Para qué sirve el formulario W-2
El formulario W-2 es el documento oficial que usa su empleador para declarar cuánto ganó y cuántos impuestos se descontaron de su cheque de pago durante 2010. Considérelo como su informe de ingresos de fin de año. Cada empleador debe preparar este formulario para cada empleado al que haya retenido el impuesto sobre la renta, el impuesto del Seguro Social o el impuesto de Medicare, o habría retenido el impuesto sobre la renta si el empleado no hubiera solicitado múltiples exenciones en su formulario W-4.
El formulario W-2 tiene varios propósitos: le indica qué debe declarar en su declaración de impuestos personal (formulario 1040), informa a la Administración del Seguro Social sobre sus ingresos para futuros beneficios del Seguro Social y Medicare, y muestra al IRS qué impuestos ya se han recaudado de su salario. Su empleador crea varias copias: una se envía a la Administración del Seguro Social con un formulario resumido (W-3), las copias son para usted y las copias adicionales pueden enviarse a las agencias tributarias estatales o locales. IRS.gov
El formulario contiene información fundamental, incluidos sus salarios, propinas, impuestos federales retenidos, salarios e impuestos del Seguro Social, salarios e impuestos de Medicare y otros detalles de compensación que afectan su obligación tributaria. Incluso si trabajas para un miembro de tu familia o como empleado doméstico, si te retuvieron impuestos o debieron retenerlos, tu empleador debe presentar un formulario W-2 en tu nombre.
Cuándo lo usaría (presentaciones tardías o modificadas)
Para empleados
Debe recibir su formulario W-2 de su empleador antes del 31 de enero de 2011 (para el año tributario 2010). Si su empleo terminó en 2010, su empleador puede entregarlo en cualquier momento después de su último día, pero a más tardar el 31 de enero de 2011. Si solicita específicamente su formulario W-2 después de dejar un trabajo, su empleador debe proporcionárselo dentro de los 30 días de su solicitud o dentro de los 30 días de su pago final de salario, lo que ocurra después.
Si descubre errores en su formulario W-2, como un número de Seguro Social incorrecto, una ortografía incorrecta del nombre o montos salariales inexactos, comuníquese con su empleador de inmediato. Deberán emitirle un formulario W-2c (declaración corregida de salarios e impuestos) con la palabra «CORREGIDO» escrita en sus copias. Si su empleador no corrige el error antes de fines de febrero, puede solicitar que un representante del IRS presente una queja con el formulario W-2. IRS.gov
Para empleadores
Si descubre un error antes de enviar el formulario a la Administración del Seguro Social, pero después de dárselo a su empleado, marque la copia A incorrecta como «No válida», prepare un nuevo formulario W-2 y entregue copias corregidas para los empleados marcadas como «CORREGIDAS». Si ya presentó una solicitud ante la SSA, debe presentar el formulario W-2c para corregir el registro. Los empleadores pueden solicitar una prórroga de 30 días para presentar los formularios W-2 ante la SSA presentando el formulario 8809 antes de la fecha límite del 28 de febrero, o solicitar una prórroga para entregar copias a los empleados enviando una carta al IRS antes del 31 de enero.
Reglas clave para 2010
Informes de la Ley HIRE
La Ley de Incentivos a la Contratación para Restablecer el Empleo (HIRE) creó una exención del impuesto sobre la nómina para los empleadores que contrataran a trabajadores desempleados calificados entre el 3 de febrero de 2010 y el 1 de enero de 2011. Los empleadores tenían que declarar estos salarios exentos en el recuadro 12 utilizando el nuevo código CC. Esto afectó a los trabajadores que no habían trabajado más de 40 horas durante los 60 días anteriores a comenzar su nuevo trabajo. IRS.gov
Salario diferencial militar
En 2010, los empleadores que pagaran salarios diferenciales a los empleados que hubieran estado en servicio militar activo durante más de 30 días tuvieron que tratar estos pagos como salarios sujetos a retención del impuesto sobre la renta (pero no a los impuestos de Seguro Social, Medicare o desempleo). Estos pagos aparecen en el recuadro 1 y cualquier impuesto federal sobre la renta retenido en el recuadro 2.
Umbral de presentación electrónica
Los empleadores que presentaran 250 o más formularios W-2 debían presentarlos electrónicamente, a menos que recibieran una exención del IRS. La fecha límite de presentación electrónica se extendió hasta el 31 de marzo de 2011, mientras que los declarantes en papel debían presentarla antes del 28 de febrero de 2011.
Base salarial del Seguro Social
Para 2010, la base salarial del Seguro Social era de 106.800 dólares, lo que significa que el impuesto del Seguro Social solo se retuvo sobre los primeros 106.800 dólares del salario, aunque el impuesto de Medicare se aplicó a todos los salarios sin límite.
Paso a paso (nivel alto)
Para empleadores
- Reúna los registros de nómina de todos los empleados que ganaron un salario en 2010 y calcule los salarios totales, las propinas, el impuesto federal sobre la renta retenido, los salarios e impuestos del Seguro Social y los salarios e impuestos de Medicare.
- Obtenga los formularios W-2 oficiales (copia A impresa en tinta roja del IRS o utilice la herramienta en línea «Crear formularios W-2 en línea» de la Administración del Seguro Social). Asegúrese de tener la versión correcta de 2010.
- Complete el formulario W-2 de cada empleado con su número de Seguro Social correcto, su nombre (el nombre y la inicial del segundo nombre en la primera casilla, el apellido en la segunda), la dirección, el número de identificación de su empleador (EIN), la información de la empresa y todos los montos salariales e impuestos requeridos. Usa una fuente Courier negra de 12 puntos si es posible. IRS.gov
- Distribuya copias para los empleados (copias B, C y 2) antes del 31 de enero de 2011. Puede enviarlos por correo o entregarlos en persona. Se permite la entrega electrónica si el empleado da su consentimiento.
- Prepare el formulario W-3 (Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos) para resumir todos sus formularios W-2. Este formulario suma el total de todos los salarios e impuestos de sus formularios W-2.
- Presente la copia A de todos los formularios W-2 junto con el formulario W-3 completo a la Administración del Seguro Social antes del 28 de febrero de 2011 (o el 31 de marzo si presenta la solicitud electrónicamente). Envíe por correo postal a: Centro de operaciones de datos de la Administración del Seguro Social, Wilkes-Barre, PA 18769-0001. No engrape, doble ni pegue con cinta adhesiva los formularios.
- Guarde la Copia D para sus registros durante al menos cuatro años.
- Concilie los totales de su formulario W-2/W-3 con sus informes trimestrales del formulario 941 o del formulario 943/944 para garantizar la coherencia.
Para empleados
- Reciba su formulario W-2 de cada empleador para el que trabajó durante 2010 antes del 31 de enero de 2011.
- Verifique la exactitud: verifique que su nombre, número de seguro social, dirección y todos los montos en dólares coincidan con su recibo de pago final.
- Informe cualquier error a su empleador de inmediato si encuentra errores.
- Guarde su formulario W-2 en un lugar seguro; lo necesitará para preparar sus declaraciones de impuestos federales y estatales de 2010 (que vencen el 15 de abril de 2011).
- Use la información del formulario W-2 para completar su formulario 1040, 1040A o 1040EZ, copiando los montos en las líneas correctas.
Errores comunes y cómo evitarlos
Errores de formato
Los empleadores suelen cometer errores de formato simples que retrasan el procesamiento. Nunca omita decimales ni centavos en los montos en dólares, utilice siempre tinta negra (nunca azul u otros colores) y evite las entradas que sean demasiado pequeñas o demasiado grandes (utilice la fuente Courier de 12 puntos). No añadas signos de dólar a las cajas de dinero; ya no son necesarios en la Copia A. Nunca engrapes, pegues con cinta adhesiva ni pliegues los formularios porque se leen a máquina y los daños físicos pueden interferir con el escaneo. IRS.gov
Información personal incorrecta
Los números de Seguro Social que no coinciden o son incorrectos son el error más grave porque impiden que se acredite adecuadamente su registro de ingresos del Seguro Social. Verifique siempre el número de seguro social del empleado con su tarjeta de Seguro Social. También es común formatear mal el nombre del empleado: recuerde poner el nombre y la inicial del segundo nombre en la primera casilla y el apellido en la segunda casilla. Nunca acepte un número de identificación fiscal individual (ITIN) para fines laborales; solo se aceptan números de seguro social válidos.
Cálculos de impuestos incorrectos
Algunos empleadores marcan incorrectamente la casilla «Plan de jubilación» en la casilla 13 cuando no se aplica, o no declaran ciertos beneficios complementarios sujetos a impuestos en los salarios. Asegúrese de entender qué beneficios están sujetos a impuestos (como el uso personal de un automóvil de la empresa) y cuáles son excluibles (como ciertas primas de seguro médico). Los salarios de las casillas 1 pueden diferir de los de las casillas 3 y 5 debido a las deducciones antes de impuestos, como las contribuciones al plan 401 (k).
Plazos incumplidos
La presentación tardía desencadena sanciones automáticas. Los formularios W-2 en papel deben entregarse a la SSA antes del 28 de febrero de 2011 y las copias a los empleados antes del 31 de enero de 2011. Programe recordatorios con suficiente antelación y solicite prórrogas si es necesario antes de la fecha límite, no después.
Presentación de formularios incorrectos
El uso de la copia A descargada de IRS.gov no funciona porque carece de las marcas de escaneo con tinta roja requeridas. Solicite formularios oficiales, use la herramienta de creación en línea de la SSA o use un software de nómina aprobado que imprima formularios escaneables. Además, asegúrese de utilizar el formulario del año correcto; no reutilice los formularios antiguos de 2009 para los salarios de 2010.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Procesamiento inmediato
Una vez que la Administración del Seguro Social recibe sus formularios W-2 (ya sean impresos o electrónicos), escanea y procesa la información. La SSA separa lo que necesitan (datos de ingresos para los registros del Seguro Social y Medicare) de lo que necesita el IRS (información sobre la retención de impuestos). Este intercambio de datos ayuda a ambas agencias a hacer un seguimiento de los ingresos y verificar las declaraciones de impuestos. IRS.gov
Revisión de la reconciliación
El IRS y la SSA comparan los totales de su formulario W-3 con los montos que declaró en sus presentaciones trimestrales del formulario 941 (o los formularios 943, 944, CT-1 o anexo H anuales). Las casillas 2, 3, 5, 7 y 9 de su formulario W-3 deben coincidir con los totales anuales correspondientes de estos formularios de impuestos sobre la nómina. Las pequeñas discrepancias pueden ser válidas (debido a diferencias temporales o a circunstancias especiales), pero las grandes discrepancias generan consultas. Nos pondremos en contacto contigo para explicarte y resolver cualquier diferencia importante.
Evaluación de penalizaciones
Si presentó la solicitud tarde, presentó la solicitud con errores o no proporcionó las copias correctas de los empleados, el IRS impondrá multas. La estructura de las multas es escalonada: 15$ por formulario si lo corrige en un plazo de 30 días (máximo 75 000$), 30$ por formulario si se corrige antes del 1 de agosto (150 000$ como máximo) o 50$ por formulario después del 1 de agosto o si no se presenta por completo (250 000$ como máximo). Las pequeñas empresas (con un ingreso bruto anual promedio de 5 millones de dólares o menos) se enfrentan a una reducción de los máximos. Estas sanciones se pueden eximir si demuestras una causa razonable, es decir, circunstancias que escapan a tu control y pruebas de que actuaste de manera responsable.
Declaración de impuestos para empleados
Los empleados usan sus formularios W-2 para preparar sus declaraciones individuales de impuestos sobre la renta. Las computadoras del IRS comparan automáticamente la información sobre salarios y retenciones de los formularios W-2 con la que los contribuyentes declaran en el formulario 1040. Los desajustes significativos pueden provocar correspondencia o auditorías.
Mantenimiento de registros a largo plazo
Los empleadores deben conservar la copia D de todos los formularios W-2 y una copia del formulario W-3 durante al menos cuatro años. Los empleados deben conservar sus formularios W-2 de forma permanente como comprobante de ingresos para calcular los beneficios del Seguro Social, solicitar hipotecas y otros fines financieros.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué pasa si trabajé para dos empleadores en 2010? ¿Puedo combinar mis formularios W-2?
No, cada empleador emite un formulario W-2 por separado y usted declara cada uno de forma individual en su declaración de impuestos. Solo tiene que sumar todos los montos al llenar el formulario 1040. Si el total de sus impuestos del Seguro Social retenidos supera los 6,621,60 dólares (porque ganó más de 106.800 dólares combinados en varios empleos), puede declarar el exceso como crédito en su declaración de impuestos.
2. Mi empleador quebró, ¿cómo puedo obtener mi formulario W-2?
Si su empleador cerró y no puede comunicarse con él, llame al IRS al 1-800-829-1040. Es posible que tenga que presentar el formulario 4852 (que sustituye al formulario W-2) junto con su declaración de impuestos, utilizando su último talón de pago para estimar su salario y la retención. Sin embargo, esto puede retrasar la tramitación de su declaración.
3. ¿Puede mi empleador enviar mi formulario W-2 electrónicamente?
Sí, pero solo si usted da su consentimiento explícito para recibirlo electrónicamente. Su empleador no puede obligarlo a aceptar la entrega electrónica. Si está de acuerdo, debe notificarle cuando el formulario W-2 esté disponible en línea y proporcionarle instrucciones para acceder a él. Puede revocar el consentimiento en cualquier momento. IRS.gov
4. ¿Por qué las casillas 1, 3 y 5 muestran cantidades diferentes?
La casilla 1 (salarios del impuesto federal sobre la renta) a menudo difiere de las casillas 3 y 5 (salarios del Seguro Social y Medicare) porque ciertas deducciones antes de impuestos reducen la casilla 1, pero no las casillas 3 y 5. Algunos ejemplos comunes son las contribuciones al plan 401 (k), las contribuciones a cuentas de gastos flexibles y las primas de seguro médico pagadas a través de un plan de cafetería. Además, los recuadros 3 dejan de aumentar cuando los salarios superan los 106.800 dólares (la base salarial del Seguro Social de 2010), mientras que los recuadros 1 y 5 siguen incluyendo todos los salarios.
5. ¿Qué debo hacer si mi W-2 tiene un número de Seguro Social incorrecto?
Comuníquese con su empleador de inmediato y pídale que presente el formulario W-2c (declaración corregida de salarios e impuestos) ante la Administración del Seguro Social. Esto es fundamental porque los errores impiden acreditar adecuadamente su registro de ingresos del Seguro Social, lo que podría reducir sus beneficios futuros. No presente su declaración de impuestos hasta que reciba el formulario W-2c corregido. IRS.gov
6. Soy un empleador doméstico (niñera, ama de casa). ¿Realmente necesito presentar los formularios W-2?
Sí, si pagó un salario en efectivo de 1,700 dólares o más a algún empleado doméstico en 2010, o si retuvo el impuesto federal sobre la renta de su salario. Debe presentar el formulario W-2 para cada empleado que reúna los requisitos y el formulario W-3 como transferencia. También necesitarás un número de identificación patronal (EIN) y revisar el anexo H (formulario 1040) para ver las obligaciones tributarias laborales de tu hogar.
7. ¿Qué son los códigos de la casilla 12? ¿Tengo que preocuparme por ellos?
En el recuadro 12 se indican varios tipos de compensación y beneficios utilizando códigos de letras. Algunos ejemplos comunes son el Código D (contribuciones al plan 401 (k)), el Código C (costos de seguro de vida sujetos a impuestos), el Código DD (costos de la cobertura médica del empleador: solo informativos, no están sujetos a impuestos) y el Código CC (salarios exentos de la Ley HIRE para 2010). La mayoría de los empleados solo necesitan conocerlos con fines informativos; no cambian directamente lo que usted debe. Sin embargo, las contribuciones al plan de jubilación (código D) reducen sus salarios sujetos a impuestos, lo cual ya se refleja en el recuadro 1.
Fuente: Toda la información de esta guía proviene de las instrucciones oficiales del IRS de 2010 para los formularios W-2 y W-3, disponibles en IRS.gov.