Para qué sirve el formulario DE 88 (2017)
Los empleadores de California utilizan el formulario DE 88 (2017) para presentar los depósitos de impuestos sobre la nómina al Departamento de Desarrollo del Empleo de California. Sirve como cupón de pago oficial para el seguro de desempleo, el impuesto sobre capacitación laboral, la retención del seguro estatal por discapacidad y la retención del impuesto sobre la renta personal de California. Los depósitos realizados con el formulario DE 88 se aplican durante el trimestre y son independientes de la declaración trimestral DEL DE 9, que concilia la obligación tributaria total. El formulario garantiza que cada depósito se acredite en la cuenta del empleador, la categoría impositiva y el período de declaración correctos.
Cuándo utilizaría el formulario DE 88 (2017)
Los empleadores utilizan el formulario DE 88 (2017) siempre que se requieren depósitos de impuestos sobre la nómina en función de los montos de retención del impuesto sobre la renta personal y el calendario de depósitos federales del empleador.
depósitos trimestrales
Esto se aplica cuando se retienen menos de 350 dólares del impuesto sobre la renta personal de California durante todo el trimestre. Para ese trimestre, se presenta un único depósito que cubre el UI, el ETT, el SDI y el PIT.
Depósitos mensuales
Esto se aplica cuando la retención del impuesto sobre la renta personal de California asciende a entre 350 y 500 dólares durante un mes. Los depósitos del PIT y el SDI vencen antes del 15 del mes siguiente.
Depósitos quincenales
Esto se aplica a los empleadores que siguen el calendario federal de depósitos quincenales y que retienen más de 500 dólares en un período de nómina. Los depósitos vencen el miércoles o viernes siguiente, según el día de pago.
Depósitos al día siguiente
Esto se aplica a los empleadores que tienen un calendario federal de depósitos al día siguiente y que retienen más de 500 dólares durante un período de nómina. Los depósitos vencen el siguiente día hábil después del día de pago.
Depósitos atrasados o correctivos
Esto se aplica cuando un empleador necesita corregir pagos insuficientes o sobrepagos o presentar depósitos adicionales dentro del mismo trimestre.
Reglas o detalles clave para 2017
Varias normas de cumplimiento regían la presentación y el pago del formulario DE 88 (2017).
Mandato obligatorio de presentación electrónica y pago electrónico
Los empleadores con 10 o más empleados debían presentar y pagar electrónicamente a partir del 1 de enero de 2017. Todos los demás empleadores tenían la obligación de cumplir antes del 1 de enero de 2018 mediante el uso de e-Services for Business.
Estructura de penalizaciones
Se aplica una multa del 15 por ciento a los depósitos atrasados. Se aplica una multa adicional del 15 por ciento a las declaraciones en papel presentadas sin una exención aprobada. Los intereses diarios se acumulaban hasta que se realizara el pago.
Límites de depósito
Los empleadores estaban obligados a controlar cuando la retención del impuesto sobre la renta personal superaba los 350 o 500 dólares, ya que esto provocaba cambios en la frecuencia de los depósitos.
Reglas de asignación
Si los depósitos se asignaron incorrectamente entre UI, ETT, SDI o PIT, la conciliación final se produjo cuando se presentaron DE 9 y DE 9C.
Consideraciones del empleador doméstico
Los empleadores domésticos que presentaban declaraciones anuales mediante el formulario DE 3HW seguían conceptos de depósito similares, pero hacían un seguimiento de la nómina y los depósitos según la Guía del empleador doméstico.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Determinar el calendario de depósitos
Los empleadores deben identificar la frecuencia de depósito correcta revisando el calendario federal de depósitos y el total del impuesto sobre la renta personal de California retenido durante el período de nómina.
Paso 2: Calcular los montos de los impuestos sobre la nómina
Los empleadores deben calcular los montos adeudados por el seguro de desempleo, el impuesto sobre la capacitación laboral, el seguro estatal por discapacidad y el impuesto sobre la renta personal utilizando las tasas y los límites salariales aplicables.
Paso 3: Acceda a los servicios electrónicos para empresas
Los empleadores deben iniciar sesión en el portal de servicios electrónicos para empresas del Departamento de Desarrollo del Empleo de California e iniciar electrónicamente el depósito de impuestos sobre la nómina.
Paso 4: Ingresa la información del depósito
Los empleadores deben ingresar el número de cuenta del empleador, la fecha de nómina, el trimestre, el calendario de depósitos y los montos impositivos exactos para cada categoría.
Paso 5: Selecciona un método de pago
Los empleadores pueden elegir los pagos mediante débito, crédito ACH o tarjeta de crédito y deben presentar los pagos antes del límite de las 3:00 p.m., hora del Pacífico, para evitar multas por pagos atrasados.
Paso 6: Guardar los registros de confirmación
Los empleadores deben descargar o imprimir los recibos de confirmación y guardarlos junto con los registros de nómina para fines de cumplimiento y auditoría.
Errores comunes y cómo evitarlos
Presentar formularios en papel sin una exención
Los empleadores deben inscribirse en e-Services for Business o presentar el formulario DE 1245W si no pueden presentar la solicitud electrónicamente.
Usar un calendario de depósitos incorrecto
Los empleadores deben hacer un seguimiento cuidadoso de las retenciones del impuesto sobre la renta personal y confirmar los umbrales utilizando la Guía del empleador de California.
Faltan las horas límite de pago electrónico
Los pagos deben iniciarse antes de las 3:00 p. m., hora del Pacífico, para garantizar la liquidación el mismo día.
Introducir fechas de nómina incorrectas
Se debe introducir la fecha de pago real, no la fecha de envío, para evitar problemas de conciliación.
Reembolso del PIT después de emitir el formulario W-2
Una vez que se emita el formulario W-2, el empleador no debe reembolsar el exceso del impuesto sobre la renta personal; los empleados deben reclamarlo en su declaración de impuestos de California.
Ignorar las multas y los intereses
Los empleadores deben calcular e incluir las multas y los intereses de los depósitos atrasados para evitar facturas y avisos adicionales.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Tras la presentación electrónica, los empleadores reciben un número de confirmación que debe conservarse. El Departamento de Desarrollo del Empleo procesa el depósito y acredita en consecuencia a UI, ETT, SDI y PIT. Estos depósitos se concilian posteriormente con las declaraciones de DE 9 y DE 9C. Los pagos insuficientes dan lugar a la facturación con intereses, mientras que los sobrepagos pueden aplicarse a períodos futuros o reembolsarse. Los empleadores pueden supervisar la actividad de las cuentas a través de e-Services for Business.
Preguntas frecuentes
¿Se usa el formulario DE 88 (2017) para contratistas independientes?
No. Los pagos a contratistas independientes se declaran mediante el formulario 1099-MISC y no están sujetos al formulario DE 88.
¿Qué ocurre si se rechaza un pago de débito ACH?
Si un débito ACH falla, el depósito se considera atrasado y las multas e intereses comienzan a acumularse de inmediato.
¿Pueden los empleadores domésticos usar el formulario DE 88 (2017)?
Los empleadores domésticos generalmente presentan declaraciones anuales utilizando el formulario DE 3HW y siguen los procedimientos separados que se describen en la Guía del empleador doméstico.
¿Los programas de compensación laboral afectan la presentación del formulario DE 88?
No. Los programas de compensación laboral no afectan los depósitos de impuestos sobre la nómina declarados mediante el formulario DE 88 (2017).
¿Dónde pueden obtener ayuda los empleadores con el formulario DE 88 (2017)?
Los empleadores pueden ponerse en contacto con la Oficina de Impuestos sobre el Empleo o el Centro de Asistencia al Contribuyente para obtener ayuda con los requisitos de presentación, las exenciones de mandato o los problemas con las cuentas de servicios electrónicos.
