Para qué sirve el formulario DE 9 de California
El formulario DE 9 (Rev. 1, 2023) de California es la declaración de impuestos trimestral que todos los empleadores de California deben presentar ante el Departamento de Desarrollo del Empleo (EDITAR). Piense en ello como una declaración de conciliación que reúne todo lo que ha pagado durante el trimestre y lo compara con lo que realmente debe. El formulario sirve como registro oficial para demostrar que has calculado y pagado correctamente cuatro tipos de impuestos sobre la nómina: el seguro de desempleo (UI), el impuesto sobre la capacitación laboral (ETT), el seguro estatal de discapacidad (SDI) y la retención del impuesto sobre la renta personal de California (PIT).
El DE 9 funciona de la mano con su formulario complementario, el DE 9C (continuación), que enumera la información salarial individual de los empleados. En conjunto, estos formularios confirman que sus depósitos tributarios trimestrales sobre la nómina coinciden con sus obligaciones salariales reales para todos los empleados durante ese período de tres meses. Todo empleador que tenga una cuenta de impuestos sobre la nómina en California debe presentar estos formularios trimestralmente, incluso si no tuvo ninguna nómina durante el trimestre. El formulario crea un registro estatal oficial de tu cumplimiento tributario y garantiza que tus empleados reciban el crédito adecuado por las prestaciones del seguro de desempleo e incapacidad en caso de que las necesiten.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9 de California
Presentación regular
Debe presentar los formularios DE 9 y DE 9C cuatro veces al año, siguiendo el calendario trimestral de California. El primer trimestre (de enero a marzo) vence el 1 de abril; el segundo trimestre (de abril a junio) vence el 1 de julio; el tercer trimestre (de julio a septiembre) vence el 1 de octubre; y el cuarto trimestre (de octubre a diciembre) vence el 1 de enero del año siguiente. Si alguna fecha de vencimiento coincide con un fin de semana o un feriado legal, la fecha límite se extiende hasta el siguiente día hábil. Todas las presentaciones deben presentarse electrónicamente a través del EDD Servicios electrónicos para empresas plataforma, ya que California ha exigido la presentación electrónica para todos los empleadores.
Presentación tardía
Si no cumple con una fecha límite trimestral, entra en situación de morosidad 30 días después de la fecha de vencimiento. Por ejemplo, si no presenta su declaración del primer trimestre antes del 1 de abril, su presentación pasará a ser oficialmente morosa el 1 de mayo. Las declaraciones tardías generan multas y cargos por intereses automáticos. El EDD le enviará una solicitud por escrito por el informe faltante y, si sigue sin presentarla en un plazo de 15 días a partir de la recepción de la solicitud, se le impondrá una multa de 20 dólares por cada empleado que debería haber sido denunciado, más intereses. Si continúa ignorando el requisito, el EDD puede emitir un estado de cuenta y, posiblemente, imponer un gravamen fiscal estatal a su empresa.
Presentación modificada
Cuando descubra errores en un DE 9 o DE 9C presentado anteriormente, debe presentar un ajuste mediante el formulario DE 9ADJ (formulario trimestral de contribución y ajuste salarial) o hacer la corrección electrónicamente a través de e-Services for Business. Puede presentar los ajustes en línea accediendo a la declaración que presentó anteriormente e ingresando la información correcta. Algunas de las razones más comunes para introducir enmiendas son declarar montos impositivos incorrectos, empleados ausentes, números de Seguro Social incorrectos, sueldos totales incorrectos o pagos de impuestos mal asignados. Las solicitudes de reembolso están sujetas a un plazo de prescripción: debes presentarlas dentro de los tres años siguientes a la última fecha de presentación oportuna del trimestre que estás corrigiendo, seis meses después de que la evaluación sea definitiva o 60 días después de la fecha del sobrepago, lo que ocurra más tarde.
Reglas o detalles clave para 2023
Mandato de presentación electrónica
La ley de California exige que todos los empleadores presenten electrónicamente los formularios DE 9 y DE 9C y hagan todos los depósitos de impuestos sobre la nómina electrónicamente. No hay excepciones basadas en el tamaño de la empresa. Si presenta una declaración en papel sin una exención aprobada por el EDD, automáticamente se le impondrá una multa de 50 dólares por cada declaración por incumplimiento, más 20 dólares por cada empleado que figure en el DE 9C. La única manera de evitar esta multa es obtener la aprobación por escrito de la exención antes de presentarla en papel, lo que el EDD solo otorga en casos de dificultades reales en las que la presentación electrónica sea realmente imposible.
Se requiere presentación incluso sin nómina
Una de las reglas más incomprendidas es que debe presentar declaraciones trimestrales incluso cuando no pague ningún salario durante un trimestre. Muchos empleadores creen erróneamente que pueden dejar de presentar la solicitud durante los períodos de inactividad, pero California considera que usted es un empleador activo desde el momento en que se registra hasta que cierra formalmente su cuenta. Si utilizas e-Services for Business sin nómina, simplemente selecciona «No» cuando te pregunten si tienes nómina que declarar, completar la declaración y enviarla. La presentación de una declaración en papel para declarar que el salario es cero seguirá siendo sancionado con una multa de 50 dólares por incumplimiento.
Calendario de presentación de informes salariales
Informe los salarios del trimestre en el que realmente se los paga a los empleados, no cuando los empleados los ganan. Esta distinción es muy importante a los efectos del seguro de desempleo y discapacidad, ya que los beneficios se calculan en función del trimestre con los ingresos más altos del período base del empleado. Si retienes los salarios que ganaste en un trimestre pero los pagas en el trimestre siguiente, repórtalos en el trimestre de pagos. Esto también significa que las bonificaciones de fin de año pagadas en enero se contabilizan para el primer trimestre del nuevo año, no para el cuarto trimestre en que se devengaron.
Límites de cálculo de impuestos
Cada impuesto sobre la nómina tiene límites salariales específicos. Para 2023, los impuestos de UI y ETT se aplican solo a los primeros 7 000$ que gane cada empleado durante el año natural (no al trimestre). Una vez que el salario de un empleado supere los 7 000$ del año, dejarás de pagar a UI y ETT el salario de ese empleado. Sin embargo, el SDI tiene un límite mucho más alto de 153.164 dólares por empleado para 2023, y la tasa de retención es del 0.9 por ciento. La retención del PIT no tiene límite salarial y depende de la cantidad que realmente se retenga según el formulario W-4 de cada empleado o el certificado de exención de retención de 4 de California.
Reembolsos y créditos
Si su DE 9 muestra un sobrepago, lo que significa que depositó más durante el trimestre de lo que realmente debía, el EDD le enviará automáticamente un reembolso sin necesidad de solicitarlo. Sin embargo, los créditos inferiores a 10$ no se reembolsarán automáticamente a menos que solicites el reembolso específicamente por escrito. Si lo prefieres, también puedes aplicar los sobrepagos como créditos para futuros trimestres. Tenga en cuenta que el EDD no puede reembolsar las retenciones del SDI o del PIT a menos que primero reembolse las deducciones erróneas a sus empleados, ya que se trata de contribuciones de los empleados, no de pagos del empleador.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reúna su información de nómina
Antes de iniciar el formulario DE 9, recopile sus registros de nómina completos del trimestre. Necesitará el salario total pagado a todos los empleados, el salario anual de cada empleado para determinar qué montos siguen sujetos a impuestos sobre la UI y la ETT, el total del SDI retenido de los cheques de pago de los empleados, el total del PIT retenido a los empleados y los registros de todos los depósitos de impuestos sobre la nómina (formulario DE 88) que haya realizado durante el trimestre. Tener esta información organizada antes de empezar hará que el proceso sea mucho más sencillo.
Paso 2: Calcular los salarios imponibles para cada tipo de impuesto
Determine sus salarios sujetos a impuestos en el UI sumando los salarios pagados a cada empleado, pero solo contando hasta $7,000 por empleado por año. Si algún empleado ganó más de 7 000$ a principios de año, ese empleado no contribuirá nada a los salarios imponibles del UI de este trimestre. Utilice el mismo cálculo para los salarios imponibles de la ETT. En el caso del SDI, el total de todos los salarios es de hasta 153.164 dólares por empleado durante el año. En el caso del PIT, declare los salarios reales sujetos a la retención del impuesto sobre la renta de California, que pueden diferir de los de otros tipos de salario para ciertos empleados.
Paso 3: Calcule sus obligaciones tributarias
Multiplique sus salarios sujetos a impuestos al UI por su tasa de contribución específica al UI, que el EDD asigna a su empresa anualmente (los nuevos empleadores pagan el 3.4 por ciento). Multiplique sus salarios imponibles en el ETT por un 0,1 por ciento. Los montos de su SDI y PIT deben ser iguales a lo que realmente retuvo de los cheques de pago de sus empleados durante el trimestre. Sume estos cuatro montos para obtener su obligación tributaria trimestral total.
Paso 4: Conciliar con sus depósitos
Compare su obligación tributaria total con la suma de todos los depósitos de impuestos sobre la nómina que realizó durante el trimestre. Si depositó más de lo que adeuda, tiene un sobrepago que se le reembolsará. Si depositó menos de lo que adeuda, debe pagar el saldo adeudado de inmediato, junto con una multa del 15 por ciento sobre el pago insuficiente más los intereses. Esta conciliación es el propósito principal del formulario DE 9.
Paso 5: Complete el DE 9C con los datos individuales de los empleados
Para cada empleado que trabajó o recibió un salario durante el trimestre, introduzca su número de Seguro Social, su nombre, el salario total sujeto, los salarios del PIT, el PIT retenido y el código del plan salarial correspondiente. El código del plan salarial indica qué impuestos se aplican a ese empleado (más comúnmente, la letra «S» para los empleados sujetos a los cuatro impuestos). Los totales del DE 9C deben coincidir con las cifras resumidas de su DE 9.
Paso 6: Presente electrónicamente antes de la fecha límite
Iniciar sesión Servicios electrónicos para empresas, navegue hasta el trimestre correspondiente e introduzca su información. El sistema lo guiará a través del proceso de conciliación y calculará automáticamente cualquier saldo adeudado o sobrepago. Presente el DE 9 y el DE 9C juntos antes de la fecha límite trimestral. En el caso de las presentaciones electrónicas, el EDD utiliza la fecha y la hora en que usted completa y transmite los formularios para determinar la puntualidad.
Errores comunes y cómo evitarlos
Error: olvidarse de presentar la declaración cuando no hay nómina
Muchos empleadores asumen que pueden omitir las presentaciones trimestrales durante los períodos en los que no hay empleados o no se les paga ningún salario. Esto es incorrecto y costoso. El EDD exige que todos los empleadores registrados presenten declaraciones trimestrales hasta que cierre formalmente su cuenta. Para evitar este error, establezca recordatorios en el calendario para las cuatro fechas de vencimiento trimestrales de cada año, independientemente de su actividad empresarial. Cuando no tenga nómina, utilice el sistema de servicios electrónicos para presentar un informe de salario cero, lo que solo le llevará unos minutos.
Error: presentar declaraciones en papel sin una exención
Algunos empleadores, especialmente los que son nuevos en los requisitos de California, no se dan cuenta de que la presentación en papel implica automáticamente una multa de 50 dólares por declaración más 20 dólares por empleado, incluso si todo lo demás es correcto y puntual. El mandato de presentación electrónica se aplica a todos. Para evitar este costoso error, regístrese en e-Services for Business tan pronto como se convierta en empleador y utilícelo exclusivamente para todas las presentaciones. Si realmente no puede presentar su solicitud electrónicamente debido a dificultades extremas, solicite una exención antes de presentarla en papel, no después.
Error: declarar los salarios en el trimestre equivocado
Los empleadores a veces declaran los salarios basándose en el momento en que los empleados los ganaron y no en el momento en que se pagaron los salarios. La ley de California es clara: declare los salarios en el trimestre en que realmente los paga. Esto significa que si los empleados ganaron un salario a fines de marzo, pero usted los pagó a principios de abril, esos salarios deben figurar en la declaración del segundo trimestre (abril-junio), no en el primer trimestre. Mantenga un registro cuidadoso de las fechas de pago, no de las fechas de trabajo, al preparar sus informes trimestrales.
Error: calcular mal los límites salariales imponibles
Un error común es aplicar los límites de UI y ETT de 7.000$ trimestralmente en lugar de anualmente. Estos límites son acumulables durante todo el año natural, no por trimestre. Un empleado que gana 3000$ en el primer trimestre y 4 500$ en el segundo trimestre ha superado el límite anual de 7 000$, por lo que solo 500$ del salario del segundo trimestre (7 000, 3000$ y 3 500$) estarían sujetos a la UI y a la ETT. Haga un seguimiento cuidadoso de los salarios de cada empleado hasta la fecha para evitar pagar estos impuestos de más o de menos.
Error: confundir las responsabilidades tributarias del empleado con las del empleador
El UI y el ETT son impuestos pagados por el empleador que provienen de los fondos de su empresa, mientras que el SDI y el PIT son retenciones de los empleados que usted deduce de los cheques de pago de los empleados y remite al estado. A veces, los empleadores pagan por error el SDI o el PIT con fondos de la empresa en lugar de retener estas cantidades de los salarios de los empleados. Siempre deduzca el SDI y el PIT del salario bruto de los empleados antes de emitir los cheques de pago, y luego remita exactamente lo que haya retenido.
Error: no conciliar los depósitos antes de presentarlos
Algunos empleadores completan el DE 9 sin comprobar cuidadosamente que sus depósitos tributarios trimestrales sobre la nómina (formulario DE 88) coinciden con lo que declaran. Esto genera saldos imprevistos o confusión acerca de los sobrepagos. Antes de finalizar su DE 9, consulte todos sus registros de DE 88 del trimestre y verifique que el total depositado coincida con su obligación tributaria calculada. Si hay alguna discrepancia, investigue antes de presentar la declaración.
Error: no cumplir con la fecha límite para las correcciones
Cuando los empleadores descubren errores después de la presentación, a veces demoran en hacer las correcciones, sin darse cuenta de que hay un plazo de prescripción de tres años para las solicitudes de reembolso. Si esperas demasiado para corregir un sobrepago, puedes perder tu derecho a un reembolso. Por el contrario, si pagó menos, las multas y los intereses se acumularán a diario hasta que presente una corrección. Tan pronto como descubra un error en una declaración anterior, presente inmediatamente un ajuste mediante el formulario DE 9ADJ o la función de ajuste de los servicios electrónicos.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Procesamiento y confirmación inmediatos
Una vez que envíe su DE 9 y DE 9C electrónicamente, el sistema del EDD procesa inmediatamente su devolución y emite un número de confirmación. Guarde esta confirmación para sus registros como prueba de que la ha presentado a tiempo. El sistema realiza comprobaciones automáticas para garantizar que sus totales de 9 coincidan con los totales de DE 9C y de que sus cálculos sean matemáticamente correctos. Si hay discrepancias, el sistema le avisará inmediatamente para que pueda hacer las correcciones antes de finalizar el envío.
Reembolsos de sobrepagos
Si su conciliación trimestral muestra que depositó más de lo que debía, el EDD iniciará automáticamente un reembolso sin necesidad de que usted presente ningún formulario o solicitud adicional. El procesamiento del reembolso suele tardar varias semanas. El reembolso se realiza en forma de cheque enviado por correo a la dirección comercial que figura en nuestros archivos, a menos que hayas realizado un depósito directo a través de tu cuenta de servicios electrónicos. Recuerda que los reembolsos inferiores a 10$ se retienen a menos que los solicites específicamente por escrito. También tienes la opción de aplicar los sobrepagos como créditos para cubrir tus obligaciones del próximo trimestre en lugar de recibir un reembolso.
Cobros de saldos pendientes
Si su DE 9 muestra que adeuda impuestos adicionales a los que depositó durante el trimestre, debe pagar el saldo de inmediato junto con la multa del 15 por ciento por pago insuficiente y los intereses acumulados. Puede enviar el pago electrónicamente a través de e-Services for Business. Si no paga puntualmente, el EDD le enviará un estado de cuenta (formulario DE 2176) detallando su saldo atrasado. La continua falta de pago puede dar lugar a acciones de cobro cada vez más graves, como embargos sobre los activos de su empresa, gravámenes sobre las cuentas bancarias y la remisión a la Junta de Impuestos de Franquicias de California para su cobro.
Publicación de créditos salariales para empleados
La información salarial individual de los empleados que usted informa en el DE 9C se publica en el registro salarial del seguro de desempleo y del seguro de discapacidad de cada empleado. Estos créditos salariales son cruciales porque determinan la elegibilidad y los montos de las prestaciones si los empleados alguna vez necesitan presentar solicitudes de desempleo o discapacidad. El EDD mantiene estos registros de forma permanente y los empleados pueden acceder a su historial salarial a través del sitio web del EDD. Los informes salariales precisos y oportunos protegen los derechos de sus empleados a los beneficios que se han ganado.
Recálculo de la tasa impositiva del Reino Unido
La información salarial e impositiva de sus declaraciones del DE 9 se incluye en el cálculo del EDD de la futura tasa impositiva del UI de su empresa. California utiliza un sistema de «calificación de experiencia» que ajusta la tasa del UI en función del número de exempleados que han cobrado las prestaciones de desempleo cargadas a su cuenta. Cada año, el EDD le envía un aviso sobre las tasas de contribución y el saldo de la cuenta de reserva en el que se muestra su nueva tasa de UI para el año siguiente, que se basa en parte en los informes salariales trimestrales que ha presentado.
Supervisión del cumplimiento
El EDD monitorea su historial de presentación de impuestos y puede marcar su cuenta para su revisión si surgen patrones, como la presentación de solicitudes con retraso constante, modificaciones frecuentes o discrepancias significativas entre los salarios declarados y los puntos de referencia de la industria. Los problemas de cumplimiento graves o reiterados pueden dar lugar a una auditoría fiscal sobre la nómina, en la que los auditores del EDD examinan todos sus registros de nómina para garantizar su precisión. Mantener buenos hábitos de presentación (informes trimestrales puntuales, precisos y completos) mantiene su cuenta en buen estado y reduce la probabilidad de que se realicen auditorías.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que presentar el formulario DE 9 si soy propietario único y no tengo empleados?
No. El formulario DE 9 solo se requiere una vez que se convierta en empleador y pague salarios superiores a 100 dólares en cualquier trimestre calendario a uno o más empleados. Los propietarios únicos que trabajan solos sin empleados no necesitan registrarse para abrir una cuenta de impuestos sobre la nómina del empleador ni presentar declaraciones trimestrales. Sin embargo, una vez que contrate a un solo empleado, debe registrarse en un plazo de 15 días y comenzar a presentar los formularios DE 9 y DE 9C trimestrales. Los contratistas independientes a los que paga no lo convierten en empleador para estos fines, aunque debe denunciar a los contratistas que reciben 600 dólares o más al año mediante el formulario DE 542.
¿Puedo presentar el formulario DE 9 antes de que finalice el trimestre si ya he procesado mi nómina final?
No. California exige que presente las declaraciones trimestrales solo después de que se haya completado el trimestre. Lo más pronto que puede presentar su declaración del primer trimestre (de enero a marzo) es el 1 de abril, incluso si procesó su nómina final de marzo a mediados de marzo. Esta regla existe porque el DE 9 debe reflejar toda la actividad de nómina y todos los depósitos realizados durante todo el período de tres meses. Si hace depósitos adicionales o paga salarios más adelante en el trimestre después de haberla presentado anticipadamente, su declaración sería incorrecta y requeriría una enmienda. Espere hasta después de la medianoche del 31 de marzo, el 30 de junio, el 30 de septiembre o el 31 de diciembre antes de presentar la declaración de ese trimestre.
¿Cuál es la diferencia entre el formulario DE 9 y el formulario DE 88, y cuál viene primero?
El formulario DE 88 es el formulario de depósito de impuestos sobre la nómina que utiliza durante el trimestre cada vez que paga salarios y adeuda impuestos. Piense en ello como si pagara en cuotas su obligación tributaria trimestral. Usted deposita el DE 88 trimestralmente, mensualmente, quincenalmente o al día siguiente, según la cantidad de PIT y SDI que retenga. El formulario DE 9 viene después, al final del trimestre, y reconcilia todos los depósitos de 88 que haya realizado con su obligación tributaria total real del trimestre. El DE 9 es básicamente la declaración de impuestos final que garantiza que todos sus depósitos de mitad de trimestre se sumen correctamente.
Si descubro que declaré que el número de Seguro Social de un empleado era incorrecto en el DE 9C del último trimestre, ¿cómo lo soluciono?
Debe presentar una corrección mediante el formulario DE 9ADJ o realizar el ajuste electrónicamente a través de e-Services for Business. Inicie sesión en su cuenta, seleccione «Administrar períodos y devoluciones», elija el trimestre que contiene el error y seleccione la opción de ajuste. Al corregir un número de Seguro Social, ingresarás el número correcto en el campo SSN normal y el número incorrecto que declaraste anteriormente en el campo «SSN declarado anteriormente». Incluye toda la información salarial correcta de ese empleado. El EDD utilizará esta información para transferir los créditos salariales del SSN incorrecto al correcto, asegurándose de que su empleado reciba el crédito adecuado por sus ingresos.
¿Cuánto tiempo se tarda en recibir un reembolso si mi DE 9 muestra un sobrepago?
Los tiempos de procesamiento de los reembolsos varían, pero la mayoría de los empleadores reciben reembolsos por sobrepagos en un plazo de cuatro a seis semanas después de presentar su DE 9. El EDD procesa los reembolsos automáticamente; no es necesario que presente una solicitud de reembolso por separado. Los reembolsos vienen en forma de cheques que se envían por correo a la dirección registrada de su empresa, a menos que haya configurado el depósito directo a través de e-Services for Business, lo que puede acelerar el proceso. Si no ha recibido su reembolso en un plazo de ocho semanas, comuníquese con el Centro de Asistencia al Contribuyente del EDD al 1-888-745-3886 para obtener información sobre el estado. Tenga en cuenta que los reembolsos de menos de 10 dólares no se emiten automáticamente, pero pueden reclamarse si los solicita por escrito.
Mi negocio es estacional y solo tengo empleados durante tres meses al año. ¿Todavía tengo que presentar el formulario DE 9 en trimestres cuando no tengo empleados?
Sí. Una vez que se registre como empleador en el EDD, debe presentar declaraciones trimestrales durante todo el año hasta que cierre formalmente su cuenta. Durante los trimestres sin nómina, presente los informes de salario cero a través de e-Services for Business; para ello, seleccione «No» cuando se le pregunte si tiene nómina que declarar. Esto solo lleva unos minutos y evita multas costosas. Si sabe que no tendrá empleados durante un período prolongado, puede avisar al EDD para que ponga su cuenta en estado inactivo, pero debe presentar una declaración trimestral final antes de hacerlo. Cuando esté listo para volver a contratar, simplemente vuelva a activar su cuenta.
Hice mis depósitos de impuestos sobre la nómina a tiempo durante todo el trimestre, pero voy a presentar mi DE 9 con unos días de retraso. ¿Tendré que pagar multas?
Sí. Incluso si hizo todos sus depósitos trimestrales a tiempo mediante el formulario DE 88, presentar el DE 9 fuera de plazo conlleva multas distintas. La multa por presentación tardía comienza con el 15 por ciento de cualquier contribución atrasada y aumenta con el tiempo. Además, si presenta la declaración con más de 30 días de retraso (después de la fecha de morosidad), se enfrentará a una multa de 20 dólares por cada empleado que debería haber sido denunciado en el DE 9C. California considera la declaración trimestral (DE 9) y los depósitos (DE 88) como requisitos separados con multas separadas. Para evitar estas multas, marque en su calendario las fechas de vencimiento de los cuatro trimestres y presente su declaración electrónicamente a tiempo a través de e-Services for Business.
