Para qué sirve el formulario DE 34 (2013)
El formulario DE 34 (2013) es el formulario oficial de California que utilizan los empleadores para denunciar a los nuevos empleados al Departamento de Desarrollo del Empleo de California. Este requisito de presentación de informes, basado en la ley federal en virtud de la Ley de Conciliación de la Responsabilidad Personal y las Oportunidades Laborales, ayuda a las agencias de manutención infantil a rastrear a las personas que adeudan pagos de manutención.
Los empleadores deben informar la información completa del empleado de cada nuevo empleado, incluido el número de seguro social y el primer día de trabajo. Esta información se agrega al Registro de empleados nuevos de California y se comparte con otros programas de cumplimiento estatales y federales, incluido el Directorio Nacional de Nuevos Empleados.
Cuándo utilizaría el formulario DE 34 (2013)
Los empleadores deben usar el formulario DE 34 (2013) en las siguientes situaciones de contratación o empleo:
Requisito de notificación de nuevas contrataciones
Debe presentar el formulario DE 34 para cada nuevo empleado dentro de los 20 días calendario posteriores al primer día de trabajo del empleado, independientemente de si el empleado trabaja a tiempo completo, a tiempo parcial, de forma temporal o estacional.
Trabajadores que se recontratan y regresan
Debe presentar un nuevo informe si se vuelve a contratar a un empleado después de haber estado separado durante al menos 60 días consecutivos, según lo exige la ley de California.
Adquisiciones de negocios o cambios de propiedad
Si adquiere una empresa y retiene a los empleados existentes, esos trabajadores se consideran nuevos empleados y deben declararse en la cuenta de su empleador en un plazo de 20 días.
Empleadores domésticos
Si contrata a una niñera, cuidadora o trabajadora doméstica similar y cumple con el umbral salarial, debe denunciar a esa trabajadora mediante el formulario DE 34.
Empleadores multiestatales
Si opera en varios estados, aún debe presentar una solicitud en California para los empleados que trabajan en el estado, a menos que haya designado oficialmente a otro estado declarante según las reglas federales de presentación de informes de nuevas contrataciones.
Reglas o detalles clave para el formulario DE 34 de 2013
Para cumplir con el Programa de notificación de nuevas contrataciones de California en 2013, los empleadores debían seguir estas reglas:
Regla de presentación de veinte días
Los empleadores deben presentar el formulario DE 34 en un plazo de 20 días calendario a partir de la fecha de inicio del trabajo del empleado, sin prórrogas para fines de semana o días festivos.
Definición de fecha de inicio del trabajo
La fecha de inicio del trabajo es el primer día exacto en que el empleado prestó servicios por un salario. No es la fecha en que se aceptó la oferta de trabajo ni la fecha en que se completó el papeleo de incorporación.
Información requerida del empleador y del empleado
El formulario requiere información completa del empleador, incluido el número de cuenta del empleador de California y el número de identificación federal del empleador, así como información precisa del empleado, como el nombre legal completo, el domicilio y el número de seguro social.
Presentación sustitutiva mediante el formulario W-4 o DE 4
Los empleadores pueden presentar el formulario W-4 o el formulario DE 4 en lugar del formulario DE 34 solo si el formulario sustituto incluye la fecha de inicio del empleado, los números de identificación del empleador y el número de cuenta tributaria sobre la nómina.
Normas de presentación electrónica y en papel
Los empleadores pueden presentar el formulario DE 34 a través de e-Services for Business o por fax o correo utilizando el formulario estándar en papel. Los empleadores que presentan la solicitud electrónicamente y contratan con frecuencia deben transmitir los informes al menos dos veces al mes.
Impacto de la información incompleta o inexacta
Los formularios en los que falten datos clave, como un número de seguro social o una dirección completos, pueden rechazarse y considerarse que no cumplen con los requisitos, lo que puede conllevar sanciones.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Obtenga los números de identificación requeridos
Antes de presentar la declaración, reúna su número de cuenta tributaria sobre la nómina de ocho dígitos de su empleador de California y su número de identificación federal de empleador.
Paso 2: Elige un método de presentación
Puede denunciar las nuevas contrataciones electrónicamente a través de e-Services for Business o utilizar el formulario impreso disponible para descargar, enviar por correo o recogerlo en una oficina de impuestos sobre el empleo.
Paso 3: Recopile la información completa de los empleados
Durante la incorporación, recopila el nombre legal completo del empleado, la dirección residencial actual, el número de seguro social y la fecha exacta de inicio del trabajo.
Paso 4: Presentar el formulario DE 34 a tiempo
Presente el formulario dentro de los 20 días calendario siguientes al primer día de trabajo del empleado para cumplir con los requisitos de presentación de informes estatales y federales.
Paso 5: Mantener los registros de confirmación
Guarde los números de confirmación electrónicos o conserve copias de las presentaciones en papel junto con el comprobante de envío por correo o fax para fines de auditoría o disputas por multas.
Errores comunes y cómo evitarlos
Usar una fecha de inicio de trabajo incorrecta
Informe siempre el primer día real en que el empleado presta servicios de pago, no la fecha de contratación ni la fecha de finalización del papeleo.
Presentar información incompleta del empleador o empleado
Asegúrese de completar todos los campos, incluidos los números de apartamento, las iniciales del segundo nombre, si corresponde, y el número de seguro social completo de nueve dígitos.
Presentar informes de nuevas contrataciones trimestralmente en lugar de por contratación
El formulario DE 34 debe presentarse para cada empleado a medida que sea contratado. No espere para presentar declaraciones de impuestos trimestrales, como la DE 9 o LA DE 9C.
Direcciones incorrectas o números de seguro social no válidos
Verifique las direcciones residenciales y compare los números de seguro social con los documentos oficiales antes de enviar el formulario.
No denunciar las nuevas contrataciones después de largas separaciones
Haga un seguimiento de las fechas de separación de los empleados y envíe un nuevo DE 34 si un empleado regresa después de 60 o más días consecutivos.
Clasificar erróneamente a los empleados como contratistas independientes
Excluya a los trabajadores de la presentación de informes del DE 34 únicamente si cumplen con todos los criterios legales para la clasificación de contratistas independientes según la legislación laboral de California.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Una vez presentado, el Departamento de Desarrollo del Empleo de California procesa el formulario DE 34 (2013). Las presentaciones electrónicas generalmente se ingresan dentro de las 24 horas, mientras que los formularios enviados por correo o fax pueden demorar hasta 14 días hábiles.
La información se transmite al Registro de Nuevos Empleados de California y se compara con las bases de datos mantenidas por el Departamento de Servicios de Manutención de Menores y el Departamento de Justicia. Si la presentación es precisa y oportuna, no es necesario tomar ninguna otra medida a menos que se identifique un error o una penalización.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe presentar el formulario DE 34 (2013)?
Todos los empleadores de California, incluidos los empleadores domésticos y las pequeñas empresas, deben presentar el formulario DE 34 cuando contratan o recontratan a cualquier empleado que trabaje en el estado y reciba salarios sujetos al impuesto sobre la renta personal de California.
¿Pueden los empleadores usar un formulario W-4 en lugar del formulario DE 34?
Los empleadores pueden presentar un formulario W-4 o un formulario DE 4 en lugar del formulario DE 34 solo si incluye la fecha de inicio del trabajo del empleado, el número de cuenta del empleador de California y el número de identificación federal del empleador.
¿Es necesario informar a los contratistas independientes en el formulario DE 34?
Los contratistas independientes no se declaran en el formulario DE 34 a menos que estén clasificados legalmente como empleados según la legislación laboral de California.
¿Qué sucede si un empleado proporciona un número de seguro social fraudulento?
Si se denuncia un número de seguro social fraudulento y no se corrige después de una notificación de discrepancia, la presentación puede considerarse que no cumple con los requisitos y está sujeta a sanciones.
¿Los datos del formulario DE 34 ayudan a hacer cumplir la pensión alimenticia?
Sí. La información del formulario DE 34 se comparte con el Departamento de Servicios de Manutención de Menores y el Directorio Nacional de Nuevas Contrataciones para ayudar a localizar a los padres, hacer cumplir las órdenes de manutención de los hijos y reducir las reclamaciones fraudulentas.
