Para qué sirve el formulario 01-114
El formulario 01-114, oficialmente llamado Declaración de impuestos sobre las ventas y el uso de Texas, es la versión completa del documento estatal de declaración de impuestos sobre las ventas. Considérelo como su declaración mensual, trimestral o anual detallada a Texas en la que se muestran todas sus ventas sujetas a impuestos, los impuestos que recaudó y cualquier impuesto que adeude por las compras que realizó para su empresa. Todas las empresas que cuenten con un permiso de impuestos sobre las ventas de Texas deben presentar esta declaración con regularidad, incluso si no realizaron ventas durante el período sobre el que se informa.
El formulario captura información completa sobre sus transacciones comerciales. Documenta tus ventas totales, separa lo que estaba sujeto a impuestos de lo que no estaba sujeto a impuestos, calcula los impuestos estatales y locales adeudados y te permite solicitar ciertos créditos o deducciones. A diferencia del formulario 01-117, más corto, el formulario 01-114 es obligatorio cuando su empresa tiene varias ubicaciones, necesita declarar compras fuera del estado sujetas al impuesto sobre el uso, quiere solicitar créditos tributarios o es responsable de recaudar impuestos para los agentes de aduanas.
Según la Contraloría de Texas, las empresas deben declarar el impuesto sobre las ventas y el uso para cumplir con sus obligaciones legales como titulares de permisos. El formulario sirve tanto de mecanismo de presentación de informes como de comprobante de pago: cuando presentas la solicitud, al mismo tiempo documentas tu actividad y envías el dinero recaudado en concepto de impuestos en nombre del estado.
Cuándo utilizaría el formulario 01-114
Presentará el Formulario 01-114 siguiendo un cronograma regular determinado por el Contralor de Texas en función de su obligación tributaria. La mayoría de las empresas se clasifican en tres categorías: declarantes mensuales (cuyos informes vencen antes del 20 del mes siguiente), declarantes trimestrales (que deben presentar declaraciones el 20 de abril, 20 de julio, 20 de octubre y 20 de enero) o declarantes anuales (que deben presentar sus declaraciones el 20 de enero). El Contralor le notifica por carta después de aprobar su permiso de impuestos sobre las ventas para informarle con qué frecuencia de presentación de impuestos se aplica a su empresa.
Los declarantes mensuales suelen tener volúmenes de ventas más altos, mientras que las empresas más pequeñas suelen presentar declaraciones trimestrales o anuales. Independientemente de la frecuencia que se te asigne, debes presentar una declaración para cada período, incluso si no has realizado ninguna venta. Presentar una declaración de «no venta» mantiene su permiso activo y evita multas.
Devoluciones tardías
Las declaraciones tardías requieren el mismo formulario, pero tendrás que incluir el impuesto del período original más las multas e intereses legales. Si presenta la declaración fuera de plazo, escriba «Declaración tardía» en el formulario y calcule las multas de la siguiente manera: se aplica automáticamente una multa de 50 dólares por presentación tardía, más el 5 por ciento del impuesto adeudado si se retrasa entre 1 y 30 días, o el 10 por ciento si se retrasa más de 30 días. Los intereses comienzan a acumularse 61 días después de la fecha de vencimiento a una tasa variable que se establece anualmente.
Devoluciones modificadas
Las declaraciones modificadas también utilizan el formulario 01-114. Si descubre un error en una declaración presentada anteriormente, ya sea que haya declarado sus impuestos de manera excesiva o insuficiente, debe presentar una declaración enmendada. Simplemente marque «Declaración enmendada» en la parte superior de un formulario corregido, complételo con información precisa, fírmelo y féjelo, y luego envíelo por correo a la oficina del Contralor. Si pagó menos, incluya el impuesto adicional más las multas e intereses aplicables. Si pagaste de más, tendrás que presentar una solicitud de reembolso por separado.
Reglas o detalles clave para 2017
Requisitos de mantenimiento de registros
Hay varias reglas importantes que rigen la forma de completar y presentar el formulario 01-114. En primer lugar, la precisión es primordial. La oficina del Contralor lleva a cabo auditorías, generalmente en intervalos de cuatro años, para verificar que las empresas hayan recaudado y pagado la cantidad correcta de impuestos. Debe mantener registros adecuados durante al menos cuatro años para respaldar las cifras que informa en sus declaraciones.
Requisitos de presentación electrónica
La presentación electrónica es obligatoria para muchas empresas. Según los requisitos de presentación publicados por la Contraloría de Texas, si su empresa pagó 50 000 dólares o más en impuestos sobre las ventas durante el año fiscal estatal anterior (del 1 de septiembre al 31 de agosto), no puede presentar declaraciones en papel; debe utilizar Webfile o Electronic Data Interchange. Las empresas que hayan pagado 500 000$ o más también deben pagar electrónicamente mediante TEXNET o EDI. El Contralor envía cartas de notificación cuando su empresa supera estos umbrales.
Descuentos y créditos
El formulario permite descuentos si presentas la solicitud y pagas a tiempo. Los contribuyentes autorizados pueden solicitar un descuento del 0.5 por ciento si presentan y pagan puntualmente. Los contribuyentes mensuales y trimestrales pueden solicitar un descuento adicional del 1.25 por ciento por pago anticipado si pagan por adelantado al menos el 90 por ciento de los impuestos del período actual (o el 100 por ciento del impuesto correspondiente al mismo período del año anterior) antes del día 15 del período sobre el que se informa.
Formularios de suplementos requeridos
Si tiene varias ubicaciones comerciales, debe presentar el formulario 01-115 (suplemento de outlet) junto con el formulario 01-114 para desglosar las ventas por ubicación. Del mismo modo, si declaras los impuestos locales sobre las ventas en varias jurisdicciones, es posible que necesites el formulario 01-116 (suplemento de lista). Las empresas que soliciten créditos o que operen como agentes de aduanas también deben presentar el formulario 01-148 (lista de créditos y agentes de aduanas).
Paso a paso (nivel alto)
1. Introduzca la información básica
Comience con la información básica. Ingresa el nombre de tu empresa, el número de contribuyente (el número de 11 dígitos asignado cuando recibiste tu permiso), las fechas del período de presentación y la fecha de vencimiento. Verifique que la dirección de su empresa esté actualizada; de lo contrario, actualícela a través de las herramientas de administración de cuentas en línea de la Contraloría o anote el cambio en su declaración.
2. Reporte los ingresos brutos
Informe sus ingresos brutos. El artículo 1 solicita tus ventas totales, incluidos todos los ingresos por ventas, servicios, arrendamientos y alquileres durante el período del informe. Esta es tu cifra bruta antes de separar los montos imponibles de los no tributables. Declara el monto sin incluir el impuesto sobre las ventas que recaudaste.
3. Calcule las ventas imponibles
Calcule las ventas imponibles. El artículo 2 requiere que declare solo la parte de sus ventas totales que esté sujeta al impuesto sobre las ventas de Texas. Esto excluye los artículos vendidos para su reventa (si tienes un certificado de reventa válido del comprador), las ventas exentas y las ventas fuera del estado que no están sujetas al impuesto de Texas. La diferencia entre los artículos 1 y 2 representa tus transacciones no sujetas a impuestos.
4. Informe el impuesto sobre el uso
Reporte las compras sujetas a impuestos (impuesto sobre el uso). El artículo 3 se refiere a las compras que su empresa realizó en las que adeuda el impuesto sobre el uso, por lo general, los productos que compró a vendedores de otros estados que no le cobraron el impuesto sobre las ventas de Texas. Debes declararte y pagar el impuesto sobre el uso por estas compras igual que si las hubieras comprado en un minorista de Texas.
5. Calcule los impuestos estatales y locales
Calcula los impuestos estatales y locales. El formulario lo guía para calcular la tasa impositiva estatal del 6,25 por ciento y, a continuación, los impuestos locales aplicables (que pueden sumar un 2 por ciento, lo que da una tasa combinada máxima del 8,25 por ciento). Las tarifas locales varían según la ciudad, el condado, la autoridad de tránsito y el distrito con fines especiales. El Contralor proporciona una herramienta de localización de tasas impositivas sobre las ventas para ayudarlo a determinar la tarifa correcta para cada ubicación.
6. Aplica créditos y deducciones
Aplica créditos y deducciones. Si corresponde, declara cualquier crédito permitido, como los créditos por el impuesto sobre las ventas pagado por deudas incobrables, el impuesto pagado por artículos devueltos por los clientes o los sobrepagos de períodos anteriores. Para solicitar créditos por deudas incobrables, debe presentarlos electrónicamente y completar las secciones correspondientes del formulario 01-148.
7. Calcule el impuesto neto adeudado
Calcule su impuesto neto adeudado. Reste los créditos y descuentos aplicables de su obligación tributaria total. El resultado es la cantidad que debes remitir con tu declaración. Si tiene derecho a un descuento por presentar la solicitud a tiempo (0.5 por ciento) o pagar por adelantado (1.25 por ciento adicional), calcule y reste esos montos.
8. Presente la declaración
Firme, feche y envíe. El contribuyente o un representante autorizado deben firmar la declaración bajo pena de perjurio, certificando que la información es verdadera y correcta. Preséntela electrónicamente si es necesario, o envíe por correo las declaraciones en papel a la Contraloría de Cuentas Públicas, 111 E. 17th Street, Austin, TX 78774-0100. Incluya su pago si se adeudan impuestos.
Errores comunes y cómo evitarlos
No presentar la solicitud sin ventas
El error más común es no presentar la solicitud cuando no hay clasificaciones de ventas. Incluso si su empresa no tuvo ventas durante el período del informe, aún debe presentar una declaración. Marque la casilla «NO SE VENDEN», firme y feche el formulario y envíelo antes de la fecha límite. Omitir este paso conlleva una multa de 50 dólares por presentación tardía y puede conllevar la suspensión del permiso.
Cálculo incorrecto de las tasas impositivas locales
El cálculo incorrecto de las tasas impositivas locales causa problemas frecuentes porque las tasas varían significativamente entre las jurisdicciones de Texas y cambian trimestralmente. Utilice siempre el localizador de tasas impositivas sobre las ventas de la Contraloría o consulte las tablas de tasas actuales antes de completar su declaración. Si su empresa opera en varias ubicaciones, asegúrese de aplicar la tasa local correcta a las ventas realizadas en cada punto de venta.
Confundir el impuesto a las ventas con el impuesto al uso
Confundir el impuesto sobre las ventas con el impuesto sobre el uso confunde a muchos propietarios de negocios. El impuesto sobre las ventas es lo que recaudas de los clientes por las ventas sujetas a impuestos que realizas. El impuesto sobre el uso es lo que debes por los artículos sujetos a impuestos que compraste para uso comercial cuando el vendedor no te cobró el impuesto sobre las ventas de Texas.
Falta el umbral de presentación electrónica
No cumplir con el umbral de presentación electrónica crea complicaciones una vez que su empresa crece. Si pagó 50 000 dólares o más en impuestos sobre las ventas durante el año fiscal estatal anterior, ya no se permite la presentación en papel.
Mantenimiento de registros deficiente
No mantener superficies de documentación adecuadas durante las auditorías. El Contralor exige que mantenga registros que respalden sus declaraciones durante al menos cuatro años.
No está reclamando créditos
Olvidarse de solicitar los créditos permitidos deja dinero sobre la mesa. Revise todos los créditos disponibles en cada período de presentación y utilice el formulario 01-148 para documentarlos adecuadamente.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Procesamiento y confirmación
Una vez que envíe el formulario 01-114 y cualquier pago requerido, el Contralor de Texas procesa su declaración y actualiza su cuenta. Si presentó la solicitud electrónicamente, recibirá una confirmación inmediata.
Sobrepagos y reembolsos
Si pagaste impuestos en exceso o la declaración muestra un saldo crediticio, puedes transferir el crédito o presentar una solicitud de reembolso formal.
Avisos y correspondencia
Si el Contralor identifica discrepancias, recibirá correspondencia solicitando aclaraciones. Responda con prontitud para evitar una escalada.
Sanciones y cobros
Para las empresas que pagan menos o presentan sus declaraciones con retraso, el Contralor envía avisos de facturación en los que se detallan las multas y los intereses.
Auditorías
El Contralor lleva a cabo auditorías periódicas para garantizar el cumplimiento, generalmente a intervalos de cuatro años.
Acciones de cumplimiento
Si no presenta ni paga impuestos, el Contralor puede tomar medidas de cobro que incluyen embargos, incautación de activos o suspensión de permisos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo presentar el formulario 01-114 en línea en lugar de enviar un formulario impreso por correo?
Sí, y en muchos casos está obligado a hacerlo. La Contraloría ofrece Webfile, un sistema en línea gratuito para presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas y realizar pagos.
¿Qué debo hacer si cometí un error en una declaración presentada?
Presente una declaración enmendada tan pronto como descubra el error. Marque «Declaración enmendada» y envíe la información corregida.
¿Tengo que presentar una solicitud si no he realizado ninguna venta?
Sí. Debes presentar una declaración para cada período del informe, incluso si no hay ventas.
¿Cómo elijo entre los formularios 01-114 y 01-117?
Use el formulario 01-117 solo para situaciones simples. De lo contrario, utilice el formulario 01-114.
¿Qué sucede si presento la solicitud o pago con retraso?
La presentación tardía resulta en multas, intereses y posibles acciones de ejecución.
¿Puedo obtener una extensión?
En general, no. Las extensiones solo se conceden en situaciones de desastre.
¿Cómo denuncio varias ubicaciones?