Formulario tributario de poder notarial de California | Cómo completar y presentar un POA en California

Manejar los asuntos tributarios del estado de California puede ser complicado, especialmente si se enfrenta a una auditoría, se organiza un plan de pago o se administran los impuestos de una empresa o fideicomiso. El estado le permite designar a alguien para que lo represente mediante una herramienta legal conocida como el formulario de poder notarial tributario de California. Este documento legal, denominado declaración de POA, autoriza a una persona de confianza (su abogado de hecho) a actuar en su nombre ante la Junta Tributaria de Franquicias (FTB). Pueden acceder a la información confidencial de su cuenta, recibir avisos, analizar su caso y abordar asuntos relacionados con el cumplimiento tributario.

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Esta guía explica cómo completar y enviar correctamente el formulario oficial de la FTB, el FTB 3520-PIT o el 3520-BE, según su estado civil. Explicaremos quién puede usar estos formularios, qué poderes otorgan, cuánto duran (normalmente seis años) y los siguientes métodos de presentación: en línea a través de MyFTB o por correo. Ya sea que contribuya, sea una empresa comercial o una persona que no pueda administrar sus impuestos debido a circunstancias financieras o de salud, este artículo lo ayudará a tomar decisiones informadas a la hora de asignar la autorización mediante un poder notarial.

¿Qué es el formulario de poder notarial tributario de California?

Un poder notarial (POA) es un documento legal que permite a una persona, el contribuyente, autorizar a otra persona o profesional a actuar en su nombre. Esta facultad se utiliza explícitamente en los casos tributarios de California, por ejemplo, para comunicarse con la Franchise Tax Board (FTB), acceder a la información de las cuentas y gestionar las declaraciones, los pagos y las disputas; de hecho, la persona que usted designe como su apoderado obtiene acceso a la información y los derechos que normalmente le están reservados.

Diferencia entre POA generales y específicos de impuestos

Un POA tributario de California se limita estrictamente a asuntos relacionados con el sistema tributario del estado, a diferencia de un POA financiero general o uno creado para tomar decisiones sobre tratamientos médicos. Por ejemplo, una POA general duradera podría darle a alguien el control sobre tus finanzas, propiedades o atención médica, pero el FTB no la aceptaría como representación fiscal. California exige una declaración de POA específica sobre los impuestos y que se presente en el mismo formulario diseñado para la Junta Tributaria de Franquicias. Este proceso garantiza que la agencia estatal pueda verificar que la autorización es válida y apropiada para la situación.

Descripción general de la serie FTB 3520 (PIT y BE)

La Junta de Impuestos sobre Franquicias solo acepta sus versiones de los formularios de poder notarial: los formularios FTB 3520-PIT y FTB 3520-BE. Estos diversos formularios varían según quién los presente:

• El FTB 3520-PIT es utilizado por individuos, fiduciarios (como fideicomisarios o albaceas) y propietarios únicos.
• Las entidades comerciales, como sociedades, sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada y declarantes de grupos no residentes, utilizan el FTB 3520-BE.

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Ambos formularios cumplen la misma función básica: otorgar a otra persona la autoridad legal para obtener y administrar información confidencial, presentar otros documentos según sea necesario y gestionar las interacciones con la FTB en nombre del contribuyente. Cada formulario requiere firmas, la designación de años tributarios específicos y alcances de autorización claramente definidos.

Por qué debe usar el formulario POA oficial de California

Muchos contribuyentes asumen erróneamente que los formularios de impuestos federales se pueden usar para fines estatales. Sin embargo, California rechaza explícitamente el formulario 2848 del IRS, el formulario de poder notarial federal que se usa comúnmente para tratar con el IRS. La presentación de este formulario a la Junta Tributaria de Franquicias de California (FTB) resultará en la denegación de la representación porque el estado ha establecido sus procedimientos y requisitos de documentación. Para evitar demoras, es crucial presentar el documento legal correcto emitido por el estado.

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California requiere una declaración de POA específica para cada estado porque su código de sucesiones, regulaciones y sistemas administrativos difieren significativamente de los procesos federales. El estado ejerce su autoridad en relación con la representación, los derechos de privacidad y el acceso a la información confidencial, por lo que exige el uso de sus formularios oficiales. Estos formularios están diseñados para cumplir con la ley de California y garantizar que se cuente con la autorización adecuada para proteger al contribuyente y la información de su cuenta.

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Los únicos formularios aceptados son el FTB 3520-PIT y el FTB 3520-BE. Cada uno está diseñado para diferentes tipos de contribuyentes. Los individuos, los fiduciarios y las sucesiones utilizan el FTB 3520-PIT, mientras que el FTB 3520-BE se aplica a estructuras empresariales como sociedades anónimas, sociedades anónimas y sociedades de responsabilidad limitada. Independientemente de su situación, usar uno de estos diversos formularios no es solo una buena práctica, sino también un requisito. No hacerlo puede provocar demoras en el procesamiento o la incapacidad de su abogado de hecho para representarlo legalmente en asuntos tributarios.

¿Cuándo debe usar una POA tributaria de California?

Hay muchas situaciones en las que presentar un formulario de poder notarial de California es útil y necesario. Si tienes que tratar con la Franchise Tax Board (FTB) y necesitas que alguien te represente (ya sea que no estés disponible temporalmente, estés abrumado por problemas tributarios o dependas de un profesional para que te ayude), la POA les autoriza a tramitar tu caso correctamente. El envío de este formulario garantiza que el abogado que hayas elegido pueda comunicarse con la FTB, acceder a información confidencial y ayudar a resolver los problemas de manera eficiente y legal.

Estas son las circunstancias comunes en las que un contribuyente de California debería considerar la posibilidad de presentar una declaración de POA:

• Durante una auditoría fiscal: Un profesional puede responder a las consultas de FTB y actuar en su nombre durante todo el proceso de examen.
• Al solicitar un plan de pago: Su representante puede negociar acuerdos de pago a plazos y gestionar la documentación de seguimiento.
• Para apelaciones o disputas tributarias: Si no está de acuerdo con una decisión de la FTB, su agente puede solicitar formalmente una revisión y presentar otros documentos.
• Solicitud de reducción de la multa: Una POA le permite a un profesional de impuestos abogar por usted cuando busca una exención de las multas.
• Liquidación de deudas mediante una oferta de compromiso: Los profesionales pueden seguir los criterios de la FTB y negociar acuerdos en las circunstancias apropiadas.
• Gestión de las acciones de recaudación de impuestos: Una POA le permite a su agente abordar los embargos, gravámenes y otras iniciativas de cobro del estado.
• Gestión de las declaraciones de impuestos durante una ausencia o incapacidad: Si no puede administrar sus impuestos debido a una enfermedad, un viaje o un estado legal, una POA garantiza que alguien pueda presentar, resolver problemas o recibir un cheque de reembolso en su nombre.
• Cumplimiento tributario rutinario: Incluso en asuntos no urgentes, una POA es válida cuando se trabaja con agentes, contadores públicos o abogados inscritos para gestionar varios años tributarios o situaciones tributarias complejas.

El uso de un formulario de POA de manera proactiva garantiza la continuidad en la administración de sus impuestos estatales, incluso cuando no puede gestionarlos directamente.

Desglose de los formularios FTB 3520

Si se está preparando para autorizar a alguien a actuar en su nombre ante la Junta de Impuestos sobre Franquicias de California (FTB), es crucial comprender la diferencia entre los dos formularios oficiales de poder notarial (POA), el FTB 3520-PIT y el FTB 3520-BE. Cada formulario está dirigido a diferentes tipos de contribuyentes, y el uso de un formulario incorrecto puede retrasar el procesamiento o limitar el acceso de su representante.

• FTB 3520-PIT: Para individuos y fiduciarios: Este formulario está destinado a los contribuyentes que actúan como individuos o mediante funciones fiduciarias, como fideicomisarios, albaceas o representantes personales. En función de su estado, requiere su SSN, ITIN o FEIN, y le permite especificar los períodos impositivos, otorgar poderes específicos (como firmar declaraciones) y adjuntar otros documentos, como los POA generales.
  
  
• FTB 3520-BE: Para entidades comerciales: Diseñado para corporaciones, sociedades de responsabilidad limitada, sociedades y contribuyentes grupales, este formulario es esencial cuando el contribuyente es una empresa, no una persona. Requiere identificadores como el número corporativo de California, el número de la Secretaría de Estado de California o el FEIN. La persona que firme debe incluir su cargo oficial y es posible que se necesite una resolución empresarial para demostrar que tiene autoridad.
  
  
• Quién debe usar 3520-PIT: Úselo si es un contribuyente individual, un propietario único o administra un patrimonio o un fideicomiso. Por lo general, este formulario lo firma un fiduciario y es más relevante para asuntos tributarios personales.
  
  
• Quién debe usar 3520-BE: Utilízalo si representas a una empresa o presentas un expediente para una entidad empresarial. Los directores financieros, los socios gerentes u otros funcionarios designados deben completar y firmar este formulario con las credenciales correspondientes.
  
  
• Los requisitos de firma difieren: 3520-PIT exige que se anote la capacidad oficial del firmante junto a la firma. Por el contrario, el 3520-BE exige el nombre del firmante, el título comercial y una firma válida, a menudo respaldados por documentos comerciales adicionales.
  
  
• Ambos permiten poderes personalizados y selección representativa: Cada formulario le permite designar a uno o más representantes, limitar la POA a años tributarios o períodos de ingresos específicos y otorgar permisos opcionales, como el acceso a MyFTB o la autoridad para firmar declaraciones.

Elegir el formulario correcto, en función de si actúa como individuo o como empresa, es la clave para un proceso de autorización fluido con la FTB de California. Comprueba siempre tu tipo de entidad y la documentación acreditativa antes de presentarlo.

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¿Qué autoridad otorga la POA?

Un poder notarial de California otorga al abogado designado de hecho la capacidad de actuar legalmente en nombre del contribuyente en sus relaciones con la Junta de Impuestos de Franquicias (FTB). Esto incluye revisar la información tributaria privada, hablar con la agencia y completar tareas específicas relacionadas con los impuestos. La autorización precisa depende de las selecciones realizadas en la declaración de POA presentada.

Acceso a los registros de los contribuyentes y a la información confidencial

La POA le permite a su representante obtener y revisar su información confidencial mantenida por la FTB. Este acceso incluye:

• El representante puede ver sus declaraciones de impuestos presentadas anteriormente y los documentos relacionados.
• El representante está autorizado a revisar la información de su cuenta, incluidos los saldos, el historial de pagos y la correspondencia con la FTB.
• El representante puede examinar sus archivos de auditoría y todos los documentos de respaldo que la FTB tenga archivados.
• El representante puede acceder a los avisos, cartas y registros de cobro relacionados con sus asuntos tributarios.

Derechos de representación en auditorías, audiencias y cobros

Una vez que la POA esté activa, su representante tiene el derecho legal de representarlo en procedimientos formales ante la FTB. Entre ellas se incluyen:

• El representante puede comparecer en su nombre en las entrevistas de auditoría o en los exámenes tributarios realizados por la FTB.
• El representante puede presentar su caso durante las conferencias de apelaciones o audiencias administrativas.
• El representante puede participar en las discusiones para llegar a un acuerdo, ofrecer documentación y negociar los resultados.
• El representante puede responder y abordar las acciones de cobro, incluidos los gravámenes y gravámenes tributarios iniciados por la FTB.

Autorizaciones opcionales y acciones especiales

Los formularios FTB 3520-PIT y 3520-BE de California le permiten otorgar poderes adicionales a su agente, pero solo si los selecciona explícitamente en el formulario. Estas autorizaciones opcionales incluyen:

• Puede autorizar a su representante a firmar las declaraciones de impuestos si no puede firmarlas debido a una enfermedad, lesión o ausencia prolongada.
• Puede permitir que su representante renuncie al plazo de prescripción para las evaluaciones o recaudaciones de impuestos si es necesario para su caso.
• Puedes permitir que tu representante reciba un cheque de reembolso, aunque no podrá cobrarlo ni endosarlo.
• Puede conceder a su representante la posibilidad de agregar o eliminar a otros representantes del registro de POA.
• Puede autorizar a su representante a ejecutar acuerdos de liquidación, cerrar asuntos tributarios o tomar otras medidas específicas relacionadas con sus finanzas.

Guía paso a paso para completar el formulario POA

Presentar correctamente un formulario de poder notarial de California garantiza que su apoderado tenga la autorización necesaria para tramitar sus asuntos tributarios. A continuación se muestra un desglose simplificado de cada formulario: FTB-PIT para personas y fiduciarios, y BE para entidades comerciales.

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FTB 3520-PIT (individuos, propietarios únicos, fiduciarios)

1. Ingresa la información del contribuyente.

Proporcione su nombre legal, número de seguro social o ITIN y dirección postal. Los fiduciarios deben incluir el nombre del patrimonio o fideicomiso y el FEIN.

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2. Designe a su (s) representante (es).

Incluya a cada persona autorizada con información de contacto y credenciales profesionales (por ejemplo, CPA, EA o abogado).

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3. Elija los años tributarios cubiertos.

Indique si la POA se aplica a todos los años o enumera hasta cuatro años tributarios específicos.

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4. Selecciona las autorizaciones opcionales.

Puede autorizar a su agente a firmar declaraciones de impuestos, recibir cheques de reembolso o eximir de las limitaciones legales.

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5. Conceda acceso a MyFTB.

Elige entre acceso total o limitado a la información de tu cuenta.

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6. Firme y feche el formulario.

Usa una firma manuscrita original. Si firma en nombre de otra persona en virtud de un poder notarial general o duradero, adjunte los documentos legales pertinentes.

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FTB 3520-BE (corporaciones, sociedades de responsabilidad limitada, asociaciones)

1. Proporcione los detalles de la entidad comercial.

Incluya el nombre legal de la empresa, la dirección y al menos un número de identificación (por ejemplo, el número CA SOS o FEIN).

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2. Introduzca la información del representante.

Haga una lista de agentes individuales (no firmas) con credenciales e información de contacto.

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3. Especifique los períodos de ingresos.

Usa el formato mm/dd/aaaa para un máximo de cuatro períodos específicos o autorízalos todos.

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4. Selecciona las autorizaciones opcionales.

Elija si desea otorgar autoridad para los acuerdos de conciliación o recibir avisos.

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5. Decida si desea acceder a MyFTB.

Otorgue acceso en línea total o limitado a la cuenta tributaria de su empresa.

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6. Firme con la debida autoridad.

Un funcionario calificado, como un director financiero, debe firmar y enumerar su título.

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Consejos para la presentación y consideraciones especiales

• Utilice la versión más reciente del formulario del sitio de FTB.
• Presente formularios separados para los cónyuges o fiduciarios.
• Asegúrese de que todas las secciones estén completas y de que los datos de contacto estén actualizados.
• Adjunte cualquier otro documento requerido, como nombramientos judiciales o instrumentos fiduciarios.
• Guarde una copia del formulario firmado y de las confirmaciones para su registro.

Cómo enviar el formulario POA de California

Después de completar su declaración de POA, debe enviarla a la Franchise Tax Board (FTB) mediante uno de los dos métodos aceptados: en línea a través de MyFTB o por correo. Al enviar el formulario correctamente y todas las firmas y la documentación acreditativa requeridas, se garantiza que su autorización se tramite sin demoras.

Envío en línea (recomendado)

La opción más rápida y segura es enviar el formulario FTB 3520-PIT o 3520-BE a través de MyFTB.

• Debe crear o iniciar sesión en una cuenta MyFTB en ftb.ca.gov.
• Seleccione «Presentar un poder notarial» en el panel de control y siga las instrucciones paso a paso.
• Debe cargar un PDF escaneado del formulario firmado, incluidos todos los archivos adjuntos (por ejemplo, las citas judiciales y los documentos de poder notarial duraderos).
• Una vez enviado, su representante podrá acceder a la información de su cuenta, según el nivel de acceso otorgado.

Envío de artículos (si es necesario)

La presentación en papel está disponible si no puede usar MyFTB o prefiere la presentación física.

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• Envíe el formulario completo por correo a:

Unidad POA/TIA

Junta de Impuestos de Franquicias

Apartado postal 2828

Rancho Cordova, California 95741-2828

• No adjunte formularios de POA a las declaraciones de impuestos ni a otros documentos no relacionados.
• Utilice únicamente firmas con tinta; se rechazarán las firmas electrónicas o estampadas.

Documentación de respaldo requerida

• Los fiduciarios deben incluir una prueba de autoridad legal (por ejemplo, cartas de administración o documentos fiduciarios).
• Adjunte ese documento legal con el formato de firma adecuado si utiliza un poder de fiscal general o una POA duradera.
• El firmante debe tener el título apropiado si representa a una empresa o entidad.

Tiempos de procesamiento y confirmación

• Los envíos en línea generalmente se procesan en unos pocos días hábiles.
• La presentación de trabajos puede demorar hasta tres semanas o más.
• La FTB enviará una carta de confirmación al contribuyente cuando se apruebe o rechace la POA.
• Los usuarios de MyFTB reciben una página de confirmación con un número de declaración único para su seguimiento.

Cómo modificar o revocar una POA de California

Un poder notarial otorgado a un representante permanece activo hasta que se revoque, venza o se reemplaza. Supongamos que necesita cancelar una autorización anterior, ya sea porque sus problemas tributarios se han resuelto o porque quiere nombrar a un nuevo abogado, tiene varias opciones. La Junta Tributaria de Franquicias acepta las revocaciones de POA en línea y fuera de línea, siempre que incluyan la autoridad legal correspondiente y la información requerida por parte del contribuyente.

Estos son los métodos aceptados para revocar una declaración de POA de California:

• Puede revocar la POA en línea a través de MyFTB: Inicie sesión en su cuenta MyFTB, navegue por sus relaciones de poder notarial y seleccione la que desea revocar. La revocación entra en vigor inmediatamente después de la confirmación.
• Puede enviar el formulario FTB 3520-RVK para revocar una POA anterior: Este formulario oficial de la FTB está disponible en el sitio web de la FTB y requiere la información de identificación del contribuyente, los detalles del representante y la firma de la persona con autoridad legal.
• Puede enviar por correo una declaración de revocación por escrito: La carta debe incluir su nombre, información de contacto, detalles de autorización, el nombre de los representantes que se van a eliminar, la fecha de firma original de la POA y su firma manuscrita.
• Puedes revocar una POA por teléfono: Llame a la FTB al 800-852-5711 (dentro de EE. UU.) o al 916-845-6500 (internacional) para solicitar la revocación verbalmente. Prepárate para verificar tu identidad y proporcionar detalles sobre la relación con la POA.

Tras la revocación, su representante ya no podrá acceder a la información de su cuenta, enviar otros documentos ni actuar en su nombre en relación con sus impuestos de California.

Errores comunes que se deben evitar

Presentar un formulario de poder notarial de California puede parecer sencillo, pero los errores menores pueden provocar demoras en el procesamiento, rechazos o problemas de comunicación con la Junta de Impuestos de Franquicias. Evite los siguientes errores para asegurarse de que su declaración de POA se acepte sin problemas:

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• La presentación de formularios anticuados o federales puede resultar en un rechazo automático.

California no acepta el formulario 2848 del IRS ni versiones anteriores del formulario FTB 3520-PIT o 3520-BE. Descargue siempre la versión actual del sitio web oficial del FTB.

• Si no se incluyen todas las firmas requeridas o los campos obligatorios en blanco, se retrasará el procesamiento.

Cada sección debe completarse minuciosamente y todas las firmas requeridas deben estar hechas con tinta (no se permiten firmas electrónicas o estampadas).

• Proporcionar información de representante o contacto incorrecta puede interferir con las comunicaciones y el acceso.

Si una dirección de correo electrónico o una dirección postal están desactualizadas o son inexactas, es posible que su abogado no pueda recibir avisos ni acceder a la información de la cuenta.

• No especificar los años tributarios o el alcance del acceso puede limitar la autoridad de su representante.

Asegúrese de definir claramente los años tributarios o los períodos de ingresos cubiertos e indique si otorga acceso total o limitado al portal MyFTB.

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Evitar estos problemas ayuda a garantizar que su representante esté autorizado correctamente y que su documento legal se procese de inmediato.

Preguntas frecuentes

¿Este formulario autoriza la representación ante el IRS?

La Junta de Impuestos sobre Franquicias de California (FTB) no acepta el formulario 2848 del IRS. Del mismo modo, un poder notarial de la FTB (como el formulario 3520-PIT o el 3520-BE) no autoriza la representación ante el IRS. Si necesita que alguien lo represente a nivel federal, debe presentar un formulario 2848 por separado ante el IRS. Cada agencia requiere su propia documentación de POA, así que asegúrese de enviar el formulario correcto a la autoridad tributaria correspondiente para evitar demoras.

¿Cuál es la diferencia entre un abogado de hecho y un profesional de impuestos?

Un profesional de impuestos tiene licencia para ejercer ante la FTB, como un contador público, un abogado fiscal o un abogado fiscal, mientras que el título de abogado es el título legal que se otorga a la persona autorizada a actuar en su nombre mediante su declaración de abogado. Un profesional tributario también puede ser su abogado de hecho si se le nombra formalmente utilizando el formulario correcto, el FTB.

¿Puedo usar un poder notarial duradero para este propósito?

Un poder notarial duradero (POA) no reemplaza la necesidad de un formulario específico para la FTB cuando se manejan asuntos tributarios estatales de California. Incluso si es válido según la ley de sucesiones, no otorgará autoridad para actuar ante la Junta Tributaria de Franquicias. Del mismo modo, una directiva anticipada de atención médica solo cubre las decisiones médicas, no los impuestos. Para autorizar la representación, debe presentar el documento FTB 3520-PIT o FTB 3520-BE y adjuntar la POA duradera solo si esto ayuda a demostrar la autoridad de su representante para firmar.

¿Qué ocurre si el formulario se envía sin las firmas necesarias?

Si el formulario carece de las firmas requeridas, la FTB rechazará la declaración del abogado y su representante no tendrá acceso a su cuenta. Todos los formularios de POA deben estar firmados con tinta e incluir los títulos oficiales si se firman en nombre de una empresa o patrimonio. Siga siempre las instrucciones oficiales del formulario FTB 3520-PIT o 3520-BE para asegurarse de que el documento esté completo y sea válido.