Para qué sirve el formulario
La Declaración de impuestos sobre las ventas y el uso de Texas: formulario abreviado (formulario 01-117) es el documento que utilizan las empresas para declarar y pagar los impuestos sobre las ventas y el uso recaudados en Texas. Si tiene un permiso tributario sobre las ventas y el uso de Texas, debe presentar esta declaración con regularidad, incluso durante los períodos en los que no tiene ventas sujetas a impuestos que declarar.
Texas impone un impuesto estatal sobre las ventas y el uso del 6.25 por ciento a las ventas minoristas, arrendamientos y alquileres de la mayoría de los bienes y servicios sujetos a impuestos. Las jurisdicciones locales pueden sumar hasta un 2 por ciento, lo que hace que la tasa combinada máxima sea del 8.25 por ciento. Como titular de un permiso, usted actúa como recaudador de impuestos para el estado: recauda el impuesto sobre las ventas de los clientes sobre las transacciones sujetas a impuestos, luego declara y remite esos fondos al Contralor de Cuentas Públicas de Texas mediante el formulario 01-117.
El formulario cubre tres categorías principales de actividad imponible. Primero, declaras tus ventas totales y calculas los impuestos estatales y locales adeudados. En segundo lugar, declaras las «compras sujetas a impuestos», es decir, los artículos que compraste para tu uso empresarial o personal y el vendedor no cobró impuestos sobre las ventas en Texas, como las compras fuera del estado o los pedidos en línea en los que no se recaudaron impuestos. Esto se denomina «impuesto sobre el uso» y eres responsable de pagarlo directamente a Texas. En tercer lugar, usted calcula los descuentos aplicables y determina el impuesto neto adeudado.
La designación de «formulario abreviado» significa que esta versión está optimizada para las empresas sin requisitos de presentación de informes complejos. Las personas más complicadas pueden usar el formulario 01-114 en su lugar, pero la mayoría de las pequeñas y medianas empresas consideran que el 01-117 es suficiente para sus necesidades.
Cuándo utilizaría el formulario 01-117
Frecuencia y plazos de presentación
La frecuencia de presentación de impuestos depende del volumen de impuestos que haya recaudado durante el año fiscal estatal anterior, que va del 1 de septiembre al 31 de agosto. El Contralor de Texas le asigna un cronograma de presentación (mensual, trimestral o anual) cuando se aprueba su solicitud de permiso, y recibirá una notificación por carta especificando su cronograma.
Los contribuyentes mensuales deben presentar sus declaraciones antes del día 20 del mes siguiente al período del informe. Por ejemplo, las ventas de abril deben declararse antes del 20 de mayo. Los declarantes trimestrales declaran el 20 de abril (de enero a marzo), el 20 de julio (de abril a junio), el 20 de octubre (de julio a septiembre) y el 20 de enero (de octubre a diciembre). Los declarantes anuales presentan las declaraciones del año calendario anterior a más tardar el 20 de enero. Si el 20 cae en fin de semana o feriado legal, la fecha límite se extiende hasta el siguiente día hábil.
Requisitos de presentación electrónica
La presentación electrónica se convierte en obligatoria en ciertos umbrales. Si pagó entre 50 000 y 499 999 dólares en impuestos durante el año fiscal anterior, la presentación en papel ya no está disponible; debe presentar la declaración electrónicamente a través de Webfile, Electronic Data Interchange o TeleFile (solo para las declaraciones sin impuestos). Los contribuyentes que pagaron 500 000 dólares o más también deben pagar electrónicamente a través de TEXNET o con tarjeta de crédito a través de Webfile.
Presentaciones tardías y modificadas
En el caso de las declaraciones tardías, Texas impone una multa de 50 dólares por cada informe presentado después de la fecha de vencimiento, independientemente de si adeuda o no impuestos. Si paga impuestos con entre 1 y 30 días de retraso, se aplica una multa del 5 por ciento al monto del impuesto. Más allá de los 30 días de retraso, la multa aumenta al 10 por ciento. Los intereses comienzan a acumularse 61 días después de la fecha de vencimiento a una tasa variable que se establece anualmente.
Para presentar una declaración enmendada, recupere una copia de su presentación original o descargue un formulario 01-117 en blanco del sitio web de la Contraloría. Escriba «DECLARACIÓN ENMENDADA» en un lugar destacado en la parte superior. Ingresa tu número de contribuyente, el período de declaración y las cifras corregidas tal como deberían haber aparecido originalmente, no solo la diferencia. Firme, feche y envíe la declaración enmendada. Si la enmienda indica que se adeudan impuestos adicionales, incluya el pago para evitar más multas e intereses. Si pagó de más, la enmienda inicia el proceso de reembolso.
Reglas o detalles clave para 2022
Requisitos de presentación
Varias reglas fundamentales rigen el cumplimiento del Formulario 01-117. En primer lugar, debe presentar una declaración para cada período de presentación de informes asignado, incluso cuando no tenga ninguna venta adeudada o ningún impuesto adeudado. Si no presenta la solicitud, se le aplica automáticamente una multa de 50 dólares, además de posibles acciones de cobro, como embargos, suspensión de permisos y cargos penales. La oficina del Contralor puede enviarle facturas estimadas si usted no presenta la declaración, calculando los impuestos sobre la base de períodos anteriores o de los promedios de la industria.
Reglas de permisos y propiedad
Su permiso de impuestos sobre las ventas es específico para usted y para la ubicación de su empresa; no se puede transferir si vende la empresa o cambia la estructura de propiedad. Si constituyes una empresa unipersonal o formas una LLC, eso constituye un cambio de propiedad que requiere un nuevo permiso. Cada sucursal física en la que recibas tres o más pedidos al año necesita un permiso independiente con un número de punto de venta único en tu identificación fiscal.
Requisitos de mantenimiento de registros
Los requisitos de mantenimiento de registros son estrictos y no negociables. Debe conservar la documentación que refleje los ingresos brutos totales, todas las ventas sujetas a impuestos, las ventas exentas con los certificados de exención correspondientes y todas las compras sujetas a impuestos. Estos registros deben conservarse durante un mínimo de cuatro años porque el Contralor normalmente audita las empresas en intervalos de cuatro años. Los registros adecuados incluyen recibos de ventas, facturas de compra, certificados de exención, estados de cuenta bancarios, declaraciones de impuestos y libros de contabilidad.
Descuentos y cumplimiento
El descuento por presentación puntual es valioso pero condicional. Si presenta la declaración y paga en la fecha de vencimiento o antes, puede solicitar un descuento del 0.5 por ciento sobre el monto del impuesto declarado. Esto se aplica a los impuestos estatales y locales combinados. Para calcularlo, multiplique el total de sus impuestos adeudados por 0.005 y reste el resultado de su obligación tributaria. Sin embargo, si tu declaración o pago llegan con retraso, perderás este descuento por completo, aunque solo sea por un día. Los contribuyentes que pagan por adelantado pueden solicitar un descuento adicional del 1.25 por ciento además del descuento por presentación puntual.
Responsabilidades de cobro
Las responsabilidades de cobro están claramente definidas. Debes recaudar el impuesto sobre las ventas sobre todas las ventas sujetas a impuestos, pagar el impuesto sobre el uso de las compras sujetas a impuestos en las que no se hayan recaudado impuestos, declarar y pagar los impuestos a tiempo, colocar tu permiso en un lugar destacado en tu lugar de trabajo y mantener esos registros críticos. Cuando vendas a clientes que soliciten una exención, debes obtener certificados de exención válidos antes de realizar la transacción; las promesas verbales o la documentación posterior a los hechos no te protegerán durante una auditoría.
Paso a paso (nivel alto)
Preparación
La presentación del formulario 01-117 sigue una secuencia lógica que refleja la actividad tributaria de su empresa. Comience por recopilar la documentación: registros de ventas que muestren los ingresos brutos, documentación de las ventas exentas con los correspondientes certificados de exención, registros de compras sujetas a impuestos en las que no pagó impuestos, información sobre las jurisdicciones fiscales locales en las que realizó las ventas y su declaración anterior como referencia.
Informes de ventas y compras
Comience con el artículo 1, Ventas totales, introduciendo el importe bruto de todas las ventas, arrendamientos y alquileres durante el período del informe. Esto incluye tanto las transacciones imponibles como las exentas, es decir, todo lo que haya pasado por tu empresa. No reduzcas esta cifra teniendo en cuenta las devoluciones, las bonificaciones o el costo de los bienes vendidos; informa el total de ingresos recibidos.
Pase al artículo 2, Compras totales sujetas al impuesto sobre el uso. Aquí declaras los artículos sujetos a impuestos que compraste, arrendaste o alquilaste para uso comercial o personal cuando no pagaste el impuesto sobre las ventas o el uso de Texas.
Cálculo de impuestos
Complete el artículo 3 si realizó ventas en jurisdicciones con diferentes tipos impositivos locales. Distribuirá sus ventas entre los distintos códigos tarifarios y calculará el impuesto local adecuado para cada jurisdicción.
El artículo 4 requiere que calcule el impuesto total adeudado sumando los impuestos estatales, los impuestos locales y el impuesto sobre el uso. El artículo 5 determina el descuento permitido por presentación puntual. El artículo 6 muestra el impuesto neto adeudado después del descuento. Resta los créditos del artículo 7 para llegar al importe final adeudado en el artículo 8.
Finalización de la devolución
Firme y feche la devolución; las devoluciones sin firmar se consideran inválidas. Envíe el pago y guarde una copia de la declaración completa para su registro.
Errores comunes y cómo evitarlos
No presentar una solicitud con cero ventas
Uno de los errores más frecuentes es no presentar la declaración cuando no hay ventas sujetas a impuestos. Debe presentar una declaración por cada período del informe.
Cálculos de impuestos locales incorrectos
El cálculo incorrecto de los impuestos locales crea problemas importantes durante las auditorías. Utilice la herramienta de localización de tasas de impuestos sobre las ventas de la Contraloría.
Ignorar el impuesto de uso
No declarar el impuesto sobre el uso sobre las compras sujetas a impuestos es otro error común.
Reclamaciones de descuentos indebidas
Aprovechar el descuento por presentación puntual cuando se presenta tarde desencadena ajustes automáticos.
Mantenimiento de registros deficiente
El mantenimiento deficiente de los registros es quizás el error más costoso a lo largo del tiempo.
Informar de errores
Confundir «ventas totales» con «ventas imponibles» conduce a errores en los informes.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Procesamiento y confirmación
Una vez que presente el formulario 01-117, el Contralor de Texas procesa su declaración y aplica su pago.
Avisos y ajustes
Si se encuentran discrepancias, recibirás un aviso de facturación en el que se explica el problema.
Auditorías
El Contralor audita a los titulares de permisos de impuestos sobre las ventas para verificar la precisión de los informes.
Resultados
Los resultados de la auditoría pueden incluir impuestos adicionales adeudados, reembolsos o ningún ajuste.
Acciones de cobro
Si no presenta la solicitud ni paga, las acciones de cobro se intensifican progresivamente.
Cierre de su cuenta
Cuando cierre su negocio, cierre formalmente su permiso y presente una declaración final.
Preguntas frecuentes
¿Puedo presentar el formulario 01-117 si tuve ventas pero no recaudé impuestos porque todo estaba exento?
Sí, es absolutamente necesario archivar...
¿Qué debo hacer si descubro un error después de presentar mi declaración?
Presente una declaración enmendada lo antes posible...
¿Cómo gestiono las ventas realizadas en varias ciudades con diferentes tipos impositivos durante un período de informe?
Utilice su devolución para distribuir las ventas entre las diferentes jurisdicciones...
¿Aún tengo la obligación de presentar una solicitud y pagar si estoy disputando la cantidad que el Contralor dice que debo?
Sí. Impugnar una evaluación no elimina sus obligaciones de presentación...
¿Qué ocurre con el descuento por presentación puntual si mi pago se hace a tiempo pero lo presenté con un día de retraso?
Pierdes el descuento por completo...
¿Debo guardar copias de los certificados de exención de los clientes que reclaman compras exentas de impuestos?
Por supuesto, y esto no es negociable...
Si mi empresa tiene problemas financieros, ¿puedo organizar un plan de pago para los impuestos vencidos?
La Contraloría considera los planes de pago caso por caso...
Para obtener más información
Visite al Contralor de Cuentas Públicas de Texas en https://comptroller.texas.gov/taxes/sales/