Para qué sirve el formulario IA 12.3
El formulario IA 12.3, Registro de empleo, es un documento de notificación oficial que los empleadores del estado de Nueva York deben proporcionar a los trabajadores cuando dejan el empleo. Este formulario sirve como prueba de que el trabajo de un trabajador estaba cubierto por el programa de seguro de desempleo (UI) del estado de Nueva York y proporciona la información esencial que el trabajador necesita para solicitar los beneficios de desempleo. El formulario es emitido por el Departamento de Trabajo del Estado de Nueva York y funciona como un enlace fundamental entre los empleadores, los empleados que se van y el sistema de seguro de desempleo del estado.
El registro de empleo documenta la relación laboral y ayuda a garantizar que los trabajadores que pierden su empleo por causas ajenas a su voluntad puedan acceder rápidamente a un apoyo económico temporal mientras buscan un nuevo trabajo. Si bien recibir el formulario IA 12.3 confirma que el trabajo estaba asegurado en virtud del programa de seguro de empleo del estado, no garantiza automáticamente que el trabajador reúna los requisitos para recibir los beneficios; el Centro de Reclamaciones del UI toma esa determinación cuando se presenta una reclamación. Básicamente, el formulario sirve como registro de empleo y como hoja de ruta para acceder a las prestaciones por desempleo.
Cuándo utilizaría el formulario IA 12.3
Escenarios de separación de empleados
Los empleadores deben completar y entregar el formulario IA 12.3 a cada trabajador que deje la nómina, independientemente del motivo de la separación o de si la separación es temporal o permanente. Esto incluye a los trabajadores que:
- Despedida permanente
- Despedida indefinidamente
- Despedido temporalmente
- Descargado o cancelado
- Renunciar o renunciar voluntariamente
- Reducir sus horas de trabajo a 30 o menos por semana
Calendario y correcciones
El formulario debe entregarse al empleado en el momento de la separación, cuando deje de estar en nómina. El formulario IA 12.3 en sí no existe un proceso formal de presentación «tardía» o «modificado», ya que se trata de un aviso que se entrega directamente al empleado y no se presenta ante el estado. Sin embargo, si un empleador no presenta el formulario en el momento de la separación del servicio, debe hacerlo tan pronto como se descubra el descuido para evitar posibles sanciones y garantizar que el empleado que se marcha pueda solicitar las prestaciones sin demoras innecesarias.
Si un empleador proporcionó inicialmente un formulario con información incorrecta (como un número de registro del empleador incorrecto o una dirección de nómina incorrecta), debe enviar un formulario corregido al empleado de inmediato. Los empleadores que se den cuenta de que nunca proporcionaron el aviso requerido deben ponerse en contacto con el empleado de inmediato y proporcionarle el formulario IA 12.3 completado. El propio formulario anota la «Fecha dada al empleado», lo que crea un registro de cuándo el empleador cumplió con esta obligación legal.
Reglas o detalles clave para 2021
Requisitos de información obligatorios
El formulario debe incluir cuatro datos esenciales:
- Nombre del empleador
- Número de registro de empleador del estado de Nueva York
- Dirección postal donde se guardan los registros de nómina
- Declaración en la que se le indica al empleado que conserve el certificado y lo use al solicitar los beneficios del UI
Aplicación universal
El requisito se aplica independientemente del motivo de la separación. Ya sea que un empleado renuncie, sea despedido por mala conducta, sea despedido o se le reduzcan las horas de trabajo, el empleador debe presentar el formulario IA 12.3.
Requisito de tiempo
Los empleadores deben proporcionar el formulario cuando el empleado deje el empleo. Las demoras pueden dificultar las solicitudes de beneficios y dar lugar a sanciones.
Adquisición y aprobación de formularios
- Solicitud del Departamento de Trabajo a través de una línea directa o sitio web
- Los formularios personalizados deben ser aprobados por la Sección de Responsabilidad y Determinación
- Los formularios no aprobados no cumplen con los requisitos legales
Número de identificación patronal federal (FEIN)
La versión 2021 incluye un campo FEIN para ayudar a identificar a los empleadores con precisión.
No presentar ninguna solicitud ante el estado
El formulario IA 12.3 no se presenta a ninguna agencia. Se entrega directamente al empleado.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Obtenga el formulario
Asegúrese de tener un suministro antes de cualquier separación. Solicítelo al Departamento de Trabajo de Nueva York o envíe un formulario personalizado para su aprobación.
Paso 2: Complete la información del empleador
- Nombre del empleador
- Número de registro de empleador del estado de Nueva York
- FÉIN
- Dirección de registros de nómina
- Campos de seguimiento internos opcionales
Paso 3: Haga que el empleado complete su información
El empleado debe proporcionar:
- Nombre completo
- Número de seguro social
Deberán verificar toda la información antes de partir.
Paso 4: Registrar la fecha y proporcionarla al empleado
- Introduzca la fecha indicada
- Entregue en mano o envíelo por correo de inmediato
- Guarde una copia para los registros
Paso 5: Instruir al empleado
Recuérdeles que guarden el formulario y lo usen cuando soliciten los beneficios de desempleo en línea o a través del Centro de Reclamaciones Telefónicas.
Errores comunes y cómo evitarlos
Error #1: No proporcionar el formulario para separaciones voluntarias
Evite esto: proporcione siempre el formulario independientemente de quién inició la separación.
Error #2: Usar un formulario desactualizado o no aprobado
Evite esto: utilice la versión más reciente o asegúrese de que se aprueben los formularios personalizados.
Error #3: Proporcionar información incompleta o incorrecta
Evite esto: utilice una lista de verificación para confirmar que todos los campos obligatorios son correctos.
Error #4: Retrasar la entrega
Evite esto: incluya el formulario en su lista de verificación de separación estándar.
Error #5: Ignorar los requisitos de reducción de horas
Evite esto: entregue el formulario cuando las horas disminuyan a 30 o menos por semana.
Error #6: No llevar registros
Evite esto: mantenga copias o registros que documenten cuándo se emitieron los formularios.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Uso del formulario por parte de los empleados
El empleado conserva el formulario y lo usa para solicitar los beneficios de desempleo. Los empleadores no lo presentan al estado.
Presentar una reclamación
Archivo de empleados:
- En línea en labor.ny.gov
- Centro de reclamaciones por teléfono
Deben hacer referencia a la información del formulario.
Notificación al empleador
Recibirás:
- Notificación de reclamación de seguro de desempleo presentada (formulario IA 6.3)
Debe responder en un plazo de aproximadamente 10 días con los detalles de la separación.
Impacto en la cuenta del empleador
- La información incorrecta puede retrasar los beneficios
- Los errores pueden generar cargos de interfaz de usuario incorrectos
- Los cargos afectan a las tasas de contribución futuras
Proceso de apelaciones
Los empleadores pueden apelar las decisiones y presentar pruebas ante un juez de derecho administrativo.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si olvidé entregarle a un empleado el formulario IA 12.3?
Bríndelo inmediatamente una vez descubierto. Póngase en contacto con el empleado y envíe el formulario. Si bien llegar tarde no es lo ideal, ayuda a evitar más problemas y facilita su proceso de reclamación.
¿Puedo crear mi propia versión del formulario IA 12.3?
Sí, pero solo con la aprobación previa del Departamento de Trabajo. Debe incluir todos los elementos requeridos. Los formularios no aprobados no cumplen con los estándares legales.
¿Tengo que proporcionar el formulario IA 12.3 a los contratistas independientes?
No. Solo se aplica a los empleados cubiertos por el seguro de desempleo de Nueva York. Sin embargo, la clasificación errónea puede dar lugar a sanciones.
¿Aún tengo que proporcionar el formulario si un empleado trabajó solo un día?
Sí. No hay ningún requisito de duración mínima de empleo.
¿Por qué proporcionar el formulario si las horas caen por debajo de 30 por semana?
Los empleados pueden calificar para recibir beneficios de desempleo parcial. El formulario ayuda a verificar la elegibilidad.
¿Proporcionar el formulario garantiza las prestaciones por desempleo?
No. El Departamento de Trabajo determina la elegibilidad después de revisar la reclamación y la respuesta del empleador.
¿Dónde puedo obtener más copias del formulario IA 12.3?
Puede solicitar copias gratuitas a través de la línea directa para empleadores o descargarlas del sitio web del Departamento de Trabajo.
