El formulario 944 informa los impuestos federales anuales sobre el empleo solo si el IRS le notifica por escrito. Para 2019, debe declarar el impuesto federal sobre la renta retenido, el impuesto del Seguro Social (tasa combinada del 12,4%), el impuesto de Medicare (tasa combinada del 2,9%) y el impuesto adicional de Medicare (tasa del 0,9%). El formulario determina la obligación tributaria total, los créditos, los depósitos y el saldo adeudado o sobrepago para el año calendario que finaliza el 31 de diciembre de 2019.
El formulario 944 está diseñado para los empleadores más pequeños cuya obligación anual por el Seguro Social, Medicare y los impuestos federales retenidos sobre la renta es de $1,000 o menos. Esto permite a las empresas que reúnen los requisitos presentar y pagar estos impuestos solo una vez al año en lugar de hacerlo trimestralmente.
Tenga en cuenta que el formulario 944 es distinto del formulario 940, que informa los impuestos anuales de la Ley Federal del Impuesto sobre el Desempleo (FUTA), y del formulario I-944, la Declaración de autosuficiencia relacionada con las determinaciones de carga pública en casos de inmigración.
Pasos de finalización
Paso 1: Verificar la notificación del IRS
Confirme que el IRS envió una notificación por escrito exigiendo la presentación del Formulario 944 en lugar de los Formularios 941 trimestrales para 2019. Solo los empleadores que cumplan con este criterio pueden presentar el formulario 944. Si no recibió una notificación por escrito del IRS, en su lugar debe presentar el formulario 941 trimestralmente. Presentar el formulario incorrecto puede ocasionar demoras en el procesamiento y multas.
Paso 2: Completar la información de la entidad
Ingresa el número de identificación de tu empleador (EIN), el nombre comercial legal (no el nombre comercial), el nombre comercial, si corresponde, y la dirección completa, incluidos la ciudad, el estado y el código postal. Para direcciones extranjeras, sustituya el nombre del país, la provincia o el condado y el código postal.
Asegúrese de que su EIN coincida exactamente con el número asignado por el IRS. El uso de un EIN incorrecto puede ocasionar multas y demoras en el procesamiento.
Paso 3: Reporte los salarios y la compensación en la línea 1
Introduzca los salarios totales, las propinas y otras compensaciones sujetas a la retención del impuesto federal sobre la renta para 2019. Esto incluye los montos que también se incluirían en la casilla 1 de los formularios W-2 de sus empleados. Incluye la prestación por enfermedad pagada por un tercero si te avisaron oportunamente de los pagos y el tercero te transfirió la responsabilidad tributaria del empleador.
Paso 4: Introduzca el impuesto federal sobre la renta retenido en la línea 2
Informe el total del impuesto federal sobre la renta retenido de los salarios, propinas y otras compensaciones de los empleados durante 2019. Esto incluye el impuesto federal sobre la renta que retuviste o estabas obligado a retener a tus empleados sobre los salarios, las propinas, las prestaciones adicionales imponibles y las prestaciones complementarias de compensación por desempleo.
Paso 5: Calcule el impuesto al Seguro Social en la línea 4a
Multiplique los salarios tributables del Seguro Social por 0,124 (tasa combinada del 12,4% para 2019). Ingresa el resultado en la columna 2. El límite de base salarial del Seguro Social para 2019 es de 132,900 dólares.
Deje de pagar los impuestos del Seguro Social y de declarar el salario de un empleado en la línea 4a cuando el salario imponible del empleado (incluidas las propinas) alcance los 132,900 dólares para el año. Sin embargo, continúe reteniendo los impuestos sobre los salarios y las propinas durante todo el año sobre los salarios y las propinas, incluso después de haber alcanzado la base salarial del Seguro Social.
Paso 6: Calcule el impuesto de Medicare en la línea 4c
Multiplique los salarios y propinas de Medicare sujetos a impuestos por 0.029 (tasa combinada del 2.9% para 2019). Ingresa el resultado en la columna 2. No hay un límite de base salarial para el impuesto de Medicare. Se deben incluir todos los salarios sujetos al impuesto de Medicare, independientemente del monto.
Paso 7: Calcule el impuesto adicional de Medicare en la línea 4d
Multiplique los salarios y las propinas sujetos a la retención adicional de impuestos de Medicare por 0.009 (tasa del 0.9% para 2019). Ingresa el resultado en la columna 2. El impuesto adicional de Medicare se aplica a los salarios pagados que superen los 200 000$ por año calendario. Este impuesto se aplica únicamente al empleado, sin contrapartida por parte del empleador.
Paso 8: Calcule el total de impuestos después de los ajustes en la línea 7
Combine la línea 5 (impuestos totales antes de los ajustes) con la línea 6 (ajustes del año en curso). Esta cifra determina el límite de su obligación de depósito para la parte 2.
Los ajustes del año en curso pueden incluir correcciones por fracciones de centavos, pagos por enfermedad, propinas y seguro de vida grupal a plazo fijo.
Paso 9: Solicite un crédito tributario de nómina calificado para pequeñas empresas en la línea 8
Adjunte el formulario 8974 si solicita el crédito por actividades de investigación de 2019. Este crédito permite a las pequeñas empresas que reúnen los requisitos optar por solicitar hasta 250 000 dólares de su crédito por aumentar las actividades de investigación como crédito tributario sobre la nómina, descontándolo de la parte que le corresponde al empleador del impuesto del Seguro Social.
Resta este crédito de la línea 7 para llegar a la línea 9.
Paso 10: Reporte los depósitos totales en la línea 10
Incluya todos los depósitos de impuestos federales sobre el empleo realizados durante 2019, cualquier sobrepago aplicado en años anteriores y cualquier sobrepago transferido de los formularios 944-X, 944-X (SP), 941-X o 941-X (PR). Asegúrese de que todos los depósitos se declaren con precisión para evitar discrepancias.
Paso 11: Determine el requisito de presentación de la parte 2 en la línea 9
Si la línea 9 cuesta menos de $2,500, omita las casillas de responsabilidad mensual detalladas y continúe con la Parte 3.
Si la línea 9 cuesta 2500$ o más, debes indicar tu obligación tributaria de cada mes en las casillas correspondientes (líneas 13a a 13l). Sin embargo, si deposita en forma regular cada dos semanas o pasó a hacerlo porque acumuló una deuda de 100 000$ o más en cualquier día del período de depósito de 2019, debe completar el formulario 945-A en lugar de las casillas de responsabilidad mensual y presentarlo junto con el formulario 944.
Paso 12: Firmar y fechar el formulario 944
Se deben completar ambas páginas. Proporcione su firma legal, nombre impreso, título y mejor número de teléfono diurno. La persona que firme debe estar autorizada a firmar en nombre de la empresa.
Si utiliza un preparador pagado, el preparador debe firmar, ingresar su número de identificación de preparador de impuestos (PTIN) e incluir la información de la firma.
Actualizaciones del IRS específicas para 2019
Límite de base salarial del Seguro Social
El salario máximo del Seguro Social de 2019 sujeto a la tasa impositiva combinada del 12,4% es de 132,900 dólares. Esta cantidad se indexa anualmente en función de los cambios en el índice salarial promedio nacional.
Los salarios de cada empleado están sujetos al impuesto del Seguro Social solo hasta este límite. Una vez que el salario de un empleado alcance los 132,900 dólares, no se debe retener ni pagar ningún impuesto adicional del Seguro Social por ese empleado durante lo que queda de 2019.
Requisitos del comprobante de pago del formulario 944-V
Complete el formulario 944-V solo si sus impuestos netos (línea 9) son inferiores a $2,500 y paga en su totalidad con su declaración presentada a tiempo, o si es un depositante mensual que realiza un pago según la Regla de precisión de los depósitos para 2019.
No engrape el comprobante en el formulario 944.
Si hizo los depósitos a tiempo para pagar la totalidad de los impuestos adeudados para el año, puede presentar la declaración antes del 10 de febrero de 2020, en lugar de la fecha límite estándar del 31 de enero de 2020.
Límites del cronograma de depósitos
El límite de $2,500 en la línea 9 determina si debe detallar los pasivos mensuales en la Parte 2. Los depositantes mensuales con un pasivo anual inferior a 2500$ pueden pagar directamente con el formulario 944.
Los depositantes quincenales deben usar el formulario 945-A independientemente del monto de la línea 9 si acumularon $100,000 o más en cualquier día durante un período de depósito.
Provisión para ponerse al día para el cuarto trimestre
Si sus impuestos netos anuales son de $2,500 o más, pero ya depositó los impuestos del primer, segundo y tercer trimestre de 2019 y su obligación del cuarto trimestre es inferior a $2,500, puede pagar ese monto del cuarto trimestre con el formulario 944-V si lo presenta a tiempo.
Esta disposición ayuda a los pequeños empleadores a evitar multas innecesarias cuando su pasivo del cuarto trimestre cae por debajo del umbral de depósito.
Cruce peatonal de retorno modificado
Los sobrepagos de los formularios 944-X, 944-X (SP), 941-X o 941-X (PR) pueden aplicarse a la línea 10 para 2019. Confirme que el año y el tipo de formulario coincidan con los del período anterior que se está modificando para garantizar una solicitud de crédito adecuada y un registro preciso.
Formularios y consideraciones tributarias federales relacionados
Relación con el formulario 940
Si bien el formulario 944 informa sobre los impuestos anuales del Seguro Social, Medicare y las retenciones federales sobre la renta, los empleadores deben presentar por separado el formulario 940 para declarar los impuestos de la Ley Federal del Impuesto sobre el Desempleo (FUTA).
El formulario 940 vence el 31 de enero de 2020 para el año tributario 2019. A diferencia del formulario 944, que solo presentan los empleadores notificados específicamente por el IRS, deben presentar el formulario 940 todos los empleadores que hayan pagado un salario de 1500 dólares o más en cualquier trimestre natural o que hayan tenido uno o más empleados durante al menos parte del día en 20 o más semanas diferentes durante el año.
Distinción de los formularios relacionados con la inmigración
Los empleadores deben tener en cuenta que el formulario 944 para impuestos sobre el empleo es completamente independiente del formulario I-944, Declaración de autosuficiencia, que se utilizó en los procedimientos de inmigración para determinar la carga pública.
El formulario I-944 exigía que ciertos solicitantes de ajuste de estatus proporcionaran información sobre su uso de los beneficios públicos y su capacidad para mantenerse económicamente. Si bien el formulario I-944 ya no está disponible, los empleadores que contraten a trabajadores extranjeros deben tener en cuenta la distinción entre los formularios de impuestos laborales y los requisitos de documentación de inmigración relacionados con las consideraciones de carga pública y el uso de los beneficios públicos.
Coordinación con los informes fiscales de los empleados
Los montos declarados en el formulario 944 deben conciliarse con el formulario W-2 emitido a los empleados y el formulario W-3 transmitido a la Administración del Seguro Social.
El IRS compara los montos declarados en el formulario 944 con los totales del formulario W-2 para identificar las discrepancias en la retención del impuesto federal sobre la renta, los salarios del Seguro Social, las propinas del Seguro Social y los salarios y propinas de Medicare. Asegúrese de que todos los documentos de presentación de informes sean coherentes para evitar consultas del IRS y posibles multas.
¿Necesita ayuda con su declaración de impuestos?
Si te faltan documentos tributarios o quieres asegurarte de que los números que ingresas coincidan con los registros del IRS,
podemos ayudar.
Ofrecemos: Disponible una rápida extracción de transcripciones
Esta lista de verificación es solo para fines educativos y no constituye asesoramiento fiscal o legal. Revise siempre las instrucciones oficiales del IRS y consulte a un profesional calificado para obtener orientación.
