Para qué sirve el formulario DE 9 de California
Informe trimestral de conciliación fiscal
El formulario DE 9 sirve como su informe trimestral de conciliación fiscal para el Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD) de California. Considérelo un «balance» trimestral para sus impuestos sobre la nómina. Durante cada trimestre de tres meses, usted hace depósitos tributarios periódicos mediante el formulario DE 88. Al final del trimestre, el formulario DE 9 concilia lo que depositó con lo que realmente debía en función del salario que pagó.
Impuestos cubiertos por el formulario
El formulario maneja cuatro impuestos principales sobre la nómina de California: Seguro de desempleo (UI) impuesto, que usted paga como empleador sobre los primeros $7,000 del salario anual de cada empleado; Impuesto sobre formación laboral (ETT), que también paga sobre la misma base salarial; Seguro Estatal de Incapacidad (SDI) contribuciones, que usted retiene de los cheques de pago de los empleados al 1.2 por ciento de todos los salarios (sin límite anual); y Impuesto sobre la renta personal (PIT) retención, que varía según las asignaciones y el nivel de ingresos de cada empleado. El DE 9 suma todos estos montos del trimestre y los compara con sus depósitos.
Cómo funcionan juntos DE 9 y DE 9C
El DE 9 funciona de la mano con Form DE 9C, el formulario «Continuación». Mientras que el DE 9 muestra los totales resumidos de toda su nómina, el DE 9C muestra los detalles salariales individuales de cada empleado: el nombre de cada persona, el número de seguro social, el total de los salarios sujetos, los salarios del PIT y el PIT retenido. Ambos formularios deben presentarse juntos cada trimestre y ambos deben enviarse electrónicamente a través del portal de servicios electrónicos para empresas del EDD. Al presentar ambos formularios juntos, el EDD tiene una visión completa: el DE 9 muestra los impuestos que debe y pagó, mientras que el DE 9C muestra los datos salariales subyacentes de los empleados que generaron esas obligaciones tributarias.
Los trimestres sin salario aún requieren presentación
Incluso si no paga ningún salario durante un trimestre (tal vez su empresa sea estacional o esté temporalmente inactiva), aún debe presentar un DE 9 y UN DE 9C que muestre un salario cero. Esto le indica al EDD que su cuenta está activa pero que no tenía nómina ese trimestre. No presentar la declaración cuando no tiene salario puede resultar en multas y hacer que el EDD asuma que tenía empleados no declarados.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9 de California
Calendario de presentación trimestral
Debe presentar los formularios DE 9 y DE 9C cuatro veces al año, una vez por cada trimestre natural. Las fechas de vencimiento de 2025 son sencillas: para el primer trimestre, que abarca de enero a marzo, los formularios vencen 1 de abril y se convierten en morosos si no se presentan antes del 30 de abril. Para el segundo trimestre (de abril a junio), vencen 1 de julio y moroso después del 31 de julio. Los formularios del tercer trimestre que cubren los meses de julio a septiembre vencen 1 de octubre y moroso después del 31 de octubre. Por último, vencen las declaraciones del cuarto trimestre de octubre a diciembre 1 de enero del año siguiente y moroso después del 2 de febrero. Cuando la fecha de vencimiento coincide con un fin de semana o un feriado legal, se extiende hasta el siguiente día hábil.
Devoluciones tardías y plazos de presentación electrónica
El EDD determina la puntualidad en función del momento en que se complete y transmita su presentación electrónica. A diferencia de los formularios en papel (que ya no están permitidos para la mayoría de los empleadores), no se considera el uso de matasellos: debe enviarlos electrónicamente antes de la fecha límite. Cumplir con estos plazos es fundamental porque la presentación tardía conlleva multas e intereses de inmediato.
Cuando se requieren devoluciones modificadas
Declaraciones modificadas entran en juego cuando descubres errores después de archivar tu DE 9 o DE 9C original. Entre los casos más comunes que requieren modificaciones se encuentran declarar cantidades impositivas incorrectas en tu DE 9, descubrir que has omitido a empleados o los has incluido por error en tu DE 9C, encontrar errores en los nombres o números de Seguro Social de los empleados, declarar cantidades salariales incorrectas o cifras de retención, o tener que corregir los códigos de los planes salariales que indican qué impuestos se aplican a empleados específicos.
Cómo funcionan las enmiendas y las solicitudes de reembolso
Para presentar una declaración enmendada, debe presentar un ajuste a través de e-Services for Business, el mismo portal que se usó para las presentaciones originales. El sistema le permite acceder a las declaraciones presentadas anteriormente para cualquier trimestre y hacer correcciones. Si su ajuste muestra que pagó impuestos de manera insuficiente, debe incluir el pago del monto adicional del impuesto más una multa del 15 por ciento y los intereses acumulados. Si pagó de más, el EDD procesará el reembolso automáticamente una vez que se acepte el ajuste. Sin embargo, algunos sobrepagos requieren un tratamiento especial: si retienes el PIT en exceso a los empleados que ya han recibido sus formularios W-2, no puedes obtener ese reembolso; los empleados deben reclamarlo en sus declaraciones de impuestos personales de California a través de la Junta Tributaria de Franquicias.
Plato de prescripción para los reembolsos
La ley de California impone una estatuto de limitaciones sobre las enmiendas que solicitan reembolsos: debe presentar la solicitud en un plazo de tres años a partir de la última fecha de presentación oportuna del trimestre, seis meses después de que la evaluación sea definitiva o 60 días después de que se haya producido el sobrepago, lo que ocurra en último lugar. Una vez que se cierre ese período, no podrá recuperar los sobrepagos.
Reglas o detalles clave del formulario DE 9 de California (Rev. 1, 2022)
Mandato de presentación electrónica
Hay varias reglas fundamentales que rigen la presentación del formulario DE 9, y violarlas puede resultar costoso. La más importante es la mandato de presentación electrónica: todos los empleadores de California deben presentar sus formularios DE 9 y DE 9C electrónicamente. La presentación en papel ya no es aceptable y conlleva una multa automática de 50 dólares por formulario, incluso si lo presentas a tiempo y lo declaras todo correctamente. Las únicas excepciones son los empleadores que obtienen una exención específica de la EDD, que se concede en raras ocasiones y solo por dificultades tecnológicas o médicas genuinas.
La presentación trimestral siempre es obligatoria
Los formularios deben ser archivados todos los trimestres sin excepción, independientemente de la actividad empresarial. Si pagaste un salario, lo declaras. Si no pagó ningún salario, su archivo indica que su nómina es cero. Si simplemente no presenta la declaración, el EDD puede imponerle multas y suponer que tiene empleados no declarados, lo que podría cobrarle impuestos sobre los salarios estimados. Si realmente ha dejado de emplear a personas o ha cerrado su empresa, debe notificarlo formalmente al EDD mediante el proceso de cierre de la cuenta; no puede simplemente dejar de presentar la declaración.
Precisión de la información de los empleados
Al completar los formularios, la precisión de la información de los empleados es obligatoria. Cada empleado debe figurar en el DE 9C con su nombre legal correcto exactamente como aparece en su tarjeta de Seguro Social, su número de Seguro Social exacto y los montos exactos de salario y retención. La transposición de números, el uso de apodos o la estimación pueden dar lugar a notificaciones de penalización y requerir correcciones que requieren mucho tiempo. Los totales generales que figuran en su DE 9C deben coincidir con las cifras resumidas de su DE 9; estos formularios deben conciliarse perfectamente.
Códigos de planes salariales
Códigos de planes salariales en el DE 9C dígale al EDD qué impuestos se aplican a cada empleado. La mayoría de los empleados se declaran con códigos estándar, pero algunos trabajadores pueden estar exentos de algunos impuestos: los funcionarios corporativos, algunos trabajadores agrícolas, los empleados del gobierno y otros pueden tener códigos especiales. Al presentar la declaración electrónicamente, debe seleccionar el código apropiado para cada empleado. El uso de un código incorrecto puede resultar en evaluaciones impositivas incorrectas.
Relación con los depósitos DE 88
La relación entre tus depósitos trimestrales (formulario DE 88) y su declaración trimestral (formulario DE 9) es crucial. A lo largo del trimestre, usted deposita los montos del SDI y el PIT retenidos según su calendario federal de depósitos, que puede ser trimestral, mensual, quincenal o al día siguiente, según los montos de las retenciones. Al final del trimestre, también depositas tus impuestos sobre el UI y el ETT. El DE 9 concilia todos estos depósitos con tu obligación tributaria real. Si depositaste una cantidad excesiva, el sobrepago se acreditará en tu cuenta o se traducirá en un reembolso. Si depositaste muy poco, debes pagar la diferencia más multas e intereses.
No se permiten cantidades negativas
Nunca informe cantidades negativas en los formularios DE 9 o DE 9C. Si anteriormente informó información incorrecta, no la «reste» en una declaración posterior. En su lugar, presenta un ajuste (mediante el formulario DE 9ADJ si presenta la declaración en papel o mediante servicios electrónicos) para el trimestre específico en el que se produjo el error, declarando las cantidades correctas para ese período.
Paso a paso (nivel alto)
Preparándose durante el trimestre
Paso 1: Mantenga registros de nómina precisos durante todo el trimestre.
Cada vez que procese la nómina, registre el salario bruto de cada empleado, el monto sujeto a UI/ETT (recuerde que solo los primeros 7 000$ por empleado al año), todos los salarios sujetos al SDI (sin límite), los salarios del PIT, el PIT retenido y el SDI retenido. Lleva un registro de los totales por empleado y de toda tu nómina. Realice un seguimiento de sus cálculos de impuestos sobre el UI y el ETT (según el tipo impositivo que le haya asignado para el UI y el 0,1 por ciento legal para el ETT). El software de nómina moderno normalmente mantiene estos registros de forma automática, pero tú eres responsable de su exactitud.
Paso 2: Realice los depósitos de impuestos sobre la nómina a tiempo (formulario DE 88) durante el trimestre.
Según su calendario de depósitos federales, envíe el SDI y el PIT retenidos al EDD a través de e-Services for Business. La mayoría de los empleadores pequeños depositan mensualmente, los empleadores medianos depositan quincenalmente y los empleadores más grandes pueden depositar al día siguiente. También debes hacer depósitos trimestrales de tus impuestos sobre el UI y el ETT, aunque muchos empleadores los incluyen en cada depósito de nómina para evitar adeudar una gran cantidad al final del trimestre. Cada depósito del 88 especifica la fecha de nómina que cubre y los montos que se pagan por cada tipo de impuesto.
Paso 3: Cierre sus libros del trimestre.
Una vez que finalice el trimestre, finalice toda la nómina para ese período de tres meses. Calcule el total de UI y ETT adeudados para el trimestre. Si aún no has depositado la cantidad total de UI y ETT, haz un último depósito para poner tu cuenta al día. Sume todos los salarios de los empleados, todo el SDI retenido y todo el PIT retenido durante el trimestre.
Completar la presentación trimestral
Paso 4: Inicie sesión en e-Services for Business y acceda al portal de presentación de solicitudes.
El sistema en línea del EDD lo guía a través del DE 9 y el DE 9C. Necesitará su número de cuenta fiscal sobre la nómina de ocho dígitos del empleador y sus credenciales de inicio de sesión. Dirígete a la sección «Administrar períodos y declaraciones» y selecciona el trimestre que vas a presentar.
Paso 5: Complete el formulario DE 9 con su información resumida.
Introduzca su salario total sujeto (para fines de UI/ETT), su salario de SDI (todos los salarios), su salario de PIT, el PIT total que retuvo, el SDI total que retuvo y el monto total de todos los depósitos que realizó durante el trimestre. El sistema calcula si tiene un saldo pendiente o un pago excesivo. Si tiene un saldo pendiente, debe pagarlo de inmediato; puede realizar el pago directamente a través del sistema.
Paso 6: Complete el formulario DE 9C con los datos salariales individuales de los empleados.
Para cada persona que trabajó durante el trimestre, introduzca su número de Seguro Social, su nombre legal completo, el salario total sujeto, el salario del PIT, el PIT retenido y el código del plan salarial. La mayoría de los empleadores pueden cargar esta información desde su software de nómina mediante un archivo CSV, lo que ahorra mucho tiempo y reduce los errores al introducir datos. Si tiene muchos empleados, esta función de carga es esencial. El sistema calculará los totales generales de todos los empleados. Estos totales generales deben coincidir con las cifras resumidas que ingresó en su DE 9.
Paso 7: Indique la cantidad de empleados de cada mes del trimestre.
El DE 9C pregunta cuántos empleados tuvo durante el período de pago que incluyó el día 12 de cada mes del trimestre (12 de enero, 12 de febrero, 12 de marzo para el primer trimestre, por ejemplo). Indique tanto los trabajadores a tiempo completo como los trabajadores a tiempo parcial. Esta información ayuda al EDD a rastrear las tendencias del empleo.
Revisar, enviar y pagar
Paso 8: Revisa todo cuidadosamente antes de enviarlo.
Verifique que los nombres de los empleados y los números de Seguro Social sean correctos. Verifique que los montos salariales coincidan con sus registros de nómina. Confirme que sus totales de 9 y DE 9C coincidan. Asegúrese de haber seleccionado el código de plan salarial correcto para cada empleado. Compara los totales declarados con tu historial de depósitos.
Paso 9: Presente ambos formularios electrónicamente.
Una vez que lo envía, el sistema genera un número de confirmación. Guarde o imprima esta confirmación para su registro. El EDD considera que su presentación está completa cuando recibe la transmisión electrónica, así que asegúrese de recibir esa confirmación.
Paso 10: Realice cualquier pago requerido.
Si su DE 9 muestra un saldo pendiente, envíe el pago a través de los servicios electrónicos de inmediato. Puede pagar electrónicamente mediante transferencia bancaria. La demora en el pago conlleva una multa del 15 por ciento más un interés diario.
Tiempo requerido
El proceso completo, una vez que te hayas familiarizado con él, suele tardar entre 30 minutos y unas cuantas horas, dependiendo del número de empleados que tengas y de si estás cargando datos o introduciéndolos manualmente. Las personas que presentan la declaración por primera vez deberían disponer de más tiempo para navegar por el sistema y comprender qué información va a dónde va.
Errores comunes y cómo evitarlos
Errores en el método de presentación y el calendario
Presentación en papel
Incluso los empleadores con experiencia cometen errores en el formulario DE 9, pero la mayoría de los errores se clasifican en categorías predecibles y se pueden prevenir si se presta atención a los detalles.
Presentación en papel sigue siendo el error más caro. Algunos empleadores, que desconocen el mandato de presentación electrónica o con la esperanza de evitar aprender el sistema de servicios electrónicos, imprimen y envían formularios por correo. Esto conlleva inmediatamente una multa de 50 dólares para el DE 9 y otros 50 dólares para el DE 9C, es decir, 100 dólares de penalización incluso si todo lo demás es perfecto. Solución: presente siempre la solicitud electrónicamente a través de e-Services for Business. Si realmente no puede hacerlo (dificultades médicas o tecnológicas poco frecuentes), debe solicitar una exención por adelantado.
No presentar la solicitud cuando no tiene empleados
No presentar la solicitud cuando no tiene empleados es sorprendentemente común. Los empleadores asumen que si no pagaron ningún salario, no es necesario declararlo. Incorrecto. Debe presentarla cada trimestre, indicando la nómina cero, si corresponde. El EDD necesita la confirmación de que su cuenta sigue activa, pero simplemente no tenía actividad. Solución: establezca recordatorios en el calendario para los cuatro plazos trimestrales, independientemente de si espera recibir nómina.
Esperando hasta el último minuto
Esperando hasta el último minuto archivar aumenta el riesgo de no cumplir con los plazos debido a problemas técnicos, preguntas que surjan o descubrir errores que deben corregirse. Solución: establezca una fecha límite personal varios días antes de la fecha límite oficial. Esto le da tiempo para abordar los problemas sin pánico.
Errores en la conciliación y en los informes salariales
Totales no coincidentes entre DE 9 y DE 9C
Totales no coincidentes entre DE 9 y DE 9C provocan retrasos en el procesamiento y, a veces, sanciones. Los totales resumidos del DE 9 deben coincidir exactamente con los totales generales calculados a partir de las líneas individuales de empleados del DE 9C. Incluso se detectará una discrepancia de un centavo. Solución: utilice un software de nómina que genere ambos formularios a partir de los mismos datos subyacentes, o compruebe los cálculos manuales antes de enviarlos.
Calcular mal los límites salariales
Calcular mal los límites salariales para UI y ETT es común. Estos impuestos se aplican solo a los primeros 7.000 dólares que gane cada empleado por año calendario. Una vez que el salario de un empleado supera los 7 000$, usted deja de pagarle el salario a UI y ETT (aunque sigue reteniendo el SDI y el PIT). A veces, los empleadores se olvidan de hacer un seguimiento de estos límites o no se dan cuenta cuando un empleado supera el umbral a mitad del trimestre. Solución: utilice un software de nómina que registre automáticamente los salarios anuales de cada empleado y deje de aplicar la UI/ETT una vez que se alcance el límite. Si calcula manualmente, mantenga una hoja de cálculo salarial anual para cada empleado.
Falta la conciliación con los depósitos
Falta la conciliación con los depósitos ocurre cuando los empleadores se centran únicamente en los salarios y se olvidan de verificar su historial de depósitos. El DE 9 solicita el total de las contribuciones y retenciones pagadas durante el trimestre; esto debería coincidir con los registros de depósitos del DE 88. Si no es así, puede que no hayas realizado un depósito, que hayas hecho depósitos en el trimestre equivocado o que hayas calculado el DE 9 de forma incorrecta. Solución: Antes de presentar su DE 9, consulte su historial de depósitos en e-Services y verifique el importe y la fecha de cada depósito. La suma de todos los depósitos debe coincidir con lo que el DE 9 dice que debes.
Usar códigos de planes salariales incorrectos
Usar códigos de planes salariales incorrectos ocurre cuando los empleadores no entienden que diferentes empleados pueden estar sujetos a diferentes combinaciones de impuestos. La mayoría de los trabajadores reciben un código estándar, pero los funcionarios corporativos, algunos trabajadores agrícolas, algunos empleados de organizaciones sin fines de lucro y otros requieren códigos especiales. Usar un código incorrecto significa que se calculan los impuestos incorrectos. Solución: consulte la hoja informativa del EDD sobre los códigos de planes salariales (DE 231WPC) o llame al Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886 si no está seguro de qué código se aplica a empleados específicos.
Errores en la información de los empleados
Números de Seguro Social incorrectos o incompletos
Números de Seguro Social incorrectos o incompletos son un problema frecuente, especialmente con los nuevos empleados. La transposición de dígitos, el uso de un número temporal o el hecho de dejar el campo en blanco crean problemas de coincidencia con los registros de la Administración del Seguro Social y pueden provocar que los empleados no reciban el crédito adecuado por sus ingresos. Solución: verifique el número de seguro social cuando contrate empleados comparando cuidadosamente su tarjeta de Seguro Social con sus registros. El IRS ofrece un servicio de verificación de números de seguro social (SSNVS) para que los empleadores verifiquen los números antes de presentar la solicitud.
Nombres de empleados incorrectos
Nombres de empleados incorrectos causan problemas similares. Muchos empleadores usan apodos, versiones abreviadas o ortografías incorrectas. El nombre que figura en su DE 9C debe coincidir exactamente con el nombre que figura en la tarjeta de Seguro Social del empleado, incluidos sufijos como Jr. o Sr. Solución: copie los nombres directamente de las tarjetas de Seguro Social durante la contratación e implemente un proceso de verificación.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Respuesta inmediata del sistema
Confirmación inmediata:
Una vez que envíe su DE 9 y DE 9C a través de e-Services for Business, los sistemas del EDD procesan su declaración de impuestos y su informe salarial. Entender lo que sucede a continuación le ayuda a saber qué esperar y cuándo tomar medidas.
Cuando el envío se realice correctamente, recibirá un número de confirmación en la pantalla. Esto demuestra que el EDD recibió su solicitud. Guarde esta confirmación: es su prueba de que la presentó a tiempo si surge alguna duda más adelante. La confirmación también muestra la fecha y la hora de la presentación, lo que determina si la presentó antes de la fecha límite.
Procesamiento y conciliación:
Los sistemas informáticos del EDD concilian la información de su DE 9 con su historial de depósitos (todos los formularios DE 88 que presentó durante el trimestre). El sistema comprueba si los salarios declarados generan la obligación tributaria que declaraste, si tus depósitos cubrieron esa obligación y si tienes un saldo pendiente o un pago excesivo. Esta conciliación normalmente se completa en unos pocos días o un par de semanas.
Reembolsos, saldos y correcciones
Gestión de sobrepagos:
Si su DE 9 muestra que depositó más de lo que debía, el EDD procesará automáticamente el reembolso. No es necesario que lo solicite: el cheque de reembolso o el depósito directo llegan automáticamente, normalmente en un plazo de tres a cuatro semanas. Si lo prefiere, el EDD también puede aplicar los sobrepagos como crédito para los depósitos del próximo trimestre, aunque los reembolsos son la opción predeterminada. Sin embargo, recuerde que el PIT retenido en exceso y que ya haya declarado en los formularios W-2 de los empleados no se le puede reembolsar; los empleados deben declararlo en sus declaraciones de impuestos personales.
Gestión de pagos insuficientes:
Si su DE 9 muestra que adeuda más impuestos de los que depositó (ya sea porque pagó menos durante el trimestre o porque no hizo un depósito final para cubrir el UI y el ETT), debe pagar de inmediato. El sistema le permite pagar electrónicamente inmediatamente después de presentar la declaración. Si no paga puntualmente, el EDD emitirá un estado de cuenta (DE 2176) que mostrará su saldo atrasado más multas e intereses. Ese aviso le da una fecha límite para pagar antes de que comiencen las acciones de cobro adicionales.
Verificación cruzada de los datos de los empleados:
El EDD compara la información del empleado que figura en su DE 9C con los registros de la Administración del Seguro Social. Si hay discrepancias (números de seguro social incorrectos, nombres que no coinciden con los registros de la SSA o falta información), el EDD le enviará una notificación pidiéndole que corrija los datos. Tendrá que presentar un ajuste (en el formulario DE 9ADJ o a través de los servicios electrónicos) para corregir los errores. Hasta que no se corrijan, es posible que los empleados afectados no reciban el crédito adecuado por sus ingresos para cumplir con los requisitos del UI o para recibir los beneficios del Seguro Social.
Evaluación de multas e intereses:
Si presentó la solicitud fuera de plazo, la presentó en papel cuando se le exigió presentar electrónicamente o la pagó tarde, el EDD calcula automáticamente las multas y los intereses. Las multas por presentación tardía incluyen 50 dólares por formulario presentado en papel, el 15 por ciento de cualquier pago de impuestos atrasado y 20 dólares por empleado por información salarial atrasada o no declarada. Los intereses se acumulan diariamente sobre los saldos pendientes de pago a una tasa establecida por ley (el EDD publica la tasa actual en su sitio web). Estas multas e intereses aparecen en el estado de cuenta (DE 2176) y deben pagarse junto con el impuesto subyacente.
Efectos continuos en la cuenta
Cobro por año de beneficio:
La información salarial que presentó en el formulario DE 9C entra en el registro de ingresos de cada empleado en el EDD. Si un empleado solicita posteriormente los beneficios de desempleo, el EDD utiliza estos registros salariales para determinar la elegibilidad y los montos de los beneficios. El EDD también «cobra» los pagos de beneficios a los empleadores que pagaron esos salarios, lo que afecta su futura tasa impositiva del UI. Esto ocurre automáticamente; no necesita hacer nada más que presentar informes salariales precisos.
Ajustes de la cuenta de reserva:
Para los empleadores con calificación impositiva (la mayoría de los empleadores después de sus primeros años), el EDD mantiene una cuenta de reserva que hace un seguimiento de sus contribuciones al UI menos los beneficios que se cargan a su cuenta. La información de su DE 9 se deposita en esta cuenta de reserva. Cada diciembre, el EDD calcula la tasa impositiva del UI para el próximo año en función del saldo de su cuenta de reserva y del estado general del fondo estatal del UI. Los cargos por beneficios más altos generalmente conducen a tasas impositivas más altas; los cargos más bajos conducen a tasas más bajas.
Registro de cumplimiento:
Su historial de presentación de impuestos pasa a formar parte de su registro permanente ante el EDD. La presentación puntual y constante con información precisa genera un historial de cumplimiento positivo. Los patrones de presentación tardía, errores o falta de presentación pueden provocar un mayor escrutinio, auditorías o medidas de cobro más agresivas si surgen problemas en el futuro.
Posible auditoría:
El EDD lleva a cabo auditorías periódicas de las cuentas de los empleadores para verificar que los salarios declarados coincidan con los registros de nómina reales, que todos los empleados están siendo declarados y que se ha realizado una clasificación adecuada de los trabajadores (empleados frente a contratistas independientes). Los formularios DE 9 y DE 9C que presentó proporcionan el punto de partida para dichas auditorías. Si bien la mayoría de los empleadores nunca se someten a una auditoría, es esencial mantener registros precisos (incluidos los registros de nómina, las tarjetas de registro, los registros de pagos y las copias de los formularios presentados) durante al menos cuatro años, en caso de que seas seleccionado.
Acción de cobro por impago:
Si no paga los montos que figuran como adeudados en su DE 9 o en un estado de cuenta posterior, el EDD puede tomar medidas de cobro serias. Esto incluye registrar un gravamen tributario estatal contra su empresa ante el registrador del condado y la Secretaría de Estado. Una vez registrado, el embargo se convierte en registro público y puede dañar su crédito, dificultar la venta o refinanciación de una propiedad y alertar a otros acreedores sobre su deuda tributaria. El EDD también puede remitir su cuenta al programa de interceptación de impuestos de la Junta Tributaria de Franquicias, que puede confiscar los reembolsos de impuestos estatales, las ganancias de la lotería y algunos otros pagos para compensar su deuda.
Preguntas frecuentes
Requisitos generales de presentación
¿Realmente tengo que presentar el formulario DE 9 si no pagué ningún salario durante el trimestre?
Sí, absolutamente. California exige que todos los empleadores registrados presenten los formularios DE 9 y DE 9C cada trimestre, incluso si no tenían empleados y no pagaban ningún salario. La presentación con ceros indica al EDD que su cuenta está activa, pero que simplemente no tenía nómina en ese período. Si no presenta la declaración, el EDD puede suponer que tiene empleados no declarados y evaluar los impuestos en función de los salarios estimados, más multas. La única manera de evitar presentar una declaración trimestral es cerrar o desactivar formalmente la cuenta de su empleador a través de los servicios electrónicos, lo que solo debe hacer si realmente no tiene empleados y no espera tenerlos durante al menos un año. Si eres un empleador temporal o estás inactivo temporalmente, mantén tu cuenta activa y presenta declaraciones sin salario durante los trimestres.
¿Cuál es la diferencia entre el formulario DE 9 y el formulario DE 9C? ¿Por qué necesito ambos?
Piense en el formulario DE 9 como el resumen y en el formulario DE 9C como el detalle. El formulario DE 9 es su declaración de impuestos trimestral en la que se muestran los totales: el total de los salarios sujetos a varios impuestos, el total de los impuestos adeudados, los montos totales que ya ha depositado y cualquier saldo adeudado o sobrepago. Es el panorama general. El formulario DE 9C es el informe salarial en el que se enumeran todos los empleados individuales por nombre y número de seguro social, junto con sus salarios específicos y los montos de retención. Es el detalle que respalda el resumen del DE 9. El EDD necesita ambos porque el DE 9 indica cuánto debe y cuánto ha pagado, mientras que el DE 9C les indica qué empleados percibieron los salarios que generaron esas obligaciones tributarias. La información del DE 9C también se incluye en los registros individuales de los empleados para determinar la elegibilidad del UI y calcular los beneficios. No puede presentar uno sin el otro; deben presentarse juntos cada trimestre.
Correcciones, representación y sanciones
Cometí un error en mi DE 9 después de presentarlo, ¿cómo lo soluciono?
Usted corrige los errores presentando un ajuste, lo cual puede hacer a través de e-Services for Business, incluso si presentó la declaración original de otra manera. Inicia sesión en e-Services, ve a la sección Gestión de periodos y devoluciones, selecciona el trimestre que quieres corregir y elige la opción de ajustar tu declaración o informe salarial. Si estás corrigiendo el DE 9 (información tributaria resumida), selecciona la declaración de impuestos e introduce los importes correctos. El sistema calculará si ahora debes más o si te corresponde un reembolso. Si estás corrigiendo el DE 9C (información individual de cada empleado), selecciona el informe salarial e introduce las correcciones de los empleados afectados. Solo tienes que enumerar los empleados cuya información está cambiando, no todos. Incluye el motivo del ajuste cuando se te pida. Si descubres que pagaste impuestos de manera insuficiente, tendrás que pagar la diferencia más una multa del 15 por ciento e intereses. Si pagó de más, el EDD procesará el reembolso automáticamente. Recuerde que tiene tres años a partir de la fecha límite original del trimestre para solicitar la mayoría de los reembolsos, así que no se demore si pagó de más.
¿Puedo pedirle a otra persona que presente el formulario DE 9 en mi nombre, como mi contador o mi servicio de nómina?
Sí, muchos empleadores autorizan a sus contadores, tenedores de libros o proveedores de servicios de nómina a presentar una solicitud en su nombre. Para configurarlo, puedes conceder el acceso a través de e-Services for Business añadiendo a la persona o empresa como representante autorizado en tu cuenta. Necesitarán tener sus propios datos de acceso a los servicios electrónicos, y tú especificarás qué funciones pueden desempeñar (presentar declaraciones, realizar depósitos, ver información, etc.). Muchas empresas de servicios de nómina incluyen la presentación trimestral de nóminas como parte de su paquete de servicios. Sin embargo, incluso si otra persona presenta las declaraciones en su nombre, usted sigue siendo legalmente responsable de la precisión y puntualidad de las declaraciones. Si su representante comete errores o no cumple con los plazos, las multas y los intereses se aplican a su cuenta. Por lo tanto, revise toda la información antes de enviarla, guarde copias de todo lo archivado y mantenga sus propios registros de salarios y depósitos para poder verificar que las declaraciones son correctas.
¿Qué sucede si no cumplo con la fecha límite de presentación? ¿Qué tan graves son las sanciones?
El incumplimiento de la fecha límite de presentación genera varias multas y cargos por intereses. En primer lugar, si presenta la declaración fuera de plazo, deberá pagar una multa del 15 por ciento sobre cualquier cantidad de impuestos que haya pagado con retraso, más intereses diarios a la tasa legal (consulte el sitio web del EDD para ver la tasa actual) desde la fecha de vencimiento hasta el pago. En segundo lugar, si no presenta su informe salarial del DE 9C antes de la fecha límite, el EDD emitirá una solicitud por escrito para solicitar el informe; si no lo presenta dentro de los 15 días posteriores a esa solicitud, se le cobrarán 20 dólares por empleado que figure en el informe atrasado, más intereses. En tercer lugar, si el retraso es habitual o si se pierde varios trimestres, el EDD puede derivar su cuenta para que adopte medidas de cobro más agresivas, que podrían incluir embargos y gravámenes. Si te das cuenta de que no has cumplido con una fecha límite, lo mejor es presentar la solicitud de inmediato en lugar de esperar; cuanto antes presentes la solicitud y pagues, menores serán las multas y los intereses. Si tiene motivos fundados para presentar la solicitud fuera de plazo (una enfermedad grave, un desastre natural, etc.), puede solicitar el alivio de la multa poniéndose en contacto con el Centro de Asistencia al Contribuyente del EDD y explicando las circunstancias, pero la reparación solo se concede cuando hay una causa justificada que esté fuera de su control.
Información de empleados y reembolsos
Mi empleado no me dio un número de seguro social. ¿Qué informo en el formulario DE 9C?
Nunca debe empezar a emplear a alguien sin obtener su número de Seguro Social válido. La ley federal exige que los empleados proporcionen su SSN para la declaración de impuestos, y la ley de California refleja este requisito. Si un empleado afirma que no tiene un SSN, debe solicitarlo inmediatamente a través de la Administración del Seguro Social; este proceso suele tardar de dos a cuatro semanas. Si ya pagaste un salario antes de recibir el SSN, debes denunciar temporalmente al empleado en tu DE 9C usando nueve ceros (000-00-0000), junto con su nombre y salario. Luego, tan pronto como reciba el SSN real, presente un ajuste para agregarlo. Sin embargo, denunciar reiteradamente a empleados sin número de seguro social generará consultas del EDD y posibles sanciones. La mejor práctica es incluir la verificación del número de seguro social como parte del proceso de contratación: exija a los nuevos empleados que muestren su tarjeta de Seguro Social el primer día o antes, que hagan una copia para su registro y que verifiquen el número antes de procesar el primer cheque de pago. Si un empleado se niega a proporcionar un SSN, no puede trabajar legalmente para usted en California; no debe contratarlo.
Si pagué en exceso mis impuestos, ¿cuánto tiempo tardaré en recibir un reembolso?
Por lo general, el EDD procesa los reembolsos en un plazo de tres a cuatro semanas después de que usted presente un DE 9 que muestre un sobrepago. El proceso es automático; no es necesario que presente una solicitud de reembolso por separado. Una vez que el sistema del EDD compare su DE 9 con sus depósitos y confirme el sobrepago, el reembolso se emitirá mediante un cheque enviado por correo a la dirección de su empresa o mediante depósito directo si lo ha configurado a través de los servicios electrónicos. Sin embargo, algunos sobrepagos no se le pueden reembolsar: si ha retenido el PIT en exceso a sus empleados y ya ha emitido formularios W-2 que muestran el monto de retención más alto, no podrá recuperar ese dinero porque el empleado lo reclamará como crédito en su declaración de impuestos personal. La misma regla se aplica a las retenciones excesivas del SDI: si retuviste demasiado SDI y no se lo reembolsaste al empleado afectado antes de emitir su formulario W-2, no puedes solicitar un reembolso porque se trata de una contribución del empleado, no de tu dinero. El EDD solo le reembolsará el PIT o el SDI retenidos en exceso si aún no ha emitido los formularios W-2 (lo que normalmente significa que sigue en el año en curso o justo después de fin de año, pero antes de la fecha límite del W-2 del 31 de enero) o si usted mismo reembolsó la franquicia a los empleados y puede demostrarlo con documentación.
