Caen declaraciones en papel y sube el e-file

Las declaraciones de impuestos en papel siguen disminuyendo a medida que más contribuyentes eligen la presentación electrónica. Los datos del IRS de la última temporada de presentación de impuestos muestran que la presentación digital ahora domina la forma en que los estadounidenses presentan sus impuestos, mientras que la presentación tradicional en papel continúa disminuyendo a medida que mejora la tecnología de procesamiento.

La presentación electrónica ahora domina la presentación de declaraciones de impuestos

El abandono de las declaraciones de impuestos en papel se ha desarrollado a lo largo de varias décadas a medida que el software electrónico de presentación y preparación de impuestos se hizo más disponible. Los programas de la industria del software tributario y el programa Free File del IRS han ayudado a millones de contribuyentes a presentar sus declaraciones de impuestos en línea sin costo alguno.

Según las proyecciones del IRS, en 2024 se procesaron aproximadamente 149 millones de declaraciones electrónicas de impuestos sobre la renta, lo que representa alrededor del 93.5 por ciento de todas las declaraciones recibidas por la agencia. En comparación, el IRS procesó aproximadamente 10,3 millones de declaraciones en papel ese año.

La mayoría de las personas presentan el formulario federal 1040, oficialmente conocido como Declaración de impuestos sobre la renta individual de EE. UU., a través de plataformas digitales. Las variantes, como el formulario 1040-SR para los contribuyentes de más edad y las presentaciones modificadas mediante el formulario 1040-X, también suelen presentarse electrónicamente. Los documentos de respaldo, como el formulario W-2 de declaración de salarios e impuestos, el formulario W-4, el anexo 1 o el formulario W-9, ahora se pueden enviar electrónicamente.

Por qué las declaraciones de impuestos en papel tardan más en procesarse

El tiempo de procesamiento sigue siendo una de las mayores diferencias entre las declaraciones en papel y las presentadas electrónicamente. Cuando los contribuyentes presentan la declaración electrónicamente y eligen el depósito directo, los reembolsos de impuestos suelen llegar en un plazo de aproximadamente 21 días.

La presentación en papel requiere pasos adicionales dentro de los centros de procesamiento del IRS. Las declaraciones deben pasar por las unidades de procesamiento de envíos, donde los empleados de la sala de correo clasifican los documentos y los preparan para la extracción de datos.

En muchos casos, el personal debe ingresar manualmente la información de una copia escaneada de la declaración en los sistemas del IRS. Si bien la nueva tecnología de escaneo utiliza el reconocimiento óptico de caracteres, herramientas de lectura automática y códigos de barras bidimensionales, algunas declaraciones aún requieren una transcripción manual, lo que puede provocar retrasos en el procesamiento y errores de transcripción.

La iniciativa de procesamiento sin papel del IRS apunta a la acumulación de documentos

Para reducir la acumulación de documentos y mejorar la experiencia de los contribuyentes, el IRS lanzó la Iniciativa de procesamiento sin papel en 2023. El programa tiene como objetivo digitalizar las presentaciones en papel entrantes mediante el escaneo y la extracción automática de datos.

En el marco de la iniciativa, las declaraciones en papel enviadas por correo a instalaciones como el campus de Kansas City se escanean, lo que convierte los documentos en registros digitales. Este proceso ayuda a los sistemas de procesamiento del IRS a revisar las declaraciones electrónicamente en lugar de basarse únicamente en el ingreso manual.

Los funcionarios del IRS afirman que la ampliación de la presentación digital y la mejora de la tecnología de escaneo podrían reducir los costos de almacenamiento, limitar las demoras en los reembolsos y ayudar a cerrar parte de la brecha tributaria relacionada con las ineficiencias en el procesamiento.

Por qué algunos contribuyentes aún presentan declaraciones de impuestos en papel

A pesar del crecimiento de la presentación electrónica, millones de contribuyentes siguen optando por presentar la declaración en papel. Algunas personas prefieren los métodos de presentación tradicionales o carecen de un acceso confiable a los servicios digitales.

Ciertos contribuyentes, incluidos los ciudadanos estadounidenses que viven en el extranjero, pueden presentar documentación que no se puede transmitir fácilmente de forma electrónica. Las presentaciones complejas que incluyan ajustes tributarios estimados, formularios de solicitud de acuerdos de pago a plazos o documentación sobre deudas tributarias también pueden requerir documentación adicional.

Organizaciones como el Servicio del Defensor del Contribuyente, dirigido por el Defensor del Contribuyente Nacional, ayudan a los contribuyentes que sufren retrasos en los reembolsos o problemas de procesamiento relacionados con las declaraciones en papel.

Presentar correctamente una declaración de impuestos en papel

Los contribuyentes que deben presentar la declaración en papel deben seguir varios pasos para evitar demoras en el procesamiento y garantizar que su declaración se tramite sin problemas en el IRS.

Use la versión correcta del formulario 1040 y adjunte los documentos de respaldo, como la declaración de salarios e impuestos del formulario W-2. Si se incluye un pago, los contribuyentes pueden usar un comprobante de pago, como el formulario 1040-V.

Verifique la dirección postal correcta, ya que las declaraciones en papel se envían a casillas postales específicas del IRS, según las fechas límite de presentación y el estado del pago. Los contribuyentes también pueden usar Direct Pay, tarjetas de débito o crédito en lugar de enviar cheques en papel por correo para reducir las demoras.

Fuentes

• Estadísticas de temporada de presentación de impuestos del IRS
• Publicación 6187 del IRS: Proyecciones de declaraciones individuales para el año calendario
• Información de procesamiento de reembolsos del IRS

‍Por William McLee, editor en jefe y experto en impuestos: obtenga una desgravación fiscal ahora