Para qué sirve el formulario DE 34 (2014)
El formulario DE 34 (2014) se usa para denunciar a los nuevos empleados al Departamento de Desarrollo del Empleo, lo que permite agregar la información al Registro de Nuevos Empleados de California. Este informe ayuda al Departamento de Servicios de Manutención de Menores y al Departamento de Justicia a hacer cumplir las obligaciones de manutención de los hijos y a localizar a las personas que adeudan pagos de manutención.
El Departamento de Desarrollo del Empleo también usa estos datos para detectar posibles fraudes en el seguro de desempleo comparando la información de los nuevos empleados con las reclamaciones activas, lo que ayuda a mantener la integridad del programa de acuerdo con la ley de California.
Cuándo utilizaría el formulario DE 34 (2014)
Utiliza el formulario DE 34 (2014) siempre que un evento de contratación cumpla con los requisitos de presentación de informes de nuevas contrataciones de California.
Nuevas contrataciones que comienzan a trabajar
Cualquier empleado nuevo que preste servicios a cambio de un salario debe ser reportado dentro de los 20 días calendario siguientes al primer día de trabajo.
Trabajadores recontratados después de 60 días
Un empleado que regrese después de al menos 60 días consecutivos de separación debe ser reportado nuevamente como nuevo empleado.
Empleados que regresan de una licencia sin goce de sueldo de más de 60 días
Una licencia sin goce de sueldo de más de 60 días se considera una separación del servicio, lo que genera un nuevo informe de contratación cuando el empleado reanuda su trabajo.
Empleados retenidos durante las adquisiciones de empresas
Los empleados que permanecen en la plantilla después de una transferencia de propiedad deben declararse como nuevos empleados para la última entidad comercial, ya que se consideran nuevas contrataciones a los efectos de la presentación de informes.
Personal temporal y a tiempo parcial
Las personas contratadas para trabajar a corto plazo o a tiempo parcial deben declararse como nuevas contrataciones siempre que realicen un trabajo remunerado, según lo exige la ley de California.
Reglas o detalles clave para 2014
El formulario DE 34 (2014) sigue varios requisitos obligatorios que se aplican a todos los empleadores que operan en California.
Plazo de 20 días a partir del primer día de trabajo
El período de presentación de 20 días comienza en la fecha exacta de inicio del trabajo, que es el día en que el empleado presta por primera vez servicios remunerados.
Los días naturales cuentan
La fecha límite incluye fines de semana y días festivos. Solo la fecha límite que coincide con un feriado estatal se extiende hasta el siguiente día hábil.
La información precisa es obligatoria
Cada informe debe incluir información completa del empleador y la información del empleado, incluido el número de seguro social, la fecha de inicio del trabajo y el número de identificación del empleador o el número de identificación federal del empleador.
Se permiten múltiples opciones de archivo
Los empleadores pueden presentar el formulario DE 34 utilizando e-Services for Business, por fax o por correo, y el Departamento de Desarrollo del Empleo acepta todos los métodos de presentación.
Se permiten presentaciones masivas y sustitutivas
Los empleadores pueden presentar la solicitud utilizando archivos electrónicos generados por la nómina o presentar documentos del formulario W-4 anotados si incluyen toda la información de presentación de informes obligatoria.
No se necesita ningún informe si no se realizó ninguna contratación
Los informes del formulario DE 34 se basan en eventos y los empleadores que no contratan nuevos empleados durante un período no necesitan presentar un informe.
Opción de empleador multiestatal
Los empleadores de varios estados pueden optar por denunciar todas las nuevas contrataciones a un solo estado, siempre que cumplan con los procedimientos de notificación federales y presenten todos los informes electrónicamente.
Los códigos de sucursal deben coincidir con el lugar de trabajo
Los empleadores con varias ubicaciones deben incluir el código de sucursal correcto para que el Departamento de Desarrollo del Empleo pueda asociar al nuevo empleado con el lugar de trabajo adecuado.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Identificar el evento denunciable
Comience el proceso el primer día de trabajo remunerado del empleado, ya que esto marca el inicio de la jornada laboral que activa la ventana de presentación de informes de 20 días.
Paso 2: Reúna todos los detalles necesarios
Recopile la información requerida del empleador, como el número de identificación de su empleador y la dirección comercial, y la información del empleado, incluido el nombre del empleado, el número de seguro social, la dirección de su casa y la fecha exacta de inicio del trabajo.
Paso 3: Elige el método de envío
Presente el formulario DE 34 a través de e-Services for Business, o envíe el informe por fax o correo postal a la dirección del Departamento de Desarrollo del Empleo en West Sacramento.
Paso 4: Presentar y conservar la prueba
Después del envío, guarde la pantalla de confirmación si utiliza la página web, o guarde los informes de transmisión por fax o los recibos de correo como prueba de la presentación oportuna.
Paso 5: Repite para cada contratación
Se debe completar y enviar un formulario DE 34 por separado para cada nueva contratación o recontratación que cumpla los requisitos, incluso si varios empleados se incorporan el mismo día.
Errores comunes y cómo evitarlos
Incumplimiento de la fecha límite para los trabajadores de corta duración
Prepare y presente el DE 34 dentro de los primeros días de la contratación para que la rotación de empleados no interfiera con la presentación oportuna.
Malinterpretando la regla de recontratación de 60 días
Calcule el número exacto de días entre las separaciones y la recontratación para confirmar si se ha alcanzado el límite de 60 días.
Usar una fecha de inicio incorrecta
Registre el primer día de trabajo remunerado en lugar de la fecha de la oferta, la fecha de orientación o la fecha de finalización del papeleo.
Entrada incorrecta del número de seguro social
Implemente procedimientos de verificación para confirmar el número de Seguro Social del empleado antes de enviarlo.
Informar sobre las contrataciones
Confirme que la separación duró al menos 60 días antes de presentar un nuevo DE 34 y documente la determinación internamente.
Descuidar la presentación de informes después de la adquisición de una empresa
Incluya la presentación del DE 34 en las listas de verificación de adquisiciones y presente los informes de todos los empleados contratados dentro de los 20 días posteriores a la transferencia de propiedad.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Una vez que se presenta el formulario DE 34 (2014), el Departamento de Desarrollo del Empleo procesa el informe en un plazo de 24 a 48 horas para las presentaciones electrónicas y varios días hábiles para los informes enviados por correo o fax. La información del empleado se agrega al registro de empleados nuevos de California y se transmite al Departamento de Servicios de Manutención de Menores y al Departamento de Justicia para ayudar a hacer efectivos los pagos de manutención.
Los datos también se comparan con las reclamaciones activas del seguro de desempleo para detectar el fraude.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que denunciar a un nuevo empleado que trabajó menos de un día?
Sí, incluso un empleado que trabajó parte de un día debe ser denunciado si prestó algún servicio pagado.
¿Los empleadores domésticos están obligados a presentar el formulario DE 34 (2014)?
Sí, los empleadores domésticos deben informar sobre las nuevas contrataciones, como niñeras o jardineros, según la ley de California.
¿Puedo usar el formulario W-2 o el formulario 1099-MISC en lugar del formulario DE 34?
No, el formulario DE 34 (2014) es un requisito independiente y debe presentarse incluso si se emiten otros formularios de impuestos.
¿Cómo se aplica el formulario DE 34 a los extranjeros no residentes o a los estudiantes trabajadores temporales?
Si la persona presta servicios de pago en los Estados Unidos para su empresa, debe ser denunciada según las mismas reglas que los demás empleados.
¿El trabajo remoto o el estado de residencia afectan la presentación de informes del DE 34?
No, los empleados deben ser denunciados si son contratados para trabajar para un empleador con sede en California, independientemente de su residencia o estado remoto.
