Para qué sirve el formulario DE 88 (2021)
El formulario DE 88 (2021) es el método de pago oficial que utilizan los empleadores de California para depositar cuatro categorías de impuestos sobre la nómina en el Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD): seguro de desempleo (UI), impuesto a la capacitación laboral (ETT), seguro estatal de discapacidad (SDI) e impuesto sobre la renta personal de California (PIT). Desde enero de 2018, la presentación electrónica es obligatoria para casi todos los empleadores en virtud del mandato de presentación electrónica y pago electrónico de California, de acuerdo con las normas federales descritas en la Sección 6011 (e) del Código de Impuestos Internos.
Cuándo utilizaría el formulario DE 88 (2021)
Los empleadores utilizan el formulario DE 88 (2021) en función de la frecuencia asignada de depósitos de impuestos sobre la nómina y de las circunstancias específicas de presentación.
Depositantes trimestrales (menos de 350 USD en PIT)
Los empleadores que retengan menos de 350 dólares en PIT durante el trimestre deben realizar el depósito antes de los plazos trimestrales establecidos por el EDD.
Depositantes mensuales (entre 350 y 500$ en PIT)
Si las retenciones del PIT suman entre 350 y 500$ en un mes, los depósitos vencen antes del día 15 del mes siguiente.
Depositantes quincenales (más de 500$ en PIT)
Los empleadores que siguen un calendario federal de depósitos quincenales y retienen más de 500 dólares en PIT deben realizar los pagos antes del miércoles o viernes siguiente, según el día de pago.
Depositantes al día siguiente (más de 500$ PIT en un día de pago)
Cualquier empleador que retenga más de 500 dólares en concepto de impuestos pagados en un solo día de pago debe presentar un depósito antes del siguiente día hábil.
Pagos atrasados o corregidos
Los empleadores que no cumplan con la fecha límite de depósito o paguen menos deben usar el día de pago original para presentar un DE 88 corregido e incluir la multa y los intereses correspondientes.
Sobrepagos dentro de un trimestre
Cuando los montos pagados en exceso se produzcan dentro del mismo trimestre, el empleador puede reducir el próximo pago del DE 88. Si esto no es posible, el exceso puede declararse en el DE 9 trimestral.
Reglas o detalles clave para 2021
Requisito de presentación electrónica
Todos los empleadores estaban obligados a presentar electrónicamente los depósitos de impuestos sobre la nómina, a menos que se les concediera una exención, de conformidad con la ley de presentación electrónica de California y con el respaldo de los procedimientos de presentación electrónica del Servicio de Impuestos Internos.
Excepción de exención
Los empleadores que no puedan cumplir debido a dificultades económicas o a la falta de acceso a los sistemas electrónicos pueden solicitar una exención anual mediante el formulario DE 1245W, que funciona de manera similar al formulario 8508 del IRS.
No se permiten depósitos negativos
A los empleadores no se les permitía presentar formularios DE 88 con cantidades negativas. Los sobrepagos tenían que ajustarse mediante pagos futuros o consignarse en el DE 9 trimestral.
Se requiere un cronograma de depósitos correcto
Los cronogramas de depósitos se basaron en las asignaciones federales del IRS y en los umbrales de retención del PIT de California. El uso de un cronograma incorrecto podría resultar en multas.
Se requieren asignaciones de impuestos por separado
Los importes de UI, ETT, SDI e PIT tenían que calcularse e ingresarse por separado en EL DE 88 para garantizar una conciliación adecuada con las rentabilidades trimestrales.
Requisitos de retención de registros
Los empleadores debían conservar las confirmaciones y la documentación de pago del DE 88 durante al menos cuatro años para fines de auditoría o revisión por parte del Departamento de Trabajo.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Determinar el cronograma de depósitos
Los empleadores identifican su calendario de depósitos federales y lo comparan con los umbrales de retención del PIT de California para determinar el momento correcto.
Paso 2: Calcular los componentes del impuesto
Cada impuesto se calcula por separado: el UI y el ETT se basan en los primeros 7 000$ del salario por empleado, el SDI se basa en el límite salarial anual y el PIT se basa en las elecciones de retención de los empleados.
Paso 3: Acceda a los servicios electrónicos para empresas
Los empleadores inician sesión en los servicios electrónicos para empresas del EDD con el número de cuenta patronal de ocho dígitos y el EIN federal.
Paso 4: Ingresa los detalles de pago con precisión
El sistema requiere que ingreses el día de pago, el trimestre fiscal y cada monto de impuestos en el campo correcto antes de enviarlo.
Paso 5: Presentar el pago electrónicamente
Los empleadores seleccionan un método de pago electrónico aprobado, como una tarjeta de crédito o débito ACH, y autorizan la transacción.
Paso 6: Guardar la confirmación
Tras el pago, el sistema genera un número de confirmación con fecha y hora que debe guardarse digitalmente o en forma impresa para su mantenimiento en un registro.
Errores comunes y cómo evitarlos
Selección de un calendario de depósitos incorrecto
Un solo día de pago importante puede generar un calendario de depósitos diferente. Las alertas del sistema de nómina pueden ayudar a identificar estos cambios.
Ingresar el día de pago incorrecto
Usar la fecha de envío en lugar del día de pago real puede provocar retrasos en los pagos. Los empleadores siempre deben verificar la fecha de pago del salario.
Envíos duplicados
Es posible que se envíe el mismo depósito más de una vez debido a los tiempos de espera del sistema. Revisar el historial de pagos antes de volver a enviarlo ayuda a evitar sobrepagos.
Asignación incorrecta de montos de impuestos
UI, ETT, SDI y PIT deben ingresarse en los campos correctos. Los informes de nómina se deben utilizar para confirmar las asignaciones adecuadas.
Presentación en papel sin exención
La presentación de formularios en papel sin una exención válida conlleva sanciones automáticas del 15 por ciento por incumplimiento.
No se pueden guardar los registros de confirmación
No conservar la confirmación electrónica dificulta demostrar el pago puntual durante las auditorías.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Una vez que el formulario DE 88 (2021) se presenta electrónicamente, el EDD procesa el pago en un plazo de uno a tres días hábiles. Los fondos se acreditan en las cuentas tributarias correspondientes y aparecen en el historial de pagos de los servicios electrónicos del empleador. Los pagos puntuales generan un número de confirmación que se utiliza para verificar el cumplimiento.
Los pagos atrasados provocan multas automáticas del 15 por ciento más intereses. Los problemas reiterados pueden resultar en auditorías o revisiones de cumplimiento por parte del EDD o del Departamento de Trabajo de los EE. UU.
Preguntas frecuentes
¿Cómo corrijo un depósito del Formulario DE 88 mal pagado?
Se debe enviar electrónicamente un pago adicional de 88 utilizando el día de pago original, incluidas las multas aplicables y los intereses diarios.
¿Puedo combinar los pagos de varios días de pago en un solo envío DE 88?
Sí, siempre y cuando todos los días de pago estén dentro del mismo calendario de depósitos y ningún día de pago genere un requisito de depósito al día siguiente.
¿Cómo solicito el reembolso de un sobrepago del DE 88?
Si el sobrepago no se puede aplicar a un depósito futuro, se puede presentar una solicitud de reembolso a través de los servicios electrónicos o por escrito con el número de cuenta del empleador y el trimestre correspondiente.
¿Cuál es la multa por no presentar la solicitud electrónicamente sin una exención?
Los empleadores que presenten una solicitud en papel sin una exención aprobada se enfrentan a una multa adicional del 15 por ciento por incumplimiento.
¿Se utilizan los registros DE 88 en otras revisiones de cumplimiento?
Sí. Las agencias estatales y federales, incluido el Departamento de Trabajo y Administración del Seguro Social, pueden revisar los registros de depósitos de impuestos sobre la nómina durante las auditorías.
