los depósitos de impuestos sobre la nómina: Compruebe con regularidad que los depósitos se acrediten correctamente en su cuenta del Tesoro de los Estados Unidos.
  
  
• Trabaje con un preparador de impuestos calificado: Un preparador autorizado puede guiarlo correctamente a través de la presentación de formularios, identificar las opciones de alivio de las multas y representarlo ante el IRS en caso de que surjan disputas.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué sucede si no declaro el impuesto federal sobre la renta retenido en el formulario 941?

El IRS puede imponer multas e intereses si el impuesto federal sobre la renta retenido falta o es inexacto. Debe mostrar con precisión los salarios declarados y recibidos de los empleados y los impuestos declarados por separado para cada trimestre. Los errores suelen provocar la presentación tardía de notificaciones de penalización. Los empleadores son responsables de garantizar que se incluyan todos los salarios de la seguridad social sujetos a impuestos. Corregir los errores rápidamente mediante una declaración enmendada ayuda a reducir las multas por pagos atrasados y mantiene la precisión de los informes del empleador.

¿Debo incluir impuestos adicionales de Medicare en las presentaciones del formulario 941 a finales de 2021?

Sí, el impuesto adicional de Medicare se aplica a los empleados que ganen más de 200 000 dólares en un año y debe declararse incluso si presenta su declaración fuera de plazo. Si se omite, el IRS puede aplicar multas. El pago inmediato de esta obligación reduce las multas por pago atrasado. Recuerde incluir las propinas del seguro social sujetas a impuestos y los impuestos pagados por el empleador al corregir la declaración. El IRS espera que los pagos se hagan a tiempo, incluso cuando no se hayan pagado uno o más trimestres.

¿Cómo se relaciona el impuesto federal de desempleo con las declaraciones del Formulario 941 no presentadas?

El impuesto federal de desempleo (FUTA) se presenta de manera diferente, pero los agentes del IRS a menudo verifican el cumplimiento en todas las declaraciones. Si su formulario 941 de 2021 no ha presentado, es posible que revisen las solicitudes de desempleo simultáneamente. Esto aumenta el riesgo de presentar tardíamente las multas. Los empleadores deben presentar la declaración por separado, pero deben asegurarse de que los salarios tributables del Seguro Social y los salarios recibidos coincidan en todas las declaraciones. La coherencia entre los informes de los empleadores reduce la posibilidad de recibir avisos de depósito impagos.

¿Qué multas se aplican si retraso en los pagos de impuestos después de la presentación de la declaración?

Si retrasa los pagos de impuestos, puede enfrentarse a multas por presentación y pago tardíos. El IRS calcula estos cargos mensualmente y pueden alcanzar el 25 por ciento del saldo. Incluso cuando no pueda pagar los impuestos en su totalidad, presentar el formulario 941 ayuda a reducir las multas. Los empleadores deben mostrar claramente los salarios del Seguro Social sujetos a impuestos, los empleados declarados y los montos de los depósitos impagos. La creación de un plan de pagos garantiza los pagos puntuales y evita el aumento de los cobros.

¿Puede el IRS imponer multas si faltan varios trimestres?

Si uno o más trimestres del Formulario 941 permanecen sin presentar, el IRS puede imponer multas e intereses. Para identificar las inconsistencias, pueden comparar los informes del empleador, las propinas del Seguro Social sujetas a impuestos y los salarios recibidos entre trimestres. Cada trimestre debe presentarse por separado. De lo contrario, se impondrán multas repetidas veces por presentación tardía. Realizar un pago inmediato, aunque sea parcial, demuestra el cumplimiento y ayuda a gestionar los crecientes costos de los saldos de depósitos impagos.