Para qué sirve el formulario DE 9 Rev. 1 (2020)
El formulario DE 9 Rev. 1 (2020) es la declaración trimestral de impuestos sobre el empleo de California que utilizan los empleadores para declarar los salarios totales pagados y conciliar los depósitos de impuestos sobre la nómina con los montos adeudados al Departamento de Desarrollo del Empleo. Este formulario sirve como un informe salarial trimestral del empleador, en el que se resumen el seguro de desempleo, el impuesto a la capacitación laboral, el seguro estatal por discapacidad y el impuesto sobre la renta personal retenidos. Los empleadores lo utilizan para confirmar que los depósitos de nómina coinciden con el salario real y la obligación tributaria del trimestre.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9 Rev. 1 (2020)
Esta declaración es necesaria en varias situaciones rutinarias de nómina y cumplimiento durante el año.
- Informes de nómina trimestrales: Los empleadores deben presentar el formulario DE 9 Rev. 1 (2020) al final de cada trimestre calendario para cumplir con el requisito de presentación de informes de nómina de California.
- Trimestres sin actividad de nómina: Los empleadores aún deben presentar el formulario incluso cuando no se paguen salarios durante el trimestre.
- Presentaciones originales tardías: Los empleadores utilizan este formulario cuando presentan una declaración original después de la fecha de vencimiento trimestral.
- Informes finales para cuentas cerradas: Los empleadores presentan el formulario al completar el informe final de nómina antes de cerrar o desactivar formalmente una cuenta de impuestos sobre la nómina del empleador.
Reglas o detalles clave para 2020
Varias reglas de presentación rigen la cumplimentación y presentación de esta declaración de impuestos sobre el empleo.
- Requisito de presentación electrónica: California exige que los empleadores presenten el formulario DE 9 Rev. 1 (2020) electrónicamente a través de e-Services for Business, a menos que el Departamento de Desarrollo del Empleo haya aprobado una exención de presentación.
- Impuestos declarados en el formulario: La declaración informa sobre el seguro de desempleo, el impuesto sobre la capacitación laboral, el seguro estatal por discapacidad retenidos de los salarios de los empleados y el impuesto sobre la renta personal retenido de los salarios de los empleados.
- Límites salariales anuales: El seguro de desempleo y el impuesto de capacitación laboral se aplican solo a los primeros $7,000 del salario pagado a cada empleado por año calendario. Por el contrario, el seguro estatal de discapacidad y el impuesto sobre la renta personal se aplican a todos los salarios sin límite.
- Fechas de vencimiento trimestrales: El formulario vence después del final de cada trimestre calendario y se aplican multas e intereses cuando la presentación o el pago se realiza después de la fecha de vencimiento.
Paso a paso (nivel alto)
El proceso de presentación sigue una secuencia uniforme una vez que finaliza el trimestre calendario.
- Reúna los registros de nómina: Los empleadores recopilan los salarios totales pagados, los salarios sujetos a impuestos y las retenciones de impuestos sobre la nómina del trimestre utilizando los registros contables y de nómina.
- Acceda a los servicios electrónicos para empresas: Los empleadores inician sesión en el portal de servicios electrónicos para empresas del Departamento de Desarrollo del Empleo utilizando el número de cuenta fiscal sobre la nómina del empleador asignado.
- Complete la declaración trimestral: Los empleadores ingresan los totales salariales resumidos, los impuestos adeudados y los depósitos de impuestos sobre la nómina ya presentados para el trimestre.
- Presente el informe detallado del salario: Los empleadores presentan el informe detallado de salarios complementario que incluye la información sobre los salarios y retenciones a nivel de los empleados para el mismo trimestre.
- Pague el saldo restante: Los empleadores envían el pago electrónicamente si la declaración muestra un saldo adeudado para evitar multas e intereses adicionales.
Errores comunes y cómo evitarlos
Muchos problemas de cumplimiento se deben a errores evitables de presentación y presentación de informes.
- No presentar la solicitud durante los trimestres sin salario: Los empleadores evitan las multas al presentar la declaración incluso cuando no se pagó ningún salario durante el período del informe.
- Envío de declaraciones en papel sin aprobación: Los empleadores evitan las sanciones automáticas al presentar la solicitud electrónicamente, a menos que el Departamento de Desarrollo del Empleo haya otorgado una exención por escrito.
- Informar sobre totales salariales no coincidentes: Los empleadores deben verificar que los totales salariales coincidan exactamente entre la declaración trimestral y el informe detallado de los salarios de los empleados.
- Usar códigos de planes salariales incorrectos: Los empleadores reducen las demoras en el procesamiento al asignar el código de plan salarial correcto a cada empleado en función de su situación tributaria.
- Retrasar las correcciones después de la presentación: Los empleadores limitan las multas y los intereses corrigiendo los errores con prontitud mediante el proceso de ajuste adecuado.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Tras la presentación, el Departamento de Desarrollo del Empleo revisa la declaración para comprobar su precisión y coherencia antes de depositarla en la cuenta de impuestos sobre la nómina del empleador. Si los depósitos superan la obligación tributaria, el departamento emite un reembolso o un crédito según el monto. Si queda pendiente un saldo, se acumularán multas e intereses adicionales hasta que se realice el pago. Los salarios declarados se acreditan a los registros de los empleados para determinar si reúnen los requisitos para recibir beneficios futuros, y la presentación puede afectar al saldo de reservas del seguro de desempleo del empleador y a la tasa impositiva futura.
Preguntas frecuentes
¿Los empleadores tienen que presentar el formulario DE 9 Rev. 1 (2020) si no se pagaron salarios?
Sí, los empleadores aún deben presentar este informe salarial trimestral incluso cuando no se haya pagado ningún salario para cumplir con las normas de presentación de nóminas de California.
¿Es obligatorio presentar electrónicamente el formulario DE 9 Rev. 1 (2020)?
Sí, esta declaración de impuestos sobre el empleo debe presentarse electrónicamente a través de e-Services for Business, a menos que el Departamento de Desarrollo del Empleo haya otorgado una exención aprobada.
¿En qué se diferencia el formulario DE 9 Rev. 1 (2020) del informe detallado de salarios de los empleados?
El formulario DE 9 Rev. 1 (2020) resume los salarios e impuestos totales del trimestre, mientras que el informe detallado de salarios adjunto enumera la información sobre los salarios y retenciones de los empleados individuales.
¿Qué sucede si un empleador presenta esta declaración con retraso?
La presentación tardía puede resultar en multas, intereses y cuotas adicionales vinculadas al requisito de presentación de informes de nómina impuesto por el Departamento de Desarrollo Laboral.
¿Se pueden corregir los errores en una declaración presentada anteriormente?
Sí, los empleadores pueden corregir los errores presentando el ajuste correspondiente a través de e-Services for Business una vez que se haya presentado la declaración original.
