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Formulario 940 del IRS (2016): Declaración anual de FUTA del empleador

Aprenda a presentar o modificar el formulario 940 (2016) del IRS para el impuesto federal de desempleo, comprenda los créditos FUTA y evite multas por presentaciones tardías o incorrectas.
Formulario oficial del IRS · Descarga instantánea · No se requiere registro
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Published date:
November 10, 2025
Updated date:
June 3, 2026

Descargar el Formulario Oficial 2016 940

Descargue el formulario oficial 940 para el año fiscal 2016 y revise cada sección antes de completarlo. Usar el formulario del año fiscal incorrecto resultará en rechazo; siempre confirme que tiene la versión 2016 antes de comenzar.

Form 940 — Formulario 940 del IRS (2016): Declaración anual de FUTA del empleador

Tax Year 2016  ·  PDF Format

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IRS Form 940 (2016) — At a Glance

Employers file Form 940 to report their annual federal unemployment tax liability under the Federal Unemployment Tax Act. It covers wages paid to employees throughout 2016 and determines the amount of FUTA tax owed after applying any available state unemployment tax credits.

Late Filers

Employers missing the January 31, 2017, deadline may still file Form 940 for 2016 FUTA reporting, though penalties and interest continue accruing until paid.

Multiple Income Sources

Businesses with employees in multiple states must track each state's unemployment tax payment and determine whether any 2016 credit reduction affects FUTA liability.

Itemizing Deductions

Employers claiming state unemployment tax credits must ensure that all filings are timely and applied accurately against the 6.0 percent FUTA tax rate

Claiming 2016 Credits

The maximum credit for 2016 was 5.4 percent when state unemployment taxes were paid on time, effectively reducing the FUTA net tax rate.

IRS Compliance

Accurate Form 940 filing helps employers avoid IRS penalties, correspondence, and errors, ensuring FUTA tax reporting is correct and properly reconciled with payments.

Citizens Abroad / Military

Wages paid for services outside the U.S. may qualify for FUTA exemptions, requiring employers to review statutory rules before including them in taxable wages.

Who Needs Form 940 (2016)

Form 940 for 2016 applies to employers who met the FUTA filing tests in 2015 or 2016, including late filers and amended returns, based on wages or employee-week thresholds set by federal law.

Late Filers

Employers missing the January 31, 2017, or February 10, 2017, deadlines may still file Form 940 for 2016 to report liability and reduce penalties.

Multiple Income Sources

Employers with payroll across multiple states must reconcile unemployment tax payments and attach Schedule A if designated for a credit reduction for 2016.

Itemizing Deductions

Businesses may claim up to 5.4 percent FUTA credit if state unemployment taxes were paid by the applicable due date.

Claiming 2016 Credits

On the first $7,000 of wages per employee, a full 5.4 percent credit reduces net FUTA tax to 0.6 percent, lowering liability.

IRS Compliance

Accurate Form 940 filing reduces reporting errors and penalties, but does not guarantee protection from an IRS examination or audit of submitted information.

Citizens Abroad / Military

Wages for services outside the United States may qualify for a FUTA exemption depending on employment category, and employers must verify statutory rules before reporting.

How to Complete Form 940 (2016)

Follow the steps below to complete your 2016 Form 940 accurately, keeping in mind that several requirements — including credit reduction rules and deposit thresholds — are specific to this tax year.

1. Gather Your Documents Before Starting

Collect payroll summaries, wage records, quarterly deposit confirmations, and proof of state unemployment taxes for 2016. Also, review prior Form 940 filings to ensure consistency, identify discrepancies early, and correct errors before submitting your return to the IRS.

2. Choose the Correct Filing Status (2016)

Confirm you are using the official 2016 Form 940, not a prior or later year version. Check the applicable boxes, including amended return, successor employer, no payments made in 2016, and final return. Avoid outdated labels or misclassification, as incorrect selection may cause IRS processing delays, corrections, or rejection of the return.

3. Report All Income on the Correct Lines

Report total employee wages on Line 1, including all cash wages and compensation paid during 2016. Exclude exempt payments such as fringe benefits and retirement contributions. Enter FUTA-taxable wages on Line 2, capped at $7,000 per employee. Include any 2016-specific taxable wage adjustments required under federal unemployment insurance rules carefully.

4. Calculate Adjusted Gross Income (AGI)

Begin with total taxable FUTA wages, then apply allowable adjustments such as exempt wages and state unemployment tax credits. AGI determines your taxable base for FUTA calculations and directly controls your final federal unemployment tax liability before credits are applied.

5. Choose Your Deductions and Apply Exemptions (2016 Only)

For 2016, the FUTA wage base is limited to $7,000 per employee. Deduct exempt wages, including certain fringe benefits and retirement contributions, before calculating taxable FUTA wages. Standard deduction rules do not apply to Form 940; instead, employers must carefully follow the FUTA-specific exclusions and reporting requirements defined in the official IRS 2016 unemployment tax regulations.

6. Claim the 2016-Specific Credit (2016 Only)

Claim up to a 5.4 percent credit for timely state unemployment taxes paid in 2016. If applicable, attach Schedule A for credit reduction states. This reduces net FUTA tax liability and must be properly documented on Form 940.

Critical Filing Facts for Tax Year 2016

These are not general guidelines — they are the official IRS rules specific to the 2016 tax year. Know them before you file.

Filing Deadline — January 31, 2017

The due date for Form 940 (2016) was January 31, 2017, though employers who timely deposited all FUTA taxes received an extended filing deadline of February 10, 2017. Late returns accrue penalties and interest from the original due date until fully resolved by payment.

Refund Deadline — Likely Expired

Under general IRS refund limitation rules, employers typically had three years from the date of filing or two years from the date of payment to request refunds for overpaid 2016 FUTA taxes. Most refund windows closed around January 31, 2020, though limited exceptions may still apply in qualifying circumstances.

Processing Time — Allow Several Months

The IRS may take several weeks or months to process paper-filed Form 940 returns for 2016, especially during high-volume periods. Employers should generally wait at least 6 to 8 weeks before requesting transcripts and promptly pay outstanding balances to minimize ongoing interest and penalty accrual.

Amended Return Rules

Employers correcting wage reporting, credit calculations, or state unemployment tax payment errors for 2016 must file a corrected 2016 Form 940. Check the Amended return box and attach a written explanation of all revisions so the IRS can properly distinguish corrected filings from duplicate return submissions.

Missing W-2s or Tax Records for 2016?

Employers filing late may no longer have complete payroll records available. Still, IRS transcripts and supporting financial documents can help reconstruct the information needed to prepare an accurate return and properly satisfy federal requirements for unemployment tax reporting.

IRS Wage & Income Transcript

This transcript shows 2016 wage and income data reported by employers and payroll processors, primarily for individual tax filing, but it may also assist employers in reconstruction.

IRS Account Transcript

This transcript records tax assessments, payments, penalties, and filing activity for the 2016 tax period, helping employers confirm prior Form 940 submissions and FUTA deposits.

Social Security Administration

Employees may request wage records from the SSA, but employers should rely primarily on retained payroll records and IRS business account data for accurate 2016 reconstruction.

Contact Prior Employers

Federal law requires payroll records to be retained for at least 4 years, so prior employers or payroll providers may still hold the relevant 2016 documentation.

Filing late is always better than not filing at all, since failure-to-file penalties exceed failure-to-pay penalties, even when records remain incomplete.

¿Le faltan W-2 o registros fiscales?

Aún puede completar su declaración incluso sin los registros originales

Owe Taxes for 2016? Know Your Options

Penalties and interest on unpaid 2016 FUTA taxes have been accruing since the original January 31, 2017, deadline. Filing now stops the failure-to-file penalty from continuing to increase, even if the full balance cannot be paid immediately.

Failure-to-File Penalty

(5% per month, up to 25%)

This penalty applies monthly after the due date until the return is filed, up to 25 percent of the unpaid tax. It is reduced by any failure-to-pay penalty assessed for the same month when both penalties apply simultaneously.

Failure-to-Pay Penalty

(0.5% per month + interest)

This penalty applies to unpaid tax after the due date and continues monthly until the tax is paid in full. Interest also accrues on both the tax and penalties, increasing total liability until the IRS receives full settlement.

Penalty Abatement Options

(First-Time Abatement & Reasonable Cause)

The IRS may grant a first-time abatement to compliant taxpayers with a clean three-year history. Reasonable cause relief may also apply, case by case, though reliance on a tax professional alone is generally insufficient.

Filing late is better than not filing, since the failure-to-file penalties exceed failure-to-pay penalties, and filing promptly reduces total IRS penalties and the amount owed.

Common Mistakes on 2016 Returns

These are the most common errors that cause IRS delays, corrections, or missed credits on 2016 Form 940 filings.

  • Using the wrong tax year form — Submitting any Form 940 version other than 2016 can cause IRS processing delays, incorrect reporting, and potential rejection of the return.
  • Missing Schedule M / 2016-specific credit — Failing to attach Schedule A when required for credit reduction states understates FUTA liability and triggers IRS adjustments or additional assessments.
  • Wrong filing status label — Not selecting the correct box, such as Amended or Final return, may cause the IRS to misclassify the filing or delay processing.
  • Applying Pease limitations incorrectly — Excluding wages or overstating exemptions distorts the taxable FUTA wage base, leading to inaccurate tax calculations and potential IRS penalties.
  • Treating unemployment compensation as partially tax-free — State credits apply only if payments were made on time; late payments reduce eligibility for the full FUTA credit under federal government rules.
  • Assuming a refund is still available — Most 2016 FUTA refund claims are time-barred, and assuming eligibility may result in denied claims or compliance issues with the IRS and federal reporting requirements.
  • Missing or incorrect Social Security numbers — Payroll record errors can create compliance issues and mismatches, even though Form 940 itself uses the employer’s EIN for identification.
  • Unsigned return — A Form 940 without an authorized signature is considered invalid and will be rejected by the IRS as an incomplete filing.
  • Missing attachments — Omitting required Schedule A (Form 940) or other supporting forms can result in IRS corrections, delays, or reassessment of liability.
Published date:
November 10, 2025
Updated date:
June 3, 2026

Para qué sirve el formulario 940 (2016) del IRS

El formulario 940 (2016) del IRS informa sobre la obligación tributaria federal anual por desempleo del empleador. Garantiza el cumplimiento de la Ley Federal del Impuesto de Desempleo, que ayuda a recaudar fondos para el seguro de desempleo. Este formulario cubre los salarios pagados a los empleados y los créditos para los impuestos estatales de desempleo. También determina el monto del impuesto FUTA adeudado al gobierno federal.

Los empleadores utilizan este formulario para declarar los salarios totales, calcular el monto de los salarios sujetos a impuestos según la FUTA y solicitar los créditos disponibles para el pago del impuesto estatal de desempleo. La presentación de declaraciones con precisión ayuda a las empresas a evitar multas e intereses y, al mismo tiempo, garantiza que los sistemas de desempleo federales y estatales cuenten con la financiación adecuada.

Para obtener un desglose detallado de los requisitos de presentación, las reglas de elegibilidad e instrucciones paso a paso para Formulario 940 del IRS (2016): Declaración anual de FUTA del empleador, consulta nuestra guía completa.

Cuándo utilizaría el formulario 940 para 2016 (presentación tardía o enmendada)

Es posible que los empleadores aún tengan que presentar o modificar el formulario 940 para el año tributario 2016 si no cumplieron con su obligación de presentación o encontraron un error en una presentación anterior. Los motivos más comunes incluyen la falta de presentación de solicitudes, los salarios no declarados o las correcciones a los pagos estatales del impuesto de desempleo efectuados después de la fecha de presentación original. La fecha límite era el 31 de enero de 2017 o el 10 de febrero de 2017, dependiendo de si todos los depósitos de la FUTA se hicieron a tiempo.

Las declaraciones tardías después de esta fecha pueden resultar en multas e intereses, generalmente del 5 por ciento mensual sobre los impuestos impagos, hasta un máximo del 25 por ciento. Los empleadores que presenten una declaración enmendada deben marcar la casilla «declaración enmendada» en la parte superior del formulario e incluir una explicación de los cambios. Presentarla con prontitud ayuda a mantener el cumplimiento y evita avisos o multas adicionales del IRS.

Reglas clave específicas de 2016

La tasa impositiva de la FUTA para 2016 fue del 6.0 por ciento sobre los primeros 7.000 dólares de salario pagados a cada empleado por año. Los empleadores podían recibir un crédito de hasta el 5,4 por ciento por pagar puntualmente los impuestos estatales de desempleo, lo que se traduciría en una tasa impositiva efectiva de la FUTA del 0,6 por ciento para la mayoría de las empresas. Ese año, varios estados fueron designados como estados que reducían el crédito, por lo que se exigía el pago de impuestos adicionales a la FUTA mediante el Anexo A (formulario 940).

La base salarial se mantuvo en 7.000 dólares por empleado y se exigieron depósitos una vez que el impuesto FUTA acumulado superara los 500 dólares en cualquier trimestre. Los empleadores podían transferir los saldos más pequeños al siguiente trimestre hasta que el total alcanzara los 500 dólares o más. Todos los depósitos se realizaron a través de una institución financiera aprobada o del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) para garantizar la recaudación precisa y oportuna de los fondos de desempleo.

Para obtener detalles completos sobre los informes salariales, las retenciones y las declaraciones de impuestos por desempleo, consulte nuestra guía sobre Formularios de impuestos sobre nómina y empleo.

Paso a paso (nivel alto)

Los empleadores pueden completar el proceso de presentación del formulario 940 (2016) siguiendo estos pasos generales.

  1. Reúna registros: Recopile resúmenes de nómina, registros salariales y comprobantes de los pagos de impuestos estatales por desempleo. Revise las declaraciones anteriores y cualquier formulario modificado anteriormente para garantizar la coherencia en todos los períodos de presentación de informes.
  2. Complete el formulario correcto: Descargue la versión oficial de 2016 del Formulario 940 del sitio web del IRS; complete las Partes 1 a 7, incluido el Anexo A, si los salarios se pagaron en algún estado con reducción crediticia. Utilice cifras precisas para los salarios pagados y los montos imponibles.
  3. Calcule y verifique los montos: Calcule los salarios totales de FUTA, los créditos para los pagos de impuestos estatales de desempleo y cualquier monto adicional adeudado por los estados con reducción de crédito. Verifique que los cálculos coincidan con las declaraciones estatales y que todos los pagos estén debidamente documentados.
  4. Enviar y conservar registros: Envíe por correo el formulario completo a la dirección que aparece en las instrucciones del IRS para el formulario 940. Envíe el pago de cualquier saldo adeudado o confirme que los depósitos anteriores cubren el pasivo total. Conserve una copia de la declaración presentada y los documentos de respaldo para los registros comerciales.

Seguir estos pasos garantiza que el formulario se complete correctamente y reduce la probabilidad de que el IRS envíe correspondencia o ajustes más adelante.

Errores comunes y cómo evitarlos

Los empleadores suelen cometer errores simples pero costosos al presentar el formulario 940. Los siguientes son algunos de los errores más comunes y cómo prevenirlos:

  • Uso de una versión de formulario incorrecta: Use el formulario 940 de 2016 correcto para garantizar un procesamiento adecuado y evitar demoras o rechazos.

  • Omitir el Anexo A (formulario 940): Verifique si su estado es un estado con reducción de crédito y adjunte el Anexo A si es necesario para informar la tasa de reducción de crédito correcta.

  • Informar erróneamente sobre la base salarial de la FUTA: Confirme que no se declare más de $7,000 por empleado como salario sujeto a impuestos antes de presentar la declaración.

  • Olvidar marcar la casilla «declaración modificada»: Siempre marque la casilla «declaración enmendada» cuando presente una declaración corregida para que el IRS pueda identificarla como revisada.

  • Depósitos trimestrales faltantes: Realice un seguimiento del pasivo trimestral de FUTA y haga los depósitos a tiempo cuando el monto supere los 500$ para evitar multas.

  • Incluidos los salarios exentos: Revise cuidadosamente las reglas de exención de la FUTA y excluya los salarios que no estén sujetos al impuesto de la FUTA, como ciertos beneficios complementarios o pagos a los empleados exentos.

Al revisar cuidadosamente las instrucciones del IRS y verificar todas las cifras antes de presentarlas, los empleadores pueden evitar sanciones innecesarias y garantizar que los informes sean precisos.

Qué sucede después de presentar la solicitud

Una vez que el IRS recibe el formulario 940, el procesamiento suele tardar de varias semanas a algunos meses, según la complejidad de la declaración. Los empleadores pueden recibir avisos solicitando aclaraciones, documentación adicional o el pago de cualquier saldo pendiente adeudado. Si un contribuyente no puede pagar el monto total adeudado, puede solicitar un plan de pago a través del IRS mediante el formulario 9465.

Si se identifica un sobrepago, el IRS puede emitir un reembolso o aplicar el crédito a pasivos futuros. Cuando un saldo sigue sin pagarse, multas e intereses seguirá acumulándose hasta que se liquide el total. Responder con prontitud a todas las notificaciones del IRS ayuda a proteger los derechos de apelación y garantiza el cumplimiento de los requisitos federales de presentación.

Preguntas frecuentes

¿Los empleadores aún pueden presentar el formulario 940 (2016) del IRS si nunca se presentó?

Sí, los empleadores aún pueden presentar el formulario 940 (2016) del IRS para declarar los impuestos impagos del año tributario 2016. La presentación garantiza el cumplimiento de la Ley Federal del Impuesto sobre el Desempleo y ayuda a evitar multas e intereses adicionales.

¿Cuál es la multa por presentar el formulario 940 después de la fecha límite?

Las declaraciones tardías pueden conllevar una multa mensual del 5 por ciento por impuestos no pagados, de hasta un 25 por ciento. Los intereses se siguen acumulando hasta que el monto total se pague en su totalidad. Presentar la declaración y pagar con prontitud ayuda a los empleadores a evitar cargos adicionales.

¿Cómo afecta la reducción de crédito al impuesto FUTA para 2016?

Los empleadores de los estados con reducción de crédito pagaron más impuestos de la FUTA porque los préstamos estatales por desempleo no se reembolsaron en su totalidad. La reducción del crédito aumentó el pasivo total de la FUTA declarado en el formulario 940 para ese año.

¿Puede un empleador modificar el formulario 940 para 2016 después de presentarlo?

Sí, los empleadores pueden presentar una declaración enmendada para corregir errores o ajustar los créditos tributarios estatales por desempleo. Marcar la casilla modificada y enviar el formulario corregido ayuda a garantizar la precisión de los informes y reduce la probabilidad de que surjan problemas con el IRS.

¿Qué salarios están sujetos al impuesto FUTA en virtud de la Ley Federal del Impuesto de Desempleo?

El impuesto FUTA se aplica a los primeros $7,000 del salario de cada empleado pagado durante el año tributario. Ciertos pagos, como los beneficios complementarios o las contribuciones para la jubilación, pueden excluirse de los impuestos federales de desempleo.

Para obtener más recursos sobre cómo presentar o entender los formularios del IRS del año anterior, visite nuestro Biblioteca de resúmenes y guías de formularios.

https://www.cdn.gettaxreliefnow.com/Payroll%20%26%20Employment%20Tax%20Forms/940/Employer_s%20Annual%20Federal%20Unemployment%20(FUTA)%20Tax%20Return%20940%20-%202016.pdf

Frequently Asked Questions

What is IRS Form 940 (2016) used for?

Employers use Form 940 for 2016 to report federal unemployment payroll tax under FUTA, calculating liability on wages paid to workers during the calendar year and applying available credits from state unemployment contributions made on behalf of employees by corporations or businesses.

Can I still file a 2016 Form 940?

Yes, employers may still file Form 940 for 2016 in the current year after the deadline. Filing stops failure-to-file penalties from increasing by a partial month, though interest, withholding adjustments, and the total amount due continue until fully paid to the IRS.

What was the FUTA tax rate for 2016?

The 2016 FUTA payroll tax rate was 6.0 percent on wages up to $7,000 per worker per calendar quarter, with available credits reducing liability. The difference between the gross and net rates depends on timely state payments, withholding, and corporate compliance.

What is a credit reduction state, and how does it affect my filing?

A credit reduction state increases FUTA liability when federal loans remain unpaid, raising maximum penalty exposure. Employers in such states must file Schedule A, which affects available credits, the total amount owed, and payroll tax reporting for corporations subject to unemployment rules.

How do I amend a 2016 Form 940 I already filed?

To amend Form 940 for 2016, submit the corrected filing form, check the amended box, and explain changes affecting payroll tax or withholding. Financial institution records and the locked padlock icon in IRS systems help verify corrections affecting jobs, labor reporting, and Medicare-related payroll entries.

What happens if I cannot pay the full FUTA tax balance for 2016?

If unable to pay the total amount, file immediately to avoid the maximum penalty per partial month. The IRS may offer payment arrangements, but corporations remain subject to interest, fees, and enforcement actions until payroll tax, withholding, and unemployment obligations are fully resolved.

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