Para qué sirve el formulario W-2
El formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos, es el documento oficial que informa su salario anual y la cantidad de impuestos retenidos de su cheque de pago. Todo empleador que le pague 600 dólares o más durante el año (o cualquier cantidad si se le retuvieron impuestos) debe proporcionarle este formulario fundamental. Considéralo tu informe anual de ingresos, en el que tanto tú como el IRS indican exactamente cuánto ganaste y cuánto dedujiste para pagar el impuesto federal sobre la renta, el Seguro Social y Medicare.
El W-2 sirve para múltiples propósitos simultáneamente. Para los empleados, es esencial para presentar su declaración de impuestos federales; literalmente, no pueden completar su formulario 1040 sin la información que figura en su formulario W-2. Para el gobierno, es la forma en que el IRS verifica que declaras tus ingresos correctamente y la Administración del Seguro Social hace un seguimiento de tus ingresos vitalicios para calcular tus futuros beneficios de jubilación. Cada formulario W-2 viene en varias copias: la copia B va con su declaración de impuestos federal, la copia C permanece en sus registros personales, la copia 2 acompaña a cualquier declaración de impuestos estatal o local y la copia A va directamente de su empleador a la Administración del Seguro Social.
Incluso los empleadores domésticos con un solo empleado doméstico deben presentar el formulario W-2. Ya sea una empresa incluida en la lista Fortune 500 o alguien que haya contratado a una niñera, se aplican los mismos requisitos de presentación de informes. El formulario incluye no solo su salario base, sino también las bonificaciones, las propinas, los beneficios adicionales sujetos a impuestos y las diversas contribuciones al plan de jubilación.
Cuándo utilizaría el formulario W-2 (tardío/modificado)
Plazos estándar
En circunstancias normales, los empleadores deben presentar su formulario W-2 antes del 31 de enero de 2013 (para el año tributario 2012). Si dejó su trabajo antes del 31 de diciembre de 2012, su empleador podría entregarle el formulario en cualquier momento después de su partida, pero aun así a más tardar el 31 de enero. Si lo solicitas específicamente, deben proporcionarlo dentro de los 30 días de tu solicitud o 30 días después de recibir tu último cheque de pago, lo que ocurra después.
Correcciones (formulario W-2c)
A veces ocurren errores. Si su empleador descubre un error en el número de Seguro Social, en la ortografía del nombre o en cualquier cantidad en dólares que figure en su formulario W-2, debe presentarlo Formulario W-2c (Declaración corregida de salarios e impuestos) con la Administración del Seguro Social. Como empleado, si observa que su nombre, número de seguro social o dirección son incorrectos, debe corregir sus copias y pedirle inmediatamente a su empleador que presente un formulario W-2c para corregir sus registros. Esto es importante porque los errores pueden afectar sus créditos del Seguro Social y sus beneficios futuros.
Extensiones
Las prórrogas de presentación funcionan de manera diferente para los empleadores y los empleados. Los empleadores pueden solicitar una prórroga automática de 30 días para presentar los formularios W-2 ante la SSA presentando el formulario 8809 antes de la fecha límite original, pero esta prórroga no cambia la fecha límite del 31 de enero para entregar los formularios a los empleados. Los empleadores que deseen disponer de más tiempo para entregar copias a los empleados deben escribir una carta aparte al IRS explicando por qué necesitan la prórroga, ya que no se concede automáticamente. Los contribuyentes electrónicos reciben automáticamente una prórroga hasta el 1 de abril de 2013 para presentarla a la SSA.
Si nunca recibió un formulario W-2
Si nunca recibió su formulario W-2, no se asuste. Primero comunícate con tu empleador. Si no lo consigues, puedes solicitar al IRS una transcripción de tus salarios e ingresos mediante el formulario 4506-T, aunque para obtener una copia real del W-2 necesitas el formulario 4506 y pagar una tarifa de 30 dólares por cada declaración solicitada.
Reglas clave para 2012
El año tributario de 2012 tenía varias disposiciones importantes que los empleadores debían seguir. La tasa de retención de impuestos del Seguro Social para empleados se redujo temporalmente a 4,2% (por debajo del 6,2% normal) para todos los pagos salariales realizados en 2012, como parte de las medidas de estímulo económico. Esta tasa solo se aplicaba a los empleados; los empleadores seguían pagando la totalidad de su cuota del 6,2%. La base salarial del Seguro Social se mantuvo en 110 100 dólares, lo que significa que los impuestos del Seguro Social solo se aplicaron a los primeros 110 100 dólares del salario.
Un nuevo requisito importante para 2012 fue la notificación obligatoria de costos de la cobertura médica patrocinada por el empleador en la casilla 12 con el código DD. Esto no estaba sujeto a impuestos para los empleados; era meramente informativo para que los trabajadores pudieran ver el valor total de sus beneficios de salud. Sin embargo, la exención transitoria se aplicaba a los empleadores más pequeños y a ciertos tipos de planes, por lo que no todos los formularios W-2 incluían esta información.
Los trabajadores agrícolas extranjeros con visas H-2A pasaron a estar sujetos a la presentación de informes W-2 en 2012. Cualquier empleador que pagara 600 dólares o más a trabajadores agrícolas con visas H-2A tenía que declarar esa compensación en el formulario W-2, lo que supuso un cambio en los requisitos de presentación de informes para los empleadores agrícolas.
El requisito de notificación del crédito por ingresos del trabajo (EIC) continuó durante 2012. Si no se le retuvo ningún impuesto federal sobre la renta de su cheque de pago, su empleador tenía la obligación de informarle sobre el EIC, ya sea mediante el formulario W-2 oficial del IRS, con la notificación impresa en el reverso de la copia B, o proporcionándole la notificación 797 en la que se explique que podría reunir los requisitos para recibir este valioso crédito tributario. Esto se aplicaba a los trabajadores que ganaban menos de 13.980 dólares (solteros sin hijos) y hasta 50.270 dólares (casados que presentaban una declaración conjunta con tres o más hijos).
Paso a paso (nivel alto)
Cómo funciona el formulario W-2
El proceso W-2 sigue un ciclo anual predecible. Durante 2012, su empleador retuvo el impuesto federal sobre la renta basándose en el formulario W-4 que usted llenó cuando comenzó. También dedujeron automáticamente el 4,2% en el caso del Seguro Social (sobre salarios de hasta 110 100 dólares) y el 1,45% en el caso de Medicare (sobre todos los salarios, sin límite máximo). Cada vez que recibía un cheque de pago, estas retenciones se acumulaban en los registros de su empleador.
Una vez finalizado el año calendario el 31 de diciembre de 2012, el sistema de nómina de su empleador recopiló toda la información sobre sus salarios y retenciones durante todo el año. El sistema calculó el salario total (recuadro 1), todos los impuestos federales retenidos (recuadro 2), los salarios e impuestos del Seguro Social (casillas 3 y 4), los salarios e impuestos de Medicare (casillas 5 y 6) y varios otros elementos, como las contribuciones al plan de jubilación (cuadro 12) o las prestaciones por cuidado de dependientes (cuadro 10).
Para el 31 de enero de 2013, debería haber recibido su formulario W-2 que muestre estos totales. Guardó la copia C para sus registros (durante al menos 3 años, aunque conservarla durante más tiempo ayuda a proteger sus solicitudes de beneficios del Seguro Social). Utilizó la copia B al presentar su declaración de impuestos federales 1040, 1040A o 1040EZ. Si vivía en un estado con impuestos sobre la renta, la copia 2 se adjuntó a su declaración estatal.
Mientras tanto, su empleador envió la copia A directamente a la Administración del Seguro Social junto con el formulario W-3, que servía como hoja de transmisión en la que se resumían todos los formularios W-2 que se presentaban. Los declarantes en papel tenían que enviarlos por correo antes del 28 de febrero de 2013, mientras que los declarantes electrónicos tenían que enviarlos hasta el 1 de abril de 2013. La SSA procesó estos formularios para actualizar su registro de ingresos vitalicios y luego compartió la información tributaria con el IRS para verificarla en su declaración de impuestos.
Errores comunes y cómo evitarlos
El IRS identificó varios errores recurrentes que retrasan el procesamiento y frustran a todos los involucrados. Uno de los errores más comunes es omitir decimales y centavos de montos monetarios. Todas las cifras en dólares del formulario W-2 deben indicar centavos; escriba ««45.000,00 dólares» y no «45.000 dólares». Otro error frecuente tiene que ver con el uso de un equipo inadecuado: usar tinta demasiado ligera o usar tinta de color en lugar de negra. La Administración del Seguro Social usa máquinas para escanear y leer los formularios W-2, y cualquier otra cosa que no sea tinta negra clara y oscura causa problemas de procesamiento.
Formatear los nombres de los empleados de forma incorrecta hace tropezar a muchos empleadores. La casilla e tiene tres campos separados: el nombre y la inicial del segundo nombre van en la primera casilla, el apellido va en la segunda casilla y el sufijo (Jr., Sr., III) va en la tercera casilla opcional. No junte todo como si fuera un nombre continuo.
El Casilla «Plan de jubilación» en la casilla 13 se marca incorrectamente más a menudo de lo que debería. Los empleadores solo deben marcar esta casilla si el empleado participó activamente en ciertos tipos de planes de jubilación durante 2012. El simple hecho de ser elegible para un plan 401 (k) no cuenta; debes haber participado realmente. Esta casilla de verificación es importante porque afecta a la cantidad que los empleados pueden deducir por las contribuciones tradicionales a la IRA.
Los signos de dólar se eliminaron de la copia A del formulario W-2 por una razón: no los vuelva a agregar. Los campos del formulario están diseñados para que las máquinas los puedan leer, y agregar símbolos que no deberían estar ahí interfiere con el procesamiento automático. Del mismo modo, engrapar o pegar con cinta adhesiva los formularios los daña e impide que las máquinas de la SSA los lean correctamente. Mantenga siempre los formularios sueltos y planos.
Los números de identificación patronal (EIN) que no coinciden entre el formulario W-2 y las declaraciones de impuestos sobre el empleo (formularios 941, 943 o 944) causan problemas graves. El EIN de sus formularios W-2 y W-3 debe coincidir exactamente con el EIN que utilizó al presentar las declaraciones trimestrales de impuestos sobre la nómina a lo largo del año. Las discrepancias provocan consultas del IRS.
Usar los formularios del año incorrecto puede parecer obvio, pero ocurre con frecuencia. Asegúrese absolutamente de utilizar los formularios de 2012 para los salarios de 2012: los formularios W-2 cambian de un año a otro y el uso de formularios antiguos provoca rechazo.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Para los empleadores, la presentación de los formularios W-2 y W-3 a la Administración del Seguro Social desencadena un complejo proceso de verificación. La SSA escanea y lee todos los formularios, comparando los números de Seguro Social con su base de datos para asegurarse de que sean válidos y coincidan con los nombres reportados. Actualizan el registro de ingresos vitalicios de cada trabajador, el cual determina los beneficios futuros del Seguro Social por jubilación, incapacidad y supervivencia. Luego, la SSA comparte la información salarial e impositiva con el IRS.
El IRS usa los datos de su formulario W-2 para cotejarlos con su declaración de impuestos. Cuando presenta el formulario 1040 y declara los salarios de su formulario W-2, las computadoras del IRS comparan esas cifras con las que informó su empleador. Si hay alguna discrepancia (usted declaró un salario de 50 000$, pero el formulario W-2 de su empleador muestra 55 000$), el IRS le enviará un aviso preguntándole por la diferencia. Este proceso de cotejo ayuda a detectar la subdeclaración de ingresos y garantiza la exactitud de las declaraciones de impuestos.
Si tienes derecho a un reembolso porque tu empleador retuvo una cantidad mayor a la que debes pagar en realidad, solo recibirás ese dinero si presentas una declaración de impuestos, incluso si no estás obligado a presentarla de otro modo. El IRS no envía automáticamente los reembolsos solo porque hayas hecho una retención excesiva. Muchos trabajadores, especialmente los que reúnen los requisitos para recibir el crédito por ingresos del trabajo, no reciben los reembolsos por no presentar sus declaraciones.
Se aplican sanciones cuando los empleadores presentan la solicitud de forma tardía o incorrecta. La estructura de las multas depende de qué tan atrasados estén los formularios. La presentación dentro de los 30 días posteriores a la fecha límite conlleva multas menores que la presentación con más de 30 días de retraso. Las pequeñas empresas con ingresos brutos anuales promedio de 5 millones de dólares o menos se enfrentan a multas reducidas. El incumplimiento intencional de los requisitos de presentación conlleva sanciones mucho más severas: 250 dólares por formulario sin límite máximo.
Los empleadores que deben presentar 250 o más formularios W-2 electrónicamente y que, en cambio, los presenten en papel se enfrentan a sanciones obligatorias a menos que hayan obtenido una exención mediante el formulario 8508. El IRS se toma muy en serio el requisito de presentación electrónica porque la presentación electrónica reduce drásticamente los errores de procesamiento y los costos.
Preguntas frecuentes
P: ¿Puede mi empleador enviarme por correo electrónico mi formulario W-2 en lugar de enviarme una copia en papel?
R: Sí, pero solo si ha dado su consentimiento específico para recibirlo electrónicamente. El consentimiento debe ser verdaderamente voluntario; no se te puede exigir que lo aceptes como condición para el empleo. Su empleador debe proporcionarle instrucciones claras sobre cómo acceder al formulario electrónico W-2, y la versión electrónica debe contener la misma información que el formulario impreso. Tiene derecho a solicitar una copia impresa incluso después de aceptar la entrega electrónica. Consulte la Publicación 15-A para obtener todos los detalles.
P: Trabajé para tres empleadores diferentes en 2012 y me retuvieron más de 4.624,20 dólares en impuestos del Seguro Social. ¿Puedo recuperar la cantidad sobrante?
R: Absolutamente. Esto ocurre cuando varios empleadores retienen el impuesto del Seguro Social sin conocer sus otros trabajos. Como el impuesto del Seguro Social solo se aplica a los primeros 110 100 dólares del salario, una vez que la retención combinada supere los 4,624,20 dólares (lo que equivale al 4,2% de los 110 100 dólares de 2012), habrá pagado de más. Reclamas este exceso en forma de crédito directamente en tu formulario 1040, lo que reduce tu obligación tributaria o aumenta tu reembolso. El IRS no te obliga a ponerte en contacto con tus empleadores; te devuelven el dinero a través de tu declaración de impuestos.
P: Mi formulario W-2 muestra una cantidad en la casilla 12 con el código DD. ¿Tengo que pagar impuestos por ello?
R: No. El código DD informa el costo total de la cobertura médica patrocinada por su empleador, pero este monto es ingreso no imponible. El IRS exigió esta presentación de informes a partir de 2012 únicamente con fines informativos, para que pueda ver el valor total de su paquete de beneficios de salud. No incluyas este monto al calcular tu ingreso imponible; ya está excluido del recuadro 1.
P: ¿Qué debo hacer si aún no he recibido mi formulario W-2 a mediados de febrero?
R: Primero, confirme que su empleador tiene su dirección postal actual. Si la dirección es correcta, comunícate directamente con el departamento de nómina o recursos humanos de tu empleador y solicita tu formulario W-2. Si eso no funciona, o si su empleador se niega o no puede proporcionárselo, llame al IRS al 1-800-829-1040. El IRS se comunicará con su empleador en su nombre. Tenga a mano el nombre, la dirección, el número de teléfono, el EIN (si lo conoce) y las fechas de empleo de su empleador. Si el problema no se resuelve a tiempo para presentar su declaración antes de la fecha límite, puede presentarla utilizando el formulario 4852, que sustituye al formulario W-2, para estimar su salario y la retención en función de su último recibo de pago.
P: Mi empleador cerró en 2012. ¿Seguiré recibiendo un formulario W-2?
R: Cuando una empresa termina sus operaciones, el empleador aún debe presentar todos los formularios W-2 pendientes. Deben proporcionarlos a los empleados dentro de los 30 días de haber realizado los pagos salariales finales. Si la empresa cerró y usted no ha recibido su formulario W-2, compruebe si un administrador de quiebras se ocupa de los asuntos de la empresa; es posible que sea él quien se encargue de emitir los formularios W-2. Si no puedes localizar a nadie de la empresa, comunícate con el IRS para que te ayude a reconstruir la información sobre tu salario.
P: Soy empleada doméstica (niñera, cuidadora, ama de llaves). ¿Debo recibir un formulario W-2?
R: Si ganó $1,800 o más en salarios en efectivo durante 2012 con un empleador que trabaja con un solo hogar (o si su empleador retuvo algún impuesto federal sobre la renta), sí, debe recibir el formulario W-2. Los empleadores domésticos deben declarar estos salarios, retener los impuestos del Seguro Social y Medicare y presentar los formularios W-2 antes del 31 de enero de 2013. En cambio, muchas trabajadoras domésticas reciben el formulario 1099-MISC de manera incorrecta, lo cual es incorrecto. Los empleados domésticos son verdaderos empleados W-2, y su empleador debe presentar el Anexo H junto con su declaración de impuestos personal para declarar los impuestos sobre el empleo. Conserve su formulario W-2 porque garantiza que sus créditos del Seguro Social y Medicare se registren correctamente.
P: ¿Cuál es la diferencia entre el recuadro 1 (salarios) y el recuadro 3 (salarios del Seguro Social)? ¿Por qué no son iguales?
R: Estos montos difieren porque ciertos tipos de compensación se tratan de manera diferente para los fines del impuesto sobre la renta y para los impuestos del Seguro Social. La casilla 1 incluye todos los salarios sujetos al impuesto federal sobre la renta: el salario base, las bonificaciones, los beneficios complementarios imponibles, etc. La casilla 3 incluye los salarios sujetos al impuesto del Seguro Social, que pueden ser superiores o inferiores a los de la casilla 1. Por ejemplo, sus contribuciones al plan 401 (k) se reducen al recuadro 1 (porque actualmente no están sujetas al impuesto sobre la renta), pero aún se incluyen en el recuadro 3 (porque están sujetas al impuesto del Seguro Social). Por el contrario, si ganaste más de 110 100$, solo los primeros 110 100$ aparecen en el recuadro 3, pero tu salario completo aparece en el recuadro 1. Estas diferencias son normales y adecuadas.
Fuentes: Toda la información derivada de las publicaciones oficiales del IRS: