El IRS Facilita los Requisitos de Declaración de Cobertura de Atención Médica

Los reguladores federales han actualizado ciertos requisitos relacionados con los informes de cobertura médica correspondientes al año calendario 2025 (con presentación general en 2026). Dos desarrollos normativos distintos afectan este ciclo: (1) la opción de entrega por aviso y solicitud, derivada de la Paperwork Burden Reduction Act y el Aviso 2025-15 del IRS, efectiva para declaraciones relativas a años calendario posteriores a 2023; y (2) el umbral de presentación electrónica de 10 declaraciones informativas en total aplicable de forma agregada a ciertas information returns.

Regla de entrega por aviso y solicitud para los formularios de la ACA

Las entidades declarantes ya no están obligadas a entregar automáticamente los Formularios 1095-B y 1095-C si cumplen con el método alternativo establecido en el Aviso 2025-15. Este cambio no se limita al envío por correo; trata de la entrega automática en general.

Para usar este método, la entidad debe publicar en su sitio web un aviso claro, visible y accesible que informe a los individuos que pueden solicitar una copia del formulario, e incluir los datos de contacto y las instrucciones necesarias. El aviso debe mantenerse publicado hasta el 15 de octubre de 2026 y cumplir con los plazos aplicables.

Cuando un individuo solicite su formulario:

• La copia debe entregarse a más tardar en la fecha posterior entre el 31 de enero de 2026 y 30 días después de la solicitud.

La fecha general para entregar automáticamente los Formularios 1095-B y 1095-C del año calendario 2025 (para quienes no usen el método alternativo) es el 2 de marzo de 2026, por la prórroga automática aplicable.

Umbral de presentación electrónica

El umbral de 10 para la presentación electrónica obligatoria aplica de forma agregada a ciertas declaraciones informativas, no exclusivamente a los formularios ACA. Un declarante puede estar obligado a presentar electrónicamente sus formularios ACA aunque tenga menos de 10 formularios ACA por sí solos, si al sumar otros tipos de information returns alcanza o supera el umbral de 10.

Como resultado, más empleadores y aseguradoras deben presentar informes ACA a través del sistema AIR (Affordable Care Act Information Returns) del IRS. Los esquemas AIR y las reglas de negocio actualizados para 2025 han sido publicados. Se recomienda probar los sistemas con anticipación.

Los empleadores siguen cumpliendo los estándares de informes de la ACA

La estructura subyacente de los informes no ha cambiado. Las Secciones 6055 y 6056 definen las responsabilidades de presentación. El IRS usa estos datos para monitorear ofertas de cobertura, rastrear la cobertura esencial mínima y verificar la elegibilidad para créditos fiscales de primas.

Los grandes empleadores aplicables siguen presentando el formulario 1095-C

Los grandes empleadores aplicables (ALE) —generalmente aquellos con al menos 50 empleados a tiempo completo o equivalentes— deben seguir presentando el Formulario 1094-C y el Formulario 1095-C. Estos formularios reportan las ofertas de cobertura y datos relacionados usados para determinar la responsabilidad compartida del empleador y la elegibilidad del empleado para el crédito fiscal de primas. Los ALE autoasegurados también reportan la cobertura esencial mínima en el 1095-C.

La codificación en el Formulario 1095-C debe alinearse con las definiciones del IRS sobre asequibilidad y cobertura. La guía oficial del IRS muestra que estos formularios se usan para el cumplimiento y para determinar responsabilidades y elegibilidad; mantener datos precisos es esencial para evitar discrepancias.

Los proveedores de cobertura siguen utilizando el formulario 1095-B

Las entidades que proporcionan cobertura esencial mínima sin ser grandes empleadores aplicables generalmente presentan los Formularios 1094-B y 1095-B. Esto incluye aseguradoras, programas gubernamentales y empleadores autoasegurados más pequeños.

La cobertura del Marketplace sigue reportándose en el Formulario 1095-A; los individuos lo usan para conciliar los créditos fiscales anticipados para primas en sus declaraciones de impuestos.

Las penalidades por incumplimiento

Para declaraciones debidas en 2026, el IRS establece cuatro niveles de penalidades, con penalidades separadas por no presentar correctamente y por no entregar correctamente las declaraciones al destinatario:

• $60 por declaración si se corrigen dentro de los 30 días siguientes al vencimiento.
• $130 por declaración si se corrigen entre el día 31 y el 1 de agosto.
• $340 por declaración para presentaciones tardías (después del 1 de agosto) o no presentadas.
• $680 por declaración en casos de omisión intencional (intentional disregard).

Presentar en papel cuando el e-file es obligatorio puede activar penalidades de information returns, salvo que exista una exención válida.

Las organizaciones ajustan sus sistemas para cumplir con las normas actualizadas

Los desarrollos normativos descritos arriba —la regla de aviso y solicitud bajo Notice 2025-15 y el umbral de 10 para e-file de information returns— son cambios distintos que juntos afectan los procesos del ciclo de informes ACA 2025.

Muchas organizaciones están revisando sus procesos para asegurar que los datos fluyan correctamente desde los sistemas de nómina, RRHH y beneficios hacia las herramientas de presentación. Probar los datos según los requisitos del sistema AIR puede ayudar a prevenir errores. La preparación temprana permite identificar deficiencias antes de que se acerquen las fechas límite.

Las entidades que adopten el método de aviso y solicitud deben asegurarse de que su sitio web incluya instrucciones claras y accesibles para solicitar los Formularios 1095-B o 1095-C, y deben responder dentro del plazo requerido. Una comunicación clara con los empleados y las personas cubiertas ayuda a evitar confusiones sobre cómo y cuándo solicitar los formularios.

Fuentes

• Congress.gov – Ley de Reducción de la Carga Administrativa
• Aviso del IRS 2025-15
• Instrucciones del IRS para los Formularios 1094-C y 1095-C
  

‍Por William Mc Lee, Editor en Jefe y Experto Fiscal—Obtenga Alivio Fiscal Ahora