Para qué sirve el formulario DE 9 Rev. 1 (2017)
El formulario DE 9 Rev. 1 (2017) es la declaración oficial de contribuciones a la nómina de California que utilizan los empleadores para conciliar los impuestos sobre la nómina trimestrales con el Departamento de Desarrollo del Empleo. El formulario resume los salarios totales pagados y compara la retención del seguro de desempleo, el impuesto de capacitación laboral, el seguro estatal por discapacidad y la retención del impuesto sobre la renta personal de California con los depósitos realizados durante el trimestre. Funciona como la contraparte resumida del formulario DE 9C y sirve como el principal formulario trimestral sobre los salarios de los empleadores a los efectos de la presentación de informes estatales sobre la nómina.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9 Rev. 1 (2017)
Este formulario es obligatorio siempre que un empleador deba informar, conciliar o corregir la actividad trimestral de nómina de California.
- Informes de nómina trimestrales: Los empleadores deben presentar el formulario al final de cada trimestre calendario para declarar los salarios totales y conciliar los depósitos de impuestos sobre la nómina realizados durante ese período.
- Trimestres sin nómina: Los empleadores con una cuenta de impuestos sobre la nómina activa del Departamento de Desarrollo del Empleo deben presentar la declaración incluso si no se pagó ningún salario durante el trimestre.
- Presentaciones tardías: Los empleadores deben presentar el formulario inmediatamente después de que se haya vencido el plazo para reducir las multas y los intereses cobrados por el estado.
- Declaraciones de nómina modificadas: Los empleadores usan el formulario para corregir la información salarial o tributaria reportada anteriormente a través del sistema de servicios electrónicos para empresas del Departamento de Desarrollo del Empleo.
Reglas o detalles clave para 2017
Varias reglas de cumplimiento rigen la presentación y conciliación del formulario DE 9 Rev. 1 (2017) para los impuestos sobre la nómina de California.
- Requisito de presentación electrónica: California exige que todos los empleadores presenten electrónicamente las declaraciones de impuestos sobre la nómina y los informes salariales a través de e-Services for Business.
- Impuestos declarados en el formulario: El formulario concilia el seguro de desempleo, el impuesto a la capacitación laboral, el seguro estatal por discapacidad y la retención del impuesto sobre la renta personal de California.
- Límites salariales anuales: El seguro de desempleo y el impuesto de capacitación laboral se aplican solo a los primeros $7,000 del salario pagado a cada empleado durante el año calendario.
- Conciliación de depósitos: Los totales trimestrales declarados en el formulario deben coincidir con los depósitos de impuestos sobre la nómina realizados mediante el formulario DE-88.
- Exposición a penalizaciones: Las presentaciones tardías o incorrectas pueden resultar en multas basadas en porcentajes y cargos por intereses diarios hasta que el saldo esté totalmente pagado.
Paso a paso (nivel alto)
La presentación de la declaración trimestral sigue un proceso electrónico estructurado a través del portal del Departamento de Desarrollo del Empleo.
- Reúna los registros de nómina: Los empleadores deben recopilar los totales salariales de los empleados, los montos de retención y todos los depósitos de impuestos sobre la nómina realizados durante el trimestre.
- Inicie sesión en e-Services for Business: Los empleadores deben acceder a su cuenta de impuestos sobre la nómina y seleccionar el período de presentación correcto en la opción Presentar declaraciones de impuestos e informes salariales.
- Complete el resumen del DE 9: Los empleadores deben ingresar el total de los salarios sujetos, los salarios sujetos a impuestos y el total de las contribuciones y retenciones pagadas durante el trimestre.
- Complete el informe salarial del DE 9C: Los empleadores deben informar los detalles del salario y la retención a nivel de los empleados, ya sea ingresándolos manualmente o cargando un archivo aprobado.
- Revise y envíe electrónicamente: Los empleadores deben verificar todos los montos, certificar la exactitud y presentar la declaración antes de realizar cualquier pago requerido.
Errores comunes y cómo evitarlos
La mayoría de los problemas de presentación se producen debido a errores evitables en la presentación de informes y la conciliación.
- Presentación en papel: Los empleadores siempre deben presentar la solicitud electrónicamente a través de e-Services for Business para evitar sanciones automáticas por incumplimiento.
- No presentar la solicitud durante los trimestres sin salario: Los empleadores deben presentar declaraciones trimestrales hasta que la cuenta de impuestos sobre la nómina se cierre formalmente con el Departamento de Desarrollo del Empleo.
- Salarios totales no coincidentes: Los empleadores deben confirmar que los totales del DE 9 coinciden exactamente con los totales combinados de los empleados declarados en el formulario DE 9C.
- Números de seguro social incorrectos: Los empleadores deben verificar cuidadosamente los registros de los empleados antes de enviarlos para evitar demoras en el procesamiento y futuras correcciones.
- Retraso de las enmiendas: Los empleadores deben presentar las correcciones tan pronto como se descubran los errores para limitar las multas y proteger la elegibilidad para el reembolso.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Tras la presentación, el Departamento de Desarrollo del Empleo procesa la declaración y publica los salarios declarados en los registros de los empleados a efectos de las prestaciones por desempleo y discapacidad. Por lo general, los sobrepagos se reembolsan o acreditan a pasivos futuros, mientras que los pagos insuficientes dan lugar a un estado de cuenta en el que figuran los impuestos, las multas y los intereses adeudados. Los saldos pendientes de pago pueden dar lugar a acciones de cobro, incluidos embargos o gravámenes, si el empleador no responde o no organiza el pago con prontitud.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que presentar este formulario si soy propietario único y no tengo empleados?
Si no tiene empleados y solo paga usted mismo, por lo general no presenta esta declaración de contribución a la nómina de California a menos que haya abierto previamente una cuenta de impuestos sobre la nómina del empleador que permanezca activa.
¿Cuál es la diferencia entre el formulario DE 9 y el formulario DE 9C?
El formulario DE 9 informa los totales trimestrales de los impuestos sobre la nómina, mientras que el formulario DE 9C proporciona detalles salariales a nivel de empleado que respaldan la presentación del mismo formulario salarial trimestral del empleador.
¿Puedo corregir errores en una declaración presentada anteriormente?
Sí, los empleadores pueden presentar correcciones electrónicamente a través de e-Services for Business presentando una declaración ajustada para el trimestre correspondiente.
Qué sanciones se aplican si presento la solicitud fuera de plazo o de forma incorrecta
Las presentaciones tardías o inexactas pueden resultar en multas basadas en porcentajes, intereses diarios y posibles evaluaciones estimadas emitidas por el Departamento de Desarrollo del Empleo.
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de nómina relacionados con esta presentación?
Los empleadores deben conservar los registros de nómina, los informes salariales y la documentación de depósito de impuestos durante un mínimo de cuatro años para respaldar el cumplimiento y las posibles auditorías.
