Para qué sirve el formulario NYS-45 (2017) de Nueva York
Utiliza el formulario NYS-45 (2017) de Nueva York como la declaración trimestral combinada de retenciones, informes salariales y seguro de desempleo que se exige a los empleadores de todo el estado de Nueva York. Reporta las retenciones de impuestos, las contribuciones al seguro de desempleo y los impuestos sobre la nómina al Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York para que revise y concilie las cuentas.
El formulario también comparte los datos salariales con las agencias laborales y respalda el programa de licencia familiar remunerada mediante registros de nómina, números de seguro social y totales salariales trimestrales. Sustituye las declaraciones por separado al combinar las partes A, B y C en el formulario combinado trimestral NYS-45 para los cálculos de retención combinados trimestrales de los empleadores.
Cuándo utilizaría el formulario NYS-45 (2017) de Nueva York
Debe presentar la NYS-45 de Nueva York cada trimestre si retiene el impuesto sobre la renta personal de Nueva York de los salarios de los empleados como parte de sus obligaciones de declaración de salarios. Se aplica a quienes declaran la retención de impuestos, a los empleadores de sociedades de responsabilidad limitada y a las sociedades que pagan salarios sujetos a impuestos en la ciudad de Nueva York o Yonkers.
También debe usar el formulario para declarar las contribuciones al seguro de desempleo y calcular la tasa impositiva del UI aplicable cada trimestre, según las normas estatales de presentación de impuestos. Si tiene un número de registro patronal, debe presentar esta declaración trimestral dentro de los plazos publicados o, de lo contrario, las autoridades tributarias no le impondrán multas si se retrasa.
Reglas o detalles clave para 2017
Para el año tributario 2017, debe presentar la NYS-45 de Nueva York antes del 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero. Cada declaración de impuestos debe incluir información precisa sobre los totales salariales, los impuestos sobre la nómina y el formulario W-2 presentados a los registros del Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York.
Puede presentar la declaración electrónicamente mediante el archivo web de retención de impuestos, que requiere acceso a Internet de banda ancha, un número de registro del empleador y opciones de pago seguras, como el débito ACH. Los errores o la falta de presentación pueden conllevar multas, recordatorios fiscales o la revisión de los requisitos del programa de licencia familiar remunerada por parte de las autoridades tributarias que administran los requisitos del programa de licencia familiar remunerada.
Paso a paso (nivel alto)
- Paso 1: Reúna los registros de nómina, los detalles de las cuentas bancarias y su número de identificación patronal federal (FEIN).
- Paso 2: Inicie sesión en Business Online Services o cree una cuenta con acceso a Internet de banda ancha.
- Paso 3: Abra el archivo web NYS-45 o el archivo web de retención de impuestos para el NYS-45 de Nueva York.
- Paso 4: Ingresa los detalles de tu empleador, incluido el número de registro del empleador y el período del informe.
- Paso 5: Complete las Partes A, B y C con los informes salariales, la retención de impuestos, las contribuciones al seguro de desempleo y la tasa impositiva del UI.
- Paso 6: Revise los resultados del cálculo y verifique que los totales coincidan con los registros de nómina antes de enviarlos.
- Paso 7: Selecciona Pago directo, Débito ACH o cheque certificado y confirma el monto adeudado.
- Paso 8: Presente la declaración de impuestos y guarde la confirmación para documentar la presentación oportuna.
Errores comunes y cómo evitarlos
Los contribuyentes presentan con frecuencia el NYS-45 de Nueva York con errores corregibles que retrasan el procesamiento durante la revisión de rutina. Identificar cada error y su paso para corregirlo le ayuda a presentar con precisión la información sobre retenciones y salarios.
- Faltan números de Seguro Social de los empleados: Este error se produce cuando se omiten los números de Seguro Social en los campos de los informes salariales. Debe verificar los registros de nómina e ingresar cada número.
- Entradas de tasas impositivas de UI incorrectas: Este error se produce cuando declaras una tasa impositiva del Reino Unido desactualizada. Debes confirmar la tasa antes de completar la declaración.
- Trimestres sin salario no declarados: Este error se produce cuando no archivas durante los trimestres sin actividad. Debe presentar el formulario combinado trimestral NYS-45 cada trimestre.
- Totales salariales no conciliados: Este error se produce cuando los totales del formulario W-2 no coinciden con los montos declarados en los formularios de retención de impuestos. Debe conciliar los totales de la nómina antes de enviar la declaración.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Después de la presentación, el Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York revisa sus informes salariales, retenciones de impuestos y datos de nómina para verificar su precisión en cada ciclo de presentación trimestral. La agencia comparte la información sobre las declaraciones de impuestos aceptadas con los programas laborales, incluidos el seguro de desempleo y el programa de licencia familiar remunerada, de acuerdo con las normas y políticas administrativas estándar de intercambio de datos.
Recibirá una confirmación en línea a través del archivo web de retención de impuestos con acceso a Internet de banda ancha y el número de registro de su empleador para cada presentación trimestral. Si surgen problemas, es posible que las autoridades tributarias le envíen un recordatorio fiscal y debe corregir la declaración en línea lo antes posible.
Preguntas frecuentes
¿Para qué se usa la NYS-45 de Nueva York?
Utiliza esta declaración de impuestos trimestral para declarar los salarios, las retenciones de impuestos y las contribuciones al seguro de desempleo al Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York.
¿Puede presentar el formulario NYS-45 en línea?
Usted presenta su declaración utilizando el archivo web de retención de impuestos con acceso a Internet de banda ancha y un número de registro de empleador a través de los sistemas estatales oficiales. Un preparador de impuestos o un preparador de declaraciones de impuestos puede completar una presentación en línea por usted cuando Square Payroll exporte formatos de archivo compatibles a través de los canales de presentación aprobados que se describen en la guía de la publicación NYS-50.
¿Qué ocurre si cometes un error?
Para corregir los errores, debe presentar el formulario NYS-45-X, actualizar los formularios de retención de impuestos y volver a enviar datos precisos mediante el mismo proceso de presentación.
¿Presenta la solicitud cuando no se pagó ningún salario?
Debe presentar el formulario combinado trimestral NYS-45 cada trimestre para evitar que las autoridades tributarias no presenten avisos.
¿Cómo se pagan las cantidades adeudadas?
Puede pagar con débito ACH, cheque certificado o un método de cuenta bancaria vinculada aceptado por el Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York.