El Formulario 944, también conocido como Declaración Anual de Impuestos Federales del Empleador, fue creado por el Servicio de Impuestos Internos para simplificar la presentación de impuestos para las empresas más pequeñas. En lugar de presentar formularios trimestrales, los empleadores elegibles con una obligación tributaria anual de 1000 dólares o menos pueden presentarlos una vez al año. Este proceso simplificado ayuda a los empleadores de pequeñas empresas a ahorrar tiempo y, al mismo tiempo, a cumplir con sus obligaciones tributarias.

Para quienes deben presentar la solicitud, el formulario 944 cubre los impuestos sobre el empleo, como el impuesto federal sobre la renta retenido de los salarios de los empleados, la parte del impuesto de seguridad social que corresponde al empleador y al empleado y los impuestos de Medicare. La presentación correcta garantiza que los impuestos sobre la nómina, los salarios sujetos a impuestos y cualquier depósito tributario se declaren correctamente al gobierno federal. El formulario también concilia los pagos anuales de ingresos e impuestos con los registros salariales de los empleados, lo que lo convierte en un paso de cumplimiento vital para el empleador y el IRS.

Se pueden aplicar multas e intereses si no cumple con la fecha límite, presenta la solicitud fuera de plazo o informa montos incorrectos. Esta guía explicará en detalle el requisito de presentación, proporcionará instrucciones paso a paso para completar el formulario, mostrará cómo corregir los errores con el formulario 944-X y describirá las opciones de resolución en caso de impago de impuestos u otros problemas. Ya sea que esté pagando un salario por primera vez, que haya dejado de pagar un salario durante el año o simplemente quiera que se le aclare, esta guía está diseñada para ayudarlo a afrontar sus responsabilidades con confianza.

Entendiendo el formulario 944

Formulario 944 es la declaración anual de impuestos federales del empleador utilizada por los empleadores de pequeñas empresas con una obligación tributaria anual de $1,000 o menos. En lugar de presentar formularios trimestrales como el formulario 941, los empleadores elegibles presentan esta declaración única cada año. En el formulario se indican los impuestos federales sobre la renta retenidos, los impuestos del seguro social y los impuestos de Medicare, junto con cualquier ajuste o depósito tributario realizado durante el año tributario.

¿Quién debe presentar el formulario 944?

El Servicio de Impuestos Internos determina qué empresas deben presentar el Formulario 944 y les notifica por escrito. Cumplir con el umbral de responsabilidad anual de $1,000 por sí solo no califica automáticamente a un empleador. Por lo general, la elegibilidad se basa en el pago de 5000$ o menos del salario total sujeto a los impuestos del Seguro Social y Medicare, lo que normalmente resulta en una obligación tributaria sobre la nómina inferior a 1000$.

Los empleadores que no deben usar el formulario 944 incluyen:

• Los empleadores domésticos deben usar el Anexo H en su lugar, ya que este formulario está diseñado para declarar los impuestos salariales nacionales.
  
  
• Los empleadores agrícolas deben presentar el formulario 943, que se utiliza para declarar los salarios pagados a los empleados agrícolas.
  
  
• Los empleadores que el IRS les haya ordenado presentar formularios trimestrales deben continuar presentando el Formulario 941 incluso si su obligación anual parece baja.
  
  
• Los empleadores que nunca hayan recibido una notificación por escrito del IRS no pueden cambiar al Formulario 944 de forma independiente y deben continuar con su requisito de presentación actual.

Formulario 944 contra formulario 941

El formulario 944 y el formulario 941 declaran los impuestos sobre la nómina, pero se aplican a diferentes requisitos de presentación. En la siguiente tabla se destacan las principales diferencias.

1. Frecuencia de presentación

• Formulario 944: Se presenta una vez al año
• Formulario 941: Presentado cuatro veces al año (trimestralmente)

2. Tipo de empleador

• Formulario 944: Para pequeñas empresas con una obligación tributaria anual sobre el empleo de $1,000 o menos
• Formulario 941: Para la mayoría de los empleadores con obligaciones de nómina regulares

3. Notificación del IRS

• Formulario 944: Los empleadores deben recibir la aprobación/notificación del IRS para ser elegibles
• Formulario 941: Requisito estándar a menos que el IRS indique lo contrario

4. Impuestos declarados

• Formulario 944: Declara el impuesto federal sobre la renta retenido, los impuestos del Seguro Social y Medicare y los depósitos requeridos, pero anualmente
• Formulario 941: Reporta los mismos impuestos, pero trimestralmente

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Plazos y requisitos de presentación

Los empleadores deben presentar el Formulario 944 antes del 31 de enero siguiente al año tributario. Por ejemplo, la declaración de 2024 vence el 31 de enero de 2025. Si todos los depósitos de impuestos requeridos se realizan a tiempo y en su totalidad, la fecha límite se extiende hasta el 10 de febrero.

El requisito de presentación garantiza que los impuestos federales sobre la renta retenidos, la participación del empleador y el empleado en los impuestos del Seguro Social y Medicare y la obligación tributaria total se informen con precisión al gobierno federal. Mantener un registro completo de los salarios de los empleados, la retención del impuesto sobre la renta y los pagos de impuestos ayuda a Medicare a evitar las multas del IRS.

Guía paso a paso para presentar el formulario 944

La presentación del formulario 944 requiere una preparación cuidadosa y un informe preciso de los impuestos sobre la nómina, los salarios de los empleados y la retención del impuesto sobre la renta. Seguir un enfoque estructurado ayuda a los empleadores de pequeñas empresas a cumplir con sus requisitos de presentación sin errores ni sanciones innecesarios.

Paso 1: Reunir la información y los documentos requeridos

Antes de comenzar, los empleadores deben recopilar todos los registros que respalden la obligación tributaria anual sobre el empleo. Estos incluyen:

• Los empleadores deben revisar los registros salariales e impositivos de los empleados, que detallan los salarios imponibles pagados durante el año tributario.
  
  
• Los empleadores deben tener copias de los formularios W-2 emitidos a los empleados, ya que deben coincidir con la información reportada en el formulario 944.
  
  
• Los empleadores deben confirmar los registros de los impuestos federales sobre la renta retenidos y los impuestos de Medicare retenidos para garantizar que los informes sean precisos.
  
  
• Los empleadores necesitan documentación de los depósitos tributarios realizados a lo largo del año, que verifique que los pagos se hayan presentado al Tesoro de los Estados Unidos.
  
  
• El número de identificación del empleador debe estar disponible porque es obligatorio para todos los formularios 944.
  
  
• Si está disponible, los empleadores deben consultar un formulario presentado anteriormente para confirmar que las cifras coinciden con las de años tributarios anteriores.

Paso 2: Obtenga el formulario y las instrucciones actuales

Los empleadores siempre deben descargar la versión más reciente del formulario 944 y sus instrucciones en IRS.gov. Es importante usar el formulario actual porque el IRS actualiza los límites salariales, las tasas impositivas del seguro social y las normas tributarias de Medicare cada año. Presentar una versión desactualizada puede provocar errores o demoras en el procesamiento.

Paso 3: Complete el formulario línea por línea

Al rellenar el formulario, la precisión es fundamental:

• En la sección del encabezado, los empleadores deben ingresar su número de identificación de empleador, el nombre comercial legal y la dirección postal correcta.
  
  
• Los empleadores deben declarar los salarios totales de los empleados, incluidos todos los salarios sujetos a impuestos del Seguro Social y Medicare.
  
  
• Los empleadores deben calcular y declarar los montos correctos de la retención del impuesto sobre la renta de los empleados, el impuesto al seguro social y los salarios de Medicare.
  
  
• Los empleadores son responsables de declarar la parte que les corresponde al empleador y al empleado de los impuestos del Seguro Social y Medicare, determinando la obligación tributaria total.
  
  
• Los empleadores deben registrar cualquier ajuste tributario, crédito tributario o corrección de Medicare en su lista de depósitos en las secciones correspondientes del formulario.

Paso 4: Conciliar con los formularios W-2 y W-3

El IRS compara los totales declarados en el formulario 944 con los que figuran en el formulario W-3, que resume todos los formularios W-2 de los empleados. Los empleadores deben asegurarse de que los salarios totales pagados, los impuestos federales sobre la renta retenidos y los montos de la seguridad social y Medicare coincidan en todos los formularios. Los registros que no coinciden con frecuencia dan lugar a notificaciones o multas del IRS.

Paso 5: Presentar la declaración

Los empleadores pueden elegir entre la presentación electrónica y la presentación en papel. Con frecuencia se recomienda la presentación electrónica mediante un software de preparación de impuestos aprobado por el IRS porque es más rápido y seguro y proporciona una confirmación inmediata de la recepción. Los empleadores que prefieran la presentación en papel deben usar la dirección postal correcta del IRS que figura en las instrucciones e incluir un comprobante de pago si adeudan impuestos.

Corregir errores con el formulario 944-X

Pueden ocurrir errores en la declaración anual de impuestos federales de un empleador, pero el IRS proporciona un proceso de corrección a través del formulario 944-X. Los empleadores deben usar este formulario en lugar de volver a enviar el formulario 944.

Cuándo usar el formulario 944-X

El formulario 944-X debe usarse cuando:

• Los empleadores informaron sobre los salarios incorrectos de los empleados, ya sea al subdeclarar o declarar en exceso los salarios imponibles.
  
  
• Los empleadores enumeraron las cantidades incorrectas de retención de impuestos federales sobre la renta, impuestos del seguro social o impuestos de Medicare.
  
  
• Medicare ingresó los depósitos de impuestos de manera incorrecta, lo que provocó un saldo inexacto de impuestos impagos o sobrepagos.
  
  
• Los empleadores incluyeron información de los empleados que faltaba o era inexacta en la declaración original.

Plazos para presentar correcciones

• Los empleadores que corrijan los impuestos declarados en exceso deben presentar el formulario 944-X dentro de los tres años posteriores a la presentación de la declaración original o dentro de los dos años posteriores al pago de los impuestos, lo que ocurra más tarde.
  
  
• Los empleadores que corrijan los impuestos no declarados deben presentar el formulario 944-X antes de la fecha de vencimiento de la declaración correspondiente al período en que se descubrió el error.

Proceso de presentación del formulario 944-X

Los empleadores deben tomar las siguientes medidas al corregir los errores:

1. Los empleadores deben descargar la versión más reciente del formulario 944-X y sus instrucciones en IRS.gov.
   
   
2. Los empleadores deben completar el formulario mostrando los montos originales y corregidos y sus diferencias.
   
   
3. Los empleadores deben adjuntar los registros de nómina u otra documentación de respaldo que explique por qué es necesaria la corrección.
   
   
4. Los empleadores deben presentar el formulario 944-X por separado de la declaración del año en curso y pagar cualquier impuesto adicional adeudado directamente al Tesoro de los Estados Unidos.

Multas e intereses del IRS relacionados con el formulario 944

No cumplir con los requisitos de presentación o realizar pagos atrasados de impuestos puede resultar en multas importantes. El Servicio de Impuestos Internos impone multas por la presentación tardía, los depósitos de impuestos incorrectos o no realizados y las obligaciones tributarias sobre el empleo impagas. También se acumulan intereses sobre los saldos vencidos, lo que aumenta el total de impuestos adeudados si los problemas no se resuelven rápidamente.

No presentar una multa

Los empleadores que no presenten el Formulario 944 antes de la fecha límite pueden enfrentarse a una multa equivalente al 5 por ciento del impuesto no pagado por cada mes o parte de un mes si la declaración se retrasa. Esta multa puede continuar hasta que se pague el 25 por ciento del total de la obligación tributaria. La multa mínima para las declaraciones presentadas con más de 60 días de retraso es la menor entre 485 dólares o el 100 por ciento del impuesto pendiente de pago. La presentación a tiempo, incluso si no se puede hacer el pago total, ayuda a reducir esta multa.

Multa por falta de pago

Los empleadores que presenten el Formulario 944 a tiempo pero no paguen el impuesto adeudado están sujetos a una multa por no pagar. Esta multa se calcula en el 0.5 por ciento del impuesto no pagado por cada mes o parte del saldo pendiente, hasta un 25 por ciento del pasivo total. Si el empleador tiene un acuerdo de pago a plazos aprobado, la multa mensual puede reducirse al 0.25 por ciento. Hacer los pagos puntuales de impuestos, incluso si son parciales, puede limitar el aumento de esta multa.

Sanciones por depósito

Los empleadores deben seguir un cronograma de depósitos para los impuestos federales retenidos, los impuestos del seguro social y los impuestos de Medicare. No cumplir con la fecha límite de depósito puede conllevar multas adicionales:

• Los depósitos atrasados entre uno y cinco días resultan en una multa del 2 por ciento sobre el monto no pagado. Esto se aplica incluso si el impuesto se paga en su totalidad unos días después de la fecha de vencimiento.
  
  
• Los depósitos con un retraso de seis a quince días conllevan una multa del 5 por ciento sobre el monto no pagado, lo que hace que incluso las demoras breves sean costosas.
  
  
• Los depósitos con más de dieciséis días de retraso resultan en una multa del 10 por ciento sobre el monto no pagado, lo que aumenta significativamente la obligación tributaria total del empleador.
  
  
• Los depósitos que permanecen sin pagar más de diez días después de que el IRS emita su primer aviso resultan en una multa del 15 por ciento sobre el monto no pagado, lo que representa el nivel más alto de multa relacionada con el depósito.

Cargos por intereses

Además de las multas, se cobran intereses sobre cualquier impuesto no pagado desde la fecha de vencimiento de la declaración hasta que se pague la deuda en su totalidad. Los intereses se acumulan diariamente y se basan en las tasas trimestrales que actualiza el IRS. Debido a que los intereses se acumulan, cuanto más tiempo permanezca sin pagar un saldo, más rápido crecerá la deuda. Los empleadores pueden reducir los cargos por intereses haciendo los pagos lo antes posible, incluso si el saldo total no se puede pagar de inmediato.

Multa por recuperación de fondos fiduciarios

El IRS también puede imponer la multa por recuperación de fondos fiduciarios, una de las medidas de ejecución más graves disponibles. Esta multa se aplica cuando un empleador no devuelve el impuesto federal sobre la renta retenido ni la parte que le corresponde a los empleados de los impuestos del Seguro Social y Medicare. En estos casos, el IRS puede responsabilizar personalmente a personas específicas, como funcionarios corporativos, propietarios de negocios o cualquier persona responsable de las decisiones sobre la nómina, por el monto total de los impuestos a los fondos fiduciarios impagos. Como esta multa equivale al 100 por ciento del monto pendiente de pago del fondo fiduciario, puede generar una carga financiera considerable para la empresa y las personas responsables.

Cargos por intereses

Los impuestos no pagados y las multas se acumulan intereses desde la fecha de vencimiento de la declaración hasta que el saldo esté totalmente pagado. El IRS establece las tasas de interés trimestralmente y los intereses se acumulan a diario, lo que significa que los saldos pueden proliferar.

Multa por recuperación de fondos fiduciarios

La multa por recuperación del fondo fiduciario puede aplicarse cuando los empleadores no remiten los impuestos federales sobre la renta retenidos ni la parte que les corresponde a los empleados de los impuestos del Seguro Social y Medicare. El IRS puede responsabilizar personalmente a los funcionarios corporativos, socios comerciales u otras personas responsables por estos impuestos sobre la nómina impagos. Esta multa equivale al 100 por ciento del monto del fondo fiduciario no pagado.

Opciones de resolución para problemas del IRS

Los empleadores de pequeñas empresas que no pueden pagar la totalidad de sus obligaciones tributarias o que se enfrentan a multas después de presentar el formulario 944 aún tienen opciones. El Servicio de Impuestos Internos ofrece programas para ayudar a los contribuyentes a resolver el impago de impuestos, reducir las multas y administrar sus obligaciones tributarias laborales a lo largo del tiempo.

Planes de pago y acuerdos de pago a plazos

Los empleadores que no pueden pagar la totalidad de su factura tributaria de una sola vez pueden calificar para los acuerdos de pago a plazos:

• Un plan de pago a corto plazo permite a los empleadores hasta 180 días para pagar el saldo en su totalidad. Si bien no hay una tarifa inicial, las multas y los intereses se acumulan hasta que se pague la obligación tributaria.
  
  
• Un acuerdo de pago a plazos a largo plazo permite a los empleadores hacer pagos mensuales a lo largo del tiempo. Por lo general, está disponible para quienes adeuden 25 000 dólares o menos en concepto de impuestos laborales y hayan presentado todos los formularios tributarios requeridos.
  
  
• El acuerdo de pago a plazos exprés del In-Business Trust Fund proporciona un proceso de aprobación más rápido para las pequeñas empresas que actualmente pagan los salarios de sus empleados y tienen una deuda tributaria limitada sobre la nómina, siempre que cumplan con los criterios específicos del IRS.

Opciones de reducción de multas

El IRS puede eliminar o reducir las multas en ciertas situaciones:

• El programa First-Time Abate brinda ayuda a los empleadores con un historial de cumplimiento limpio, lo que significa que no hay sanciones significativas en los últimos tres años y que todos los formularios de impuestos requeridos se han presentado a tiempo.
  
  
• La reducción por causa razonable está disponible cuando los empleadores pueden demostrar que eventos fuera de su control, como un desastre natural, una enfermedad grave o una falla en el sistema de archivo electrónico, les impidieron cumplir con sus obligaciones tributarias. Los empleadores deben proporcionar documentación detallada para respaldar su solicitud.

Oferta en compromiso

Un Oferta en compromiso permite a los empleadores liquidar sus deudas tributarias por un monto inferior al saldo total adeudado cuando pagar la totalidad podría causar dificultades financieras o cuando es poco probable que se recauden.

• Los empleadores que buscan esta opción deben presentar el formulario 656, la documentación financiera y una cuota de solicitud no reembolsable.
  
  
• Los pagos se pueden hacer en sumas globales o en cuotas periódicas mientras el IRS revisa la solicitud, lo que puede demorar varios meses.
  
  
• Los empleadores que cumplan con las pautas de certificación para personas de bajos ingresos pueden calificar para una exención tanto de la cuota de solicitud como del pago inicial.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

Cuando un empleador puede demostrar que el pago de impuestos crearía graves dificultades financieras, el IRS puede asignar la cuenta al estado de no cobrable actualmente.

• Los empleadores deben presentar estados financieros detallados, como el formulario 433-B, que demuestren que los gastos no dejan fondos para el pago de impuestos.
  
  
• Si bien el estatus de CNC detiene las acciones de cobro del IRS, como los gravámenes bancarios y los embargos salariales, las multas y los intereses siguen aumentando hasta que se resuelva la deuda.
  
  
• El IRS revisa anualmente las cuentas en estado CNC para determinar si la situación financiera del empleador ha mejorado lo suficiente como para reanudar los pagos.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el propósito de presentar el formulario 944?

La presentación del formulario 944 permite a los empleadores de pequeñas empresas con una obligación tributaria anual de $1,000 o menos presentar una declaración de impuestos federales anual en lugar de formularios trimestrales. Este formulario simplificado del IRS informa sobre el impuesto federal sobre la renta retenido, el impuesto al seguro social, los impuestos de Medicare y el total de los salarios pagados. Ayuda a reducir el requisito de presentación de impuestos para las pequeñas empresas y, al mismo tiempo, garantiza que se realicen los depósitos y pagos de impuestos adecuados al Servicio de Impuestos Internos.

¿Cómo informa el formulario 944 del impuesto federal sobre la renta retenido a los empleados?

El formulario 944 exige que los empleadores declaren los impuestos federales sobre la renta retenidos y los impuestos de seguro social y Medicare retenidos de los salarios de los empleados. El formulario concilia el total de los salarios imponibles pagados y la retención del impuesto sobre la renta con los formularios W-2 que se entregan a los empleados. Al declarar con precisión los impuestos federales sobre la renta retenidos, el empleador y el IRS pueden confirmar que los impuestos sobre la nómina, los depósitos tributarios y otras obligaciones tributarias sobre el empleo se gestionan correctamente.

¿Qué sucede si no cumplo con el requisito de presentación del Formulario 944 o tengo impuestos pendientes de pago?

Si los empleadores no cumplen con el requisito de presentación o dejan impuestos sin pagar, el Servicio de Impuestos Internos puede imponer multas e intereses diarios. Estos cargos pueden aplicarse a las obligaciones tributarias sobre el empleo, incluidos los impuestos federales sobre la renta, los salarios de Medicare y los impuestos de Seguro Social adeudados. Hacer pagos parciales de impuestos reduce las multas, incluso si no se puede cumplir la totalidad de la obligación anual. Consultar a un profesional de impuestos o a un preparador de impuestos puede ayudar a los empleadores a abordar los impuestos atrasados y corregir los formularios presentados anteriormente.

¿Puedo usar un software de presentación electrónica o de preparación de impuestos para el formulario 944?

Los empleadores pueden usar sistemas de presentación electrónica o software de preparación de impuestos aprobado por el IRS para enviar el formulario 944. La presentación electrónica es más rápida, proporciona confirmación de recibo y reduce los errores en el cálculo de impuestos. Este proceso garantiza que el número de identificación del empleador, los salarios imponibles y la retención del impuesto sobre la renta de los empleados se declaren correctamente. La presentación electrónica también permite a los empleadores programar los depósitos de impuestos y presentar un comprobante de pago si se retienen los impuestos o si la deuda tributaria total sigue adeudada al Tesoro de los Estados Unidos.

¿Los empleadores domésticos o agrícolas presentan el formulario 944?

Los empleadores domésticos y los empleadores agrícolas generalmente no presentan el formulario 944. Los empleados domésticos se declaran en el Anexo H, mientras que los empleados agrícolas se declaran en el formulario 943. Solo los empleados agrícolas y domésticos están excluidos de presentar el formulario 944, incluso si el empleador tiene una obligación tributaria anual baja. En cambio, estos empleadores deben seguir diferentes formularios y cronogramas de depósito del IRS diseñados explícitamente para su tipo de obligación tributaria laboral.

¿Qué papel desempeña la declaración anual de impuestos federales del empleador a la hora de declarar los impuestos sobre la nómina?

La declaración anual de impuestos federales del empleador mediante el formulario 944 resume las obligaciones tributarias, como los impuestos sobre la renta, los impuestos del seguro social y de Medicare, y la parte de los impuestos sobre la nómina que les corresponde a los empleados. Los empleadores deben declarar con precisión el total de los salarios pagados, los salarios sujetos a impuestos y los ajustes tributarios de Medicare. Al conciliar los ingresos anuales con los salarios retenidos y los depósitos tributarios, el Servicio de Impuestos Internos garantiza que el empleador y el gobierno federal reciban los registros correctos de las obligaciones tributarias sobre la nómina correspondientes al año tributario.