La presentación del formulario 940 es obligatoria para los empleadores que pagan salarios sujetos a la Ley Federal del Impuesto de Desempleo (FUTA). Esta declaración anual ayuda a financiar los beneficios de desempleo para los trabajadores que pierden sus empleos. Si no cumplió con la fecha límite original para presentar su formulario 940 de 2013, el IRS aún espera que lo presente, incluso años después. Dejar la declaración sin presentar puede conllevar un aumento de las multas, los cargos por intereses y las posibles acciones de cobro.

Un formulario 940 de 2013 sin presentar puede resultar abrumador, pero el IRS proporciona medidas claras para que su cuenta vuelva a cumplir con los requisitos. La presentación tardía no elimina su responsabilidad, pero presentar la declaración puede evitar que aumenten las multas específicas. Comprender el formulario, el proceso de presentación y las consecuencias de la demora es el primer paso para resolver el problema.

Esta guía ofrece una descripción completa de cómo presentar una declaración de impuestos de la FUTA de 2013 que no ha presentado, qué multas e intereses se pueden aplicar y las opciones disponibles si no puede pagar el saldo en su totalidad. Ya sea propietario de una pequeña empresa, un antiguo empleador con obligaciones pendientes o un funcionario financiero responsable de los impuestos sobre la nómina, este recurso lo guiará a través del proceso de presentación y las estrategias de resolución que el IRS pone a su disposición.

Comprender el formulario 940 y las obligaciones del empleador

El formulario 940, oficialmente conocido como Declaración Federal Anual de Desempleo (FUTA) del empleador, es un requisito de presentación anual para la mayoría de los empleadores. Indica el monto del impuesto federal de desempleo adeudado en virtud de la Ley Federal del Impuesto de Desempleo (FUTA). Los ingresos recaudados ayudan al gobierno federal a proporcionar beneficios de desempleo a los trabajadores que pierden sus empleos.

El formulario 940 funciona en coordinación con los sistemas estatales de impuestos por desempleo. Los empleadores suelen pagar impuestos de desempleo estatales y federales. Cuando los impuestos estatales de desempleo se pagan en su totalidad y a tiempo, el IRS otorga créditos que reducen la responsabilidad del empleador en concepto de FUTA.

La estructura básica de la tributación de la FUTA en 2013 fue:

• La tasa impositiva estándar de la FUTA era del 6,0% sobre los primeros 7.000 dólares de salario de cada empleado.
  
  
• Los empleadores que pagaran puntualmente los impuestos estatales de desempleo podrían reducir su tasa impositiva FUTA hasta en un 5,4%, lo que crearía una tasa impositiva neta del 0,6%.
  
  
• Los empleadores de un estado con reducción de crédito recibieron un crédito más pequeño, lo que aumentó su obligación tributaria total de la FUTA.

Quién debe presentar el formulario 940

No todos los empleadores están obligados a presentar una solicitud, pero la mayoría sí. Debe presentar el formulario 940 si se presenta alguna de las siguientes situaciones:

• Pagó a sus empleados 1500 dólares o más en cualquier trimestre natural de 2012 o 2013.
  
  
• Tuvo uno o más empleados que trabajaron para usted durante al menos parte de un día en 20 o más semanas diferentes durante 2012 o 2013.

Puntos adicionales a tener en cuenta:

• Esta regla se aplica a las corporaciones, sociedades, propietarios únicos y a la mayoría de los empleadores con personal.
  
  
• Es posible que los empleadores domésticos y las empresas con empleados temporales también tengan que presentar una solicitud si cumplen con el umbral salarial o de empleado.
  
  
• Los pagos a los contratistas independientes no están sujetos al impuesto FUTA, pero los salarios pagados a los empleados regulares generalmente sí lo están.
  
  
• Es posible que los empleadores que operan en varios estados o que operan en un estado con reducción de crédito también deban completar el Anexo A.

Al presentar el Formulario 940 del IRS cada año, los empleadores demuestran el cumplimiento de los requisitos federales anuales para el impuesto FUTA por desempleo. Incluso si un empleador adeuda pocos o ningún impuesto, la presentación del formulario garantiza la presentación adecuada de informes al Servicio de Impuestos Internos y evita posibles problemas de cumplimiento.

Guía paso a paso para presentar el formulario 940 de 2013

Recopilación de la información requerida

Antes de completar su formulario 940 de 2013, es esencial recopilar toda la información relevante. Tener estos detalles listos facilitará el proceso y reducirá el riesgo de errores. Necesitará:

• Número de identificación del empleador (EIN): Cada empleador debe proporcionar un EIN válido emitido por el IRS. Este número identifica su empresa a efectos de impuestos federales.
  
  
• Total de pagos efectuados a los empleados: Registre todos los salarios pagados en 2013, incluidos los salarios, las bonificaciones y otras compensaciones imponibles.
  
  
• Pagos exentos del impuesto FUTA: Ciertos costos, como los beneficios complementarios y el seguro de vida grupal a término, pueden estar exentos. Estos deben identificarse antes de completar el formulario.
  
  
• Impuestos estatales de desempleo pagados: Documente los montos que pagó al sistema de desempleo de su estado, ya que esto afectará su crédito y su obligación tributaria final de la FUTA.
  
  
• Importes trimestrales de los pasivos de FUTA: Debería haber realizado depósitos si su pasivo superó los 500$ en cualquier trimestre natural. Registre estos totales para garantizar la precisión de los informes.

Completar el formulario línea por línea

El formulario 940 del IRS se divide en varias partes, cada una de las cuales cubre un aspecto diferente de las obligaciones de su empresa. A continuación encontrará una explicación simplificada de las secciones clave:

1. Parte 1: Cuéntanos sobre tu devolución: Los empleadores indican si pagaron salarios en un estado, en varios estados o en un estado con reducción de crédito. Los empleadores de varios estados también deben presentar el Anexo A.
   
   
2. Parte 2: Determine su impuesto FUTA antes de los ajustes: Los empleadores calculan sus pagos totales a los empleados, restan los pagos exentos de la FUTA e identifican los salarios que superan el umbral imponible de 7.000 dólares por empleado. El resultado se multiplica por la tasa impositiva de la FUTA para determinar la responsabilidad.
   
   
3. Parte 3: Determine sus ajustes: Los empleadores declaran los ajustes, como los impuestos adicionales adeudados sobre los salarios que no están sujetos al impuesto estatal de desempleo. Esta sección también tiene en cuenta las diferencias en la reducción del crédito.
   
   
4. Parte 4: Determine su impuesto FUTA y su saldo adeudado: Esta sección determina su impuesto FUTA total después de los ajustes, resta los depósitos ya realizados y calcula el saldo adeudado o cualquier pago excesivo.

Consideraciones especiales para la presentación tardía

La presentación tardía de la declaración de impuestos FUTA por desempleo requiere una atención especial. Si presenta su formulario 940 de 2013 después de la fecha límite original, siga estos pasos:

• Marque la casilla «Declaración enmendada» si está corrigiendo un formulario presentado anteriormente.
  
  
• Adjunte una explicación clara de la presentación tardía, indicando cualquier circunstancia que haya causado la demora.
  
  
• Calcule las multas y los intereses que se aplican en función de su obligación tributaria pendiente.
  
  
• Envíe la declaración por correo a la dirección del IRS correspondiente. Use el comprobante de pago y la información comercial correctos si se incluye un pago.

La presentación tardía no elimina las sanciones, pero sí evita que la multa por no presentar la solicitud aumente aún más. También demuestra al IRS que está haciendo un esfuerzo de buena fe para resolver sus obligaciones.

Dónde encontrar los formularios e instrucciones correctos del IRS

Cuando se trata de un formulario 940 de 2013 sin presentar, el uso de los formularios correctos y autorizados es esencial para garantizar la precisión y el cumplimiento. Los recursos oficiales del IRS garantizan que consultes las pautas adecuadas y evites versiones anticuadas o incorrectas del formulario 940 del IRS.

Los materiales clave que necesitará incluyen:

• Formulario 940 de 2013 (PDF): Este es el documento oficial para declarar su obligación tributaria federal anual por desempleo (FUTA) para ese año.
  
  
• Instrucciones de 2013 para el formulario 940: Estas instrucciones detalladas proporcionan explicaciones línea por línea para ayudarlo a completar el formulario correctamente.
  
  
• Anexo A (si corresponde): Utilice el Anexo A solo si su empresa opera en varios estados o en un estado con reducción de crédito, ya que este formulario ajusta su crédito tributario de la FUTA.

Puede encontrar todos estos documentos visitando la oficina del IRS formularios e instrucciones del año anterior página, donde el IRS archiva los formularios tributarios históricos y las publicaciones relacionadas de los últimos años. El acceso a los formularios de esta fuente oficial reduce el riesgo de errores y garantiza que utilice la versión recomendada por el IRS para su presentación de 2013. Utilizar únicamente fuentes oficiales del IRS ayuda a presentar la declaración correctamente, refleja las mejores prácticas para el cumplimiento tributario y reduce las complicaciones en caso de que surjan problemas más adelante.

Multas e intereses del IRS por la presentación tardía del formulario 940

La presentación tardía del Formulario 940 de 2013 no elimina su obligación de pagar el impuesto federal de desempleo. En cambio, el IRS aplica multas e intereses hasta que la deuda se resuelva por completo. Comprender estas consecuencias ayuda a los empleadores a calcular la responsabilidad y planificar la mejor estrategia de resolución.

No presentar una multa

El IRS aplica una multa por no presentar la declaración cuando se presenta una declaración después de la fecha de vencimiento original. La multa es del 5% de la deuda tributaria de la FUTA no pagada por cada mes o parte de un mes en el que la declaración se retrase, hasta un máximo del 25%. Por ejemplo, si un empleador adeuda 1000$ en impuestos de la FUTA y presenta la declaración con seis meses de retraso, la multa ascendería a 250$.

Multa por falta de pago

La falta de pago de una multa se aplica si se presenta la declaración, pero los pagos de impuestos no se realizan a tiempo. Esta multa equivale al 0,5% del impuesto no pagado por mes o parte de un mes, y también tiene un límite del 25%. Es importante destacar que cuando las multas por no presentar la solicitud y por no pagar se aplican durante el mismo período, la multa por no presentar la solicitud se reduce en función de la multa por falta de pago.

Sanciones por no depositar

Los empleadores deben hacer depósitos de FUTA trimestrales si su obligación trimestral supera los 500 dólares. La falta de estos depósitos conlleva multas adicionales, que se calculan en función de la demora del depósito:

• Los depósitos realizados con 1 a 5 días de retraso incurren en una penalización del 2%.
  
  
• Los depósitos realizados con 6 a 15 días de retraso incurren en una penalización del 5%.
  
  
• Los depósitos realizados con más de 15 días de retraso incurren en una multa del 10%.
  
  
• Los depósitos impagos durante más de 10 días después de que el IRS emita una notificación pueden alcanzar una multa del 15%.

Cargos por intereses

El IRS también cobra intereses sobre los impuestos FUTA no pagados y las multas. Los intereses se acumulan diariamente desde la fecha de vencimiento original hasta que el saldo se pague en su totalidad. Las tasas se ajustan trimestralmente y se capitalizan diariamente, lo que significa que incluso un saldo modesto puede crecer significativamente con el tiempo. Por ejemplo, un pasivo de 2000$ en 2013 habrá acumulado más de una década de intereses compuestos, además de multas.

Estas multas e intereses demuestran por qué los empleadores deben presentar el formulario 940 y abordar de inmediato su obligación tributaria, incluso si no pueden pagar el monto total de inmediato. La presentación reduce las multas y el establecimiento de un plan de resolución puede evitar que se acumulen más costos.

Multa por recuperación de fondos fiduciarios y responsabilidad personal

La multa por recuperación de fondos fiduciarios (TFRP) es una multa que el IRS puede imponer cuando no se cumplen las obligaciones tributarias laborales. Si bien la declaración federal de impuestos por desempleo presentada en el formulario 940 no es un impuesto a un fondo fiduciario, los salarios impagos de la FUTA pueden convertirse en parte de cuestiones de cumplimiento más amplias. Estos fondos están destinados a apoyar la compensación por desempleo, y no declararlos pone en riesgo a la empresa y a las personas responsables.

Quién puede ser considerado responsable

El IRS puede responsabilizar personalmente a las personas si controlan los fondos de nómina y no los utilizan para pagar el impuesto FUTA u otros impuestos laborales requeridos. La responsabilidad puede extenderse a:

• Funcionarios corporativos y socios: Las personas con autoridad sobre los salarios de los empleados y las finanzas de la empresa pueden recibir una multa.
  
  
• Empleadores sucesores: Si un nuevo propietario asume las obligaciones de un negocio anterior, el IRS puede responsabilizarlo por las obligaciones impagas.
  
  
• Empleadores domésticos: Aquellos que emplean a trabajadores domésticos y cumplen con el umbral anual del impuesto federal de desempleo también pueden tener que presentar una declaración.
  
  
• Responsables de la toma de decisiones empresariales: Cualquier persona que haya dirigido el uso de los fondos de la empresa, incluida la elección de pagar a los proveedores en lugar de realizar pagos trimestrales, puede ser responsable.

Cómo se determina la premeditación

El IRS no necesita demostrar la intención delictiva. En su lugar, busca pruebas de que una persona sabía que había impuestos pendientes de pago y decidió no pagar. La premeditación puede demostrarse cuando:

• Una persona puede considerarse deliberada si estaba al tanto de la obligación impaga pero no la abordó.
  
  
• La premeditación también se puede establecer si los fondos estaban disponibles pero se usaron deliberadamente para otros gastos comerciales.
  
  
• El IRS puede declararse doloso cuando se pagaron los impuestos de la FICA o las facturas de los proveedores mientras se ignoraron los pagos requeridos.

Durante una investigación, el IRS revisa la información básica, incluida la dirección comercial, el nombre comercial y las presentaciones del año anterior. La agencia también evalúa si el empleador declaró el salario total imponible de la FUTA y si los pagos se realizaron correctamente. Incluso si se presenta una declaración anualmente, los saldos pendientes de pago pueden generar responsabilidades para quienes tienen el control de las finanzas.

Por qué es importante el cumplimiento

Las personas pueden protegerse gestionando correctamente la FUTA y otras obligaciones de nómina. Trabajar con un preparador de impuestos calificado o utilizar la presentación electrónica puede reducir los errores, pero la responsabilidad final recae en la persona a cargo. El cumplimiento ayuda a proteger a la empresa y a sus funcionarios de la responsabilidad personal, incluso cuando las operaciones pasen al siguiente trimestre o la empresa cierre.

Opciones de resolución del IRS para deudas tributarias y multas

El IRS ofrece varios programas de resolución cuando un empleador tiene un formulario 940 de 2013 sin presentar o un saldo pendiente de pago. Estas opciones ayudan a las empresas o a las personas a administrar sus obligaciones tributarias y, al mismo tiempo, evitan que se acumulen más multas e intereses. Comprender cada programa permite a los contribuyentes seleccionar la solución que mejor se adapte a su situación.

Planes de pago y acuerdos de pago a plazos

Si un empleador no puede pagar el saldo total de inmediato, el IRS ofrece varias opciones de acuerdo de pago a plazos:

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1. Plan de pagos a corto plazo: Este plan está disponible cuando se puede pagar el monto total en un plazo de 120 días y no requiere una tarifa de instalación.

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2. Acuerdo de pago a largo plazo: Esta opción permite realizar pagos mensuales durante un período prolongado, aunque se aplican tarifas de configuración y los costos varían según el método de pago.

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3. Acuerdo de pago simplificado: Este programa simplifica la aprobación para las empresas con saldos por debajo de ciertos umbrales, y los empleadores que reúnen los requisitos a menudo pueden ser aprobados automáticamente.

Opciones de reducción de multas

El IRS reconoce que las multas pueden crear dificultades financieras y que la ayuda puede estar disponible a través de programas específicos:

• Primera vez que abate: Los empleadores pueden reunir los requisitos si presentaron la declaración y pagaron a tiempo durante los tres años tributarios anteriores a 2013. Esta exención administrativa elimina las sanciones específicas una vez.
  
  
• Alivio por causa razonable: Las multas pueden reducirse si el empleador demuestra un motivo legítimo para presentar o pagar con retraso, como una enfermedad grave, un desastre natural o la incapacidad de obtener registros.

Oferta de compromiso (OIC)

Una oferta de compromiso permite a los contribuyentes liquidar sus deudas por menos del total adeudado. El IRS considera varios factores al revisar una oferta:

• La capacidad del empleador para pagar en función de los ingresos y los activos se revisa cuidadosamente.
  
  
• Se tienen en cuenta los gastos de manutención y negocios necesarios.
  
  
• El IRS evalúa si pagar el saldo en su totalidad crearía dificultades financieras.

Si se acepta, los contribuyentes pueden elegir entre dos métodos de pago. Una oferta de suma global requiere un pago inicial del 20 por ciento y el saldo debe pagarse en hasta cinco cuotas. Un plan de pagos periódicos permite continuar con los pagos más pequeños mientras el IRS revisa la oferta.

Actualmente no está en estado de colección (CNC)

En casos de dificultades financieras graves, el IRS puede colocar una cuenta en el estado actualmente no cobrable. Esta designación detiene temporalmente los esfuerzos de recaudación cuando los contribuyentes demuestran que no pueden pagar sin renunciar a sus gastos básicos de manutención u operación.

• Los intereses y las multas se siguen acumulando mientras una cuenta permanece en estado CNC.
  
  
• El IRS puede presentar un gravamen tributario para proteger sus intereses durante este período.
  
  
• La situación financiera del contribuyente se revisa periódicamente para determinar si la capacidad de pago ha cambiado.

Estas opciones de resolución demuestran que, si bien las multas y los intereses son graves, el IRS ofrece vías estructuradas para que los empleadores aborden las obligaciones tributarias FUTA atrasadas y otras obligaciones tributarias sobre el empleo. Elegir el programa adecuado puede reducir el estrés, prevenir las acciones de cobro forzosas y hacer que la empresa cumpla con las normas.

Prevención de futuros problemas de cumplimiento

Mejores prácticas de mantenimiento de registros tributarios de FUTA

Los empleadores pueden evitar problemas futuros manteniendo registros detallados relacionados con el impuesto FUTA. Los archivos seguros deben contener informes de nómina organizados, declaraciones de salarios de los empleados y evidencia de las contribuciones estatales por desempleo. Estos registros facilitan la verificación de los montos declarados en la declaración federal anual de desempleo del empleador.

Cumplimiento del impuesto federal de desempleo con herramientas de nómina

Invertir en software de nómina o trabajar con un proveedor externo ayuda a las empresas a cumplir con sus obligaciones en virtud de las normas tributarias federales de desempleo. Los sistemas automatizados calculan los pasivos, generan recordatorios y reducen el riesgo de pagos atrasados. Esto es especialmente útil para las empresas que operan en varios estados o que se enfrentan a necesidades complejas de presentación de informes.

Supervisión de la exposición a la reducción del crédito

Los empleadores deben considerar si su estado está clasificado como un estado de reducción de crédito. Las empresas de estas áreas pueden enfrentarse a costos más altos debido a la reducción de su crédito, lo que aumenta el total adeudado por el impuesto federal FUTA por desempleo. Revisar las actualizaciones del IRS cada año ayuda a los empleadores a planificar.

Mantenerse a la vanguardia de la fecha límite anual de la FUTA federal para el desempleo

La declaración anual de desempleo federal FUTA debe presentarse antes de la fecha de vencimiento establecida cada enero. Los empleadores deben marcar los plazos en los calendarios, establecer recordatorios electrónicos y delegar la responsabilidad para garantizar que la presentación se presente a tiempo. No cumplir con la fecha de vencimiento aumenta la posibilidad de multas e intereses.

Cuándo buscar ayuda profesional

Los empleadores a veces llegan a un punto en el que la asistencia profesional se convierte en la mejor solución. Buscar ayuda es especialmente importante si las multas y los intereses están aumentando o si ya se han emitido avisos del IRS. Un profesional calificado puede explicarle sus derechos, evaluar sus opciones y representarlo directamente ante el IRS.

Se recomienda la orientación profesional en las siguientes situaciones:

• El saldo total, incluidas las multas y los intereses, supera los $10,000 y el IRS está considerando hacer cumplir los cobros.
  
  
• El IRS ha planteado la posibilidad de aplicar una multa por recuperación de fondos fiduciarios, lo que podría hacer que usted sea personalmente responsable por los impuestos impagos.
  
  
• Está preparando una oferta de compromiso u otro acuerdo complejo que requiere documentación financiera detallada.
  
  
• Está gestionando varios años de declaraciones de impuestos sobre el empleo sin presentar y necesita un plan para restablecer el cumplimiento.

Los profesionales de impuestos también pueden aclarar cómo sus responsabilidades de FUTA interactúan con otras obligaciones, como los impuestos federales sobre la renta, la seguridad social y los impuestos de Medicare. Los empleadores que administran empleados domésticos deben prestar especial atención a este aspecto, ya que pueden pasar por alto sus obligaciones. Un asesor fiscal también puede identificar requisitos de presentación de informes adicionales para la estructura empresarial o la fuerza laboral de su empresa. Trabajar con un preparador de impuestos, un contador público o un abogado con experiencia garantiza que todas las declaraciones sean precisas, completas y se presenten a tiempo, a la vez que ayuda a reducir las multas, prevenir errores y brindar tranquilidad al tratar con el IRS.

Próximos pasos para el formulario 940 de 2013 sin presentar

Si aún tiene un formulario 940 de 2013 sin presentar, es esencial que actúe con rapidez. Presentarlo fuera de plazo no eliminará su responsabilidad, pero evitará que la multa por no presentar la solicitud aumente y demostrará al IRS que usted está cooperando. Comience por recopilar los registros de nómina, los salarios de los empleados, los estados de cuenta bancarios y las declaraciones anteriores. Utilice el formulario tributario de 2013 correcto y calcule su obligación tributaria según la FUTA, incluidos los ajustes y los depósitos. Luego, presente la declaración federal de impuestos por desempleo con el nombre de su empresa, la dirección y el número de identificación del empleador. Guarde copias de todos los registros para confirmar el cumplimiento.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Es demasiado tarde para presentar mi formulario 940 de 2013?

No, presentar un formulario 940 de 2013 sin presentar no es demasiado tarde. El IRS exige que los empleadores presenten todos los formularios faltantes, incluso los del año anterior. Presentar la declaración federal de impuestos por desempleo atrasada ahora es esencial porque evita que aumenten las multas adicionales por no presentar la declaración. Si bien es posible que se sigan cobrando intereses y algunos cargos, completar la declaración demuestra buena fe y lo ayuda a cumplir con las normas del IRS.

¿Puedo presentar electrónicamente mi formulario 940 de 2013?

Las declaraciones más antiguas, como el formulario 940 de 2013, no se pueden presentar mediante presentación electrónica. En su lugar, debe imprimir el formulario anual de impuestos federales de desempleo correcto para ese año y enviarlo por correo al IRS. Si ya ha realizado depósitos, debe incluir un comprobante de pago, si lo hubiera, junto con su declaración cuando la envíe por correo. La presentación en papel garantiza que el IRS registre su presentación y comience a procesar su cumplimiento.

¿Qué sanciones se aplican por presentar la solicitud fuera de plazo?

El IRS cobra multas cuando la declaración federal de impuestos por desempleo se retrasa. No presentar una multa por lo general equivale al cinco por ciento del saldo pendiente de pago por mes, hasta un 25 por ciento. Si presentó la solicitud pero no pagó, el IRS puede cobrarle una multa del 0.5 por ciento mensual por falta de pago, que también tiene un límite del 25 por ciento. Los intereses se agregan diariamente hasta que el saldo, incluidos los pagos, se pague en su totalidad.

¿Se pueden eliminar las penalizaciones si es mi primera infracción?

Sí, el IRS ofrece una reducción de multas para los empleadores que reúnan los requisitos. El programa First Time Abate puede aplicarse si presentó todas las declaraciones requeridas durante los tres años anteriores a 2013 y no se le impusieron multas previas. Si reúne los requisitos, las multas del IRS están vinculadas al formulario 940 de 2013. Incluso si no cumple con la norma de reducción por primera vez, puede solicitar una medida cautelar si demuestra que la demora tiene un motivo razonable.

¿Qué sucede si mi empresa cierra pero sigo adeudando impuestos a la FUTA?

El cierre de una empresa no elimina las obligaciones tributarias impagas. El IRS aún puede cobrar si su empresa no presentó la declaración federal anual de desempleo del empleador correspondiente a 2013 ni realizó los pagos exigidos por la FUTA. También puedes enfrentarte a una responsabilidad personal si se determina que tienes la culpa. Oficial. Incluso después del cierre, es esencial presentar la declaración y organizar los pagos de impuestos con el IRS para reducir las multas y evitar embargos o gravámenes.