Para qué sirve el formulario DE 34 (2012)
El formulario DE 34 (2012) es el formulario obligatorio para informar sobre nuevas contrataciones que utiliza el Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD) de California. Los empleadores utilizan este formulario para denunciar a los empleados recién contratados y recontratados al Registro de Nuevos Empleados de California. La información respalda las iniciativas de control de la pensión alimenticia, ayuda a prevenir el fraude en el seguro de desempleo y ayuda a las agencias estatales y federales a verificar la actividad laboral.
Los datos enviados a través del formulario DE 34 se comparten con el Directorio Nacional de Nuevas Contrataciones, lo que permite a las agencias rastrear el empleo a través de las fronteras estatales. La presentación de informes precisos garantiza un control salarial adecuado y refuerza los programas de cumplimiento relacionados con las obligaciones de manutención de los hijos y la elegibilidad para recibir las prestaciones por desempleo.
Cuándo utilizaría el formulario DE 34 (2012)
Los empleadores de California deben presentar el formulario DE 34 (2012) en las siguientes situaciones:
Informes de nuevas contrataciones
Debe presentar un informe de nueva contratación cuando un empleado comience a trabajar remunerado. El primer día de trabajo del empleado establece la fecha límite para la presentación de informes.
Vuelve a contratar después de 60 días consecutivos
Los empleados que regresan al trabajo después de haber estado separados durante 60 días consecutivos o más deben declararse recontratados mediante el formulario DE 34.
Adquisiciones de negocios o cambios de propiedad
Cuando los empleados de una empresa adquirida comienzan a trabajar para una nueva entidad legal, el nuevo empleador debe presentar el formulario DE 34 para reflejar la información actualizada del empleador.
Informes de empleadores multiestatales
Los empleadores que operan en varios estados pueden elegir California como su estado de presentación de informes. En este caso, se debe presentar el formulario DE 34 para todos los nuevos empleados, junto con la correspondiente notificación multiestatal al empleador.
Empleados temporales o de corta duración
Incluso los empleados que trabajan por un período breve deben ser denunciados si prestan algún servicio pagado.
Reglas o detalles clave para 2012
Varias reglas rigen la presentación adecuada del formulario DE 34 (2012):
Precisión de la fecha de inicio del trabajo
Los empleadores deben informar el primer día real en que el empleado realiza un trabajo remunerado. Esta fecha no es la fecha de la oferta, la fecha de orientación ni la fecha de finalización de la incorporación.
Información completa del empleado
Cada informe debe incluir el nombre legal completo, la dirección y el número de seguro social del empleado. La información incompleta o inexacta puede provocar el rechazo o las demoras.
Requisitos de identificación del empleador
Los empleadores deben incluir tanto su número de identificación federal de empleador (FEIN) como el número de cuenta tributaria del empleador de California para garantizar que los registros coincidan correctamente.
Plazo de presentación de veinte días
El formulario DE 34 debe presentarse dentro de los 20 días calendario siguientes al primer día de trabajo del empleado. Esta fecha límite se aplica independientemente de los fines de semana o feriados.
Métodos de presentación
Los empleadores pueden presentar la solicitud por correo, fax o electrónicamente a través de e-Services for Business. Se recomienda la presentación electrónica para reducir los errores de formato y mejorar la velocidad de procesamiento.
Exclusión de contratistas independientes
Los contratistas independientes no deben declararse en el formulario DE 34. Los pagos a los contratistas se declaran por separado en el formulario 1099-MISC.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Identifique la fecha de inicio del trabajo
Determine el primer día exacto en que el empleado presta servicios de pago. Esta fecha establece el plazo de presentación de informes de 20 días.
Paso 2: Reunir la información de los empleados
Recopile el nombre legal completo, la dirección particular y el número de seguro social del empleado utilizando los documentos oficiales de incorporación, como el W-4.
Paso 3: Confirme la información del empleador
Verifique su número de cuenta tributaria sobre la nómina de FEIN y el de su empleador de California para garantizar que los informes y los registros coincidan de manera precisa.
Paso 4: Seleccione un método de presentación
Elija presentar el formulario DE 34 electrónicamente a través de e-Services for Business, o envíe el formulario por fax o correo.
Paso 5: Enviar dentro de la fecha límite
Envía el formulario completo en un plazo de 20 días naturales a partir del primer día de trabajo del empleado para cumplir con los requisitos.
Paso 6: Conservar la documentación
Guarde copias de los recibos de confirmación, los registros de fax o los registros de correo para respaldar las revisiones de cumplimiento o responder a las consultas.
Errores comunes y cómo evitarlos
Usar una fecha de inicio incorrecta
Informe siempre el primer día de trabajo remunerado en lugar de la fecha de contratación u orientación para evitar multas por presentación tardía.
Enviar datos de empleados incompletos
Revisa cuidadosamente toda la información de los empleados antes de presentarla para evitar que los rechacen debido a que faltan detalles o son incorrectos.
No informar sobre las nuevas contrataciones
Haga un seguimiento de las separaciones de empleados y asegúrese de que los trabajadores que regresan después de 60 días consecutivos se registren como recontratados.
Falta de pruebas para las presentaciones enviadas por correo
Guarde los recibos de correo certificados o las confirmaciones por fax como evidencia de la presentación oportuna.
Denunciar a contratistas independientes
No denuncie a los contratistas independientes en el formulario DE 34. Los informes de los contratistas siguen reglas y formularios separados.
Números de identificación del empleador incorrectos
Verifique los números de identificación del empleador antes de enviarlos para evitar demoras o desajustes en los registros estatales.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Una vez que se presenta el formulario DE 34 (2012), la información se ingresa en el Registro de Nuevos Empleados de California. Los datos se comparten con el Departamento de Servicios de Manutención de Menores para ayudar a hacer cumplir las órdenes de manutención de los hijos y pueden resultar en requisitos de retención de ingresos para los empleadores.
El EDD también usa los datos para cotejar las solicitudes del seguro de desempleo e identificar posibles fraudes. Los empleadores suelen recibir la confirmación de las presentaciones electrónicas, mientras que quienes presentan las declaraciones en papel deben confiar en la prueba de presentación retenida. El contacto adicional solo se produce si se identifican errores o problemas de cumplimiento.
Preguntas frecuentes
¿Qué información del empleado se requiere en el formulario DE 34 (2012)?
Los empleadores deben informar el nombre legal completo del empleado, el domicilio, el número de seguro social y la fecha de inicio del trabajo.
¿Los empleadores multiestatales deben presentar una notificación para empleadores multiestatales?
Sí. Los empleadores de varios estados que elijan California como estado declarante deben presentar una notificación para empleadores multiestatales a la Oficina de Control de Manutención de Menores.
¿Se puede corregir un número de seguro social incorrecto después de la presentación?
Sí. Los empleadores deben comunicarse con el Departamento de Desarrollo del Empleo para corregir los números de seguro social antes de presentar los informes salariales trimestrales.
¿Cómo ayudan los informes de nuevas contrataciones a la aplicación de la pensión alimenticia?
Los datos de nuevas contrataciones permiten a las agencias de manutención infantil localizar a los padres empleados y emitir órdenes de retención salarial para hacer cumplir las obligaciones de manutención infantil.
¿El formulario DE 34 afecta los registros de compensación laboral o discapacidad?
El formulario DE 34 apoya indirectamente los procesos de compensación laboral y seguro por discapacidad al confirmar la situación laboral durante las revisiones de beneficios y elegibilidad.
