Retrasos del W-2 afectan declaraciones 2025

Algunos contribuyentes en los Estados Unidos durante la temporada de presentación de impuestos de 2025 están teniendo retrasos en la presentación de sus declaraciones de impuestos o en la recepción de sus reembolsos de impuestos originales porque sus formularios W-2 llegaron tarde o contenían errores. La declaración de salarios e impuestos informa sobre los ingresos anuales, las retenciones de impuestos y las contribuciones al Seguro Social, lo que la convierte en uno de los documentos más importantes para preparar las declaraciones de impuestos sobre la renta personal.

Los empleadores deben emitir el formulario W-2 y presentar los datos salariales antes del 31 de enero

La ley federal exige que los empleadores proporcionen a cada empleado el formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos, y que archiven los datos salariales ante la Administración del Seguro Social. Para el año fiscal 2025, los empleadores tenían la obligación de entregar el formulario a los empleados y presentar los datos salariales antes del 31 de enero, aunque la fecha límite se trasladó al 2 de febrero de 2026 porque la fecha coincidía con un fin de semana.

Cada formulario contiene información de identificación, como el número de seguro social del empleado y el número de identificación del empleador (también conocido como número de identificación federal del empleador). Los detalles salariales, la retención de impuestos de Medicare y ciertas deducciones fiscales también figuran en el formulario.

Los sistemas de informes electrónicos procesan millones de declaraciones salariales

La mayoría de los empleadores presentan los formularios W-2 electrónicos a través del programa en línea W-2/W-3 de la SSA. Este sistema permite a las empresas transmitir información salarial de forma segura a la Administración del Seguro Social utilizando las especificaciones de presentación de informes descritas en la publicación 1220 y el documento titulado 1141 Reglas y especificaciones generales para los formularios sustitutivos W-2 y W-3.

Los empleadores también deben presentar el formulario W-3, que resume los salarios totales de todos los empleados. Si se descubren errores en la nómina más adelante, el empleador presenta el formulario W-2c junto con el formulario W-3c para informar a la Administración del Seguro Social sobre las correcciones salariales.

Los errores de nómina y los cambios administrativos siguen haciendo que los formularios W-2 se retrasen

Los formularios W-2 tardíos o incorrectos se presentan por varias razones en cada temporada de presentación. Los errores en el procesamiento de la nómina son comunes, especialmente al calcular los salarios, las retenciones de impuestos de Medicare, los informes sobre el seguro médico proporcionados por el empleador o las categorías de compensación, como los pagos que no son en efectivo.

Los empleados suelen presentar el formulario W-4, conocido como certificado de asignación de retención, para que los empleadores puedan determinar la cantidad de impuestos que deben retener de los salarios. Los datos de retención incorrectos o los errores en el sistema de nómina pueden hacer que las declaraciones salariales sean inexactas.

Los sistemas de nómina a veces generan errores salariales

Cuando se producen errores en la notificación de los salarios, los empleadores emiten los formularios W-2C para corregir los totales salariales y la información de retención. Estas correcciones suelen provenir de la oficina de personal del empleador, la oficina de nómina o el oficial de nómina de una agencia responsable de mantener los registros de nómina.

Los empleados que trabajan para grandes organizaciones consultan con frecuencia las declaraciones de impuestos a través de portales de nómina, como el portal ADP, o de los sistemas internos que figuran en un sitio web de Negocios y Finanzas. Los departamentos de nómina, como los de las oficinas de nómina y prestaciones del Sistema de la Universidad de Illinois, suelen reimprimir los formularios W-2 o volver a emitir los W-2 cuando es necesario hacer correcciones.

Las nuevas reglas de declaración de impuestos añaden complejidad a la temporada de presentación de impuestos de 2025

Los cambios legislativos también contribuyeron a las complicaciones en la presentación de informes durante la temporada de presentación de impuestos de 2025. La ley One Big Beautiful, promulgada en julio de 2025 y respaldada por el presidente Trump, introdujo nuevas normas tributarias relacionadas con la compensación de horas extras y las propinas calificadas.

Estos cambios requieren que los sistemas de nómina rastreen con mayor precisión ciertos tipos de ingresos que reciben propinas. Los trabajadores de ocupaciones que reúnen los requisitos y reciben propinas en efectivo pueden necesitar declaraciones salariales que reflejen esos montos en las clasificaciones vinculadas a un código de ocupación emitido por el Tesoro.

El alivio de transición permite a los empleadores tener tiempo para ajustar los sistemas de presentación de informes

Debido a que la ley se promulgó a mediados del año tributario, algunos sistemas de nómina no se actualizaron por completo antes de que se emitieran las declaraciones salariales. El Servicio de Impuestos Internos proporcionó un alivio de transición para que los empleadores tuvieran más tiempo para modificar los sistemas de presentación de informes de nómina y preparar las actualizaciones del borrador del formulario W-2 de 2026.

Estos cambios afectan a la forma en que aparecen ciertos ingresos en el formulario, incluidos los campos de información como el recuadro 12 o el recuadro 14b, donde pueden figurar beneficios o deducciones específicos.

Los formularios W-2 faltantes o incorrectos pueden retrasar el procesamiento de la declaración de impuestos

Una declaración salarial faltante o incorrecta puede retrasar la presentación de una declaración de impuestos y posponer la emisión de un reembolso de impuestos original. El Servicio de Impuestos Internos verifica los salarios declarados en las declaraciones de impuestos comparándolos con los datos del empleador presentados a la Administración del Seguro Social.

Si las cifras declaradas en una declaración de impuestos no coinciden con los registros del empleador, el sistema del IRS puede marcar la declaración para su revisión. Este desajuste ocurre con frecuencia cuando los empleadores presentan las declaraciones salariales con retraso o cuando los contribuyentes calculan sus ingresos mientras esperan recibir la documentación.

La guía del IRS explica cómo los trabajadores pueden reemplazar los formularios salariales faltantes

El Servicio de Impuestos Internos aconseja a los trabajadores que se pongan en contacto con el departamento de Servicio al Cliente de Nómina o la Oficina de Personal de su empleador si no han recibido su declaración de salarios. Muchos empleadores distribuyen los formularios W-2 electrónicamente y envían un correo electrónico masivo cuando los formularios están disponibles.

Los empleados que dan su consentimiento para la entrega electrónica suelen completar un formulario de consentimiento o consentimiento electrónico W-2 y acceder al documento a través de un portal seguro que requiere una autenticación de dos factores. Algunos sistemas requieren credenciales, como una clave de Harvard o una autenticación de inicio de sesión similar.

Si un empleador no presenta el formulario antes de fines de febrero, los contribuyentes pueden comunicarse con el IRS y presentar el formulario 4852 para estimar los salarios mientras preparan su declaración de impuestos.

Las declaraciones salariales corregidas pueden requerir la presentación de una declaración enmendada

En algunos casos, los contribuyentes presentan su declaración original utilizando la información salarial proporcionada inicialmente y luego reciben una declaración corregida de su empleador.

Cuando esto ocurre, los empleadores emiten el formulario W-2c para corregir los totales salariales o los montos retenidos. Si los cambios afectan el monto del impuesto adeudado o el monto del reembolso, es posible que los contribuyentes deban presentar una declaración enmendada utilizando el formulario 1040-X.

Las agencias tributarias estatales también utilizan los datos salariales del formulario W-2

Las agencias tributarias estatales se basan en las declaraciones salariales al revisar las declaraciones de impuestos a nivel estatal. Departamentos como el Departamento de Ingresos de Minnesota, el Departamento de Ingresos de Wisconsin y la División de Ingresos de Delaware revisan la información salarial presentada a través de sistemas en línea como el Portal del Contribuyente de Delaware.

Normas de presentación de informes similares se aplican a los contribuyentes en jurisdicciones como Puerto Rico y el Estado Libre Asociado de las Islas Marianas del Norte, donde las normas administrativas federales rigen los requisitos de declaración de salarios.

Los expertos en impuestos alientan a los trabajadores a verificar los registros salariales antes de presentarlos

Los profesionales de impuestos aconsejan a los contribuyentes que confirmen que se han recibido todos los documentos de ingresos antes de presentar una declaración de impuestos. Los trabajadores deben verificar que su número de seguro social, la información de identificación del empleador y los totales salariales aparezcan correctamente en la declaración de salarios e impuestos.

Los empleados que reciben ingresos de múltiples fuentes o que revisan la guía sobre los recursos sobre el tema de los trabajadores autónomos deben confirmar que tanto las declaraciones salariales como otros registros de ingresos estén completos antes de presentar la solicitud.

Tomar estas medidas puede reducir las demoras en los reembolsos y minimizar la necesidad de corregir una declaración original más adelante en la temporada de presentación de impuestos.

Fuentes

• Tema 154 del IRS: formulario W-2 y formulario 1099-R
• Acerca del formulario W-2c, declaraciones corregidas de salarios e impuestos
• Instrucciones de presentación del formulario W-2 para empleadores de la SSA
  

‍Por William McLee, editor en jefe y experto en impuestos: obtenga una desgravación fiscal ahora