El IRS continúa experimentando graves retrasos en el procesamiento de las declaraciones en papel y las declaraciones enmendadas, a pesar de los esfuerzos de todo el gobierno para modernizar las operaciones tributarias y digitalizar las operaciones tributarias. Según el informe anual de 2024 del Defensor del Contribuyente Nacional presentado al Congreso y a la Oficina de Responsabilidad Gubernamental (GAO), millones de declaraciones siguen en espera de revisión manual, lo que obliga a los contribuyentes a esperar meses para recibir reembolsos o actualizaciones de sus solicitudes.
El IRS todavía depende en gran medida del trabajo manual para procesar las declaraciones en papel. Cada presentación se somete a varios pasos (clasificación por correo, ingreso de datos, verificación y revisión manual) antes de que se pueda aprobar un reembolso. La agencia procesó aproximadamente 76 millones de formularios archivados en papel y 125 millones de correspondencia en 2024, lo que subraya la magnitud actual del problema.
Un informe de la GAO de 2024 reveló que los centros del IRS en Austin y Kansas City tenían más de 4,6 millones de declaraciones en papel sin procesar en abril de 2023. Los funcionarios describieron el procedimiento como «intensivo en mano de obra» e «ineficiente», y citaron los sistemas obsoletos y la automatización limitada como principales obstáculos. Si bien la mayoría de las declaraciones del formulario 1040 presentadas electrónicamente se procesan en un plazo de 21 días, las declaraciones en papel pueden tardar meses antes de que se paguen los reembolsos o estén disponibles las actualizaciones de estado.
El IRS reconoció estos desafíos y señaló que la escasez de personal y la tecnología limitada siguen afectando los plazos de reembolso. «Nuestro objetivo es ampliar el procesamiento electrónico y reducir los pasos manuales, manteniendo la precisión», dijo un portavoz del IRS. «Estamos desarrollando nuevos sistemas de escaneo para acelerar las revisiones y garantizar que cada declaración se procese correctamente».
Las declaraciones modificadas, presentadas en el formulario 1040-X, se enfrentan a demoras aún mayores. Independientemente de si los contribuyentes presentan su declaración enmendada electrónicamente o por correo, el documento aún debe revisarse manualmente. El Servicio del Defensor del Contribuyente informó que el IRS sigue confiando en el Sistema Integrado de Recuperación de Datos, una plataforma con décadas de antigüedad que requiere múltiples entradas manuales para cada ajuste.
En octubre de 2024, el IRS tenía 2.3 millones de declaraciones modificadas sin procesar en su inventario. Aproximadamente el 72% había superado el período estándar de ocho a doce semanas, mientras que casi el 68% de las presentaciones internacionales llevaban pendientes más de 120 días. «Incluso las declaraciones modificadas presentadas electrónicamente deben pasar por una revisión humana», dijo Erin Collins, defensora nacional del contribuyente.
La agencia ha iniciado programas piloto para automatizar el escaneo y el enrutamiento de algunas declaraciones modificadas. Sin embargo, el despliegue completo en todas las oficinas del IRS podría llevar años, dadas las brechas de infraestructura y las prioridades de modernización contrapuestas.
La iniciativa de procesamiento sin papel del IRS, anunciada en 2023, tiene como objetivo eliminar los flujos de trabajo en papel para la mayoría de los formularios para 2025. La iniciativa incluye la digitalización de los envíos del formulario 1040 y la integración de los sistemas de verificación electrónica de documentos. Si bien se han logrado avances, las demoras en la implementación han ralentizado los resultados.
El Congreso y los organismos de control federales han instado a la agencia a acelerar sus esfuerzos de automatización. En su informe de supervisión de 2024, la GAO señaló que «la dependencia continua de los registros en papel limita la eficiencia y aumenta el riesgo de errores de procesamiento». Los funcionarios del IRS indican que la tecnología de escaneo y los sistemas de correspondencia digital más nuevos se implementarán en 2026, lo que mejorará la velocidad y la precisión.
Las agencias federales continúan monitoreando el progreso del IRS. El Inspector General del Tesoro para la Administración Tributaria (TIGTA) ha recomendado que el IRS establezca puntos de referencia más estrictos para la automatización y asigne suficiente personal para cumplir con los objetivos de modernización. Los líderes del IRS dicen que la próxima etapa de desarrollo incluirá un acceso más amplio a las herramientas de verificación digital y un seguimiento de los reembolsos más consistente para quienes declaran en papel.
Una vez que estén completamente implementados, los nuevos sistemas permitirán escanear y revisar digitalmente la mayoría de las declaraciones en papel, lo que reducirá significativamente la carga de trabajo manual. El IRS espera que este cambio minimice los plazos de reembolso y proporcione actualizaciones más precisas sobre el estado de los reembolsos a los contribuyentes.
Los contribuyentes pueden verificar el estado de su formulario 1040-X utilizando el ¿Dónde está mi declaración enmendada? Herramienta en IRS.gov. La herramienta proporciona actualizaciones para el año en curso y hasta tres años anteriores, y muestra si se ha recibido, ajustado o completado una declaración.
Alternativamente, los contribuyentes pueden llamar a la línea directa gratuita del IRS al 866-464-2050 para obtener ayuda en inglés o español. La agencia aconseja esperar tres semanas después de presentar la declaración antes de comprobar el estado, lo que le da tiempo al personal para introducir la declaración enmendada en el sistema.
El procesamiento puede demorar más si una declaración enmendada está incompleta, no está firmada o incluye formularios especiales que requieren una revisión adicional. Los casos relacionados con la verificación de identidad, la quiebra o la asignación a un cónyuge lesionado también pueden demorarse. Cuando se necesita información adicional, el IRS contacta a los contribuyentes por correo con instrucciones específicas.
Se insta a los contribuyentes a presentar su declaración electrónicamente, verificar toda la información antes de presentarla y conservar copias de sus declaraciones. Los errores de envío y la falta de documentos siguen siendo causas comunes de prolongación de los tiempos de procesamiento.
Las declaraciones presentadas electrónicamente generalmente se procesan en aproximadamente tres semanas, mientras que las presentaciones en papel y enmendadas suelen tardar de ocho a doce semanas y, en algunos casos, hasta dieciséis. Los reembolsos se depositan directamente o se envían por correo en forma de cheques en papel, según el método elegido por el contribuyente.
El IRS desaconseja presentar declaraciones duplicadas o llamar antes de las dieciséis semanas, ya que las consultas anticipadas pueden retrasar el procesamiento. Los contribuyentes que presentaron declaraciones conjuntas o aquellos que requieran correcciones deben esperar tiempos de espera más prolongados debido a los procedimientos de verificación adicionales.
Los funcionarios del IRS enfatizan que la modernización sigue siendo una de las principales prioridades de la agencia. «Estamos enfocados en reducir el manejo del papel y mejorar la eficiencia digital», dijo un portavoz del IRS. «Nuestros sistemas futuros garantizarán reembolsos más rápidos y precisos para los contribuyentes».
Los defensores de los contribuyentes están de acuerdo en que el progreso es visible, pero advierten que los atrasos siguen siendo motivo de preocupación. Collins agregó: «Los contribuyentes merecen plazos consistentes y transparencia por parte de la agencia que tramita sus declaraciones y reembolsos».
Para obtener actualizaciones, los contribuyentes pueden visitar IRS.gov o consultar el último informe de la GAO sobre el desempeño de la administración tributaria federal.
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