IRS acelera digitalización de registros históricos

El Servicio de Impuestos Internos está acelerando los esfuerzos para convertir décadas de archivos en papel en registros digitales con capacidad de búsqueda, como parte de una iniciativa de modernización diseñada para reducir las demoras y mejorar el acceso a los registros tributarios históricos. El proyecto apunta a más de mil millones de documentos archivados que históricamente han requerido su recuperación manual. Las autoridades dicen que los esfuerzos de digitalización ayudarán al Servicio de Impuestos Internos a procesar las declaraciones de impuestos, administrar los registros electrónicos y resolver los problemas del año anterior de manera más eficiente.

Los archivos en papel pasan a sistemas digitales con capacidad de búsqueda

Durante décadas, la administración tributaria se basó en gran medida en las declaraciones de impuestos en papel, los formularios de impuestos y la correspondencia enviada por correo. Cada año siguen llegando millones de documentos en papel, incluidos los formularios 941, 1040, los formularios 709 históricos y los formularios 940 utilizados para los impuestos sobre el empleo y la nómina. Durante cada temporada de presentación de impuestos, también se introducen en el sistema grandes volúmenes de formularios no tributarios y documentos justificativos.

Para abordar el atraso, el Servicio de Impuestos Internos lanzó una iniciativa de procesamiento sin papel para digitalizar los documentos entrantes y convertir los registros históricos que ya están almacenados en los almacenes. El esfuerzo apoya programas más amplios de administración de registros y administración de registros e información diseñados para preservar la documentación oficial de los contribuyentes.

Los funcionarios dicen que la iniciativa digitalizará las declaraciones de impuestos y otros documentos para que los empleados puedan recuperarlos a través de sistemas electrónicos en lugar de solicitar archivos físicos. La expansión de los sistemas de mantenimiento de registros electrónicos también debería reducir los costos de almacenamiento a largo plazo asociados con el mantenimiento de los archivos en papel.

La conversión digital incluye la extracción de datos

El esfuerzo de modernización va más allá de escanear imágenes de archivos en papel. Los proyectos incluyen el escaneo por contratistas internos y externos, diseñado para extraer datos de documentos en papel para usarlos en los sistemas de mantenimiento de registros electrónicos.

Una vez digitalizados los documentos, la información se puede indexar utilizando elementos de metadatos que ayudan a organizar los archivos de los contribuyentes. Este proceso permite a los empleados localizar los registros fuente con mayor facilidad y mejora el reconocimiento de patrones al revisar los datos tributarios históricos.

Estas mejoras se incluyen en la estrategia de administración de registros electrónicos de la agencia dentro del programa de administración de registros e información (RIM). Las directrices federales, como las directivas del boletín de la NARA, también determinan cómo deben conservarse los registros permanentes en formato digital.

La digitalización puede reducir los retrasos en el procesamiento

Trasladar los registros históricos a sistemas electrónicos podría acortar significativamente el tiempo requerido para resolver las preguntas de los contribuyentes. Muchas disputas sobre cuentas dependen de la revisión de las presentaciones anteriores o de la correspondencia relacionada con impuestos sobre la renta anteriores.

Cuando esos documentos existen solo como archivos en papel, su recuperación requiere búsquedas manuales en las instalaciones de almacenamiento. La digitalización permite a los empleados acceder a los registros contables y a las declaraciones de impuestos históricas a través de sistemas electrónicos, lo que elimina la necesidad de esperar a que se recuperen los archivos físicos.

El cambio también puede mejorar el proceso de examen del IRS. Las auditorías suelen incluir solicitudes de documentación a través de una solicitud de documento informativo, que normalmente se emite en el formulario 4564. Los registros digitales pueden permitir a los examinadores verificar las presentaciones más rápidamente durante la revisión de los casos.

Los registros archivados a menudo son necesarios para las solicitudes de transcripciones

Las solicitudes de transcripciones de impuestos con frecuencia dependen de la documentación histórica almacenada en los archivos de la agencia. Los prestamistas, las universidades y los programas de inmigración suelen exigir la verificación de las declaraciones de impuestos sobre la renta o del historial de presentación.

Muchos registros de transcripciones extraen información de las declaraciones de impuestos del Formulario 1040 y otros formularios de impuestos presentados en años anteriores. Los profesionales de impuestos también confían en los registros archivados cuando representan a personas adineradas o grandes corporaciones durante los exámenes o las revisiones de cumplimiento.

Los profesionales que están sujetos a la Circular No. 230 del Departamento del Tesoro deben verificar los registros de los contribuyentes cuando representan a los clientes ante la agencia. El acceso a los registros digitalizados puede ayudarlos a confirmar las declaraciones y abordar las discrepancias relacionadas con el Código de Impuestos Internos.

Los fondos federales apoyan la modernización de la tecnología

La digitalización de los registros históricos es un componente de un esfuerzo de modernización más amplio, financiado en parte por la Ley de Reducción de la Inflación. La ley asignó fondos multianuales para fortalecer la tecnología utilizada en la administración tributaria.

La financiación apoya los esfuerzos de digitalización, las actualizaciones del software de contabilidad electrónica de la agencia y las mejoras en los sistemas de información electrónica que administran los registros de los contribuyentes. Los funcionarios dicen que el objetivo es reducir la dependencia de los archivos en papel y, al mismo tiempo, mejorar la eficiencia operativa.

Los funcionarios del Tesoro también han descrito estas iniciativas como parte de una iniciativa más amplia sobre cero papel destinada a modernizar las operaciones gubernamentales y ampliar los servicios digitales seguros.

La supervisión y el cumplimiento dan forma a las políticas de mantenimiento de registros

Los proyectos de digitalización deben cumplir con los requisitos de supervisión federal diseñados para proteger los registros de los contribuyentes. El Inspector General del Tesoro supervisa los programas de modernización tecnológica y evalúa el cumplimiento de las leyes de registros.

El Servicio del Defensor del Contribuyente y del Defensor del Contribuyente también hace un seguimiento de cómo la modernización afecta a los contribuyentes, particularmente durante los períodos de gran volumen, como la temporada de presentación de impuestos de 2024 y la próxima temporada de presentación de impuestos de 2025.

También se aplican las normas federales que rigen los sistemas de mantenimiento de registros electrónicos. Las directrices, que incluyen el procedimiento fiscal 98-25 y la resolución tributaria 71-20, describen cómo las agencias deben mantener los registros electrónicos, los sistemas de archivos de respaldo y los medios electrónicos portátiles que se utilizan para almacenar la documentación de los contribuyentes.

Las herramientas en línea ya brindan acceso a los registros tributarios

Incluso antes de digitalizar todos los registros históricos, los contribuyentes pueden acceder a muchos documentos a través de los servicios en línea existentes. La cuenta en línea del IRS permite a las personas recuperar las transcripciones vinculadas a sus declaraciones de impuestos y registros de ingresos.

Una vez que se complete la verificación de identidad, los usuarios pueden descargar los registros electrónicos asociados a sus presentaciones. Estas herramientas permiten a los contribuyentes revisar las presentaciones del formulario 1040 y otros formularios tributarios que aparecen en los sistemas electrónicos.

Si el acceso en línea no está disponible, aún se pueden solicitar las transcripciones a través del sistema Get Transcript by Mail de la agencia. A medida que continúen los esfuerzos de digitalización, los funcionarios esperan que haya más documentos históricos disponibles a través de sistemas de mantenimiento de registros electrónicos en lugar de recuperarlos manualmente.

Fuentes

Los siguientes recursos proporcionan información oficial sobre la modernización de la administración tributaria federal, los requisitos de mantenimiento de registros electrónicos y los servicios de transcripciones disponibles para los contribuyentes. Estas publicaciones gubernamentales describen las políticas, los programas y las iniciativas técnicas que respaldan la digitalización y el procesamiento sin papel en todo el sistema tributario.

• Sala de prensa del IRS — Iniciativa de procesamiento sin papel
• IRS — Modernización de los sistemas de procesamiento de impuestos
• IRS — Obtenga el servicio de transcripción
  

‍Por William McLee, editor en jefe y experto en impuestos: obtenga una desgravación fiscal ahora