Para qué sirve el formulario 05-359 (2015) de Texas
El Formulario 05-359 de Texas se usa para presentar la solicitud de un Certificate of Account Status to Terminate a Taxable Entity's Existence in Texas or Registration ante el Contralor de Cuentas Públicas de Texas. Este formulario no es el certificado final; es la solicitud para obtenerlo. Se utiliza cuando una entidad sujeta a impuestos tiene la intención de terminar, retirar o fusionar su existencia legal o cancelar su registro en Texas, y en algunos casos para cambios de estatus relacionados con la Secretaría de Estado.
El certificado confirma que se han satisfecho todos los requisitos estatales de presentación tributaria y que no quedan obligaciones pendientes. Una vez que el Contralor emite el certificado, el documento resultante es el Formulario 05-305, que es el que debe presentarse ante la Secretaría de Estado, no el 05-359.
El Certificate of Account Status es necesario antes de que la Secretaría de Estado de Texas acepte el instrumento correspondiente (por ejemplo, el Certificate of Termination para entidades domésticas). Sin este certificado, la entidad no puede completar formalmente su terminación, retiro o cierre ante la Secretaría de Estado.
Cuándo utilizar el formulario 05-359 de Texas
El propietario de una empresa utiliza el Formulario 05-359 cuando se prepara para terminar legalmente una entidad sujeta a impuestos, retirar una entidad extranjera de Texas, o completar una fusión o conversión que ponga fin al estatus legal independiente de la entidad. El formulario es obligatorio después de que todas las declaraciones de impuestos estén al día y antes de presentar los documentos correspondientes ante la Secretaría de Estado.
Las sociedades de responsabilidad limitada, las corporaciones, las sociedades limitadas y otras entidades sujetas al impuesto de franquicia de Texas generalmente usan este formulario. La obligación de obtener el certificado depende de si la entidad es una taxable entity sujeta al régimen aplicable, no simplemente de si tiene o no fines de lucro.
Reglas o detalles clave para 2015
Se aplican varias reglas importantes al solicitar un certificado del estado de la cuenta para el año fiscal 2015:
- Todos los impuestos estatales aplicables, incluyendo el impuesto de franquicia, las multas y los intereses, deben pagarse en su totalidad, y deben cumplirse todos los requisitos de presentación estatales antes de que el Contralor pueda emitir el certificado.
- El certificado es válido hasta el 31 de diciembre del año en que se otorga y debe estar vigente hasta la fecha efectiva de la terminación presentada ante la Secretaría de Estado. Si la fecha efectiva cae después de esa vigencia, el certificado no es válido para ese fin y debe solicitarse uno nuevo.
- El certificado debe indicar específicamente que se emitió para su presentación ante la Secretaría de Estado de Texas. Un simple printout del estatus de la cuenta en el sitio web del Contralor no es suficiente; la Secretaría de Estado exige el certificado adecuado emitido por el Contralor.
- Si la entidad tiene otras obligaciones tributarias estatales administradas por el Contralor (como impuestos sobre ventas y uso), esas cuentas también deben estar al día. Las obligaciones pendientes en cualquiera de esas cuentas pueden impedir la emisión del certificado.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Presente todos los informes fiscales requeridos
Presente el informe anual de impuestos de franquicia o el informe de no adeudación de impuestos (no-tax-due report), además de los Public Information Reports u Ownership Information Reports que correspondan. Incluya todos los cronogramas de respaldo necesarios para la entidad, como un cronograma de afiliados o un informe de asociación escalonada.
Paso 2: Presente el informe final de impuestos de franquicia
El final franchise tax report vence 60 días después de que la entidad dejó de hacer negocios en Texas. El período contable de este informe empieza el día siguiente al fin del período del informe anterior y termina en la fecha en que la entidad cesó operaciones o en la fecha efectiva aplicable. Esta presentación es obligatoria incluso si los ingresos totales son cero.
Paso 3: Pague todas las obligaciones tributarias pendientes
Pague todos los impuestos, multas e intereses pendientes y ponga al día todas las demás cuentas tributarias estatales aplicables administradas por el Contralor.
Paso 4: Solicite el certificado de estado de la cuenta
Para obtener el certificado, utilice el Formulario 05-359 o el sistema Webfile del impuesto de franquicia. Tenga en cuenta que no todas las entidades pueden usar la vía electrónica; entre los casos que deben presentar solicitud impresa por correo se encuentran entidades en grupo combinado, activas por menos de un año, LLP registradas, entidades con auditoría activa y otros casos listados por el Contralor. Si el certificado se aprueba, el Contralor emite el Formulario 05-305, que es el documento que debe presentarse ante la Secretaría de Estado.
Paso 5: Presente la terminación ante la Secretaría de Estado
Una vez obtenido el Formulario 05-305, preséntelo junto con el instrumento aplicable ante la Secretaría de Estado de Texas. Para la terminación de una entidad doméstica, el instrumento es el Certificate of Termination (Formulario 651); para retiros, fusiones u otras operaciones, el formulario de la Secretaría de Estado puede ser distinto. Pague la tarifa de presentación correspondiente y guarde copias de todas las presentaciones, el comprobante de pago y el certificado.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Solicitar el certificado antes de presentar el informe final del impuesto de franquicia: Presente primero todos los informes requeridos, incluyendo el informe final, para que el Contralor pueda emitir el certificado.
- Confundir la solicitud 05-359 con el certificado 05-305: El 05-359 es la solicitud que se envía al Contralor; el 05-305 es el certificado que resulta de esa solicitud y que se presenta ante la Secretaría de Estado. No son intercambiables.
- Usar un printout del sitio web en lugar del certificado oficial: La Secretaría de Estado exige el certificado adecuado emitido por el Contralor; un impreso del estatus de cuenta en línea no es suficiente.
- Enviar informes de información de propiedad incompletos: Presente los Public Information Reports u Ownership Information Reports completos para evitar demoras en la emisión del certificado.
- Dejar que el certificado caduque antes de que se procese la terminación: Coordine los tiempos para que el certificado esté vigente hasta la fecha efectiva del instrumento de terminación presentado ante la Secretaría de Estado.
- Omitir una lista de verificación final: Verifique informes, pagos, tipo de certificado y firmas antes de enviar para reducir demoras y rechazos.
Qué sucede después de presentar la solicitud
El Contralor examina las cuentas tributarias de la entidad para confirmar el cumplimiento. Si el contribuyente ya cumplió todos los requisitos, el sistema puede devolver un PDF suficiente para presentar ante la Secretaría de Estado; sin embargo, esto no es un resultado instantáneo garantizado en todos los casos.
El estatus legal de la entidad en Texas termina cuando la Secretaría de Estado presenta y aprueba el instrumento de terminación correspondiente. Una vez terminada o retirada correctamente la entidad y cerradas sus obligaciones, deja de tener el deber futuro de presentar informes de impuestos de franquicia por esa entidad.
Si la terminación no se completa correctamente, la entidad puede seguir apareciendo como activa y continuar sujeta a obligaciones de presentación y posibles acciones de cumplimiento.
Preguntas frecuentes
¿El certificado del estado de la cuenta es lo mismo que una carta de liquidación de impuestos?
No. El Certificate of Account Status (obtenido mediante el Formulario 05-359 y emitido como Formulario 05-305) se solicita para terminaciones, retiros, fusiones y operaciones similares ante la Secretaría de Estado. Para reinstalación o revivificación de una entidad, la vía es diferente: se solicita mediante el Formulario 05-391 y el documento resultante es la Tax Clearance Letter (Formulario 05-377).
¿Las entidades sin ingresos siguen necesitando el formulario 05-359?
Sí. Si la entidad debe terminar su existencia o registro ante la Secretaría de Estado y sigue siendo una entidad sujeta al régimen aplicable, la ausencia de ingresos no elimina por sí sola el requisito del certificado. Incluso si se presentó un informe de no adeudación de impuestos, la entidad debe obtener el certificado antes de la terminación.
¿Se puede usar el formulario 05-359 para la reincorporación?
No. Para la reincorporación o reinstalación, la vía correcta es el Formulario 05-391 para solicitar la Tax Clearance Letter (Formulario 05-377), no el Formulario 05-359.
¿La rescisión elimina las obligaciones tributarias anteriores?
No. Antes de que se autorice la terminación, deben pagarse todos los impuestos, multas e intereses estatales pendientes y cumplirse todos los requisitos de presentación. La terminación no elimina deudas tributarias previas.
¿Se puede anular la rescisión?
Depende del tipo de entidad y del procedimiento aplicable de la Secretaría de Estado. Si la entidad fue terminada, es posible que pueda solicitar la reincorporación mediante los procedimientos formales correspondientes; sin embargo, no es una revocación automática y las opciones varían según las regulaciones aplicables.
