Para qué sirve el formulario DE 9 Rev. 1 (2024) de California
Propósito oficial
El formulario DE 9 de California (declaración de contribuciones trimestrales e informe de salarios) es el documento oficial que utilizan los empleadores para conciliar sus impuestos sobre la nómina con los del estado cada trimestre. Considérelo un registro trimestral con el Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD) de California, donde confirma que los depósitos de impuestos sobre la nómina que hizo durante el trimestre coinciden con los salarios reales que pagó a sus empleados.
Qué pagos informa el formulario
Cuando presenta el DE 9, declara cuatro tipos principales de pagos: las contribuciones al seguro de desempleo (UI) que usted paga como empleador; el impuesto de capacitación laboral (ETT) que financia los programas de capacitación de los trabajadores; el seguro estatal de discapacidad (SDI) que retiene de los cheques de pago de los empleados; y el impuesto sobre la renta personal de California (PIT) que también retiene a los empleados. El formulario compara lo que debería haber pagado en función del salario de los empleados con lo que realmente depositó durante el trimestre.
Cómo funciona DE 9 con DE 9C
Es importante destacar que el DE 9 no viaja solo. Debe presentarlo junto con el formulario DE 9C (la «Continuación»), que contiene la información salarial detallada de cada empleado individual. El DE 9 proporciona los totales y los cálculos de impuestos, mientras que el DE 9C muestra el desglose empleado por empleado. En conjunto, estos formularios brindan a California un panorama completo de su nómina trimestral.
Quién debe presentar la solicitud
Todo empleador registrado en California que haya pagado salarios superiores a cien dólares en cualquier trimestre calendario debe presentar un DE 9 cada trimestre, incluso durante los trimestres en los que no haya pagado ningún salario. Si no tuvo nómina durante un trimestre, igual debe presentar los formularios, pero indicando que «No se ha pagado ningún salario este trimestre». El estado exige esto porque la cuenta de su empleador sigue activa hasta que cierre oficialmente su empresa o notifique al EDD que ya no tiene empleados.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9 Rev. 1 de California (2024)
Plazos de presentación trimestrales regulares
El calendario de presentación estándar sigue los trimestres naturales, y las fechas de vencimiento caen el primer día del mes siguiente al final de cada trimestre. Para el primer trimestre, que abarca de enero a marzo, el DE 9 vence el 1 de abril. El segundo trimestre (de abril a junio) vence el 1 de julio. El tercer trimestre (de julio a septiembre) vence el 1 de octubre y el cuarto trimestre (de octubre a diciembre) vence el 1 de enero siguiente. Sin embargo, California le otorga un período de gracia: no se le considera moroso hasta el último día del mes siguiente. Por lo tanto, si bien la fecha límite del 1 de abril es oficial, no se le penalizará hasta el 1 de mayo si el formulario no tiene sello postal o no se recibe electrónicamente.
Reglas de fin de semana, feriados y plazos de presentación
Cuando la fecha límite cae en sábado, domingo o feriado estatal, la fecha límite se extiende automáticamente al siguiente día hábil. Para las presentaciones electrónicas, el EDD usa la fecha y la hora en que se completó y transmitió el formulario. Para cualquier presentación en papel restante (que requiere un permiso especial), la fecha del matasellos determina la puntualidad.
Situaciones de presentación tardía
Si presenta la solicitud con retraso, es decir, después de la fecha límite de morosidad, se enfrentará a multas e intereses. La presentación tardía conlleva una multa basada en el monto impagado de impuestos más los intereses acumulados diariamente, a tasas que el EDD actualiza periódicamente. Si se retrasa más de quince días en responder a una solicitud del EDD para que le entregue el informe salarial del DE 9C, se enfrentará a una multa adicional de veinte dólares por cada empleado al que no se haya presentado a tiempo.
Situaciones de presentación modificadas
Para las presentaciones modificadas, utilice el formulario de ajuste salarial y contribución trimestral (DE 9ADJ). Es posible que tengas que presentar una enmienda porque descubriste errores en los salarios declarados, cometiste errores en los nombres o números de seguro social de los empleados, calculaste incorrectamente los impuestos, olvidaste declarar a un empleado o denunciaste a alguien que no debería haber sido incluido. California exige que presentes los ajustes para el trimestre específico en el que se produjo originalmente el error; no puedes agrupar varios trimestres en un solo formulario de ajuste. El plazo de prescripción para solicitar reembolsos es de tres años a partir de la última fecha de presentación oportuna de ese trimestre, seis meses después de que la evaluación sea definitiva o sesenta días a partir de la fecha del sobrepago, lo que ocurra más tarde.
Reglas o detalles clave para 2024
La presentación electrónica es obligatoria
California exige la presentación electrónica de prácticamente todos los empleadores. Desde el 1 de enero de 2018, debe presentar sus depósitos de impuestos sobre la nómina de 9, DE 9C y todos los depósitos de impuestos sobre la nómina de manera electrónica a través del portal de servicios electrónicos para empresas del EDD u otros métodos electrónicos aprobados. La presentación de formularios en papel sin una exención aprobada implica automáticamente una multa de cincuenta dólares por incumplimiento por declaración, incluso si no tenía ninguna nómina que declarar. El estado eliminó los formularios en papel específicamente para fomentar el cumplimiento electrónico.
Requisitos de precisión
El formulario requiere una precisión absoluta en tres áreas críticas: cálculos salariales, identificación de empleados y cálculos de impuestos. En el caso del seguro de desempleo, solo declaras los salarios hasta el límite salarial imponible anual por empleado (que cambia cada año y está preimpreso en tu formulario). En el caso del seguro estatal por discapacidad, se aplica un límite anual similar por empleado. Las tasas impositivas para el UI, el ETT y el SDI aparecen como porcentajes en el formulario preimpreso, aunque las tasas del UI varían según el empleador según tu calificación de experiencia, es decir, tu historial de exempleados que solicitaron prestaciones por desempleo.
Reglas de conciliación de depósitos
Una regla que a menudo se malinterpreta es la separación entre los depósitos fiscales durante el trimestre y la conciliación final en el DE 9. A lo largo del trimestre, usted hace depósitos de impuestos utilizando el formulario DE 88 según su calendario de depósitos (que depende de la cantidad de impuestos que retenga). Cuando presenta el DE 9 al final del trimestre, compara el total de impuestos requeridos para el trimestre con todo lo que depositó. Si pagó demasiado, el EDD procesa automáticamente el reembolso. Si pagó menos, debe presentar de inmediato la diferencia junto con las multas y los intereses, pero lo más importante es que envíe ese pago por correo por separado a una dirección diferente para evitar demoras en el procesamiento.
Límites de retención de reembolsos para empleados
California no te permite reembolsarte directamente el Seguro Estatal por Incapacidad o el Impuesto sobre la Renta Personal que hayas pagado en exceso, a menos que primero hayas reembolsado esos montos a los empleados afectados. Esto protege a los trabajadores porque el SDI y el PIT son contribuciones de los empleados, no costos del empleador. Si retuvo una cantidad excesiva del SDI del cheque de pago de un empleado, debe reembolsarle a ese empleado antes de solicitar un crédito del estado. En el caso de los pagos excesivos del PIT en los que ya has emitido los formularios W-2 a los empleados, por lo general no puedes recibir reembolsos; el empleado solicita el crédito al presentar su declaración personal de impuestos sobre la renta de California.
Requisito de firma
Cada DE 9 requiere la firma del empleador o de una persona autorizada, junto con su título, número de teléfono y la fecha en que se firmó. Sin la firma y la declaración adecuadas, el EDD no procesará su solicitud, considerándola incompleta.
Paso a paso (nivel alto)
Antes de empezar
Antes de empezar: Reúna sus registros trimestrales, incluidos los salarios brutos totales pagados a todos los empleados, el monto de los salarios sujetos al UI (recuerde el límite anual por empleado), los salarios sujetos al SDI (que tiene su propio límite), el impuesto sobre la renta personal de California que retuvo y copias de todos los formularios de depósito (DE 88) que presentó durante el trimestre. También tenga a mano su número de identificación patronal federal y su número de cuenta patronal de California.
Proceso de presentación
Primer paso: acceder al formulario electrónicamente
Primer paso: acceda al formulario electrónicamente: Inicie sesión en e-Services for Business en el sitio web del EDD con las credenciales de su cuenta. Diríjase a la sección de presentación de informes y seleccione el trimestre correspondiente sobre el que desea informar. El sistema mostrará tu información preimpresa, como el nombre de tu empresa, la dirección, el número de cuenta, la tasa del UI, la tasa del ETT y la tasa del SDI, además de los límites salariales imponibles del año.
Paso dos: informe su salario
Paso dos: declare su salario: Introduzca el total de los salarios sujetos que pagó durante el trimestre en el punto C. Esto representa todas las compensaciones sujetas a los impuestos sobre la nómina de California. A continuación, complete la sección D del seguro de desempleo. Es posible que el sistema predefina la base salarial imponible del Reino Unido e introduzca su salario imponible en el Reino Unido para el trimestre (con un límite máximo por empleado). Multiplique su tasa de UI por estos salarios para calcular sus contribuciones al UI. Para la partida E, utilice los mismos salarios imponibles del UI y multiplíquelos por la tasa del ETT (normalmente el 0,1 por ciento) para determinar el impuesto a la capacitación laboral.
Paso tres: calcular el SDI y el PIT
Paso tres: calcule el SDI y el PIT: En el punto F, anote su salario imponible del SDI para el trimestre (nuevamente sujeto al límite anual por empleado, que difiere del límite del UI). Multiplique por la tasa del SDI para calcular las contribuciones de los empleados que retuvo. En el punto G, anote el total del impuesto sobre la renta personal de California que retuvo a todos los empleados durante el trimestre.
Paso cuatro: Concilie sus depósitos
Paso cuatro: Concilie sus depósitos: Suma los elementos D3, E2, F3 y G para obtener el subtotal (artículo H). Este es el pasivo total del trimestre. En el punto I, anote el total de las contribuciones y retenciones que realmente pagó durante el trimestre con todos sus depósitos de 88 DE, pero no incluya ninguna multa o pago de intereses que haya realizado. Resta la partida I de la partida H para determinar la partida J, el total de impuestos adeudados o pagados en exceso.
Paso cinco: gestionar los pagos excesivos o insuficientes
Paso cinco: gestionar los pagos excesivos o insuficientes: Si el artículo J muestra que pagaste en exceso, el EDD emitirá automáticamente un reembolso una vez que procese tu devolución. Si el artículo J indica que adeuda impuestos adicionales, debe hacer un pago, pero no incluirlo en su declaración del DE 9; en su lugar, prepare un depósito de impuestos sobre la nómina (DE 88) por separado y envíelo por correo a la dirección de procesamiento de pagos designada. Calcule cualquier multa aplicable (el quince por ciento del pago insuficiente para los períodos que comiencen en el tercer trimestre de 2014) y los intereses en función de las tasas diarias actuales.
Paso seis: complete el DE 9C simultáneamente
Paso seis: complete el DE 9C simultáneamente: Mientras trabaja en su DE 9, también debe completar el DE 9C con una lista de todos los empleados que trabajaron durante el trimestre. Incluye su número de Seguro Social, su nombre completo, el salario total sujeto a impuestos sobre el UI/SDI, los salarios del PIT, el PIT retenido y el código del plan salarial correspondiente (indicando la categoría de empleado). Los totales generales de su DE 9C deben coincidir con los montos que declaró en su DE 9.
Paso siete: revisar y enviar
Paso siete: revisar y enviar: Antes de transmitir, verifique cuidadosamente todos los cálculos, especialmente que los totales de DE 9 coincidan con los totales de DE 9C. Verifique que los nombres de los empleados y los números de seguro social sean correctos, ya que los errores en este campo pueden afectar la elegibilidad de los trabajadores para recibir las prestaciones por desempleo y discapacidad en el futuro. Complete la sección de declaración con la firma, el cargo, el número de teléfono y la fecha. Envía ambos formularios juntos de forma electrónica; el sistema no aceptará uno sin el otro.
Errores comunes y cómo evitarlos
Olvidarse de presentar la solicitud cuando no tiene nómina
Olvidarse de presentar la solicitud cuando no tiene nómina: Muchos empleadores piensan erróneamente que no tener empleados o no pagar ningún salario significa que no necesitan presentar una solicitud. California exige que presente tanto el DE 9 como el DE 9C, incluso para los trimestres sin nómina. Utilice los servicios electrónicos para indicar que «no se ha pagado ningún salario este trimestre» y complete su presentación electrónica. Si no presenta un informe de falta de nómina, el EDD recibirá notificaciones de penalización y exigirá multas. Si realmente no espera pagar ningún salario durante el próximo año, notifique formalmente al EDD para que desactive su cuenta en lugar de simplemente no presentarla.
Mezclando los topes salariales imponibles
Mezclar los topes salariales imponibles: Los límites salariales imponibles anuales difieren entre el seguro de desempleo y el seguro estatal de discapacidad, y cambian cada año. Muchos empleadores utilizan por error el mismo límite para ambos o se olvidan de registrar cuando los empleados individuales superan el límite a mitad de año. Mantén los totales acumulados de cada empleado durante todo el año. Una vez que el salario de un empleado supera el límite máximo del UI, su salario adicional de ese trimestre no está sujeto al UI ni al ETT. El límite del SDI es diferente y debe rastrearse por separado. Si usas un límite incorrecto, declaras los impuestos en exceso o de forma insuficiente, por lo que tendrás que modificarlos más adelante.
Los totales de DE 9 no coinciden con los detalles de DE 9C
Los totales del DE 9 no coinciden con los detalles del DE 9C: Su formulario DE 9 muestra los totales agregados, mientras que su DE 9C muestra los detalles individuales de los empleados. Estos deben conciliarse perfectamente: la suma de todos los salarios de los empleados del DE 9C debe ser igual al salario total del DE 9, y la suma del PIT retenido a todos los empleados del DE 9C debe coincidir con el total del PIT del DE 9. En ocasiones, los empleadores declaran cantidades diferentes en los dos formularios, lo que genera consultas por parte del EDD y retrasa el procesamiento. Antes de enviarlos, sume sus entradas del DE 9C y confirme que coinciden con los totales del DE 9.
Reclamar reembolsos por retenciones de empleados sin reembolsar primero a los empleados
Reclamar reembolsos por retenciones de empleados sin reembolsar primero a los empleados: Si retuvo demasiado seguro estatal por discapacidad o impuesto sobre la renta personal a los empleados, no puede simplemente solicitar la devolución de ese dinero al estado. La ley de California exige que primero reembolses la retención errónea a los empleados afectados y luego solicites tu crédito. Muchos empleadores presentan formularios de ajuste solicitando el reembolso del SDI o del PIT sin haber reembolsado a los empleados, lo que hace que el EDD deniegue el ajuste. Documente cualquier reembolso que haga a los empleados con copias de cheques o registros de depósitos directos antes de presentar su DE 9ADJ.
Presentación de declaraciones en papel sin autorización
Presentación de declaraciones en papel sin autorización: Desde que comenzó el mandato de presentación electrónica, California penaliza automáticamente cualquier presentación en papel del DE 9 o EL DE 9C, a menos que tenga una exención aprobada para circunstancias específicas, como la falta de acceso a Internet. Algunos empleadores, especialmente las pequeñas empresas o aquellos que no se sienten cómodos con la tecnología, siguen intentando enviar los formularios en papel por correo. Esto conlleva una multa inmediata de cincuenta dólares por formulario. Incluso si ya presentó formularios en papel hace años, eso ya no está permitido. Comuníquese con el EDD para solicitar una exención si realmente no puede presentar la solicitud electrónicamente, pero espera una aprobación limitada.
Introducir importes negativos o hacer correcciones de forma incorrecta
Introducir importes negativos o hacer correcciones de forma incorrecta: Cuando descubres errores en un trimestre presentado anteriormente, algunos empleadores intentan compensar esos errores ingresando montos negativos en la presentación del trimestre actual. El sistema de California no acepta valores negativos. En su lugar, presenta un formulario de ajuste según el método DE 9ADJ para el trimestre específico en el que se produjo el error, indicando lo que declaraste originalmente y cuáles deberían haber sido las cifras correctas. Cada trimestre es independiente: no puedes usar un trimestre posterior para «corregir» los errores de un trimestre anterior.
Incumplimiento de los plazos de depósito antes de la presentación trimestral
Faltan los plazos de depósito antes de la presentación trimestral: El DE 9 es una conciliación de los impuestos que ya debería haber depositado durante el trimestre mediante el formulario DE 88. Los empleadores a veces esperan hasta el final del trimestre para pagar todos sus impuestos con la presentación del DE 9. California exige depósitos periódicos durante el trimestre según su calendario de pagos: mensuales, semestrales o dentro de ciertos días de los días de pago, según los montos de retención. Presentar el DE 9 a tiempo no excusa los depósitos atrasados durante el trimestre, que conllevan una penalización del quince por ciento más intereses.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Procesamiento estándar y reembolsos
Los sistemas informáticos del EDD reciben y procesan su presentación electrónica de DE 9 y DE 9C dentro del plazo de procesamiento estándar, que suele ser de varias semanas. El sistema concilia automáticamente los impuestos que declaraste adeudados con los depósitos que hiciste durante el trimestre. Si su DE 9 indica que pagó de más, lo que significa que sus depósitos superaron su obligación tributaria real, el EDD inicia un proceso de reembolso automático. Recibirás un cheque de reembolso o un depósito directo por el monto del sobrepago, por lo general en un plazo de cuatro a seis semanas después de la presentación de la solicitud, aunque el tiempo puede variar según el volumen de procesamiento. Los créditos inferiores a diez dólares no se reembolsan automáticamente, a menos que los solicites específicamente por escrito.
Pagos insuficientes, multas y estados de cuenta
Si su declaración revela que pagó mal y adeuda impuestos adicionales, los intereses comienzan a acumularse inmediatamente a partir de la fecha de vencimiento original. California cobra intereses a tasas que cambian periódicamente según las fórmulas legales vinculadas a las tasas de interés federales. Deberías haber incluido el pago en un formulario de depósito DEL 88 por separado cuando descubriste la deficiencia. Si no pagó simultáneamente con la presentación de la declaración, el EDD le enviará un estado de cuenta (formulario DE 2176) detallando su saldo pendiente, incluido el monto del impuesto base, la multa del quince por ciento por pago atrasado y los intereses acumulados hasta la fecha del estado de cuenta. En este estado de cuenta se proporcionan instrucciones para el pago y se advierte que la falta de pago puede dar lugar a acciones de cobro.
Si todo se archivó correctamente
En el caso de los empleadores que presentan la declaración de manera oportuna y precisa, sin saldo adeudado o con un pequeño sobrepago, por lo general no recibirán noticias del EDD más allá de cualquier notificación de reembolso. Su declaración pasa a formar parte del registro de su cuenta permanente y la información salarial de los empleados se transfiere a los registros de los trabajadores para determinar las prestaciones por desempleo y discapacidad en el futuro. Cuando sus antiguos empleados solicitan posteriormente las prestaciones por desempleo, el EDD hace referencia a estos informes salariales trimestrales para calcular los montos de las prestaciones y determinar si reúnen los requisitos.
Avisos de demanda y evaluaciones estimadas
Si no cumple con la fecha límite de presentación o el EDD no recibe su DE 9 y DE 9C antes de la fecha de morosidad, recibirá una notificación de demanda por escrito. En este aviso se especifica el trimestre que falta y se establece una nueva fecha límite, por lo general quince días a partir de la fecha de la solicitud. Si no respondes a la demanda dentro de ese plazo, se aplica una multa de veinte dólares por empleado a los trabajadores no declarados en la DE 9C, además de las multas basadas en porcentajes por impago de impuestos. El hecho de seguir sin presentar la declaración puede convertirse en cuotas estimadas, en las que el EDD calcula lo que usted debe basándose en los trimestres anteriores o en los promedios de la industria, con frecuencia sobreestimando para proteger los intereses del estado.
Privilegios y cobros por cuentas gravemente morosas
En el caso de cuentas gravemente morosas con saldos pendientes de pago, California puede emitir un gravamen fiscal estatal contra su empresa. Este gravamen se registra tanto en la oficina del registrador del condado como en la Secretaría de Estado, y pasa a ser un registro público. Los gravámenes se adjuntan a los activos de su empresa y aparecen en los informes crediticios, lo que puede afectar su capacidad de obtener financiación o llevar a cabo operaciones comerciales normales. El EDD también puede emprender acciones de cobro, como la imposición de impuestos bancarios, la incautación de activos y la remisión a agencias de cobro externas.
Presentar correcciones después de la presentación
Si más adelante descubre errores en un DE 9 o DE 9C presentado, puede enviar las correcciones a través de e-Services for Business accediendo a la presentación original y creando un ajuste, o completando y enviando por correo un formulario DE 9ADJ impreso. El EDD procesa los ajustes de manera similar a las declaraciones originales, recalculando su responsabilidad y emitiendo reembolsos adicionales o facturando los impuestos adicionales adeudados. En el caso de ajustes que den lugar a solicitudes de reembolso, recuerda el plazo de prescripción de tres años: esperar demasiado significa perder la capacidad de recuperar los sobrepagos.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
No tuve ningún empleado este trimestre y no pagué ningún salario. ¿Aún tengo que presentar el DE 9?
Sí, California exige que presente el DE 9 y el DE 9C cada trimestre mientras la cuenta de su empleador permanezca activa, incluso durante los trimestres sin nómina. Use el sistema de presentación electrónica para indicar que no se pagó ningún salario durante el trimestre. Si presenta una declaración en papel «sin nómina» sin autorización, se enfrentará a una multa de cincuenta dólares por incumplimiento a pesar de no tener nada que declarar. Si realmente no espera tener empleados durante el próximo año o más, puede solicitar la desactivación de su cuenta a través de e-Services for Business o escribiendo al EDD, lo que elimina el requisito de presentación trimestral hasta que les notifique que está contratando nuevamente.
¿Cuál es la diferencia entre la fecha de vencimiento y la fecha de morosidad del formulario?
La fecha límite oficial para el DE 9 de cada trimestre es el primer día del mes siguiente al final del trimestre (1 de abril, 1 de julio, 1 de octubre y 1 de enero), pero California ofrece un período de gracia. No se le considera moroso y no se le impondrá ninguna sanción hasta el último día de ese mismo mes (30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre o 31 de enero/1 de febrero, según el trimestre). Básicamente, esto te da un mes completo para presentar la declaración una vez finalizado el trimestre. Sin embargo, es mejor presentar la declaración antes de la fecha de vencimiento original en lugar de confiar en el período de gracia, ya que la presentación tardía, incluso dentro del período de gracia, puede generar cargos por intereses sobre cualquier monto adeudado.
Cometí un error en el DE 9 del último trimestre que acabo de descubrir. ¿Cómo lo soluciono?
Debe presentar un ajuste utilizando e-Services for Business o el formulario de ajuste salarial y de contribución trimestral (DE 9ADJ) impreso. Inicie sesión en e-Services, localice el trimestre con el error y seleccione la opción para ajustar la declaración presentada anteriormente. El sistema mostrará lo que declaraste originalmente y te permitirá ingresar los montos corregidos junto con una explicación. Si estás ajustando tanto los impuestos como los detalles salariales de los empleados, tendrás que ajustar las porciones DE 9 y DE 9C. Para los ajustes en papel, complete el DE 9ADJ con las cifras reportadas originalmente, las cifras correctas y las diferencias, y luego envíelo por correo al centro de procesamiento del EDD. No intente compensar el error en la presentación del trimestre actual; cada trimestre debe corregirse de forma individual.
¿Puedo obtener un reembolso si retuve una cantidad excesiva del seguro estatal por discapacidad o del impuesto sobre la renta personal a mis empleados?
Esto depende de si ya ha emitido los formularios W-2 y de si ha reembolsado a los empleados. En el caso de las retenciones excesivas del SDI, primero debe reembolsar las deducciones excedentes a los empleados afectados antes de que el EDD se lo reembolse. El SDI es una contribución del empleado, no un gasto del empleador, por lo que el estado no se lo devolverá a menos que los empleados recuperen su dinero. En el caso de la retención excesiva del PIT, si ya ha emitido formularios W-2 que muestran el monto de retención incorrecto (más alto), no cambie el W-2 ni solicite un reembolso al EDD. Sus empleados solicitarán el crédito cuando presenten sus declaraciones de impuestos personales de California ante la Franchise Tax Board. Solo puedes ajustar el PIT en un DE 9ADJ si aún estás en el mismo año natural o a principios del año siguiente antes de emitir los formularios W-2.
¿Qué pasa si cierro mi negocio a mediados de un trimestre?
Debe presentar su DE 9 y DE 9C finales dentro de los diez días posteriores al cierre de su empresa para evitar multas, en lugar de esperar hasta la fecha límite trimestral normal. En el DE 9, marca la casilla «Fuera de actividad o sin empleados» e introduce la fecha específica en la que cerraste en el campo designado. Indique todos los salarios pagados hasta la fecha de cierre y calcule su obligación tributaria para ese trimestre parcial. Presente cualquier pago final de impuestos adeudado con un formulario de depósito DE 88 separado. El EDD le enviará una carta de confirmación confirmando el cierre de su cuenta. Si cierra la sesión a mitad del trimestre pero no presenta la solicitud en un plazo de diez días, se enfrentará a multas aunque ya no esté operando.
Trabajo en varios estados. ¿Debo declarar todos los salarios de los empleados a California o solo los salarios de California?
Indique solo los salarios por el trabajo realizado en California y los salarios pagados a los residentes de California por el trabajo realizado fuera de California que esté localizado en una base de California. Si tiene empleados que trabajan en varios estados, debe hacer un seguimiento de sus salarios por estado e informar solo la parte atribuible a California en su DE 9. Del mismo modo, en el DE 9 solo se declaran las retenciones del impuesto sobre la renta personal de California; las retenciones correspondientes a otros estados no figuran en este formulario. Si un empleado se muda de California a otro estado a mitad del trimestre o viceversa, prorratee su salario según el lugar en el que trabajó durante el trimestre. La Guía para empleadores de California (DE 44) proporciona una guía detallada sobre las reglas de asignación multiestatales.
¿Cuánto tiempo tengo que mantener los registros relacionados con mis solicitudes de DE 9?
La ley de California exige que los empleadores mantengan los registros de nómina durante al menos cuatro años, aunque la práctica recomendada es mantenerlos por más tiempo. Concretamente, conserve registros de nómina detallados que muestren los pagos salariales individuales de los empleados, los cálculos de retención de impuestos, copias de todos los formularios DE 9 y DE 9C presentados, los formularios DE depósito DE 88, los registros bancarios que muestren los pagos de impuestos y cualquier correspondencia con el EDD. El requisito de cuatro años lo protege durante posibles auditorías, ya que el EDD puede examinar los trimestres anteriores dentro del plazo de prescripción. En los trimestres en los que haya presentado ajustes o haya tenido disputas, es recomendable mantener registros durante más de cuatro años en caso de que surjan problemas. Los registros electrónicos son aceptables si son fácilmente accesibles y reproducibles en formato papel si se solicitan.
