¿Qué es el formulario W-9?
El Formulario W-9, Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación, es un documento del IRS que se utiliza para proporcionar su Número de Identificación del Contribuyente correcto a una persona o entidad requerida para presentar declaraciones de información ante el IRS. El formulario ayuda a los solicitantes a informar los pagos realizados a usted, como ingresos, intereses hipotecarios, transacciones de bienes raíces o contribuciones a cuentas de jubilación.
¿Quién necesita completar el formulario W-9?
El Formulario W-9 es exclusivamente para personas estadounidenses, lo que incluye ciudadanos estadounidenses, extranjeros residentes, asociaciones, corporaciones, empresas, asociaciones creadas u organizadas en los Estados Unidos, patrimonios que no sean patrimonios extranjeros y fideicomisos domésticos. Si es una persona extranjera o entidad extranjera, no utilice el Formulario W-9. En su lugar, use la serie de Formularios W-8 apropiada o el Formulario 8233.
Cuándo Presentar el Formulario W-9
Debe completar el Formulario W-9 cuando un solicitante necesite su Número de Identificación del Contribuyente para informar pagos o transacciones al IRS. Las situaciones comunes incluyen comenzar a trabajar como contratista independiente, abrir una cuenta bancaria o de inversión, recibir pagos de ingresos de alquiler, participar en transacciones de bienes raíces, recibir pagos de intereses o dividendos, o cualquier situación en la que el pagador deba presentar declaraciones de información como el Formulario 1099-MISC, el Formulario 1099-NEC, el Formulario 1099-INT, el Formulario 1099-DIV o el Formulario 1099-K.
¿Expira el Formulario W-9?
No, el Formulario W-9 no tiene fecha de vencimiento. Un formulario completado correctamente sigue siendo válido indefinidamente siempre que la información sea precisa y esté actualizada. Solo necesita presentar un nuevo Formulario W-9 si su nombre legal cambia, su Número de Identificación del Contribuyente cambia, su estructura comercial cambia, su clasificación fiscal cambia, o el solicitante le pide que actualice su información debido a cambios en su estado de exención.
Entendiendo los números de identificación del contribuyente
Se requiere su TIN para completar el Formulario W-9. El tipo que utiliza depende de su clasificación de entidad. Los individuos usan típicamente su Número de Seguro Social. Los extranjeros residentes que no pueden obtener un SSN usan un Número de Identificación del Contribuyente Individual. Los menores de edad pueden usar un Número de Identificación del Contribuyente por Adopción en ciertos casos. Las empresas, fideicomisos, patrimonios y otras entidades usan un número de identificación del empleador. Si es un propietario único, puede usar su SSN o EIN, aunque el IRS recomienda usar su SSN.
Si no tiene un TIN, debe solicitarlo inmediatamente. Puede solicitar un SSN usando el Formulario SS-5 a través de la Administración del Seguro Social. Solicita un ITIN usando el Formulario W-7 a través del IRS. Solicita un EIN usando el Formulario SS-4, que se puede completar en línea en el sitio web del IRS. Mientras espera su TIN, puede escribir «Applied For» en la casilla TIN, firmar y cerrar el formulario, y presentarlo al solicitante.
Cómo completar el formulario W-9
Sección de información personal
Ingrese su nombre legal completo en la Línea 1 exactamente como aparece en su declaración de impuestos. Para individuos, use el nombre como aparece en su tarjeta de Seguro Social. Si cambió su nombre pero no ha notificado a la Administración del Seguro Social, ingrese su primer nombre, su apellido como se muestra en su tarjeta de Seguro Social y su nuevo apellido.
Para propietarios únicos, ingrese su nombre individual en la Línea 1 y su nombre comercial o DBA en la Línea 2. Para asociaciones, corporaciones y LLCs, ingrese el nombre de la entidad como se muestra en las declaraciones de impuestos en la Línea 1 y cualquier nombre comercial o comercial en la Línea 2.
Clasificación fiscal
Marque la casilla apropiada en la Línea 3a que coincida con su clasificación fiscal federal. Marque solo una casilla: Individuo o propietario único, corporación C, corporación S, Asociación, Fideicomiso o patrimonio, Sociedad de Responsabilidad Limitada con el código de clasificación fiscal apropiado, u Otro tipos para entidades específicas descritas en las instrucciones.
Si marca la casilla LLC, debe ingresar su código de clasificación fiscal: P para Asociación, C para corporación C, o S para corporación S. Si su LLC es una LLC de un solo miembro propiedad de un individuo, marque la casilla Individuo en su lugar e ingrese su nombre.
Información de dirección
Ingrese su dirección de correo actual en la Línea 5, incluido el número de calle, nombre de calle y número de apartamento o suite. Si su dirección ha cambiado desde que el solicitante se comunicó con usted por última vez, escriba NEW en la parte superior del formulario. Ingrese su ciudad, estado y código postal en la Línea 6.
Número de identificación del contribuyente
En la Parte I, ingrese su TIN en la casilla apropiada. Los números de Seguro Social van en la casilla superior, y los números de Identificación del Empleador van en la casilla inferior. El TIN que proporcione debe coincidir con el nombre en la Línea 1.
Certificación y firma
La declaración de certificación en la Parte II requiere que usted atestigüe, bajo pena de perjurio, que el número mostrado representa con precisión su TIN, que no está sujeto a retención de respaldo o está exento, que es ciudadano estadounidense o persona estadounidense, y que cualquier código FATCA que ingrese es preciso. Debe firmar y cerrar el formulario en el área designada.
Firmas electrónicas
El IRS acepta firmas electrónicas en el Formulario W-9. Las firmas electrónicas deben estar bajo penas de perjurio y contener el mismo lenguaje de declaración de perjurio que el formulario en papel. Puede usar plataformas de firma electrónica, como DocuSign, u otros servicios compatibles.
Respaldo retenciónal
Los pagadores deben retener el 24 por ciento de ciertos pagos si no proporciona su TIN correcto, no certifica su TIN cuando es requerido o el IRS notifica al solicitante que proporcionó un TIN incorrecto. Puede evitar la retención de respaldo proporcionando su TIN correcto, completando la certificación correctamente e informando todos los intereses y dividendos imponibles en su declaración de impuestos.
Consideraciones importantes
No envíe el Formulario W-9 al IRS; debe enviarse a la persona o entidad que solicita su información. El solicitante utiliza la información para presentar declaraciones de información ante el IRS y debe mantener el formulario en archivo durante al menos cuatro años. Guarde una copia del Formulario W-9 completado para sus registros.
Protegiendo su información
El Formulario W-9 contiene información personal sensible, incluido su nombre, dirección y número de identificación del contribuyente. Proteja su TIN y asegúrese de que los solicitantes protejan su información. Tenga cuidado de proporcionar el Formulario W-9 y verifique la legitimidad de las solicitudes.
Necesita ayuda con su declaración de impuestos
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Esta lista de verificación es solo para fines educativos y no constituye asesoramiento fiscal o legal. Siempre revise las instrucciones oficiales del IRS y consulte a un profesional calificado para obtener orientación.