Cómo presentar el formulario federal 1120-H para el año tributario 2023 (HOAS)

Miles de asociaciones de propietarios se enfrentan IRS escrutinio anual debido a errores en la declaración de impuestos sobre la renta. Según los datos del IRS, las declaraciones tardías o incorrectas pueden conllevar multas del 5 por ciento del impuesto no pagado por mes, hasta un máximo del 25 por ciento. Estos errores pueden costar fácilmente cientos o incluso miles de dólares para una asociación que administra un gran presupuesto.

El formulario federal 1120-H para el año tributario 2023 para las asociaciones de propietarios ofrece una opción fundamental para que las asociaciones de administración de condominios, las asociaciones de bienes raíces residenciales y las asociaciones de tiempo compartido simplifiquen sus obligaciones tributarias. Al usar este formulario, las organizaciones que reúnen los requisitos pueden excluir los ingresos por funciones exentas del ingreso bruto, solicitar ciertos beneficios tributarios y calcular los ingresos imponibles de manera más eficiente. La presentación correcta preserva los beneficios tributarios, reduce el riesgo de auditoría y evita tensiones financieras innecesarias.

Esta guía lo guiará a través de la presentación del formulario federal 1120-H para el año tributario 2023 para las HOA. Descubrirá quién reúne los requisitos, qué ha cambiado para este año tributario y los pasos necesarios para completar el formulario con precisión. También verá cómo la presentación temprana, la presentación electrónica y la prevención de errores comunes pueden proteger a su asociación de cometer errores costosos y garantizar el cumplimiento de las normas del IRS.

Comprensión del formulario federal 1120-H para el año tributario 2023

Formulario federal 1120-H es la declaración de impuestos sobre la renta de los Estados Unidos para las asociaciones de propietarios de viviendas. Se creó en virtud de la sección 528 del Código de Impuestos Internos para otorgar beneficios tributarios específicos a las asociaciones calificadas. El formulario simplifica el proceso de presentación al permitir a las asociaciones excluir de sus ingresos brutos los ingresos por funciones exentas, como las cuotas de membresía y las contribuciones. En lugar de calcular tasas impositivas corporativas complejas, las asociaciones pueden aplicar una tasa impositiva fija una vez que se determinen los ingresos no exentos.

Este formulario es distinto del formulario 1120, la declaración estándar de impuestos sobre la renta de sociedades. Muchas asociaciones presentan el formulario 1120-H porque reduce la carga administrativa, pero en algunos casos, el formulario 1120 puede resultar en una menor obligación tributaria.

Comparación 1: Presentación del formulario 1120-H frente al formulario 1120

Formulario 1120-H

• Elegibilidad: Solo disponible para asociaciones de propietarios (HOA).
• Tasa impositiva: 30% para asociaciones residenciales y de condominios, 32% para asociaciones de tiempo compartido.
• Ingresos excluidos: Los ingresos por funciones exentas no están sujetos a impuestos.
• Complejidad: Presentación simplificada con menos requisitos.
• Flexibilidad: Puede ser elegido anualmente si la Asociación de Propietarios reúne los requisitos.

Formulario 1120

• Elegibilidad: Obligatorio para todas las empresas que no reúnen los requisitos para presentar el formulario 1120-H.
• Tasa impositiva: Utiliza la tasa impositiva corporativa estándar (actualmente del 21%).
• Ingresos excluidos: Sin exclusiones: los ingresos por funciones exentos están totalmente sujetos a impuestos.
• Complejidad: Archivo más complejo con cronogramas detallados.
• Flexibilidad: Obligatorio para las corporaciones y asociaciones de propietarios que no califiquen para las elecciones del 1120-H.

¿Quién puede presentar el formulario 1120-H?

Las siguientes organizaciones pueden optar por presentar el formulario 1120-H si cumplen con los requisitos del IRS:

1. Las asociaciones de administración de condominios están organizadas para administrar propiedades donde prácticamente todas las unidades son viviendas individuales.
   
   
2. Las asociaciones de bienes raíces residenciales incluyen subdivisiones, comunidades planificadas o desarrollos similares que mantienen áreas compartidas o comunes en beneficio de los miembros.
   
   
3. Las asociaciones de tiempo compartido son grupos que administran propiedades para propietarios de tiempo compartido, siempre que no estén clasificadas como asociaciones de administración de condominios.

Beneficios tributarios clave en virtud de la sección 528

Presentación federal Formulario 1120-H para el año tributario 2023 para HOAs ofrece ventajas significativas:

• Las asociaciones pueden excluir los ingresos por funciones exentos, que incluyen las cuotas de membresía, las evaluaciones y las cuotas de los propietarios de viviendas. Esto garantiza que los ingresos imponibles reflejen con precisión únicamente los ingresos no exentos.
  
  
• Cada asociación que califique recibe automáticamente una deducción de $100, lo que reduce los ingresos imponibles declarados.
  
  
• Las tasas impositivas fijas simplifican la planificación y reducen los costos administrativos.
  
  
• La presentación ayuda a preservar el derecho de la HOA a un tratamiento tributario especial cada año, ya que la elección debe renovarse anualmente.

Qué cambió para el año tributario 2023

Para el año tributario 2023, aumentaron las multas por presentación tardía. Si una asociación de propietarios presenta su declaración más de 60 días después de la fecha límite, la multa mínima será igual a 485 dólares, la cantidad que sea menor entre los impuestos pendientes de pago. Esta multa más alta hace que la presentación puntual sea esencial, incluso para las asociaciones que adeudan poco o ningún impuesto federal. No cumplir con la fecha límite podría costarle a su HOA cientos de dólares innecesariamente.

Otro cambio importante es el requisito de presentación electrónica. Cualquier asociación que presente 10 o más declaraciones durante el año calendario ahora debe presentar el formulario 1120-H electrónicamente. Esto reemplaza el antiguo límite de 250 declaraciones, lo que significa que muchas más asociaciones menores que antes presentaban sus declaraciones en papel ahora deben adaptarse al sistema electrónico del IRS.

Nuevas reglas de elección de crédito

El IRS también introdujo reglas de pago electivas. Ciertos créditos tributarios, incluidos los créditos para vehículos eléctricos calificados, viviendas para personas de bajos ingresos y nuevos mercados, ahora pueden considerarse pagos electivos. En algunos casos, esto puede resultar en reembolsos directos en lugar de reducir únicamente la obligación tributaria. Las asociaciones deben revisar las instrucciones del formulario 3800 y la línea 23f del formulario 1120-H para ver si reúnen los requisitos.

Por qué es importante mantenerse actualizado

Los cambios en la legislación tributaria pueden afectar si una asociación debe impuestos, cómo se aplican los créditos y si se aplican multas. Uno de los errores más comunes que cometen las asociaciones de propietarios es basarse en normas de presentación anticuadas. Revisar las regulaciones actuales del IRS, visitar el sitio web del IRS con regularidad y consultar a un profesional de impuestos puede evitar errores y garantizar que su asociación cumpla con las normas.

Instrucciones de presentación paso a paso

Presentar el formulario federal 1120-H para el año tributario 2023 para las asociaciones de propietarios puede parecer complejo al principio, pero dividirlo en pasos manejables garantiza la precisión y ayuda a las asociaciones de propietarios a evitar errores costosos. Seguir un proceso estructurado también facilitará la confirmación de la elegibilidad, el cálculo preciso de los ingresos imponibles y la declaración de los ingresos de conformidad con las regulaciones del IRS.

Paso 1: Reunir la información requerida

Antes de completar el formulario, reúna los documentos y registros necesarios.

• Se requiere el número de identificación del empleador (EIN), así que verifique que la asociación tenga un número activo emitido por el IRS.
  
  
• Recopile los registros financieros del año tributario, incluidas las cuentas bancarias, las cuotas de membresía, los ingresos brutos y los estados de cuenta que muestren el impuesto sobre la renta retenido o el impuesto federal pagado.
  
  
• Separe los ingresos por funciones exentas de los ingresos no exentos. Los ingresos por funciones exentos incluyen las cuotas de los miembros, las cuotas y las comisiones por servicios de la asociación. Los ingresos no exentos incluyen los intereses, los pagos de alquiler de personas que no son miembros o las ganancias de capital.

Paso 2: Complete los detalles de la asociación

En la parte superior del formulario 1120-H, escriba el nombre legal, la dirección postal y el EIN de la asociación. Indique el tipo de asociación marcando la casilla correspondiente a las asociaciones de administración de condominios, bienes raíces residenciales o tiempo compartido.

• Asegúrese de que el EIN aparezca correctamente. Un EIN incorrecto o faltante es uno de los errores de presentación más comunes.
  
  
• Marque la casilla correspondiente si la asociación de propietarios presenta una declaración enmendada o definitiva o informa de un cambio de nombre o dirección.

Paso 3: Aplicar las pruebas de calificación

Para presentar el formulario 1120-H, una asociación debe cumplir con dos requisitos del IRS:

1. La prueba del ingreso bruto del 60 por ciento: Al menos el 60 por ciento de los ingresos brutos de la asociación deben ser ingresos por funciones exentas. Por ejemplo, si el ingreso bruto total de la asociación es de 200 000$ y 150 000$ provienen de las cuotas de los miembros, eso equivale al 75 por ciento, lo que cumple con el requisito.
   
   
2. El gasto del 90 por ciento La prueba significa que al menos el 90 por ciento de los gastos totales de la asociación se destinan al mantenimiento, la administración o la mejora de la propiedad de la asociación. Los gastos que reúnen los requisitos incluyen la jardinería, el mantenimiento, los servicios públicos, los impuestos inmobiliarios y las reparaciones.

Si no cumple con cualquiera de las dos pruebas, la asociación de propietarios solo reúne los requisitos para presentar una declaración de impuestos corporativos estándar mediante el formulario 1120.

Paso 4: Reporte los ingresos y las deducciones

Al completar la sección de ingresos, incluya solo los ingresos no exentos:

• Indique los dividendos recibidos de las inversiones.
  
  
• Indique los ingresos por intereses sujetos a impuestos, pero excluya los intereses exentos de impuestos recibidos.
  
  
• Informe los ingresos por alquileres o arrendamientos pagados por personas que no son miembros.
  
  
• Informe las ganancias de capital y las regalías cuando corresponda.

No incluya los ingresos por funciones exentas en esta sección. Deben excluirse las cuotas de membresía, las evaluaciones especiales y otras cuotas pagadas por los miembros. Este es uno de los errores más frecuentes cuando una asociación de propietarios presenta el formulario 1120-H.

Para deducciones:

• Deduzca solo los gastos relacionados directamente con los ingresos no exentos. Algunos ejemplos son las comisiones de administración de inversiones, la depreciación de las propiedades de alquiler y las comisiones profesionales vinculadas a las actividades sujetas a impuestos.
  
  
• Agregue la deducción automática de $100 permitida para cada asociación que califique.

Paso 5: Cálculo y pagos de impuestos

Después de las deducciones, calcule la renta imponible. Multiplique los ingresos imponibles por la tasa fija correspondiente:

• Las asociaciones inmobiliarias residenciales y de condominios tienen un impuesto del 30 por ciento.
  
  
• Las asociaciones de tiempo compartido pagan impuestos del 32 por ciento.

Reste cualquier crédito tributario disponible, como el crédito para vehículos eléctricos calificado, el crédito para viviendas para personas de bajos ingresos o el crédito para nuevos mercados. Luego, determine el impuesto total adeudado.

• Reste estos montos si la asociación ha realizado pagos de impuestos estimados o ya paga impuestos federales mediante retenciones.
  
  
• Las asociaciones que adeudan impuestos deben pagar la totalidad antes de la fecha límite original; si no pagan la obligación tributaria principal a tiempo, se generan multas e intereses significativos.

Paso 6: Presentación y presentación

Las asociaciones pueden presentar la declaración electrónicamente o en papel, pero ahora se requiere la presentación electrónica para quienes presenten 10 o más declaraciones en un año.

Comparación 2: archivado electrónico frente a archivado en papel para HOA

Archivo electrónico

• Tiempo de procesamiento: Normalmente se completa en un plazo de 30 días.
• Tasa de error: Menor, gracias a las comprobaciones de validación del software.
• Requisito de presentación: Obligatorio si presenta 10 o más declaraciones.
• Confirmación: Proporciona un recibo electrónico inmediato tras la aceptación.

Archivado en papel

• Tiempo de procesamiento: Tarda 8 semanas o más.
• Tasa de error: Más alto, ya que la entrada manual aumenta la posibilidad de errores.
• Requisito de presentación: Solo se permite si se presentan menos de 10 devoluciones.
• Confirmación: No hay confirmación hasta que el IRS procese la declaración manualmente.

Los plazos de presentación son estrictos. Para las asociaciones que cumplen un año calendario, la fecha límite es el 15 de abril de 2024. La fecha límite para las asociaciones del año fiscal que finaliza el 30 de junio es el 15 de septiembre de 2024. Se puede solicitar una prórroga automática de seis meses presentando el formulario 7004 en la fecha límite original o antes, pero recuerde que las prórrogas se aplican solo a la presentación, no al pago. Cualquier impuesto adeudado aún debe pagarse antes de la fecha límite original.

Reglas y métodos de pago

Todos los impuestos adeudados en virtud del formulario federal 1120-H para el año tributario 2023 para las HOA deben pagarse en su totalidad antes de la fecha límite de presentación original. Las prórrogas brindan más tiempo para presentar el formulario, pero no retrasan el pago.

Si una asociación de propietarios no paga a tiempo, el IRS puede imponer multas e intereses sobre el impuesto no pagado. Incluso las demoras leves pueden provocar demoras importantes, por lo que las asociaciones deben planificar los pagos antes de la fecha de vencimiento.

Opciones de pago electrónico

El IRS exige que las asociaciones realicen pagos electrónicamente utilizando sistemas aprobados.

• El Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS) es el método preferido. Es gratuito, está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana y proporciona una confirmación inmediata de los pagos. Las asociaciones deben inscribirse por adelantado en EFTPS.gov para evitar problemas de última hora.
  
  
• Si los pagos deben hacerse rápidamente, hay transferencias bancarias disponibles el mismo día a través de las instituciones financieras. Las asociaciones deben coordinarse con su banco y consultar al Servicio Federal de Recaudación de Impuestos para garantizar que los fondos se acrediten a tiempo.
  
  
• Los proveedores externos, como los servicios de nómina o los preparadores remunerados, también pueden presentar pagos de impuestos federales en nombre de una asociación, aunque es posible que se apliquen cargos por servicio.

Errores de pago que se deben evitar

Los errores comunes en los pagos de impuestos pueden provocar demoras en el procesamiento o multas adicionales.

• Las asociaciones no deben enviar cheques personales por correo ni intentar enviar el pago con el formulario de impuestos. El IRS ya no acepta este método para las declaraciones corporativas.
  
  
• No se permiten pagos con tarjetas de crédito y criptomonedas para el formulario 1120-H. Intentar estos métodos solo retrasará el proceso.
  
  
• La presentación de pagos después del límite de las 8:00 p.m., hora del este, en el sistema EFTPS puede provocar que el pago se acredite con retraso, lo que puede generar multas.

Acuerdos de pago a plazos

Si una asociación de propietarios no puede pagar en su totalidad su obligación tributaria, puede solicitar un acuerdo de pago a plazos en línea a través del IRS. Para cumplir con los requisitos, el total de impuestos pendientes de pago de la asociación debe ser de 25 000 dólares o menos, y debe ser posible pagar el saldo en un plazo de 24 meses. Los intereses seguirán acumulándose, pero un plan de pagos en cuotas ayuda a evitar acciones de cobro más agresivas.

Errores comunes y riesgos de auditoría

Incluso cuando las asociaciones reúnen los requisitos para recibir beneficios tributarios en virtud de la Sección 528, muchas pierden dinero o se enfrentan a sanciones debido a errores evitables. La presentación del formulario federal 1120-H para el año tributario 2023 para las asociaciones de propietarios requiere prestar especial atención a los detalles financieros y a las regulaciones del IRS.

Errores frecuentes en la presentación

Cuando las asociaciones declaran los ingresos y las deducciones se cometen repetidamente varios errores:

• Muchas asociaciones incluyen erróneamente los ingresos por funciones exentas, como las cuotas de membresía, las cuotas y las cuotas, en sus ingresos brutos. Dado que estos ingresos se excluyen específicamente, declararlos infla innecesariamente los ingresos imponibles y aumenta la obligación tributaria.
  
  
• Algunas asociaciones aplican tasas impositivas corporativas regulares en lugar de las tasas fijas del 30 por ciento o 32 por ciento requeridas en el formulario 1120-H. Esto da como resultado cálculos impositivos incorrectos y posibles multas.
  
  
• Las deducciones a veces se exageran. Los gastos relacionados con los ingresos por funciones exentas no se pueden deducir, por lo que deducirlos crea un desajuste entre los ingresos brutos y los gastos.

Supervisiones administrativas

Los errores administrativos simples pueden retrasar el procesamiento o aumentar el riesgo de auditoría:

• Si no ingresa o verifica el número de identificación del empleador (EIN), el IRS lo rechaza.
  
  
• La falta de firmas de los funcionarios autorizados, como el tesorero o el presidente, invalida la declaración. Las declaraciones electrónicas aún requieren una firma electrónica. Un error estándar es utilizar una dirección de presentación incorrecta para una declaración en papel. El procesamiento de las declaraciones en papel ya lleva mucho tiempo, y el uso de una dirección incorrecta puede provocar demoras de semanas o meses.

Estrategias de menor riesgo de auditoría

Las asociaciones pueden reducir su exposición a las auditorías adoptando medidas prácticas de seguridad:

• Use métodos de contabilidad consistentes y mantenga cuentas bancarias claras para separar los fondos de la asociación de las cuentas personales o no relacionadas.
  
  
• Guarde copias de los estados financieros, las facturas de los proveedores y los recibos relacionados con las actividades sujetas a impuestos. Los registros organizados permiten a las asociaciones defender las cifras reportadas en caso de ser cuestionadas.
  
  
• Considere la posibilidad de trabajar con preparadores de impuestos o con un profesional de impuestos, especialmente si la asociación tiene ganancias de capital, múltiples fuentes de ingresos o gastos complejos. Un preparador con experiencia declara los ingresos imponibles con precisión y ayuda a la asociación a evitar multas importantes.

Situaciones especiales de presentación

No todas las asociaciones de propietarios se enfrentan a las mismas circunstancias de presentación de solicitudes. Es posible que algunas tengan poco o ningún ingreso imponible, mientras que otras pueden presentar su declaración por primera vez. Comprender cómo manejar estos casos excepcionales es esencial para mantener el cumplimiento y preservar los beneficios tributarios.

Cero actividad o años de inactividad

Incluso si los únicos ingresos de una asociación provienen de las cuotas de los miembros, es posible que aún deba presentar el formulario federal 1120-H para el año tributario 2023 para las asociaciones de propietarios. La presentación con ceros preserva la elección en virtud del artículo 528 y evita el riesgo de perder el derecho a excluir los ingresos por funciones exentos en años futuros. Sin embargo, si la asociación está completamente inactiva, se está disolviendo o adeudaría menos según el formulario 1120, es posible que no necesite presentar el formulario 1120-H.

Declarantes por primera vez

La presentación por primera vez requiere una preparación cuidadosa:

• Reúna todos los documentos esenciales, como los registros bancarios, los informes de cobro de evaluaciones y los estatutos. Estos documentos confirman que la asociación de propietarios reúne los requisitos para presentar el formulario 1120-H.
  
  
• Compare los posibles resultados tributarios mediante el formulario 1120 y el formulario 1120-H. Si bien el 1120-H suele simplificar el proceso, algunas asociaciones pagan menos impuestos según la declaración estándar de impuestos sobre la renta de las sociedades.
  
  
• Mantenga registros exhaustivos desde la primera presentación en adelante, incluidos los métodos de contabilidad, las actas de las reuniones de la junta y los acuerdos con las compañías de administración. Un mantenimiento sólido de los registros establece la credibilidad y reduce el riesgo de auditoría.

Asociaciones con múltiples propiedades o estados

Algunas asociaciones administran propiedades en más de un estado. En estos casos, la asociación presenta su declaración de impuestos federales en el centro de servicio del IRS vinculado a la ubicación de su oficina principal. También es posible que se apliquen los requisitos estatales de presentación de impuestos, ya que varios estados exigen que las asociaciones de propietarios declaren sus ingresos o paguen impuestos a nivel local. Verificar los requisitos de presentación a nivel estatal y las regulaciones del IRS evita una supervisión costosa.

Conclusión

Presentar el formulario federal 1120-H para el año tributario 2023 para las HOA es más que un requisito rutinario. Es un paso crucial para proteger la estabilidad financiera de su asociación y garantizar el cumplimiento de las regulaciones del IRS. Al excluir correctamente los ingresos por funciones exentas y aplicar las tasas impositivas fijas de conformidad con la Sección 528, su asociación puede reducir la obligación tributaria y obtener valiosos beneficios tributarios.

Las consecuencias de los errores son graves. No cumplir con la fecha límite de presentación o declarar de manera incorrecta los ingresos imponibles puede resultar en multas importantes, demoras en los reembolsos o incluso en la pérdida de la elegibilidad para optar por un tratamiento tributario especial para el año. Estos riesgos se pueden evitar cuando las asociaciones planifican, mantienen registros precisos y revisan detenidamente las instrucciones del IRS.

Para cumplir con las normas y proteger los fondos de sus miembros, siga tres pasos esenciales: presente la declaración con anticipación para evitar errores de última hora, presente la solicitud electrónicamente para reducir las demoras y busque la orientación de un profesional de impuestos si su asociación tiene ingresos o gastos complejos. Estas medidas garantizan que su declaración de impuestos sobre la renta se presente de manera precisa y puntual, lo que protege a su asociación de costosos contratiempos.

Preguntas frecuentes

¿Las asociaciones de propietarios tienen que presentar el formulario 1120-H todos los años?

Una asociación de propietarios presenta el formulario federal 1120-H para el año tributario 2023 si reúne los requisitos y decide excluir los ingresos por funciones exentos. Esta elección se realiza anualmente según el Código de Impuestos Internos, lo que significa que la HOA puede decidir cada año si usar el formulario 1120-H o el formulario 1120 estándar. Una vez presentada, la elección se aplica a ese año tributario y no se puede revocar sin la aprobación del IRS.

¿Qué sucede si una asociación de propietarios no pasa las pruebas del 60% o el 90%?

Si una asociación no pasa la prueba del 60 por ciento de ingresos brutos o del 90 por ciento de gastos, no puede presentar el formulario 1120-H para ese año tributario. En su lugar, la asociación debe presentar una declaración regular de impuestos corporativos mediante el formulario 1120. La presentación incorrecta puede conllevar multas importantes, por lo que es esencial revisar cuidadosamente los métodos de contabilidad, los gastos netos totales y los ingresos por funciones exentas antes de presentar la declaración.

¿Los ingresos por funciones exentas pueden incluir evaluaciones especiales?

Los ingresos por funciones exentas consisten en las cuotas de los miembros, las cuotas regulares y las contribuciones especiales vinculadas a la propiedad de la asociación. Algunos ejemplos incluyen el reemplazo de techos, la jardinería o las reparaciones importantes facturadas a los miembros en su calidad de propietarios. Estos pagos pueden excluirse del ingreso bruto en virtud de la Sección 528. Sin embargo, las asociaciones deben mantener cuentas bancarias y registros precisos para demostrar que los fondos se recaudaron para gastos de mantenimiento o mejoras a fin de preservar su condición de exentas de impuestos.

¿Cómo puede una asociación de propietarios reducir la obligación tributaria según el formulario 1120-H?

Las asociaciones pueden reducir la obligación tributaria excluyendo correctamente los ingresos por funciones exentas, solicitando la deducción de 100 dólares y aplicando créditos tributarios como el crédito para viviendas para personas de bajos ingresos, el crédito para nuevos mercados o el crédito para vehículos eléctricos calificados. La presentación electrónica reduce los errores y las demoras en el procesamiento. Muchas asociaciones también recurren a preparadores de impuestos o consultan a un profesional de impuestos para garantizar que los ingresos imponibles se declaren con precisión, lo que reduce el riesgo de auditoría y protege la estabilidad financiera de la asociación.

¿Qué pasa si una asociación de propietarios no puede pagar el total de sus impuestos a tiempo?

Si una asociación no puede pagar la totalidad de su obligación tributaria antes de la fecha límite, puede calificar para un acuerdo de pago a plazos en línea a través del IRS. El impuesto total no pagado debe ser de 25 000$ o menos, y la HOA debe aceptar pagar el capital y los intereses en un plazo de 24 meses. Si bien los intereses y las multas siguen acumulándose, celebrar un acuerdo formal ayuda a la asociación a evitar acciones de cobro más agresivas y garantiza el cumplimiento de las regulaciones del IRS.