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Centro del Formulario 940 del IRS (2010-2025) | Presentación de impuestos FUTA
Presente la declaración anual federal de impuestos de desempleo de su empleador, calcule su obligación tributaria FUTA y acceda a cada versión del Formulario 940 del IRS de los años 2010 a 2025.
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¿Quién debe usar este centro del Formulario 940?
- Propietarios de negocios con empleados — Los empleadores que pagaron $1,500 o más en salarios en cualquier trimestre, o que cumplieron con la prueba de empleados de 20 semanas, deben presentar la declaración.
- Declarantes tardíos y de años anteriores — Los empleadores que no cumplieron con uno o más plazos de presentación anuales pueden encontrar cada versión del Formulario 940 de 2010 a 2025 aquí.
- Empleadores multiestatales — Las empresas que pagaron salarios en varios estados o en cualquier estado con reducción de crédito deben adjuntar el Anexo A (Formulario 940) a su declaración.
- Empleadores sucesores — Adquirir un negocio y asumir sus obligaciones de nómina a mitad de año puede calificarlo como empleador sucesor según las normas de la FUTA.
- Empleadores agrícolas y domésticos — Los empleadores agrícolas y domésticos que cumplen con umbrales salariales separados del IRS pueden tener la obligación de presentar el Formulario 940 cada año.
- Empleadores que reciben avisos del IRS — Los empleadores con un aviso del IRS sobre un Formulario 940 faltante o incorrecto encontrarán la versión correcta y la orientación aquí.
¿Quién debe presentar el Formulario 940?
Los empleadores presentan el Formulario 940 para declarar y pagar el impuesto de la Ley Federal del Impuesto de Desempleo (FUTA), que financia los programas de compensación por desempleo administrados por los estados. Debe presentar la declaración si pagó $1,500 o más en salarios en cualquier trimestre calendario o tuvo un empleado durante 20 semanas diferentes durante este año o el anterior. Los empleadores agrícolas y domésticos aplican umbrales separados del IRS.
Empleadores comerciales
Cualquier empleador que cumpla con el umbral salarial trimestral de $1,500 o la prueba de 20 semanas de empleados durante cualquiera de los dos años generalmente debe presentar la declaración anualmente.
Empleadores domésticos
Las personas que pagaron a empleados domésticos $1,000 o más en salarios en efectivo en cualquier trimestre del año actual o anterior deben presentar la declaración.
Empleadores agrícolas
Los empleadores agrícolas deben presentar la declaración si pagaron $20,000 en salarios trimestrales o emplearon a 10 trabajadores agrícolas durante 20 semanas.
Empleadores sucesores
Un empleador que adquirió un negocio a mitad de año y asumió las responsabilidades de nómina puede contar los salarios del predecesor para el umbral del impuesto FUTA.
Empleadores multiestatales
Las empresas que pagan salarios en más de un estado deben presentar el Anexo A para asignar los salarios y calcular cualquier reducción de crédito.
Organizaciones exentas con empleados
Las organizaciones exentas de impuestos que no son 501(c)(3) que pagan salarios a los empleados están sujetas al impuesto FUTA y deben presentar la declaración si cumplen con los umbrales estándar.
Cómo funciona el Formulario 940
El Formulario 940 calcula su obligación tributaria anual del FUTA sobre los salarios imponibles pagados durante el año calendario. La tasa bruta del impuesto FUTA es del 6% aplicada a los primeros $7,000 por empleado. Los empleadores que pagan los impuestos estatales de desempleo a tiempo reciben un crédito de hasta el 5.4%, lo que reduce la tasa neta al 0.6%. Si pagó salarios en un estado con reducción de crédito, el Anexo A ajusta el monto del crédito. Los depósitos trimestrales vencen cuando la obligación acumulada supera los $500.
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Formulario 940 vs. Otras declaraciones de impuestos del empleador
El Formulario 940 es uno de varios formularios de impuestos sobre la nómina que los empleadores deben presentar cada año, pero cada formulario cubre una obligación fiscal y un calendario de presentación diferentes.
Qué sucede si no presenta el Formulario 940
No presentar el Formulario 940 expone a su negocio a sanciones del IRS, intereses compuestos y posibles acciones de cumplimiento que se vuelven más costosas cuanto más tiempo permanezcan sin resolverse.
Multa por no presentar la declaración
El IRS impone una multa por no presentar la declaración del 5% del impuesto FUTA impagado por mes, hasta el 25% del saldo impagado. Esta multa comienza a acumularse después de la fecha límite del 31 de enero y se aplica independientemente de cuán pequeño parezca el saldo.
Multas por falta de pago y por depósito tardío
Una multa separada por falta de pago del 0.5% mensual se aplica a cualquier saldo impagado del impuesto FUTA. Las multas por depósito de impuestos tardío oscilan entre el 2% y el 15%, dependiendo de cuánto tiempo después de la fecha límite de depósito se reciba el pago.
Acumulación de intereses
El IRS cobra intereses compuestos diariamente sobre todas las obligaciones fiscales FUTA impagadas y las multas a partir de la fecha de vencimiento original. Los intereses no son condonables mediante la reducción de multas, lo que significa que cada día que se retrasa aumenta el monto total que su empresa debe al Servicio de Impuestos Internos.
Notificaciones del IRS y acciones de cumplimiento
El IRS compara los datos salariales de los formularios W-2 y W-3 con las declaraciones de empleadores presentadas. Un Formulario 940 no presentado puede generar un aviso CP, una declaración sustituta que excluye sus créditos, o una remisión a la sección de cobros del IRS para una acción de embargo o gravamen.
Utilice siempre el Formulario 940 del año correcto
El IRS actualiza el Formulario 940 cada año para reflejar cambios en las determinaciones de reducción de crédito FUTA, los listados estatales y las instrucciones para empleadores multiestatales. Usar el formulario del año incorrecto produce cálculos erróneos y puede hacer que el IRS marque su declaración para revisión.
Cada versión del Formulario 940 se aplica únicamente a los salarios pagados en ese año calendario específico, y las designaciones estatales de reducción de crédito cambian de un año a otro.
La reducción del crédito FUTA cambia anualmente según el estado de reembolso del préstamo del estado. Si su estado tiene un saldo pendiente del fondo federal de desempleo, su crédito se reduce y su tasa FUTA efectiva supera el 0.6%. Usar un Anexo A de un año anterior con tasas incorrectas produce una obligación inexacta que el IRS marcará.
Se requieren depósitos trimestrales de impuestos cuando su obligación fiscal FUTA acumulada excede los $500 en cualquier trimestre, con el pago vencido el último día del mes siguiente. Los cálculos de salarios y créditos que determinan la obligación son específicos del año, por lo que usar el formulario del año incorrecto puede resultar en errores de tiempo de depósito y multas.
Su Número de Identificación del Empleador, dirección comercial y cualquier información del empleador sucesor deben coincidir con los registros del IRS para el año que se informa. Si su empresa cambió su nombre, dirección o estructura de propiedad, la declaración debe reflejar esos cambios. Las discrepancias entre su declaración y los registros del IRS retrasan el procesamiento y pueden generar un aviso de correspondencia.
Situaciones comunes que observamos
Si algo de esto le resulta familiar, está en el lugar correcto. Estas son las razones más comunes por las que los contribuyentes visitan esta página.
Cómo presentar el Formulario 940 correctamente
Presentar el Formulario 940 con precisión requiere seleccionar el año fiscal correcto, calcular el impuesto FUTA correctamente y confirmar que sus pagos de impuestos estatales de desempleo respaldan su reclamo de crédito.
1. Confirme su obligación de presentar la declaración
Verifique que cumple con el umbral de presentación — $1,500 en salarios en cualquier trimestre o la prueba de 20 semanas de empleados durante cualquiera de los años. Los empleadores domésticos y agrícolas aplican umbrales separados. Determine si se aplican las reglas de empleador sucesor si su negocio fue adquirido durante el año.
2. Seleccione el año fiscal correcto
Utilice siempre la versión del Formulario 940 emitida para el año en que se pagaron los salarios. Las tasas de reducción de crédito y los listados de estados del Anexo A son específicos de cada año. Usar el formulario del año incorrecto produce cálculos FUTA erróneos y puede llevar al Servicio de Impuestos Internos a cuestionar su declaración.
3. Calcule los salarios imponibles y el crédito FUTA
Reste los pagos exentos de los salarios totales para identificar los salarios imponibles. Confirme que los impuestos estatales de desempleo se pagaron a tiempo para reclamar el crédito FUTA máximo del 5.4%. Si pagó salarios en un estado con reducción de crédito, complete el Anexo A para calcular la obligación ajustada.
4. Concilie los depósitos trimestrales con la obligación anual
Compare los depósitos trimestrales realizados a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales con su obligación tributaria FUTA total en el Formulario 940. Los pagos en exceso pueden aplicarse al año siguiente o reembolsarse. Cualquier déficit debe pagarse antes del 31 de enero para evitar la multa por falta de pago.
5. Presente la declaración antes del 31 de enero y conserve los registros de respaldo
Presente el Formulario 940 antes del 31 de enero del año siguiente, o el 10 de febrero si todos los depósitos se realizaron a tiempo. Envíelo electrónicamente o por correo postal de EE. UU. Conserve los registros de nómina, las confirmaciones de depósito y los recibos de pago de impuestos estatales de desempleo durante al menos cuatro años, según la Publicación 15.
Errores comunes al presentar la declaración
Aplicar la tasa FUTA estándar del 0.6% sin verificar la exposición a estados con reducción de crédito
Olvidar adjuntar el Anexo A (Formulario 940) cuando se pagaron salarios en varios estados
Contabilizar pagos exentos, como ciertos beneficios adicionales, como parte de los salarios imponibles
No cumplir con los plazos de depósito trimestrales cuando la obligación tributaria acumulada del FUTA superó los $500
Usar un Formulario 940 del año anterior con tasas de reducción de crédito y listados de estados desactualizados
Presentar sin un Número de Identificación del Empleador válido o usar uno incorrecto
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Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cuál es la fecha límite para presentar el Formulario 940?
El Formulario 940 vence el 31 de enero siguiente al año fiscal declarado. Los empleadores que completaron todos los depósitos fiscales federales requeridos a tiempo reciben una prórroga automática hasta el 10 de febrero. Si la fecha cae en fin de semana o día festivo, las reglas normales de depósito trasladan la fecha límite al siguiente día hábil.
¿Cómo se calcula el impuesto FUTA en el Formulario 940?
La tasa del impuesto FUTA es del 6% sobre los primeros $7,000 de salarios imponibles pagados a cada empleado anualmente. Los empleadores que pagan a tiempo los sistemas de impuestos estatales de desempleo pueden reclamar un crédito de hasta el 5.4%. La Publicación 15 y los Informes de Impuestos de Nómina pueden ayudar a verificar los cálculos antes de presentar el Formulario 940.
¿Qué es un estado con reducción de crédito y cómo afecta a mi declaración?
Un estado con reducción de crédito tiene saldos pendientes de préstamos federales por desempleo que reducen los créditos FUTA disponibles. Esto aumenta la obligación del Formulario 940 a pesar de los pagos a los fondos estatales de desempleo. Las tasas actuales se enumeran anualmente en el Anexo A y deben revisarse junto con la documentación de prueba de crédito y la información fiscal relacionada.
¿Todavía necesito presentar el Formulario 940 si no tuve empleados durante el año?
Las empresas que no pagaron salarios durante el año calendario generalmente no cumplen con los requisitos de presentación del FUTA. Si las operaciones finalizaron permanentemente, presente un Formulario 940 final y actualice la información de su cuenta del IRS. Los cambios de dirección deben informarse utilizando el Formulario 8822-B para mantener registros precisos de la responsabilidad del empleador.
¿Cómo realizo los depósitos del impuesto FUTA?
Los depósitos del FUTA deben presentarse electrónicamente a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales utilizando métodos de Transferencia Electrónica de Fondos. Las opciones de pago requieren el número de ruta y los detalles del número de cuenta de una cuenta corriente o de ahorros. Cuando la obligación excede los $500 en un trimestre, se requiere un pago trimestral para el mes siguiente.
¿Puedo presentar el Formulario 940 de un año anterior?
Sí, los empleadores pueden presentar declaraciones del Formulario 940 de años anteriores para reducir multas adicionales por no presentar la declaración. Cada año requiere la versión correcta del formulario y los registros fiscales de respaldo. Un profesional de impuestos o preparador pagado puede revisar los informes de impuestos sobre nóminas y los requisitos de presentación antes de la entrega.
¿Qué registros necesito para respaldar la presentación de mi Formulario 940?
Mantenga los registros de nómina que muestren los salarios imponibles, las obligaciones trimestrales del FUTA, los pagos de impuestos estatales de desempleo, los depósitos de impuestos federales y los informes de impuestos sobre nóminas relacionados. Según la Publicación 15, los empleadores generalmente conservan los registros fiscales durante al menos cuatro años después de la fecha de vencimiento de la declaración o la fecha de pago, lo que ocurra más tarde.
¿Qué debo hacer si presenté el Formulario 940 con un error?
Si un Formulario 940 contiene un error, presente una declaración enmendada para el año correspondiente y explique los cambios. Revise los detalles de la nómina, los registros fiscales y las confirmaciones de depósito antes de volver a presentar. Cualquier saldo adeudado debe pagarse puntualmente mediante transferencia electrónica de fondos para reducir multas e intereses adicionales.