El formulario de poder notarial de Carolina del Norte, oficialmente conocido como Formulario GEN-58, es un documento legal que autoriza a un representante a actuar en nombre de un contribuyente en asuntos específicos relacionados con la autoridad tributaria del estado. Este representante puede ser un profesional de impuestos, un abogado, un familiar o una persona de confianza. Al enviar este formulario, el contribuyente otorga permiso a su representante para acceder a los registros, hablar con los funcionarios tributarios y realizar acciones específicas que, de otro modo, se limitarían únicamente al contribuyente.
Este formulario es esencial para las personas o empresas que necesitan que alguien las represente en sus interacciones con el Departamento de Hacienda de Carolina del Norte, especialmente cuando no pueden o prefieren no tratar el asunto. Los contribuyentes pueden necesitar representación en diversas circunstancias, incluidas las auditorías, las negociaciones de planes de pago, las disputas por multas o la resolución de pasivos pendientes. El poder notarial 58 no se limita a las personas físicas; también pueden usarlo las corporaciones, sociedades, sucesiones o fideicomisos con obligaciones tributarias en Carolina del Norte.
Lo que distingue a este formulario de un POA general es su alcance fiscal específico. Está diseñado exclusivamente para asuntos relacionados con el Departamento de Hacienda e incluye requisitos estrictos de formato, firma y autorización. Por ejemplo, el formulario permite nombrar hasta tres representantes y requiere una lista detallada de los tipos y períodos impositivos cubiertos. Cualquier lenguaje vago, como «todos los impuestos», invalidará el formulario.
La autoridad otorgada por el formulario GEN-58 incluye el acceso a información tributaria confidencial, la capacidad de responder a las notificaciones oficiales y el derecho a evaluar los asuntos tributarios en coordinación con los funcionarios del NCDOR. Sin embargo, esta autoridad se limita a lo que se incluye específicamente en el formulario y no exime a los contribuyentes de sus responsabilidades legales.
Carolina del Norte introdujo recientemente una nueva versión del formulario y un nuevo proceso de envío, haciendo hincapié en la comunicación simplificada. El nuevo formulario POA admite la presentación electrónica e incluye opciones para enviar notificaciones por correo electrónico al contribuyente y al representante. La actualización refleja cambios más amplios en la forma en que el estado maneja la documentación de los poderes notariales, centrándose en un procesamiento más rápido y una mayor protección de la información confidencial.
Se recomienda a los contribuyentes que necesitan representación que usen este formulario correctamente y se aseguren de que todos los detalles requeridos se completen correctamente. Los errores u omisiones pueden retrasar el procesamiento o invalidar el formulario por completo, lo que puede afectar los plazos o los resultados tributarios.
El formulario GEN-58 permite a un contribuyente autorizar a otra persona a actuar en su nombre en asuntos tributarios específicos de Carolina del Norte. Esto incluye recibir correspondencia, hablar con el Departamento de Hacienda y tomar medidas dentro del alcance del formulario.
El contribuyente puede nombrar hasta tres representantes en un solo formulario. Estos pueden incluir abogados, contadores públicos certificados, agentes inscritos, familiares, empleados de tiempo completo o funcionarios comerciales.
El formulario otorga la autoridad para solicitar registros, hablar con los funcionarios tributarios y firmar documentos, como los consentimientos, para extender el período de evaluación. También puede permitir al representante negociar asuntos tributarios directamente con el departamento.
El formulario GEN-58 se puede usar para varios tipos de impuestos, incluidos los impuestos sobre la renta individual, los ingresos corporativos, las ventas y el uso, las retenciones, las franquicias y los impuestos especiales. El contribuyente debe especificar qué tipos de impuestos están cubiertos y durante qué períodos.
El documento se aplica solo a los años o períodos tributarios enumerados explícitamente. Puede cubrir períodos impositivos futuros, pero no puede superar los tres años posteriores al año de presentación. Esta restricción ayuda al departamento a administrar la precisión de los registros y garantiza que los representantes no tengan acceso indefinido al archivo del contribuyente sin una autorización actualizada. El contribuyente debe volver a autorizar la representación mediante una nueva presentación si se requiere una cobertura más extendida.
Si bien tiene un poder amplio, la autoridad otorgada no es ilimitada. Por ejemplo, el formulario debe otorgar explícitamente al representante la autoridad para firmar las declaraciones de impuestos originales.
Un formulario GEN-58 válido permite al representante acceder a información tributaria confidencial, como declaraciones, transcripciones, avisos e historiales de cuentas. Este acceso está restringido a los tipos y años tributarios que figuran en el formulario.
El formulario es vinculante y está legalmente reconocido por el Departamento de Hacienda de Carolina del Norte. Sin embargo, no exime al contribuyente de la responsabilidad por los impuestos adeudados o por los errores cometidos en su nombre.
Si un contribuyente presenta un nuevo formulario, puede anular un poder notarial anterior, según cómo se complete. Se deben seguir instrucciones específicas para evitar revocar involuntariamente las autorizaciones anteriores.
Presentar el formulario GEN-58 es fundamental para garantizar que el Departamento de Hacienda de Carolina del Norte reconozca al representante elegido. Ya sea que esté designando a alguien para un solo asunto o para que lo represente de manera permanente, es fundamental presentar el formulario correctamente para evitar demoras en la tramitación. Los contribuyentes ahora tienen varias opciones de presentación, incluido un proceso en línea simplificado que admite la firma electrónica y el enrutamiento automático mediante la solicitud de DocuSign.
A continuación se muestra un resumen paso a paso del proceso de presentación y registro:
Descargue la versión más reciente del formulario GEN-58 del sitio web oficial del Departamento de Hacienda. Las versiones anteriores pueden rechazarse, especialmente si carecen de actualizaciones recientes del procedimiento de presentación electrónica o revocación.
Proporcione información precisa sobre el contribuyente, incluido el número de seguro social (SSN) o el número de identificación del empleador (EIN), la dirección postal y los detalles de contacto. Los representantes también deben proporcionar la información de contacto completa y seleccionar su designación.
Enumere los asuntos tributarios que el representante está autorizado a manejar. Debe identificar los tipos de impuestos específicos (p. ej., la renta individual, las ventas y el uso) y los períodos exactos. Las descripciones imprecisas, como «todos los impuestos», invalidarán el formulario.
En la sección «Actos autorizados», indique cualquier adición o eliminación de los poderes predeterminados. Esta disposición debe estar autorizada explícitamente si desea que el representante firme las declaraciones de impuestos originales o reciba avisos por correo electrónico.
El contribuyente (y su cónyuge) deben firmar y fechar el formulario, si corresponde. En el caso de las entidades comerciales, un funcionario o socio autorizado debe firmarlo. Esta firma activa el poder notarial y es necesaria para su aceptación.
El nuevo formulario de POA se puede enviar electrónicamente a través del portal de servicios electrónicos del departamento. Una vez enviado, el sistema inicia una secuencia de solicitud de DocuSign que recopila las firmas de todas las partes en el orden correcto.
Cada firmante recibirá un enlace de correo electrónico seguro de DocuSign. Todas las partes deben completar el proceso de firma electrónica dentro del período de tiempo asignado para procesar el formulario.
Si no prefiere la presentación electrónica, puede imprimir y enviar por correo el formulario completo al departamento, enviarlo por fax o cargar una copia escaneada a través del sitio web del departamento. Sin embargo, el envío en línea suele ser más rápido y confiable.
Tras recopilar todas las firmas, el sistema envía automáticamente el formulario al Departamento de Hacienda. Por lo general, no se envía ninguna confirmación adicional, pero cada parte recibirá una copia final firmada por correo electrónico.
Los motivos más comunes de rechazo incluyen la falta de firmas, las listas incompletas de los períodos impositivos, las versiones desactualizadas de los formularios y la falta de cumplimentación de ambas partes del formulario. Comprueba todos los campos antes de enviarlo.
La presentación en línea no acelera el proceso y puede aumentar la probabilidad de errores administrativos, formularios extraviados o datos incompletos. Una vez que el Departamento de Hacienda recibe el documento completo, este coincide con su cuenta tributaria y se convierte en el registro oficial para autorizar la comunicación con terceros. Si necesitas hacer un seguimiento, puedes comunicarte con la línea de asistencia al contribuyente del departamento con tus detalles de confirmación.
El Departamento de Hacienda presentó una nueva versión del formulario GEN-58 que refleja los cambios en el procedimiento y el cumplimiento. Cabe destacar que el formulario ya no incluye una sección para la revocación. Los contribuyentes que deseen revocar una POA ahora deben usar un documento separado: el formulario GEN-58R.
Los contribuyentes pueden revocar una POA anterior mediante el formulario GEN-58R. Esta revocación puede ser total o parcial. Por ejemplo, puedes revocar un tipo o año tributario específico y, al mismo tiempo, mantener intactas las demás autorizaciones. El estado ahora exige la presentación electrónica de las revocaciones, y cada revocación debe ir acompañada de direcciones de correo electrónico válidas para facilitar la notificación.
Para activar la comunicación por correo electrónico entre el departamento y su representante, debe marcar la casilla correspondiente en el formulario e incluir las direcciones de correo electrónico correctas. Ninguna de las partes recibirá avisos por correo electrónico si esta sección está incompleta o se omite. Permitir la comunicación por correo electrónico ayuda a reducir las demoras por correo y garantiza que las notificaciones urgentes, como las cartas de auditoría o los recordatorios de pago, lleguen rápidamente tanto al contribuyente como al representante. Sin embargo, los contribuyentes deben comprobar que todas las direcciones de correo electrónico son correctas, ya que los mensajes devueltos o los contactos desactualizados pueden hacer que no se cumplan los plazos.
Ambos cónyuges deben firmar el formulario si la POA cubre una declaración presentada conjuntamente. La única excepción es cuando uno de los cónyuges otorga un permiso por escrito para que el otro firme, el cual debe adjuntarse al formulario.
Los representantes deben declarar su estado en la Parte 2 del formulario, identificando si son abogados, contadores públicos, agentes inscritos, funcionarios u otra parte elegible. Se deben incluir el código de designación, la jurisdicción y el número de licencia (si corresponde). La sección de abogados y declaraciones garantiza que solo las personas calificadas estén autorizadas a actuar.
Las frases generales o genéricas como «todos los impuestos» o «cualquier año» son inaceptables. El formulario se rechazará a menos que se especifiquen los tipos y períodos impositivos específicos. Del mismo modo, los ejercicios tributarios futuros deben identificarse y no pueden extenderse más allá de tres años a partir del final del año en curso.
El formulario GEN-58 es un documento legal poderoso. El contribuyente y el representante deben comprender el alcance de la autoridad y asegurarse de que todas las responsabilidades enumeradas se cumplan dentro de los límites del formulario. La presentación de una POA incompleta o mal autorizada puede retrasar la capacidad de gestionar las cuestiones tributarias activas.
El Departamento de Hacienda mantiene formularios actualizados y orientación procesal en su sitio web. Los contribuyentes y los representantes deben consultar estos recursos con regularidad, especialmente cuando se introduzcan nuevas actualizaciones o instrucciones de presentación.
Estas consideraciones son fundamentales para completar y administrar el proceso de energía del Formulario Gen 58 en Carolina del Norte. Una revisión cuidadosa de la forma y la comprensión de estos puntos de la política garantizan una representación y un cumplimiento legal más fluidos.
Decida si desea revocar todo el poder notarial o solo algunas partes. Puede eliminar representantes, tipos de impuestos o años tributarios específicos mientras mantiene activa el resto de la autorización.
Carolina del Norte Departamento de Ingresos exige que los contribuyentes usen el formulario GEN-58R para revocar una POA. Este formulario reemplaza el proceso de revocación anterior que se llevó a cabo utilizando el formulario GEN-58 principal.
Enumere los representantes que se van a destituir y los asuntos y períodos tributarios específicos cubiertos inicialmente por el POA anterior. Las instrucciones de revocación incompletas o vagas pueden provocar retrasos en el procesamiento.
Si va a revocar solo una parte del POA anterior (por ejemplo, destituir a un representante o a una autoridad de cancelación para un solo año tributario), asegúrese de que esto esté indicado en el formulario.
La presentación de un nuevo formulario GEN-58 no cancela automáticamente uno anterior, a menos que se sustituyan los mismos asuntos tributarios. Con frecuencia, ambas POA pueden permanecer activas a menos que revoques explícitamente la autorización anterior.
El formulario GEN-58R se puede enviar a través del portal en línea del departamento o por correo. Utilizará un proceso de solicitud de DocuSign para el envío electrónico, que permite a cada firmante proporcionar una firma electrónica verificada.
El contribuyente (y su cónyuge, si la POA implica una declaración conjunta) deben firmar y fechar el formulario. Sin estas firmas, la revocación no se aceptará ni se procesará.
Ya sea que lo envíe electrónicamente o por correo, conserve una copia del formulario de revocación y cualquier confirmación proporcionada. Esto ayuda en caso de que surja alguna disputa futura sobre quién está autorizado a representarlo.
Descargue siempre el formulario GEN-58 directamente del sitio web del Departamento de Ingresos para asegurarse de usar la versión más actualizada. El envío de un formulario desactualizado puede resultar en un rechazo automático.
Las entradas como «todos los impuestos» o «cualquier año» son inaceptables. Para que el formulario sea válido, debes indicar los tipos de impuestos específicos y los períodos impositivos claramente definidos.
El formulario tiene dos partes: la sección de poderes notariales y la declaración del representante. Si no completa alguna de las partes, el formulario quedará incompleto y estará sujeto a rechazo.
Todas las partes incluidas en la lista deben firmar el formulario, incluidos el contribuyente, su cónyuge (si corresponde) y todos los representantes. Los formularios sin firmar o parcialmente firmados son los motivos más comunes de las demoras en el procesamiento.
Si desea que su representante reciba avisos electrónicos, debe marcar la casilla correspondiente y proporcionar direcciones de correo electrónico válidas. Esto es especialmente importante en el proceso de formulario actualizado.
Todos los nombres, números de seguro social (o EIN), direcciones y detalles de contacto deben ser precisos y legibles. Los errores en esta sección pueden provocar demoras en el procesamiento o una comunicación mal dirigida.
El formulario GEN-58 debe presentarse por separado de cualquier declaración o pago de impuestos. Adjuntarlo a una declaración puede hacer que se pase por alto o se archive de forma incorrecta.
Si desea otorgar una autoridad especial, como permitir que el representante firme las declaraciones originales, debe incluirla en la sección «Adiciones». Del mismo modo, debes indicar claramente cualquier restricción en la sección «Eliminaciones» para evitar permisos no deseados.
La presentación simultánea de varios POA sin las revocaciones adecuadas puede confundir qué representante tiene la autoridad actual. Utilice el formulario GEN-58R para aclarar cualquier cambio o limitación.
Al seguir estos consejos, los contribuyentes pueden reducir significativamente las posibilidades de que su poder notarial de la Generación 58 sea rechazado o retrasado. Las presentaciones claras, precisas y completas ayudan a establecer una representación legal rápidamente y a proteger sus intereses en cualquier interacción con las autoridades tributarias.
¿Cuál es la diferencia entre el formulario GEN-58 y el formulario GEN-58B?
El formulario GEN-58 autoriza a los representantes para asuntos tributarios generales de Carolina del Norte, mientras que el formulario GEN-58B está diseñado específicamente para su uso en casos tributarios relacionados con quiebras tramitados por el Departamento de Hacienda.
¿Cuánto tiempo sigue siendo válido el poder notarial una vez presentado?
La autorización sigue siendo válida para los tipos y períodos de impuestos que figuran en el formulario. Puede extenderse a años futuros, pero no más de tres años a partir de la fecha de presentación del formulario.
¿Qué sucede si uso una versión desactualizada del formulario GEN-58?
El envío de una versión desactualizada puede provocar el rechazo. El Departamento de Hacienda recomienda descargar el formulario más actualizado directamente desde su sitio web para garantizar su aceptación.
¿Cómo puedo revocar un poder notarial que ya no se necesita?
Los contribuyentes deben presentar una revocación por separado mediante el formulario GEN-58R. Este es ahora el único método aceptado, ya que la versión más reciente del formulario GEN-58 no contiene una sección de revocación.
¿Puedo enviar el formulario GEN-58 electrónicamente?
Sí, el departamento ofrece la presentación en línea a través de un proceso seguro de firma electrónica. Una vez enviado el formulario, cada parte recibe un enlace a través de DocuSign en el que se solicita su firma en el orden correcto.
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