Para qué sirve el formulario DE 88 (2018)
El formulario DE 88 (2018) es el formulario de depósito de impuestos sobre la nómina que los empleadores de California deben usar para presentar los pagos requeridos del seguro de desempleo, el impuesto sobre la capacitación laboral, la retención del seguro estatal por discapacidad y la retención del impuesto sobre la renta personal de California. Sirve como mecanismo de pago para estos impuestos y es independiente de las declaraciones trimestrales de impuestos sobre el empleo, como los formularios DE-9 y DE-9C.
A partir de 2018, los empleadores deberán presentar el DE 88 electrónicamente en virtud del mandato de presentación electrónica y pago electrónico mediante e-Services for Business u otro método electrónico aprobado.
Cuándo utilizaría el formulario DE 88 (2018)
Puede usar el formulario DE 88 (2018) durante los períodos de nómina activos o siempre que sea necesario hacer ajustes a los depósitos anteriores.
Depósitos regulares
Los empleadores presentan los depósitos programados para los impuestos sobre la nómina, incluidos el UI, ETT, SDI y PIT, de acuerdo con el calendario de depósitos establecido en California.
Depósitos tardíos
Los empleadores envían el DE 88 electrónicamente lo antes posible si no se hace el depósito requerido para minimizar las multas y los intereses.
Depósitos corregidos
Los empleadores utilizan el DE 88 para corregir los pagos insuficientes o los montos mal asignados y garantizar la presentación de informes adecuados antes de presentar las declaraciones trimestrales.
Declaraciones modificadas
Los empleadores concilian los errores anteriores del DE 88 mediante los formularios DE 9 y DE 9ADJ cuando los informes trimestrales identifican discrepancias.
Cierres de cuentas
Los empleadores presentan un DE 88 final cuando finalizan las operaciones comerciales, seguido de un DE 9 y un DE 9C finales para cerrar correctamente la cuenta.
Períodos sin nómina
Los empleadores aún deben presentar el DE 88 electrónicamente cuando no se haya pagado ningún salario o compensación para cumplir con las reglas de presentación.
Reglas o detalles clave para 2018
En 2018 entraron en vigor varios cambios en las reglas que afectaron significativamente la forma en que los empleadores usan el formulario DE 88.
Envío electrónico obligatorio
Todos los empleadores, independientemente del tamaño o la frecuencia de la nómina, deben presentar los depósitos de nómina electrónicamente mediante e-Services for Business o un método alternativo aprobado.
Cronogramas de depósitos
Los empleadores deben determinar la frecuencia de sus depósitos en función de su calendario federal de depósitos y del monto del impuesto sobre la renta personal de California retenido durante el período de depósito.
Multa por depósito tardío
A partir de 2018, los pagos atrasados de impuestos sobre la nómina incurren en una multa del 15 por ciento, en comparación con el 10 por ciento de años anteriores, junto con los intereses diarios.
Elegibilidad para la exención
Los empleadores que no puedan presentar la solicitud electrónicamente debido a dificultades o falta de tecnología pueden solicitar una exención de un año mediante el formulario DE 1245W.
Retención excesiva de SDI y PIT
Los empleadores primero deben reembolsar cualquier exceso de retención al empleado individual antes de solicitar el reembolso al Departamento de Desarrollo del Empleo.
Excepción por no presentación en papel
Ya no se aceptan declaraciones en papel, incluso si no se pagó ningún salario; todas las presentaciones del DE 88 deben ser electrónicas, a menos que se apruebe una exención.
Conciliación automática
Los montos mal asignados entre UI, ETT, SDI y PIT se corrigen automáticamente cuando los empleadores presentan la declaración trimestral DE 9.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Registrarse en e-Services for Business
Los empleadores deben crear una cuenta en línea con su número de cuenta del EDD, FEIN e información de contacto comercial.
Paso 2: Determina la frecuencia de tus depósitos
Los empleadores deben identificar su calendario de depósitos federales y revisar su retención del PIT de California para determinar la frecuencia de sus depósitos del DE 88.
Paso 3: Calcular los montos adeudados
Los empleadores deben calcular con precisión sus obligaciones de UI, ETT, SDI e PIT para el período de nómina en función de los salarios de los empleados y las tasas impositivas aplicables.
Paso 4: Inicie sesión y acceda a DE 88
Los empleadores deben iniciar sesión en e-Services for Business y dirigirse a la sección de pagos de impuestos sobre la nómina mediante el formulario DE 88.
Paso 5: Ingresa la información del depósito
Los empleadores deben introducir las fechas de nómina, el trimestre calendario, el calendario de depósitos y los montos específicos de cada impuesto sobre la nómina aplicable.
Paso 6: Presentar el pago electrónicamente
Los empleadores pueden pagar mediante domiciliación bancaria, crédito ACH o tarjeta de crédito/débito mediante Express Pay, teniendo en cuenta los tiempos de procesamiento y las tarifas.
Paso 7: Guardar la confirmación
Los empleadores deben guardar la página de confirmación, que incluye el identificador de la transacción y la fecha de liquidación, como parte de sus registros de nómina.
Paso 8: Conciliar al final del trimestre
Los empleadores deben presentar electrónicamente el DE 9 y el DE 9C, que concilian todos los pagos del DE 88 con la obligación tributaria trimestral total.
Errores comunes y cómo evitarlos
Uso de cupones de papel
Envíe todos los pagos del DE 88 electrónicamente a través de e-Services for Business u otro método aprobado, a menos que exista una exención válida.
Fechas de liquidación y fechas de presentación confusas
Inicie los pagos electrónicos al menos dos o tres días hábiles antes de la fecha límite para garantizar que los fondos se liquiden a tiempo.
Pago insuficiente de las multas
Calcule siempre las multas por pagos atrasados utilizando la tasa actual del 15 por ciento para evitar problemas de pago insuficiente.
Presentación en papel de declaraciones sin nómina
Incluso si no se pagó ningún salario, presente la declaración electrónicamente o cierre formalmente la cuenta.
Asignación incorrecta de depósitos entre tipos de impuestos
Comprueba los cálculos de nómina y los campos de entrada antes de enviarlos para asegurarte de que cada tipo de impuesto se declara correctamente.
No solicitar una exención cuando es elegible
Si la presentación electrónica no es posible, envíe el formulario DE 1245W antes de la fecha límite.
Asumir que la presentación electrónica evita todos los errores
Compruebe siempre los importes manualmente antes de enviarlos, ya que el sistema no valida los cálculos de impuestos.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Una vez que el formulario DE 88 (2018) se presenta electrónicamente, el Departamento de Desarrollo del Empleo procesa el pago según la fecha de liquidación. El pago se acredita en la cuenta del empleador y aparece en el panel de control de e-Services for Business.
Al final del trimestre, los depósitos de 88 se concilian con las declaraciones de DE 9 y DE 9C. Si existen discrepancias, el EDD puede emitir un estado de cuenta o iniciar acciones coercitivas por pago insuficiente, presentación tardía o incumplimiento.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden seguir utilizando cupones de papel para los pagos del DE 88?
No. A partir de 2018, ya no se aceptan cupones impresos a menos que el empleador cuente con una exención aprobada de la obligación de presentar y pagar electrónicamente.
¿Qué sucede si no se cumple una fecha límite de depósito?
Se aplica una multa por pago atrasado del 15 por ciento más intereses desde la fecha de vencimiento hasta la fecha de liquidación.
¿Se puede presentar el DE 88 con una tarjeta de crédito?
Sí. Los empleadores pueden pagar con tarjeta de crédito o débito mediante Express Pay, aunque se aplica una tarifa de conveniencia.
¿Cómo se cambia el calendario de depósitos?
La frecuencia de los depósitos debe actualizarse inmediatamente si los requisitos federales de depósito cambian o si la retención del PIT supera nuevos umbrales.
¿La presentación electrónica evita todas las sanciones?
No. Es posible que se sigan imponiendo multas por montos incorrectos, plazos incumplidos o pagos fallidos, incluso si se presentan electrónicamente.
