El formulario DE 88 (2021) es el depósito de impuestos sobre la nómina que utilizan los empleadores de California para remitir al Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD) montos relacionados con el seguro de desempleo (UI), el impuesto de capacitación laboral (ETT), el seguro estatal de discapacidad (SDI) y el impuesto sobre la renta personal de California (PIT).
En 2021, estos depósitos debían presentarse electrónicamente en la mayoría de los casos. Debido al mandato de presentación y pago electrónico del EDD, el formulario o cupón en papel dejó de estar disponible salvo que el empleador contara con una exención aprobada.
Cuándo utilizaría el formulario DE 88 (2021)
Los empleadores utilizan el formulario DE 88 (2021) según la frecuencia de depósitos que les corresponda y según las circunstancias específicas del pago.
Depositantes trimestrales
Los empleadores cuyo PIT acumulado se mantiene por debajo de 350 dólares pueden seguir, por regla general, un calendario trimestral para los depósitos de SDI y PIT. Las contribuciones de UI y ETT, por su parte, vencen trimestralmente.
Depositantes mensuales
Cuando las retenciones del PIT superan el umbral trimestral, pero no activan un calendario acelerado, el empleador pasa a un calendario mensual conforme a las reglas del EDD vigentes para ese período.
Depositantes bajo calendario acelerado
Los empleadores sujetos a un calendario federal acelerado deben seguir las fechas de depósito que correspondan conforme al monto del PIT retenido y al calendario federal aplicable.
Depositantes al siguiente día hábil
Si se activa la regla de depósito al siguiente día hábil conforme a las normas del EDD y al calendario federal correspondiente, el empleador debe remitir el pago dentro de ese plazo.
Pagos atrasados o corregidos
Los empleadores que no cumplan con la fecha límite de depósito o paguen menos de lo debido deben presentar un nuevo DE 88 por la diferencia, utilizando la fecha de pago original e incluyendo la multa y los intereses correspondientes, siempre que la corrección se haga antes de presentar el DE 9 del trimestre.
Sobrepagos dentro de un trimestre
Cuando se produzca un sobrepago dentro del mismo trimestre, el empleador puede restarlo del siguiente DE 88 de ese mismo trimestre. Si eso no es posible, el exceso puede reclamarse en el DE 9 trimestral.
Reglas o detalles clave para 2021
Requisito de presentación electrónica
Todos los empleadores, incluidos los de fuera del estado, estaban obligados a presentar electrónicamente sus declaraciones, reportes salariales y depósitos de impuestos sobre la nómina, salvo que tuvieran una exención aprobada. Esta obligación deriva de la ley de California y de las disposiciones correspondientes del California Unemployment Insurance Code. El mandato comenzó el 1 de enero de 2017 para empleadores con 10 o más empleados y el 1 de enero de 2018 para todos los empleadores.
Excepción de exención
Los empleadores que no puedan cumplir por falta de automatización, dificultad económica grave, una exención federal vigente de presentación electrónica u otra causa justificada pueden solicitar una exención mediante el formulario DE 1245W. Una exención aprobada es válida por cuatro trimestres consecutivos a partir del trimestre efectivo.
No se permiten depósitos negativos
A los empleadores no se les permite mostrar créditos o cantidades negativas en el DE 88. Los sobrepagos deben ajustarse en un depósito posterior del mismo trimestre o reclamarse en el DE 9.
Se requiere un cronograma de depósitos correcto
Los cronogramas de depósito dependen del calendario federal aplicable y del monto total del PIT retenido. Usar un cronograma incorrecto puede dar lugar a multas e intereses.
Se requiere reportar correctamente cada componente tributario
Los importes de UI, ETT, SDI y PIT deben calcularse e ingresarse correctamente para que puedan conciliarse con la declaración trimestral DE 9. Si antes de presentar el DE 9 se consignan montos erróneos a fondos específicos, el EDD indica que no debe hacerse un ajuste separado, ya que la conciliación se realiza al cierre del trimestre.
Requisitos de conservación de registros
Los empleadores deben conservar los registros de nómina durante al menos cuatro años. También conviene conservar la confirmación del pago y demás documentación de respaldo para fines de cumplimiento tributario.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Determinar el cronograma de depósitos
Los empleadores identifican su calendario de depósitos federales y lo comparan con los umbrales de retención del PIT de California para determinar el momento correcto del depósito.
Paso 2: Calcular los componentes del impuesto
Cada impuesto se calcula por separado. El UI y el ETT se calculan conforme a la base salarial aplicable, el SDI conforme al límite salarial anual vigente y el PIT según las elecciones de retención y la información del empleado.
Paso 3: Acceder a e-Services for Business
Los empleadores inician sesión en e-Services for Business del EDD con su número de cuenta patronal y la información de acceso correspondiente.
Paso 4: Ingresar los detalles de pago con precisión
El sistema requiere ingresar correctamente la fecha de pago, el trimestre fiscal y cada monto tributario en el campo correspondiente antes del envío.
Paso 5: Presentar el pago electrónicamente
Los empleadores seleccionan un método de pago electrónico aprobado, como ACH debit, ACH credit, tarjeta de crédito, tarjeta de débito u otra opción autorizada por el EDD, y luego autorizan la transacción.
Paso 6: Guardar la confirmación
Tras el pago, el sistema genera una confirmación con fecha y hora. El empleador debe conservarla, junto con sus registros de nómina, como respaldo de cumplimiento.
Errores comunes y cómo evitarlos
Selección de un cronograma de depósitos incorrecto
Un solo día de pago importante puede cambiar el calendario de depósitos aplicable. Revisar los umbrales del EDD y las alertas del sistema de nómina ayuda a identificar estos cambios.
Ingresar la fecha de pago incorrecta
Usar la fecha de envío en lugar de la fecha real de pago puede provocar errores y pagos tardíos. El empleador debe verificar siempre la fecha en que se pagaron los salarios.
Envíos duplicados
Es posible que se envíe el mismo depósito más de una vez por demoras del sistema o por falta de verificación previa. Revisar el historial de pagos antes de volver a enviar ayuda a evitar sobrepagos.
Asignación incorrecta de montos de impuestos
UI, ETT, SDI y PIT deben ingresarse correctamente. Los reportes de nómina deben usarse para confirmar que cada monto coincida con lo realmente adeudado.
Incumplimiento del requisito de pago electrónico
Presentar o remitir pagos fuera del sistema electrónico obligatorio, sin una exención aprobada, puede generar una sanción del 15 por ciento por incumplimiento del mandato de pago electrónico.
No conservar los registros de confirmación
No conservar la confirmación electrónica y los registros de nómina dificulta demostrar el pago oportuno en una revisión de cumplimiento.
Qué sucede después de presentar la declaración
Una vez que el DE 88 se presenta electrónicamente, el pago se registra en el sistema del EDD conforme al método utilizado y puede reflejarse en el historial de pagos del empleador. Los pagos oportunos generan una confirmación que sirve como evidencia de cumplimiento.
Los pagos atrasados generan una multa del 15 por ciento más intereses. Los problemas reiterados pueden dar lugar a revisiones de cumplimiento o auditorías relacionadas con los impuestos sobre la nómina administrados por el EDD.
Preguntas frecuentes
¿Cómo corrijo un depósito del formulario DE 88 mal pagado?
Si hubo un subpago antes de presentar el DE 9 del trimestre, debe enviarse electrónicamente un DE 88 adicional por la cantidad adeudada, usando la fecha de pago original e incluyendo la multa aplicable y los intereses.
¿Puedo combinar los pagos de varios días de pago en un solo envío DE 88?
No conviene asumir que sí de manera general. El empleador debe seguir el calendario de depósitos aplicable a cada día de pago y las instrucciones del EDD vigentes para ese período. Si un día de pago activa un requisito de depósito acelerado o al siguiente día hábil, debe cumplirse ese plazo.
¿Cómo solicito el reembolso de un sobrepago del DE 88?
Si el sobrepago ocurre antes de presentar el DE 9 del trimestre, primero debe restarse del siguiente DE 88 del mismo trimestre. Si eso no es posible, debe reclamarse en el campo correspondiente del DE 9 para ese trimestre.
¿Cuál es la multa por no presentar electrónicamente sin una exención?
Los empleadores obligados a remitir electrónicamente sus pagos pueden enfrentar una multa del 15 por ciento del monto adeudado si incumplen el mandato de pago electrónico sin una exención aprobada.
¿Se utilizan los registros del DE 88 en revisiones de cumplimiento?
Sí. Los registros de nómina y de depósitos pueden ser revisados por el EDD en procesos de cumplimiento o auditoría relacionados con impuestos sobre la nómina. Por eso es importante conservar documentación completa durante al menos cuatro años.