Abordando los asuntos tributarios con el Departamento de Impuestos de Ohio puede ser un desafío tanto para las personas como para las empresas. Tener a alguien que lo represente legalmente en las comunicaciones con el estado suele ser esencial, ya sea que esté respondiendo a una auditoría, gestionando cuestiones de retención por parte del empleador o intentando corregir un error en la presentación de documentos. Ohio proporciona una herramienta legal específica para estas situaciones: el formulario de poder notarial tributario, conocido oficialmente como formulario TBOR 1.
Este documento permite a un contribuyente autorizar a otra persona (por lo general, un abogado tributario, un contador público certificado u otro representante calificado) a acceder a los registros tributarios, gestionar la comunicación con el departamento y ayudar con cuestiones relacionadas con las obligaciones, el papeleo o los salarios. Es similar a un poder notarial general y debe completarse con cuidado para cumplir con los requisitos del Departamento de Ohio.
Esta guía explica el propósito del formulario TBOR 1, quién debe usarlo y cómo llenarlo. Desde casos de uso reales hasta instrucciones paso a paso y métodos de envío, le explicaremos todo lo que necesita saber para proteger sus intereses y garantizar que su representante esté autorizado a actuar en su nombre. En este artículo también se abordan los errores más comunes, los procedimientos de cancelación y las preguntas más frecuentes para que puedas administrar tu cuenta tributaria de Ohio con confianza.
El poder notarial tributario de Ohio, conocido formalmente como formulario TBOR 1, es un documento legal específico del estado que permite a un contribuyente autorizar a otra persona a que lo represente en asuntos ante el Departamento de Impuestos de Ohio. Cumple una función similar a la federal Formulario 2848 del IRS pero se adapta a los requisitos y al sistema de la autoridad tributaria de Ohio.
Los contribuyentes usan este formulario cuando quieren conceder a otra parte, como un abogado tributario o un contador público certificado, la posibilidad de acceder a sus registros, comunicarse con los funcionarios tributarios y gestionar tareas como auditorías, planes de pago o solicitudes de reembolso. Es importante entender que este formulario solo se aplica a asuntos tributarios en Ohio; no se puede usar para la representación federal.
Es esencial enviar el formulario correcto. Muchos contribuyentes utilizan por error la versión del IRS (formulario 2848) para asuntos estatales, pero el Departamento de Ohio no aceptará esta sustitución. El uso del formulario adecuado garantiza que su representante pueda actuar legalmente en su nombre y que el departamento esté protegido cuando comparta información financiera confidencial.
Datos clave sobre el formulario TBOR 1:
El documento se titula formalmente Declaración del representante fiscal y se designa como formulario TBOR 1. Al momento de escribir este artículo, la versión más reciente lleva la etiqueta TBOR 1 Rev. 05/19.
El formulario es emitido por el Departamento de Impuestos de Ohio, que supervisa la administración tributaria a nivel estatal, incluido el impuesto sobre la renta individual, la retención del empleador, el impuesto sobre la actividad comercial y el impuesto sobre las ventas.
Cuando se presenta correctamente, el formulario TBOR 1 otorga al representante la autoridad legal para representar a un contribuyente ante el departamento en asuntos relacionados con los registros tributarios, la resolución de cuentas y las comunicaciones sobre las obligaciones existentes.
El formulario permite a un representante acceder a los registros financieros, recibir correspondencia, presentar pruebas durante auditorías o disputas y solicitar opciones alternativas de presentación o pago. Sin embargo, a menos que el representante tenga licencia para ejercer la abogacía, no puede firmar acuerdos legales, como documentos de conciliación o solicitudes de divulgación voluntaria.
El TBOR 1 no sustituye a un poder notarial más amplio. Se aplica solo a asuntos relacionados con los impuestos y solo dentro del alcance otorgado por el Departamento de Impuestos de Ohio. No se extiende a las transacciones inmobiliarias, las decisiones bancarias o las directivas de atención médica.
El formulario TBOR 1 está destinado a cualquier contribuyente que necesite que otra persona se ocupe de los asuntos tributarios estatales con el Departamento de Impuestos de Ohio. Esto incluye tanto a los residentes como a los no residentes con obligaciones tributarias de Ohio. A continuación se detallan los grupos principales que pueden necesitar usar el formulario:
Contribuyentes elegibles:
Las personas pueden usar el formulario TBOR 1 cuando desean que un representante les ayude a resolver problemas relacionados con los impuestos sobre la renta, los avisos de exámenes, las reclamaciones de reembolsos o las disputas departamentales.
Los propietarios únicos, los socios, los miembros de la LLC y los funcionarios corporativos pueden autorizar a los representantes a gestionar las obligaciones tributarias en nombre de la empresa, como administrar las cuentas de retención del empleador o comunicar las obligaciones pendientes.
Los albaceas, fideicomisarios y administradores que sean legalmente responsables de los asuntos tributarios relacionados con un patrimonio o fideicomiso pueden presentar un TBOR 1 para otorgar autoridad a un abogado o profesional de impuestos.
Las personas o entidades que se encuentran fuera del estado (trabajadores remotos, propietarios o propietarios de negocios de otros estados) suelen necesitar designar a alguien local o acreditado para gestionar los problemas tributarios estatales actuales.
Los funcionarios o representantes designados de entidades sin fines de lucro pueden usar el formulario TBOR 1 para autorizar a alguien a abordar las declaraciones de impuestos sobre las ventas, las retenciones del empleador o las auditorías de cumplimiento.
No es necesario que la persona que autorice esté ubicada en Ohio, ni que sea abogado o contador, a menos que el asunto requiera la firma de acuerdos legales o la interpretación de la ley tributaria. En casos más complejos que impliquen exposición legal, acuerdos o defensas procesales, es recomendable nombrar a un abogado tributario o a un contador público certificado que esté cualificado. Independientemente de quién sea seleccionado, la persona debe ser confiable y capaz de gestionar los registros financieros, comunicarse con el departamento y mantener la confidencialidad.
El formulario TBOR 1 debe usarse siempre que desee que alguien interactúe oficialmente con el Departamento de Impuestos de Ohio en su nombre. Esta autorización es especialmente útil cuando se trata de documentos confidenciales, procedimientos complicados o plazos que requieren una acción inmediata. A continuación se presentan los escenarios más comunes en los que un contribuyente presentaría este formulario:
Supongamos que su cuenta tributaria ha sido seleccionada para una auditoría o un examen. En ese caso, puede autorizar a un profesional para que lo represente, gestione la correspondencia y asista a las reuniones con el departamento para que no tenga que afrontar el proceso solo.
Cuando adeuda un saldo tributario y necesita ayuda para negociar un acuerdo de pago a plazos o un acuerdo por dificultades económicas, un representante puede encargarse de la documentación, explicarle su situación financiera y reducir la probabilidad de problemas de comunicación.
Si solicita una exención de las multas por causa razonable, por no presentar la solicitud o por dificultades financieras inesperadas, su representante puede ayudarlo a presentar los hechos y mejorar sus posibilidades de éxito.
Si no está de acuerdo con una evaluación tributaria, su representante puede impugnar la decisión, presentar la documentación de respaldo por escrito y gestionar cualquier comunicación de ida y vuelta con el departamento.
Al solicitar un reembolso por impuestos pagados en exceso, un representante puede ayudar a verificar el monto, completar los formularios necesarios y hacer un seguimiento del procesamiento con el Departamento de Impuestos de Ohio.
Si ha recibido una carta relacionada con su declaración de impuestos, los registros de propiedad, el saldo de la cuenta u otro problema de cumplimiento, su representante puede comunicarse con el departamento y resolver el asunto de manera eficiente.
Las declaraciones de impuestos complejas, especialmente aquellas que involucran múltiples fuentes de ingresos, deducciones comerciales o retenciones del empleador, pueden requerir ayuda externa. Con el TBOR 1 en vigor, su representante puede hablar directamente con el departamento y hacer las correcciones o aclaraciones necesarias.
Incluso si no hay ningún problema activo, puedes autorizar a alguien a que supervise tu cuenta tributaria, aborde problemas futuros o te ayude a cumplir con los próximos plazos.
El uso del formulario TBOR 1 ayuda a proteger sus derechos y garantiza que solo alguien de su confianza pueda acceder a su información financiera privada. También aclara al Departamento de Tributación, lo que le permite trabajar directamente con el representante que elija sin infringir las normas de confidencialidad.
La presentación de un formulario TBOR 1 le da a su representante elegido la capacidad legal de actuar en su nombre en asuntos tributarios específicos gestionados por el Departamento de Impuestos de Ohio. Sin embargo, esta autoridad se limita a lo que permite el formulario y no se extiende automáticamente a todas las acciones financieras o legales. El alcance de lo que puede hacer su representante se describe claramente en el formulario.
Acciones y limitaciones autorizadas:
El representante puede ver y recibir copias de sus declaraciones de impuestos, resultados de auditoría, registros de cuentas o cualquier documento preparado o presentado al departamento.
Su representante puede comparecer en conferencias informales, audiencias administrativas o procedimientos de apelación para presentar su caso, plantear objeciones o negociar.
El formulario le permite a su representante preparar y presentar documentos, solicitudes o peticiones relacionados con su cuenta tributaria, siempre que esos documentos no requieran la firma de un asesor legal.
Un representante puede solicitar ajustes en los detalles de la cuenta, proponer cálculos de impuestos alternativos o solicitar una aclaración por escrito sobre cómo se aplican las normas tributarias específicas a su situación.
El TBOR 1 autoriza a su representante a ponerse en contacto directamente con el departamento en relación con las responsabilidades, las reclamaciones de reembolso, los problemas de presentación o las actividades de ejecución, sin necesidad de aprobación previa para cada intercambio.
A menos que su representante sea un abogado con licencia, no puede firmar acuerdos de conciliación, solicitudes de divulgación voluntaria u otros documentos legales vinculantes en su nombre.
El formulario no otorga a su representante acceso a su cuenta bancaria ni a otras instituciones financieras personales, a menos que ese acceso se autorice por separado mediante un instrumento legal diferente.
Este documento no reemplaza un poder notarial general. No se extiende a la administración de propiedades, las asignaciones salariales o las decisiones a nivel del empleador, a menos que estén directamente relacionadas con asuntos tributarios estatales.
Al completar el formulario, puede restringir la autoridad de su representante por tipo de impuesto, período o función. Por ejemplo, puedes permitir que alguien te ayude en una sola auditoría, pero no autorizarlo a ver los detalles del reembolso ni a solicitar cambios en otras partes de tu cuenta. Estas limitaciones deben indicarse claramente en la sección correspondiente del formulario para que sean aplicables.
Completar correctamente el formulario TBOR 1 es fundamental para evitar demoras o rechazos por parte del Departamento de Impuestos de Ohio. El formulario está estructurado en siete partes, cada una de las cuales requiere información precisa del contribuyente o del representante designado. Siga los pasos que se indican a continuación para asegurarse de que su formulario completo sea aceptado y procesado sin problemas.
Comience por ingresar el nombre legal completo del contribuyente. Si está completando el formulario para una empresa, incluya también el nombre de la empresa. Luego, proporcione el número de seguro social (SSN) o el número de identificación patronal federal (FEIN) del contribuyente, según si la declaración se refiere a impuestos personales o comerciales. Incluya su dirección postal, ciudad, estado, código postal e información de contacto. Esta sección garantiza que el departamento pueda verificar la identidad del contribuyente y hacer coincidir la autorización con la cuenta correcta.
En esta sección, especifique a qué asuntos tributarios se aplica la autorización. Puede seleccionar «Todos los asuntos fiscales» si desea que su representante acceda a todo lo relacionado con su cuenta. También puede indicar tipos de impuestos específicos, como el impuesto sobre la renta, el impuesto sobre las actividades comerciales o la retención patronal. Incluye tu número de cuenta de Ohio y los períodos impositivos correspondientes (p. ej., 2023, primer trimestre de 2024). El departamento puede rechazar el formulario si estos campos están incompletos o son imprecisos.
Esta sección es opcional pero fundamental para limitar la autoridad de su representante. Aquí, puedes impedir que el representante acceda a ciertos registros tributarios, impedir que se comunique con el departamento en relación con obligaciones específicas o impedir que solicite ajustes en la cuenta. Cualquier limitación debe estar escrita y ser inequívoca para garantizar que el personal del departamento la entienda.
Introduzca la fecha en la que desea que caduque el formulario TBOR 1. La duración máxima permitida es de tres años a partir de la fecha de la firma. Si no introduce una fecha, el formulario caducará de forma predeterminada un año después de firmarlo. Esta función ayuda a proteger tu cuenta al garantizar que las autorizaciones desactualizadas no permanezcan en vigor más tiempo del necesario.
Esta sección requiere que el contribuyente firme y feche el formulario. Si el formulario se está completando para una empresa, la persona que firme debe tener la autoridad legal, como un funcionario corporativo o un miembro gerente. Incluye el nombre impreso, el cargo, el número de teléfono diurno y la dirección de correo electrónico del firmante. Este documento confirma que el director ha autorizado al representante y es responsable de la información presentada.
Si el asunto tributario se refiere a una declaración de impuestos sobre la renta presentada conjuntamente, el cónyuge debe firmar y fechar el formulario. Esto garantiza que ambas partes hayan dado su consentimiento al nombramiento del representante y que el departamento esté protegido cuando divulgue la información financiera compartida.
Esta última sección la completa la persona a la que está autorizando. Deben proporcionar su nombre legal completo, el nombre de la empresa (si corresponde), la dirección comercial, el número de teléfono, el número de fax y la dirección de correo electrónico. Si es un preparador remunerado o un profesional de impuestos, también deben incluir su número de identificación de preparador de impuestos (PTIN). Luego, el representante debe firmar y fechar el formulario para reconocer sus responsabilidades.
Dedicar tiempo a revisar y completar cuidadosamente cada parte del formulario TBOR 1 lo ayudará a evitar demoras en el procesamiento, reducir la probabilidad de rechazo y garantizar que su representante tenga la autoridad para resolver sus asuntos tributarios de manera eficiente.
Una vez que haya completado y firmado su formulario TBOR 1, debe enviarlo al Departamento de Impuestos de Ohio mediante un método aceptado. El departamento acepta varios canales de presentación, pero la seguridad, la velocidad y la confiabilidad pueden variar según sus preferencias y la urgencia de su asunto tributario.
El departamento considera que el correo es el método más seguro para enviar un TBOR 1. Envíe su formulario completo a:
Departamento de Impuestos de Ohio,
Apartado de correos 1090,
Columbus, Ohio 43216-1090
Utilice el correo certificado o un servicio de entrega rastreable siempre que sea posible, especialmente si su formulario implica cuestiones urgentes, como auditorías, solicitudes de reembolso o obligaciones pendientes.
Puede enviar por fax su formulario TBOR 1 completado al departamento al (206) 888-4377. Si bien el envío por fax ofrece una opción de entrega más rápida, siempre debe conservar una copia de la página de transmisión del fax y del formulario completo por si necesita verificar que lo recibió.
Actualmente, el formulario incluye tbor1@tax.state.oh.us como dirección de envío de correo electrónico válida. Sin embargo, el departamento puede actualizar sus políticas de envío electrónico, por lo que debe consultar el sitio web oficial para obtener las instrucciones más actualizadas. Si envía el formulario por correo electrónico, adjunte el PDF completo e incluya el nombre y la información de contacto del contribuyente en el cuerpo del correo electrónico.
El portal en línea del Departamento de Ohio, OH|TAX eServices, puede ofrecer algunas opciones de manejo electrónico de documentos. Sin embargo, según las directrices más recientes, no existe una herramienta de carga universal específica para el TBOR 1. Los contribuyentes deben iniciar sesión en sus cuentas para comprobar las funciones disponibles, especialmente si están registrados para prestar servicios empresariales.
El procesamiento suele tardar de dos a tres semanas, aunque la duración puede variar según el volumen. El departamento no envía una confirmación automática de recepción, por lo que es esencial conservar una copia personal del formulario completado y de los registros de envío. Si su representante intenta ponerse en contacto con el departamento y se le niega el acceso, eso puede indicar que el formulario aún no se ha procesado. En tales casos, usted o su representante pueden llamar al departamento para preguntar sobre el estado y volver a enviarlo si es necesario.
Las situaciones cambian: es posible que los representantes cambien de empresa, se jubilen o ya no necesiten acceder a su cuenta. Si ya no desea que alguien lo represente ante el Departamento de Impuestos de Ohio, o si necesita cambiar el alcance de sus facultades, debe tomar medidas formales para cancelar o modificar su formulario TBOR 1. No existe un formulario de cancelación independiente, por lo que el proceso requiere pasos manuales.
Revocar el TBOR 1 existente
Para cancelar una autorización existente, escriba claramente «REVOKE» en una copia del formulario TBOR 1 original. Firme y feche esta copia. También puede incluir una declaración escrita que identifique al representante que va a revocar, la fecha de la autorización original y una solicitud para eliminar su acceso. Envíe el documento revisado al departamento utilizando el mismo método que utilizó para la presentación original: correo, fax o correo electrónico. Esta coherencia ayuda al departamento a procesar la solicitud de manera más eficiente.
Enviar un nuevo formulario TBOR 1
Si desea reemplazar a un representante o cambiar su acceso, lo mejor suele ser completar un nuevo formulario TBOR 1. Un formulario recién enviado que asigne autoridad a otra persona prevalecerá automáticamente sobre el anterior, siempre y cuando haya un conflicto o una actualización clara. Este formato también es útil para reducir o ampliar el alcance de la autorización, por ejemplo, para cambiar los años tributarios, los tipos de impuestos o las limitaciones.
Haz un seguimiento de tu cancelación
El Departamento de Impuestos de Ohio no envía ninguna confirmación después de procesar una solicitud de revocación. Espere de dos a tres semanas para procesarlos y conserve copias de todos los documentos para su registro. Si su antiguo representante aún puede ponerse en contacto con el departamento o aparece en la correspondencia, póngase en contacto con el departamento para verificar el estado de su solicitud.
Para proteger tu cuenta, considera enviar tu revocación por correo certificado u otro método de entrega rastreable. Guarda siempre una copia del formulario revocado y de cualquier correspondencia de seguimiento. En situaciones en las que se requiera una revocación urgente (por ejemplo, si un representante actúa sin tu consentimiento), comunícate con el departamento de inmediato por teléfono y confirma que la documentación escrita está en camino.
Presentar el formulario TBOR 1 puede parecer sencillo, pero varios errores comunes pueden provocar retrasos en el procesamiento, el rechazo o la confusión en el Departamento de Impuestos de Ohio. Evitar los siguientes errores ayudará a garantizar que su autorización sea válida y que su representante esté facultado para gestionar correctamente sus asuntos tributarios.
El envío de un formulario TBOR 1 anticuado o modificado es un motivo habitual de rechazo. Descargue siempre la versión más actualizada directamente desde el sitio web oficial del departamento. Evite usar versiones de sitios web o plantillas de terceros que no incluyan los campos obligatorios.
Cada sección del formulario debe completarse correctamente, incluidos los números de identificación del contribuyente, los tipos y períodos impositivos y todos los datos de contacto necesarios. Incluso las omisiones involuntarias pueden provocar demoras o la denegación total de la solicitud.
Muchos contribuyentes creen erróneamente que el formulario 2848 del IRS, que autoriza la representación federal, también funciona para asuntos estatales. Sin embargo, el Departamento de Impuestos de Ohio no acepta el formulario federal. Al enviarlo, se negará a su representante el acceso a su cuenta a nivel estatal.
Se requiere la firma del contribuyente para que el formulario sea válido. El cónyuge también debe firmar si la emisión de impuestos implica una declaración conjunta. El representante también debe firmar el formulario. La falta de alguna de estas firmas hace que el formulario esté incompleto, incluso si toda la demás información es exacta.
Si proporciona una dirección postal antigua, un número de teléfono desconectado o una dirección de correo electrónico caducada, es posible que el departamento o su representante no puedan comunicarse con usted para informarle sobre actualizaciones importantes. Verifique que toda la información de contacto (la suya y la de su representante) esté actualizada y sea legible.
Si incluye restricciones en la parte 3 del formulario pero no las define claramente, el departamento puede rechazar el formulario o negarse a cumplir con las limitaciones. Escriba todas las restricciones con claridad y especifique con precisión lo que está excluido o limitado.
Tenga cuidado al especificar los períodos impositivos cubiertos por la autorización. Los intervalos de fechas contradictorios o con un formato incorrecto pueden confundir al personal del departamento o retrasar el procesamiento. Compruebe siempre que las fechas indicadas coincidan con los períodos impositivos reales y se ajusten a los plazos permitidos.
Una vez enviado el formulario, es posible que no reciba la confirmación de que se ha procesado. Guardar una copia del formulario completado y un comprobante de envío (como una confirmación por fax o un recibo por correo certificado) le ayuda a ponerse en contacto con el departamento si es necesario.
El formulario TBOR 1 se usa solo para asuntos tributarios a nivel estatal con el Departamento de Impuestos de Ohio. No autoriza a su representante a ponerse en contacto con el Servicio de Impuestos Internos ni a actuar en su nombre. Debe completar el formulario 2848 u 8821 del IRS si necesita representación federal.
El formulario TBOR 1 es válido hasta la fecha de caducidad de la parte 4. Si deja ese campo en blanco, la autorización caducará automáticamente un año después de la fecha de la firma. La duración máxima permitida es de tres años. Si necesita continuar con la representación, debe enviar un nuevo formulario antes de que caduque el actual.
No debe vivir en Ohio para presentar el formulario TBOR 1. Los no residentes que tengan obligaciones tributarias en el estado, como los propietarios de propiedades, los trabajadores remotos o los propietarios de negocios con operaciones en Ohio, pueden y deben usar el formulario para autorizar a alguien a administrar su cuenta.
Por lo general, su representante puede comunicarse con el departamento, solicitar registros y enviar formularios. Sin embargo, a menos que el representante sea un abogado tributario con licencia, no puede firmar acuerdos legales, documentos de liquidación u otros instrumentos que requieran autorización legal. El formulario TBOR 1 no se extiende a las responsabilidades de firma de documentos legales o financieros generales.
Puede cancelar o modificar un formulario TBOR 1 en cualquier momento. Para revocar un formulario existente, envíe una copia firmada con la palabra «REVOKE» escrita en ella o complete un nuevo TBOR 1 designando a un representante diferente. El departamento respetará la autorización válida más reciente, a menos que se indique lo contrario.
El Departamento de Impuestos de Ohio no emite confirmaciones formales al procesar los formularios TBOR 1. Para verificar si su representante ha sido autorizado, puede intentar ponerse en contacto con el departamento. Si se deniega el acceso, es posible que el formulario no se haya procesado o que haya que solucionar un problema. Usted o su representante pueden llamar al departamento para preguntar sobre el estado en situaciones que requieran atención inmediata.
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