Para qué sirve el formulario DE-9 (2022) de California
El formulario DE-9 de California es la declaración de contribuciones trimestrales y el informe de salarios que utilizan los empleadores de California para conciliar los impuestos sobre la nómina, verificar los informes salariales e informar la retención del impuesto sobre la renta personal de California en cada período de pago.
El formulario se combina con el formulario DE-9C para resumir los detalles salariales a nivel de empleado, incluido el número de Seguro Social de cada trabajador y los salarios sujetos. Los empleadores presentan esta declaración de impuestos sobre el empleo a través del sistema de servicios electrónicos para empresas del EDD de California, en virtud del mandato de presentar y pagar electrónicamente.
Para obtener un desglose detallado de los requisitos, el proceso y las instrucciones paso a paso, consulta nuestra guía sobre Declaraciones de impuestos de California sin presentar.
Cuándo utilizaría el formulario DE-9 de California (2022)
Los empleadores de California deben presentar el formulario DE-9 cada trimestre, incluso si no se pagan salarios durante el período. El DE-9 sirve como una declaración de contribuciones trimestral, que alinea los depósitos realizados a través del sistema de impuestos sobre la nómina con el pasivo real.
La presentación tardía o enmendada se completa a través de la interfaz basada en la web mediante correcciones salariales o el proceso de ajuste. La presentación precisa respalda la presentación de informes fiscales estatales y garantiza que las cuentas de nómina cumplan con el calendario de impuestos sobre la nómina.
Reglas o detalles clave para 2022
- Requisitos de presentación trimestral: Los empleadores de California deben presentar sus declaraciones de impuestos cada trimestre para mantener actualizadas sus declaraciones de impuestos sobre la nómina y garantizar que los impuestos sobre la nómina se ajusten a las obligaciones declaradas para cada período de pago mediante prácticas de presentación de informes consistentes.
- Normas de presentación electrónica: El mandato de archivar y pagar electrónicamente exige la presentación electrónica, lo que garantiza un procesamiento más rápido y reduce los errores de presentación mediante formularios en línea estandarizados disponibles en los servicios electrónicos para los sistemas empresariales.
- Límites salariales de UI y SDI: Los empleadores aplican los límites salariales de 2022 al calcular las retenciones de impuestos estatales y las contribuciones, lo que ayuda a mantener un registro preciso de las entradas salariales en las presentaciones de los formularios DE-9 y DE-9C.
- Informes a nivel de empleado: El DE-9C exige que cada trabajador introduzca correctamente el número de Seguro Social, y los informes salariales precisos respaldan los cálculos posteriores de los beneficios realizados por los programas de EDD de California.
- Conciliación trimestral: Los valores de las declaraciones de contribuciones trimestrales deben coincidir con los depósitos realizados mediante el sistema de depósito de impuestos sobre la nómina, y este procedimiento ayuda a los empleadores a resolver las diferencias antes de los plazos de la temporada de impuestos.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reúna los documentos de nómina e impuestos
Los empleadores recopilan los informes salariales, los registros de retenciones, las confirmaciones de depósitos y los detalles de los empleados, incluido cada número de Seguro Social, porque los documentos completos respaldan los totales exactos al presentar el formulario CA DE-9 o DE-9C.
Paso 2: Inicie sesión en los servicios electrónicos para empresas
Los usuarios acceden a la solicitud en línea del EDD de California a través de la interfaz basada en la web, y el cómodo acceso al centro de comando permite a los empleadores abrir la cuenta de impuestos sobre el empleo y seleccionar el trimestre correspondiente.
Paso 3: Ingresar la información salarial e impositiva trimestral
Los empleadores ingresan los salarios totales, los salarios imponibles y los montos de impuestos estatales, y el sistema calcula el monto que deben, lo que ayuda a las empresas de California a verificar los montos de sus declaraciones de impuestos trimestrales antes de completar el informe de salarios.
Paso 4: Complete las inscripciones de empleados del formulario DE-9C
Los usuarios ingresan el salario, la retención y el número de Seguro Social de cada empleado, asegurándose de que las entradas sean precisas y concilien los totales del DE-9C con el formulario DE-9, se ajusten a las directrices de la Publicación 15 del IRS y cumplan con las normas de nómina de California.
Paso 5: Revise y envíe la presentación trimestral
Los empleadores verifican si hay errores matemáticos, totales incorrectos o entradas que no coinciden, y el envío a través de servicios electrónicos para empresas finaliza la presentación de la CA DE-9, lo que permite guardar copias en PDF para futuras actualizaciones del centro de nómina.
Obtenga más información sobre la presentación de impuestos federales a través de nuestro Centro de ayuda para formularios del IRS.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Límites salariales incorrectos: Los empleadores a veces aplican límites anticuados, y usted puede evitar errores si confirma las reglas del año en curso en la guía del empleador de California y verifica los totales en los formularios DE-9 y DE-9C antes de presentarlos.
- Totales de empleados no coincidentes: Los formularios DE-9 y DE-9C deben coincidir con precisión. Para evitar discrepancias, revise cuidadosamente los informes salariales y confirme todos los números de Seguro Social ingresados por los departamentos de nómina.
- Presentación trimestral tardía: La presentación de la declaración fuera de las fechas de vencimiento conlleva penalizaciones, y puedes evitar problemas si utilizas el calendario de impuestos sobre la nómina para establecer recordatorios sobre los plazos de presentación de impuestos y si preparas los datos salariales a principios de cada trimestre.
- Informar sobre los salarios en un período incorrecto: Los empleadores a veces utilizan fechas de trabajo en lugar de fechas de pago, y usted puede evitar errores declarando los salarios basándose estrictamente en el período de pago que incluye la fecha de pago real.
- Faltan trimestres con salario cero: Las declaraciones no presentadas generan avisos y cargos, y puedes evitar problemas si presentas una declaración de contribuciones trimestrales sin salario cada vez que tu empresa no tenga actividad de nómina durante el trimestre.
Obtenga más información sobre cómo evitar problemas con los impuestos empresariales en nuestra guía sobre Cómo presentar una solicitud y evitar sanciones.
Qué sucede después de presentar la solicitud
El EDD de California revisa la declaración de contribuciones trimestrales y el informe salarial para verificar los totales y confirmar que los depósitos coinciden con los pasivos. El sistema publica los informes salariales del DE-9C y actualiza su cuenta de impuestos sobre la nómina a través del centro de nóminas.
Los empleadores supervisan las actualizaciones en el centro de comando, se aseguran de que los depósitos futuros sigan el cronograma de depósitos correcto y revisan cualquier aviso. Estas actualizaciones ayudan a los empleadores a mantenerse al día con los requisitos tributarios estatales durante la temporada de impuestos.
Preguntas frecuentes
¿Qué información se requiere en el formulario DE-9 de California para 2022?
El formulario requiere el salario total, los salarios imponibles, la retención de impuestos estatales, los montos de los depósitos y los detalles del empleador que respaldan la presentación precisa de informes en la declaración de contribuciones trimestrales y el informe de salarios.
¿Cómo corrijo los errores en mi DE-9 o DE-9C?
Los empleadores utilizan las correcciones salariales o la herramienta de ajuste de los servicios electrónicos para las empresas para corregir los montos salariales, las retenciones o las entradas del número de seguro social.
¿Es obligatoria la presentación electrónica para enviar los formularios CA DE-9?
Sí, el mandato de presentación electrónica y pago electrónico exige que los empleadores de California presenten la declaración electrónicamente, a menos que reciban una exención aprobada del EDD de California.
¿Los formularios federales, como el formulario 940 o el formulario 1120, reemplazan las presentaciones del DE-9?
No, los formularios federales como el formulario 940, el formulario 1120, el anexo D, el anexo B o el anexo UTP no sustituyen la presentación del DE-9 de California porque los impuestos estatales exigen declaraciones de impuestos sobre el empleo por separado.
¿Cómo se relaciona el sistema de depósitos de impuestos sobre la nómina con el DE-9?
Los depósitos realizados durante el trimestre se declaran en la declaración de contribuciones trimestral, lo que ayuda a los empleadores a conciliar los montos de los depósitos del impuesto sobre la nómina con el pasivo declarado.
