Para qué sirve el formulario IA 12.3
El formulario IA 12.3, Registro de empleo, es un documento oficial del estado de Nueva York que los empleadores deben proporcionar a los empleados cuando dejan su trabajo. Este formulario sirve como prueba escrita de que el empleado trabajó para su empresa y de que el empleo estaba cubierto por el programa de seguro de desempleo (UI) del estado de Nueva York. El formulario no determina si el empleado reúne los requisitos para recibir las prestaciones por desempleo; esa determinación la toma el Centro de Reclamaciones del UI del Departamento de Trabajo del Estado de Nueva York cuando el empleado presenta una reclamación. En cambio, el formulario IA 12.3 proporciona información esencial sobre el empleador que el empleado separado del servicio necesita para solicitar las prestaciones del seguro de desempleo, como el nombre del empleador, el número de registro del empleador del estado de Nueva York y el lugar donde se guardan los registros de nómina.
El formulario es obligatorio en virtud de la Ley Laboral del Estado de Nueva York y se aplica a todos los empleadores sujetos a los requisitos del seguro de desempleo, incluidos los empleadores comerciales, las organizaciones sin fines de lucro, las entidades gubernamentales y los empleadores domésticos que paguen al menos 500 dólares en salario en efectivo durante cualquier trimestre calendario. Los empleadores pueden obtener el formulario IA 12.3 en blanco del Departamento de Trabajo del Estado de Nueva York llamando a la línea directa para empleadores al 1-888-899-8810 o visitando el sitio web del departamento en www.labor.ny.gov, o escribiendo a la Sección de Responsabilidad y Determinación del departamento. Los empleadores también pueden solicitar la aprobación para usar un formulario equivalente que contenga toda la información requerida.
Cuándo utilizaría el formulario IA 12.3
Casos de uso estándar
Los empleadores deben completar y entregar el formulario IA 12.3 a los empleados en el momento de la separación del empleo, independientemente del motivo o la duración de la separación. Este requisito se aplica siempre que un empleado deje de estar en nómina, ya sea que la separación sea permanente, temporal o indefinida. El formulario debe entregarse a los empleados que sean despedidos (temporal o permanentemente), despedidos por causa justificada, que renuncien voluntariamente o que sus horas de trabajo se reduzcan a 30 horas o menos por semana.
Situaciones tardías o corregidas
No existe una versión «tardía» o «modificada» del formulario IA 12.3 en el sentido tradicional, ya que no se trata de un formulario presentado ante el estado, sino que se entrega directamente al empleado. Sin embargo, si un empleador no proporciona el formulario en el momento de la separación del servicio, debe proporcionarlo tan pronto como se descubra el descuido. Si un empleador proporciona un formulario con información incorrecta (como un número de registro del empleador incorrecto o una dirección incorrecta para los registros de nómina), el empleador debe entregar de inmediato un formulario corregido al empleado. El hecho de no proporcionar este formulario cuando es obligatorio puede conllevar sanciones y retrasar la posibilidad del empleado de solicitar las prestaciones por desempleo, lo que podría dar lugar a que el Departamento de Trabajo formulara consultas o tomara medidas coercitivas.
Debido a que el formulario sirve como documentación del empleado cuando solicita los beneficios, es fundamental proporcionarlo de manera rápida y precisa. El empleado debe conservar el certificado y tenerlo disponible cuando presente una solicitud de beneficios del seguro de desempleo, ya sea en línea en www.labor.ny.gov o llamando al Centro de Reclamaciones Telefónicas al 1-888-209-8124.
Reglas o detalles clave para 2017
Requisitos obligatorios
La ley del estado de Nueva York establece requisitos claros para el formulario IA 12.3. En primer lugar, el formulario debe proporcionarse para cada tipo de separación laboral; no hay excepciones en función del motivo de la baja o de si se espera que la separación sea a corto plazo. En segundo lugar, los empleadores no pueden deducir del salario de un empleado ningún costo relacionado con las contribuciones al seguro de desempleo, y la presentación de este formulario es parte de la responsabilidad obligatoria del empleador sin que se repercuta ningún costo en el empleado.
Información requerida
El formulario debe contener cuatro datos específicos:
- El nombre del empleador
- El número de registro del empleador del estado de Nueva York
- La dirección postal donde se guardan los registros de nómina
- Una declaración en la que se le indique al empleado que presente el aviso al presentar una reclamación
Si falta alguno de estos elementos o es incorrecto, el formulario no cumple con los requisitos legales.
Reglas de mantenimiento de registros
Los empleadores deben mantener registros de empleo durante al menos cuatro años, incluida la documentación de que el formulario IA 12.3 se proporcionó a los empleados separados del servicio. Si bien el formulario en sí se entrega al empleado y no se presenta ante el estado, los empleadores deben conservar copias o registros que demuestren el cumplimiento de este requisito en caso de que el Departamento de Trabajo realice una auditoría o consulta.
Formularios sustitutos
Los empleadores que deseen usar un formulario sustituto en lugar del formulario IA 12.3 oficial deben obtener la aprobación por escrito de la Sección de Responsabilidad y Determinación del Departamento de Trabajo antes de usar ese sustituto. El formulario sustituto debe contener toda la información requerida en un formato claro y accesible. El uso de un formulario sustituto no aprobado no cumple con los requisitos legales y puede conllevar sanciones.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Obtenga formularios en blanco
Antes de necesitarlos, solicite un suministro del formulario IA 12.3 al Departamento de Trabajo del Estado de Nueva York. Puede solicitar los formularios llamando sin cargo a la línea directa para empleadores al 1-888-899-8810, descargando e imprimiendo el formulario desde www.labor.ny.gov, o escribiendo a la Sección de Registro del departamento en la División de Seguro de Desempleo del campus de la Oficina Estatal de Harriman, Albany, NY 12226. Tenga a mano los formularios en blanco para poder proporcionarlos inmediatamente cuando un empleado se separe.
Paso 2: Complete la sección de información del empleador
Cuando un empleado se separe del empleo, complete la parte superior del formulario con información precisa del empleador. Introduzca el nombre de su empresa tal y como está registrado en el estado, su número de registro de empleador en el estado de Nueva York y la dirección postal completa donde se guardan sus registros de nómina. Si utilizas campos opcionales, como el número de nómina o de reloj o los códigos de ubicación, para ayudar a identificar al empleado en tus registros, completa también esos campos. Coloque en el formulario la fecha en que se lo está proporcionando al empleado.
Paso 3: Entregue el formulario al empleado separado
Entregue el formulario completo al empleado en su último día de trabajo o tan pronto como sea posible después de la separación. No lo envíe por correo al Departamento de Trabajo; el formulario es para que lo use el empleado. El empleado debe completar la sección inferior con su nombre y número de seguro social. Explique al empleado que debe conservar este certificado y llevarlo consigo si presenta una solicitud de beneficios del seguro de desempleo.
Paso 4: Conservar la documentación
Guarde una copia del formulario completado o mantenga un registro que demuestre que usted entregó el formulario IA 12.3 al empleado separado. Guarde esta documentación junto con sus registros de empleo durante al menos cuatro años en caso de auditoría o consulta.
Paso 5: Responder a las consultas del Departamento de Trabajo
Si un exempleado solicita beneficios de desempleo, es posible que reciba una notificación de posibles cargos (formulario LO 400) del Departamento de Trabajo pidiéndole que verifique los salarios y brinde información sobre la separación. Responda con prontitud y precisión a estas solicitudes, ya que los errores o las demoras pueden generar cargos incorrectos en su cuenta de seguro de desempleo y afectar sus futuras tasas de contribución al UI.
Errores comunes y cómo evitarlos
Error 1: No proporcionar el formulario para todos los tipos de separaciones
Algunos empleadores creen erróneamente que el formulario IA 12.3 solo es necesario para despidos o despidos permanentes. De hecho, el formulario debe presentarse cada vez que un empleado deja de trabajar en nómina, lo que incluye la renuncia voluntaria, el despido por causa justificada, los despidos temporales y las situaciones en las que las horas de trabajo se reducen a 30 horas o menos por semana. Para evitar este error, establezca un procedimiento de despido estándar que incluya completar y presentar el formulario IA 12.3 por cada despido de un empleado, independientemente de las circunstancias.
Error 2: Usar formularios desactualizados o no aprobados
El Departamento de Trabajo del Estado de Nueva York actualiza periódicamente el formulario IA 12.3, y es posible que los empleadores que usen versiones anteriores o creen sus propios formularios sustitutos sin aprobación no cumplan con los requisitos. Utilice siempre la versión actual del formulario oficial disponible en el sitio web del Departamento de Trabajo u obtenga una aprobación por escrito antes de utilizar un formulario sustituto. Compruebe la fecha de revisión del formulario (que aparece en la parte inferior del formulario, por ejemplo, «IA 12.3 (11/23)») para asegurarse de que está utilizando la versión más reciente.
Error 3: proporcionar información incompleta o inexacta
Los errores más comunes incluyen dejar en blanco el número de registro del empleador, proporcionar una dirección comercial desactualizada o usar el número de identificación federal del empleador (FEIN) en lugar del número de registro del empleador del estado de Nueva York. Si bien el formulario solicita ambos números, asegúrese de que el número de registro del empleador del estado de Nueva York sea correcto, ya que es el identificador clave a efectos del seguro de desempleo. Verifique toda la información antes de entregar el formulario al empleado. Mantenga los documentos de registro de su empleador fácilmente accesibles para que pueda hacer referencia a los números correctos al completar el formulario.
Error 4: enviar el formulario por correo al Departamento de Trabajo en lugar de dárselo al empleado
El formulario IA 12.3 no se presenta ante ninguna agencia gubernamental; se entrega directamente al empleado separado para que lo use al solicitar los beneficios de desempleo. El empleado presenta la información de este formulario al Centro de Reclamaciones del UI al solicitar los beneficios. Los empleadores que envían el formulario por correo al Departamento de Trabajo en lugar de entregarlo al empleado no cumplen con el requisito legal. Asegúrese de que el personal y los gerentes de recursos humanos entiendan que el formulario va al empleado, no al estado.
Error 5: Retrasar el envío del formulario
Algunos empleadores esperan hasta recibir una consulta del Departamento de Trabajo antes de proporcionar la documentación de separación. Para entonces, es posible que el empleado ya haya intentado solicitar los beneficios sin la información necesaria, lo que provoca demoras y frustración. Entregue el formulario IA 12.3 al empleado en su último día de trabajo o dentro del día hábil posterior a la separación del servicio. Si descubre que no presentó el formulario, solucione el error inmediatamente poniéndose en contacto con el antiguo empleado y proporcionándole el formulario completo.
Error 6: No mantener un registro del cumplimiento
Los empleadores a veces proporcionan el formulario a los empleados, pero no conservan ninguna documentación que demuestre que lo hicieron. Si el Departamento de Trabajo pregunta si se proporcionó el formulario o si surge una disputa, el empleador no tiene ninguna prueba de cumplimiento. Haga copias de los formularios cumplimentados o lleve un registro de separación que documente la fecha en que se entregó el formulario IA 12.3 a cada empleado separado del servicio. Conserve estos registros durante al menos cuatro años junto con otros registros de impuestos sobre el empleo.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Dado que el formulario IA 12.3 no se presenta ante el Departamento de Trabajo, sino que se entrega al empleado, el resultado inmediato es que el empleado recibe la documentación que necesita para solicitar los beneficios del seguro de desempleo. El empleado separado debe conservar el formulario y tenerlo disponible cuando presente una solicitud de prestaciones del UI, ya sea en línea en www.labor.ny.gov o llamando sin cargo al Centro de Reclamaciones Telefónicas al 1-888-209-8124. Al presentar la solicitud, el empleado deberá proporcionar al empleador la información que figura en el formulario, incluido el nombre del empleador, el número de registro del empleador del estado de Nueva York y el número de identificación federal del empleador.
Después de que el empleado solicite los beneficios, el Departamento de Trabajo determinará si la persona tiene derecho al seguro de desempleo en función de su historial laboral, los salarios devengados y las circunstancias de la separación. Si el Departamento de Trabajo determina que el exempleado tiene derecho a recibir beneficios, le enviará un aviso de posibles cargos (formulario LO 400).
Debe responder a la LO 400 dentro del plazo especificado en la notificación, generalmente dentro de los 10 días. Si observa discrepancias salariales o tiene información sobre los motivos por los que el empleado no debería recibir beneficios, proporcione esa información de inmediato.
Si el empleado recibe beneficios de desempleo, el Departamento de Trabajo le enviará periódicamente avisos de cargos por calificación de experiencia (formulario IA 96). Tiene derecho a apelar si no está de acuerdo con alguna determinación.
Preguntas frecuentes
¿Debo presentar el formulario IA 12.3 si un empleado renuncia voluntariamente?
Sí. El requisito de presentar el formulario IA 12.3 se aplica a todas las separaciones laborales, independientemente de si el empleado fue despedido, despedido o renunció voluntariamente.
¿Cuál es la diferencia entre el número de registro del empleador del estado de Nueva York y el número de identificación del empleador federal?
El FEIN es emitido por el IRS para fines tributarios federales. El número de registro del empleador del estado de Nueva York se usa específicamente para fines del seguro de desempleo en Nueva York.
¿Puedo crear mi propia versión del formulario IA 12.3?
Puede crear un formulario sustituto solo con la aprobación por escrito del Departamento de Trabajo del Estado de Nueva York.
¿Qué debo hacer si olvidé entregarle a un empleado el formulario IA 12.3?
Proporcione el formulario lo antes posible y documente sus esfuerzos para corregir el descuido.
¿Presentar el formulario IA 12.3 significa que acepto que el empleado es elegible para recibir beneficios de desempleo?
No. Es simplemente un requisito legal y no determina la elegibilidad.
¿Durante cuánto tiempo debo conservar los registros?
Debe conservar los registros durante al menos cuatro años.
¿Tengo que proporcionar el formulario si se reducen las horas?
Sí, si las horas se reducen a 30 o menos por semana.
