Cómo presentar el formulario federal 1120-H para el año tributario 2024 (HOAS)

Miles de asociaciones de propietarios de viviendas se enfrentan a multas anualmente debido a errores o demoras en sus declaraciones de impuestos. El IRS ahora impone una multa mínima de 510 dólares por presentación tardía si una asociación no cumple con su plazo por más de 60 días. Más allá del impacto financiero, una presentación tardía o incorrecta puede costarle a su asociación la posibilidad de excluir los ingresos por funciones exentas, uno de los beneficios tributarios más valiosos disponibles en virtud del Código de Impuestos Internos.

El formulario federal 1120-H para el año tributario 2024 para las asociaciones de propietarios no es solo otro documento. La declaración especializada de impuestos sobre la renta permite a las asociaciones inmobiliarias residenciales, las asociaciones de administración de condominios y las asociaciones de tiempo compartido simplificar la presentación de informes y reducir la obligación tributaria. Cuando se presenta correctamente, permite a las asociaciones excluir los ingresos por funciones exentas de la base imponible, solicitar una tasa impositiva fija y evitar complicaciones innecesarias. Presentar la solicitud de forma incorrecta o no cumplir con la fecha límite puede convertir esos beneficios en cargas costosas.

Esta guía explicará a su asociación todo lo necesario para presentar el formulario 1120-H con precisión para el año tributario 2024. Explicaremos cómo preparar los registros financieros, calcular los ingresos imponibles, aplicar las deducciones y elegir entre la presentación en papel y la presentación electrónica. A lo largo del camino, verá por qué la preparación temprana y la atención a los detalles son cruciales para proteger las finanzas de su asociación y mantener el cumplimiento con las normas del IRS.

Comprensión del formulario federal 1120-H para el año tributario 2024 para las HOA

Formulario 1120-H es la declaración de impuestos sobre la renta de sociedades creada explícitamente para las asociaciones de propietarios de viviendas en virtud del artículo 528 del Código de Impuestos Internos. Permite a estas organizaciones aprovechar ciertos beneficios tributarios que reducen su carga tributaria y simplifican el cumplimiento. Las asociaciones pueden excluir los ingresos por funciones exentos en lugar de tratar todos los ingresos como sujetos a impuestos. Los ingresos por funciones exentos consisten en las cuotas de membresía, las cuotas y las cuotas que se recaudan a los propietarios de viviendas para mantener la propiedad de la asociación.

Sin este formulario, una asociación de propietarios debe presentar una declaración corporativa estándar (formulario 1120). Esa declaración es más compleja y, a menudo, resulta en impuestos más altos porque no excluye automáticamente los ingresos por funciones exentos. Al presentar el formulario 1120-H, una asociación agiliza la presentación de informes y, al mismo tiempo, protege su capacidad de solicitar beneficios tributarios esenciales. El Servicio de Impuestos Internos reconoce que esto reduce la carga administrativa y, al mismo tiempo, garantiza que los fondos recaudados para los servicios comunitarios no se graven como ganancias corporativas regulares.

¿Quién reúne los requisitos para presentar el formulario 1120-H?

No todas las organizaciones pueden usar el formulario 1120-H. Para calificar, una asociación de propietarios debe cumplir con los cuatro requisitos del IRS:

1. Prueba de tipo de asociación: La organización debe ser de tres tipos: una asociación de administración de condominios, una asociación de bienes raíces residenciales o una asociación de tiempo compartido. Estas categorías abarcan las comunidades más comunes administradas por propietarios de viviendas y garantizan que el formulario de impuestos se aplique a las propiedades residenciales y no a las comerciales.
   
   
2. Prueba de ingreso bruto del 60%: Al menos el 60% de los ingresos brutos de la asociación deben provenir de ingresos por funciones exentas. Esto significa que la mayor parte de la financiación debe provenir de las cuotas, cuotas o cuotas de los miembros y no de actividades empresariales ajenas, como el alquiler de instalaciones o la rentabilidad de las inversiones.
   
   
3. Prueba de gastos del 90%: Al menos el 90% de los gastos totales de la asociación deben destinarse a la adquisición, construcción, administración, mantenimiento o cuidado de la propiedad de la asociación. Esto incluye los costos de jardinería, seguridad, impuestos inmobiliarios, mantenimiento de piscinas o reparaciones en propiedades compartidas.
   
   
4. No hay regla de beneficios privados: Los ingresos netos no se pueden utilizar para beneficiar a las personas. La única excepción es si las cuotas de membresía excedentes se devuelven a los propietarios de viviendas en forma de reembolsos o créditos, lo cual está permitido.

Si una asociación de propietarios no cumple ni siquiera con uno de estos requisitos, no puede presentar el formulario 1120-H para ese año tributario. En ese caso, la organización debe presentar en su lugar una declaración estándar de impuestos sobre la renta de las sociedades.

Principales beneficios tributarios de presentar el formulario 1120-H

La presentación del formulario federal 1120-H para el año tributario 2024 para las HOA ofrece varias ventajas que reducen la complejidad de la presentación de los impuestos adeudados. Los beneficios más importantes incluyen:

• Impuesto de tasa fija: La mayoría de las asociaciones pagan una tasa impositiva del 30% sobre la renta imponible, mientras que las asociaciones de tiempo compartido pagan el 32%. Esta tasa fija simplifica los cálculos y evita las complicaciones de los tramos impositivos corporativos progresivos.
  
  
• Exclusión de ingresos por funciones exentas: Las cuotas, cuotas y cuotas de membresía están excluidas de la renta imponible. Esto evita la doble imposición sobre los fondos recaudados para mantener la comunidad.
  
  
• Deducción específica de $100: Todas las asociaciones que presentan el formulario 1120-H deducen automáticamente 100 dólares de los ingresos imponibles. Si bien es pequeña, esta deducción aún reduce la obligación tributaria total.
  
  
• Proceso de presentación simplificado: En comparación con el formulario 1120, el formulario 1120-H requiere menos cronogramas e informes menos detallados. Esto ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores.

Comparación del formulario 1120-H con el formulario 1120

Formulario 1120-H (Asociaciones de propietarios de viviendas)

• Tasa impositiva: Un 30% fijo (32% para las asociaciones de tiempo compartido).
• Ingresos por funciones exentas: Excluido de la renta imponible.
• Deducción específica: Se permite la deducción automática de $100.
• Complejidad de presentación: Devolución simplificada con menos cronogramas requeridos.
• Elegibilidad: Solo disponible para asociaciones de propietarios.

Formulario 1120 (Sociedades Anónimas)

• Tasa impositiva: Tasa corporativa del 21%, lo que puede resultar en impuestos más altos en comparación con el formulario 1120-H.
• Ingresos por funciones exentas: Totalmente sujeto a impuestos según las normas corporativas.
• Deducción específica: Sin deducción automática.
• Complejidad de presentación: Más complejo; requiere cronogramas e informes detallados.
• Elegibilidad: Se aplica a todas las demás empresas que no reúnen los requisitos para presentar el formulario 1120-H.

Esto ilustra por qué presentar el formulario 1120-H suele ser la mejor opción para las HOA. Si bien la tasa impositiva fija puede ser más alta que la tasa impositiva corporativa, la posibilidad de excluir los ingresos por funciones exentas generalmente se traduce en una menor obligación tributaria general.

Qué hay de nuevo en el año tributario 2024

Los cambios en la legislación tributaria pueden afectar directamente la forma en que las asociaciones de propietarios presentan sus declaraciones. Para el año tributario 2024, el Servicio de Impuestos Internos ha introducido actualizaciones que afectan los métodos de presentación, las multas y las normas de pago. Comprender estos cambios ayudará a las asociaciones a evitar errores y multas innecesarias al presentar el formulario federal 1120-H para el año tributario 2024 para las asociaciones de propietarios.

La presentación electrónica ya está disponible

Por primera vez, las asociaciones pueden presentar el formulario 1120-H electrónicamente. Esta opción estará disponible a partir de enero de 2025 para las declaraciones de 2024. La presentación electrónica ofrece varias ventajas: procesamiento más rápido, confirmación de recepción y menos errores gracias a los sistemas de validación integrados. Las asociaciones que presenten 10 o más declaraciones en un año, incluidas las declaraciones de impuestos sobre el empleo y las declaraciones informativas, deben presentarlas electrónicamente. Se puede solicitar una exención, pero solo en circunstancias limitadas.

Sanciones y plazos actualizados

El IRS aumentó la multa mínima para las declaraciones tardías presentadas más de 60 días después de la fecha de vencimiento. La multa ahora es inferior al total de impuestos adeudados, es decir, 510 dólares. Este cambio subraya la importancia de presentar la declaración a tiempo. Incluso si su asociación no adeuda impuestos, presentar la declaración fuera de plazo puede resultar en esta multa. Las asociaciones también deben asegurarse de que los pagos de impuestos estimados se realicen antes de la fecha de vencimiento original, ya que las prórrogas se aplican solo a la presentación, no al pago.

Recordatorios sobre las normas de pago de impuestos federales

Las asociaciones de propietarios deben presentar todos los impuestos federales electrónicamente a través del Sistema electrónico de pago de impuestos federales (PASOS). El IRS ya no acepta cheques en papel enviados por correo con formularios de impuestos. Enviar el pago a través del EFTPS ofrece opciones de programación y un comprobante de pago, lo que ayuda a evitar disputas. No utilizar el EFTPS puede provocar demoras, cargos por intereses o multas por impuestos impagos.

Guía paso a paso para la presentación

La presentación del formulario federal 1120-H para el año tributario 2024 para las HOA requiere una preparación cuidadosa. Los errores pueden provocar demoras, multas o incluso la pérdida de la capacidad de excluir los ingresos por funciones exentas. Los siguientes pasos desglosan el proceso para que su asociación pueda cumplir con los requisitos del IRS.

Lista de verificación de preparación

Antes de completar el formulario, reúna todos los documentos críticos. Los registros faltantes o incompletos son algunas de las principales razones por las que se retrasan las devoluciones.

1. Número de identificación del empleador (EIN): Cada asociación debe tener un EIN. Si su asociación aún no tiene uno, debe solicitarlo en el sitio web del IRS. Una vez recibida, guarde su carta de confirmación del EIN en archivos permanentes porque la usará todos los años.
   
   
2. Registros financieros: Recopile todos los estados de cuenta bancarios, registros de inversiones y recibos del año fiscal 2024. Estos documentos son esenciales para informar con precisión los ingresos brutos y las deducciones. Organizarlos por adelantado evita errores y hace que el proceso de presentación sea más eficiente.
   
   
3. Declaración de impuestos anterior: Conserve la presentación del año pasado mientras prepara la nueva declaración. Revisar la declaración del año anterior ayuda a garantizar la coherencia entre las presentaciones y puede reducir el riesgo de discrepancias.
   
   
4. Intereses exentos de impuestos recibidos: Si la asociación devengó intereses exentos de impuestos, como dividendos de bonos municipales o fondos mutuos, debe declararse. Incluso las cantidades pequeñas se consideran ingresos declarables.
   
   
5. Cualquier formulario 1099: Revise todos los 1099 formularios recibidos durante el año. Estos pueden reflejar los ingresos por intereses sujetos a impuestos, los pagos a contratistas u otras fuentes que el IRS espera que se declaren.

Completar esta lista de verificación garantiza que su asociación de propietarios presente sus archivos con precisión y reduce la posibilidad de que se subestimen los impuestos impagos o las transacciones declarables.

Completar el formulario sección por sección

El formulario 1120-H tiene varias partes clave. Las asociaciones deben proporcionar la información correcta en cada sección.

1. Información del encabezado: Introduzca el nombre legal, la dirección postal y el EIN de la asociación exactamente como aparecen en sus documentos de gobierno. Además, incluya la fecha de constitución para mantener registros precisos en el IRS.
   
   
2. Pruebas de calificación: Rellene los campos de la A a la D con cuidado. Esta sección requiere la confirmación de que al menos el 60% de los ingresos brutos provienen de los ingresos de funciones exentas, que al menos el 90% de los gastos están relacionados con la propiedad de la asociación y que ningún particular se beneficia de los ingresos netos.
   
   
3. Ingresos brutos: Indique únicamente los ingresos no exentos, como intereses, ganancias de capital, pagos de alquiler de no miembros o tarifas de huéspedes. Recuerde que los ingresos por funciones exentos consisten en cuotas de membresía, cuotas y cuotas, que deben excluirse de la renta imponible.
   
   
4. Deducciones: Informe los gastos solo si están directamente relacionados con los ingresos imponibles. Algunos ejemplos son las comisiones bancarias en cuentas sujetas a impuestos o las reparaciones de instalaciones generadoras de ingresos. No incluya los costos financiados con los ingresos por funciones exentas, ya que no califican como deducibles.
   
   
5. Cálculo de la obligación tributaria: Deducciones deducibles de la renta imponible y aplique la deducción específica de $100. Multiplique el monto restante por la tasa impositiva fija, que es del 30% para la mayoría de las asociaciones y del 32% para las asociaciones de tiempo compartido.

Cálculo de la renta imponible y la obligación tributaria

Un ejemplo práctico hace que el proceso sea más transparente. Supongamos que una asociación tiene 8.000 dólares en ingresos no exentos de intereses y alquileres. Si solicita deducciones de 2000$ vinculadas directamente a esas ganancias, el ingreso imponible antes de la deducción de 100$ es de 6000$. Después de restar la deducción, el ingreso imponible es de 5.900 dólares. Al multiplicar esto por la tasa fija del 30%, se obtiene una obligación tributaria total de 1770 dólares.

Este ejemplo muestra por qué es crucial excluir los ingresos por funciones exentas. Sin esa exclusión, los ingresos imponibles serían mucho más altos, lo que se traduciría en una factura tributaria mucho mayor.

Presentación electrónica frente a presentación en papel

Las asociaciones ahora pueden elegir entre archivar electrónicamente o en papel. Si bien la presentación en papel sigue siendo una opción para las organizaciones con menos de 10 declaraciones en total, la presentación electrónica proporciona un procesamiento más rápido, menos errores y una confirmación inmediata.

Cronogramas de presentación electrónica frente a presentación en papel

Archivo electrónico

• Plazo de reembolso: Los reembolsos se procesan normalmente en un plazo de 30 días.
• Corrección de errores: Los sistemas de validación integrados ayudan a prevenir errores comunes.
• Confirmación de presentación: Las asociaciones reciben un reconocimiento inmediato de su aceptación.
• Riesgo de penalización: Menor, ya que la presentación electrónica reduce los errores y garantiza que los plazos se cumplan de manera más confiable.

Archivado en papel

• Plazo de reembolso: Los reembolsos suelen tardar 8 semanas o más, especialmente durante la temporada alta de impuestos.
• Corrección de errores: Los errores pueden provocar el rechazo de las solicitudes y demoras significativas.
• Confirmación de presentación: No se proporciona ninguna confirmación hasta que el IRS procese la declaración manualmente.
• Riesgo de penalización: Más alto, debido a las demoras en el envío y al mayor riesgo de errores de presentación.

La elección de presentar los formularios electrónicamente acelera el proceso y reduce la probabilidad de impago de impuestos debido a errores o demoras. El Servicio de Impuestos Internos recomienda encarecidamente la presentación electrónica siempre que sea posible.

Pasos finales antes de la presentación

1. Firma y fecha: Un funcionario autorizado, como el presidente, el tesorero o el director de contabilidad, debe firmar la declaración. Si un preparador remunerado completó el formulario de compensación, también debe firmarlo.
   
   
2. Revisar los archivos adjuntos: Asegúrese de adjuntar todos los cronogramas requeridos y las declaraciones justificativas. Para una identificación adecuada, cada anexo debe incluir el nombre legal y el EIN de la asociación.
   
   
3. Verifique la fecha límite de presentación: La fecha límite es el día 15 del cuarto mes después del cierre del año tributario de la asociación, que es el 15 de abril de 2025, para los declarantes del año calendario. Si necesita más tiempo, presente el formulario 7004 para solicitar una prórroga, pero recuerde que la prórroga solo se aplica a la presentación, no al pago.
   
   
4. Enviar pago: Cualquier obligación tributaria debe pagarse a través del EFTPS antes de la fecha de vencimiento original; si no paga a tiempo, se cobran intereses y multas, que pueden acumularse rápidamente.

Si sigue cuidadosamente esta lista de verificación, la declaración de impuestos de su asociación será precisa, oportuna y cumplirá con la ley tributaria del IRS. Esto reduce el riesgo de auditorías, multas y el lento proceso de reembolso que resulta de los errores de presentación.

Pagos, créditos y multas

Manejar correctamente los pagos y los créditos es tan importante como presentar la declaración de impuestos en sí. Los errores en esta etapa pueden generar saldos tributarios impagos, generar multas e incluso poner en peligro la capacidad de presentar el formulario 1120-H en años futuros. Las asociaciones de propietarios de viviendas deben seguir cuidadosamente las normas del IRS para cumplir con las normas.

Reglas de pago para HOA

El IRS exige que todos los impuestos federales pagados por las asociaciones de propietarios se presenten electrónicamente. Los pagos deben hacerse a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS, por sus siglas en inglés). Ya no se permite enviar cheques por correo junto con su declaración de impuestos. El EFTPS ofrece varias ventajas: permitirá a las asociaciones programar los pagos por adelantado, crear un registro electrónico de todos los impuestos federales pagados y ofrecer números de confirmación para cada transacción.

Las asociaciones que no pueden pagar sus impuestos en su totalidad tienen opciones. Si el saldo adeudado es de 25 000 dólares o menos, pueden solicitar un acuerdo de pago a plazos en línea. Este acuerdo permite a la asociación distribuir los pagos a lo largo de 24 meses, aunque se seguirán aplicando intereses y multas. Por lo general, establecer el acuerdo de pago a plazos en línea es más rápido que presentar una solicitud en papel.

Reclamación de créditos y deducciones fiscales

Las asociaciones pueden ser elegibles para solicitar ciertos créditos tributarios, que reducen la obligación tributaria total. Algunos ejemplos son el crédito para vehículos eléctricos calificados, el crédito para viviendas para personas de bajos ingresos y el crédito para nuevos mercados. Para usar estos créditos, la HOA debe adjuntar los formularios correspondientes del IRS, como el formulario 3800 para créditos comerciales generales.

Además de los créditos, las asociaciones pueden transferir una pérdida operativa neta de años anteriores. Esto puede reducir los ingresos imponibles del año en curso. Sin embargo, las deducciones deben estar directamente relacionadas con la producción de ingresos imponibles. Los gastos vinculados a los ingresos por funciones exentas no se pueden deducir porque no reducen los ingresos imponibles según las normas del formulario 1120-H.

Sanciones a evitar

El IRS impone sanciones estrictas cuando las asociaciones no cumplen con las normas.

1. Sanción por no presentar la solicitud: Si la asociación de propietarios presenta la declaración con retraso sin una prórroga, la multa es del 5% del impuesto impagado por cada mes en que la declaración se retrase. Esta multa puede acumular hasta un 25% del saldo total adeudado.
   
   
2. Multa por falta de pago: Si la asociación no paga a tiempo, la multa es generalmente del 0,5% del impuesto mensual no pagado y el saldo sigue pendiente. Esta multa también sigue aumentando hasta que el impuesto se pague en su totalidad.
   
   
3. Subestimación sustancial: El IRS puede imponer una multa adicional si la asociación no declara los ingresos imponibles de manera significativa. Las subestimaciones en las transacciones declarables pueden provocar un mayor escrutinio y sanciones más altas.

Evitar estas multas comienza con la presentación oportuna, el pago a través del EFTPS y la garantía de que todos los ingresos y deducciones se declaren con precisión. La presentación correcta la primera vez ahorra tiempo y dinero a la asociación.

Errores comunes y cómo evitarlos

Incluso los pequeños errores pueden crear problemas importantes al presentar el formulario federal 1120-H para el año tributario 2024 para las asociaciones de propietarios. Los errores pueden provocar multas, demoras en los reembolsos o la pérdida de ciertos beneficios tributarios. Al comprender los problemas más frecuentes, las asociaciones pueden evitarlos de manera proactiva.

Errores de estado de presentación y elegibilidad

1. Tipo de asociación incorrecto: Muchas asociaciones marcan por error la casilla equivocada al identificarse como asociación de bienes raíces residenciales, asociación de administración de condominios o asociación de tiempo compartido. Si selecciona el tipo incorrecto, puede cambiar la tasa impositiva o incluso invalidar la declaración. Confirme siempre su tipo de asociación antes de completar el formulario.
   
   
2. Incumplimiento de las pruebas de calificación: Algunas asociaciones de propietarios presentan la solicitud sin confirmar que cumplen con los requisitos del 60% de ingresos brutos y el 90% de gastos. Si no se cumplen estas condiciones, la asociación no puede utilizar legalmente el formulario 1120-H. Realice y documente los cálculos de manera consistente antes de presentarlos.

Errores en la clasificación de ingresos y deducciones

1. Declarar los ingresos por funciones exentas como sujetos a impuestos: Las cuotas, cuotas y cuotas específicas de los miembros están exentas y deben excluirse de la renta imponible. Cuando las asociaciones las denuncian por error, exageran los ingresos imponibles y pagan impuestos innecesarios. Separe cuidadosamente los ingresos por funciones exentas de los ingresos imponibles antes de completar el formulario.
   
   
2. Deducir gastos no calificados: Algunas asociaciones intentan deducir los gastos vinculados a los ingresos por funciones exentas, como el mantenimiento de jardines o piscinas, que se financian con cuotas. Estos gastos no se pueden deducir en el formulario 1120-H. Solo son deducibles los gastos directamente relacionados con la producción de ingresos imponibles.

Faltan plazos o firmas

1. Presentación tardía: El incumplimiento de la fecha límite de presentación conlleva sanciones y la posible pérdida del derecho a presentar el formulario 1120-H para ese año. Marque siempre la fecha límite y utilice el formulario 7004 si necesita más tiempo.
   
   
2. Devoluciones sin firmar: El IRS rechaza las declaraciones que no estén firmadas por un funcionario autorizado, como el tesorero, el presidente o el director de contabilidad. Si un preparador remunerado completó el formulario, también se debe incluir su firma.

Revisar estos errores comunes con anticipación permite a las asociaciones de propietarios presentar sus declaraciones con confianza, evitar costos innecesarios y garantizar que su declaración de impuestos se procese con prontitud.

Situaciones especiales de presentación

No todas las asociaciones de propietarios funcionan en las mismas condiciones todos los años. Es posible que algunas se hayan formado recientemente, otras pueden tener un año con poca o ninguna actividad y otras pueden necesitar modificar una declaración anterior. El Servicio de Impuestos Internos brinda orientación para estas situaciones, pero cada una de ellas requiere un manejo cuidadoso para evitar multas y preservar la posibilidad de presentar el formulario 1120-H en los próximos años.

Cero actividad o años de inactividad

Una asociación puede pasar un año sin ingresos ni gastos, excepto por partidas mínimas, como comisiones bancarias o pequeños ingresos por intereses. Incluso en estos casos, la asociación de propietarios debe presentar el formulario federal 1120-H para el año tributario 2024 para las asociaciones de propietarios. La presentación garantiza que la asociación mantenga sus elecciones en virtud de la sección 528 del Código de Rentas Internas. Si la asociación no presenta la solicitud, corre el riesgo de perder el derecho a excluir los ingresos por funciones exentas en años futuros.

Al solicitar un año de inactividad, las asociaciones deben declarar los ingresos mínimos, como los ingresos por intereses, y solicitar la deducción específica de 100 dólares. En la mayoría de los casos, esto no implica ninguna obligación tributaria. Sin embargo, no presentar la solicitud puede crear problemas más adelante, por lo que el cumplimiento sigue siendo esencial.

Declarantes por primera vez

Las asociaciones recién formadas a menudo se enfrentan a confusión en su primer año de presentación de solicitudes. Las personas que presentan la declaración por primera vez deben confirmar que el número de identificación de su empleador es válido y asegurarse de que cumplen con las pruebas de calificación. Si los ingresos brutos o los gastos totales de la asociación no coinciden con los requisitos del IRS, es posible que no sea posible presentar el formulario 1120-H. En ese caso, es posible que sea necesario presentar una declaración estándar de impuestos sobre la renta de las sociedades.

Enmiendas y declaraciones finales

Si se descubre un error después de la presentación, la asociación debe presentar una declaración enmendada. Para ello, se debe marcar la casilla «Declaración enmendada» del formulario 1120-H y se debe enviar el formulario corregido con las explicaciones de los cambios. Si una asociación se disuelve, debe presentar una «declaración final» e indicar ese estado en el formulario. Ambas situaciones deben incluir la documentación completa para evitar consultas adicionales del IRS.

Al abordar estos casos únicos de manera adecuada, las asociaciones pueden cumplir con la ley tributaria y evitar disputas innecesarias con el IRS.

Mejores prácticas para el mantenimiento de registros y el cumplimiento

La presentación del formulario federal 1120-H para el año tributario 2024 para las HOA es solo una parte del proceso de cumplimiento. Un buen registro garantiza que la asociación pueda respaldar cada cifra de la declaración y responder de manera eficaz si el Servicio de Impuestos Internos audita la presentación.

Documentación requerida

Cada asociación de propietarios debe mantener un registro detallado de los ingresos y los gastos. Esto incluye las cuotas de membresía, las cuotas, los estados de cuenta bancarios y todos los recibos relacionados con la propiedad de la asociación. Los gastos como los de jardinería, impuestos inmobiliarios, servicios públicos y facturas de servicios profesionales también deben documentarse. Los materiales de respaldo, como las actas de las reuniones de la junta, los documentos rectores y las declaraciones de impuestos anteriores, deben estar organizados y accesibles.

Un sistema de archivo uniforme reduce la posibilidad de errores. A muchas asociaciones les resulta útil separar las fuentes de ingresos en categorías: ingresos por funciones exentas, ingresos imponibles y otros ingresos. La categorización precisa facilita la exclusión de los ingresos por funciones exentas y demuestra el cumplimiento de las pruebas de ingresos y gastos brutos.

Periodos de retención y auditorías del IRS

El IRS recomienda conservar la mayoría de los registros tributarios durante al menos tres años después de la presentación. Sin embargo, si una asociación declara ingresos inferiores en más del 25 por ciento, el período de retención se extiende a seis años. Los registros de la propiedad deben conservarse indefinidamente porque afectan los cálculos de las ganancias de capital cuando se vende la propiedad.

Las prácticas sólidas de mantenimiento de registros también hacen que las auditorías sean menos estresantes. Los archivos organizados demuestran que la asociación siguió la ley tributaria y calculó los ingresos imponibles con precisión. La consistencia año tras año demuestra confiabilidad y reduce el riesgo de sanciones.

Preguntas frecuentes

¿Qué sucede si una asociación de propietarios no presenta el formulario 1120-H?

Si una asociación de propietarios no presenta el formulario 1120-H, puede perder la capacidad de solicitar ciertos beneficios tributarios para ese año tributario. En su lugar, el IRS exigirá a la asociación que presente una declaración de impuestos sobre la renta corporativa estándar, lo que puede aumentar la renta imponible y la obligación tributaria total. La presentación tardía también conlleva multas, incluida una multa mínima de 510 dólares en caso de retraso de más de 60 días.

¿Pueden las asociaciones de propietarios solicitar automáticamente la exención de impuestos?

No, las asociaciones de propietarios no reciben automáticamente la exención de impuestos. Deben cumplir con los requisitos del IRS todos los años presentando el formulario federal 1120-H para el año tributario 2024 para las asociaciones de propietarios y aprobando los exámenes de calificación. Estas pruebas incluyen las pruebas de ingresos brutos del 60% y de gastos del 90%. La presentación garantiza que los ingresos por funciones exentas estén excluidos de los ingresos imponibles y mantiene el cumplimiento del Código de Impuestos Internos.

¿Cómo maneja el IRS el impuesto sobre la renta retenido o el impuesto federal pagado por error?

Si el impuesto sobre la renta retenido o el impuesto federal pagado se declaró erróneamente, la asociación puede solicitar un crédito o un reembolso en su declaración de impuestos. Cualquier pago excesivo se deducirá del total de los impuestos adeudados o reembolsados, según la elección que se haga. Las asociaciones deben documentar los pagos con cuidado y presentar pruebas, como los números de confirmación del EFTPS. En caso de error, puede ser necesario presentar una declaración enmendada.

¿Es necesario un profesional de impuestos si la asociación solo tiene cuotas de membresía y no tiene ingresos brutos más allá de los ingresos por funciones exentas?

Incluso si los ingresos por funciones exentas consisten únicamente en cuotas de membresía, consultar a un profesional de impuestos puede ser prudente. Presentar el formulario 1120-H parece sencillo, pero los errores en la declaración de los métodos de contabilidad, las deducciones o los ingresos por funciones exentas pueden resultar en multas. Un profesional de impuestos se asegura de que los ingresos exentos se excluyan correctamente, de que se cumpla la fecha límite de presentación y que el año tributario de la asociación se gestione de manera coherente.

¿Cuáles son las reglas de fecha de vencimiento si una HOA cambia los métodos de contabilidad o el año fiscal de su asociación?

Cuando una asociación cambia los métodos de contabilidad o modifica el año fiscal de su asociación, se aplican reglas especiales. Es posible que se requiera el formulario 1128 para solicitar la aprobación del IRS para estos cambios. La fecha de vencimiento del formulario 1120-H sigue siendo el día 15 del cuarto mes después del cierre del nuevo año tributario, a menos que se solicite una prórroga. El incumplimiento de los procedimientos adecuados puede resultar en el impago de impuestos y multas.