Para qué sirve el formulario DE 34 (2011)
Los empleadores de California utilizan el formulario DE 34 (2011) para informar sobre las nuevas contrataciones y las recontrataciones al Departamento de Desarrollo del Empleo de California (EDD). Este requisito de presentación de informes ayuda a hacer cumplir la pensión alimenticia al compartir los datos de empleo con el Departamento de Servicios de Manutención de Menores y el Directorio Nacional de Nuevos Empleados. También ayuda a detectar el fraude en el seguro de desempleo y respalda la presentación precisa de informes de impuestos sobre la nómina.
Los empleadores deben denunciar a los empleados independientemente de su clasificación laboral, incluidos los trabajadores a tiempo completo, a tiempo parcial, estacionales y temporales. La información recopilada también respalda los programas estatales, como la licencia familiar remunerada, el seguro estatal por discapacidad y la retención del impuesto sobre la renta personal de California.
Cuándo utilizaría el formulario DE 34 (2011)
Los empleadores de California deben presentar el formulario DE 34 (2011) en las siguientes situaciones:
Requisitos de presentación de informes sobre nuevas contrataciones
Los empleadores deben presentar el formulario DE 34 (2011) para cualquier empleado recién contratado que trabaje en California, independientemente de su situación laboral o acuerdo laboral.
Se recontrata después de una separación de 60 días
Los empleados que regresen al trabajo después de una separación de al menos 60 días consecutivos deben declararse recontratados mediante este formulario.
Transferencias, fusiones o adquisiciones de empresas
Cuando una empresa adquiere otra empresa y retiene su fuerza laboral, el nuevo empleador debe presentar el formulario DE 34 para cada empleado transferido utilizando el número de cuenta de impuestos sobre la nómina del empleador y el número de identificación federal del empleador correctos.
Uso de formas alternativas
Los empleadores pueden presentar un formulario federal W-4 o un formulario DE 4 de California en lugar del formulario DE 34, siempre que el documento incluya la fecha de inicio del trabajo del empleado, el número de cuenta tributaria sobre la nómina del empleador y el número de EDD.
Reglas o detalles clave para 2011
Para cumplir con los requisitos, los empleadores deben cumplir con estos requisitos básicos al presentar el formulario DE 34 (2011):
Plazo de presentación de informes de veinte días
Todas las nuevas contrataciones y las reincorporaciones que reúnan los requisitos deben notificarse en un plazo de 20 días calendario a partir de la fecha de inicio del trabajo del empleado.
Números de identificación precisos
Los empleadores deben proporcionar números de Seguro Social y números de cuenta de impuestos sobre la nómina del empleador precisos para garantizar un seguimiento correcto de los impuestos sobre la nómina y los beneficios.
Definición de fecha de inicio del trabajo
La fecha de inicio informada debe reflejar el primer día de trabajo remunerado del empleado, no la fecha de orientación, la fecha de la oferta o la fecha de aceptación.
Expectativas de presentación electrónica
Se espera que los empleadores que utilizan e-Services for Business presenten informes de nuevas contrataciones electrónicamente y es posible que tengan que presentarlos dos veces al mes si contratan con frecuencia.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reunir la información del empleador
Recopile su número de identificación patronal federal, el número de cuenta tributaria sobre la nómina del empleador de California y los detalles de registro empresarial pertinentes.
Paso 2: Recopile la información de los empleados
Obtenga el nombre legal completo, la dirección particular, el número de Seguro Social y la fecha real de inicio del empleo del empleado.
Paso 3: Acceda a los servicios electrónicos para empresas
Inicie sesión en su cuenta de e-Services for Business y diríjase a la sección de presentación de informes del formulario DE 34 (2011), si presenta la presentación electrónica.
Paso 4: Complete todos los campos obligatorios
Introduzca la información del empleador y del empleado con precisión para garantizar la coherencia con otras presentaciones de nómina, como DE 88 y DE 9C.
Paso 5: Enviar y conservar la confirmación
Presente el informe electrónicamente, por fax o por correo dentro del plazo requerido y conserve la confirmación o el comprobante de presentación para sus registros.
Paso 6: Presentación en papel, si corresponde
Si presenta la solicitud en papel, complete el formulario oficial DE 34 y envíelo por correo o fax sin dejar de cumplir con todos los plazos de presentación de informes.
Errores comunes y cómo evitarlos
No cumple con el plazo de 20 días
Realice un seguimiento cuidadoso de las fechas de inicio de los empleados y presente los informes con prontitud para evitar multas por presentación tardía.
Uso de formularios incorrectos
No confundas el formulario DE 34 con las declaraciones de impuestos sobre la nómina de 9, DE 9C o trimestrales, ya que cada una tiene un propósito diferente.
Números de Seguro Social incorrectos
Verifique los números de Seguro Social utilizando la documentación oficial de los empleados para evitar errores de procesamiento.
Denuncia inadecuada de trabajadores remotos o de otros estados
Denuncie únicamente a los empleados que prestan servicios físicamente en California; consulte las pautas para trabajadores remotos si no está seguro.
Presentaciones duplicadas
Mantenga registros precisos de los empleados para evitar enviar varios informes para la misma persona.
Omitir las notificaciones de penalización
Responda con prontitud a cualquier notificación de penalización y proporcione documentación o solicite exenciones cuando corresponda.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Tras la presentación, el Departamento de Desarrollo del Empleo procesa el formulario DE 34 (2011) y comparte la información con las agencias estatales y federales. Los datos se utilizan para respaldar la aplicación de la pensión alimenticia, cotejar las solicitudes del seguro de desempleo e identificar posibles fraudes.
Las presentaciones electrónicas generan números de confirmación inmediatos. Las presentaciones en papel no reciben confirmaciones a menos que el empleador conserve el comprobante de la transmisión por correo o fax. Por lo general, no se contacta más con los empleadores a menos que se identifiquen errores o sanciones.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que denunciar a los trabajadores remotos que viven fuera del estado?
Debe denunciar a los trabajadores remotos solo si prestan servicios físicamente en California.
¿Puedo usar formularios de impuestos federales en lugar del formulario DE 34 (2011)?
Sí, se puede presentar un formulario federal W-4 completo en lugar del formulario DE 34 si incluye la fecha de inicio del empleado, el número de cuenta tributaria del empleador y el número de identificación federal del empleador.
¿La presentación del formulario DE 34 (2011) afecta a otros formularios de impuestos?
No, el formulario DE 34 (2011) es específico para la presentación de informes de nuevas contrataciones en California y no afecta directamente a las declaraciones individuales de impuestos sobre la renta ni a las declaraciones de impuestos federales.
¿Qué agencias supervisan el cumplimiento de los informes del formulario DE 34?
El Departamento de Desarrollo del Empleo y el Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas de California supervisan los informes de los empleadores y el cumplimiento de las nóminas.
¿El formulario DE 34 está relacionado con los informes de pensión o jubilación?
El formulario DE 34 no informa directamente sobre la jubilación o la pensión, pero las fechas precisas de inicio del empleo respaldan el procesamiento adecuado de la nómina y la futura declaración de impuestos.
