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Formulario 940 (2018) del IRS: Declaración anual de FUTA del empleador

Presente el formulario 940 (2017) del IRS correctamente. Conozca las tasas impositivas de la FUTA, las reglas de reducción crediticia y los requisitos de los empleadores para el año tributario federal de desempleo de 2017.
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Reviewed by:
William J. McLee, EA, Get Tax Relief Now
Published date:
November 10, 2025
Updated date:
June 3, 2026
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Descargar el Formulario Oficial 2018 940

Descargue el formulario oficial 940 para el año fiscal 2018 y revise cada sección antes de completarlo. Usar el formulario del año fiscal incorrecto resultará en rechazo; siempre confirme que tiene la versión 2018 antes de comenzar.

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Form 940 — Formulario 940 (2018) del IRS: Declaración anual de FUTA del empleador

Tax Year 2018  ·  PDF Format

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¿Qué es este formulario?

IRS Form 940 (2018) — At a Glance

Employers use IRS Form 940 (2018) to report and pay FUTA tax for the 2018 calendar year. Only employers pay it, not workers; funding state unemployment insurance programs through federal payroll tax obligations.

Late Filers

Employers missing deadlines may still file Form 940 for 2018, which can stop additional failure-to-file penalties once the IRS receives the return.

Multiple Income Sources

Employers paying unemployment tax in multiple states or credit reduction states must complete Schedule A (Form 940) to report total FUTA liability accurately.

Itemizing Deductions

Employers may reduce FUTA liability by claiming timely state unemployment tax credits, lowering the effective federal unemployment tax rate for qualifying payroll wages.

Claiming 2018 Credits

The maximum 5.4 percent credit in 2018 applied when state unemployment taxes were paid on time, and no state credit-reduction rules applied.

IRS Compliance

Form 940 filing is required for FUTA compliance, but accurate reporting, timely deposits, and correct payments are also necessary to meet IRS obligations.

Citizens Abroad / Military

FUTA rules for employees in U.S. territories and abroad vary, with Puerto Rico, Virgin Islands, and foreign employment subject to special statutory classifications.

Elegibilidad

Who Needs Form 940 (2018)

Form 940 (2018) is required for employers who meet specific wage or employment thresholds in 2017 or 2018, including those filing late or correcting a prior return. Special rules apply to household, farm, tax-exempt, governmental, and tribal employers.

Late Filers

Employers missing deadlines may still file Form 940 for 2018. Filing late stops further failure-to-file penalties, though prior penalties and interest still apply.

Multiple Income Sources

Employers paying state unemployment tax in multiple states or credit reduction states must file Schedule A with Form 940 to report accurate FUTA liability.

Itemizing Deductions

Employers may reduce FUTA liability by claiming credits for timely state unemployment contributions on wages, provided payments match FUTA taxable wages and qualify.

Claiming 2018 Credits

A maximum 5.4 percent credit applies when state unemployment taxes are paid on time, and no credit reduction state applies.

IRS Compliance

Employers must file Form 940 if they paid $1,500 in wages in any calendar quarter or had employees for 20 weeks or more.

Citizens Abroad / Military

Employers with workers in U.S. territories or abroad must apply FUTA statutory rules based on territory classification and American employer status before filing.

Paso a paso

How to Complete Form 940 (2018)

Follow the steps below to accurately complete and file IRS Form 940 for the 2018 tax year. Several steps reflect rules and requirements that are specific to this tax year.

1. Gather your documents before starting

Collect payroll records for all wages paid in 2018, including employee earnings, FUTA deposit receipts, state unemployment tax payment records, and any IRS correspondence. These documents ensure accurate reporting, help verify totals, and reduce errors when completing Form 940.

2. Choose the correct filing status (2018)

Review the status boxes on Form 940, including final return, no payments to employees in 2018, successor employer, or amended return. Do not confuse these with “original filing” or entity selection options, since Form 940 only uses specific IRS status indicators to identify reporting changes and ensure accurate federal unemployment tax processing.

3. Report all income on the correct lines

Review the status boxes on Form 940, including final return, no payments to employees in 2018, successor employer, or amended return. Do not confuse these with “original filing” or entity selection options, since Form 940 only uses specific IRS status indicators to identify reporting changes and ensure accurate federal unemployment tax processing and compliance requirements.

4. Calculate Adjusted Gross Income (AGI)

Start with total FUTA-taxable wages, then apply adjustments such as exempt payments and allowable state unemployment tax credits. AGI determines your taxable base for FUTA calculations and directly controls your final unemployment tax liability before credits reduce the amount owed.

5. Choose your deductions and apply exemptions (2018 Only)

Exclude FUTA-exempt wages such as qualifying 501(c)(3) payments, certain household and farm wages, and specific reimbursements affected by the 2018 tax law changes. Standard deduction rules do not apply; instead, follow IRS FUTA-specific exemption thresholds and classification rules for each employer type, ensuring proper wage reporting, accurate calculations, and compliance with federal unemployment tax requirements.

6. Claim the 2018-specific credit (2018 Only)

Apply the state unemployment tax credit on Form 940 to reduce FUTA liability. If subject to credit reduction, such as in the U.S. Virgin Islands for 2018, attach Schedule A to calculate and report the adjusted credit accurately.

Official IRS Rules — 2018

Critical Filing Facts for Tax Year 2018

These are not general guidelines — they are the official IRS rules specific to the 2018 tax year. Know them before you file.

Filing Deadline — January 31, 2019

The original due date for Form 940 (2018) was January 31, 2019. Employers who made all required FUTA deposits on time were granted an extended deadline of February 11, 2019. After this date, penalties and interest begin accruing on any unpaid or unfiled balances immediately.

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Refund Deadline — Likely Expired

Refund claims for 2018 Form 940 are generally limited to three years from the filing date or two years from the payment date, whichever is later. For most timely-filed returns, the window has likely closed. Employers should consult a tax professional to determine whether rare exceptions or relief provisions apply.

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Processing Time — Allow Several Months

The IRS recommends waiting about 6 to 8 weeks after mailing a paper Form 940 or 2 to 3 weeks after e-filing before checking the status. Employers with unpaid balances should pay promptly to reduce interest charges while the return continues to be processed in the system.

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Amended Return Rules

Employers who are correcting a 2018 Form 940 should check the Amended box when they file it. The IRS allows electronic submission of amended returns, so paper filing is not required. Supporting documentation should be included to explain corrections and ensure accurate processing of updated unemployment tax information.

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Missing Documents

Missing W-2s or Tax Records for 2018?

Late filers often lack complete payroll records needed to reconstruct a Form 940 accurately. IRS business transcripts and other official sources can help fill in the gaps and support an accurate filing.

IRS Wage & Income Transcript

For businesses, the IRS provides transcripts containing reported tax returns, accounts, and entity data, helping verify prior filing activity, payments, and employer FUTA compliance information.

IRS Account Transcript

This transcript shows employer tax account history, including deposits, balances, penalties, and IRS notices related to 2018 FUTA obligations, confirming filings, payments, and compliance status.

Social Security Administration

SSA wage records show earnings reported under employees' Social Security numbers, helping verify wage totals when payroll records are missing and supporting accurate FUTA reporting reconstruction.

Contact Prior Employers

IRS rules require employers to retain employment tax records for at least four years after the tax due or payment date, so prior providers may still hold records.

Filing is better than not filing, since the failure-to-file penalty accrues faster than the failure-to-pay penalty, so prompt submission reduces total liability.

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If You Owe Money

Owe Taxes for 2018? Know Your Options

Penalties and interest on any unpaid 2018 FUTA balance have been accruing since the original filing deadline. Filing now stops the failure-to-file penalty from continuing to increase, though failure-to-pay penalties and interest may continue until the balance is resolved.

Failure-to-File Penalty

(5% per month, up to 25%)

This penalty accrues at 5% of the unpaid tax per month or partial month while the return remains unfiled, up to a maximum of 25%, reduced by any failure-to-pay penalty applied for the same month.

Failure-to-Pay Penalty

(0.5% per month + interest)

The failure-to-pay penalty is 0.5 percent per month on the unpaid tax balance. It may be reduced under installment agreements or increased after levy notices, while interest accrues separately on both the tax and the penalties until paid.

Penalty Abatement Options

(First-Time Abatement & Reasonable Cause)

The first-time abate program may apply to taxpayers with a clean three-year compliance history. Reasonable cause relief may also apply when circumstances beyond the employer’s control prevented timely filing or payment compliance.

Filing sooner rather than later is strongly advisable. The failure-to-file penalty accrues at a much higher monthly rate than the failure-to-pay penalty, and filing stops further failure-to-file accrual immediately.

Watch Out For

Common Mistakes on 2018 Returns

The errors below are among the frequent causes of IRS processing delays, inaccurate returns, or missed credits on 2018 Form 940 filings.

  • Using the wrong tax year form — Always use the 2018 Form 940 version, since filing another year’s form can cause IRS processing errors or require corrections.
  • Missing Schedule M / 2018-specific credit — Employers with multi-state wages or U.S. Virgin Islands unemployment tax must attach Schedule A, or FUTA liability may be underreported.
  • Wrong filing status label — Incorrectly checking the amended, successor, no payments, or final boxes leads to IRS misclassification and delays in processing the return.
  • Applying Pease limitations incorrectly — Misapplying FUTA credit rules or wage exclusions can distort taxable wages and result in incorrect unemployment tax calculations and penalties.
  • Treating unemployment compensation as partially tax-free — Certain 2018 reimbursements were subject to FUTA, and misclassifying them can lead to incorrect exemptions, underreporting wages, and underpaid unemployment tax obligations.
  • Assuming a refund is still available — Most 2018 FUTA refund claims are now time-barred under IRS rules, and eligibility should be confirmed before expecting repayment or filing any refund request.
  • Missing or incorrect Social Security numbers — Although Form 940 uses an EIN, payroll record Social Security number errors can still create mismatches, delays, and compliance issues during verification processes.
  • Unsigned return — A Form 940 without an authorized signature is invalid and will be rejected by the IRS, delaying processing and enforcement resolution.
  • Missing attachments — Failing to include required Schedule A or supporting documentation results in incomplete filings and may trigger IRS adjustments or correspondence.
Reviewed by:
William J. McLee, EA, Get Tax Relief Now
Published date:
November 10, 2025
Updated date:
June 3, 2026

Para qué sirve el formulario 940 (2018) del IRS

Los empleadores usan el formulario 940 (2018) del IRS para declarar todos sus impuestos FUTA del año. El impuesto federal de desempleo se aplica a los salarios pagados a los empleados, y solo los empleadores pagan el impuesto FUTA; no se retiene de los salarios de los empleados. El gobierno federal usa estos fondos para apoyar los sistemas estatales de seguro de desempleo, que brindan beneficios de desempleo temporales a los trabajadores.

Los empleadores deben presentar este formulario si:

  • Salarios pagados de $1,500 o más en cualquier trimestre calendario durante 2017 o 2018

  • Tuvo uno o más empleados durante al menos una parte del día en 20 o más semanas durante 2017 o 2018

  • Empleados domésticos empleados o empleados agrícolas que cumplen con los umbrales de FUTA

El Servicio de Impuestos Internos exige esta declaración de impuestos a la mayoría de los empleadores que han pagado salarios a los empleados durante el año calendario. El formulario de presentación garantiza que todas las obligaciones tributarias de la FUTA se calculen y paguen correctamente al IRS.

Para obtener un desglose detallado de los requisitos de presentación, las reglas de elegibilidad e instrucciones paso a paso para Formulario 940 (2018) del IRS: Declaración anual de FUTA del empleador, consulta nuestra guía completa

Cuándo utilizaría el formulario 940 para 2018

Los empleadores utilizan el formulario 940 (2018) del IRS cuando necesitan presentar una declaración tardía o enmendada. Las presentaciones tardías se producen cuando una empresa no cumple con la fecha límite original del 31 de enero de 2019 (o el 11 de febrero de 2019, si todos los depósitos de la FUTA se hicieron a tiempo). Es necesario presentar una declaración enmendada cuando se encuentran errores en los salarios pagados, en los créditos tributarios estatales por desempleo o en los ajustes por reducción de créditos.

Las situaciones típicas que requieren una declaración tardía o enmendada incluyen:

  • Un empleador recibe una notificación del Servicio de Impuestos Internos por una declaración incompleta o sin presentar.

  • Una empresa identifica errores de cálculo en los salarios imponibles de la FUTA o en los impuestos estatales de desempleo mal pagados.

  • La compañía identifica errores en el crédito tributario de la FUTA debido a pagos estatales atrasados.

  • Un cambio de propietario crea una situación de empleador sucesor que requiere una presentación de informes corregida.

  • Una empresa dejó de pagar los salarios durante el año tributario, pero no marcó la declaración como definitiva.

Incluso si la fecha límite ha pasado, la presentación voluntaria del Formulario 940 ayuda a los empleadores a reducir las multas y demostrar el cumplimiento de buena fe de los requisitos del IRS.

Reglas o detalles clave para 2018

Para el año tributario 2018, la tasa impositiva de la FUTA fue del 6.0 por ciento sobre los primeros 7.000 dólares de salario pagados a cada empleado por año. La mayoría de los empleadores recibieron un crédito del 5,4 por ciento por los impuestos estatales de desempleo pagados puntualmente, lo que redujo su tasa impositiva federal de desempleo al 0,6 por ciento. Ese año, las Islas Vírgenes de los Estados Unidos fueron el único estado que aplicó una reducción de los créditos, por lo que los empleadores cuyos salarios estaban sujetos al impuesto de desempleo pagaron una tasa efectiva más alta. En virtud de la Ley de reducción de impuestos y empleos, los gastos de mudanza y los reembolsos de desplazamientos en bicicleta pasaron a estar sujetos al impuesto FUTA. Los empleadores también estaban obligados a mantener los registros de nómina, pagos y crédito durante al menos cuatro años.

Paso a paso (nivel alto)

La presentación del formulario 940 (2018) del IRS requiere varios pasos clave para garantizar que todos los impuestos de la FUTA se declaren y paguen con precisión.

  • El empleador recopila los registros de nómina que muestran los salarios pagados a cada empleado durante el año calendario 2018.

  • El empleador calcula los salarios imponibles de la FUTA hasta la base salarial de $7,000 por empleado y aplica cualquier crédito tributario de la FUTA para pagar puntualmente los impuestos estatales de desempleo.

  • El empleador completa el Anexo A (formulario 940) si los salarios se pagaron en más de un estado o en un estado con una reducción de crédito.

  • El empleador presenta el formulario completo ante el Servicio de Impuestos Internos por correo o electrónicamente y conserva todos los registros durante al menos cuatro años.
    Para obtener detalles completos sobre los informes salariales, las retenciones y las declaraciones de impuestos por desempleo, consulte nuestra guía sobre Formularios de impuestos sobre nómina y empleo.

Errores comunes y cómo evitarlos

Los empleadores suelen cometer errores evitables al presentar el formulario 940 (2018) del IRS. Estos errores pueden retrasar el procesamiento o aumentar su obligación tributaria según la FUTA. A continuación se muestran algunos problemas frecuentes y cómo evitarlos:

  • Declarar los salarios totales en lugar de los salarios sujetos a impuestos: Limite los salarios imponibles de la FUTA a los primeros $7,000 por empleado por año para evitar la sobredeclaración y los pagos de impuestos excesivos.
  • Reclamar el crédito FUTA completo cuando no es elegible: Pague todos los impuestos estatales de desempleo a tiempo para calificar para el crédito total del 5.4% y evitar ajustes crediticios.
  • Omitir el Anexo A (formulario 940): Incluya el Anexo A si paga salarios en varios estados o en un estado con reducción de crédito para garantizar una presentación completa y precisa.
  • Si no marca la casilla «devolución final»: Marque la casilla «declaración final» si ha dejado de pagar los salarios para evitar que el IRS espere declaraciones adicionales.
  • Reportar los salarios de los empleados exentos: Revise las reglas de exención de la FUTA y excluya los salarios pagados a los trabajadores sin fines de lucro, agrícolas o domésticos que no estén cubiertos por el impuesto de la FUTA. Evite estas y otras problemas tributarios empresariales revisando las pautas del IRS y buscando el asesoramiento de expertos.

Revisar los datos de nómina y verificar los cálculos crediticios antes de presentar la solicitud ayuda a prevenir estos errores y garantiza que el empleador cumpla con los requisitos del impuesto federal de desempleo.

Qué sucede después de presentar la solicitud

Una vez que el IRS recibe el formulario 940 (2018) del IRS, generalmente procesa las declaraciones en papel en un plazo de seis a ocho semanas y las presentaciones electrónicas en un plazo de dos a tres semanas. Las declaraciones tardías o modificadas pueden tardar más en procesarse debido a una verificación adicional.

Tras el procesamiento, el Servicio de Impuestos Internos emitirá uno de los siguientes documentos:

  • Un reembolso si el empleador pagó en exceso el impuesto FUTA

  • Un aviso de saldo adeudado que muestre la obligación tributaria restante, las multas y los intereses

  • Una solicitud de documentación, como registros de nómina o de impuestos estatales por desempleo

Si se adeuda un impuesto adicional, los empleadores deben pagar a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales o solicitar un plan de cuotas. El IRS aconseja a los empleadores que respondan con prontitud a las notificaciones y que cumplan con todas las obligaciones tributarias federales por desempleo.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la fecha límite para presentar el formulario 940 (2018) del IRS?

La fecha límite era el 31 de enero de 2019 o el 11 de febrero de 2019, dependiendo de si todos los depósitos de FUTA se realizaron a tiempo.

¿Los empleadores aún pueden presentar el Formulario 940 para el año tributario 2018?

Sí, los empleadores pueden presentar una declaración tardía o enmendada para resolver los informes tributarios de la FUTA no presentados o incorrectos.

¿Cuál fue la tasa impositiva de la FUTA en 2018?

La tasa impositiva de la FUTA fue del 6.0 por ciento, con un crédito máximo del 5.4 por ciento para los impuestos estatales de desempleo oportunos.

¿Qué jurisdicción era un estado con reducción de crédito en 2018?

Ese año, las Islas Vírgenes de los Estados Unidos fueron el único estado que recibió una reducción de crédito.

¿Quién debe pagar el impuesto FUTA?

Solo los empleadores pagan el impuesto FUTA. La retención de la FUTA no reduce los salarios de los empleados.

¿Qué registros deben conservarse después de la presentación?

Los empleadores deben conservar todos los registros de nómina, los pagos del seguro de desempleo y los comprobantes de los pagos de impuestos de la FUTA durante un mínimo de cuatro años.

¿Las organizaciones sin fines de lucro tienen que presentar una solicitud?

Algunas organizaciones sin fines de lucro están exentas, pero la mayoría de los empleadores que pagan salarios sujetos a impuestos están obligados a presentar la declaración anual de impuestos federales por desempleo.

Para obtener más recursos sobre cómo presentar o entender los formularios del IRS del año anterior, visite nuestro Biblioteca de resúmenes y guías de formularios.

https://www.cdn.gettaxreliefnow.com/Payroll%20%26%20Employment%20Tax%20Forms/940/Employer_s%20Annual%20Federal%20Unemployment%20(FUTA)%20Tax%20Return%20940%20-%202018.pdf
FAQs

Frequently Asked Questions

What is IRS Form 940 (2018) used for?

Employers use IRS Form 940 (2018) to report their annual federal unemployment tax liability to the federal government. It is separate from federal income tax and FICA taxes and supports state unemployment programs funded by paid wages for unemployment benefits.

Can I still file a 2018 Form 940?

Yes, most employers can still file a late Form 940 with the Internal Revenue Service for 2018. Filing stops penalties on federal unemployment tax liability, even if employers stopped paying wages or need legal or tax advice for prior filings.

What was the FUTA tax rate for 2018?

The FUTA tax rate was 6.0 percent on paid wages up to $7,000 per employee. Employers may reduce their liability through a FUTA tax credit, depending on their quarterly payments of state unemployment taxes, especially for nonprofit organizations or agricultural employees.

Which state had a credit reduction in 2018?

In 2018, employers in more than one state, including the U.S. Virgin Islands, faced reduced credits, increasing FUTA tax liability. New employers or those with one or more employees must calculate adjustments under federal government unemployment rules for accuracy.

What changed for FUTA in 2018 under the Tax Cuts and Jobs Act?

The Tax Cuts and Jobs Act subjected certain benefits, such as reimbursements for agricultural and household employees, to FUTA. Employers are required to comply with federal income tax guidance and seek tax advice to accurately report paid wages in accordance with the new regulations.

How long does the IRS take to process a Form 940?

The IRS typically processes Form 940 within a few weeks after filing, depending on the timing of quarterly payments. Example delays may occur for first-quarter corrections or if employers have former employees, nonprofit organizations, or at least some part-year wage records.

What happens if I owe FUTA taxes for 2018?

If FUTA tax is owed, employers must pay it to the federal government and may face additional liability. The Internal Revenue Service may assess penalties if the quarterly payment is missed, especially if employers have new employees or multiple state activities.

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