Para qué sirve el formulario DE 88 (2016)
El formulario DE 88 (2016), emitido por el Departamento de Desarrollo del Empleo de California, era el cupón de papel que los empleadores utilizaban para depositar los impuestos estatales sobre la nómina. Se aplicaba a cuatro categorías tributarias principales: el seguro de desempleo, el impuesto sobre la capacitación laboral, el seguro estatal por discapacidad y el impuesto sobre la renta personal de California. El formulario garantizaba que cada pago se acreditara correctamente en la cuenta del empleador, el tipo de impuesto y el período de depósito correctos. Los empleadores usaron el formulario DE 88 (2016) para remitir tanto los impuestos pagados por el empleador como las retenciones de los empleados a fin de cumplir con los requisitos de nómina de California.
Cuándo utilizaría el formulario DE 88 (2016)
Los empleadores usaron el formulario DE 88 (2016) en varias situaciones de depósito de impuestos sobre la nómina.
Pagos regulares de impuestos sobre la nómina
El formulario se utilizó para depositar el seguro de desempleo, el impuesto sobre la capacitación laboral, el seguro estatal por discapacidad y el impuesto sobre la renta personal de acuerdo con la frecuencia de depósito requerida por el empleador.
Pagos atrasados
Cuando se presentó un depósito después de la fecha de vencimiento, aún se requería el formulario DE 88 (2016), junto con multas e intereses calculados correctamente.
Depósitos modificados o corregidos
Los empleadores usaron un nuevo formulario DE 88 (2016) para remitir montos de impuestos adicionales después de identificar un pago insuficiente antes de presentar la declaración trimestral DE 9.
Pagos anticipados voluntarios
Algunos empleadores hicieron pagos anticipados para el seguro de desempleo y el impuesto a la capacitación laboral durante el trimestre para simplificar la conciliación trimestral.
Transición a los pagos electrónicos
Los empleadores que se preparaban para el mandato obligatorio de pago electrónico en años posteriores a menudo comenzaron a utilizar los pagos electrónicos sin dejar de presentar el formulario DE 88 (2016) durante el período de transición.
Reglas o detalles clave para 2016
Varias reglas rigen el uso correcto del formulario DE 88 (2016).
Precisión de la fecha de pago
La fecha de pago ingresada en el formulario tenía que reflejar la fecha real en que se pagó a los empleados, no la fecha de presentación, para garantizar una asignación trimestral correcta.
Campos obligatorios
Todos los campos obligatorios, incluida la fecha de pago, el calendario de depósitos y el trimestre cubierto, tenían que completarse para que el pago se procesara correctamente.
Límites salariales
El seguro de desempleo y el impuesto de capacitación laboral se aplicaban solo a los primeros $7,000 del salario por empleado. El seguro estatal de discapacidad se aplicó hasta el límite salarial anual de 2016, mientras que el impuesto sobre la renta personal no tenía un tope salarial.
Estándares de formato
Todas las entradas tenían que imprimirse o escribirse con tinta negra utilizando el formato especificado, sin signos de dólar, comas ni signos de puntuación en los campos numéricos.
Dirección postal correcta
Los formularios y pagos tenían que enviarse por correo al apartado postal designado del Departamento de Desarrollo del Empleo para los depósitos de impuestos sobre la nómina.
Ajustes de pago anticipado
Los empleadores tenían que restar los pagos anticipados del trimestre anterior al presentar los depósitos finales para evitar el sobrepago.
Preparación de pagos electrónicos
Si bien no fue obligatorio en 2016, se alentó a los empleadores a comenzar a utilizar la transferencia electrónica de fondos en previsión de los próximos requisitos estatales.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Determinar el calendario de depósitos
Los empleadores deben identificar la frecuencia de depósito correcta combinando su calendario de depósitos federales con los umbrales de retención del impuesto sobre la renta personal de California.
Paso 2: Calcular los salarios imponibles por categoría
Los empleadores deben hacer un seguimiento de los salarios de cada empleado y determinar los montos imponibles para el seguro de desempleo, el impuesto de capacitación laboral, el seguro estatal de discapacidad y el impuesto sobre la renta personal.
Paso 3: Aplica las tasas impositivas correctas
Los empleadores deben aplicar la tasa de contribución al seguro de desempleo que se les haya asignado, la tasa fija del impuesto sobre la capacitación laboral, la tasa del seguro estatal de discapacidad aplicable y los montos de retención del impuesto sobre la renta personal correspondientes.
Paso 4: Calcular los montos totales de impuestos
Todos los montos de impuestos para el período de nómina deben sumarse, asegurándose de que no se hayan superado los límites salariales del año hasta la fecha.
Paso 5: Agregue multas e intereses si se retrasa
Si el depósito se retrasa, los empleadores deben calcular la multa requerida y el interés diario antes de presentar el pago.
Paso 6: Complete el formulario DE 88 con precisión
Todos los campos obligatorios deben completarse en el formato correcto, con las entradas numéricas introducidas exactamente como se indica.
Paso 7: Envíe el pago por correo al EDD
El formulario completo y el pago deben enviarse por correo a la dirección correcta con tiempo suficiente para recibir un matasellos a tiempo.
Errores comunes y cómo evitarlos
Entrada incorrecta de la fecha de pago
Los empleadores siempre deben ingresar la fecha real de pago de la nómina, no la fecha de depósito o envío.
Falta de ajuste a los límites salariales
Los empleadores deben dejar de incluir los salarios del seguro de desempleo y el impuesto de capacitación laboral una vez que se alcance el límite salarial anual.
Pasar por alto los prepagos
Los depósitos anteriores realizados durante el trimestre deben restarse para evitar pagos duplicados.
Usar un calendario de depósitos incorrecto
La frecuencia de los depósitos debe revisarse con regularidad, especialmente cuando aumenta la retención del impuesto sobre la renta de las personas físicas.
Errores de formato
Los campos numéricos se deben introducir sin signos de dólar, comas ni signos de puntuación.
Envío a la dirección equivocada
Los pagos deben enviarse a la dirección de depósito de impuestos sobre la nómina designada, no a una dirección postal general del EDD.
Omitir multas o intereses por pagos atrasados
Los depósitos atrasados siempre deben incluir multas e intereses calculados para evitar avisos adicionales.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Una vez presentado el formulario DE 88 (2016), el Departamento de Desarrollo del Empleo normalmente procesa el pago en un plazo de varios días hábiles. El pago se acredita en la cuenta de impuestos sobre la nómina del empleador y se aplica al trimestre designado. Los depósitos puntuales y precisos generalmente no reciben confirmación, mientras que los errores en la fecha de pago, el calendario de depósitos o la asignación de impuestos pueden dar lugar a avisos de corrección o correspondencia de seguimiento.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que presentar el formulario DE 88 (2016) durante un trimestre sin empleados?
No. Si no se pagó ningún salario, no se requiere el formulario DE 88 (2016); sin embargo, los DE 9 y DE 9C aún deben presentarse con una nómina cero.
¿Qué pasa si solo pago a contratistas independientes?
El formulario DE 88 (2016) no se aplica a los contratistas independientes a menos que un trabajador esté clasificado erróneamente como empleado.
¿Se pueden almacenar digitalmente los registros de nómina?
Sí. Los empleadores pueden usar software de nómina, almacenamiento en la nube u otras herramientas digitales para conservar copias del formulario DE 88 (2016) y la documentación de nómina relacionada.
¿El formulario DE 88 (2016) afecta los informes del Seguro Social o de la FICA?
No. El formulario DE 88 (2016) se aplica únicamente a los impuestos estatales sobre la nómina de California y no afecta a los informes federales del Seguro Social o de la FICA.
¿Hay formatos alternativos disponibles para el formulario DE 88 (2016)?
Sí. El Departamento de Desarrollo del Empleo brinda acceso a formatos alternativos y apoyo de accesibilidad a pedido.
