Para qué sirve el formulario DE 34 (2010)
Los empleadores de California utilizan el formulario DE 34 (2010) para informar sobre las nuevas contrataciones y las recontrataciones en el Registro de Nuevos Empleados del estado, un programa operado por el Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD). Este requisito de presentación de informes ayuda a hacer cumplir las órdenes de manutención de los hijos al localizar a los padres que no tienen la custodia y ayuda a identificar los casos de fraude al seguro de desempleo. La información presentada en el formulario DE 34 es confidencial y se utiliza para comparar los números de Seguro Social con los registros de manutención infantil y verificar la actividad laboral.
Cuándo utilizaría el formulario DE 34 (2010)
El formulario DE 34 (2010) debe presentarse en varios escenarios de contratación específicos.
Empleados recién contratados
Debe denunciar a cualquier persona que comience a trabajar para su empresa por primera vez, independientemente de si el puesto es de tiempo completo, parcial, estacional o temporal.
Empleados recontratados
Debe presentar un nuevo informe para cualquier trabajador que regrese al empleo después de haber estado separado de su empresa durante al menos 60 días consecutivos.
Empleados adquiridos
Cuando compras una empresa y retienes a los empleados del propietario anterior, esas personas deben declararse como nuevas contrataciones con tu número de cuenta fiscal.
Trabajadores de corta duración
Incluso si un empleado renuncia o es despedido antes de la fecha límite de 20 días, aún se debe presentar un informe si prestó algún servicio pagado.
Reglas o detalles clave para 2010
Varias reglas clave regulaban la forma en que debía completarse y enviarse el formulario DE 34 (2010).
Información obligatoria del empleador
El formulario requería el número de cuenta tributaria sobre la nómina de su empleador de California, el número de identificación patronal federal (FEIN), el nombre y la dirección de la empresa y una persona de contacto con un número de teléfono.
Información del empleado
Cada presentación requería la inclusión del nombre legal completo del empleado, el número de seguro social, la dirección completa y la fecha exacta de inicio del empleo.
Reglas de formato
Todas las entradas deben escribirse en mayúsculas sin signos de puntuación, caracteres especiales ni títulos para garantizar que los sistemas de datos del EDD las escaneen correctamente.
Métodos de envío
Los empleadores podían presentar sus solicitudes por correo, fax o electrónicamente utilizando la primera plataforma e-Services for Business, que comenzó a reemplazar la presentación en papel en 2010.
Sin informe si no hay nuevas contrataciones
No estaba obligado a presentar un DE 34 si no había empleados nuevos o recontratados durante el período del informe.
Empleadores multiestatales
Si tiene empleados en más de un estado, puede elegir un solo estado para informar sobre todas las nuevas contrataciones notificando al gobierno federal y haciendo la presentación correspondiente.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Identificar a los empleados declarables
Determine qué empleados reúnen los requisitos para ser contratados nuevos, recontratados después de 60 o más días de separación o trabajadores retenidos tras la adquisición de una empresa.
Paso 2: Reunir la información requerida
Recopile información completa y precisa del empleador y la información de los empleados, incluido el número de seguro social del trabajador y la fecha correcta de inicio del trabajo.
Paso 3: Complete el formulario DE 34
Complete el formulario DE 34 utilizando el formulario oficial o envíe un formulario federal W-4 que incluya la fecha de inicio, el número de cuenta tributaria sobre la nómina del empleador de California y el número de identificación federal del empleador.
Paso 4: Presentar el informe
Envíe el DE 34 completado por correo, fax o preséntelo electrónicamente a través de e-Services for Business en un plazo de 20 días calendario a partir del primer día de trabajo del empleado.
Paso 5: Mantener registros
Conserve una copia de cada número de envío o confirmación durante al menos cuatro años, de conformidad con las leyes de mantenimiento de registros laborales de California.
Paso 6: Corrija los errores si es necesario
Si identifica un error, como un nombre mal escrito o un número de seguro social incorrecto, presente un nuevo formulario DE 34 con los detalles corregidos.
Errores comunes y cómo evitarlos
Informar solo sobre trabajadores a tiempo completo
Debe denunciar a todos los empleados que reciban un formulario W-2, incluidos los trabajadores a tiempo parcial, temporales, estacionales o de corta duración.
Olvidar informar sobre las contrataciones
Si un empleado regresa después de estar ausente durante 60 días consecutivos o más, se requiere un nuevo informe de contratación.
Fecha de inicio de trabajo incorrecta
Utilice siempre el primer día real en que el empleado prestó los servicios a cambio de un pago, no la oferta ni la fecha de incorporación.
Formularios ilegibles o incompletos
Asegúrese de que los formularios manuscritos sean legibles, que estén rellenados en mayúsculas y que sigan las reglas de formato al pie de la letra.
Confundir DE 34 con DE 9C
El DE 34 informa sobre las nuevas contrataciones, mientras que el DE 9C informa sobre los salarios trimestrales; ambos formularios deben presentarse por separado.
No cumple con el plazo de 20 días
Establezca un proceso interno para denunciar las nuevas contrataciones con prontitud a fin de evitar multas por presentación tardía.
Omitir los códigos de sucursal
Si a tu empresa se le asignó un código de sucursal, este debe incluirse para garantizar un procesamiento adecuado.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Una vez que se presenta el formulario DE 34 (2010), el EDD ingresa la información en el Registro de Nuevos Empleados de California. Los datos se comparan con las bases de datos de manutención infantil y se envían al Directorio Nacional de Nuevas Contrataciones para ayudar a hacer cumplir la pensión alimenticia e identificar posibles fraudes relacionados con el seguro de desempleo. Si el informe es preciso y oportuno, normalmente no es necesario tomar ninguna otra medida a menos que se emita un aviso de error o penalización.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que denunciar a un nuevo empleado que renuncia antes de presentar el formulario?
Sí, aún debe presentar el formulario DE 34 (2010) si el empleado realizó algún trabajo remunerado, incluso si se fue antes de la presentación.
¿Puedo usar el formulario W-4 en lugar del formulario DE 34 (2010)?
Sí, se puede presentar un formulario W-4 completo en lugar del DE 34 si incluye la fecha de inicio del empleado, el número de cuenta del empleador y el número de identificación federal del empleador.
¿Qué ocurre si presento informes de nuevas contrataciones duplicados para el mismo empleado?
Por lo general, el EDD identifica los duplicados por número de seguro social y conserva el registro más reciente sin penalización.
¿Hay alguna penalización si presento la solicitud fuera de plazo pero por una buena razón?
La presentación tardía puede resultar en multas, pero el EDD puede eximirlas si usted proporciona documentación válida que demuestre una causa justificada.
¿Las empresas de gestión de tasaciones deben informar sobre las nuevas contrataciones?
Sí, todos los empleadores de California, incluidas las empresas de gestión de tasaciones, deben cumplir con los requisitos de presentación de informes de nuevas contrataciones del formulario DE 34 (2010).
